Факсимильная печать на документах правомерно или нет – Законна ли факсимильная подпись на документах

Факсимильная печать на документах правомерно или нет – Законна ли факсимильная подпись на документах

Содержание

Законна ли факсимильная подпись на документах

Автор: Оксана Кофтова, юрисконсульт. Дата публикации: .

Факсимильная подписьНе на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Статья опубликована в журнале "Бухгалтерские вести" №32 за август 2012 года

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности - письменного соглашения.

Взыскание задолженности, оспаривание решений государственных органов, защита интересов бизнеса в судах всех инстанций

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/[email protected] "Об использовании факсимиле подписи").

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

delconsult.ru

Где можно использовать факсимиле в 2019 году

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/[email protected]

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентом Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимиле Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее время Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

jurist-protect.ru

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.

Содержание журнала № 4 за 2011 г.

В.А. Полянская, экономист

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

01.02.2011

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия» ООО «Смелость»
А.Е. Зуе­ва Н.П. Сокольский
 
НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009.

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

  • на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126;
  • на бухгалтерской отчетности;
  • на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П. Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И;
  • на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/[email protected], и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164.

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ.

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297. Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиковПостановления ФАС УО от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 № Ф03-А37/08-2/2876; ФАС ПО от 19.07.2007 № А65-3666/2006, от 03.05.2007 № А57-4249/06.

В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.

Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.

***

Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2019 г.
  1. О сроках хранения документов и не только, № 9
  2. Бухгалтерская справка: образцы, которые пригодятся в учете, № 13
  3. Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете, № 10
2018 г.
  1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  2. Оформляем доверенность правильно, № 3
  3. В новый год со «старым» директором, № 24
  4. Как организовать работу с персональными данными сотрудников, № 23
  5. Применяем УПД с середины года, № 2
  6. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
  7. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
  8. Заверение копий документов: новые правила, № 12
  9. Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.
  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

glavkniga.ru

Последствия применения факсимиле

Аборин Дмитрий Евгеньевич,
ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.

Что такое факсимиле

Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д1. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон2. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Легализуем применение

Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

Важно помнить, что само соглашение об использовании клише-печати необходимо подписать собственноручно.

По взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений. Бытует мнение, что это поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера, например в случае использования иного клише в целях дальнейшего признания недействительности сделки. Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой возможно только путем проведения экспертизы. Кроме того, в таком случае даже обычная утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного клише.

В то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без каких-либо оговорок, то любой из применяемых оттисков подписи будет иметь юридическую силу.

Организуем использование

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

Ограничения для факсимиле

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:

  • на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
  • платежные документы;
  • случаи оформления карточки с образцами подписей;
  • доверенности;
  • векселя.
Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

Что в итоге

Представим выводы в виде таблицы, в которой приведем оценку правомерности использования факсимиле при составлении и оформлении различных видов документов.

www.klerk.ru

Факсимиле – экономия времени или риск?

Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

 

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1.
Правовая основа

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако ­Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Фрагмент документа

 

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются также некоторые международные конвенции, участницами которых выступает Россия. Так, в Будапештской конвенции о договоре перевозки грузов по внутренним водным путям (КПГВ) от 22.06.2001 г. установлено, что подпись грузоотправителя на транспортном документе может быть проставлена от руки, в виде факсимильной печати, пробита или проштемпелевана, проставлена в виде символов или нанесена при помощи любого другого механического или электронного средства, если это не запрещается законодательством государства, где выдается транспортный документ.

Когда можно использовать факсимиле

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии дейст­венного механизма установления достоверности документов, ­подписанных ­с использованием факсимиле подписи ­соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Фрагмент документа

 

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские ­показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Судебно-арбитражная практика

 

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения ­подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, ­подписанный факсимильным способом.

В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих ­доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

Аналогичная позиция изложена в определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2008 г. по делу № 653/08, которая в силу правил ст. 16 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации является обязательной при проверке кассационной инстанцией законности обжалуемых судебных актов.

Проиллюстрировать данную ситуацию также можно следующим примером.

Пример 1

 

ООО «Ромашка» сдало в аренду ООО «Арго» нежилое помещение. При этом между сторонами был подписан договор аренды, а также составлен акт приема-передачи помещения. Когда срок договора закончился, стороны решили его пролонгировать, при этом было заключено дополнительно соглашение о повышении ставки арендной платы. ООО «Арго» заключило указанное соглашение путем проставления факсимиле (при этом в соглашении не было предусмотрено использование факсимиле) и продолжило платить аренду по старой ставке. В связи с тем, что нарушаются условия договора, ООО «Ромашка» подало в суд на арендатора, требуя взыскания неоплаченной части аренды. Тем не менее требования арендодателя удовлетворены не были по причине отсутствия оригинальной подписи арендатора. Суд признал дополнительное соглашение об установлении более высокой арендной ставки незаключенным в связи ­с несоблюдением письменной формы сделки.

Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это лишь редкое исключение из правил. Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (то есть выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора. Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет правовые последствия.

Судебно-арбитражная практика

 

Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07

Арбитры указали на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, проблема снимается.

Кроме того, необходимо учитывать специфику отношений между контрагентами.

Постановление ФАС ДО от 03.05.2007 г., 25.04.2007 г. № Ф03-А51/07-2/893 по делу № А51-13268/2006-24-417

На спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В этой связи суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК Р

Использование факсимиле при совершении иных сделок

Вышеуказанные условия использования факсимиле касаются договоров, заключенных в письменной форме. Но как быть при совершении других сделок?

Руководствуясь той же статьей ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в законе либо ином нормативном акте. Так, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г. по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что само по себе обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Итак, если о применении факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция отражена более ярко, то о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не говорится.

Ведь согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм. В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.

Так, согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные ­документы, ­на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива.

Судебно-арбитражная практика

 

В постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 г. № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле). Сославшись, в частности, на ст. 160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Кроме того, нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 Трудового кодекса. Руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе. Данная норма установлена пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г. № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г. № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя ­подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе ­собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г. № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), но в нормативном порядке иной, кроме ­собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, ­расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г. № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 г. № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим указанием Банка России от 21.06.2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собст­венноручной ­подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

Как избежать неблагоприятных последствий

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие ­существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Мнение

 

Елена Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии ­Управляющих Документацией:

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, могу сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись ­генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной ­переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать ­факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  • специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
  • двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

1

2

www.klerk.ru

Факсимильная печать на документах правомерно или нет — Прочитать Ответ

Автор Мария На чтение 11 мин. Просмотров 3 Опубликовано

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Где можно использовать факсимиле в России в 2019 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Факсимиле — что это? Печати и штампы

Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в инструкции по делопроизводству для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле — что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.

Суды тоже подчеркивают, что каких-либо норм, которые бы позволяли ставить факсимиле автографа как налогоплательщикам, так и должностным лицам налоговых инспекций, не существует на сегодняшний день. Исходя из этого, суды также запрещают использовать факсимиле для счетов-фактур. В то же время некоторые все же придерживаются мнения о том, что вычет налогов на добавленную стоимость, который подается в виде счета-фактуры, все же можно подписать с помощью факсимиле.

Законна ли факсимильная подпись на документах

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/[email protected] «Об использовании факсимиле подписи»).

Факсимильная печать на первичке, допустима ли?>

Вопрос: Поставщик представил на отгруженную партию товаров накладную без печати. Правомерно ли это? Можно ли на основании такой накладной отразить расходы в налоговом учете в целях исчисления налога на прибыль?

При этом в постановлении ФАС МО от 11 октября 2012 г. по делу N А41-42570/11 отмечено, что если сторонами в договоре возможность использования факсимильной подписи не предусмотрена, то факсимильная подпись на акте, даже и заверенная печатью контрагента, не является доказательством факта совершения хозяйственной операции. Поэтому при проставлении факсимиле на документах существуют налоговые риски в части:

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Отсутствие печати и правомерность факсимильной подписи Генерального директора и Главного бухгалтера

В соответствии с действующим налоговым законодательством счета-фактуры должны подписываться лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции, и скрепляются печатью организации, зарегистрированной в установленном порядке.

Статья 169 НК РФ п.6 не содержит запрета на проставление на счете-фактуре факсимильных подписей. Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, поскольку факсимиле, согласно определению, данному в толковом словаре, — это клише, печать, воспроизводящая собственноручную подпись какого-либо лица. Т.о., если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, то у налогоплательщика в силу положений НК РФ возникает право на зачет суммы налога.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Может ли использоваться факсимильная печать на платежных документах

Скажите пожалуйста, может ли использоваться факсимильная печать на платежных документах, и если — да, то на основании какого нормативного акта. И можно ли главному бухгалтеру дублировать подписывться за генерального директора, который просто физически не может подписать такую гору документов.

Следует ответить отрицательно по следующим основаниям.
1. Согласно Положению ЦБ РФ № 2-П о безналичных расчетах в РФ, расчетные документы должны содержать, в том числе, подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица). Использование аналогов собственноручной подписи допускается в случаях, определенных законодательством и банковскими правилами.
Поскольку банки, принимая расчетные документы обязаны сличить подписи на расчетных документах с подписью на карточке с образцами подписей, то сходства, в случае применения факсимиле, не будет и банк откажет в приеме документов. В силу п.2 Указания ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У, применение факсимильной подписи для заполнения карточки не допускается. Таким образом банковские правила не допускают использование факсимиле в расчетных документах. Законом «О бухгалтерском учете», ст. 9 предусмотрено, что первичные учетные документы должны содержать ЛИЧНЫЕ подписи ответственных должностных лиц.
2. Главный бухгалтер (бухгалтер) обладает правом второй подписи и ему не может принадлежать право первой подписи.
3. В Вашей ситуации есть другой законный способ. Согласно п. 3 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных
документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с
денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером ИЛИ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ИМИ НА ТО ЛИЦАМИ.
Следовательно, необходимо приказом определить таких лиц, с полномочиями на подпись платежных документов. Соответственно, если такие лица будут подписывать банковские документы (расчетные) необходимо представить в банк новую карточку с образцами подписей этих новых лиц.
С уважением,

Факсимильная печать

Цена изготовления печати нашей компанией является приемлемой для среднего потребительского уровня, для начала процесса необходим всего лишь пример подписи автора. Факсимильный штамп иногда не внушает доверия при утверждении документальных обязательств, поэтому параллельно с факсимиле рекомендуется пользоваться правом ручной подписи. Данное требование касается документации, определяющей наличие материальной ответственности. Такое поведение крупных бизнесменов объясняется возможностью получения подписи владельца печати без его ведома. Личный автограф владельца или управляющего компанией всегда приветствуется при деловых встречах и заключении договоров, факсимиле применяется для подписей в рабочем порядке.

Совершение сделки, заверенной оттиском с подписью, должно происходить только с соглашения обеих сторон. Данный акт о соглашении необходим для признания сделки законной, в противном случае используется право только оригинальной подписи. Письменное согласие поможет избежать возникновения спорных ситуаций и экономии времени в дальнейшем.

В каких случаях можно использовать факсимиле

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

Скажите пожалуйста, может ли использоваться факсимильная печать на платежных документах

Поскольку банки, принимая расчетные документы обязаны сличить подписи на расчетных документах с подписью на карточке с образцами подписей, то сходства, в случае применения факсимиле, не будет и банк откажет в приеме документов. В силу п.2 Указания ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У, применение факсимильной подписи для заполнения карточки не допускается. Таким образом банковские правила не допускают использование факсимиле в расчетных документах. Законом «О бухгалтерском учете», ст. 9 предусмотрено, что первичные учетные документы должны содержать ЛИЧНЫЕ подписи ответственных должностных лиц.

1. Согласно Положению ЦБ РФ № 2-П о безналичных расчетах в РФ, расчетные документы должны содержать, в том числе, подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица). Использование аналогов собственноручной подписи допускается в случаях, определенных законодательством и банковскими правилами.

О печати и факсимиле на документах

А вот в договорах с контрагентами факсимиле можно использовать. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев. Однако для этого заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Соглашение это обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08).

Поэтому, если покупатель не будет использовать печать, есть вероятность, что поставщики станут чаще требовать доверенность на получение товаров. Даже в ситуациях, когда такой документ не является необходимым. Например, если поставщик доставляет товары покупателю и передает их работнику, ответственному за приемку продукции.

Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)

Между тем, в целях защиты своих прав при ведении предпринимательской деятельности, процесс заключения и исполнения соответствующих договоров должен сопровождаться обменом исключительно оригиналов документов.

Согласно части 1 статьи 6 Закона о подписи, «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Можно ли подавать документы в фсс с факсимильной печатью

Применительно к собственноручной подписи порядок использования ее факсимильного воспроизведения в целях совершения гражданско-правовых сделок установлен в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, согласно которому использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из «иных правовых актов» можно упомянуть, в частности, приказ МВД от 6 февраля 2007 года № 130, которым была утверждена инструкция, допускающая использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (заместителя руководителя) на документах, не влекущих за собой материальную ответственность, а также приказ Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 года № 179, которым утверждена инструкция по делопроизводству

jurist-161.ru

ᐉ Факсимильная печать на документах правомерно или нет. mainurist.ru

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Может ли использоваться факсимильная печать на платежных документах

Поскольку банки, принимая расчетные документы обязаны сличить подписи на расчетных документах с подписью на карточке с образцами подписей, то сходства, в случае применения факсимиле, не будет и банк откажет в приеме документов. В силу п.2 Указания ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У, применение факсимильной подписи для заполнения карточки не допускается. Таким образом банковские правила не допускают использование факсимиле в расчетных документах. Законом «О бухгалтерском учете», ст. 9 предусмотрено, что первичные учетные документы должны содержать ЛИЧНЫЕ подписи ответственных должностных лиц.

Скажите пожалуйста, может ли использоваться факсимильная печать на платежных документах, и если — да, то на основании какого нормативного акта. И можно ли главному бухгалтеру дублировать подписывться за генерального директора, который просто физически не может подписать такую гору документов.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Законна ли факсимильная подпись на документах

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Факсимильная печать

Факсимильная печать представляет штамп, полностью отображающий ручную подпись руководителя компании любой формы собственности или любого уполномоченного человека. Факсимиле является высококачественным оттиском с подписью, сделанной на основе печати, зачастую используемой для подписания многочисленных бумажных источников информации.

Зачастую факсимильная печать используется для подтверждения документов, не предусматривающих материальной ответственности. Среди них самыми востребованными бумагами есть наградные распоряжения, поздравительные бумаги и информирующие письма. Законом Российской Федерации регламентируется соотношение ручной подписи и факсимильной путем установления одинаковой юридической силы. Факсимиле, принадлежащее определенному лицу, может быть использовано другим человеком только при документально подтвержденном разрешении обладателя штампа.

Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)

Правомерность изложенной позиции подтверждается существующей судебной практикой, в т.ч. Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2010 года № А56-13328/2009, Постановлением ФАС Уральского округа от 13.12.2010 года № Ф09-10256/10-СЗ, Постановлением Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.01.2011 года № АП-13499/2010-ГК, Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 13.08.2009 года № Ф03-3794/2009, Определением ВАС РФ от 07.02.2008 года № 653/08 по делу № А09-8896/06-4.

1. Факсимильные копии документов и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде) расцениваются судом как доказательства по делу при условии наличия в договоре/соглашении пункта, в соответствии с которым данные копии имеют статус оригиналов.

Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов

При заключении всевозможных договоров (поставки товара, купли-продажи и т.д.) с контрагентами факсимиле может иметь юридическую силу, если юрист прописал это отдельным пунктом в договоре или составил специальный приказ о факсимильной подписи для этого соглашения. В противном случае суд просто не признает такой документ.

Законность факсимиле также прописывается в специальных инструкциях и положениях МВД и Верховного суда России, регламентах органов госвласти и местного самоуправления и т.д. Любая организация может составить собственное положение, где будет прописано, имеет ли факсимиле юридическую силу, издать приказ или вписать отдельным пунктом в договоре с контрагентом. В правовых актах обязательно нужно указать конкретные документы, где разрешается и запрещается факсимиле руководителя.

Законны ли документы с подписью факсимиле

В частности, Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина в письме от 15 марта 2010 года № 03-02-08/13, отвечая на вопрос налогоплательщика о том, имеет ли юридическую силу налоговое уведомление на уплату транспортного налога или налога на имущество граждан, если в нем вместо подписи стоит факсимиле представителя налоговой инспекции, указал, со ссылкой на упомянутое письмо МНС РФ, что должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Разъяснение аналогичного характера содержится также в письме Министерства финансов от 26 октября 2005 года № 03-01-10/8-404.

При использовании факсимильной подписи на основании соглашения сторон действующая практика исходит из недопустимости применения факсимиле для подписания самого соглашения, предусматривающего такую возможность, на что неоднократно указывали финансовые, налоговые и судебные органы (см., например, постановление ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04).

Факсимильная подпись на документах

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 закона О бух учете к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку , операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимильной подписи, если стороны в договоре согласовали использование факсимиле на документах. Что это значит? Что договор подписывается ЖИВОЙ подписью, а потом все последующие документы и доп соглашения по договору — с использованием факсимиле. Как видно, условие об использовании копии подписи предварительно нужно согласовать живыми подписями. Обычно в договоре так и прописывают, что стороны пришли к соглашению, что такие то документы будут подписываться факсимиле.

Факсимильная подпись: изготовление, использование

В ТК нет запрета либо ограничения на использование копии подписи. Однако возможность ее применения должна фиксироваться в локальных актах компании. В них также может приводиться перечень бумаг, на которых клише может заменять оригинал. Таким образом, копия на приказах, контракте, распоряжениях о переводе и прочих актах будет вполне законной.

Перед заключением договора, который будет удостоверен факсимильной подписью, следует составить соглашение о порядке применения этого реквизита. Каких-либо особенных сложностей в его оформлении на практике не возникает. В соглашении обычно пишут, что факсимильная подпись обладает такой же силой, что и оригинальная роспись уполномоченного лица. Стороны, таким образом, признают правомочность и законность бумаг, которые завизированы ею. Как выше было сказано, такой же пункт можно предусмотреть непосредственно в основном договоре. Последний вариант в последнее время более популярен. Кроме этого, целесообразно заранее предусмотреть, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Например, это могут быть заявки, промежуточные отчеты, заказы, информационные или гарантийные письма, справки, дополнительные соглашения и так далее. Следует также четко обозначить круг лиц, которые могут применять клише, сделать факсимильную подпись и приложить образцы оттисков.