Функции документооборота: СЭД: функции систем электронного документооборота

Содержание

СЭД: функции систем электронного документооборота

28.01.2020

Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:

Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
Ведение истории изменений документа.
Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
Аналитические функции.
Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована.

Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.

Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.

По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.

Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота

Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».

Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.

Как выбрать СЭД с нужным функционалом

На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.

Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.

Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.

Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.

Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:

у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).

Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

В статье узнаем, что такое электронный документооборот (ЭДО). Разберемся, кому он подойдет. Также перечислим виды ЭДО.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

регистрация документа;
контроль исполнения документов;
создание справочников;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов с помощью сканирования и распознавания;
уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;

повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
оперативно составляются отчеты организации;
повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

разрабатывается техническое задание;
выбирается IT-решение;
описываются бизнес-процессы;
составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
внедряется ЭДО;
тестируется программа;
запускается система электронного документооборота;
контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Посмотреть список

Что такое управление документами? | IBM

Что такое документооборот?

Сбор, хранение и управление электронными документами

Получить руководство покупателя

Управление документами определено

Управление документами — это система или процесс, используемый для захвата, отслеживания и хранения электронных документов, таких как PDF-файлы, текстовые файлы и цифровые изображения бумажного контента.

Управление документами поможет вам сэкономить время и деньги. Он обеспечивает безопасность документов, контроль доступа, централизованное хранилище, контрольные журналы и оптимизированный поиск и извлечение.

Управление делами IBM

Автоматизировать больше
Узнайте, как автоматизация улучшает процесс возмещения убытков. В этом примере мы будем использовать бот RPA с API для захвата документов и бизнес-правилами, чтобы завершить процесс быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Основы

Меньше бумаги, больше функциональности

Управление документами выросло из оцифрованной бумаги и теперь включает в себя безопасность, аудит и многое другое.

Больше места для хранения

Емкость сервера больше, чем у физической картотеки или склада.

Общие атрибуты

Системы различаются по объему, но имеют общие атрибуты, такие как индексирование, контроль версий и многое другое.

Лучшее обслуживание клиентов

Сократите расходы и улучшите отношения
Узнайте, как Turkcell Global Bilgi реализовал ввод документов в работу. Используя решение, которое может считывать рукописный текст, формы и цифры, они сократили эксплуатационные расходы и повысили удовлетворенность клиентов.

Управление документами — это важно

Для хранения бумаги может потребоваться значительное физическое пространство. Платформа управления документами может интегрировать разрозненные документы для большего контроля, доступа и эффективности процессов. Он предлагает преимущества с точки зрения поиска информации, безопасности, управления и более низкой стоимости операций. Более того, надлежащее ведение документации становится юридическим императивом.

Решение типичных задач управления документами

Шаблоны для новых типов документов

Службы захвата с поддержкой ИИ устраняют необходимость в шаблонах.

Дополнительные средства для развертывания серверов

Облачная обработка снижает затраты на развертывание и управление.

Управление конфиденциальными данными

Инструменты могут помечать защищенные данные как подлежащие редактированию или перенаправлению.

Отсутствие аналитики

Многие решения предлагают ценные стратегии извлечения данных.

Ресурсы управления документами

Решения для управления документами

IBM Cloud Pak® для автоматизации бизнеса

Добейтесь повышения производительности, применяя интеллектуальную автоматизацию для преобразования основных операций.

IBM® Content Manager по требованию

Собирайте и храните большие объемы документов, включая наборы данных XML, исходящие отчеты и многое другое.

IBM Datacap в облаке

Оптимизируйте сбор, распознавание и классификацию документов для пользователей и приложений.

Службы образов IBM FileNet®

Управляйте большими объемами фиксированной информации с помощью быстрого и безопасного доступа к корпоративному контенту.

IBM FileNet Content Manager

Используйте инструменты и возможности с минимальным кодом, чтобы создавать значимые бизнес-приложения в любом облаке.

8 Особенности, которыми должна обладать каждая система управления документами (DMS)

Что такое система управления документами (DMS)?

A система управления документами – DMS — это система (основанная на компьютерных программах в случае управления цифровыми документами), используемая для отслеживания, управления и хранения документов. Эта система должна быть способна вести учет различных версий документов, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории).

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, свидетельствуют о том, что документы находятся под контролем. Несоблюдение может повлечь за собой штрафы, потерю бизнеса из-за соответствия или несоблюдения требований или непоправимый ущерб деловой репутации.

8 Особенности, которыми должна обладать каждая система управления документами (DMS)

Сегодня внедрение качественной системы управления документами имеет решающее значение для успеха бизнеса. Поэтому при поиске надежной системы управления документами имейте в виду, что идеальная DMS должна содержать следующие 8 групп функций:

Ввод документов
Индексирование документов
Поиск документов
Обработка документов
Автоматизация рабочего процесса
Безопасность документов
Панель управления пользователя
Персонализация
БОНУС: Специальные функции

#1

Ввод документов

Когда дело доходит до ввода документов, большинство деловых и цифровых файлов. Идеальная система управления документами должна позволять вводить файлы из следующих источников:

Сканер
Электронная почта
Ручная загрузка
Массовая загрузка
Автоматизированный процесс массовой загрузки
Мобильные приложения
Веб-службы

#2

Индексирование документов

Индексирование документов — это процесс связывания или маркировки документов различными терминами «поиска». Индексация — это путь к документам. Этот путь основан на ваших бизнес-процессах и ваших сотрудниках.

Существуют различные типы индексов. Если ваши документы являются текстовыми документами, возможно, вы проиндексировали документы для полнотекстового поиска, где вы можете найти фразу, содержащуюся в документах. Все системы управления документами также имеют некоторый уровень системной индексации. Системной индексацией по умолчанию может быть дата, тип документа или какой-либо другой идентификатор, описывающий документ. Идеальная система управления документами должна обеспечивать:

Индексирование всех документов
Пользовательская автоматическая нумерация документов
Распознавание и индексирование контента
Индексирование метаданных
Индексирование всех редакций
Оптическое распознавание символов на разных языках (система нумерации Vienna Advantage DMS в настоящее время поддерживает 47 форматов нумерации 9012)
Расширяемые поля метаданных

#3

Поиск документов

Независимо от того, какие индексы мы используем, сила индексации документов раскрывается, когда мы выполняем поиск позже. Система поиска документов должна обеспечивать:

Безопасный и мощный поиск
Поиск по содержимому документа и метаданным
Расширенный поиск по всем атрибутам документа
Масштабируемая система поиска документов Результаты.
#4
Обработка документов
Обработка документов включает преобразование печатного и рукописного текста на бумажных и электронных документах (например, отсканированное изображение документа) в электронную информацию с использованием одного или комбинации интеллектуальных символов. Распознавание (ICR), оптическое распознавание символов (OCR) и опытные операторы ввода данных. Идеальная система управления документами должна обеспечивать следующие функции:
- Создание документов с использованием шаблонов
- Ссылка документа на записи в системе
- Связь с системой ERP/CRM
- Пересылка, перемещение, совместное использование документов
- Электронная почта документов
- Ревизия документов
- Встроенный редактор2 4 типа файлов Документы регистрации и выписки
#5
Автоматизация рабочего процесса
Хорошая система управления документами должна иметь встроенную систему управления бизнес-процессами и автоматизации рабочего процесса на уровне предприятия, которая автоматически направляет документы по назначению. Автоматизация рабочего процесса должна обеспечивать:
- Обработка входящих документов на основе правил
- Настройка отдельных правил и действий с документами
- Автоматический и ручной рабочий процесс
- Маршрутизация документов
- Моделирование бизнес-процессов с настраиваемыми окнами, отчетами
- Настройка автоматического создания многоуровневых утверждений
- Обновление записей на основе документов
#6
Безопасность документов
Безопасность является одним из наиболее важных аспектов системы управления документами. Идеальное программное обеспечение обеспечит высокий уровень шифрования документов и доступ на основе ролей, а также:
- Audit Trail
- Пользовательский и роли
- Права Advanced Access
- Ancrypted Documents
- Индексирование All Revisions
- Поддерживает SSL
- Модифицируя Владелец
- Поддерживания SSL
- Модифицируемый Владелец
- Поддерживания SSL
- Модифицируемый владелец
- SSL
- Владелец
- . должен быть простым и легким в навигации. Не все склонны к технологиям, поэтому чем проще программное обеспечение, тем лучше. Но на главной панели также должны быть:
  - Workflow Inbox
  - Document inbox
  - Alerts and Notifications
  - Reporting Dashboard
  - Follow-ups and Chat
  - Inbuilt Calendar, Email, SMS
  #8 Customization
  As previously mentioned, different business have different needs DMS. В каждом бизнесе есть свои особенности, которые необходимо учитывать. По этой причине идеальная система управления документами должна обеспечивать определенный уровень настройки, позволяющий пользователям:
  - Создание настраиваемых окон и записей
  - Создание пользовательских полей и отчетов
  - Добавить атрибуты пользовательских документов
  - Опишите пользовательский рабочий процесс
  - Create Custom Dashboard
  BONUS. всегда выходят за рамки базовых функций и предоставляют своим клиентам инновационные функции и решения, которые улучшат общую производительность их бизнеса.

Функции документооборота: СЭД: функции систем электронного документооборота