28.01.2020
Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:
Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована.
Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.
По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.
Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».
Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.
На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.
Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.
Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.
Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.
Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:
Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.
В статье узнаем, что такое электронный документооборот (ЭДО). Разберемся, кому он подойдет. Также перечислим виды ЭДО.
Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.
Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.
ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.
Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.
Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.
Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.
Система электронного документооборота выполняет следующие функции:
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.
Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.
Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.
Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.
Примерный алгоритм действий:
Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.
Посмотреть список
Сбор, хранение и управление электронными документами
Получить руководство покупателяУправление документами определено
Управление документами — это система или процесс, используемый для захвата, отслеживания и хранения электронных документов, таких как PDF-файлы, текстовые файлы и цифровые изображения бумажного контента.
Управление документами поможет вам сэкономить время и деньги. Он обеспечивает безопасность документов, контроль доступа, централизованное хранилище, контрольные журналы и оптимизированный поиск и извлечение.
Управление делами IBM
Автоматизировать больше
Узнайте, как автоматизация улучшает процесс возмещения убытков. В этом примере мы будем использовать бот RPA с API для захвата документов и бизнес-правилами, чтобы завершить процесс быстрее и с меньшим количеством ошибок.
Управление документами выросло из оцифрованной бумаги и теперь включает в себя безопасность, аудит и многое другое.
Емкость сервера больше, чем у физической картотеки или склада.
Системы различаются по объему, но имеют общие атрибуты, такие как индексирование, контроль версий и многое другое.
Лучшее обслуживание клиентов
Сократите расходы и улучшите отношения
Узнайте, как Turkcell Global Bilgi реализовал ввод документов в работу. Используя решение, которое может считывать рукописный текст, формы и цифры, они сократили эксплуатационные расходы и повысили удовлетворенность клиентов.
Управление документами — это важно
Для хранения бумаги может потребоваться значительное физическое пространство. Платформа управления документами может интегрировать разрозненные документы для большего контроля, доступа и эффективности процессов. Он предлагает преимущества с точки зрения поиска информации, безопасности, управления и более низкой стоимости операций. Более того, надлежащее ведение документации становится юридическим императивом.
Службы захвата с поддержкой ИИ устраняют необходимость в шаблонах.
Облачная обработка снижает затраты на развертывание и управление.
Инструменты могут помечать защищенные данные как подлежащие редактированию или перенаправлению.
Многие решения предлагают ценные стратегии извлечения данных.
Добейтесь повышения производительности, применяя интеллектуальную автоматизацию для преобразования основных операций.
Собирайте и храните большие объемы документов, включая наборы данных XML, исходящие отчеты и многое другое.
Оптимизируйте сбор, распознавание и классификацию документов для пользователей и приложений.
Управляйте большими объемами фиксированной информации с помощью быстрого и безопасного доступа к корпоративному контенту.
Используйте инструменты и возможности с минимальным кодом, чтобы создавать значимые бизнес-приложения в любом облаке.
A система управления документами – DMS — это система (основанная на компьютерных программах в случае управления цифровыми документами), используемая для отслеживания, управления и хранения документов. Эта система должна быть способна вести учет различных версий документов, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории).
Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, свидетельствуют о том, что документы находятся под контролем. Несоблюдение может повлечь за собой штрафы, потерю бизнеса из-за соответствия или несоблюдения требований или непоправимый ущерб деловой репутации.
Сегодня внедрение качественной системы управления документами имеет решающее значение для успеха бизнеса. Поэтому при поиске надежной системы управления документами имейте в виду, что идеальная DMS должна содержать следующие 8 групп функций:
Когда дело доходит до ввода документов, большинство деловых и цифровых файлов. Идеальная система управления документами должна позволять вводить файлы из следующих источников:
Индексирование документов — это процесс связывания или маркировки документов различными терминами «поиска». Индексация — это путь к документам. Этот путь основан на ваших бизнес-процессах и ваших сотрудниках.
Существуют различные типы индексов. Если ваши документы являются текстовыми документами, возможно, вы проиндексировали документы для полнотекстового поиска, где вы можете найти фразу, содержащуюся в документах. Все системы управления документами также имеют некоторый уровень системной индексации. Системной индексацией по умолчанию может быть дата, тип документа или какой-либо другой идентификатор, описывающий документ. Идеальная система управления документами должна обеспечивать:
Независимо от того, какие индексы мы используем, сила индексации документов раскрывается, когда мы выполняем поиск позже. Система поиска документов должна обеспечивать:
Обработка документов включает преобразование печатного и рукописного текста на бумажных и электронных документах (например, отсканированное изображение документа) в электронную информацию с использованием одного или комбинации интеллектуальных символов. Распознавание (ICR), оптическое распознавание символов (OCR) и опытные операторы ввода данных. Идеальная система управления документами должна обеспечивать следующие функции:
Хорошая система управления документами должна иметь встроенную систему управления бизнес-процессами и автоматизации рабочего процесса на уровне предприятия, которая автоматически направляет документы по назначению. Автоматизация рабочего процесса должна обеспечивать:
Безопасность является одним из наиболее важных аспектов системы управления документами. Идеальное программное обеспечение обеспечит высокий уровень шифрования документов и доступ на основе ролей, а также:
As previously mentioned, different business have different needs DMS. В каждом бизнесе есть свои особенности, которые необходимо учитывать. По этой причине идеальная система управления документами должна обеспечивать определенный уровень настройки, позволяющий пользователям:
Об авторе