Согласно исследованиям, 8 из 10 менеджеров недовольны действующей в их компании системой оценки деятельности работников. Сделать оценку работы всех сотрудников более точной и показательной помогает разработка системы KPI и ее внедрение в работу организации.
Возможно будет интересно: внедрение и разработка системы KPI
Содержание:
KPI – аббревиатура слов Key Performance Indicators, или ключевые показатели результативности. Разработка и использование этой системы помогает работодателям оценивать эффективность деятельности работников. Ключевые коэффициенты системы привязывают к определенным индикаторам бизнеса: доходности, рентабельности.
Разработка системы KPI в организации позволяет контролировать деловую активность отдельных сотрудников, подразделений, компании в целом. Благодаря разработке системы оценки ключевых показателей результатов деятельности можно вывести предприятие на новый уровень.
Цели разработки системы KPI для предприятий:
В результате разработки и применения ключевых показателей можно создать эффективную систему мотивации, которая будет стимулировать работников компании выполнять и перевыполнять заданный план. Применение системы оправданно для работников, деятельность которых определяет финансово-экономические показатели фирмы.
Показатели KPI в торговле и других сферах можно разделить на несколько категорий:
В зависимости от сферы деятельности предприятия выбираются ключевые показатели эффективности. Примеры наиболее часто встречающихся KPI приведены в таблице ниже.
Вид KPI | Информация, которую отражает KPI |
Результата | Количество, качество результатов |
Затрат | Затраченные ресурсы |
Функционирования | Соответствие процесса заданному алгоритму выполнения |
Производительности | Отношение результата к затраченному времени |
Эффективности | Отношение результата к затраченным ресурсам |
Повышение эффективности работы, улучшение мотивации сотрудников, увеличение прибыли – всего этого поможет добиться разработка и внедрение KPI. Как рассчитать ключевые показатели системы, описано ниже.
Формула расчета KPI:
Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.
Прежде чем начинать разработку системы KPI, необходимо задать три уровня эффективности:
Фактические значения эффективности работы оцениваются после окончания отчетного периода (квартала или месяца). После оценки рассчитывается KPI, формула которого выглядит так:
Формула KPI
Результат расчета отражает, насколько выполнена норма. При фактической результативности ниже нормы результат менее 100%, при перевыполнении нормы – более 100%. KPI сотрудника определяет его рейтинг: частные результаты умножают на вес KPI и складывают. В результате выходит средневзрешенный коэффициент результативности, который показывает общую эффективность работника за конкретный период.
Полученную оценку связывают с величиной премии. Переменная часть заработной платы позволяет стимулировать трудовую активность и побуждать достигать сверхнормативных результатов. Важно, чтобы у персонала оставалась постоянная часть зарплаты, которую он получает при выполнении нормы.
Разработка и применение KPI возможно в сфере торговли в продажи, а также для многих других видов бизнеса.
Первый способ использования KPI для мотивации персонала заключается в том, что премия является определенным процентом от должностного оклада. Рассчитывается она по следующей формуле:
Формула KPI для мотивации персонала
Применять данную формулу можно только по отношению к сотрудникам, которые показали коэффициент эффективности более 100%. Остальным работникам премия не начисляется.
Величина переменной части оклада ограничивается фондом премирования.
Во втором случае KPI (расшифровка аббревиатуры приведена в начале статьи) рассчитывается как сумма премий. Каждая премия рассчитывается индивидуально по отдельным KPI.
При известном размере фонда премирования выполняется разработка максимального размера премии по KPI, учитывая их веса:
Формула расчета максимального размера премии
После этого рассчитывается величина фактической премии:
Формула расчета фактической премии
Применять формулу, пример которой приведен выше, можно только для работников, у которых «фактами» выше «нормы» — иначе премия не начисляется. Отдельные премии потом складываются для расчета общей премии.
Формула расчета общей премии
Первый вариант применения KPI в торговле и продажах является более жестким, второй – более демократичным.
Теперь вы знаете, что такое KPI в продажах, и можете эффективно применять ключевые показатели для развития своего бизнеса.
KPI (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) — это число, которое показывает, насколько оптимизированы рабочие процессы в компании и какова ее производительность в долгосрочной перспективе.
Существуют варварские методы управления бизнесом: уволить сотрудников, чтобы увеличить прибыль; сократить зарплаты, чтобы уменьшить издержки; распределить бюджет на основе симпатии руководителя и так далее. Подобные методы ведения бизнеса ограничивают развитие компании, но продолжают применяться. А все потому, что руководители не видят всю картину деятельности компании.
Все же способы увидеть ваш бизнес с высоты птичьего полета есть, и один из них — это KPI. Мы поговорим о том, как правильно внедрять эти показатели в работу компании и тем самым оптимизировать бизнес-процессы.
Что такое KPI?
Зачем нужен KPI?
Виды и варианты анализа KPI
Анализ периодов
Анализ показателей
Анализ областей работы
Как внедрять в работу KPI?
1. Подготовьте коллектив и систему мотивации
2. Выделите важные показатели
3. Определите метрики для работников
4. Внедрите систему KPI в работу
5. Показывайте данные и расчеты
KPI — это ключевые показатели эффективности, хотя говорить про эффективность в данном случае не совсем корректно: показатель включает и результативность, и эффективность.
Простыми словами, KPI отвечает:
KPI всегда неразрывно связаны с целями компании. Результаты, которые вы хотите достигнуть, должны приводить вас к выполнению этих целей.
Показатель демонстрирует общую картину рабочих процессов: оценку эффективности и результативности работы отделов компании, маркетинговых кампаний и инструментов, конкретных сотрудников — чего угодно, что вы хотите рассчитать.
Факторы для расчета показателей должны быть:
KPI можно рассчитать по формуле (ее мы приводим ниже). Вот и получается, что в итоге вам становится известно, во-первых, достигнуты ли желаемые результаты, способные в перспективе привести вас к выполнению глобальных целей, и, во-вторых, разумно ли было затрачены ресурсы на получение этих результатов.
На основе полученных данных вы можете строить прогнозы и планировать работу, а после тестового периода гипотез можно проанализировать данные и сравнить старые KPI с новыми, чтобы увидеть динамику работы.
Показателями можно руководствоваться, но они не универсальны, поэтому для каждого бизнеса их надо адаптировать индивидуально, как и результаты.
Формула для расчета KPI достаточно проста:
Разберем расчет KPI на примере. Возьмем ключевой показатель «Качество оформления документов».
Норма = 80%
Факт = 10%
База = 0
((10 − 0) / (80 − 0)) × 100 = 12,5% KPI
Получился очень низкий показатель, следовательно, качество оформления документов надо оптимизировать.
Прежде всего стоит упомянуть, что KPI — это не тот инструмент, который вы запустите один раз, забудете про него, а он продолжит работать и приносить пользу вечно. Это просто число, уже на основе которого вы можете выдвигать гипотезы по улучшению работы в компании.
Вычисление показателей делится на два типа:
Рассчитывать данные надо за один взятый период времени, иначе смысла в расчете не будет никакого:
KPI еще бывают для конкретных сторон жизни бизнеса, чтобы можно было выбрать определенные отделы и смотреть на их работу в отрыве друг от друга:
Читайте также: 10 KPI-метрик для надежной воронки продаж
Система обязательно будет влиять на работу всей компании, поэтому внедрять ее нужно аккуратно и постепенно.
Для успешного внедрения системы KPI нужно обязательно мотивировать сотрудников и привести аргументы по внесению изменений. Человеческий фактор очень важен, он может погубить столь полезную идею на корню: без мотивации работники будут видеть в KPI лишь усложнение рабочего процесса и будут сопротивляться внедрению системы.
Подготовьте отдельно и менеджеров компании, потому что бизнес перейдет на другую систему контроля: надо рассказать все про внедрение и работу новых процессов.
Все сотрудники будут работать эффективнее, если будут видеть в этом смысл и выгоду для себя. Перечислим основные варианты мотивации:
Предлагайте свои варианты или выбирайте из популярных. Можете создать между сотрудниками или отделами здоровую конкуренцию в игровом формате. Но обязательно замотивируйте работников.
Обязательно расскажите всем сотрудниками о причинах внедрения новой системы в рабочий процесс, а также о бонусах и условиях их получения. Донести информацию можно любым удобным способом: с помощью рассылки, телефонного звонка или общего собрания в зале. А после удостоверьтесь, что каждый вас услышал, например попросив подписать соответствующие документы.
Читайте также: Как коммуникация в компании влияет на конверсию?
Выделите нужные именно для вашей компании метрики. Проще и эффективнее определить их вместе с начальниками отделов и главным бухгалтером. Смело включайте показатели в работу системы, если четко видна их связь с результатами деятельности. Существует несколько распространенных метрик:
Если список нужных метрик у вас получился огромным — это хорошо, но не пускайте все пункты в работу сразу. Внедряйте систему KPI постепенно: начните с 5–7 показателей, чтобы не перегружать коллектив и не снижать эффективность работы.
Чтобы оценивать труд сотрудников и вычислять KPI, надо основываться на конкретных данных. Поэтому выделите нужные обязательно численные (то есть измеримые количеством, а не качеством) метрики для объективной оценки. Факторы успешной работы должны быть адекватными и достижимыми, не стремитесь к заоблачным показателям.
Универсальные метрики для оценки работы модели B2B:
Универсальные метрики для оценки работы модели B2C:
Смотреть на динамику выделенных метрик надо за один период — неделя, месяц, квартал, год. Выберете подходящий для вашего бизнеса период, ориентируясь на задачи, поток доходов и расходов и на количество данных: хватит ли их для отслеживания недели или лучше увеличить до месяца, чтобы картина была яснее.
Читайте также: 5 популярных, но бесполезных метрик отдела продаж
Вот какие должны быть шаги:
Рекомендуем для начала провести тестовое внедрение системы в работу: создайте фокус-группу из нескольких сотрудников, посмотрите на функциональность системы, найдите слабые места и ошибки. После проработайте вычисление KPI и плавно вводите систему в работу: сначала примените ее на одном отделе, потом переключайтесь на другой, когда убедитесь в ее функциональности — подключайте к работе остальные.
Не до конца сформулированная система будет пестрить ошибками, поэтому не бросайте нововведение на всю компанию сразу даже после теста на фокус-группе — вы рискуете завалить сотрудников новой информацией и из-за внезапного прессинга потерять ценных работников. Помните про человеческий фактор, он никуда не девается, поэтому каждый шаг внедрения KPI делайте аккуратно.
Создайте приложение или файл с открытым доступом, где каждый сотрудник в любое время сможет посмотреть ход работы системы KPI.
Можно использовать простую таблицу в Excel для удобства и наглядности. Мы взяли для примера ключевые показатели колл-центра:
Используйте уже известную вам формулу:
Коэффициент результативности (среднее значение) покажет, как показывает себя в работе колл-центр — по отдельным показателям и в целом.
Без контроля и постепенного введения изменений в работу на основе показателей в KPI не будет никакого смысла — только трата сил, нервов и времени коллектива. Анализируйте показатели вместе с руководителями отделов, бухгалтерами, выдвигайте гипотезы по улучшению и оптимизации работы, тестируйте гипотезы.
С помощью KPI легко увидеть количественные показатели, но невозможно увидеть качественные, поэтому не забывайте про дальнейшие адекватные анализ и размышления. Внедряйте данную систему контроля работы производства грамотно, тогда она будет приносить пользу. Если вы все делали аккуратно и человечно, то сможете определить, что приносит пользу, а что только тратит время и бюджет компании.
Высоких вам конверсий!
09-12-2021
Делиться:
Стейси Барр |
Этот контрольный список из 5 основных формул KPI с примерами для каждой из них поможет вам выбрать лучший способ расчета ваших KPI.
Хорошая мера эффективности определяется как «объективное свидетельство степени достижения результата деятельности с течением времени». Таким образом, вы должны быть уверены, что способ, которым вы рассчитываете значения ваших показателей эффективности — ваша формула KPI — действительно предоставляет правильные доказательства и в нужной степени.
Используйте следующие советы, чтобы решить, какой метод количественной оценки лучше всего подходит для каждого из ваших показателей производительности. Другими словами, какую формулу KPI лучше всего использовать для того, что вы пытаетесь измерить?
Подсчет — это, безусловно, самый простой способ количественно оценить то, что вы наблюдаете:
Подсчет работает очень хорошо, когда арена, область действия или популяция, в пределах которых вы наблюдаете за результатом производительности, остаются примерно одного размера с течением времени.
Но когда ваше население со временем меняется, подсчеты вводят в заблуждение. Процент покажет вам с большей точностью, в какой степени происходит ваш результат производительности.
Проценты — это подсчет количества вещей или людей в популяции, обладающих определенной характеристикой, разделенный на общую численность популяции и умноженный на 100:
Проценты хороши, когда вас интересует, какая часть целевой группы соответствует вашему результату производительности.
Но проценты предполагают, что ваш результат черный или белый. Клиенты либо довольны, либо нет. У сотрудников либо был несчастный случай на работе, либо нет. Однако они не сообщают вам степень или степень, например, насколько удовлетворены или насколько ранены.
Если числа обычно считаются дискретными показателями, поскольку их значения могут быть только целыми числами, то суммы или итоги обычно считаются непрерывными показателями, поскольку их значения могут быть практически любыми, включая десятичные дроби:
Подобно подсчетам, суммы и итоги могут вводить в заблуждение, если размер области действия или возможности меняется со временем. Если общее время, затраченное на звонки по продажам в мае и июне, составляет 45,25 часа, но общее количество звонков по продажам в мае вдвое больше, чем в июне, вы, вероятно, по-разному оцениваете эффективность.
Среднее значение обычно представляет собой сумму или общее число, деленное на количество вещей или людей, на основании которых была получена сумма:
Если вам интересно понять общий уровень степени или степени, в которой происходит конкретный результат, а не только то, происходит ли он или нет, тогда усредненные значения хороши.
Однако при использовании средних значений существуют три основных ограничения: небольшая совокупность, выбросы и асимметричное распределение. Небольшие популяции делают ваше среднее значение очень изменчивым с течением времени и делают его более точным, чем оно есть на самом деле. Средние значения, основанные на 2 или 3 значениях, практически бесполезны.
Выбросы могут сильно исказить результаты, например, у одного или двух сотрудников сотни выходных дней из-за очень серьезных, но очень редких травм. Обычно принято исключать выбросы из расчета среднего значения и просто отмечать их в сноске.
Асимметричное распределение также может исказить ваше среднее значение, например, когда большая часть продаж составляет от 100 до 1000 долларов, но все еще есть немало продаж, которые достигают 10 000 долларов. В этом случае медиана может быть лучшим индикатором «центра» распределения.
Соотношение делит одну сумму (числитель) или итог на другую сумму или итог (знаменатель). Это отличается от среднего, потому что знаменатель не является подсчетом населения; обычно это другая мера того же населения:
Коэффициенты — отличный способ измерения производительности. Числитель — это ваши выходные данные, а знаменатель — ваши входные данные.
Однако имейте в виду, что при использовании соотношений очень легко сделать ваши ключевые показатели эффективности или измерения излишне сложными. Когда вы берете коэффициенты, убедитесь, что они говорят вам что-то разумное.
Внимательно изучите свои показатели производительности или ключевые показатели эффективности, которые представляют собой простые подсчеты. Является ли это наиболее подходящим способом количественной оценки результатов деятельности, которые вы пытаетесь доказать?
KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить эффективность рабочего процесса. Эта система используется для оценки различных показателей (деятельность в целом по компании, отдельные структуры, конкретные специалисты). Он выполняет не только контрольные функции, но и стимулирует родовую деятельность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части заработной платы.
Стимулирующий фактор в системе мотивационных KPI – вознаграждение. Получить его может и тот сотрудник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Размер приза/премии, зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Размер компенсации может быть фиксированным или выражаться в процентах от заработной платы.
Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого человека. Сроки зависят от задач компании. Например:
Коэффициент вариации (шкалы) компания также определяет самостоятельно. Например:
Это только вариант определения мотивационных факторов.
Ключевой момент в измерении KPI – соотношение фактического к плановому. Почти всегда заработная плата работника состоит из оклада (постоянная часть) и премии (переменная часть/переменная часть). Мотивационный фактор влияет на формирование переменной части.
Предположим, что соотношение постоянной и переменной частей заработной платы — 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:
Примите следующие значения коэффициентов (одинаковые для 1 показателя и показателя 2):
Таблица KPI в Excel:
Пояснения:
Это примерная таблица KPI в Excel. Каждая компания составляет свою таблицу (с учетом особенностей работы и системы премирования).
Оценка для сотрудников по ключевым показателям составляется матрицей, либо соглашением о целях. Общая форма выглядит следующим образом:
Об авторе