Формы документооборота: Документооборот — что это такое — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Формы документооборота: Документооборот — что это такое

Содержание

Глава 9. Документооборот и формы его организации 24

ЛЕКЦИЯ 6-7

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ФОРМЫ ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ.

КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

План:

Организация документооборота
Формы организации работы с документами
Табель форм документов, применяемых в организации
Работа с конфиденциальными документами
Работа с обращениями граждан в органы власти
Требования к регистрации документов
Контроль исполнения документов
8. Номенклатура дел организации

9.Экспертиза ценности документов

10. Хранение документов

11. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве

12.Персональные компьютеры в современном делопроизводстве

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления [3]. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

Делопроизводственная служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия ответственных решении (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.

Простая и сложная формы документов

Раздел \ СЭД Корпоративный документооборот \ Автоматизация работы с документами \ Настройка документов

Наш документооборот
Внимание! СЭД «Корпоративный документооборот» заменен на новый продукт СЭД «Наш документооборот» оптимизированный и переписанный «с нуля».

Перейти к описанию СЭД «Наш документооборот»

Описание на этой странице потеряло актуальность.

Корпоративный документ СЭД «Корпоративный документооборот» может быть отображен в двух режимах. В режиме простой форме и в режиме полной формы. Работа в режиме полной формы подробно рассмотрена здесь. Режим простых форм предоставляют пользователю только существенную информацию документа скрывая при этом ряд других второстепенных данных (информация о принадлежности документа, его размещении в системе, списке связанных с ним объектов и прочее).

Режим упрощенных форм может быть включен разными способами. Верхняя панель корпоративного документа содержит кнопку «Простая форма», нажатие на эту кнопку переводит документ в режим простой формы. Обратное переключение в режим полной формы производится нажатием кнопки «Полная форма» нижней панели документа. Примеры документа в полной и простой форме приведены на рисунках ниже.

1. Режим полной формы документа:

2. Режим простой формы того же документа

В случае, если в корпоративном документе присутствуют файлы, то в режиме простой формы добавляется закладка «Файлы». В случае, если в документе есть файл (или файлы), но нет текстового содержания, документ открывается в форме, содержащей только информацию о файлах. Такой режим может быть полезен для организации эффективного доступа к каким-либо отсканированным копиям, например различным свидетельствам или сертификатам предприятия.

Для удобства пользователей можно настроить автоматическое открытие документа в режиме простой формы. Для этого в режиме полной формы нужно отметить флажок «Открывать документ в простой форме» на закладке «Прочее» корпоративного документа.

Администраторы системы могут настроить режим открытия всех документов определенного вида. Для этого в справочнике «Виды документов» необходимо отметить флажок «Открывать в простом режиме все существующие документы». В таком случае, вне зависимости от настройки указанной на закладке «Прочее», документы данного вида будут открываться в простом режиме. Если необходимо определять режим открытия для каждого документа, но преобладающим режимом будет режим простых форм, то можно отметить флажок «Устанавливать режим простых форм для новых документов» и флажок «Открывать документ в простой форме» на закладке «Прочее» будет отмечен при создании очередного нового документа данного вида.

Подробнее узнать о работе корпоративных документов в режиме полных форм можно здесь

Смотрите также:

Работа с бизнес-процессами
Навигатор документов

Какие типы рабочего процесса существуют?

Главная страница блога Управление рабочими процессами

Какие существуют типы рабочих процессов?

Рабочий процесс определяется как последовательность задач и действий, составляющих процесс. Рабочие процессы часто используются для отображения хода выполнения проекта от его начальной точки до конечного результата. Рабочие процессы иногда представляются в виде диаграмм, чтобы помочь нам визуализировать и управлять этими задачами и действиями.

Звучит довольно просто, но вы когда-нибудь осознавали, что существует более одного типа рабочего процесса? На самом деле рабочие процессы можно разделить на три основные категории, поэтому давайте рассмотрим различные типы рабочих процессов.

Оптимизируйте рабочие процессы с помощью
Полное руководство по управлению рабочими процессами Загрузить сейчас

Категории рабочих процессов

Рабочие процессы можно разделить на три основных типа в зависимости от их сложности. Это последовательные, конечные автоматы и правила.

Последовательный

Первым в нашем туре по различным типам рабочего процесса следует последовательный рабочий процесс : . Этот рабочий процесс обычно основан на диаграммах от одного шага к другому, всегда двигаясь вперед.

Каждый шаг зависит от завершения действий на предыдущем шаге. Вы можете думать об этом рабочем процессе как о системе «соедини точки»: вы должны правильно следовать числам, одно за другим, чтобы завершить общую картину.

Управление процессами продаж продуктов и услуг является примером последовательного рабочего процесса, так как шаги остаются теми же, и никакие действия не повторяются.

Конечный автомат

Далее следует рабочий процесс конечного автомата, который переходит от состояния к состоянию. Этот тип рабочего процесса немного сложнее, и действия в этих рабочих процессах часто при необходимости перемещаются между этапами.

Этот тип рабочего процесса можно сравнить с решением головоломок, потому что вы постоянно ставите важные части на место для завершения проекта. Рабочие процессы конечного автомата часто используются, когда в процессе есть творческие элементы или продукты и услуги, которые требуют дополнительной проверки или ввода со стороны клиентов и руководства.

Управляемый правилами

И последнее, но не менее важное в нашем туре по типам рабочего процесса, есть рабочий процесс, управляемый правилами, который выполняется на основе последовательного рабочего процесса с правилами, определяющими его ход. Это можно сравнить со следующим план, чтобы сделать полную структуру. Рабочие процессы, основанные на правилах, очень полезны при работе над различными проектами с четкими целями, но разными уровнями спецификаций.

Теперь, когда вы знаете все об этих различных типах рабочего процесса, у вас есть все необходимое, чтобы определить, какой из них подходит для вашего бизнеса, и использовать тот поток, который подходит именно вам!

Управление любым типом рабочего процесса

Pipefy позволяет бизнес-группам создавать, автоматизировать и управлять любым типом рабочего процесса. Автоматизация с малым объемом кода помогает бизнес-командам оставаться гибкими, не увеличивая объем незавершенной работы ИТ-специалистов. Команды в любом отделе — продажах, финансах, HR, обслуживании клиентов, операциях — могут легко создавать рабочие процессы, которые устраняют разрозненность и улучшают взаимодействие с пользователем.

Узнайте, почему предприятия доверяют Pipefy оптимизацию и автоматизацию каждого типа рабочего процессаPipefy Workflow Management

Автор:

Isabelle Wuilleumier Salemme

Руководитель службы поддержки клиентов @Pipefy. Она использует свои обширные знания о Pipefy, чтобы помочь пользователям максимально эффективно использовать Pipefy посредством поддержки и написания информативных материалов. Помимо того, что она отвечает за поддержку, она заядлый читатель, любитель кофе и профессиональный фотограф.

Получайте наши последние сообщения на свой почтовый ящик

Бесплатные официальные и судебные, корпоративные и агентские формы

Получите любую государственную, судебную или юридическую форму за считанные секунды
Всегда актуальный и пополняемый
Доверено AMLAW 100 и 1000 индивидуальных практиков
Все штаты, округа, банкротства, округа, корпорации и другие

Начните бесплатный пробный период

Просмотр карты Посмотреть список Категория

Адвокаты

Оптимизация вашей фирмы

Компенсация работникам
Федеральная
Штатная

Апелляционный суд
Секунда штата
Местный округ

Потребители

Управляй своей жизнью

Завещания/трасты
Доверенность
Семейные отношения

Арендодатель Арендатор
Работа
Недвижимость

Малый бизнес

Ведите свой бизнес

Нотариус
Корпорация
ООО

Товарищество
Товарный знак
Патент

Формы документооборота: Документооборот — что это такое