Должностные инструкции секретаря делопроизводителя: Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

Должностные инструкции секретаря делопроизводителя: Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ «Республиканский олимпиадный центр» Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : [email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — образец 2022 года и как ее составить, права и обязанности

Время чтения: 3 минут(ы)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.

Содержание статьи

• 1 Как составить: общие положения
• 2 Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
• 3 Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
  • 3.1 Типовая инструкция
  • 3.2 В школе
  • 3.3 В ДОУ
  • 3.4 В администрации

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

• иметь средне-специальное образование;
• знать делопроизводство;
• иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
• знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

• законодательством РФ;
• действующей должностной инструкцией;
• уставом компании;
• внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
• руководящими материалами и документами;
• приказами и распоряжениями руководства.

Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

• регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
• создавать необходимые бланки документов;
• вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
• выдавать необходимые справки;
• создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
• составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
• принимать и проверять документы на подпись директора;
• следить за сохранностью документации;
• выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

• знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
• предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
• запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
• требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• несоблюдение положений должностной инструкции;
• несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
• разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
• нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
• причинение материального ущерба предприятию.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh4U6civ

В ДОУ

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi. sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Вы уже голосовали

Шаблон должностной инструкции секретаря | Workable

 

Этот шаблон описания работы секретаря оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.

В обязанности секретаря входит:

• Ответ на телефонные звонки и их перенаправление при необходимости
• Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
• Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм

Краткое описание работы

В качестве секретаря вы возьмете на себя обязанности канцелярской и административной поддержки для оптимизации рабочих процессов в офисе.

Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации.

Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.

Обязанности

• Отвечать на телефонные звонки и переадресовывать их при необходимости
• Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
• Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
• Файл и обновление контактной информации сотрудников, клиентов, поставщиков и внешних партнеров
• Поддержка и помощь в заполнении регулярных отчетов
• Разработка и поддержка системы хранения документов
• Часто проверяйте уровень канцелярских товаров и размещайте соответствующие заказы
• Организовать поездку
• Документировать расходы и сдавать отчеты
• Время от времени выполнять обязанности администратора

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы в качестве секретаря или помощника по административным вопросам
• Знакомство с офисной организацией и методами оптимизации
• Высокая степень многозадачности и умение управлять временем
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Честность и профессионализм
• Знание MS Office
• Диплом средней школы

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается секретарь?

Секретари проделывают невероятное количество работы, чтобы компания работала. Они выполняют рутинные административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, систематизация файлов и предоставление информации звонящим.

Каковы обязанности и ответственность секретаря?

Они играют жизненно важную роль, помогая своему работодателю управлять повседневными операциями, отвечая на телефонные звонки, отправляя электронные письма, организуя встречи и записывая важные обсуждения. Они также могут нести ответственность за помощь в согласовании цен на различные товары, такие как офисная мебель. Другие обязанности включают создание отчетов, адаптацию новых членов команды, ввод данных и выполнение поручений.

Что отличает хорошего секретаря?

Хорошие секретари всегда на высоте, умеют работать в режиме многозадачности, оставаться организованными и в то же время дружелюбными. Им также необходимы отличные коммуникативные навыки, в том числе профессиональные телефонные манеры. Секретари иногда имеют дело с конфиденциальной информацией; таким образом, они должны быть дискретными и соблюдать конфиденциальность.

С кем работает секретарь?

Секретари часто первыми взаимодействуют с покупателями и клиентами. Они работают с другими офисными сотрудниками и обычно подчиняются непосредственно офис-менеджеру.

Шаблон должностной инструкции секретаря | Monster.com

Секретарь

[Вводный абзац] Возьмите следующие 2-3 предложения, чтобы представить свой бизнес потенциальным секретарям, подчеркнув уникальную корпоративную культуру и рабочую среду. Это ваша возможность выделить свою компанию среди конкурирующих объявлений о вакансиях и продать свою компанию соискателям. Возможно, стоит привлечь вашу маркетинговую команду, если таковая имеется, для обмена некоторыми ключевыми сообщениями.

Секретарь Должностные обязанности:

• Повышает эффективность, обеспечивая поддержку управления информацией.
• Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
• Организует работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; и запуск телекоммуникаций.
• Управляет расписанием отдела путем ведения календарей сотрудников отдела и организации совещаний, конференций, телеконференций и поездок.
• Выполняет запросы, приветствуя клиентов лично или по телефону, а также отвечая на запросы или направляя их.
• Поддерживает доверие клиентов и защищает операции, сохраняя конфиденциальность информации.
• Готовит отчеты, собирая информацию.
• Поддерживает запасы канцелярских товаров, проверяя запасы для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; и проверка получения расходных материалов.
• Поддерживает оборудование в рабочем состоянии, следуя инструкциям производителя и установленным процедурам.
• Защищает информацию, выполняя резервное копирование базы данных.
• Обеспечивает историческую справку с использованием файловых и поисковых систем.
• Поддерживает технические знания, посещая образовательные семинары и читая секретарские публикации.
• Вносит вклад в работу команды, достигая связанных результатов по мере необходимости.

[Часы работы и льготы] Здесь вы можете указать

рабочих часов и льготы , еще один шанс продать потенциальным кандидатам такие вещи, как сверхурочная работа или сезонная доступность. Преимущества, которые могут выделить вашу фирму среди других, такие как оплачиваемый отпуск или отпуск по семейным обстоятельствам, кредиты на поездку на работу или возмещение расходов по уходу за ребенком, могут быть указаны прямо здесь.

Квалификация секретаря/навыки:

• Административные навыки письма
• Навыки отчетности
• Управление поставками
• Планирование
• Microsoft Office Logist.
• Professional, конфиденциальность и организация
• .

Требования к образованию, опыту и лицензированию:

• Высшее/высшее образование является преимуществом.