Движение документа это: 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Содержание

Маршруты документов в электронном документообороте

Исполнение любого документа FossDoc начинается с создания поручений исполнителям. Маршрут документа – это упорядоченный набор таких поручений. Поручения называются еще точками маршрутов. На рабочие места сотрудников в их папки «Входящие документы» приходят поручения. Пользователь, открывая поручения, получает сам документ, который предназначен для исполнения (согласования, подписи и т.д.). Таким образом, реализуется «движение» документов в Системе.

Программа предлагает различные способы организации движения документов между подразделениями и сотрудниками вашей организации. Рассмотрим следующие возможности:

Последовательность исполнения
Шаблоны маршрутов
Использование сохраненных маршрутов
Пример маршрута — работа с проектами
Особенности регистрации документов

Последовательность исполнения

Вы можете задать порядок выполнения маршрута, т. е. настроить его так, чтобы поручения поступили нескольким сотрудникам одновременно (параллельные точки маршрута) или последовательно – после завершения одной точки открывается следующая. Вы можете как угодно комбинировать порядок следования точек маршрута на одноименной закладке карточки документа (только если маршрут еще не запущен). С помощью данной закладки также можно удалять или добавлять новые точки маршрутов.

Шаблоны маршрутов

C помощью шаблонов вы сможете автоматизировать рутинные операции, которые определяют движение документов на вашем предприятии. Создав один раз шаблон маршрута, вы можете «привязать» его к вашему подразделению или всей организации

Использование сохраненных маршрутов

Вы можете сохранить созданный маршрут для его повторного использования, но уже для другого документа.

Сохраненные маршруты можно сделать доступными, как для сотрудников вашего подразделения, так и для всех остальных пользователей Системы. Вы можете внести коррективы в загруженный маршрут, поменять исполнителей, добавить/убрать точки маршрута и т.п. – до его запуска.

Подробнее о создании и работе с маршрутами документов можно прочесть в статье.

Пример маршрута — работа с проектами

Система предоставляет эффективный механизм создания документа на основе его проекта. При этом предполагается, что проект может пройти несколько этапов согласования с фиксацией результата каждого этапа в новой версии проекта документа.

Автор проекта будущего документа создает проект и отправляет его на согласование одному или нескольким сотрудникам. После получения результатов согласования от данных сотрудников автор может учесть высказанные замечания и создать новую версию проекта на базе данной версии. Процесс согласования и создания новых версий может продолжаться до тех пор, пока все заинтересованные лица не согласятся с предложенной версией проекта документа.

При необходимости автор может снять проект с согласования у того или другого сотрудника или вообще отменить выбранные маршруты подготовки проекта. Согласованный проект отправляется на подпись руководителю(-ям), то есть пользователям, обладающих правом подписи проектов документов. Далее проект передается на регистрацию. После регистрации проект становится полноценным документом, который может подлежать исполнению.

Для работы с проектами документов в вашу поставку Системы должен быть включен одноименный Модуль.

Особенности регистрации документов

В зависимости от настроек Системы существует два варианта обработки документов, поступивших в ваш отдел из другого подразделения:

Документ непосредственно попадает к его исполнителю.
Документ попадает в канцелярию вашего подразделения, и только после регистрации его в данной канцелярии поручения отправляются исполнителям. При соответствующих настройках Системы такая регистрация может происходить в автоматическом режиме.

Регистрацию может выполнить только сотрудник с соответствующими правами.

В карточке документа есть специальная закладка «Регистрационные записи», где содержится информация о том, когда, кем и в каких подразделениях был зарегистрирован данный документ, а также соответственно присвоенные ему регистрационные номера:

Внешний документооборот (ЭДО) в организации: что это такое

С помощью документов бизнес обменивается информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами, а также организует внутреннюю деятельность компании. Создание, движение и хранение документов — это три стадии делопроизводства организации.

Документооборотом называется движение документов внутри организации, а также обмен ими с другими организациями и контролирующими органами. Раньше все документы оформлялись на бумаге, но сейчас на смену почтовым отправлениям и бумажным архивам приходит электронный документооборот — ЭДО.

Электронный документооборот может быть:

внешним;
внутренним;
юридически значимым.

Что такое внешний ЭДО

Внешний ЭДО — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.

В зависимости от участников документооборота, ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».

К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.

Зачем нужен внешний ЭДО

Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей.

По сравнению с бумажным документооборотом ЭДО имеет ряд преимуществ:

Экономия времени. Документы оформляются сразу в электронном виде. Доставка их до адресата происходит мгновенно благодаря интернету. Чтобы внести изменения в документ, достаточно отредактировать поле с ошибочной информацией. Не нужно полностью переписывать и повторно распечатывать бланк.
Экономия места. Все документы хранятся в электронном виде — на компьютере или на сервере, если используется облачный сервис. Поэтому не нужно выделять помещение под бумажный архив.
Повышенная безопасность. Все файлы подписываются электронной подписью и передаются по защищённым каналам связи. Оператор ЭДО обеспечивает шифрование информации и защиту от злоумышленников.

Также ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном виде. Для остальных видов отчётности действуют ограничения по количеству сотрудников и годовому доходу предприятия.

Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.

Как организовать внешний ЭДО в компании

Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:

компания, которая создаёт и отправляет документ;
компания, которая получает документ;
оператор ЭДО, который предоставляет электронную площадку для обмена документами и систему ЭДО;
государственный орган, куда оператор передаёт информацию о сделках и документах.

Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.

Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:

какими документами вы обмениваетесь чаще всего — формализованными, то есть в формате, утверждённом законом, или в произвольной форме;

с какими контрагентами и госорганами вы чаще всего взаимодействуете;
по какому маршруту в вашей компании проходит документ перед отправкой — кто его согласовывает и подписывает. Возможно, вам также потребуется внутренний ЭДО.

Подключитесь к оператору ЭДО. Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС . Роль оператора ЭДО при обмене электронными документами состоит в следующем:

обеспечивает безопасность обмена данными;
следит за изменениями в форматах документов и обновляет их при необходимости;
сообщает налоговикам о новом участнике обмена счетами-фактурами;
гарантирует доставку документа адресату;
проверяет, действителен ли сертификат электронной подписи, которым подписывают документы.

Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов.

Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.

Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.

Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:

через веб-клиент;
интегрировать сервис с учётной системой;

интегрировать сервис с системой внутреннего ЭДО.

Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.

Полностью организовать электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Подписаться на рассылку

Отправляя заявку, я даю согласие на обработку персональных данных.

Защита от спама reCAPTCHA Конфиденциальность и Условия использования

Комментарии для сайта Cackle

Документы о движении Определение | Law Insider

означает инструкции для инициаторов, объем услуг, дополнения, ответ на RFP и принятие предложения вместе со всеми впоследствии заключенными соглашениями, письменными поправками, изменениями и дополнениями к таким документам и всеми письменными разрешениями, подписанными администратор(ы) вносят изменения, удаляют или добавляют к договору.

означает любой документ, подготовленный или на который ссылается закупающий орган для описания или определения элементов закупки или процедуры, включая уведомление о контракте, предварительное информационное уведомление, если оно используется в качестве средства объявления конкурса, технические спецификации, описательный документ, предлагаемые условия контракта, форматы представления документов кандидатами и участниками торгов, информация об общеприменимых обязательствах и любые дополнительные документы;

означает настоящую Поправку, Кредитное соглашение (с поправками, внесенными настоящей Поправкой), а также каждый сертификат и другой документ, оформленный и доставленный Заемщиками в соответствии с Разделом 5 настоящего Соглашения.

означает в отношении любой Основной портфельной инвестиции или любой Старшей банковской кредитной инвестиции любое соответствующее кредитное соглашение, соглашение об обеспечении, ипотеку, уступку, все гарантии, соглашение о покупке векселей, межкредиторские соглашения и/или соглашения о субординации, а также финансовые отчеты UCC. и заявления о продлении (включая их поправки или модификации), составленные Должником или другим Лицом от имени Должника в отношении таких Инвестиций основного портфеля или Старших банковских кредитных инвестиций и любых связанных векселей, включая, помимо прочего, общие или ограниченные гарантии и, по требованию Административного агента, для каждой Основной портфельной инвестиции, обеспеченной недвижимостью в соответствии с ипотечным документом, Переуступку ипотечного кредита, а для всех Ключевых портфельных инвестиций или Старших банковских кредитных инвестиций векселем — их уступку (которая может быть аллонжем), бланком, подписанным должностным лицом Заемщика.

означает коллективную ссылку на любое Кредитное соглашение, любые ноты, выпущенные в соответствии с ним, и его гарантии, а также сопутствующие документы, относящиеся к нему, с изменениями, дополнениями, переформулировкой, возобновлением, возмещением, заменой, реструктуризацией, погашением, рефинансированием или иным образом. изменяться полностью или частично время от времени.

означает документы в соответствующем Файле активов, которые должны быть доставлены Хранителю.

означает доверенность или иное полномочие, на основании которого осуществляется назначение доверенного лица, или копию такого документа, заверенную нотариусом или иным образом, утвержденную правлением;

означает настоящее Соглашение, Соглашение о покупке и внесении вклада, Соглашение о контроле счета, Письмо о вознаграждении агента обеспечения, Письмо о вознаграждении хранителя, Письмо о вознаграждении управляющего обеспечением, Письмо о вознаграждении административного агента, Письмо о вознаграждении кредитора, Залоговое письмо Соглашение об управлении и любые другие соглашения об обеспечении и другие документы, заключенные или переданные Заемщиком или от его имени в соответствии с Разделом 5.01(c) для создания, уточнения или иного подтверждения обеспечительного интереса Агента по обеспечению.

означает, в отношении любой Учетной записи, любую и всю документацию, относящуюся к этой Учетной записи, включая все Заявки на получение кредитных карт, Соглашения о кредитных картах, Кредитные карты, Уведомления о конфиденциальности программы, Выписки о счетах, чеки или другие формы оплаты, электронные платежи. соглашения об авторизации, отчеты кредитного бюро, уведомления о неблагоприятных действиях, уведомления об изменении условий, другие уведомления, корреспонденция, меморандумы, документы, корешки, инструменты, сертификаты, соглашения, магнитные ленты, диски, форматы печатных копий или другие машиночитаемые передачи данных, микрофильмы , электронную или иную копию любого из вышеперечисленного, а также любые другие письменные, электронные или иные записи или материалы любой формы и характера, включая информацию, относящуюся или относящуюся к любому из вышеперечисленного в той мере, в какой это относится к Программе; при условии, однако, что Документация по Учетной записи не должна включать записи реестра Компании, счета-фактуры, товарные или отгрузочные накладные, квитанции о доставке и другие квитанции или другие признаки продажи Товаров и/или Услуг.

означает любой сертификат, соглашение или другой документ, подписанный любой Стороной по Займу в отношении Обязательств по управлению денежными средствами любой Стороны по Займу.

означает все документы, относящиеся к ссуде на строительство, ипотечной ссуде и контракту на строительство. Он также должен включать все документы, требуемые любым государственным органом, имеющим юрисдикцию в отношении многоквартирного дома в связи с развитием, строительством и финансированием многоквартирного дома, включая, помимо прочего, утвержденные планы и спецификации для разработки и строительства квартиры. Корпус.

означает в отношении Программного обеспечения и Инструментов все материалы, документацию, спецификации, технические руководства, руководства пользователя, блок-схемы, описания файлов и другую письменную информацию, описывающую функции и использование такого Программного обеспечения или Инструментов, если применимо.

означает следующие документы, которые должны быть заключены сторонами соответствующих договоров в связи с поставкой электроэнергии:

означает все технические данные, руководства и журналы учета, а также все записи об осмотрах, модификациях и капитальном ремонте и другие записи об обслуживании, ремонте, техническом обслуживании и технические записи, требуемые FAA (или соответствующим авиационным органом), которые должны вестись в отношении самолета, планера, двигателей или деталей, и такой термин должен включать все дополнения, обновления, исправления и замены любых таких материалов, время от времени производимые или требуемые в соответствии с правилами FAA (или других авиационных властей), и в каждом случае в любой форме и любыми средствами или носителями (включая, помимо прочего, микрофиши, микрофильмы). , бумага или компьютерный диск) такие материалы могут поддерживаться или храниться Владельцем или от его имени (при условии, что все такие материалы должны поддерживаться на английском языке).

означает все файлы Займа и все документы, включенные в систему файлов или изображений Компании или любой из ее Дочерних компаний в отношении Займа, включая заявки на получение займа, векселя, соглашения об обеспечении, доверительные отношения, записки коллекторов, оценки, кредитные отчеты , раскрытие информации, право собственности на залог, проверки (включая проверку занятости, проверку вкладов и т. д.), ипотечные кредиты, кредитные договоры, включая строительные и кредитные договоры, гарантии, договоры залога, отчеты о финансировании, межкредиторские соглашения, договоры участия, поручительства и страховые полисы ( включая полисы титульного страхования) и все изменения, отказы и согласия, относящиеся к любому из вышеизложенного.

означает в отношении Приобретенного актива документы, составляющие Файл приобретенного актива для такого Приобретенного актива.

означает: (1) одно или несколько соглашений о покупке дебиторской задолженности, соглашений об объединении и обслуживании, кредитных соглашениях, соглашениях о приобретении неделимой доли участия или других соглашениях о передаче или получении ссуд или авансов под залог или создании обеспечительного интереса в Программе дебиторской задолженности Активы, в каждом случае с поправками, изменениями, дополнениями или пересчетом и действующими время от времени, заключенными Заемщиком, Ограниченной дочерней компанией и/или Дочерней компанией по дебиторской задолженности, и (2) каждый другой документ, соглашение и другой документ, введенный Заемщиком, Ограниченной дочерней компанией или Дочерней компанией по дебиторской задолженности в отношении сделок, предусмотренных соглашениями, упомянутыми в пункте (1) выше.

означают и включают без ограничений все векселя, кредитные соглашения, соглашения о займе, экологические соглашения, гарантии, соглашения об обеспечении, ипотечные кредиты, договоры доверительного управления и все другие инструменты, соглашения и документы, существующие сейчас или в будущем, оформленные в связи с Задолженностью.

означает для Дополнительного кредита, если таковой имеется, все документы, относящиеся к каждому кредиту, подтвержденные приоритетной нотой.

означают соглашения, акты, сертификаты или другие документы, в любое время подтверждающие или иным образом относящиеся к Займу, регулирующие или исполняемые в связи с ним или в качестве обеспечения для него, включая, помимо прочего, векселя, облигации, кредитные соглашения, аккредитивы. заявки, договоры лизингового финансирования, банковские акцепты, тратты, соглашения о защите интересов, соглашения об обмене валюты, соглашения об обратном выкупе, гарантии, договоры доверительного управления, ипотечные кредиты, уступки, соглашения об обеспечении, залог, соглашения о субординации или приоритете, соглашения о приоритете удержания, обязательства, инструменты обеспечения, сертификаты, документы, юридические заключения, соглашения об участии и межкредиторские соглашения, а также все поправки, модификации, обновления, расширения, реорганизации и замены в отношении любого из вышеперечисленного.

относится к руководствам пользователя, окнам справки, файлам readme для Услуг и любого Программного обеспечения Oracle. Вы можете получить доступ к документации в Интернете по адресу xxxx://xxxxxx.xxx/contracts или по другому адресу, указанному Oracle.

имеет значение, указанное в примечаниях к Административному соглашению.

означает Соглашение о покупке, Доверительное соглашение, Соглашение о доверительном управлении, Облигации и Ценные бумаги доверительного управления.

являются для любого Лица учредительскими документами такого Лица, заверенными Государственным секретарем (или эквивалентным органом) юрисдикции организации такого Лица на дату не ранее, чем за тридцать (30) дней до вступления в силу Дата, и, (a) если такое Лицо является корпорацией, ее устав в действующей форме, (b) если такое Лицо является компанией с ограниченной ответственностью, его договор компании с ограниченной ответственностью (или аналогичный договор), и (c) если такое Лицо является партнерством, его соглашением о партнерстве (или аналогичным соглашением), каждое из вышеперечисленных со всеми текущими поправками или изменениями к ним.

означает каждую Ноту, Инструмент Серии, Доверительное соглашение, Соглашение о доверительном управлении, Соглашение об административных услугах, Соглашение о поддержке, Соглашение о лицензировании имени, Соглашение о распределении, Соглашение об условиях, каждое Соглашение о финансировании и любые другие документы, сертификаты. , соглашения или инструменты, заключенные или в отношении или от имени Траста.

означает в совокупности настоящее Соглашение, любую ноту или ноты, подписанные Заемщиком, и любой другой документ, инструмент или соглашение, заключенное в связи с настоящим Соглашением, с периодическими изменениями или расширениями.

Движение документации | Хавьер Сервин

Движение за документацию: создание, инновации и наследие

Основание Международной федерации информации и документации положило начало движению за документацию в конце 19 ^-го-го века. Те, кто участвовал в движении, были обеспокоены тем, что они считали недостатками в сборе, организации и распространении мировых знаний. В результате документалисты разработали новаторские методы устранения недостатков, которые они видели в системах сбора и поиска информации. Инновации, выдвинутые документалистами, не только создали новые методы сбора и поиска информации, но и сформировали концепции, которые сегодня важны в информационных исследованиях и технологиях.

В конце 19 ^-го-го века количество научной и технической литературы резко возросло. Ускоренные темпы выпуска публикаций привели к необходимости поиска новых методов управления растущим объемом знаний.[1] Новые системы сбора информации должны были решать вопросы сохранения, систематизации, описания, поиска, копирования и распространения информации.[2] Традиционные библиотеки не могли решить новые проблемы сбора и поиска. Они не спешили получать новые документы, которые не соответствовали общепринятым категориям; они не использовали более продвинутые методы обработки и не могли предоставить необходимую пользователям специализированную информацию. [3] Дефицит библиотек привел к созданию Международной федерации информации и документации и вызвал движение за документацию.

В 1895 году Поль Отле и Анри Лафонтен создали Международную федерацию информации и документации (тогда известную как Международный институт библиографии) в Брюсселе, Бельгия.[4] Цель создания FID заключалась в сборе, сохранении и предоставлении доступа ко всей мировой информации. Коллекция включала в себя журналы, журналы, фотографии и все виды однодневок, которые библиотеки обычно не собирали.[5] Монументальная задача по накоплению мировых знаний не только потребовала создания и инноваций новых методов и концепций, но и породила «движение документирования». Новые идеи, созданные этим движением, включали переопределение понятия «документ», разработку новой схемы классификации и новых методов сбора и поиска информации.

Чтобы приступить к сбору мировой информации или документов, документалистам необходимо было определить, что представляет собой «документ». Пол Отлет расширил определение «документа», включив в него не только графические и письменные записи, но и трехмерные артефакты и объекты, несущие на себе следы человеческой деятельности. Это определение включало археологические находки, обучающие игры, произведения искусства и предметы, не предназначенные для общения.[6][7] Переопределяя значение «документа», Отлет также переопределял значение «документации». Документация представляла собой набор методов, созданных для управления документами (печатными текстами). Утверждая, что «документы» не ограничиваются печатными текстами, Отлет произвел революцию в сборе и управлении информацией.[8] Термин «документация» приобрел новое значение; в нем описывалось то, что мы теперь называем хранением и поиском информации.[9]] Чтобы облегчить эту новую форму сбора и распространения информации, Отле и Лафонтен разработали новую схему классификации и методы сбора и извлечения информации.

Приобретение копии «Десятичной классификации» Мелвила Дьюи вдохновило Отле и Лафонтена на изучение возможности разработки универсальной библиографии, которая могла бы быть организована с использованием Десятичной классификации. [10] Последующее открытие карты размером 5×3 дюйма также вдохновило на разработку того, что Отлет назвал «монографическим принципом». Принцип Отле призывал к аналитическому обособлению основных категорий информации: фактов, интерпретации фактов, статистических данных и источников. После того, как эта информация была собрана на более мелкие части — или «фрагменты», — ее можно было каталогизировать и подразделить.[11] Новая схема классификации, разработанная Отле и Лафонтеном, — Универсальная десятичная классификация (УДК) — в сочетании со стандартизированными библиографическими записями создала возможность совместного непрерывного расширения репертуаров или «баз данных».[12] УДК способствовала расширению базы данных, выступающие в качестве формы «универсального языка»; слова были заменены символами, такими как числа, для представления классифицированных идей. Международное применение УДК имело первостепенное значение для создания нескольких баз данных коллегами Отле. УДК также сделал возможным взаимосвязь различных баз данных. [14] Хотя УДК и стандартизация библиографических записей способствовали расширению собранных знаний, эта информация была бесполезна, если к ней не было доступа. Otlet пришлось разработать систему, которая также сделает собранную информацию доступной для пользователей.

Для того, чтобы пользователи могли получить доступ к большим базам данных информации, созданным FID Отле и Лафонтена, необходимо было создать новый метод поиска информации. Отле и Лафонтену удалось убедить бельгийское правительство поддержать их проект, и им было предоставлено место в форме правительственного здания для расширения их баз данных, Mundaneum. Пользователи со всего мира могли отправлять запросы по почте или телеграфу в Mundaneum по различным и разнообразным темам. Ответ на запрос пользователя заключался в извлечении карты, содержащей информацию, ее воспроизведении и отправке копии пользователю. Тип сбора информации и управления ею в Mondaneum решает проблемы, которых не было в современных библиотеках. Благодаря УДК пользователь мог перейти от указанной библиографической ссылки к полному тексту или объекту.[18] В конце концов, Mondaneum был перегружен количеством бумаги, карточек и шкафов, необходимых для размещения бумажной базы данных. Это побудило Отлет разработать альтернативные технологии для управления перегрузкой материалов. В конце концов Отлет понял, что необходимо разработать альтернативу бумаге. Поскольку такой альтернативы не существовало, Отлет изобрел ее. Он писал о возможности хранения и поиска электронных носителей с помощью телекоммуникаций.[19]][20] К несчастью для Отлета, когда его идея начала воплощаться в жизнь, Mondaneum столкнулся с финансовыми трудностями, и Отлету пришлось закрыть его для публики. Через несколько лет после закрытия большая часть коллекции была уничтожена немецкими оккупационными войсками, а Отле и Лафонтен вскоре умерли. Несмотря на смерть основателей документального движения, наследие концепций и методов, которые они разработали, продолжает оставаться жизненно важной частью сбора и поиска информации.

Одним из наиболее значимых вкладов движения документалистов является новое определение «документации». До появления Отлета Trait é de Documentation «документация» в основном касалась управления текстами. В своем Trait é, Otlet расширяет документацию для решения проблем создания и улучшения систем для организации всех знаний. «Документация» является предшественником того, что мы сегодня знаем как хранение и поиск информации. Также не будет большим преувеличением отнестись к Traité Отле как к одному из первых текстов по информатике.[22]

Отлет и его коллеги по движению документации также внесли свой вклад в разработку баз данных и программного обеспечения. Большие коллекции знаний, созданные FID, Отлет называл «реперториями», но сегодня мы признаем, что они были предшественниками того, что мы знаем как базы данных.[23] Но, как и со всеми базами данных, необходимо создать программу для навигации и доступа к базе данных. Отле и Лафонтен создали свою программу UDC, позволяющую пользователям искать и находить информацию в базах данных FID. [24]

Еще одним вкладом документалистов в современные исследования информации является разработка предшественника современной гиперссылки. Базы данных, созданные FID, состояли из «фрагментов» информации, организованной системой ссылок и навигационных устройств, которые позволяли пользователю переходить от библиографической ссылки к полному тексту или объекту.[25] Базы данных УДК и ФИД функционировали как бумажная система гиперссылок.

Дополнительный вклад движения документалистов включает в себя предшественников современных концепций, таких как поисковая система, социальные сети и Интернет. Mundaneum функционировал как аналоговая поисковая система. Отлет и его коллеги изобрели концепцию поиска и извлечения пользователем информации из базы данных.[26] В более поздние годы Отлет разработал концепции, отказавшиеся от бумажных баз данных в пользу электронных и телекоммуникационных. Одной из концепций, которые он предвидел, было развитие социальных сетей. Отказавшись от бумаги и используя новые технологии, пользователи могли обмениваться сообщениями, участвовать в дискуссиях и вместе собирать и упорядочивать документы. [27] Отлет также обрисовал план создания глобальной сети «электрических телескопов», которая позволит пользователям искать и просматривать базы данных, заполненные миллионами взаимосвязанных документов, изображений и аудиовизуальных файлов. Он назвал это понятие «резо», что можно перевести как «сеть» или «паутина».[28] Отлет разработал и предвидел концепции, которые являются неотъемлемой частью нашей социальной ткани.

Возможно, одно из самых юмористических и ироничных наследий документального движения касается стандартизации каталожных карточек и листов бумаги. Отлет и его коллеги считали стандартизацию каталожных карточек и листов бумаги жизненно важной для успеха их баз данных. Стандартизация их материалов облегчит их хранение, управление и доступ. Именно благодаря их усилиям каталожные карточки имеют размер 3 × 5, листы бумаги — 8 × 11, и эти листы бумаги идеально помещаются в папки в картотеках.[29]] Несмотря на то, что Отлет предвидел кончину бумажных баз данных, аналоговые методы хранения по-прежнему широко используются в современном обществе.

Основание FID дало начало документальному движению конца 19 ^го века. Усилия участников движения касались создания, инноваций и управления новыми формами сбора и поиска информации, чтобы восполнить недостатки библиотек того времени. Их усилия привели к созданию информационных исследований и развитию концепций и технологий, которые существуют сегодня.

Это эссе было написано для курса IS 260 «Информационные структуры», который преподавал Грегори Лизер в осеннем квартале 2011 года. ‘» Журнал Американского общества информационных наук , (сентябрь 1997 г.) стр. 804

[2] Бакленд, с. 804

[3] Rayward, W. Boyd, «Видения Xanadu: Пол Отлет (1868-1944) и гипертекст», Journal of the American Society for Information Science , (май 1994 г.) стр. 243

[4] «Международная федерация информации и документации (FID)», Rayward, W. Boyd, доступ 4 ноября 2011 г., http://people.lis.illinois.edu/~wrayward/otlet/FIDHIST2/ htm

[5] Райт, Алекс, «The Web Time Forgot», The New York Times, стр.

Движение документа это: 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы