ВикиЧтение
Секретарское дело
Петрова Юлия Александровна
Содержание
2.3. Работа с исходящими и внутренними документами
Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.
Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят следующим образом:
Проверьте!
• Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, индекса, отметку о категории отправления.
• Правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляется по факсу.
• Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Помните!
• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
• Телеграммы отправляются немедленно.
• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.
Примерные формы для работы с исходящими документами
Записи на исполнительном документе
Расчет рассылки
Форма журнала учета исходящих документов
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.
Организация работы с внутренними документами выглядит следующим образом.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Моя работа и ваша работа Одним из моих любимых героев является Стив Джобс, соучредитель и генеральный директор компании «Apple». Если бы не он, моя книга «Богатый папа, бедный папа» вряд ли увидела бы свет в 1997 году и я не смог бы пользоваться своим айфоном для общения со всем
Глава 4 Офис. Домашний офис. Работа с документами Наши две величайшие проблемы — гравитация и кипы бумаг. И если гравитацию можно одолеть, то бумаги непобедимы. Вернер фон Браун Ваша кухня заработала. Неужели не здорово? Теперь вы готовы к первому настоящему набегу на
7. 2. Если ваш бухгалтер «ушел» со всеми документами (случай полного и частичного отсутствия документов) Некоторые руководители и бухгалтера считают, что неведение хозяйственной деятельности в те или иные налоговые периоды так же является основанием для освобождения
Пример 25. Организация учитывает стоимость безвозвратных отходов в составе расходов при исчислении налога на прибыль без закрепления данных норм соответствующими документами Минфин России в письме от 29.08.07 г. № 03-03-06/1/606 разъяснил, что исходя из технологических
Работа с кассовыми документами Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация.
Для оформления кассовых операций используются следующие документы:? Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличныхПопытка отложить принятие закона и заместить его другими документами (весна 2008 — лето 2009 г.) С получением новых полномочий в Минпромторге России создаётся новый Департамент регулирования внутренней торговли, который возглавляет бывший исполнительный директор АКОРТ,
Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве
2.2. Работа с входящими документами Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной
4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ · Не кажется ли вам, что объем поступающей информации, с которой вы должны работать, постоянно растет?· Не приходится ли вам сталкиваться с такой ситуацией, что вы по нескольку раз просматриваете один и тог же материал и никак не можете в
3. Управление документами электронной почты Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации.
ПреимуществаРабота на дому и дистанционная работа Сотрудники, работающие на дому, могут быть приняты на работу в качестве консультантов, аналитиков, дизайнеров, программистов или на различные административные работы. Преимуществами такой формы работы являются следующие:•
Подгруппа управления документами В данную подгруппу входят специалисты по управлению документами и бизнес-персонал, который разбирается в документообороте и использовании документов в своих бизнес-областях. Эта подгруппа вносит вклад в работу других подгрупп,
Глава 17 Выкуп менеджерами: внутренними и сторонними Если вы хотите заработать действительно много денег, подбирайте компанию, где вам предложат не только высокую зарплату и систему премий, но и участие в акционерном капитале. Компании, котирующиеся на рынке ценных бумаг,
10. Работа ума и работа тела В ходе исследования по подготовке отделения фирмы IBM в Санта-Терезе, описанного в главе 9, Мак-Кью и его ассистенты изучили распределение времени по различным режимам работы. В обычный день сотрудники распределяли своё рабочее время следующим
10. Работа ума и работа тела В ходе исследования по подготовке отделения фирмы IBM в Санта-Терезе, описанного в главе 9, Мак-Кью и его ассистенты изучили распределение времени по различным режимам работы. В обычный день сотрудники распределяли своё рабочее время следующим
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.
Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.
Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:
исх. – указывается, что документ является исходящим;
25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;
198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.
Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.
При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.
При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.
Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».
После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.
Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.
Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.
Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.
Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).
В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.
Т.В. Войцехович,
эксперт НААР
Полезная статья? Да / Нет |
Обработка исходящей почты включает следующие этапы:
Процедура для обработки исходящей почты (или) исходящей почты:
почта включает в себя следующие шаги:
1. Сбор писем: Письма, подготовленные в различных отделах, должны быть отправлены в отдел отправки как как можно быстрее. Во многих деловых домах разные ведомственные письма должны быть напечатаны, должным образом подписаны руководителем вместе с адресом конверты в отдел рассылки. Письма нужно положить в лоток с пометкой «Исходящая почта».
2. Разбор Письма: После почта доходит до почтового отделения, они сортируются относительно того, предназначены ли для внутренней или местной доставки или для отправки за пределы фирм и частных лиц. На этом этапе сортировка также необходима, т.к. иногда могут быть письма из разных отделов, адресованные одному и тому же фирме или одному и тому же лицу. Все такие письма можно отправлять под одной обложкой.
3. Запись в Реестр исходящей почты: После сортировки письма заносятся в реестр почты или книга пеона. Письма, отправленные только через почтовое отделение, заносятся в «Реестр исходящей почты». Письма должны быть отправлены через офис peon или вестники записываются в книгу пеонов. Этот регистр также служит записью почтовых расходов. Каждому письму присваивается порядковый номер в соответствии с отправкой книга или книга пеона. Этот же серийный номер также заносится в реестр.
4. Складывание и вставка: После записи письма складываются и вставляются в конверты. Как правило, адреса печатаются на конверте в самом отделении и на конвертах отправляются вместе с письмо. Отправитель перед тем, как вложить письмо в обложку должен проверить – (i) соответствует ли адрес, указанный в письме, адресу адрес, напечатанный на конверте, и (ii) количество вложений соответствует количеству указано в письме. Конверты могут быть адресованы машиной, где сообщения регулярно отправляются одному и тому же адресату. Для обеспечения быстрого и оперативная доставка, необходимо указать полный адрес вместе с пин-кодом.
5. Запечатывание: Конверты могут быть запечатанный пастой или резинкой. Конверты и внутренние буквы должны быть аккуратно сложены и заклеены резинкой. Когда оконные конверты используются, следует проверить, полностью ли виден адрес через окно.
6. Штамповка: После опечатывания буква должен быть соответствующим образом проштампован. Почтовый клерк должен иметь доскональное знание почтовых тарифов, чтобы не более или менее штампы можно ставить. Если наклеено больше марок, чем необходимо, пустая трата денег. С другой стороны, если стоимость марки меньше фактическая ставка, получатель должен заплатить штраф, который повредит репутация фирмы. Для этой цели последний экземпляр Post and Telegraph Справочники по тарифам можно хранить в почтовом отделе для справки. франкирование машины также используются в наши дни.
7. Отправка или доставка Почта: Отправка почта является последним шагом в процессе обработки исходящих почты. Офисные мессенджеры могут отправлять письма на локальные адреса. Зарегистрировано письма, В.П.П. должно быть отправили на почту. В случаях, когда требуется «Сертификат о проводке», их следует отправить на почту вместе со списком писем с необходимая печать, проставленная в списке. Этот список может быть вставлен в исходящие почтовые регистры. Аналогичным образом, подтверждения или квитанции, выданные Почтой Офис тоже должен быть вклеен в реестр.
Учебный материал, Лекционные заметки, Задание, Справочник, Вики-описание объяснение, краткие подробности Глава 8. Секретарская корреспонденция. Процедура обработки исходящих сообщений. Почта (или) Исходящая почта |
регистр Логин
Найдите свой запрос
Обработка почты — это процесс получения, регистрации и отправки писем и документов надлежащим образом. Входящая корреспонденция принимается и регистрируется отделением в приходной или регистровой книге. Исходящая корреспонденция оформляется отделением в книге отправлений. Эта исходящая почта отправляется отделением через почтовое отделение или курьера. Обработка почты также известна как «Дарта Чалани». Работа с почтой – одна из важных рутинных функций каждого офиса, которую офисный помощник должен эффективно выполнять.
Процесс получения всех писем и документов и систематической регистрации их в книге записей называется обработкой входящей корреспонденции. Порядок обработки входящей корреспонденции следующий:
Процесс составления писем и документов и отправки их в соответствующее учреждение или орган после систематической записи в книге отправлений называется обработкой исходящей корреспонденции. Процессы исходящей почты следующие:
Уведомление — это акт предоставления информации по заданной теме заинтересованным лицам внутри или за пределами организации. Это эффективное средство передачи коротких сообщений группе людей. Он содержит важную информацию по теме, которая отображается привлекательно, чтобы заручиться их сотрудничеством. Встречается как в письменной, так и в устной форме. Уведомление выдается общественной организацией, образовательной организацией, коммерческой организацией и правительственной организацией для информирования людей по разным вопросам для разных целей. При составлении и оформлении уведомления следует учитывать следующие основные принципы:
Циркуляр рассылается одновременно многим людям или офисам. Он выдается головным офисом своим филиалам или центральным офисом своим офисам оперативного уровня, предписывая делать или не делать вещи, указанные в нем. Он передает информацию с верхнего уровня на средний уровень и на нижний уровень; это также известно как нисходящая коммуникация.
Важность Циркуляра
Проспект, выдаваемый головным офисом всем своим филиалам напрямую или через различные уровни. Циркуляр можно классифицировать следующим образом:
Обязательный приказ — это указание соответствующего органа своему подчиненному персоналу предпринять действия в соответствии с соответствующим правилом в отношении письменного запроса, сделанного отдельным лицом или организацией в отношении определенной работы. Как только приказ издан начальником в письменной форме, подчиненный персонал обязан предпринять соответствующие действия как можно скорее. Обязательный порядок также известен как «Ток Аадеш».
Обработка почты – это процесс получения, регистрации и отправки полученных и отправленных писем и документов надлежащим образом. Входящая корреспонденция принимается и регистрируется отделением в приходной или регистровой книге. Исходящая корреспонденция оформляется отделением в книге отправлений. Эта исходящая почта отправляется отделением через почтовое отделение или курьера. Обработка почты также известна как «Darta ChalaniI». Работа с почтой – одна из важных рутинных функций каждого офиса, которую офисный помощник должен эффективно выполнять.
Процесс получения всех писем и документов и систематической регистрации их в книге записей называется обработкой входящей корреспонденции. Порядок обработки входящей корреспонденции следующий:
Процесс составления писем и документов и отправки их в соответствующее учреждение или орган после систематической регистрации в книге отправлений называется обработкой исходящей корреспонденции. Процессы исходящей почты следующие:
Уведомление — это действие по предоставлению информации по заданной теме заинтересованным лицам внутри или за пределами организации. Это эффективное средство передачи коротких сообщений группе людей. Он содержит важную информацию по предмету, который привлекательно перемещается, чтобы добиться их сотрудничества. Встречается как в письменной, так и в устной форме. Уведомление выдается общественной организацией, образовательной организацией, коммерческой организацией и правительственной организацией для информирования людей по разным вопросам для разных целей. При составлении и оформлении уведомления следует учитывать следующие основные принципы:
Существуют следующие типы уведомлений:
Циркуляр — это циркуляр, который рассылается многим людям или офисам одновременно. Он выдается головным офисом своим филиалам или центральным офисом своим офисам оперативного уровня, предписывая делать или не делать вещи, указанные в нем. Он передает информацию с верхнего уровня на средний уровень и на нижний уровень; это также известно как нисходящая коммуникация. Важность циркулярной связи заключается в следующем:
Обязательный приказ — это указание соответствующего органа своему подчиненному персоналу предпринять действия в соответствии с соответствующим правилом в отношении письменного запроса, сделанного отдельным лицом или организацией в отношении определенной работы. Как только приказ издан начальником в письменной форме, подчиненный персонал обязан предпринять соответствующие действия как можно скорее.
Об авторе