Форма это в документообороте: Формализованные и неформализованные документы — Диадок

Форма это в документообороте: Формализованные и неформализованные документы — Диадок

Форматы электронных документов — Диадок

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Содержание

• Электронные и бумажные документы
• Что такое форматы электронных документов
• В чем разница между форматами и формами электронных документов
• Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
• Перечень форматов, утвержденных ФНС России
• Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Оставить заявку

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

• документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
• электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа.

Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

• договоры, соглашения, контракты,
• счета-фактуры,
• первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Подключиться

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

• кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
• транспортная накладная,
• железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Оставить заявку

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

• Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.
  Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

  В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

  К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.

• Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату.
  Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

• УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
• Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
  Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Оставить заявку

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

• акт приемки-сдачи работ,
• ТОРГ-12,
• счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
• универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

• акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
• ТОРГ-12 (произвольная форма),
• акт сверки,
• договор,
• внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

• информационное письмо,
• договор,
• реестры расходов, актов, акционеров общества,
• ведомость за выполненные работы,
• отчет агента,
• товарно-транспортная накладная,
• ценовой лист,
• кредит-нота,
• транспортная накладная,
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
• прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком

Подключиться

зачем нужны и какие используют уже сейчас

Электронный документооборот (ЭДО) между хозяйствующими субъектами представляет собой обмен юридически значимыми документами в цифровом формате. Электронные документы, как и бумажные, должны быть упорядочены, иметь определённую форму и содержание, соответствовать общепринятым стандартам в области делопроизводства и документооборота. С этой целью ФНС России разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации. В статье расскажем о стандартах для систем электронного документооборота и установленных форматах электронных документов.

Почему в ЭДО нужны стандарты

Для понимания вопроса можно сравнить EDI и ЭДО. Система EDI (Electronic Data Interchange) предназначена для обмена электронными данными между контрагентами. Она позволяет отправлять и получать информацию, обеспечивающую ускорение бизнес-процессов: уведомления, сообщения, заказы, каталоги, логистические документы. То есть это электронные документы, которые носят ознакомительный характер, поэтому здесь юридическая значимость не является обязательной. Установленных форм и стандартов в области электронного документооборота EDI нет. Хотя, как и все системы электронного документооборота, EDI должна соответствовать требованиям ГОСТ. 

В системе ЭДО контрагенты обмениваются документами, которые служат основанием для принятия покупателем товаров (работ или услуг) и сумм НДС к вычету, поэтому они должны иметь юридическую силу. Для этого в системе ЭДО документы подписывают электронной подписью. А для удобства как хозяйствующих субъектов, так и государственных органов, необходим единый стандарт оформления — установленные формы электронных документов. 

Какие форматы электронных документов и требования к их оформлению есть уже сейчас

Концепция ФНС России направлена на нормативное правовое регулирование в области создания электронных документов, их подписание с обеспечением юридической значимости и хранение. Основная цель — сформировать оптимальные пути и способы цифровизации документооборота в России, которые будут соблюдать интересы и участников рынка, и органов государственной власти.  

Для реализации этой цели ФНС:

• Разрабатывает востребованные форматы электронных документов.

• Создаёт условия комфортного использования электронных подписей.

• Создаёт единые технологические правила электронного обмена и хранения документов.

• Работает над стандартизацией ЭДО. 

• Создаёт комфортные условия взаимодействия хозяйствующих субъектов с органами контроля и исполнительной власти. 

• Развивает международный ЭДО. 

Уже сейчас есть несколько унифицированных форм документов, которыми ФНС призывает пользоваться. Они носят рекомендательный характер. То есть налогоплательщик самостоятельно решает, будет ли он использовать эти или самостоятельно разработанные документы. Но многие компании отмечают, что именно унифицированные формы удобнее использовать для отражения фактов хозяйственной деятельности. 

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ предоставляет возможность объединения информации, которая отражается в первичных учётных документах и счетах-фактурах, исключая дублирование и нарушение законодательства. 

Загрузить

Универсальный корректировочный документ (УКД)

Универсальный корректировочный документ оформляется, когда в УПД необходимо внести изменения в первичные учётные документы и счета-фактуры по общей стоимости товаров (работ или услуг) или переданных имущественных прав.

Загрузить

Акт о расхождении по форме ТОРГ-2

Этот документ оформляется, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду и другим заявленным признакам.

Загрузить

Товарная накладная по форме ТОРГ-12

Это первичный учётный документ, на основании которого оформляют отпуск товарно-материальных ценностей контрагентам и ведут учёт выполненных операций. Документ оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца покупателю. 

Загрузить

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Этот документ подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он служит приложением к договору подряда и основанием для завершения расчётов с исполнителем. 

Загрузить

Электронная транспортная накладная, сопроводительная ведомость и заказ-наряд

С 12 января 2022 года действуют унифицированные формы электронных перевозочных документов — транспортной накладной, сопроводительной ведомости, заказ-наряда. Они через оператора ЭДО передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему, обеспечивающую взаимодействие участников рынка грузоперевозок.  

Загрузить

С электронными перевозочными документами можно работать в сервисе ЭТрН от СберКорус. А все остальные перечисленные выше документы легко создавать и передавать контрагентам через сервис ЭДО СФЕРА Курьер. Сервис поддерживает более 260 типов документов. Можно обмениваться структурированными документами, утверждёнными ФНС России и Минфин, и документами в свободном формате. 

В таблице ниже представлена нормативная документация, которая утверждает и регулирует использование унифицированных форматов электронных документов.

 

Название	Реквизиты приказа	Дата актуализации
Универсальный передаточный документ (УПД)	Приказ ФНС России от 19. 12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме»	19.12.2018
Универсальный корректировочный документ (УКД)	Приказ ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа, (факт уведомления) покупателя подтверждающего согласие на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме»	12. 10.2020
Акт о расхождении по форме ТОРГ-2	Приказ ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме»	27.08.2019
Товарная накладная по форме ТОРГ-12	Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»	08.04.2019
Акт выполненных работ (оказанных услуг)	Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»	08. 04.2019
Электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказ-наряд	Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда»	12.01.2022

Создать автоматизированный рабочий процесс для Microsoft Forms

Microsoft формы

Интеграция

Интеграция

Создать автоматизированный рабочий процесс для Microsoft Forms

Microsoft Forms Больше… Меньше

С помощью Microsoft Power Automate вы можете создать поток для Microsoft Forms, который автоматически выполняет одну или несколько задач после запуска события.

В следующем сценарии вы готовите мероприятие, но вам нужно определить, кто планирует присоединиться к нему онлайн, а кто лично. Вы можете создать опрос, а затем использовать Power Automate для автоматической отправки приглашений на собрания по сети для людей, которым необходимо присоединиться удаленно, а не других сведений для тех, кто посещает лично.

1. Перейдите в Microsoft Power Automate, выберите Создать  >  Автоматизированный поток .

2. Под Имя потока дайте имя вашему потоку или оно будет создано для вас.

3. В поле поиска под выберите триггер вашего потока , введите формы .

4. org/ListItem»>

   В результатах поиска выберите При отправке нового ответа , а затем выберите Создать .

5. В разделе Идентификатор формы щелкните или коснитесь поля поиска, чтобы просмотреть список созданных вами форм. Выберите имя формы, которую вы хотите использовать.

6. Выберите Новый шаг .

7. В поле поиска под Выберите действие , введите формы .

8. org/ListItem»>

   На вкладке Действия выберите Получить сведения об ответе .

9. В разделе Идентификатор формы нажмите или коснитесь в поле поиска, чтобы просмотреть список созданных вами форм. Снова выберите имя формы, которую хотите использовать.

10. В разделе Идентификатор ответа щелкните или коснитесь поля поиска, а затем выберите Идентификатор ответа .

11. Выберите Новый шаг .

12. Щелкните или коснитесь поля поиска Соединители и действия под Выберите действие , а затем выберите Условие на вкладке Действия .

13. Щелкните или коснитесь поля поиска Выберите значение , а затем выберите вопрос, который вы хотите использовать, чтобы решить, какое сообщение электронной почты следует отправить. В этом конкретном примере мы выберем . Вы присоединитесь к этому мероприятию лично?

14. В выпадающем списке рядом с Вы лично присоединитесь к этому мероприятию? ,   выберите равно .

15. В поле поиска выберите значение рядом с равно , введите Да .

16. org/ListItem»>

    В следующем разделе Если да , выберите Добавить действие .

17. Щелкните или коснитесь поля поиска Соединители и действия под Выберите действие , а затем введите электронная почта .

18. Выберите Отправить электронное письмо (V2) .

19. Щелкните или коснитесь поля To и выберите Электронная почта респондента .

20. Добавьте строку Тема и текст Тела  письма.

21. В следующем Если нет раздела , выберите Добавить действие . Следуйте тем же инструкциям в шагах с 16 по 19.

22. Выберите  Сохранить .

Если вы хотите протестировать автоматизированный поток, выберите  Test  в правом верхнем углу страницы.

Отзыв о Microsoft Forms

Мы хотим услышать от вас! Чтобы отправить отзыв о Microsoft Forms, перейдите в правый верхний угол формы и выберите Дополнительные настройки формы > Отзыв .

См. также

Начните работу с Power Automate

Создание потока из шаблона в Power Automate

онлайн-форм рабочего процесса | Возможности Formsite

Легко связывайте несколько форм вместе.

Перенос ответов в разные формы.

Создать процесс утверждения, направляющий формы и результаты нескольким людям.

Используйте логику и правила для более сложных процессов.

Просмотр комбинированных результатов по формам.

Выберите один из примеров рабочих процессов и шаблонов, чтобы быстро приступить к работе.

Наша функция рабочего процесса — это мощный инструмент, который поддерживает широкий спектр сценариев, от базовых процессов утверждения до более сложных рабочих процессов, включающих несколько шагов, нескольких людей и расширенную логику маршрутизации.

Функция рабочего процесса позволяет связать две или более форм вместе, а с помощью дополнительной логики может поддерживать широкий спектр вариантов использования. После того, как первая форма заполнена, последующая форма может быть отправлена ​​одному или нескольким людям.

Вы можете переносить ответы по отдельным формам , используя дополнительные сопоставления форм, автоматически заполняя поля из предыдущих ответов, чтобы создать высокоэффективный рабочий процесс.

Информация, собранная из формы, может быть отправлена ​​ нескольким людям , после чего вы сможете получить от них дополнительные отзывы или утверждения. Это можно использовать для вовлечения большой команды и упрощения существующих процессов.

В конце концов, все результаты, собранные в каждой форме рабочего процесса, будут связаны, и вы сможете просмотреть их все вместе , чтобы получить общую картину всего процесса с высоты птичьего полета.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс передает данные из одной формы в другую через ссылку рабочего процесса, отправленную в уведомлении по электронной почте.

Как узнать, кто завершил рабочий процесс?

При нажатии на ссылку «Рабочий процесс» столбец «Подробности» добавляется в таблицы результатов обеих форм. При нажатии на ссылку «Подробности» отображаются все связанные результаты для этого рабочего процесса.

Может ли рабочий процесс состоять из более чем одного шага?

Да, каждая ссылка рабочего процесса соединяет одну форму с другой формой, и вы можете создавать ссылки между любым количеством форм. Ссылки отправляются через уведомления каждой формы, поэтому вы можете настроить несколько уведомлений со ссылками или обновлениями для предыдущих получателей.

Можно ли повторно отправить уведомление со ссылкой на рабочий процесс?

Да, если получателю ссылки рабочего процесса снова понадобится электронная почта, владелец формы может повторно отправить уведомление, щелкнув значок конверта в результате, который первоначально отправил уведомление, затем введя адрес электронной почты получателя, а затем выбрав уведомление.

Могут ли субпользователи редактировать ссылки рабочего процесса?

Подпользователи-администраторы могут редактировать ссылку рабочего процесса, поскольку у них есть доступ ко всем формам учетной записи, но ограниченные подпользователи не могут.

Как передать подписи или загруженные файлы с помощью Workflow?

Подписи и загруженные файлы отправляются с использованием методов только для ввода, а для отображения изображений или файлов необходимо использовать элемент «Изображение» или элемент «Форматированный текст».