Формирование личного дела сотрудника: порядок создания, ведение личного дела работника — Контур.Бухгалтерия

Формирование личного дела сотрудника: порядок создания, ведение личного дела работника — Контур.Бухгалтерия

Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение

Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2023 году

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. 

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2023

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См.

также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Как вести личное дело работника

Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.  

Содержание   Обязательно ли вести личное дело сотрудника Как формировать личное дело работника Какие документы включаются в состав личного дела работника Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять Как правильно оформить персональное дело Порядок ведения личных дел работников

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк титульного листа личного дела
	Образец внутренней описи личного дела
	Бланк листа-заверителя личного дела

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г №

79-ФЗ «О госслужбе»).

Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих. 

У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост.

С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.

На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

Совет   Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.

Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

Как формировать личное дело работника

Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

1. Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
2. Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
3. Постоянные документы не стоит мешать с временными. 
4. В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа. 
5. Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
6. Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке. 

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.   

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела: 

• Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор. 
• Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.  
• Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника. 

Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:

• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначили цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.

Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте.  

Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье.

Важно! Не храните копии документов уволившихся людей. Сведения хранят не дольше, чем требует цель обработки, которая с увольнением теряет смысл. Также не храните резюме тех, кого на работу не взяли. В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека.

Как правильно оформить персональное дело

Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.

Как хранить персональные данные читайте в статье.

Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики. 

У каждого дела должна быть обложка или титульный лист (скачать образец), которую формируют по ГОСТ17914-72 от 17. 07.1972 г. Титульный лист должен включать в себя:

• место для архивного штампа
• номер дела и тома
• название компании и структурное подразделение
• сведения о сотруднике
• дата открытия и закрытия дела
• количество листов и срок хранения

Далее следует опись (образец), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.

Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.

После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.

Порядок ведения личных дел работников

Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.

Чаще всего он включает в себя следующие пункты:

• регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
• исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
• хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
• архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия  дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.

О порядке оформления всех кадровых документов узнайте в нашем курсе.

Создание записей о сотрудниках и личных дел

Федеральные законы определяют период времени, в течение которого должны храниться определенные записи о сотрудниках, но не то, как долго должно храниться все личное дело. Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела сохранялись в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после расторжения.

Работайте разумно

Наилучшей практикой будет сохранение необходимых записей и личных дел в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Одна из причин для этой рекомендации заключается в том, что ваш бизнес может быть призван предоставить справку о трудоустройстве для сотрудника в будущем или может быть вовлечен в спор по поводу причины увольнения.

Другие трудовые книжки, которые регулярно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

• трудовую книжку
• оценки производительности
• дисциплинарные дела
• личных благодарностей
• больничных дней
• дней отпуска
• регистрация льгот
• Назначения бенефициаров
• Заявления об удержании заработной платы
• актов справочных проверок
• информация о компенсации работникам
• медицинские записи
• информация о проверке на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Так же, как нет федерального закона о ведении личных дел, нет федеральных законов и о том, кто имеет к ним доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и ее должны видеть немногие.

Однако в ряде штатов приняты законы, ограничивающие или иным образом регулирующие доступ сотрудников к личному делу. Поэтому ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Совет

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с владением, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, является ли информация правильной и кому эта информация будет показана. Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваша компания в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, предоставить разумный доступ к персональным файлам в рамках политики принципиально справедливого обращения с сотрудниками.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к персональным файлам.

Если вы решите разрешить доступ к личным файлам, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

• Ограничить частоту доступа до определенного количества раз в год или до «разумной» частоты доступа.
• Требовать предварительных запросов на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
• Укажите время или место просмотра файла так, чтобы он как можно меньше мешал рабочему времени как сотрудника, так и работодателя.
• Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии лица, назначенного вами, для защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить доступ к информации для сотрудников? Законодательство штата может разрешить вашей компании ограничивать информацию, к которой должен быть предоставлен доступ сотруднику. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем требуется штату. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплинарных взысканиях и увольнениях.

В некоторых штатах вам разрешено скрывать от сотрудников доступ к определенным типам информации, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решается, вы можете решить ее так, как, по вашему мнению, лучше всего отвечает интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может либо сделать копию, либо запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника. В некоторых штатах разрешается взимать с работника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запросить копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов касаются процедуры, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Как правило, если сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано между вами и сотрудником. Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено представить письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или разглашение этого файла любому другому лицу, которому разрешено с ним ознакомиться.

Кто еще может видеть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только в случае служебной необходимости.

Если против вашей компании подан иск, у вас есть возможность защитить интересы конфиденциальности других сотрудников, отказавшись предоставить информацию о личном деле, запрошенную в иске, до тех пор, пока не будет принуждена повесткой в ​​суд. Но даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация имела прямое отношение к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, а записи находятся в личном деле, то они получают все досье, если только вы не выберете нужные им части по отдельности.

Какие документы должны быть включены в дело сотрудника?

Аккуратное ведение документации, а также безопасное хранение, хранение и ведение личных дел сотрудников являются важной практикой для всех работодателей. Помимо защиты безопасности конфиденциальных данных, это также юридическое обязательство, определенное рядом трудовых законов . Например, Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили все трудовые книжки в течение одного года. В случае увольнения работника его кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения.

В этом руководстве мы поделимся контрольным списком файлов сотрудников , чтобы помочь вам вести точный учет всех ваших сотрудников. Мы также обсудим несколько передовых методов управления файлами кадров , чтобы помочь вам соответствовать требованиям.

Содержание

 

Что такое файлы сотрудников?

Файл сотрудника, также известный как запись сотрудника, — это бумажная или электронная папка, состоящая из документов сотрудника, в которых подробно описаны отношения между сотрудником и компанией. Документы охватывают весь жизненный цикл сотрудника, от права найма до увольнения или увольнения. Файлы сотрудников также должны содержать основные документы сотрудников и информацию о компенсации в соответствии с федеральным трудовым законодательством и законодательством штата.

Итак, почему файлы сотрудников так важны и как долго работодатели хранят данные о сотрудниках?

Во-первых, анкеты сотрудников могут служить доказательством наличия дисциплинарных взысканий в случае увольнения или спора. Во-вторых, они помогают вам эффективно отслеживать цели производительности, посещаемость и уровень производительности. Наконец, они служат письменным отчетом о развитии обучения и требованиях.

Помимо того, что это является хорошей деловой практикой, также необходимо вести определенные записи о сотрудниках, чтобы соответствовать определенным положениям как федерального законодательства, так и законодательства штата. Такие законы, как EEOC и FLSA, определяют, какая информация должна или должна быть собрана, что ваша компания может делать с этой информацией и как долго вы должны хранить записи о своих сотрудниках. Убедитесь, что вы знаете обо всех требованиях в вашем регионе.

Типы документов и записей сотрудников

Файл сотрудника содержит ряд документов, охватывающих весь жизненный цикл сотрудника, от момента найма до увольнения сотрудника из вашей компании. Одни документы требуются по закону, другие просто рекомендуются.

Вот некоторые стандартные документы, обычно содержащиеся в файлах сотрудников.

Основная информация

Сюда входят любые личные данные, к которым вам как работодателю необходим доступ. Например, полное имя, адрес, образование и квалификация, а также дата рождения. Также рекомендуется вести учет номеров экстренных служб сотрудников.

Документы о найме

Большинство работодателей также хранят документы, касающиеся процесса найма, в личном деле работника. Это обычно включает в себя описания вакансий, заявления о приеме на работу, резюме, заметки о собеседовании и рекомендации.

Также рекомендуется вести учет любых подписанных подтверждений в виде письменного отчета о том, что сотрудник понял все политики, содержащиеся в вашем руководстве для сотрудников. Это защитит вас от любых потенциальных дисциплинарных проблем или споров.

Трудовые договоры

Помимо документов о приеме на работу, упомянутых выше, вы также должны вести учет всех трудовых договоров в своих личных делах сотрудников. Сюда входят письма с предложениями, трудовые договоры, соглашения о конфиденциальности или неразглашении, профсоюзные договоры, договоры о неконкуренции и соглашения об отказе от вымогательства. Вам также необходимо сохранить копию любого соглашения, касающегося служебных автомобилей или бизнес-кредитных карт.

Производительность и разработка

Это может включать любой или все перечисленные ниже. Здесь нет никаких юридических обязательств, поэтому записи, которые вы ведете, будут зависеть от стратегического плана управления персоналом вашей компании и вашего годового плана управления персоналом.

• Копии любых оценок эффективности или оценок
• Самооценка сотрудников
• Любые записи о проблемах с производительностью вместе с корректирующими или дисциплинарными мерами, где это уместно
• Планы повышения эффективности
• Благодарности сотрудников , такие как сертификаты или награды
• Протоколы обучения и планы развития
• Копии любых внутренних или внешних жалоб на сотрудника
• Записи об обучении или образовании
• Записи о повышении или понижении в должности

Особенно важно вести учет этих документов, если ваша компания проходит через процесс управления изменениями.

Заработная плата и компенсация

Вы должны вести письменный учет заработной платы и компенсационного пакета сотрудника и обновлять его личный файл каждый раз, когда его заработная плата корректируется. Вам также необходимо вести учет всех форм W-4 и бенефициаров, ведомостей заработной платы и табель учета рабочего времени.

Однако убедитесь, что документы не содержат конфиденциальных данных о заработной плате, таких как реквизиты банковского счета или номера социального страхования. Вы должны хранить их в отдельном файле платежной ведомости или базе данных.

Информация об увольнении и после увольнения

Если сотрудник уволен или подает уведомление, его кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения по закону. Вы также должны вести учет любой информации, касающейся их прекращения, чтобы защитить вас в случае возникновения спора.

Сюда обычно входят следующие документы:

• Заявление об увольнении или увольнении сотрудника
• Если уволено, причины, по которым вы уволили сотрудника
• Бланки выездного собеседования
• Уведомление о кобре
• Окончательная аттестация сотрудников
• Формы пособия по безработице
• Копия последней зарплаты сотрудника, включая подтверждение выплаты отпускных и возврата любого имущества компании.

Документы, необходимые для файлов сотрудников

Как мы уже видели, есть некоторые документы сотрудников, которые вы должны хранить в своих файлах сотрудников по закону, и другие, которые рекомендуется. Рекомендуется регулярно просматривать записи о сотрудниках, которые вы ведете, когда проводите кадровый аудит.

По закону вы должны хранить копии следующих личных дел сотрудников. Убедитесь, что вы включили их в свой контрольный список соответствия кадров:

• Основная информация о сотруднике: Имя, адрес, номер телефона и контактные данные для экстренной связи
• Формы удержания налога IRS: W-4 и/или W-9
• Данные о заработной плате и компенсациях , как указано выше
• Контракты или соглашения , как указано выше
• Формы пособий работникам: формы для регистрации в медицинских учреждениях и соглашения о льготах, пенсионные формы 401(k), соглашения FSA, соглашения HSA и т. д.
• Документы об алиментах, включая любые юридические или судебные документы
• Компенсации работникам , включая любые поданные претензии
• Документы о расторжении договора , как указано выше.

Что не следует включать в личные дела сотрудников

Помимо документов, которые мы уже рассмотрели, есть и другие конфиденциальные документы, которые вам следует вести учет. Вы должны хранить эти документы отдельно от ваших стандартных дел сотрудников.

Включите проверку в свой контрольный список кадрового аудита, чтобы убедиться, что следующие конфиденциальные документы не включены в личное дело сотрудника:

• Личные данные сотрудника, такие как реквизиты банковского счета, номера социального страхования или иммиграционные документы
• Все, что связано с правом работника, например формы I-9 и копии водительских прав
• Документы, относящиеся к текущему расследованию сотрудников
• Проверка биографических данных, где это уместно.
• Записи перед приемом на работу (за исключением заявлений)
• Записи о равных возможностях при трудоустройстве (EEO)
• Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)
• Любые другие медицинские записи, такие как записи врача.

Что такое управление файлами сотрудников?

Управление файлами сотрудников — это действие по регистрации, сохранению и уничтожению записей компании при соблюдении нормативных требований. Это может быть одной из самых сложных областей управления персоналом, поскольку существует ряд законов штатов и федеральных законов, определяющих, какие записи необходимо вести, как мы видели выше.

Вы можете хранить файлы сотрудников в бумажном формате в запертом шкафу, если хотите. Однако этот метод может быть грязным, и может потребоваться много времени, чтобы найти данные, когда они вам нужны . Кроме того, вам нужно место для физического хранения записей обо всех ваших сотрудниках, что может быть проблемой, особенно если вы крупная компания. Более того, вам необходимо убедиться, что вы всегда ограничиваете доступ неуполномоченных сотрудников. Это непрактично и неэффективно.

Вместо этого большинство компаний в наши дни предпочитают использовать электронную файловую систему персонала, также известную как цифровая система управления файлами сотрудников. Таким образом, вы можете хранить все свои документы в Интернете с помощью зашифрованной службы, защищая вас от несанкционированного доступа, обеспечивая соответствие требованиям и экономя ваше время и место.

Как организовать личные дела сотрудников

Как мы только что видели, лучший способ обеспечить соответствие аудита компании — это использовать надежную систему электронного документооборота (СЭД), также известную как система электронного документооборота HR, чтобы управлять всеми файлами ваших сотрудников. Это позволяет вам хранить, находить и управлять всеми вашими записями о сотрудниках, а также поддерживать безопасные и конфиденциальные файлы для всех данных о сотрудниках, независимо от требований к вашей внутренней папке сотрудников.

Преимущества использования программного обеспечения для управления делами сотрудников и оцифровки файлов сотрудников включают:

• Повышение производительности отдела кадров
• Централизованные и оптимизированные документы.
• Легкий доступ к метрикам и аналитике
• Безопасность, конфиденциальность и соблюдение законодательства.
• Благодаря цифровому управлению персональными файлами вы можете видеть, какие документы у вас есть, отсутствуют ли какие-либо документы, а также могут ли какие-либо документы быть устаревшими или несоответствующими требованиям.

Управление защищенной документацией HR-файла

Вместо использования традиционной системы HR-документации самым безопасным и надежным методом хранения личных дел сотрудников в одном месте является использование цифрового решения , такого как программное обеспечение Factorial HR.