Должности в архиве: Единый квалификационный справочник должностей, раздел квалификации сотрудников архивов и работников архивного дела
Должностная инструкция архивариуса
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Архивариуса
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность архивариуса [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. В своей деятельности архивариус руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом Компании;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Компании;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру Компании;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.7. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.
2.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
2.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3.
Права
Архивариус имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.
3.3. Представлять интересы Компании в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы архивариуса осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы архивариуса является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности
С инструкцией ознакомлен _______/________/«____» _________ 20__ г.
(подпись)
Значимость архивариуса на предприятии
Для крупных фирм, оперирующих большим объемом документации, особенно актуально стоит вопрос о привлечении архивариусов. Эти специалисты занимаются экспертизой ценности документов, систематизацией и архивным хранением различной информации и могут быть включены в основной штат компании или же привлекаться на условиях сотрудничества из архивных структур.
Обязанности архивиста
Должностные функции архивариуса предусматривают широкий спектр деятельности, включающей:
- обработку и упорядочивание документарной базы компании;
- проведение экспертной оценки значимости документов;
- установление сроков архивного хранения в соответствии с законодательными нормами;
- обеспечение депозитарного хранения;
- ведение описей, реестров, журналов учета и выдачи документов;
- проведение переплетных работ и формирование номенклатурных дел;
- подготовку бумаг для передачи в государственные и муниципальные архивы;
- утилизацию документов с истекшим сроком хранения.
Также архивист классифицирует и подготавливает файлы для последующего оцифрования с использованием современных технических средств и новейшего программного обеспечения, а также создает электронный архив фирмы.
Он может быть также привлечен руководством для разработки проекта специализированного помещения для внутреннего архива компании и следить за обеспечением надлежащих условий для хранения документов согласно нормам СанПиН
В своей работе архивариус руководствуется
- Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002г.;
- «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступил в законную юридическую силу 30.09.2011г.)
- иными нормативными актами РФ.
Кроме того, архивист, как и любой другой сотрудник фирмы, обязан соблюдать внутренние правила компании, трудовой распорядок дня и знать структурную организацию предприятия.
Преимущества обращения к архивариусам
Данный специалист позволит обеспечить оперативный доступ к требуемой архивным файлам, грамотно структурировать большой объем номенклатурных дел, а также провести аутсорсинг архивного хранения.
Помимо этого станет возможным предотвратить несанкционированный доступ к информации, предоставить необходимые аналитические сведения о деятельности компании на основании архивных дел и провести своевременную ликвидацию документов в установленные сроки.
Особую ценность штатная должность архивариуса имеет для акционерных обществ, в связи с установленным законодательством требованием о хранение первичной документации непосредственно по месту нахождения исполнительного органа (пункт 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Типы должностей в Национальном архиве
Записи в фондах Национального управления архивов и документации превышают количество сотрудников в миллионах к одному.
Всего около трех тысяч штатных и неполных сотрудников работают в тридцати трех учреждениях Национального архива США. Каждый привносит в работу свое образование и опыт.
- Сотрудники Национального архива сохраняют документы правительства США и делают их доступными для общественности.
- Они делают это по-разному, но в основном в качестве архивариусов, архивных техников, реставраторов и делопроизводителей.
В Национальном архиве работают не только архивариусы
Другие, кто работает в Национальном архиве, включают:
- Педагоги и специалисты по связям с общественностью
- Кураторы и другие музейные работники
- Библиотекари
- Писатели и специалисты по коммуникациям
- Специалисты по бюджету, закупкам и кадрам
- Фотографы
- Служащие магазина
- и более
В последнее время, когда электронные файлы стали частью фондов Национального архива, появились новые названия должностей.
К ним относятся:
- Специалисты по сохранению динамических носителей
- Специалисты по цифровым изображениям
- Специалисты по информационным технологиям
Наши самые распространенные должности
Архивариусы — специально обучены сохранению оригинальных материалов и помощи людям в их получении. Архивариусы работают с бумажными документами, фотографиями, картами, фильмами и компьютерными записями. Многие начинают свою карьеру в качестве историков, а затем посещают занятия, чтобы учиться у опытных архивариусов. Архивариусы обладают обширными и глубокими знаниями о документах, участвуют во многих, если не во всех, фазах жизненного цикла документов. Их обширные исследовательские и аналитические навыки помогают публиковать записи.
Специалисты по архивам — помогают архивариусам, применяя специальные знания по определенным предметам к записям, которые они обслуживают. Они часто работают над проектами, описывающими или сохраняющими записи.
Они также работают напрямую с общественностью, когда запрашиваются документы, относящиеся к сфере их компетенции.
Техники архивов — помощь архивариусам. Технические специалисты входят в «стеки» — большие комнаты, где хранятся коробки с документами, — и находят записи. Они также работают с реставраторами, чтобы очистить, отремонтировать и сохранить старые и более хрупкие фрагменты истории.
Реставраторы — это специалисты, которые сохраняют документы, фотографии и другие исторические записи. Они тратят много часов на медленную и тщательную очистку и ремонт поврежденных и хрупких материалов. Реставраторы особенно хорошо осведомлены о химических веществах, инструментах и методах, используемых при консервационной обработке.
Узнайте больше о
Работа консерваторов
Менеджеры по документации — сотрудничайте с федеральными государственными учреждениями, такими как Федеральное бюро расследований (ФБР), Национальное управление по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА) и Армией США, чтобы убедиться, что они создают записи, отражающие их работу.
Объем бумажных и электронных файлов, созданных федеральным правительством, в котором занято более двух миллионов человек, занятых созданием этих записей, огромен. Руководители архивов также следят за тем, чтобы агентства надлежащим образом хранили свои документы и доставляли наиболее важные из них в целости и сохранности в Национальный архив, чтобы к ним обратились архивисты и реставраторы.
Подготовка к работе в Национальном архиве
Некоторые сотрудники Национального архива проводят много лет в школе, готовясь к работе в Национальном архиве, в то время как другие учатся на работе. Почти все работники Национального архива окончили среднюю школу и почти половина — колледж.
- Более двадцати процентов сотрудников Национального архива имеют ученые степени.
- Многие имеют личные или профессиональные интересы в области истории и управления.
Еще одна важная группа людей в Национальном архиве — это наши добровольцы. Любовь к американской истории и Соединенным Штатам побуждает сотни людей посвящать свое время работе в Национальном архиве.
Должности в архиве: Колледж организационных, вычислительных и информационных наук: Университет Симмонса
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание Возобновление поиска: Попечительский совет публичной библиотеки Пиз в Плимуте, штат Нью-Гемпшир, ищет опытного, полного энтузиазма директора, который будет работать с их первоклассным персоналом и руководит им. Нам нужен директор с сильными коммуникативными навыками, который будет продвигать библиотеку и способствовать ее постоянному росту. Публичная библиотека Пиз…
Подробнее »
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание **Это должность сроком на два года.** мотивированный помощник библиотеки. Подчиняясь Главе Секции Раритета, основной обязанностью действующего лица будет физическая организация, сортировка и окончательная обработка предметов в Коллекции Миниатюрных Книг и Рукописей Эдисона, коллекции…
Подробнее »
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание Вам нравится помогать детям, подросткам и семьям находить отличное чтение, ответы на домашние задания и скрашивать их день? Тогда приходите в одну из самых захватывающих библиотек Нью-Йорка в Публичной библиотеке Уайт-Плейнс. В Публичной библиотеке Уайт-Плейнс есть вакансии для помощников библиотеки на полставки в нашей молодежи…
Подробнее »
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ: Помощник по справочным материаламСТАТУС: Не освобождается от налогов. ГРАФИК: Неполный рабочий день, до 28 часов в неделю. ОТЧЕТЫ КОМУ: Исследовательскому и административному библиотекарю MHS. Библиотека, отвечая на готовые справочные вопросы, предоставляя услуги по исследованию и размножению, обеспечивая ориентацию посетителей и доступ к коллекциям, а также контролируя деятельность читального зала. Работа…
Подробнее »
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание Под руководством начальника отдела цифровых и онлайн-сервисов менеджер веб-сервисов отвечает за проектирование, разработку, внедрение и эксплуатацию онлайн-сервисов библиотеки, в первую очередь предоставляемых на веб- и мобильных платформах.
Эта роль рассматривается как практическая управленческая роль, основанная на идеале онлайн-библиотечных услуг как функции 24/7….
Подробнее »
Опубликовано 2 мая 2023 г.
Описание ДОЛЖНОСТЬ: Справочный библиотекарь ЧАСЫ РАБОТЫ: 40 часов в неделю, включая вечерние и выходные дни. МЕСТНЫЙ #4831НАЧАЛЬНАЯ ЗАРПЛАТА: Рабочий разряд 5, не превышающий 55 000 долларов США ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИПолная занятость 40 часов в отделе информационных служб, выходные часы. Обязанности включают личную, телефонную и компьютерную помощь клиентам; выбор книг,…
Читать далее »
Опубликовано 1 мая 2023 г.
Описание должности Архивист университета, работающий в подразделении специальных коллекций и архивов (SC&A), работает совместно с руководителем специальных коллекций и архивов, чтобы курировать программу университетских архивов. а также помогая с другими областями сбора единиц — исторической коллекцией долины Помона, коллекцией винодельческой и винодельческой промышленности Южной Калифорнии,…
Подробнее »
Опубликовано 27 апреля 2023 г.
Описание: Temple Israel of Boston ищет профессионального архивариуса на неполный рабочий день. Эта контрактная должность в настоящее время финансируется из расчета 12 часов в неделю; в конечном итоге может появиться дополнительное финансирование. Wyner Archives of Temple Israel — это институциональный архив, который собирает, хранит и делает доступными записи, относящиеся к его духовенству, мирянам, религиозным школам и…0003
Подробнее »
Опубликовано 25 апреля 2023 г.
Описание Библиотеки Университета Альфреда ищут дальновидного и готового к сотрудничеству библиотекаря государственных служб, который присоединится к высокоактивной команде.
Об авторе