Формирование личных дел: порядок создания, ведение личного дела работника — Контур.Бухгалтерия

Формирование личных дел: порядок создания, ведение личного дела работника — Контур.Бухгалтерия

Личное дело: правила оформления

Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности.

Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

На на всех ли работников вести личные дела?

Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности.

Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей (ст. 493, 495 Перечня № 578/5).

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий (КП).

Профессии руководителей, менеджеров (управляющих) предусмотрено первым разделом КП (код профессии начинается с цифры 1).

Код профессии, что относится к категории «Профессионалы», начинается с цифры 2.

Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4.

Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания.

Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: если код профессии начинается с цифр 1, 2, 3, 4, личное дело должно быть сформировано.

Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников (независимо от классификационной категории), которые:

• являются известными политическими деятелями;
• являются членами творческих союзов;
• имеют высшие степени отличия, почетные звания;
• имеют научные степени и ученые звания;
• являются научными работниками, которые не имеют научных степеней и ученых званий (ст. 493 Перечня № 578/5).

А как насчет работников иных категорий (код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий)? Для них основным источником сведений становятся личные карточки (напомним, что личные карточки по типовой форме № П-2 ведутся на всех без исключения работников организации в обязательном порядке).

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии (должности).

В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления.

Какие документы работника должны быть в личном деле?

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством.

Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18. 06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5), которыми установлено, что в делах, которые формируются на протяжении всего времени работы должностного лица в организации, документы группируются в хронологическом порядке в меру их пополнения.

Последовательность формирования и непосредственно состав личного дела определяем с учетом пункта 12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5.

Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу (или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя), копия приказа о принятии на работу. К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении.

Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу. Это — личный листок по учету кадров (не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма!) и дополнение к личному листку.

Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу. Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника. Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с 2014 года (после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных). В-третьих (и это самое главное) — такой документ как «Согласие на обработку персональных данных» не упоминается среди возможных документов личного дела, определенных Правилами № 1000/5.

Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела. Однако законодательно урегулировано лишь форму внутренней описи (приложение 16 к Правилам 1000/5).

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно.

Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы (обычно это инструкция по делопроизводству).

Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок.

На личный листок обычно наклеивают фотографию работника.

После заполнения никаких изменений и дополнений (закончил институт, женился, родилась дочь и т. п) к личному листку не вносят.

Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы

Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу (переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное).

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника.

В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени.

Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке.

Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы (в т. ч. заявление, копию приказа) в папку, оформите обложку.

Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой (с учетом норм п. 9 гл. 2 раздела VI Правил № 1000/5).

Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются (это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение).

После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел.

Учет личных дел работников

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.

Совет! Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел.

Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.

Хранение личных дел

Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).

Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).

Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.

Внимание! В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

На практике это делают в начале делопроизводственного года.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Наличие и формирование личных дел сотрудников

Консультация дня

Наличие и формирование личных дел сотрудниковВсе консультации

Вопрос:

Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?

При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?

Ответ:

Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также — на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.

Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).

Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы следует располагать следующим образом:

• внутренняя опись документов дела
• дополнение к личному листку по учету кадров
• личный листок по учету кадров
• автобиография
• копии документов об образовании
• характеристика
• копия документа об утверждении в должности
• трудовой договор
• копия приказа о приеме на работу
• копии приказов о переводе, поощрениях.

Петросян Э.С.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем «Кодекс»/»Техэксперт»

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.

© 2003-2022 Компания «ПРО-ИНФО»

Идентификация записей, нерегистрационных материалов и личных документов

Записи

Что такое федеральные записи? Как определено в 44 U.S.C. 3301:

A) включает всю зарегистрированную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с ведением государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организация, функции, политика, решения, процедуры, операции или другая деятельность правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных; и

(B) не включает:
(i) библиотечные и музейные материалы, сделанные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей; или
(ii) дубликаты записей, сохраненные только для удобства.

Это юридическое определение содержит несколько важных терминов и фраз, требующих дальнейшего пояснения:

• «Записанная информация» включает все традиционные формы записей, независимо от физической формы или характеристик, включая информацию, созданную, обработанную, переданную или хранящуюся в цифровой или электронной форме.
• «Независимо от физической формы или характеристик» означает, что носителем может быть бумага, пленка, диск или другой физический тип или форма. Это также означает, что способ записи может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.
• «Сделано» означает действие по созданию и записи информации сотрудниками агентства, независимо от используемого метода или носителя. Такая записанная информация обычно распространяется среди других или помещается в файлы, доступные для других.
• «Получено» означает прием или сбор документальных материалов работниками агентства:
  • Независимо от того, кто подготовил материалы, будь то сотрудники агентства или других агентств, частные лица, государственные служащие, подрядчики, получатели государственных грантов или другие лица.
  • Независимо от того, как материалы были переданы, будь то непосредственно составителем или опосредованно через мессенджер, почту, электронные средства или каким-либо другим способом.
  • В данном контексте термин «полученный» не относится к неправильно направленным материалам. Это может относиться или не относиться к одолженным или изъятым материалам. Вопрос о том, принадлежит ли правительству переданные во временное пользование или изъятые материалы, зависит от условий хранения и использования ведомством, и поэтому его следует направлять за консультацией к юрисконсульту.
  • «Сохранение» означает регистрацию, хранение или любой другой метод систематического ведения документальных материалов агентством, даже если эти материалы еще не зарегистрированы или временно удалены из существующих систем хранения.
  • «Подходящий для сохранения» означает пригодный для регистрации, хранения или другого систематического обслуживания агентством, независимо от каких-либо несоответствий в официальной политике и практике ведения документации агентства.

Таким образом, юридическое определение имеет три ключевых момента:

• Записи составляются или получаются федеральным агентством либо для соблюдения закона, либо для ведения государственных дел. В результате они принадлежат правительству, а не отдельным лицам, и их юридическое распоряжение зависит от предварительного одобрения Архивариуса Соединенных Штатов.
• Записи должны быть или должны быть сохранены, поскольку они представляют собой доказательства или содержат ценную информацию. Они документируют организацию, функции и деятельность агентства или лиц, места, вещи или вопросы, которыми занимается агентство.
• Записи сильно различаются по своей физической форме или характеристикам. Они могут быть на бумаге, в электронном, аудиовизуальном, микроформе или на других носителях.

Следует также уделить внимание рабочим файлам или рабочим документам из-за сложности определения статуса записи. Обычно рабочие файлы дел представляют собой записи, поскольку их обычно необходимо систематизировать и поддерживать в течение определенного периода времени. Другие вероятные категории записей включают рабочие файлы, используемые при подготовке отчетов или исследований, а также предварительные проекты программных документов, распространяемые для комментариев. Напротив, предварительные проекты, не разосланные для комментариев, скорее всего, не будут зарегистрированы.

Незарегистрированные материалы
Программа управления агентством также должна включать управление незарегистрированными материалами, поскольку их объем может превышать объем записей. Это документальные материалы, принадлежащие правительству США, исключенные из юридического определения записей (44 U.S.C. 3301), либо из-за несоответствия уже описанным общим условиям статуса записи, либо из-за того, что они подпадают под одну из трех конкретных категорий:

.

• Дополнительные копии документов сохранены только для удобства пользования.
• Запасы публикаций и обработанных документов. Тем не менее, каждое учреждение должно создавать и вести учетные наборы обработанных документов и публикаций, включая годовые и специальные отчеты, специальные исследования, брошюры, брошюры, книги, справочники, руководства, плакаты и карты.
• Библиотечные и музейные материалы, изготовленные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей.

На основании этих условий и категорий, специально указанных в законе, нерегистрационные материалы включают:

• Информационные копии корреспонденции, директив, бланков и других документов, в отношении которых не регистрируются и не предпринимаются административные действия.
• Маршрутные бланки и сопроводительные листы, не добавляющие никакой информации к той, которая содержится в переданном материале.
• Tickler, повторные или временные копии корреспонденции, при условии, что они являются дополнительными копиями оригиналов.
• Дубликаты копий документов хранятся в одном файле.
• Дополнительные копии печатных или обработанных материалов, для которых существуют полные наборы записей, такие как текущие и замененные руководства, хранящиеся вне офиса, ответственного за ведение набора записей.
• Каталоги, отраслевые журналы и другие публикации, полученные от других государственных учреждений, коммерческих фирм или частных учреждений, не требующие действий и не являющиеся частью дела, по которому принимаются меры.
• Вещественные экспонаты, артефакты и другие материальные объекты, не имеющие доказательной силы.

Определение того, является ли тот или иной документ записью, не зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Несколько копий одной формы могут иметь статус записи, поскольку каждая из них служит отдельной административной цели и хранится в разных файловых системах. Отдельный набор публикаций должен обозначаться как регистрационный экземпляр, в отличие от копий где-либо еще или комплектов той же публикации.

Управление неучетными материалами

При работе с нерегистрационными материалами следует использовать следующие рекомендации:

• В агентстве только сотрудник архива должен определять статус записи или записи, после получения любой необходимой консультации от юриста агентства. Возложение такой ответственности на должностных лиц на уровне персонала агентства или на операционном уровне может привести к неправильному использованию ярлыка «незапись», ослабить всю программу утилизации и привести к потере ценных записей.
• Сотрудник архива должен обратиться к NARA за указаниями относительно записи или незарегистрированного статуса сомнительного файла или типа документа.
• Когда трудно решить, являются ли определенные файлы документами или недокументированными материалами, сотрудник архива должен обращаться с ними как с документами.
• Незаписные материалы не должны быть прошиты вместе с записями.
• Незарегистрированные материалы должны быть уничтожены, когда они больше не нужны для справки. Для уничтожения таких материалов не требуется одобрения NARA.
• Незарегистрированные материалы должны быть изъяты из-под стражи правительства США только с одобрения агентства. Агентство должно обеспечить надлежащую защиту любой секретной или административно контролируемой информации, содержащейся в таких материалах.

Личные документы

Некоторые государственные служащие, особенно руководители, руководящий персонал, ученые и другие специалисты, накапливают и хранят в офисе различные личные документы. Хранение личных документов в помещениях и оборудовании агентства может потребовать одобрения агентства, а также соблюдения федеральных требований и требований агентства. Если такие личные документы хранятся там, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от федеральных документов и неучетных документов.

Личные бумаги — это документальные материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности. Они относятся исключительно к личным и частным делам человека или используются исключительно для удобства этого человека. Они могут ссылаться или комментировать предмет агентской деятельности при условии, что они не используются для ведения этой деятельности. В отличие от архивных и незарегистрированных материалов, личные документы не принадлежат государству. Некоторые документальные материалы носят явно личный характер и могут быть легко идентифицированы и заявлены как таковые. Категории личных документов включают:

• Материалы, накопленные физическим лицом до поступления на государственную службу, которые впоследствии не используются для ведения государственных дел. Примеры включают предыдущие рабочие файлы, политические материалы и справочные файлы.
• Материалы, доставленные в офис или накопленные в нем, которые не используются для ведения агентской деятельности и относятся исключительно к семейным делам человека, занятиям вне бизнеса, профессиональной деятельности или частным политическим ассоциациям. Примеры включают семейную и личную переписку, записи добровольцев и общественных работ, литературу профессиональных организаций, а также рукописи и черновики статей и книг.
• Рабочие материалы, такие как дневники, журналы, заметки, личные календари и расписания встреч, которые не подготавливаются, не получаются и не используются в процессе ведения агентской деятельности. Хотя эти материалы содержат информацию, связанную с работой, они являются личными документами, если они заявлены как таковые, и служат только личным целям человека (например, в качестве напоминаний и личных наблюдений по рабочим и другим темам). Эту категорию труднее всего отличить от записей агентства из-за ее содержания, связанного с работой.

Определение того, являются ли материалы личными документами или федеральными документами
Сотрудники должны иметь в виду, что некоторые материалы, кажущиеся личными документами, могут оказаться документами агентства. Определение их учетного статуса зависит от всех обстоятельств их создания, содержания и использования, а также распоряжения.

При определении того, являются ли определенные документальные материалы записями, федеральные суды разработали руководство, которое может быть изменено, при рассмотрении дел, связанных с Законом о свободе информации (FOIA). Основываясь на действующем прецедентном праве, касающемся исполнительных органов, значение «записей агентства» для целей FOIA шире, чем значение «записей» в соответствии с 44 U. S.C. 3301 в отношении таких агентств. Следовательно, документальные материалы, не подпадающие под действие Закона о свободе информации, также не подпадают под установленное законом определение «записей» для этих агентств. Следующие темы включают соответствующие вопросы и рекомендации относительно статуса записи связанных с работой документальных материалов:

• Создание. Был ли документ создан или получен сотрудником агентства на время агентства, с материалами агентства и за счет агентства? Если нет, то документ вряд ли является ведомственной записью. Если это так, это может быть запись агентства, а может и не быть, в зависимости от других соображений.
• Содержание. Содержит ли документ только основную информацию об агентской деятельности или только информацию о личных делах сотрудника? Содержит ли он как официальную, так и личную информацию? Если в документе нет официальной информации, то вряд ли это будет ведомственная запись. Если это так, то его потенциальный статус записи зависит от дополнительных соображений.
• Цель. Был ли документ создан для облегчения агентского бизнеса? Если это так, то это может быть запись агентства, в зависимости от ее распространения и использования другими сотрудниками агентства. Или он был создан исключительно для личного удобства работника? Если да, то вряд ли это запись агентства.
• Распределение. Был ли документ распространен среди других сотрудников в служебных целях? Если да, то это может быть запись агентства.
• Использование. Действительно ли этот сотрудник или другие лица использовали документ для ведения агентской деятельности? Материалы, принесенные в агентство для справочного использования, не становятся документами агентства только потому, что они относятся к служебным вопросам или влияют на работу сотрудника. Однако, если сотрудник использует такие материалы для ведения агентской деятельности или если другие сотрудники используют их в агентских целях, то эти материалы, скорее всего, являются агентскими записями.
• Техническое обслуживание. Был ли документ помещен в файлы агентства или хранился у сотрудника? Если он будет помещен в файлы агентства, это, скорее всего, будет запись агентства. Если нет, то, возможно, статус записи зависит от других соображений.
• Распоряжение. Утвержденный NARA список записей регулирует расположение документа? Если это так, документ является федеральным документом, а также, вероятно, будет документом агентства для целей FOIA. Или сотрудник может уничтожить или удалить документ исключительно по своему усмотрению? Если это так, документ вряд ли является записью агентства.
• Управление. Пыталось ли агентство осуществлять «институциональный контроль» над документом посредством применимых директив по ведению или утилизации? Сделано ли это путем требования создания документа в первую очередь? Если да, то документ, скорее всего, является записью агентства.
• Сегрегация. Можно ли отделить существенную информацию агентства в документе от любой личной информации? Если это так, официальная часть должна быть извлечена и помещена в файлы агентства.

Короче говоря, простое местонахождение в агентстве не означает, что материалы являются записями, равно как и их использование само по себе не является решающим фактором для определения статуса записи. Однако материалы обычно приобретают статус записи, когда агентство устанавливает контроль, требуя их создания или хранения. Кроме того, документы, созданные в агентстве, не могут считаться личными только потому, что работник может свободно распоряжаться ими. В зависимости от других соображений, они могут быть документальными или нерегистрационными материалами и, следовательно, подлежат ведомственному контролю.

Государственные служащие также склонны накапливать лишние копии документов, особенно тех, которые они составили, просмотрели или иным образом использовали. Они могут сохранять и удалять эти копии с разрешения агентства, если такие действия не влекут за собой административного или финансового бремени или не нарушают конфиденциальность, требуемую национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни и другими охраняемыми законом интересами.

---

Связанные ресурсы

• Слово недели: запись (видео)
• Слово недели: Nonrecord (видео)
• Слово недели: личные документы (видео)

---

Вернуться на главную страницу

Назад к предыдущему разделу

Вперед к следующему разделу

Брошюра о личных документах | Министерство внутренних дел США

Неважно, полностью ли вы покидаете государственную службу; переход с работы в одном государственном учреждении на работу в другом государственном учреждении; или просто переход с одной работы на другую в том же государственном учреждении.

Не имеет значения, являетесь ли вы старшим исполнительным директором офиса на время президентского срока; многолетний опыт работы менеджером филиала среднего звена; или сотрудник начального уровня, новичок в правительстве. Те же правила применимы и к вам. Просто нельзя самовольно брать с собой материалы при переходе с работы на работу или уходе с государственной службы. Фактически, против вас может быть наложено уголовное наказание за незаконное удаление федеральных записей.

В Законе об уничтожении документов указывается, что документы правительства США не могут быть удалены или уничтожены, за исключением случаев, предусмотренных Законом. Ни одно из его положений не разрешает сотрудникам удалять записи. Кроме того, Закон требует, чтобы агентства установили гарантии против удаления или потери записей и инициировали действия по восстановлению незаконно удаленных записей.

ЧТО ТАКОЕ ЗАПИСЬ?

Записи — это документальные материалы, которые вы создаете или получаете при выполнении своей работы, которые (1) предоставляют доказательства организации, функций, политики, решений, процедур и операций агентства или (2) содержат ценную информацию. Записи могут быть на бумаге, пленке, ленте, диске или в другой физической форме. Они могут быть созданы вручную, в электронном виде или другими способами.

ЧТО НЕ ЗАПИСЬ?

Такие материалы, как библиотечные или музейные материалы, используемые исключительно для справочных и выставочных целей, дополнительные копии записей, хранящиеся для удобства ссылок, и запасы публикаций и обработанных документов, не являются записями — однако они принадлежат правительству и контролируются им. .

ЧТО ТАКОЕ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Личные бумаги – это документальные материалы, которые не используются для ведения агентской деятельности. К ним относятся следующие категории материалов: 

• Бумаги, созданные до поступления на государственную службу: предыдущие рабочие дела; политические материалы; справочные файлы
• Личные бумаги, принесенные, созданные или полученные в офисе: семейная и личная переписка; материалы, документирующие профессиональную деятельность, деятельность вне бизнеса или политические занятия; рукописи, черновики книг и статей; записи о волонтерах и общественных работах 
• Документы, связанные с работой: дневники, журналы, заметки, личные календари и расписания встреч, даже если они могут содержать информацию, связанную с работой, если они используются в качестве напоминаний или личных наблюдений по темам, связанным с работой, а не для ведения государственных дел 

КАК ДЕЛАТЬ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

В соответствии с государственной практикой ведения документации вы должны хранить их отдельно от документов агентства и четко обозначить их как личные документы. Это относится и к электронным документам.

У МЕНЯ ЕСТЬ КАЛЕНДАРЬ, В КОТОРОМ Я ЗАПИСЫВАЮ И СВОЮ РАБОТУ, И ЛИЧНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ… КАК ЕГО КЛАССИФИЦИРОВАТЬ?

Календари, записные книжки и журналы трудно классифицировать, поскольку они часто содержат как личную, так и рабочую информацию. Вы должны рассмотреть эту ситуацию очень внимательно.

Если ваш календарь был передан другим лицам для официальных целей, это может быть записью. Если календарь был помещен в файл агентства, скорее всего, это запись агентства. Чтобы избежать подобных проблем, заведите два календаря — один для личных дел, а другой для документирования рабочей деятельности.

У МЕНЯ ЕСТЬ КОПИИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫХ ЗАПИСЕЙ, КОТОРЫЕ Я ИСПОЛЬЗУЮ ДЛЯ ИССЛЕДОВАНИЙ… МОГУ ЛИ Я ИХ СОХРАНИТЬ?

Вы можете хранить дополнительные копии записей для удобства в вашем офисе или на вашем персональном компьютере. Тем не менее, вы должны получить разрешение от соответствующего бюро/офицера-регистратора, прежде чем удалить любой из этих материалов для личного использования.

В СЛЕДУЮЩЕМ МЕСЯЦЕ Я УДАЛЯЮ ПЕЧАТЬ… ЧТО МНЕ ДЕЛАТЬ С МОИМИ ФАЙЛАМИ ПЕРЕД ТЕМ, КАК УЙДУ?

Вы можете взять с собой записи сугубо личного характера. Однако вы должны включить все другие материалы в систему ведения документации вашего офиса, чтобы они были доступны для всех сотрудников, которым они могут понадобиться.

КАК НАсчет КОПИЙ ОРИГИНАЛА ДОКУМЕНТА… МОГУ ЛИ Я ИХ СОХРАНИТЬ?

Определение того, является ли конкретный документ записью, не обязательно зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Каждая из нескольких копий одного и того же документа может иметь статус записи, если каждая из них служит отдельной административной цели и контролируется в разных системах хранения. Спроси, прежде чем брать.

КАК НАсчет РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ И НЕЗАПИСНЫХ МАТЕРИАЛОВ… МОГУ Я ВЗЯТЬ ИХ С СОБОЙ?

Вы можете, с одобрения соответствующего сотрудника бюро/офиса, снимать незарегистрированные копии документов, особенно материалов, которые вы составили, получили или иным образом действовали. Тем не менее, вы должны начать сохранять дополнительные копии таких документов в начале вашей работы. Даже если вы этого не сделали, вы можете договориться о том, чтобы сделать выбранные копии до вашего отъезда.

Кроме того, вы можете брать другие типы материалов, которые не являются записями, поскольку они не соответствуют определению записей: 

• Предварительные проекты не разосланы для комментариев 
• Некоторые виды рабочих документов 
• Примечания 
• Другие аналогичные предметы, которые вы обычно выбрасываете, когда они заменяются или больше не нужны 

Я ПОЛУЧИЛ ПИСЬМО ОТ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, КОТОРОЕ ВКЛЮЧАЕТ ИНФОРМАЦИЮ О ГОСУДАРСТВЕННОМ ПРОЕКТЕ, В КОТОРОМ МЫ СОТРУДНИЧАЕМ, И ИНФОРМАЦИЮ О БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОЙ МЕРОПРИЯТИИ, В КОТОРОМ МЫ УЧАСТВУЕМ ВНЕ ОФИСА… КАК Я ДОЛЖЕН ПОДАТЬ ЕГО?

Если у вас есть документ, содержащий как официальную, так и личную информацию, вы должны скопировать или извлечь информацию, относящуюся к государственным делам, и включить ее в файлы вашего агентства. Затем вы можете подать документ вместе с вашими личными документами.
 
СУЩЕСТВУЮТ ЛИ СЛУЧАИ, КОГДА МОИ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПОЗЖЕ МОГУТ БЫТЬ ОПРЕДЕЛЕНЫ КАК ЯВЛЯЮТСЯ ЗАПИСЯМИ АГЕНТСТВА?

Да. В зависимости от обстоятельств, связанных с их созданием, хранением и использованием, а также распоряжением, личные документы могут при решении дел о свободе информации (FOIA) быть определены как документы агентства. «Документы агентства» для целей Закона о свободе информации имеют более широкое определение, чем в 44 USC 3301.

ВОЗМОЖНО ВЗЯТЬ:

 Неучетные материалы

 Незарегистрированные копии документов при условии, что удаление не будет: 

• Уменьшить официальную запись агентства
• Нарушение конфиденциальности, требуемой национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни или другими интересами, предусмотренными законом 
• Превышают обычную экономию административного бизнеса

ЧТО ОК?

Копии собственных личных актов, нормативов, проездных и подобных документов

Материалы для вашей деятельности в качестве члена профсоюза или профессиональной ассоциации или племенного правительства

Журнал ежедневных событий, который ведется для вашего личного пользования, отдельно от календаря ежедневных действий, который вы используете для своей работы

Заметки, сделанные для личного пользования во время учебного курса

Заметки, сделанные для личного пользования на собрании, которые не передаются другим сотрудникам и не используются в государственных делах

ЧТО НЕ ТАК?

Календари, ежедневники, графики деятельности и т.