Документы в службу занятости: Как встать на учет в качестве безработного

1. Паспорт США или Паспортная карта США

1. Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:

1. Не действует при приеме на работу
2. Действительно для работы только с авторизацией INS
3. Действительно для работы только с авторизацией DHS

2. Карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (форма I-5551)

5. Для иностранца-неиммигранта, имеющего право работать на конкретного работодателя в связи со своим статусом:

а. Загранпаспорт; и
б. Форма I-94 или Форма I-94A, в которой указаны следующие

1. То же имя, что и в паспорте; и
2. Подтверждение неиммиграционного статуса иностранца при условии, что этот период подтверждения еще не истек и предлагаемая работа не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме

Дополнительная информация:

Просмотр дополнительной информации »

HR: пошаговое руководство

Поначалу кадровая документация может показаться серией утомительных административных задач, которые вы должны выполнять в рамках ведения бизнеса.Однако тщательная кадровая документация невероятно важна для вашего бизнеса.

Вот почему:

• Это история взаимодействия вашей компании с каждым сотрудником от начала до конца работы.

• Это ваша гарантия того, что вы соблюдаете федеральные, государственные и местные законы и постановления о занятости.

• Это ваша линия защиты в случае, если сотрудник подает на вашу компанию в суд за дискриминацию, незаконное увольнение или по другой причине.

Для владельцев и менеджеров бизнеса, так много конфиденциальных данных о сотрудниках, которые должны быть управляемым и защищенным, а также решать разнообразные проблемы сотрудников, которые необходимо решать ежедневно.

Нет иметь исчерпывающий учет сотрудников, а также безопасное место, где это информация централизована, может быстро доставить вам неприятности.

Это — ваше руководство по созданию исчерпывающей и точной кадровой документации. Он охватывает:

• Что вам нужно документ
• Какая информация должно быть включено в вашу документацию
• Как вы собираете эта информация

Цель кадровой документации

Кому адаптируйте пословицу к кадровым целям: если вы не запишете ее, этого не произойдет.

Когда создание письменных доказательств в поддержку ваших решений и политики, ваша цель — быть достоверным, справедливым и последовательным. Разумно действовать в предположении что третья сторона может в какой-то момент просмотреть ваши записи.

Конфиденциальность также является важной частью ведения документации. У менеджеров и специалистов по персоналу есть ответственность за управление информацией — в письменной или устной форме — относительно производительности или личного статуса сотрудника.

Это информация должна храниться в секрете и разглашаться только людям в пределах вашего компания, которой необходимо знать.

Сейчас давайте рассмотрим наиболее важные области, в которых хорошая кадровая документация критический.

Стартовые документы

Каждый раз, когда новые сотрудники присоединяются к организации, они проходят процесс адаптации.

В рамках этого процесса новые сотрудники получают пачку документов для заполнения и предоставляют личную информацию. Это включает в себя обмен чрезвычайно конфиденциальной информацией, такой как:

• Драйверы лицензия
• Паспорт
• Социальная Контрольный номер
• Банк информация о счете
• Здоровье или медицинская информация
• Личный контактная информация, такая как адреса и номера телефонов

Не правильное оформление документов о приеме на работу — одна из самых больших ошибок, которые работодатели могут сделать.Разглашение этой информации неавторизованной аудитории может причинить вред новому сотруднику и подвергнуть его риску кражи личных данных. Он также может у вашей компании возникнут проблемы с законом.

Хранение этих документов требует другого, более надежного уровня безопасности. У вас должны быть протоколы для сбора, хранения и обслуживания конфиденциальной информации о сотрудниках уполномоченными представителями компании в среда, то есть:

Процесс должен быть автономным и спроектирован так, чтобы хранить информацию. частный.

Кроме того, следует сохранять только документы, содержащие конфиденциальные данные. для конкретной цели, для которой он нужен.

В это время рекомендуется также попросить новых сотрудников подписать подробное описание должности с указанием их должности и обязанностей, которых следует избегать любые неясности позже.

Коммуникации по производительности

Этот тип связи включает две основные категории:

1. Производительность разработка
2. Производительность коррекция

Развитие производительности

В этом сценарии сотрудник хорошо выполняет свою работу.Вы одобряете качество их работы. Однако, чтобы расширить набор навыков, предполагайте больше обязанности или продвижение по службе, сотруднику могут потребоваться дополнительные подготовка.

Для этих двух сценариев процесс немного отличается.

Как задокументировать требования к обучению для сотрудника, принимающего на себя новые обязанности в той же роли:

• Запишите квалификацию этого сотрудника на текущую дату.
  • Объясните, почему этот человек готов взять на себя больше ответственности в рамках своей текущей роли.
  • Обратите внимание, что у них есть пропускная способность и желание роста.

• Попросите сотрудника подписать должностную инструкцию, в которой четко изложены новые ожидания от должности.

• Опишите необходимое обучение. Включите план обучения, продолжительность обучения и ожидаемый уровень компетентности в конце обучения. Попросите сотрудника подтвердить план, подписав этот документ.

• Запланируйте контрольные сеансы во время периода обучения, чтобы убедиться, что сотрудник вовлечен в работу и предоставляет любую необходимую поддержку и ресурсы.

• Укажите даты начала и окончания обучения.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Для сотрудников, обучающихся занять новую позицию, выполните те же действия — за одним исключением:

Сотрудник не должен подписывать обновляли описание должности, пока они не приступили к своей новой роли.

Коррекция производительности

В этом сценарии сотрудник не работает или не может удовлетворительно выполнять должностные обязанности.

Вам понадобится сложный разговор с этим сотрудником, сосредоточенный на производительности улучшение. Вот как документально зафиксировать низкую производительность:

• Объясните сотруднику, что не так в его работе или поведении, избегая при этом личных нападок.

• Будьте конкретны в своих ожиданиях и в том, как результаты или поведение сотрудника оказались ниже ожиданий.

• Если возможно, предложите индивидуальный коучинг или разработайте план повышения производительности.
  • Опишите, что влечет за собой план наставничества или улучшения, а также продолжительность.
  • Определите, как выглядит улучшение.
  • Попросите сотрудника подтвердить разговор, подписав документ.

• Определите дату, к которой должно произойти улучшение, и то, что ваши ожидания будут в будущем.

• Убедитесь, что сотрудник понимает, что без улучшения возможны действия, вплоть до увольнения.Если продолжающаяся низкая производительность может привести к увольнению, сотрудник должен знать об этом. Увольнения никогда не должны шокировать сотрудника.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого разговора.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Проблемы с посещаемостью

Вы можете встретить ситуация, когда сотрудник отлично выполняет свою работу — когда он присутствует.

Однако чрезмерное опоздание, отсутствие или перерывы в течение рабочего дня могут омрачить результаты даже самый талантливый работник.Это также может снизить моральный дух и вызвать межличностные отношения. проблемы в команде, когда коллеги чувствуют, что постоянно прикрывают кто-то, кого никогда не бывает.

Вот как задокументировать бедных посещаемость на работе:

• Объясните сотруднику, что он делает не так.

• Будьте конкретны.
  • Отметьте дату для каждого случая.
  • Если возможно, укажите, например, насколько опоздал сотрудник или количество и продолжительность перерывов.

• Каждый раз, когда возникает проблема с посещаемостью, спрашивайте сотрудника о причинах этого — и включайте это в свои заметки.
  • Спросите сотрудника, есть ли у него что-нибудь, чем вы можете ему помочь. Цель состоит не в том, чтобы вникать в личные проблемы сотрудника, а в том, чтобы определить, что можно сделать для решения проблемы.
    • Помните, что если проблема со здоровьем является причиной проблемы с посещаемостью, вы несете ответственность за вовлечение сотрудника в интерактивный процесс, чтобы определить, может ли изменение работы помочь.
  • Или проблема с посещаемостью связана с тем, что сотруднику не удается встать с постели, когда утром срабатывает будильник?
  • Приводит ли сотрудник противоречивые отговорки? Вы хотите понять, почему сотрудник предлагает противоречивые причины, и при необходимости уметь устранять несоответствия.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
  • Важно понимать, что сотрудник не согласен с содержанием. Если они отказываются подписывать его, документ об отказе.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Документирование проблем с посещаемостью имеет решающее значение, поскольку оно обеспечивает запись информации, которую вам предоставили во время отсутствия, опоздания или другого случая явки на работу.Даже если сотрудник позже скажет, что его не было по другой причине, вы можете показать документацию исходного сообщения, которое вы получили от него.

Также важно проявлять снисходительность к сотруднику, если что-то случилось. это было вне их контроля, например, автострада была закрыта во время их ездить. В этих обстоятельствах документально подтвердите, почему вы утвердили причину отсутствия. или поздно.

Однако имейте в виду, что если вы прощаете одно отсутствие по этой причине, вы должны извинить всех сотрудников, которые отсутствовали по этой причине.Задержка из-за пробок может коснуться нескольких ваших сотрудников, которые едут по одному и тому же маршруту в одно и то же время. Всем должно быть предоставлено оправдание.

Это демонстрирует, что ваша организация честная и беспристрастная применение его политик, включая исключения, которые могут быть предусмотрены.

Соблюдение офисной политики

Сотрудник мог заниматься любым количество действий, которые не соответствуют политике вашей организации:

В более крайних случаях поведение сотрудника может привести к увольнению пятно.Как мы установили выше, задокументируйте, что произошло, и добавьте это в личное дело.

В противном случае документальное подтверждение несоблюдения политик организации следует подходить следующим образом:

• Объясните сотруднику, почему он не соблюдает правила. Быть конкретной.
  • Укажите политику, которая была нарушена и где ее можно найти в своем справочнике для сотрудников.
  • Отметьте дату каждого происшествия.

• Помогите сотруднику понять, как можно улучшить свое поведение, чтобы соответствовать политике.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
  • Важно отметить, что они не указывают на согласие с содержанием.
  • Если отказываются подписывать, отметьте отказ на документе.

• Сообщите сотруднику, что продолжение такого поведения может привести к увольнению, если применимо.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Медицинская документация

Отпуск по болезни

Когда звонит сотрудник у вас может возникнуть соблазн попросить справку у врача, чтобы оправдать свое время из офиса. Не так быстро.

Во многих штатах, округах и городах действуют законы об оплачиваемых отпусках. Не все эти законы также ограничивают больничное время. Некоторые из них относятся к «безопасному времени», что применимо к жертвам домашнего насилия или членам их семей, а некоторые просто получают оплачиваемый отпуск без ограничений по причине оставлять.

Хотя большинство этих законов предусматривают некоторые виды документации в соответствии с определенные обстоятельства, не все из них. Прежде чем попросить сотрудников предоставить справку от врача, сначала определите, в вашем штате, городе, округе или другом в стране действуют законы об оплачиваемом отпуске и то, что они требуют.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте действует закон об оплачиваемом отпуске, вашим сотрудникам может быть разрешено использовать время, начисленное в соответствии с законом, для отсутствия на работе без каких-либо документов в течение определенного периода времени.Задокументируйте количество дней, в течение которых сотрудник отсутствовал, и отметьте, что сотрудник использовал время в соответствии с действующим законодательством.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте нет закона об оплачиваемом отпуске, вы можете потребовать документацию в виде записки врача, которую затем следует добавить в личное дело.

Имейте в виду, что врачи примечания могут быть субъективными или не содержать ключевой информации. Например, справка от врача не может указывать, может ли сотрудник вернуться к работе.

Отсутствие информации может затруднить лечение сотрудников. в равной степени. Вы просите сотрудника вернуться к своему врачу и получить новую справку содержащий всю запрошенную информацию? Какая информация вообще требуется? В в каком случае вы позволите упущению ускользнуть?

Будьте осторожны в этих случаи. Медицинская информация сотрудника является частной и защищенной информацией.

Если все, что вам нужно, это записка заявив, что работника осмотрел поставщик медицинских услуг, вы можете не захотеть запросите дополнительную информацию.

Если есть вопросы по может ли сотрудник выполнять функции по работе, вы можете спросить только для получения дополнительной информации об этом, но не о чем-либо, связанном с состояние здоровья, по которому работник отсутствовал.

Будьте осторожны в том, как вы рассмотрение этих случаев может означать разницу между хорошим документации и практики найма, а также непреднамеренно наткнуться на иск ADA.

Отпуск по болезни

Если сотруднику необходимо взять отпуск по причине: беременность, личное заболевание или болезнь близкого члена семьи, они могут запросить отпуск по болезни.

Все штаты подчиняются Федеральному Закону о семейном отпуске по болезни. (FMLA). Однако вам необходимо определить, является ли ваш штат, город, округ или в другом месте есть какие-либо дополнительные требования, которые выполняются одновременно, или последовательно с FMLA.

Как правило, вам необходимо документ:

• Наличие медицинского состояния (но не его состояние), необходимого времени отдыха или проживания в расписании, а также ожидаемой продолжительности отпуска.
  • Поставщик медицинских услуг предоставляет эту информацию.Состояние не должно называться, и в запросе документации должно быть конкретно указано, что не запрашивается ни диагноз, ни прогноз.

• Дата, когда сотрудник может вернуться к работе, или ожидаемая продолжительность отпуска.
  • Медицинский работник отправляет разрешение на возвращение к работе. Желательно, чтобы это было то же лицо, которое разрешило отпуск.

• Независимо от того, является ли требуемый отпуск непрерывным или прерывистым, и параметры, связанные с этим.

Добавьте эту информацию в личную книгу.

Размещение инвалида

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует от работодателей делать разумные приспособления для сотрудников с ограниченными возможностями, чтобы они могли выполнять основные рабочие функции. (Примечание: сотрудники не должны быть в состоянии выполнять все аспекты работы, только основные функции.)

Так что же важная рабочая функция? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, что требуется для выполнения работы.

В рамках интерактивного процесса ADA вам необходимо зарегистрировать в личном деле следующее:

• Включите запрос сотрудника на жилье или объясните, как вы узнали о необходимости жилья.
  • Сотрудникам не нужно официально запрашивать жилье.
  • Кратко опишите разговор и дату, когда он произошел.
    • По возможности приводите цитаты сделанных заявлений. Избегайте перефразирования комментариев, так как это может привести к неверно задокументированной информации.

• Предоставьте свой ответ.
  • Что вы можете разместить?
    • Если вы не можете предоставить запрошенное изменение, укажите причину.
  • О чем договорились вы и сотрудник?

• Установите дату последующего наблюдения. Это возможность оценить, нужно ли что-либо изменить, и подтвердить, является ли приспособление эффективным или по-прежнему необходимым.

Продление документов

По общему признанию, это не обычный сценарий.Обычно это относится только к ситуации, в которых сотрудник является законным иностранцем резидент или владелец грин-карты.

Если у вас есть электронная система, в которой хранятся все файлы персонала, она должна предупреждать вас, когда истекает срок действия любых документов сотрудников, особенно формы I-9.

Если у вас бумажная система, вы должны следить за сроками действия этих документов и планировать соответственно.

После того, как вы уведомите сотрудника, последующий процесс будет в основном аналогичны протоколам и процессу обработки вступительных документов.

Подводя итоги

Как владельцу или менеджеру бизнеса вам нужно успевать за многим. Хотя требуется время, чтобы собрать и записать информацию по мере ее появления, поддерживая Кадровая документация в конечном итоге сделает вашу жизнь проще — и принесет критическое душевное спокойствие.

Для дополнительную информацию о том, как улучшить кадровую работу вашей компании, скачайте нашу бесплатную электронная книга: 7 часов ошибки и как их избежать.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ

Отменить ответ

Рубрики

• Вложен
• Вложения
• Заработ
• Заработок
• Начать
• Новичк
• Новичкам
• Разное
• С чего начать
• Совет
• Советы
• Фриланс

© 2019 ICQ Information Center