Этапы работы с исходящими документами: Работа с исходящими документами

7. Отправка или доставка Почта: Отправка почта является последним шагом в процессе обработки исходящих почты. Офисные мессенджеры могут отправлять письма на локальные адреса. Зарегистрировано письма, В.П.П. должно быть отправили на почту. В случаях, когда требуется «Сертификат о проводке», их следует отправить на почту вместе со списком писем с необходимая печать, проставленная в списке. Этот список может быть вставлен в исходящие почтовые регистры. Аналогичным образом, подтверждения или квитанции, выданные Почтой Офис тоже должен быть вклеен в реестр.

• Предыдущая страница
• Следующая страница

Учебный материал, Лекционные заметки, Задание, Справочник, Вики-описание объяснение, краткие подробности Глава 8. Секретарская корреспонденция. Процедура обработки исходящих сообщений. Почта (или) Исходящая почта |

Куллабс

регистр Логин

Найдите свой запрос

Обзор

• Примечание
• То, что нужно запомнить
• Видео
• Упражнение
• Контрольный опрос

Обработка почты и офисной информации

Обработка почты — это процесс получения, регистрации и отправки писем и документов надлежащим образом. Входящая корреспонденция принимается и регистрируется отделением в приходной или регистровой книге. Исходящая корреспонденция оформляется отделением в книге отправлений. Эта исходящая почта отправляется отделением через почтовое отделение или курьера. Обработка почты также известна как «Дарта Чалани». Работа с почтой – одна из важных рутинных функций каждого офиса, которую офисный помощник должен эффективно выполнять.

Обработка входящей корреспонденции

Процесс получения всех писем и документов и систематической регистрации их в книге записей называется обработкой входящей корреспонденции. Порядок обработки входящей корреспонденции следующий:

1. Получение корреспонденции
   Входящая корреспонденция принимается почтовым отделом, который доставляется в офис почтальоном или курьером. Такая почта также может быть получена работником из почтового ящика.
2. Запись почты
   Отдел почтовых отправлений записывает входящую почту в книгу, называемую регистрационной книгой.
3. Проставление почтового штемпеля
   Штамп почтового отдела ставится в верхней части первой страницы письма. Штамп содержит информацию, касающуюся ссылочного номера, номера записи и даты.
4. Нарушение почты
   Отдел рассылки направляет письма соответствующему отделу или органу для их обработки и очистки.
5. Очистка почты
   Соответствующий отдел или орган обрабатывает и проверяет письма на основе их важности и приоритета.

Обработка исходящей корреспонденции

Процесс составления писем и документов и отправки их в соответствующее учреждение или орган после систематической записи в книге отправлений называется обработкой исходящей корреспонденции. Процессы исходящей почты следующие:

1. Составление письма
   Исходящая почта подготавливается соответствующим отделом или органом. Письмо печатается на компьютере. Он подписывается ответственным должностным лицом для его действительности.
2. Сбор почты
   Отдел рассылки собирает всю исходящую почту из соответствующего отдела или отделов. Соответствующий отдел также может отправить исходящую почту в отдел рассылки для окончательной отправки.
3. Учет почты
   Почтовый отдел записывает письма в отдельную книгу, называемую книгой отправки. Книга отправлений — это первичная запись всех писем, отправленных офисом разным лицам и офисам.
4. Штамповка почты
   Письмо складывается и вкладывается в конверт нужного размера. Набирается адрес получателя и конверт заклеивается резинкой, клейкой лентой или виолончельной лентой. Письмо, которое отправляется через почтовое отделение, должно быть проштамповано. Сумма почтового билета зависит от веса письма, типа письма и расстояния.
5. Отправка почты
   Письмо отправляется соответствующему лицу или в учреждение почтовым отделом через почтовое отделение или курьера. Сообщение, выпущенное офисом или организацией по заданной теме для ознакомления людей внутри или за пределами организации, называется служебной информацией. Встречается в письменной форме. В основном это уведомления, циркуляр и обязательный приказ.

Уведомление

Уведомление — это акт предоставления информации по заданной теме заинтересованным лицам внутри или за пределами организации. Это эффективное средство передачи коротких сообщений группе людей. Он содержит важную информацию по теме, которая отображается привлекательно, чтобы заручиться их сотрудничеством. Встречается как в письменной, так и в устной форме. Уведомление выдается общественной организацией, образовательной организацией, коммерческой организацией и правительственной организацией для информирования людей по разным вопросам для разных целей. При составлении и оформлении уведомления следует учитывать следующие основные принципы:

1. Уведомление должно быть как можно короче.
2. Должен содержать четкий заголовок.
3. Должен содержать подзаголовок, чтобы разбить основную информацию.
4. Должен быть напечатан другим размером шрифта.
5. Сообщение должно отображаться привлекательно.
6. Внизу должно быть имя автора, должность и дата.

1. Социальные уведомления
   Уведомления, выпущенные общественными организациями, такими как общество Красного Креста, Maiti Nepal, Nepal scout и т. д., называются социальными уведомлениями. Такое уведомление выдается для информирования общественной, культурной, религиозной и политической среды. Он направлен на улучшение социальной, культурной, религиозной и политической среды посредством ряда благотворительных мероприятий для людей и общества.
2. Географическое уведомление
   Уведомление, выпущенное организацией и адресованное жителям определенного географического района, называется географическим уведомлением. Такое уведомление выдается различными организациями жителям определенного населенного пункта, например деревни, района и региона, для информирования о социальных, образовательных, медицинских, деловых и государственных мероприятиях.
3. Физическое уведомление
   Уведомление, выдаваемое общественной организацией с целью информирования людей об их здоровье и телосложении, называется физическим уведомлением. Такое уведомление выдается для информирования заинтересованных лиц о проводимых мероприятиях по уходу, поддержанию и улучшению состояния их здоровья и физического состояния.
4. Уведомление об образовании
   Уведомление, выдаваемое учебным заведением, таким как школа, кампус или университет, называется уведомлением об образовании. Такое уведомление выдается для информирования студентов, преподавателей, опекунов и других заинтересованных лиц по вопросам, касающимся академической, кружковой и внекруговой деятельности.
5. Деловое уведомление
   Уведомление, выпущенное коммерческой организацией, называется деловым уведомлением. Такое уведомление предназначено для информирования о вопросах, связанных с коммерческой деятельностью, таких как запуск нового продукта, открытие нового филиала, изменение дизайна, качества и цены продукта и назначение нового агента.
6. Уведомление правительства
   Уведомление, выпущенное государственным учреждением, таким как министерство, департамент, конституционный орган, правительственный проект и районные управления по вопросам, касающимся общественных интересов, благосостояния и безопасности. Он также выпускается для того, чтобы дать инструкции по четкой задаче для широкой публики.

Циркуляр

Циркуляр рассылается одновременно многим людям или офисам. Он выдается головным офисом своим филиалам или центральным офисом своим офисам оперативного уровня, предписывая делать или не делать вещи, указанные в нем. Он передает информацию с верхнего уровня на средний уровень и на нижний уровень; это также известно как нисходящая коммуникация.

Важность Циркуляра

1. Он должен быть как можно короче.
2. Он должен быть составлен в специальном бланке.
3. Он должен быть составлен простым, вежливым и правильным языком.
4. Он должен содержать все части, такие как внутренний адрес, приветствие, тело, подпись и должность соответствующего офицера.
5. Он должен быть составлен с упоминанием инструкции, поскольку предлагается следовать заявлению, указанному ниже, в поэтапном циркуляре после написания полного текста циркуляра, полученного вышестоящим офисом.

Проспект, выдаваемый головным офисом всем своим филиалам напрямую или через различные уровни. Циркуляр можно классифицировать следующим образом:

1. Прямой циркуляр
   Прямой циркуляр издается и распространяется во все филиалы или в головной офис. Офис центрального уровня правительства или головной офис предприятия рассылает сообщение напрямую всем филиалам офиса оперативного уровня.
2. Ступенчатое циркулярное письмо
   Ступенчатое циркулярное письмо издается и распространяется по всем филиалам на разных уровнях. Это косвенный циркуляр, в котором сообщение передается из офиса первого уровня в офис второго уровня, из офиса второго уровня в офис третьего уровня и так далее, пока сообщение не достигнет офиса самого низкого уровня.

Обязательный приказ

Обязательный приказ — это указание соответствующего органа своему подчиненному персоналу предпринять действия в соответствии с соответствующим правилом в отношении письменного запроса, сделанного отдельным лицом или организацией в отношении определенной работы. Как только приказ издан начальником в письменной форме, подчиненный персонал обязан предпринять соответствующие действия как можно скорее. Обязательный порядок также известен как «Ток Аадеш».

Что следует помнить

• Обработка почты – это систематический процесс получения, регистрации и отправки входящих и исходящих писем и документов.
• Процесс обработки входящей почты включает получение почты, запись почты, печать почты, тревожную почту и очистку почты.
• Процесс обработки исходящей корреспонденции включает составление корреспонденции, сбор почты, регистрацию почты, печать почты и отправку почты.
• Уведомление — это действие по предоставлению информации по заданной теме заинтересованным лицам внутри или за пределами организации.
• Циркуляр представляет собой письменную информацию по заданному вопросу, издаваемую и распространяемую ведомством или организацией среди большого числа лиц или ведомств в том же стиле и на том же языке.

• Включает в себя все отношения, установившиеся между людьми.
• В обществе может быть более одного сообщества. Сообщество меньше, чем общество.
• Это сеть социальных отношений, которую нельзя увидеть или потрогать.
• общие интересы и общие цели не нужны обществу.

Видеоролики по работе с почтой и офисной информацией

Вопросы и ответы

Обработка почты – это процесс получения, регистрации и отправки полученных и отправленных писем и документов надлежащим образом. Входящая корреспонденция принимается и регистрируется отделением в приходной или регистровой книге. Исходящая корреспонденция оформляется отделением в книге отправлений. Эта исходящая почта отправляется отделением через почтовое отделение или курьера. Обработка почты также известна как «Darta ChalaniI». Работа с почтой – одна из важных рутинных функций каждого офиса, которую офисный помощник должен эффективно выполнять.

Обработка входящей корреспонденции

Процесс получения всех писем и документов и систематической регистрации их в книге записей называется обработкой входящей корреспонденции. Порядок обработки входящей корреспонденции следующий:

1. Получение корреспонденции
   Входящая корреспонденция принимается почтовым отделом, который доставляется в офис почтальоном или курьером. Такая почта также может быть получена работником из почтового ящика.
2. Запись почты
   Отдел почтовых отправлений записывает входящую почту в книгу, называемую регистрационной книгой.
3. Проставление почтового штемпеля
   Штамп почтового отдела ставится в верхней части первой страницы письма. Штамп содержит информацию, касающуюся ссылочного номера, номера записи и даты.
4. Нарушение почты
   Отдел рассылки направляет письма соответствующему отделу или органу для их обработки и очистки.
5. Очистка почты
   Соответствующий отдел или орган обрабатывает и проверяет письма на основе их важности и приоритета.

Обработка исходящей корреспонденции

Процесс составления писем и документов и отправки их в соответствующее учреждение или орган после систематической регистрации в книге отправлений называется обработкой исходящей корреспонденции. Процессы исходящей почты следующие:

1. Составление письма
   Исходящая почта подготавливается соответствующим отделом или органом. Письмо напечатано на компьютере. Он подписывается ответственным должностным лицом для его действительности.
2. Сбор почты
   Отдел рассылки собирает всю исходящую почту из соответствующего отдела или отделов. Соответствующий отдел также может отправить исходящую почту в отдел рассылки для окончательной отправки.
3. Учет почты
   Почтовый отдел записывает письма в отдельную книгу, называемую книгой отправки. Книга отправлений — это первичная запись всех писем, отправленных офисом разным лицам и офисам.
4. Штамповка почты
   Письмо складывается и вкладывается в конверт нужного размера. Набирается адрес получателя и конверт заклеивается резинкой, клейкой лентой или виолончельной лентой. Письмо, которое отправляется через почтовое отделение, должно быть проштамповано. Сумма почтового билета зависит от веса письма, типа письма и расстояния.
5. Отправка почты
   Письмо отправляется соответствующему лицу или в учреждение почтовым отделом через почтовое отделение или курьера. Сообщение, выпущенное офисом или организацией по заданной теме для ознакомления людей внутри или за пределами организации, называется служебной информацией. Встречается в письменной форме. В основном это уведомления, циркуляр и обязательный приказ.

Уведомление — это действие по предоставлению информации по заданной теме заинтересованным лицам внутри или за пределами организации. Это эффективное средство передачи коротких сообщений группе людей. Он содержит важную информацию по предмету, который привлекательно перемещается, чтобы добиться их сотрудничества. Встречается как в письменной, так и в устной форме. Уведомление выдается общественной организацией, образовательной организацией, коммерческой организацией и правительственной организацией для информирования людей по разным вопросам для разных целей. При составлении и оформлении уведомления следует учитывать следующие основные принципы:

1. Уведомление должно быть как можно короче.
2. Должен содержать четкий заголовок.
3. Должен содержать подзаголовок, чтобы разбить основную информацию.
4. Должен быть напечатан другим размером шрифта.
5. Сообщение должно отображаться привлекательно.
6. Внизу должно быть имя автора, должность и дата.

Существуют следующие типы уведомлений:

1. Социальное уведомление
   Уведомление, выпущенное общественными организациями, такими как общество Красного Креста, Maiti Nepal, Непальский скаут и т. д., называется социальным уведомлением. Такое уведомление выдается для информирования о деятельности в социальной, культурной, религиозной и политической среде. Он направлен на улучшение социальной, культурной, религиозной и политической среды посредством ряда благотворительных мероприятий для людей и общества.
2. Географическое уведомление
   Уведомление, выпущенное организацией и адресованное жителям определенного географического района, называется географическим уведомлением. Такое уведомление выдается различными организациями жителям определенного населенного пункта, например деревни, района и области, для информирования о социальной, образовательной, медицинской, деловой и государственной деятельности.
3. Физическое извещение
   Извещение, выдаваемое общественной организацией с целью информирования людей об их здоровье и телосложении, называется физическим извещением. Такое уведомление выдается для информирования заинтересованных лиц о проводимых мероприятиях по уходу, поддержанию и улучшению состояния их здоровья и физического состояния.
4. Уведомление об образовании
   Уведомление, выдаваемое учебным заведением, таким как школа, кампус или университет, называется уведомлением об образовании. Такое уведомление выдается для информирования студентов, преподавателей, опекунов и других заинтересованных лиц по вопросам, касающимся академической, кружковой и внекруговой деятельности.
5. Деловое уведомление
   Уведомление, выпущенное коммерческой организацией, называется деловым уведомлением. Такое уведомление для информирования о вопросах, связанных с коммерческой деятельностью, таких как запуск нового продукта, открытие нового филиала, изменение дизайна, качества и цены продукта и назначение нового агента.
6. Уведомление правительства
   Уведомление, выпущенное правительственным учреждением, таким как министерство, департамент, конституционный орган, правительственный проект и районные управления по вопросам, касающимся общественных интересов, благосостояния и безопасности. Он также выпускается для того, чтобы дать инструкции по четкой задаче для широкой публики.

Циркуляр — это циркуляр, который рассылается многим людям или офисам одновременно. Он выдается головным офисом своим филиалам или центральным офисом своим офисам оперативного уровня, предписывая делать или не делать вещи, указанные в нем. Он передает информацию с верхнего уровня на средний уровень и на нижний уровень; это также известно как нисходящая коммуникация. Важность циркулярной связи заключается в следующем:

1. Должно быть как можно короче.
2. Он должен быть составлен в специальном бланке.
3. Он должен быть составлен простым, вежливым и правильным языком.
4. Он должен содержать все части, такие как внутренний адрес, приветствие, тело, подпись и должность соответствующего офицера.
5. Он должен быть составлен с упоминанием инструкции, поскольку предлагается следовать заявлению, указанному ниже, в поэтапном циркуляре после написания полного текста циркуляра, полученного в офисе верхнего уровня.

Обязательный приказ — это указание соответствующего органа своему подчиненному персоналу предпринять действия в соответствии с соответствующим правилом в отношении письменного запроса, сделанного отдельным лицом или организацией в отношении определенной работы. Как только приказ издан начальником в письменной форме, подчиненный персонал обязан предпринять соответствующие действия как можно скорее.