Две трудовые книжки ответственность работника: Наказание наличие двух и более трудовых книжек \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

Две трудовые книжки ответственность работника: Наказание наличие двух и более трудовых книжек \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

Можно ли работнику иметь две трудовые книжки в 2022 году

Можно ли иметь несколько трудовых книжек — напрямую в законе это не запрещено. Но на практике есть особенности использования двух документов.

Содержание

Статья 65 ТК РФ гласит, что при приеме на работу соискатель обязан предоставить трудовую книжку. По ней работодатель судит об опыте и успешности нового сотрудника. Но в нормативе не разъясняется, можно иметь две трудовые книжки или нет. Разбираемся, вправе ли работник иметь не одну книжку, а две.

Почему у работника две ТК

Жизненные ситуации весьма разнообразны, но чаще всего ситуации, почему оказались две трудовые у работника, таковы:

• утеря;
• желание работать в двух местах не по совместительству;
• попытка скрыть нелицеприятные записи и др.

Давайте рассмотрим, можно ли завести две трудовые книжки одновременно, разберем все случаи подробнее и начнем с утери ТК. Здесь все более-менее понятно: человек потерял старый документ и заводит новый. В этом случае восстанавливаются все записи.

Другой вопрос, законна ли вторая трудовая книжка, если работник хочет устроиться на второе место занятости так, чтобы об этом не узнали на основном. Служащий на законных основаниях вправе работать по совместительству (если это не работа на вредном предприятии), да и возможность работы на двух основных местах в законе не оговорена.

Часто сотрудник заводит вторую ТК просто потому, что не хочет афишировать второе место трудоустройства. В законодательных нормативах прямо не указано, можно ли работать по двум трудовым книжкам, а вот работать в двух местах законом не запрещено (ст. 60.1 ТК РФ). Но такую рабочую деятельность необходимо оформлять надлежащим образом: пример — совместительство (ст. 282 ТК РФ).

Если у служащего оказались два оригинала ТК, заполненных надлежащим образом, это не правонарушение. Работнику не грозит ответственность за 2 трудовые книжки одновременно, его не уволят и не накажут. Наказание предусмотрено только за получение льгот, вычетов и пособий по больничным листам, если он укажет два места работы в качестве основных.

По факту, вторая трудовая книжка не является фиктивной: в нее внесены корректные записи, они заверены и подтверждены работодателем. В таком случае уволить или наказать работника не за что. Если сотрудник подает две ТК, работодатель не вправе отказаться от их приема. Служащий самостоятельно решает, в какую ТК вносить записи.

Давайте рассмотрим, как завести вторую трудовую книжку иностранному работнику. Очень часто на работу в РФ приезжают граждане из стран бывшего СССР. Если у иностранца ТК советского образца, то в нее вносятся записи и российским работодателем. Если у гражданина документ иного образца, российский наниматель вправе оформить ему новый. В таком случае у иностранца оказываются две ТК.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют проблемы прекращения трудового договора в связи с предоставлением работником работодателю подложных документов. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Оформление налоговых вычетов

Основные минусы 2 трудовых — невозможность получить компенсации, установленные законом, на двух местах работы. Все налоговые вычеты оформляются только у основного работодателя. Если работник оформит вычеты в двух организациях, один из работодателей вправе потребовать возврата средств.

Расчет пособий и пенсии для имеющих две ТК

Владельцы двух ТК сталкиваются с трудностями при расчете пособий и пенсий. Дело в том, что документ предоставляется в ПФР для расчета стажа и пенсии. Предоставление двух и более ТК приводит к путанице. Вот что делать, если у работника две трудовые книжки и он подает бумаги на оформление пенсии, — подать оригинал ТК. Когда у работника их две, он подает все оригинальные документы. Если в двух ТК пересеклись периоды работы, служащий выбирает только один период для установления пенсионных начислений (п. 1 ст. 13 400-ФЗ от 28.12.2013).

Кроме того, с пособиями по временной нетрудоспособности тоже возникают сложности, поскольку при расчетах за пересекающиеся периоды рабочей деятельности будут учитываться сведения только из одной ТК. Если для получения пособия он укажет несколько мест работы как основных, его накажут. Если служащий отработал по совместительству у каждого работодателя от двух лет и больше, ему обязаны выплатить пособие по каждому месту трудоустройства. В таком случае сотрудник оформляет несколько больничных листов — по числу таких рабочих мест (ч. 2 ст. 13 255-ФЗ от 29.12.2006).

Что изменится при переходе на электронные ТК

Электронные ТК решают проблему с оформлением второго документа. Переход в цифровой формат позволяет минимизировать ошибки в заполнении, потерю и оформление второго экземпляра. Работодатели отправляют информацию о застрахованных лицах через личный кабинет страхователя или сервисы ПФ РФ.

Вся информация о служащих собирается и хранится в электронной форме. Сведения о тех гражданах, которые устраиваются впервые на работу с 2021 года, изначально будут вестись в электронном виде.

При трудоустройстве нового работника работодатели запрашивают у него форму СТД-Р с последнего места работы или СТД-ПФР.. В форме СТД-ПФР собрана вся информация о служащем, которая хранится в информационных ресурсах ПФР (п. 3.1 приказа Минтруда № 23н от 20.01.2020). Но если служащий их не предоставляет, отказать ему в приеме не имеют права.

Существует ли ответственность за наличие двух трудовых книжек?

Содержание статьи

• 1 Отсутствие формального запрета
• 2 Правильно ли оформлена трудовая
• 3 Две трудовые и налоговый вычет
• 4 Оформление пенсии
• 5 Две трудовых книжки при совместительстве
• 6 Ответственность за нарушения
• 7 Начисление пособий
• 8 Оформление второй трудовой

Нередко у людей возникает вопрос о возможности иметь две и более трудовые книжки одновременно. Сразу следует отметить, что российским законодательством не устанавливаются четкие инструкции по поводу того, какое количество бланков трудовых книжек можно вести одновременно. Также не предусмотрена ответственность за две трудовые книжки, кроме некоторых случаев.

Отсутствие формального запрета

На сегодняшний день трудовое законодательство Российской Федерации не предусматривает введение санкций в отношении работника, имеющего две трудовых книжки. Эксперты отмечают, что факт владения двумя бланками трудовых рассматривается не как нарушение закона, а злоупотребление правом.

В советском законодательстве действовал закон «О трудовых книжках рабочих и служащих», согласно которому лица, использующие поддельную или подложную книжку, должны были за нарушение понести ответственность. Сегодня правильно оформленная вторая трудовая, которая содержит достоверные сведения, не предусматривает наказания со стороны властей.

Достигнув пенсионного возраста, человек самостоятельно может решить, какой именно бланк трудовой книжки он может предъявить, чтобы подтвердить свой трудовой стаж. Если несколько рабочих периодов совпадут по времени, пенсия будет начисляться только по тому, который выберет гражданин.

Злоупотребить владением двумя трудовыми книжками могут совместители. Поскольку коллективным договором или внутренними актами организации могут быть предусмотрены льготы за работу по совместительству, сам совместитель способен воспользоваться этим в своих целях, нарушив локальный порядок. В таком случае наказание за данное нарушение предусмотрено также в соответствии с внутренним порядком предприятия.

Правильно ли оформлена трудовая

Трудовая книжка является главным подтверждением трудового стажа работника. Выдается она на первом предприятии, куда трудоустраивается гражданин. После увольнения и поступления на следующее место работы в отдел кадров предоставляется этот же бланк трудовой.

Причины, согласно которым приходится оформлять новую трудовую книжку, могут быть разными. Самой распространенной является утеря бланка и последующее его нахождение. В некоторых случаях работник желает скрыть некоторые факты о своей трудовой деятельности, указанные в документе.

Основной причиной, по которой нельзя назвать вторую трудовую книжку фальшивой, является правильность ее заполнения (в том случае, если в ней не были указаны неправдивые сведения). Достоверность информации подтверждают подписи кадровых сотрудников и соответствующие печати.

Однако существует нюанс, при котором оформление второй трудовой книжки может произойти с нарушениями. К примеру, работник может заявить в отдел кадров о пропаже своего бланка и написать заявление на выдачу нового. Если она была действительно утеряна, то проблем в данном случае не возникнет. Если же книжка никуда не делась, а работник при трудоустройстве указал неправдивые сведения, то за 2 трудовые книжки предусматривается ответственность в виде увольнения.

Две трудовые и налоговый вычет

Еще один вопрос, связанный с наличием у работника двух трудовых книжек, – налоговый вычет. Обычно он производится по основному месту работы, но в законодательстве данный вопрос не прописан. Чтобы вычет осуществлялся налоговым агентом по выбору места службы работника, необходимо составить заявление, приложив к нему соответствующие документы.

Вопрос о налоговом вычете важен и для предприятия, где трудоустроен данный работник. Работодатель, подчиненный которого оформлен в его организации как по основному месту трудоустройства, сможет уменьшить выплачиваемую сумму налога.

Чтобы у владельцев двух и более трудовых книжек не возникло проблем с законодательством, им не следует претендовать одновременно на двух предприятиях на налоговые вычеты. Иначе, в случае выявления такого факта, работодатель вправе взыскать с подчиненного сумму вычета. Это же касается и других гарантий, которые предоставляют в основном месте трудоустройства. Например, если работник берет учебный отпуск по основному месту работы, то здесь он будет оформлен как оплачиваемый, а на дополнительно месте работы взят «за свой счет».

Оформление пенсии

Введение такой системы, как персонифицированный учет, приводит к тому, что трудовая книжка может потерять свою значимость в качестве документа, фиксирующего трудовой стаж. Кроме того, реформы в пенсионном законодательстве ведут к тому, что размер пенсии будет основан не только на трудовом стаже, но также на основании финансовых поступлений на лицевой счет граждан в Пенсионном фонде.

Сегодня оформление пенсии без подачи в фонд трудовой книжки невозможно. Более того, предъявлена должна быть не только ее копия, а оригинал. Согласно ныне действующему законодательству пенсия начисляется только по одной книжке, а не по обеим. Поэтому гражданин должен выбрать тот бланк, который более выгоден ему, и приложить этот документ к заявлению.

Две трудовых книжки при совместительстве

Согласно Трудовому кодексу, гражданин может трудоустроиться сразу в две организации. Такое явление, как трудовая деятельность одновременно в двух местах официального трудоустройства, называется совместительством. Кроме того, совместительство можно оформить в той же организации, где уже работает данный гражданин.

Оформление совместительства предполагает ведение трудовой книжки на одном из предприятий. Во втором происходит оформление трудового договора. Как указано в Трудовом кодексе, работник обязан уведомить своего работодателя о том, что он имеет дополнительный источник доходов. Поэтому предполагается, что при оформлении на дополнительное место работы совместитель предоставляет не трудовую книжку, а документы, которые удостоверяют его личность, и при необходимости – сведения о полученном образовании.

Как показывает практика, работодателю нередко удобнее оформить нового работника по трудовой книжке. В таком случае вопрос правомерности оформления второго бланка трудовой касается не только конкретного работника, но и работодателя, который требует от сотрудников-совместителей предоставление данного документа в свой отдел кадров.

Ответственность за нарушения

В некоторых случаях использование двух трудовых книжках может иметь явный мошеннический характер. Например, если женщина, которая в данный момент находится в отпуске в связи с уходом за ребенком, оформляет новый бланк трудовой книжки и устраивается по нему на новое место работы. Получение официальной зарплаты по такой схеме является незаконным.

Кроме того, многие пытаются уклониться от выплат в налоговую службу путем оформления второго бланка трудовой книжки. Если у работника есть две трудовые книжки, то ответственность за ряд подобных нарушений не слишком серьезная, но в некоторых случаях владелец должен будет выплатить штраф.

Начисление пособий

Чаще всего пособия выплачиваются по таким причинам, как временная нетрудоспособность или беременность и последующие роды. Размер выплат зависит от страхового стажа работника. Сведения об этом стаже и все нюансы, связанные с ним, отображаются в трудовой книжке. В страховой стаж входит:

• муниципальная служба;
• гражданская служба;
• госслужба;
• работа по трудовому договору;
• периоды, на протяжении которых работник подлежал обязательному страхованию.

Каждый владелец двух трудовых книжек должен знать о выборе одного из периодов, засчитанных в его страховой стаж. Денежные выплаты, которые связаны с беременностью и послеродовым периодом или болезнью, начисляются только по одному официальному месту трудоустройства. Если не придерживаться данного условия, работодатель может решить, что начисление по обеим трудовым книжкам является желанием незаконного обогащения за счет того или иного предприятия.

Беременная женщина должна понимать, что, имея у себя одновременно две книжки, будет получать пособие на основании выданного ей больничного листа, в котором указывается, по какому месту работы этот документ предъявляют.

В соответствии с действующим законодательством, такой лист может быть один – выдача двух и более больничных листов на разных официальных местах трудоустройства запрещена.

Оформление второй трудовой

Принимая на работу нового сотрудника, сотрудник отдела кадров проверяет подлинность трудовой книжки. Сведения сравниваются с информацией, указанной в личных документах соискателя. В случае нахождения несоответствий или неправдивых данных кадровик отказывает во внесении новой записи в эту трудовую книжку.

Вторая трудовая книжка оформляется так же, как и первая. На титульном листе записываются данные о сотруднике, ставится печать организации, где она выдается, и подпись работодателя. Если предыдущая запись не закрыта, следующую о принятии на работу не производят (кроме тех случаев, когда это деятельность по совместительству).

Все записи должны вноситься в соответствующие колонки и разделы. Кадровик не может записывать сведения о приеме на работу или увольнении в разделе, отведенном для указания награждений. Еще одна трудовая книжка по окончании предыдущей сотруднику не выдается. Вместо этого новый работодатель должен выдать вкладыш. Он заполняется в таком же порядке, как и бланк трудовой. Если работник находит предыдущую книжку, утерянную по его вине, то записи, сделанные в ней, в новый бланк не вносятся.

Если потеря произошла на текущем рабочем месте, работодатель обязан выдать работнику новую книжку, при этом внести в нее все записи, которые были сделаны в прошлом документе. Внесение информации о работе происходит на основании документов, предоставленных с прошлых мест трудоустройства.

8. Ответственность сотрудников

801 Поведение сотрудников и правила работы

Профессиональное поведение

Консорциум Вашингтонских научных библиотек ожидает от своих сотрудников профессионального и делового поведения на работе, в помещениях WRLC и всякий раз, когда они представляют WRLC.

Сотрудники также несут ответственность за поведение вне работы, которое негативно влияет на их способность выполнять свои обязанности на работе. Стандарты поведения WRLC включают, но не ограничиваются следующим:

• Сотрудники должны явиться на работу вовремя и подготовиться к рабочему дню.
• Ожидается, что все сотрудники будут поддерживать надлежащий уровень ухода и гигиены.
• Ожидается, что сотрудники будут выглядеть чистыми, опрятными и со вкусом, соответствующими их должности, когда они работают или представляют WRLC.
• Несанкционированное использование ресурсов WRLC, таких как телефоны, копировальные аппараты, компьютеры, факсимильные аппараты, почтовые услуги, курьерские услуги, канцелярские товары и другое деловое оборудование и расходные материалы, запрещено. WRLC признает, что его сотрудникам иногда может понадобиться использовать электронные ресурсы, предоставляемые WRLC, в личных целях, и не желает полностью запрещать такое использование. Главный принцип, который должен регулировать использование этих ресурсов в личных целях, заключается в том, что разумное и случайное неофициальное использование электронных ресурсов WRLC разрешается только при условии, что (i) WRLC не несет дополнительных расходов в связи с таким использованием, кроме минимальных затрат, связанных с обычным износом. разрыв и использование минимального количества чернил, тонера или бумаги; и (ii) использование не является ненадлежащим вмешательством в служебную деятельность.
• Кража, несанкционированное удаление, небрежное или неправильное использование имущества WRLC или имущества коллег WRLC запрещено.
• В течение рабочего времени сотрудники WRLC должны выполнять только обязанности, связанные с их работой в WRLC. Сотрудники не должны заниматься личными делами в рабочее время или использовать ресурсы WRLC в личных целях.
• Сотрудники, являющиеся членами сторонних профессиональных организаций, должны следить за тем, чтобы их участие в этих организациях не оказывало негативного влияния на их способность выполнять свои должностные обязанности.
• Несанкционированное использование, владение или хранение огнестрельного оружия, опасного оружия, взрывчатых веществ или смертоносных материалов на территории WRLC или на мероприятиях, спонсируемых WRLC, запрещено, независимо от того, была ли выдана федеральная или местная лицензия на владение оружием или материалами.
• Сотрудники должны сообщать своему руководителю о любых посетителях WRLC до их прибытия.
• Запрещается находиться под воздействием алкоголя или запрещенных наркотиков при приходе на работу, во время работы, в связи с выполнением обязанностей WRLC или на территории WRLC.
• Запрещено иметь или продавать запрещенные или контролируемые вещества на работе, в связи с выполнением обязанностей WRLC или на территории WRLC.
• Драка, угрозы насилием, неподчинение или другие неуважительные действия запрещены.

Конфликт интересов

Все сотрудники должны избегать действий, которые являются или могут рассматриваться как конфликт интересов между их личными или профессиональными интересами и интересами WRLC.

Конфликт интересов может возникнуть, если работник или член его семьи или домохозяйства:

• имеет существующую или потенциальную заинтересованность, финансовую или нефинансовую, которая может ухудшить или создать видимость ущемления независимого суждения лица при выполнении обязанностей WRLC; или
• получает или может получить материальную, финансовую или иную выгоду от знания конфиденциальной или служебной информации о WRLC.

Сотрудники, которые считают, что они вовлечены в вопрос или деятельность, в которой может существовать конфликт интересов, должны незамедлительно и всесторонне обсудить ситуацию со своим директором. Лицо должно воздерживаться от дальнейшего участия в этом вопросе до тех пор, пока вопрос не будет решен, и следовать любым указаниям, данным WRLC в отношении этого вопроса.

Осуждение за уголовное преступление или проступок

Если сотрудник осужден за уголовное преступление или проступок во время работы в WRLC, он должен уведомить об этом своего директора сразу же после вынесения обвинительного приговора. WRLC может уволить работника в результате обвинительного приговора или за неуведомление об осуждении.

Повестки в суд

Повестки в суд и любой другой запрос или требование о раскрытии информации для судебного разбирательства должны быть переданы Исполнительному директору WRLC. Никакая информация не может быть раскрыта без одобрения Исполнительного директора.

802 Изменения данных о персонале

Для обеспечения точной и актуальной информации о каждом сотруднике и их иждивенцах важно, чтобы сотрудники своевременно уведомляли Финансово-административного директора о любых изменениях, касающихся вашей информации о персонале. Примеры:

• Почтовый адрес
• Номер(а) телефона
• Имена иждивенцев
• Лица, к которым можно обратиться в случае чрезвычайной ситуации

803 Употребление наркотиков и алкоголя

WRLC стремится обеспечить свободное от наркотиков, здоровое и безопасное рабочее место. Для достижения этой цели сотрудники должны явиться на работу в надлежащем психическом и физическом состоянии, чтобы удовлетворительно выполнять свою работу.

Находясь на территории WRLC и занимаясь коммерческой деятельностью за пределами территории WRLC, ни один сотрудник не может употреблять, хранить, распространять, продавать или находиться под воздействием алкоголя или запрещенных наркотиков. Легальное использование прописанных лекарств разрешено на работе только в том случае, если это не влияет на способность работника эффективно и безопасно выполнять основные функции работы, не подвергая опасности других людей на рабочем месте.

В соответствии с Законом об освобождении от наркотиков на рабочем месте сотрудник, выполняющий работу по государственному контракту или гранту, должен уведомить WRLC о судимости за деятельность, связанную с наркотиками, на рабочем месте. Отчет должен быть сделан в течение пяти дней с момента вынесения обвинительного приговора.

Нарушение этой политики может привести к дисциплинарным взысканиям, вплоть до немедленного увольнения и/или обязательного участия в программе реабилитации или лечения от наркозависимости. Такие нарушения также могут иметь правовые последствия.

Сотрудникам, у которых есть вопросы по этой политике или проблемам, связанным с употреблением наркотиков или алкоголя на рабочем месте, следует сообщать о своих опасениях своему руководителю или финансовому и административному директору, не опасаясь репрессий.

804 Посещаемость и пунктуальность

Работники должны приходить на работу вовремя и достаточно подготовленными к рабочему дню. Прогулы и опоздания ложатся бременем на ваших коллег и на WRLC. В тех редких случаях, когда сотрудники не могут избежать опозданий на работу или не могут работать в соответствии с графиком, они должны как можно раньше уведомить своего руководителя о предполагаемом опоздании или отсутствии.

Частые или незапланированные пропуски занятий и повторные опоздания могут привести к дисциплинарным взысканиям. Работники, отсутствующие на работе в течение трех и более дней подряд без звонка с уведомлением об отсутствии, могут быть уволены с работы в связи с отказом от работы.

805  Использование оборудования

Оборудование предоставляется сотрудникам WRLC, чтобы мы могли выполнить нашу миссию по предоставлению упреждающего и оперативного, инновационного, экономичного доступа к общим информационным ресурсам, услугам и опыту. При использовании этих активов сотрудники должны проявлять осторожность, выполнять необходимое техническое обслуживание и соблюдать все инструкции по эксплуатации, стандарты безопасности и рекомендации. Если какое-либо оборудование, машины или инструменты повреждены, неисправны или нуждаются в ремонте, немедленно сообщите об этом своему руководителю, чтобы предотвратить износ оборудования и возможные травмы сотрудников или других лиц.

Ожидается, что сотрудники возместят WRLC любые расходы, связанные с личным использованием оборудования и расходных материалов WRLC (включая междугородную или мобильную телефонную связь, распечатку и копирование и т. д.), которые выходят за рамки случайного использования.

WRLC разрешает использовать почтовые расходы компании, а также услуги доставки и доставки на основе полного возмещения расходов. Все почтовые расходы, используемые для личных почтовых отправлений, должны регистрироваться в журнале учета, расположенном в комнате снабжения. При заполнении авианакладных UPS, Postal или FedEx укажите «личные» в поле для ссылок. Бухгалтерия будет периодически подготавливать счет-фактуру и рассылать ее каждому сотруднику. Оплата производится при получении.

806 Использование ограниченных ресурсов

Умение распоряжаться доверенными нам ресурсами необходимо для выполнения нашей миссии и разумного использования доступных нам ограниченных ресурсов. WRLC считает, что мы несем ответственность перед нашими членами и более широким сообществом, чтобы свести к минимуму наше влияние на нашу общую среду. С этой целью WRLC поощряет:

• переработку компьютерной и офисной бумаги, картона, картриджей с тонером и чернилами, а также пластиковых и алюминиевых контейнеров;
• использование возобновляемых продуктов;
• общение по электронной почте;
• эффективное использование электроэнергии и других коммунальных услуг;
• повторное использование расходных материалов, таких как скрепки, скоросшиватели, папки и упаковочные материалы.

807 Деловая этика и поведение

WRLC будет соблюдать все применимые законы и правила и ожидает, что его директора, менеджеры, руководители и сотрудники будут вести бизнес в соответствии с буквой, духом и целью всех соответствующих законов и воздерживаться от от любого незаконного, насильственного, нечестного или неэтичного поведения.

Если возникает ситуация, когда трудно определить правильный порядок действий, этот вопрос следует обсудить с вашим непосредственным руководителем, директором отдела, директором по финансам и административным вопросам или исполнительным директором.

Если какой-либо сотрудник обоснованно полагает, что какая-либо политика, практика или деятельность Вашингтонского консорциума научных библиотек («WRLC») являются незаконными или нечестными, этот сотрудник должен подать письменную жалобу лицу (лицам), указанному в списке информаторов. политика. Сотрудник, подающий письменную жалобу, известен как «осведомитель» и защищен от возмездия. См. Политику информирования о нарушениях.

Соблюдение данной политики деловой этики и поведения является обязанностью каждого сотрудника WRLC.

808 Конфиденциальность информации

Определенная информация, хранящаяся в WRLC, является конфиденциальной и регулируется определенными государственными и федеральными законами и правилами. Вся конфиденциальная информация должна быть защищена от несанкционированного доступа и разглашения. Несанкционированный доступ и/или раскрытие конфиденциальной информации сотрудниками WRLC запрещены и могут привести к дисциплинарным мерам и юридическим санкциям.

Защита данных посетителей

Различные приложения, поддерживаемые WRLC от имени университетов-партнеров, содержат личные данные (например, идентификационные номера, адреса, номера телефонов, запрошенные или заимствованные материалы, используемые электронные базы данных, посещенные веб-сайты). Информация о покровителях должна храниться как КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ.

В целях защиты информации о посетителях и в соответствии с федеральным законом (в частности, Законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) ни один сотрудник WRLC не может раскрывать какую-либо информацию о покровителях (студентах, преподавателях или сотрудниках университетов-партнеров или любых других пользователях).

ресурсов WRLC), кроме как с одобрения и под руководством исполнительного директора WRLC, директора по информационным службам или директора по информационным технологиям.

Информация о покровителях может быть раскрыта только:

• По запросу уполномоченного персонала университетов, участвующих в WRLC, выполняющих свои основные должностные функции
• С письменного согласия покровителя
•  В соответствии с постановлением суда или в других случаях, предусмотренных законом.

Кроме того, сотрудники WRLC не могут получать доступ к личным данным клиентов или использовать их для любых целей, не связанных с предоставлением контрактных услуг участвующим университетам. Персонал WRLC предпримет все разумные меры для обеспечения того, чтобы конфиденциальная информация о посетителях в электронных и бумажных записях не была доступна посторонним лицам.

Нарушение этой политики будет основанием для дисциплинарных мер, вплоть до немедленного увольнения.

Ответы на запросы о предоставлении данных о клиентах от внешних организаций

WRLC может получать запросы о предоставлении информации о клиентах от внешних организаций, включая факультеты участвующих университетов WRLC, поставщиков, другие частные стороны или правоохранительные органы. В любом случае, независимо от источника или характера запроса, сотрудник WRLC, получивший запрос, должен связаться и получить разрешение на действия от одного из следующих лиц: исполнительный директор, директор информационных служб или директор информационных технологий. Обратитесь к соответствующему разделу ниже, если вы получили запрос на информацию о покровителях.

Запрос из офиса в университете-партнере, отличном от библиотеки

Директор WRLC, уведомленный о запросе информации о читателе, свяжется с директором библиотеки родного университета спонсора. WRLC предоставит запрошенную информацию только директору библиотеки или его назначенному лицу.

Сотрудник правоохранительных органов

Если сотрудник правоохранительных органов неофициально запрашивает информацию о клиенте, НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ ЕЕ. Попросите предъявить официальное удостоверение личности, а затем обратитесь к исполнительному директору, директору по информационным службам или директору по информационным технологиям. Если у агента или должностного лица нет постановления суда, директор WRLC проинформирует его/ее о том, что записи о клиентах не могут быть предоставлены без надлежащего постановления суда в надлежащей форме. Без постановления суда ни ФБР, ни местные правоохранительные органы не имеют полномочий принуждать к сотрудничеству в расследовании или требовать ответов на вопросы, кроме имени и адреса человека, разговаривающего с агентом или офицером.

Если сотрудник правоохранительных органов предъявляет повестку в суд, постановление суда или другой юридический документ, попросите предъявить официальное удостоверение личности. «Держите руки в карманах», НЕ ЗАХВАТЫВАЙТЕ документ и не сообщайте никакой информации. Вместо этого обратитесь к исполнительному директору, директору по информационным службам или директору по информационным технологиям. Директор WRLC немедленно передаст постановление суда юрисконсульту для рассмотрения. Существует два вида судебных постановлений, которые могут быть представлены:

• повестка в суд, которая дает WRLC период времени, чтобы ответить на постановление суда и оспорить его
• ордер на обыск, который может быть выполнен немедленно. Агент или офицер, исполняющий ордер на обыск, может начать обыск сразу после вручения ордера. Персонал должен «отойти в сторону», но имеет право проконсультироваться с юрисконсультом и попросить, чтобы юрисконсульт присутствовал во время обыска.

Если постановление суда является ордером на обыск, выданным в соответствии с Законом о наблюдении за иностранными разведками (FISA) (поправка к Закону США о патриотизме), применяются особые условия. Ордер на обыск, выданный судом FISA, содержит «приказ о неразглашении информации», что означает, что ни одно лицо или учреждение, получившее ордер, не может сообщить, что ордер был вручен или что записи были произведены в соответствии с ордером. Персонал WRLC должен соблюдать этот приказ. Никакая информация не может быть раскрыта какой-либо другой стороне, включая покровителя, записи которого являются предметом ордера на обыск. Персонал WRLC должен уведомить назначенного(ых) администратора(ов) WRLC о том, что офицер или агент предъявил ордер на обыск, но не должен указывать характер ордера на обыск. Приказ о неразглашении не меняет права WRLC на юридическое представительство во время обыска. WRLC по-прежнему может обратиться за юридической консультацией по поводу ордера и потребовать, чтобы юрисконсульт присутствовал во время фактического обыска и исполнения ордера.

809 Политика информирования о нарушениях

Утверждена советом директоров WRLC 1 декабря 2010 г. письменная жалоба должна быть подана этим сотрудником лицу (лицам), указанному ниже в соответствии с настоящей политикой.

Целью «WRLC» является соблюдение всех законов и нормативных актов, применимых к организации, и основной целью этой политики является поддержка цели организации по соблюдению законодательства. Для достижения этой цели необходима поддержка всех сотрудников. Сотрудник, подающий письменную жалобу, известен как «разоблачитель» и защищен от возмездия только в том случае, если сотрудник доводит предполагаемую незаконную деятельность, политику или практику до сведения «WRLC» и предоставляет «WRLC» разумную возможность. для расследования и исправления предполагаемой незаконной деятельности. Описанная ниже защита доступна только для сотрудников, которые соответствуют этому требованию.

Информатор не несет ответственности за расследование деятельности или за установление вины или меры по исправлению положения; эти обязанности возложены на соответствующих руководящих должностных лиц.

Такая деятельность может включать другого сотрудника или внешних лиц или фирмы, ведущие дела с WRLC. Примерами незаконной или нечестной деятельности являются нарушения федеральных, государственных или местных законов, мошенническая финансовая отчетность и другие неправомерные действия.

Процесс отчетности сотрудников

Если сотрудник знает или обеспокоен незаконной или нечестной деятельностью, он может связаться с любым из следующих лиц:

• Его/ее непосредственный руководитель
• Директор по финансам и администрации
• Исполнительный директор

О любом нарушении, касающемся члена руководящего состава, следует сообщать Председателю Совета директоров.

Общение может быть устным, но предпочтительнее письменное сообщение. Никакого особого формата не требуется. Сообщения должны включать всю информацию, необходимую для надлежащей и полной оценки жалобы или обвинения. Сюда входят вещественные доказательства, имена лиц, способных подтвердить обвинение, и способы связи с заявителем для обеспечения анонимности, если анонимность желательна. (Примечание: анонимность может помешать своевременному и эффективному расследованию дела).

Роль исполнительного директора

Все сообщения о незаконных и нечестных действиях будут незамедлительно переданы исполнительному директору, который отвечает за надзор за расследованием и координацию корректирующих действий. Исполнительный директор определяет уровень расследования, которого требует жалоба, и ответственную сторону для проведения расследования. Исполнительный директор несет ответственность за определение того, подтверждают ли факты жалобу или нет. В любом случае Исполнительный директор уведомляет сотрудника, подавшего жалобу, о принятом решении и его причине.

Исполнительный директор по своему усмотрению может сообщать главному юрисконсульту WRLC жалобы, полученные в соответствии с этой политикой, их статус и решение. Исполнительный директор обязан ежеквартально отчитываться перед Комитетом по аудиту с кратким изложением жалоб, если таковые были получены в соответствии с этой политикой, их статусом, разрешением и соблюдением WRLC этой политики.

В случае нарушений, затрагивающих высокопоставленных сотрудников, Председатель Совета директоров исполняет роль Исполнительного директора и выполняет обязанности, указанные в предыдущих пунктах.

Ответственность сотрудников

Сотрудник, сообщающий о жалобе или обвинении, должен руководствоваться здравым смыслом и действовать без злого умысла, чтобы избежать необоснованных обвинений или необоснованных жалоб.

Защита сотрудников

Защита осведомителей обеспечивается в двух важных областях: конфиденциальность и защита от неблагоприятных действий в форме возмездия.

Насколько это возможно, будет сохранена конфиденциальность осведомителя. Однако по усмотрению исполнительного директора или председателя совета директоров после консультации с главным юрисконсультом может потребоваться раскрытие личности осведомителя для проведения тщательного расследования или соблюдения закона.

WRLC не будет предпринимать неблагоприятных действий в отношении осведомителя исключительно на основании его/ее действий в качестве осведомителя. Это включает в себя, но не ограничивается, защиту от действий по трудоустройству, таких как увольнение, уменьшение вознаграждения, некачественные рабочие задания и угрозы физической расправы. Любой осведомитель, который считает, что он/она подвергается репрессалиям, должен немедленно связаться с исполнительным директором или председателем совета директоров, если это уместно.

Однако любой сотрудник, заведомо ложный или вводящий в заблуждение отчет о правонарушении, подлежит дисциплинарному взысканию.

Вопросы

Сотрудникам, у которых есть вопросы относительно настоящей политики, следует обращаться к финансово-административному директору.

810 Сексуальные и другие незаконные домогательства

Политика WRLC запрещает домогательства на основании возраста, цвета кожи, инвалидности, пола, семейного положения, национального происхождения, физической или умственной неполноценности, политических или религиозных убеждений или принадлежности, беременность, раса, сексуальная ориентация, статус ветерана или любой другой фактор, запрещенный федеральным законодательством и/или законодательством штата Мэриленд.

Сексуальные домогательства

Для целей настоящей политики сексуальные домогательства определяются как любые нежелательные сексуальные домогательства, просьбы о сексуальных услугах или другие словесные или физические действия сексуального характера, когда:

• подчинение такому поведению делается явно или неявно срок или условие занятости или продвижения по службе; или
• подчинение или отклонение такого поведения используется в качестве основания для принятия решения о трудоустройстве, затрагивающего человека; или
• такое поведение имеет своей целью или следствием вмешательство в деятельность человека или создание запугивающей, враждебной или оскорбительной обстановки.
• сексуальное домогательство может иметь место между лицами одного или противоположного пола.

Сексуальные домогательства унижают достоинство как преступника, так и жертвы и угрожают необратимым ущербом карьере и благополучию наших коллег.

Хотя сексуальные домогательства часто имеют место, когда один человек использует свое властное положение над другим, WRLC признает, что сексуальные домогательства могут также иметь место между людьми с таким же статусом. Независимо от формы, WRLC не потерпит поведения сексуального характера, создающего неприемлемую рабочую среду.

Домогательство, отличное от сексуального домогательства

Домогательство, кроме сексуального домогательства, представляет собой словесное или физическое поведение, которое очерняет или демонстрирует враждебность или отвращение к человеку из-за возраста, цвета кожи, инвалидности, пола, семейного положения, национального происхождения, физического или психического инвалидность, политические или религиозные взгляды или принадлежность, беременность, раса, сексуальная ориентация, статус ветерана, когда такое поведение имеет целью или следствием:

• необоснованное вмешательство в деятельность человека;
• создание пугающей, враждебной или оскорбительной обстановки;
• или иным образом негативно влияющие на возможности трудоустройства человека.

Преследование может включать, но не ограничивается: словесные оскорбления или насмешки, включая оскорбления, эпитеты и стереотипы; оскорбительные шутки и комментарии; угрозы, запугивания или враждебные действия, а также демонстрацию или распространение оскорбительных материалов, надписей, граффити или изображений.

Преследование национального происхождения и акцента

Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC) пришла к выводу, что притеснение работников на основании их национального происхождения, акцента или манеры речи является нарушением Раздела VII Закона о гражданских правах 1964 года с внесенными в него поправками. В соответствии с руководящими принципами EEOC, оскорбления на этнической почве и другое словесное или физическое поведение, связанное с национальным происхождением сотрудника, его фамилией, цветом кожи или акцентом, считается незаконным преследованием, если такое поведение: окружающая среда,

имеет целью или следствием необоснованное вмешательство в работу работника,

или имеет целью или следствием отрицательное влияние на его или ее возможности трудоустройства.

Процедура подачи жалоб

Любому сотруднику WRLC, который считает, что имело место поведение, нарушающее эту политику, или у которого есть вопросы относительно этой политики, рекомендуется связаться с директором по финансам и административным вопросам.

Кроме того, WRLC признает, что супервайзеры несут особенно важную ответственность за предотвращение домогательств. Руководители, узнавшие о поведении, которое может нарушать эту политику, должны немедленно связаться с Директором по финансам и административным вопросам и, при необходимости, проинформировать своих руководителей.

В соответствии с указаниями КСРТ все жалобы будут беспристрастно расследованы, и будут приняты соответствующие корректирующие меры, включая дисциплинарные взыскания за ненадлежащее поведение. Жалобы будут рассматриваться конфиденциально, за исключением случаев, когда это необходимо для расследования и решения.

Эта политика запрещает репрессалии, притеснения или другие неблагоприятные действия в отношении лиц за подачу жалобы, помощь в расследовании, противодействие притеснениям или иное осуществление прав, охраняемых законом. Он также запрещает предпринимать какие-либо неблагоприятные действия, связанные с трудоустройством, против человека на основании необоснованных обвинений или слухов о домогательствах.

811 Работа за пределами офиса

Многие сотрудники WRLC регулярно выполняют работу за пределами офиса, особенно в университетах-членах, и из дома во время удаленной работы. Во время этих назначений на сотрудника распространяются существующие политики и процедуры WRLC.

Иногда сотрудники WRLC могут временно работать в другом месте на срок более нескольких часов или дней. Точно так же сотрудники внешних организаций могут временно работать в WRLC. В этих случаях ожидается, что персонал WRLC будет соблюдать и соответствовать стандартам и политикам WRLC, а также соблюдать любые конкретные правила работы, действующие на хост-сайте. Сотрудники внешних организаций будут по-прежнему руководствоваться политиками своей организации, придерживаясь при этом правил рабочего места WRLC.

Сотрудники, работающие вне офиса, должны получить разрешение директора своего подразделения и исполнительного директора.

812 Работа по совместительству и консультирование

Сотрудники могут заниматься консультированием или деятельностью по совместительству с одобрения своего руководителя и Исполнительного директора, и при условии, что такая деятельность не мешает выполнению их обязанностей и обязанностей в WRLC или приводит к потенциальному конфликт интересов или несправедливая конкурентная ситуация для WRLC.

Все сотрудники будут оцениваться в соответствии с установленными стандартами производительности, и на них будут распространяться требования расписания WRLC, независимо от любых существующих требований к внешней работе. Если WRLC установит, что работа сотрудника по совместительству мешает работе или способности выполнять требования WRLC, работника могут попросить уволить с работы по совместительству, если он или она желает остаться в WRLC.

Сотрудники не должны использовать ресурсы WRLC для поддержки такой работы по совместительству или консультирования.

Разделение обязанностей Обзор — Финансы и бухгалтерский учет

Что такое «разделение обязанностей?»

Разделение обязанностей — это средство, с помощью которого ни одно лицо не имеет единоличного контроля над сроком действия транзакции. В идеале ни один человек не должен:

• Инициировать транзакцию
• Одобрить транзакцию
• Записать транзакцию
• Согласовать транзакцию
• Обработка связанного актива
• Обзор отчетов

На каждую транзакцию должно быть по крайней мере две группы наблюдателей.

Почему это важно?

Разделение обязанностей имеет решающее значение для эффективного внутреннего контроля, поскольку снижает риск как ошибочных, так и ненадлежащих действий.

Все подразделения должны попытаться разделить функциональные обязанности, чтобы гарантировать, что ошибки, преднамеренные или непреднамеренные, не могут быть совершены без обнаружения другим лицом. Кроме того, разделение обязанностей является сдерживающим фактором от мошенничества, поскольку для совершения мошеннического действия требуется сговор — работа с другим лицом.

Как насчет небольших отделов?

Если разделение обязанностей невозможно из-за небольшого размера отдела, необходимо внедрить компенсирующий контроль. Детальный обзор деятельности Уровня 2 и/или Уровня 3 необходим, чтобы компенсировать отсутствие разделения обязанностей.

Азбука разделения обязанностей

Как правило, ни один сотрудник не должен выполнять должностные функции более чем в одной из следующих трех категорий обязанностей:

1. в состоянии контролировать, куда направлен актив
   • Активы включают наличные деньги, билеты и пропуска, карты PCard, расходные материалы, оборудование, книги, чеки поставщиков и платежных ведомостей, а также заказы на покупку
   • Управление активом включает в себя инициирование поставщика или выплаты заработной платы в myUFL, настройку нового сотрудника в системе управления персоналом (HRMS), внесение корректировок в транзакцию студенческого счета, размещение заказа на расходные материалы, распределение чеков заработной платы и указание где должны быть доставлены заказы на поставку
2. B просмотр или запись транзакций в главную книгу или вспомогательную книгу myUFL: запись или проводка финансовой операции в главную книгу myUFL
   • Запись финансовых транзакций в myUFL происходит при утверждении счета поставщика, прямого платежа или журнала
3. C Сравнение или проверка транзакций или балансов: сверка и проверка транзакций, фигурирующих в главной книге myUFL, на предмет достоверности и обоснованности.
   • Требуется ежемесячная сверка в качестве основного внутреннего контроля для обеспечения точности данных в myUFL — официальном бухгалтерском учете Университета Флориды

 Как это выглядит?

При распределении обязанностей между людьми, участвующими в процессе финансовых транзакций, примите во внимание следующее:

1. Предпочтительное количество людей, которые должны быть вовлечены в выполнение финансового процесса, не менее трех – при таком уровне штатного расписания удовлетворительное разделение обязанностей может получить довольно легко
2. Минимальное количество людей, которые могут успешно управлять финансовым процессом, равно двум. При таком уровне штатного расписания может быть достигнуто удовлетворительное разделение обязанностей, но не без тщательного планирования.
   • Для некоторых процессов некоторые обязанности могут выполняться совместно обоими сотрудниками
3. На лицо, участвующее в нескольких финансовых процессах, должны быть возложены обязанности в рамках одной и той же категории обязанностей, например управление активами, в разных процессах. Например, людям с обязанностями по управлению активами в процессе обработки наличности следует назначить только обязанности по управлению активами в других финансовых процессах.

Примечание. Сотрудник, выполняющий «запасную» роль, должен быть компетентным и иметь те же полномочия, что и лицо, обычно выполняющее свои обязанности.

Пример – работа с наличностью

Ответственность	Категория службы	Идеально: 4 человека	Хорошо: 3 человека	Минимум: 2 человека
Прием наличных (кассовое обслуживание) и подсчет наличных в процессе закрытия денежного ящика	Управление активами	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Совместное — Сотрудники 1 и 2*
Подготовка депозита и запись прихода наличных денег в депозитные записи/журналы	Бронирование	Сотрудник 2	Сотрудник 2	Совместное — Сотрудники 1 и 2*
Запись депозита в myUFL	Бронирование	Сотрудник 3	Сотрудник 3	Инициация: Сотрудник 1 Одобрение: Сотрудник 2
Внесение наличных в кассу университета	Управление активами	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Сравнение денежных вкладов, зарегистрированных в главной бухгалтерской книге, с суммами вкладов, указанными в копиях ведомственных записей/журналов	Сравнение/обзор	Сотрудник 4	Сотрудник 3	Сотрудник 2**

*Закрытие денежного ящика производится совместно с обоими сотрудниками, наблюдающими за подсчетом и удостоверяющими сумму вклада, фигурирующую в записях/журналах отдела.