Форма докладной записки образец: Образец докладной записки в 2022-2023 году. Докладная записка на сотрудника

Форма докладной записки образец: Образец докладной записки в 2022-2023 году. Докладная записка на сотрудника

Образец докладной записки | Делопроизводство

Помещено в тему: Информационно-справочные документы

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И. Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р. В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

К записи 668 комментариев

« Старые комментарии

Шаблон докладной записки

Содержание

• 1 Виды докладных записок
• 2 Структура документа
• 3 Докладные записки на сотрудников
• 4 Образец докладной записки на сотрудника
• 5 Виды докладных записок
• 6 Структура документа
• 7 Докладные записки на сотрудников
• 8 Образец докладной записки на сотрудника
• 9 Виды докладных записок
• 10 Структура документа

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

[/stextbox]

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач.

Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

[/stextbox]

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

[/stextbox]

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Владимир Ежов

Позвольте представиться на нашем ресурсе. Меня зовут Владимир Ежов. В настоящее время я уже более 6 лет работаю юрисконсультом в крупной компании. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

примеров заметок | Scribendi

Автор Scribendi

---

Как и большинство письменных форм, заметки содержат так много правил, инструкций и рекомендаций, что некоторые из них легко забыть. Поскольку мы уже рассмотрели, что нужно и что нельзя делать при написании меморандума, давайте рассмотрим эти правила на практике, используя приведенные ниже примеры меморандумов.

Характеристики памятки

При чтении этих примеров написания памятки обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:

• Адресовано ли оно нужной аудитории?
• Точно ли строка темы передает ее содержание?
• Предупреждает ли он возможные возражения и устраняет их?
• Отформатирован ли он четко и последовательно?

Учитесь на примере нашего формата заметок

При рассмотрении примеров написания заметок обратите особое внимание на структуру.

• В первом абзаце следует повторить цель меморандума, указанную в строке темы.
• Обратите также внимание на то, как каждый из последующих абзацев наших меморандумов основывается на этом вступительном заявлении и подробно объясняет цель меморандума.
• Ненужная информация должна быть удалена, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.

Если вы не знаете, что включить в свою записку, а что опустить, отправьте ее в пятизвездочную корректорскую службу Scribendi.

Пример стандартного формата написания заметок читайте далее.

Пример служебной записки 1: Общая служебная записка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Всем сотрудникам

От: Руководителю

Дата: 27 мая 2021 г.

Мне стало известно, что многие в офисе проводят время за микроиграми на домашней странице Google. Эта памятка является напоминанием о том, что нужно использовать рабочее время для работы.

Согласно недавней статье, оценочная ежедневная стоимость людей, которые вместе играют в эти игры вместо того, чтобы работать, составляет более 120 миллионов долларов США, что рассчитывается на основе увеличения среднего ежедневного времени, проводимого на главной странице Google (36 секунд).

Если применить эти оценки к нашим 600 офисным служащим, то получится около 700 долларов еженедельных убытков.

Это консервативная оценка, учитывая обширные дискуссии, которые ведутся о том, чтобы превзойти текущий рекорд офиса. Дополнительные расходы быстро накапливаются.

Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место монотонной работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду и понимаю, что мы определенно не будем прибыльными, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание об осторожности в использовании рабочего времени.

Спасибо,

Менеджер

Ссылка:

Райт, Тони. (2010). Трагическая стоимость Google Pac-Man — 4,82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. с: https://blog.rescuetime.com/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/

Пример служебной записки 2: Ведомственная служебная записка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Отделу компьютерного программирования

От: вице-президента Ламберга

Дата: 19 февраля 2021 г.

Тема: Приложение титульных листов к отчетам TPS

Напоминаем отделу, что с сегодняшнего дня мы подаем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.

Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено краткое изложение отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также содержат новый логотип Initech.

Хотя поначалу это изменение может показаться головной болью и дополнительным шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что нашим клиентам будет доставлен запутанный и неточный продукт.

Обязательно следуйте этой новой процедуре.

С наилучшими пожеланиями,

Вице-президент Ламберг

Пример памятки 3: Пример меморандумы для студентов

Меморандум

к: Все студенты-психологии первого года

Из: профессор Дженкинс

Дата: 23 октября 2021

Тема: Обновление задания на эту неделю

Уважаемые студенты,

Сообщаем вам об ошибке в списке литературы на эту неделю.

Список литературы, который вы получили, датирован прошлым годом и устарел. С тех пор мы внесли изменения, и эти изменения описаны ниже.

Вместо чтения глав 1–3 книги «Психологическая наука» и глав 6–8 книги «Нейробиология» прочитайте главы 2–3 книги «Психологическая наука» и главы 5–8 книги «Нейробиология» .

Обязательно следуйте этим новым инструкциям.

С уважением,

Профессор Дженкинс

Заключение

Следуя этим примерам меморандумов и нашему формату написания меморандумов и обращаясь к вашей аудитории ясным и кратким языком, вы сделаете свою переписку более эффективной.

Если у вас мало времени или вы хотите, чтобы эксперт проверил вашу записку, воспользуйтесь услугами корректора Scribendi.

Доведите свой текст до совершенства с помощью профессиональной корректуры

Получите бесплатный образец или получите мгновенное предложение и разместите заказ по номеру ниже

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира над совершенствованием их текстов. Они знают, что ни один текст не может быть завершен без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, они коллективно отредактировали миллионы слов и получили множество ученых степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных местах.

Как написать эффективную записку (бесплатный шаблон) [2023] • Asana

Резюме

Записка — это документ или сообщение, отправляемое всей команде, отделу или организации для информирования групп о том, что происходит в компании. Заметки отлично подходят для уведомления сотрудников о новых политиках или передовых методах, запроса отзывов о проекте, обобщения планов действий и многого другого. Узнайте, как создать эффективную заметку и когда ее использовать.

Эффективное общение очень важно. Но вы также хотите убедиться, что это легко усваивается. Наличие шаблонного способа сделать это может не только упростить общение, но и помочь вашим сотрудникам его переварить.

Вот тут-то и пригодится памятка. Шаблон памятки — отличное место для начала, когда вы хотите проинформировать свою команду или отдел о новых процедурах, реализации стратегии или предстоящих проектах. Чтобы четко передать свое сообщение, важно понять, как профессионально написать заметку.

В нашем руководстве рассказывается, что такое заметка, когда ее отправлять, как создать формат, а также советы по эффективному написанию записки. Затем воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном заметки, чтобы составить дорожную карту к успеху.

Что такое памятка?

Меморандум, также известный как меморандум, передает информацию всей организации. В отличие от сообщения один на один, записки обычно имеют большую аудиторию.

Это письмо обычно рассылается всей команде, отделу или организации, чтобы информировать сотрудников о том, что происходит в компании. Памятка может касаться любой важной темы, имеющей широкое значение, от изменения политики до новых клиентов и сокращения бюджета.

Этот тип сообщения можно создать и отправить в электронном виде или распечатать в виде раздаточного материала. Даже если вы знаете всех в своей цепочке общения, очень важно, чтобы эти документы были вежливыми и профессиональными. Если вы сомневаетесь, не используйте смайлики, язык текстовых сообщений и сокращения, чтобы ваше сообщение выглядело более профессионально.

Бесплатный шаблон заметки

Причины отправить записку

Есть много причин, по которым кто-то может отправить записку вместо обычного электронного письма. В то время как электронная почта является неформальной формой общения, записка носит более официальный характер и становится частью документации компании.

Сотрудники более серьезно относятся к памяткам. В результате служебные записки, как правило, гораздо более эффективны при межорганизационном общении. Ниже мы описали некоторые из наиболее распространенных причин.

Памятная банка:

• Объясните изменения политики

• Объявление о предстоящих повестках дня или мероприятиях.

• Запрос рекомендаций или отзывов

• Уведомление сотрудников о проблеме компании или ее решении

Отправка электронных заметок группам сотрудников выгодна, поскольку дает им централизованное место для просмотра сведений о компании. Все получают одну и ту же информацию одновременно, а не слышат ее по слухам.

Как отформатировать заметку

Существует несколько способов структурировать заметку, но большинство заметок имеют одни и те же элементы форматирования. Не стесняйтесь настраивать шаблон заметки, чтобы он соответствовал тону и содержанию сообщения, которое вы хотите отправить.

Тема

Перво-наперво: сделайте правильный шаг, начав меморандум с отличной темы. Лучшие темы заметок должны быть как можно более конкретными.

Например, вместо того, чтобы пометить письмо-памятку как «Корпоративное мероприятие», укажите в строке темы «Ежегодный праздник: дата и подробности».

Четкая строка темы позволяет людям точно знать, что описывает ваша записка, прежде чем открывать ее. Это также упрощает поиск заметки, потому что это означает, что у сотрудников не будет нескольких записок с одной и той же темой в папке «Входящие».

Заголовок

Есть несколько ключевых факторов, которые вы должны включить в заголовок своей памятки. Всегда имейте дату, кому вы его отправляете и от кого записка. Эта информация предоставит контекст о содержании сообщения.

Основное сообщение

Основная часть записки отражает основную цель сообщения. Используйте вступительный абзац, чтобы точно указать, о чем будет остальная часть документа. Сделайте начальный раздел коротким, чтобы максимально эффективно донести свое сообщение.

• Пункт 1 : Используйте такие утверждения, как «Я пишу, чтобы сообщить вам» и «Я запрашиваю информацию о» в начале этого параграфа. Этот первый абзац должен включать наиболее важную информацию в служебной записке.

• Параграф 2 : Второй абзац даст вам возможность предоставить дополнительные сведения и глубже погрузиться в тему.

• Параграф 3 : В третьем абзаце вы даете свой запрос. Примером этого может быть просьба к отделу оставить отзыв о проекте или ответить на приглашение на корпоративное мероприятие к определенной дате.

В некоторых заметках нет вопроса, связанного с представленной вами информацией. Если это так, то вы можете использовать это место как возможность поблагодарить своих коллег за их время.

Перед тем, как отправить записку своим коллегам, ознакомьтесь с политикой массовых коммуникаций в вашей компании. Некоторым компаниям потребуются дополнительные шаги, такие как добавление логотипа вашей организации, названия компании или стандартного размера шрифта. Вам также может потребоваться получить одобрение или разрешение перед отправкой.

Советы по написанию заметки

Теперь, когда вы знаете, что включить в записку, пришло время отточить правильный тон и форматирование. Ниже приведены несколько советов, которые следует учитывать при написании эффективной деловой записки.

• Держите профессиональный тон : Всегда держите свой тон профессиональным, но не стесняйтесь адаптировать его к вашей аудитории и цели.

• Избегайте акронимов и аббревиатур : Укажите акронимы и аббревиатуры, чтобы все получатели могли понять ваше сообщение.

• Оставьте заметку на одной странице : Постарайтесь уместить текст в три абзаца, чтобы кратко изложить свою точку зрения.

• При необходимости используйте насадки : Не стесняйтесь добавлять вложения или листовки, чтобы придать дополнительный контекст вашей заметке, если это необходимо.

• Подумайте о своей целевой аудитории : Измените сообщение электронной почты в зависимости от того, кому вы пишете.

• Сохраняйте единообразие форматирования : Сохраняйте одинаковый шрифт, структуру абзаца, пунктуацию и грамматику во всем тексте.

• Будьте ясны и лаконичны : Сделайте запрос или объявление в начале служебной записки.

• Сохраняйте объективность : При написании делового документа придерживайтесь фактов и воздержитесь от личных предубеждений.

Следуя этим советам и зная, что включать, вы сможете снова и снова создавать профессиональные и лаконичные заметки.

Бесплатный шаблон заметки

Типы заметок

Существует три стиля заметок: наводящий, подтверждающий и запрос. Общий формат и стиль делового письма остаются одинаковыми для всех трех типов служебных записок. Разница заключается в взгляде на вашу аудиторию, тон и объект.

Памятка с рекомендациями

Отправка памятки с рекомендациями — отличный способ найти решение проблем компании. Они часто поощряют творческое мышление, мозговые штурмы и групповые обсуждения.

Когда вы отправляете наводящую записку, лучше использовать позитивный и ободряющий язык. Этот язык поможет вдохновить ваших коллег на поиск нестандартных идей.

Пример: Отправьте наводящую записку, если вы представляете рекламное агентство и ищете групповое обсуждение новых идей для кампании бренда.

Памятка-подтверждение

Используйте памятки-подтверждения для подтверждения устных договоренностей, изложив их в письменной форме. Не забудьте выделить важные аспекты соглашения между сторонами, чтобы у всех было четкое понимание целей.

Завершите служебную записку, спросив у другой стороны, нужны ли ей дополнительные разъяснения или изменения каких-либо деталей. Это поможет избежать путаницы или недоразумений после начала проекта.

Пример : Если вы являетесь руководителем отдела маркетинга, вы можете отправить служебную записку-подтверждение команде DevOps вашей компании во время совместной работы над проектом. Он будет охватывать результаты проекта, обеспечивать понимание всеми заинтересованными сторонами масштаба проекта и гарантировать, что ни у кого не возникнет вопросов.

Памятка запроса

Памятка запроса — это документ или электронное письмо, которое вы можете отправить своей компании, когда у вас есть запрос. Начните этот тип памятки с обоснования того, почему вам нужно выполнить запрос.

Сохраняйте профессиональный и убедительный тон, когда даете рекомендации по решению проблемы. Хотя этот тип языка всегда рекомендуется в служебных записках, он особенно важен в служебных записках.

Пример: Вы должны отправить меморандум с запросом, если вы являетесь менеджером по персоналу и просите сотрудников заполнить свою страховую информацию до истечения срока.

Шаблон памятки

Используйте наш шаблон памятки, чтобы упорядочить документ и каждый раз создавать удачное сообщение. Когда вы отправляете свой меморандум, обязательно правильно заполните строку темы, заголовок и основное сообщение.