Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2020 года

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2020 года

Содержание

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2020 года

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2020 году

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Должностная инструкция секретаря: образец

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист. Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Описание должности секретаря, отличия от референта

Распространено мнение, что работа секретаря не отличается высоким престижем, так как основной круг занятий заключается в офисном времяпрепровождении, выполнении распоряжений директора предприятия. Но это представление ошибочно.

Дело в том, что секретарём считается должностное лицо, которое, по сути, выполняет функции личного помощника высшего руководителя.

К основным задачам можно отнести:

  • Обеспечение бесперебойной работы кабинета директора и приёмной. Нужно следить, чтобы под рукой всегда находилось достаточное количество канцелярских принадлежностей, бумаги, а также чтобы была исправна оргтехника.
  • Планирование рабочего времени руководителя. Здесь пригодится аналитический навык специалиста для расстановки приоритетных встреч с бизнес-партнёрами, представителями власти, гражданами. Важно своевременное напоминание о серьезных встречах, организация выездных мероприятий, конференций, командировок.
  • Контроль корреспонденции. Об этой обязанности нельзя забыть при оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, так как именно на плечах этого сотрудника лежит задача контроля приёма, обработки, ответа на входящие письма.
  • Хранение локальных актов. В процессе работы директору или сотруднику компании может понадобиться изучить содержание ЛПА. Секретарь обязан обеспечить сохранность, оперативный доступ к таким документам, если учётной политикой и ДИ такая задача закреплена.
  • Взаимодействие со структурными подразделениями. Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря. Письменное распоряжение должно под подпись дойти до начальников отделов, а если контрольный срок просрочен – нужно напомнить об этом.

И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Как оформить должностную инструкцию для секретаря

На вопрос о том, составлять ДИ или нет, можно ответить, исходя из требований локальной политики компании (к примеру, при трудоустройстве многие управленцы предпочитают не перечислять функции работника в трудовом соглашении, а переносить их в полноценную инструкцию). В содержании положения об учётной политике должна описываться структура

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

Утверждаю

_________________________
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.

IV. Права

Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.

V. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Методические материалы «Должностная инструкция секретаря руководителя»

Должностная инструкция секретаря руководителя

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

 

Секретаря руководителя

 

 

1.Общие положения

 

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда  РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Секретарь руководителя   относится к категории технический исполнитель.

1.3. Настоящая  должностная инструкция  определяет должностные обязанности, права и ответственность секретарь руководителя.

1.4.  На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее2 лет.

1.5. Секретарь руководителя назначается на должность приказом директора техникума, подчиняется директору техникума и руководителю структурного подразделения службы документационного обеспечения управления (ДОУ) техникума.

1.6. Секретарь руководителя должен знать:

- Конституцию Российской Федерации;

- законодательство о труде;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, положения, инструкции и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения техникума;

- основные  нормативно-методические документы, регламентирующие правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,

- инструкцию по делопроизводству;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

- организацию архивного дела;

- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы документального обеспечения управления;

- организацию труда и управления;

- структуру техникума и его служб;

- правила внутреннего трудового распорядка техникума;

- правила  и нормы охраны труда.

1.7. Секретарь руководителя   в работе руководствуется:

- Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

-основными  нормативно-методическими  документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству;

- правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

- настоящей должностной инструкцией.

1.8.  В период отпуска или  временного отсутствия секретарь руководителя   его обязанности возлагаются на  сотрудника службы ДОУ приказом директора техникума. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Функции

 

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

 

3. Должностные обязанности

 

 Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора техникума.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4.  Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5.   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14.  Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15.  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

3.17.   Производит  подготовку и выдает справки по различным вопросам обучающимся.

3.18.Выполнять иные поручения руководителя техникума и руководителя  структурного подразделения (ДОУ) техникума по вопросам, возникшим в связи со служебной необходимостью.        

 

4. Права

 

Секретарь руководителя имеет право:

4.1.  Получать от  руководителей служб техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

4.2.  Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства в техникуме;

4.3.  Требовать от руководителей служб оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

 

5. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

5.1.   За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.    За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения- в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3.   За причинение материального ущерба- в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4.  За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5.  За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

 

6.Взаимодействия

 

Секретарь руководителя:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы утверждается  у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от директора техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Соблюдает конфиденциальность.

Образец описания должности канцелярского

В описании должности канцелярского специалиста подробно описаны задачи и действия, общие для спектр канцелярских работ.

Канцелярские должности можно найти в самых разных условия работы, но обычно успешная работа требует определенных канцелярских навыков и умений, которые изложены в этой работе описание.

Ряд канцелярских должностей начинается с должности начального уровня, но с опытом часто превращается в более сложную карьеру.

Адаптируйте данное примерное описание должности к канцелярским и административным обязанностям и обязанностям вашей конкретной канцелярской должности.

КЛИРИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Общего назначения

Для обеспечения административной и канцелярской поддержки для обеспечения эффективной работы отдела или офиса.

Основные должностные обязанности и ответственность

  • ответ на телефонные звонки и их направление
  • телефонные звонки
  • прием и распространение сообщений
  • организация и планирование встреч
  • организация и координация встреч
  • обработка запросов и входящих рабочих запросов
  • проверка файлов и записей для ответа на запросы информации
  • проверка и распространение документов и корреспонденции
  • получение, сортировка и распределение входящей почты
  • обслуживание файловых систем
  • составление записей офисной деятельности
  • копирование, сканирование и отправка факсов
  • отправка электронных писем
  • подготовка и отправка исходящих почтовых сообщений и пакетов
  • набор документов и корреспонденции
  • проверка и ввод данных
  • обновление и поддержка баз данных
  • координация рабочего процесса
  • контроль баз функции бухгалтерского учета, такие как проверка счетов и внесение депозитов
  • управление мелкими денежными средствами
  • мониторинг и заказ инвентаря канцелярских принадлежностей
  • поддержание порядка и порядка в офисном пространстве

образование и опыт

  • знание соответствующих программных приложений, включая MS Office
  • владение электронной почтой и Интернетом
  • хорошие навыки счета
  • точное владение клавиатурой
  • знание систем и процедур управления делами
  • знание административных процедур
  • знание основных процедур бухгалтерского учета
  • диплом средней школы или его эквивалент

Ключевые компетенции и навыки

  • Организация и планирование
  • Навыки управления временем и способность расставлять приоритеты в работе
  • Управление данными
  • Внимание к деталям и точность
  • Решение проблем ng
  • адаптивность
  • ориентация на обслуживание клиентов
  • командная работа
  • коммуникативные навыки - устные и письменные
  • конфиденциальность

канцелярские работники Описание работы Страницы

Список административных обязанностей

Шаблон описания должности канцелярского

Собеседование с канцелярскими работниками

Как написать успешное канцелярское резюме

Образец резюме для канцелярского помощника

Сопроводительное письмо для канцелярского персонала

Резюме для канцелярского помощника

Резюме для ввода данных

Какие у канцелярских навыков самые высокие?

Работодатели определили следующие ключевые канцелярские навыки:

  • организация и планирование навыки включая способность эффективно расставлять приоритеты задач и управлять несколькими рабочими задачами для соблюдения сроков
  • общение навыки включая эффективное устное и письменное общение навыки
  • точность и внимание к деталям l включая процессы проверки и задачи для выполнения качественной работы
  • навыки работы с компьютером включая сильные навыки сбора и управления данными
  • командная работа включая способность продуктивно работать как часть команды

Что вам больше всего нравится в работе канцелярского помощника?

Вот некоторые из ответов, которые предоставили канцелярские служащие.

"Я получать удовольствие от задачи быть в курсе меняющихся технологий. я ожидается, что я буду выполнять широкий спектр задач, и каждый день будет разным ».

« Я знаю, что мой отдел был бы полностью потерян без моей канцелярской помощи. Я чувствую себя работоспособным и уважаемым ".

" Я рассматривайте это как хорошую отправную точку для карьеры в офисе администратора. Я все время учусь, и моя цель - стать офис-менеджером ».

Описание должности канцелярского персонала может быть адаптировано для нужд компании.

Последнее обновление - Заработная плата конторского служащего

Согласно на Indeed.com средняя зарплата канцелярских служащих, размещающих вакансии в США на сайте стоит 13,60 долларов в час по состоянию на август 2020 года.

Собеседования> Образцы должностных инструкций> Канцелярский работник

К началу страницы

Должностные обязанности офисного клерка, обязанности и работа

Базовое описание должности:

Выполнять обязанности, слишком разнообразные и разноплановые, чтобы их можно было отнести к какой-либо конкретной канцелярской профессии, требующей ограниченного знания систем и процедур офисного управления.Канцелярские обязанности могут быть назначены в соответствии с офисными процедурами отдельных заведений и могут включать в себя сочетание автоответчика, бухгалтерского учета, набора текста или обработки текста, стенографии, работы с офисной машиной и хранения документов.

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знания

Должностные обязанности и задачи для: «Делопроизводитель»

1) Сбор, подсчет и выдача денег, ведение базового учета и выполнение банковских операций.

2) Общайтесь с клиентами, сотрудниками и другими лицами, чтобы отвечать на вопросы, распространять или объяснять информацию, принимать заказы и рассматривать жалобы.

3) Отвечайте на телефонные звонки, звоните и принимайте сообщения.

4) Собирайте, копируйте, сортируйте и храните записи офисной деятельности, деловых операций и другой деятельности.

5) Заполните и отправьте по почте счета, контракты, политики, счета-фактуры или чеки.



6) Управляйте офисной техникой, такой как копировальные аппараты и сканеры, факсимильные аппараты, системы голосовой почты и персональные компьютеры.

7) Вычисление, запись и проверка данных и другой информации, такой как записи или отчеты.

8) Ведение и обновление систем хранения, инвентаризации, почтовой рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера.

9) Открытие, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты.

10) Просматривайте файлы, записи и другие документы, чтобы получить информацию для ответа на запросы.

11) Доставлять сообщения и выполнять поручения.

Быть офисным клерком - ваш лучший выбор карьеры?

Наш тест на интерес к карьере покажет вам, какая карьера соответствует вашим интересам.

Наш бесплатный тест личности покажет вам, какая профессия соответствует вашей личности и почему.

12) Инвентаризация и заказ материалов, принадлежностей и услуг.

13) Полное расписание работы, управление календарями и назначение встреч.

14) Обработка и подготовка документов, таких как деловые или государственные формы и отчеты о расходах.

15) Контролировать и направлять работу клерков нижнего уровня.

16) Печатайте, форматируйте, корректируйте и редактируйте корреспонденцию и другие документы с помощью заметок или диктофонов, с помощью компьютеров или пишущих машинок.

17) Подсчитайте, взвесьте, измерьте и / или систематизируйте материалы.

18) Обучите других сотрудников выполнять работу, например, использовать компьютерные приложения.

19) Готовьте повестки дня собраний, посещайте собрания, делайте записи и расшифровывайте протоколы.

20) Устранение проблем, связанных с офисным оборудованием, таким как компьютерное оборудование и программное обеспечение.

21) Организация поездок для офисного персонала.

Описание вакансии "Офисный клерк" продолжается здесь...

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знания


"Офисный клерк" Голландия / Карьерный код RIASEC: C-R-E SOC: 43-9061,00


Нажмите здесь, чтобы увидеть вакансию "Офисный клерк"

См. Перспективы на будущее и требования к образованию для «офисного клерка»





Специалист по вводу данных Описание работы, квалификация и Outlook

Специалисты по вводу данных и операторы ключей предоставляют свои услуги широкому спектру отраслей и работодателей.Те, кто занимается этой профессией, вводят данные, которые используются, например, поисковиками недвижимости или родителями, желающими отслеживать успеваемость своих детей. Ввод данных также служит деловым, академическим и исследовательским интересам. Ниже вы можете прочитать подробный обзор обязанностей, навыков и квалификации, включенных в описание должности клерка по вводу данных.

Обзор вакансии: чем занимается клерк по вводу данных?

Должностная инструкция по вводу данных включает в себя задачи по вводу различных форм информации в компьютерные базы данных и другие приложения.Однако это направление работы требует значительного внимания к деталям и способности выявлять ошибочную информацию до того, как она станет частью документации компании.

Обязанности клерка по вводу данных

  • Вводите имена, адреса, цифры, даты и другие данные и информацию в текстовые процессоры, электронные таблицы и базы данных.
  • Создавать экспонаты с графикой и текстом для презентаций или повесток дня.
  • Сканируйте или просматривайте входящие данные, чтобы убедиться в их точности и отсутствии конфликтов с другими сообщаемыми данными или информацией.
  • Создайте на компьютере папки, подпапки, каталоги и подкаталоги для хранения файлов.
  • Обзвоны клиентов и других представителей общественности.
  • Предоставьте исходные данные для создания этикеток или счетов-фактур.

Тип данных, обрабатываемых этими клерками, зависит от работодателя и отрасли. Например, школы и колледжи полагаются на специалистов по обработке данных для ввода данных об учащихся, таких как имена, возраст, классы и оценки. Родители и потенциальные работодатели могут полагаться на точные данные об учащихся.В налоговых департаментах местных органов власти описание работы клерка по вводу данных включает в себя ввод адресов посылки, идентификационных номеров, налоговой стоимости и налоговых платежей.

Основные навыки работы

Компьютер .

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ