Этот документ фиксирует гарантию одного из участников сделки исполнить свои обязательства по заключенному договору и является основанием для отсрочки/ рассрочки платежей или реструктуризации долга. Такое письмо – одна из возможных форм обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной договора и содержит.
Формат и содержание гарантийных писем (ГП) специально никак не регламентируется, они могут быть составлены в произвольной форме. Однако существуют возникшие за многие годы практики примеры документов, которые условно можно считать образцами. Общий же принцип оформления ГП – следовать стандартам делопроизводства и правилам деловой переписки.
Письменные гарантии можно классифицировать по видам и формам.
Если говорить об основных видах ГП, то их существует три: оферта, акцепт и дополнительное соглашение.
Письмо-оферта является частью договора и содержит все его существенные параметры: наименование товара/услуги, сроки и т.д. Оно направляется одной из сторон сделки своему контрагенту с целью договориться об изменении условий взаиморасчетов.
Письмо-акцепт – документ, который фиксирует согласие второй стороны договора принять оферту. В нем должно быть не просто обозначено согласие с офертой, но и прописан порядок действий для выполнения сделки.
Чтобы более полно описать все условия договора, к нему составляется дополнительное соглашение. Оно, как следует из названия, восполняет неизбежные в ГП пробелы в существенных пунктах (порядок расчетов, ответственность сторон и т.д.).
Классификация по формам ГП разделяет их в соответствии с целями, самыми распространенными из которых являются:
покупка товаров
оплата оказанных услуг
расчет за выполненные работы
аренда помещения
погашение задолженности
документы для налоговой инспекции.
Давайте рассмотрим их подробнее.
Гарантийное письмо на оплату товара составляется в случае, если даты поставки и оплаты не совпадают. Задержка может возникнуть как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя. В первом случае гарантируется поставка товара, во втором – его оплата. В любом варианте в ГП необходимо прописать сумму поставки, наименование товара, реквизиты составителя письма, опционально – ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.
Такая форма гарантийного письма подтверждает обязательство исполнителя выполнить определенный вид работ или оказать означенный тип услуг в установленный срок и в полном объеме. Если инициатором ГП является заказчик, то он, соответственно, гарантирует оплату по договору. Однако ГП может взять функцию договора на себя, если в письме-оферте исполнитель обязуется выполнить работы, а заказчик в письме-акцепте гарантирует оплату.
Арендатору может понадобиться оформить гарантийное письмо собственнику помещения в случае, если их деловые взаимоотношения только начинаются. Такое письмо будет содержать обязательство своевременной оплаты по установленному графику.
Также ГП может быть решением, если у съемщика возникнет задолженность перед арендодателем. С помощью гарантийного письма стороны могут согласовать условия отсрочки платежа.
Направляя гарантийное письмо по поводу оплаты задолженности, должник официально признает наличие долга и просит об отсрочке и/или реструктуризации. В тексте должны фигурировать сумма долга и планируемый график погашения, а в случае наличия договора между сторонами – его реквизиты.
Данное гарантийное письмо может потребоваться при регистрации юридического лица, если создаваемая компания не является собственником помещения, а снимает его. Отправленное в налоговую ГП служит подтверждением, что согласно договору аренды, регистрируемому юрлицу здесь предоставляется юридический адрес.
Как мы уже отмечали, формально утвержденных стандартов гарантийного письма не существует. При его составлении необходимо придерживаться общепринятых правил делопроизводства, здравого смысла и ориентироваться на сложившуюся практику, примеры которой мы приведем ниже.
Итак, несколько общих советов по составлению ГП.
Если письмо составляется от имени организации, оформите его на бланке компании с соответствующими реквизитами, проставьте исходящий номер и зарегистрируйте в системе документооборота.
В тексте письма четко и лаконично опишите предмет гарантий и главные детали: сумма (цифрами и прописью), сроки оплаты, штрафы (опционально).
Письмо должно содержать сведения о договоре, на основании которого производятся расчеты (номер и дата заключения), а также реквизиты подписавших его сторон.
Подпишите письмо (у руководителя компании или главного бухгалтера) и поставьте печать.
Гарантийное письмо от ИП, не имеющего счета в банке и фирменной печати, должно содержать паспортные данные предпринимателя. То же относится и к ГП, которое составляется физическим лицом.
Грамотно составленное гарантийное письмо имеет юридическую силу, поэтому следует отнестись к его оформлению с достаточным вниманием и тщательностью.
При составлении ГП их авторы допускают ряд типичных ошибок, которые мы сейчас кратко разберем.
Неясные формулировки. Грамматические конструкции, которые непонятны или могут трактоваться двояко – одна из самых распространенных погрешностей.
Отсутствие в тексте ключевых параметров сделки. Если письмо не содержит такой информации, как реквизиты сторон, предмет договоренностей, сумма, сроки – его нельзя считать полноценным документом и надеяться, что его одобрит контрагент.
Отсутствие контактной информации гарантирующей стороны. Адрес для писем, телефоны компании, e-mail – всё это должно содержаться в ГП.
Отсутствие подтверждающих документов. К письму обязательно должны прикладываться дополнительные документы, необходимые для полного информирования контрагента (акт приема-передачи, свидетельство о праве собственности и пр.).
Непрошитое и непронумерованное письмо. Если ГП составлено на нескольких листах, на каждой странице необходимо проставить ее номер, а листы сшить.
Универсальный (типовой) образец гарантийного письма выглядит примерно так:
Здесь вы можете скачать бланк гарантийного письма об оплате в Word.
В зависимости от типа письма изменения касаются лишь его основного содержания (сути).
Образец оформления бланка гарантийного письма на поставку товаров
Образец ГП на выполнение работ
В любом бизнесе между партнерами должны существовать доверительные отношения. Но только на честном слове серьезное дело не построишь. Лучше, если оно подкреплено документами, в числе которых важную роль играет такой инструмент, как гарантийное письмо.
При правильном составлении письмо-гарантия, в котором содержатся все необходимые атрибуты (ФИО руководителя, реквизиты сторон, данные о документах, на основании которых составляется письмо, сумма сделки, гарантируемые сроки исполнения обязательств, штрафные санкции за неисполнение, дата написания и др.) имеет силу юридически значимого документа. Оно доказывает наличие деловых взаимоотношений между сторонами, подтверждает наличие обязательств и существенных условий сделки.
Важно знать основные принципы составления гарантийных писем уметь применять их на практике. Надеемся, наш материал поможет вам в этом.
С помощью гарантийного письма субъекты правоотношений фиксируют обещания по выполнению обязательств. Но в отличие от договоров не в обоюдном формате. Этот документ призван удостоверить обещание, данное одним лицом в адрес другого. Для составления корректного в правовом плане документа, используйте образец гарантийного письма по оплате задолженности.
Таким письменным способом одно лицо волеизъявляет о совершении каких-то действий в адрес другого. Заверение воли на бумаге это гарант для обеих сторон. Унифицированных форм документа не существует. Он составляется сторонами в удобном формате и отображает интересующие их пункты, а также специфику договоренности. Для составления не обязательно обращаться к юристам, хотя такой шаг не будет лишним.
Письмо не дает стопроцентной гарантии по выполнению обещанного. На основании одного сложно требовать выполнение высказываемых притязаний в суде. Но наряду с остальными доказательствами в судебном процессе будут рассматривать и наличие обсуждаемой бумаги.
Следует оценивать благонадежность партнера (или «составителя» гарантийного письма) заранее. Судебные разбирательства требуют дополнительных временных и финансовых затрат. Даже при наличии договора кроме письма. Сейчас есть законные способы избавления от долгов при финансовом неблагополучии человека. Наилучшей гарантией является предоплата (частичная и полная), если речь идет о расплате.
Формировать письмо разрешено в любой момент по желанию сторон. Допускается, что «должник» уже получил блага не в момент подписания документа, а раньше. Для понимания внешнего вида и структуры документа, посмотрите пример или образец гарантийного письма об оплате задолженности.
Обязательства, о которых говорится в письме, разнообразны. Это оплата каких-то сумм, гарантия о планируемой аренде недвижимости, о гарантированном устройстве человека на вакантное место или предоставлении места студенту для прохождения практики на фирме и т.д. Письмо наиболее актуально в отсутствии других юридических документов. Тогда договоренности не остаются устными.
Исполнение обязательств по договору зачастую не требует такого документа. Но может стать гарантийным дополнением и принудить к выплате долга за оказанные услуги. Либо заверить действительность договора, когда он был подписан не обладающим права лицом.
Актуальным письмо при наличии договора становится при выполнении обязательств одной стороной и задержкой с другой. Тогда ответственный исполнитель входит в положение и дает отсрочку. При возникновении у первого претензий начинается течение срока исковой давности. Если в этот период должник (в финансовом или ином плане) напишет письмо, то срок прерывается. Но ровно до наступления указанных в нем дат.
Это касается и ситуации с изначальным составлением письма без договоров. Исковой срок начинает отсчитываться впервые или вновь, если по нему обязательства не были исполнены в обозначенные даты. При наличии договора он становится преимущественным документом. Если есть какие-то расхождения в датах, то высшие инстанции будут опираться на содержание первичного документа.
Иногда при помощи письма стороны меняют условия договора. Хотя это не самый надежный вариант. Более легитимным форматом для указанной цели будет составление допсоглашения.
Во избежание ошибок, лучше использовать образец гарантийного письма об оплате с графиком погашения задолженности или без него. Либо образец с иными прописанными в нем обязательствами.
Основные разделы:
Опечатки в словах не являются основанием для признания документа недействительным. Но если они не искажают суть написанного. Банковских реквизитов такое правило не касается. Они должны быть указаны корректно.
Форма не унифицирована, но следует соблюдать представленную выше последовательность информационных блоков. Они соответствуют принципам оформления деловой документации.
По желанию сторон разрешается добавлять дополнительные сведения. При передаче в аренду имущества описывать сам объект, его местоположение, и на чем основан факт владения у собственника. Ситуации различны. Можно добавить и информацию о способах осуществления описанных в письме обязательств помимо сроков по их исполнению.
И т.д.Обычно у компаний есть заготовки подобных документов в электронном формате с фирменным логотипом и с реквизитами в заголовке. Физические лица пишут гарантийные письма самостоятельно в произвольной форме. Нет правила по обязательному составлению документа в письменном виде. Текст разрешается печатать, то есть подготовить на компьютере для конечной подписи ответственным лицом. Формулировки по тексту однозначны, а предложения простые без причастных оборотов.
Три основные составляющие описанной гарантии: указание предмета по оферте (работа, услуга, товар), само предложение (исполнить работу, поставку, совершить транзакцию и т.д.) и четкие сроки его выполнения.
Рекомендации для составления гарантийного письма об оплате или о погашении задолженности:
Гарантийное письмо это часть деловой переписки (когда речь идет о взаимодействии с юридическим лицом). Оно фиксируется в журнале в качестве исходящей и входящей (для второй стороны) документации. Но приравнивать по статусу к первичному документу, как договор, эту бумагу нельзя. Нотариальное заверение не является обязательным, т.к. это произвольно составляемый документ на основании обоюдного согласия. Но нотариальная заверка придает самостоятельно составленной документации правовой статус.
Второе актуально, если речь идет о необходимости произвести денежные транзакции, то есть расплатиться с адресантом (получателем гарантий). Если гарантийное письмо направлено на исполнение обязанностей другого порядка, то актуальность графика отпадает.
Образец гарантийного письма о погашении задолженности с графиком платежей отличается наличием дополнительных страниц. Проблема не в невозможности размещения необходимой информации на одной странице. График платежей представлен в виде отдельного пронумерованного приложения. А в конце текста самого письма пишется фраза «Оплата задолженности будет производиться по графику» (или по аналогии). Дальше в скобках указывается приложение и его номер.
Составить гарантийное письмо об оплате задолженности по образцу с графиком погашения платежей можно самостоятельно. Но рекомендуется соблюдать правила деловой переписки и заверять его нотариально. Тогда на документ можно опираться в момент свершения сделки и ссылаться в суде. Но стопроцентной гарантии по удовлетворению требований истца не появится при наличии в доказательствах исключительно гарантийного письма.
Преимущества оформления гарантийного письма:
Гарантийное письмо об оплате долга имеет и недостатки. Текстовый объем не дает возможности по полному описанию подробностей сделки. Правовой статус документа относителен в сравнении с договором, поэтому в качестве судебных доказательств он не значителен.
Во избежание неприятных ситуаций, оценивайте плюсы и минусы документа. Проверяйте дополнительными способами надежность контрагента, выдающего гарантию. Посмотрите на сайте rudolgi.com, нет ли у него долгов перед другими физическими и юридическими лицами (по заключенным ранее сделкам и иным долговым вопросам). Это позволит оценить его финансовое положение и благонадежность.
Банковская гарантияБанковская гарантия и аккредитив представляют собой обещания финансового учреждения о том, что заемщик сможет погасить долг другой стороне, независимо от финансового положения должника. Несмотря на различие, как банковские гарантии, так и аккредитивы гарантируют третьей стороне, что, если сторона-заемщик не сможет погасить свою задолженность, финансовое учреждение вмешается от имени заемщика.
Предоставляя финансовую поддержку стороне-заемщику (часто по просьбе другой стороны), эти обещания служат для снижения факторов риска, стимулируя транзакцию. Но работают они немного по-разному и в разных ситуациях.
Аккредитивы особенно важны в международной торговле из-за расстояния, потенциально различающихся законов в странах вовлеченных предприятий и сложности личной встречи сторон. В то время как аккредитивы в основном используются в глобальных сделках, банковские гарантии часто используются в контрактах с недвижимостью и инфраструктурных проектах.
Банковские гарантии представляют собой более существенное договорное обязательство для банков, чем аккредитивы. Банковская гарантия, как и аккредитив, гарантирует бенефициару денежную сумму. Банк выплачивает эту сумму только в том случае, если противная сторона не выполняет обязательства, изложенные в договоре. Гарантия может использоваться для того, чтобы по существу застраховать покупателя или продавца от убытков или ущерба из-за неисполнения обязательств другой стороной по договору.
Банковские гарантии защищают обе стороны договорного соглашения от кредитного риска. Например, строительная компания и ее поставщик цемента могут заключить контракт на строительство торгового центра. Обеим сторонам, возможно, придется выдать банковские гарантии, чтобы доказать свою финансовую добросовестность и дееспособность. В случае, если поставщик не доставляет цемент в течение указанного времени, строительная компания уведомляет об этом банк, который затем выплачивает компании сумму, указанную в банковской гарантии.
Банковские гарантии, как и любой другой вид финансового инструмента, могут принимать самые разные формы. Например, прямые гарантии выдаются банками как в отечественном, так и в зарубежном бизнесе. Косвенные гарантии обычно выдаются, когда предметом гарантии является государственное учреждение или другое государственное учреждение.
К наиболее распространенным видам гарантий относятся:
Банковские гарантии обычно используются подрядчиками, в то время как аккредитивы выдаются для компаний-импортеров и экспортеров.
Аккредитив, иногда называемый документарным аккредитивом, действует как вексель финансового учреждения — обычно банка или кредитного союза. Он гарантирует, что платеж покупателя продавцу или платеж заемщика кредитору будет получен вовремя и в полном объеме. В нем также говорится, что если покупатель не может оплатить покупку, банк покроет полную или оставшуюся сумму долга.
Аккредитив представляет собой обязательство, взятое на себя банком, произвести платеж после выполнения определенных условий. После того, как эти условия будут выполнены и подтверждены, банк перечислит средства. Аккредитив гарантирует, что платеж будет производиться до тех пор, пока предоставляются услуги. Аккредитив в основном заменяет кредит банка на кредит его клиента, обеспечивая правильную и своевременную оплату.
Например, скажем, оптовик из США получает заказ от нового клиента, канадской компании. Поскольку у оптовика нет возможности узнать, сможет ли этот новый клиент выполнить свои платежные обязательства, он запрашивает аккредитив, предусмотренный в договоре о закупках.
Компания-покупатель подает заявку на аккредитив в банке, где у нее уже есть средства или кредитная линия (LOC). Банк, выпустивший аккредитив, удерживает платеж от имени покупателя до тех пор, пока не получит подтверждение того, что товары по сделке отгружены. После того, как товары будут отправлены, банк будет выплачивать оптовику причитающийся ей при условии соблюдения условий договора купли-продажи, таких как доставка до определенного времени или подтверждение от покупателя о том, что товар был получен неповрежденным.
Как и банковские гарантии, аккредитивы также различаются в зависимости от потребности в них. Ниже приведены некоторые из наиболее часто используемых аккредитивов:
Как банковские гарантии, так и аккредитивы снижают риск в деловых соглашениях или сделках. Стороны с большей вероятностью согласятся на сделку, потому что они несут меньшую ответственность, когда действует аккредитив или банковская гарантия. Эти соглашения особенно важны и полезны в сделках, которые в противном случае были бы рискованными, таких как определенные сделки с недвижимостью и международные торговые контракты.
Банки тщательно проверяют клиентов, заинтересованных в одном из этих документов. После того, как банк определит, что заявитель является кредитоспособным и имеет разумный риск, на соглашение накладывается денежный лимит. Банк соглашается взять на себя обязательства в пределах, но не более лимита. Это защищает банк, обеспечивая определенный порог риска.
Еще одно ключевое различие между банковскими гарантиями и аккредитивами заключается в сторонах, которые их используют. Банковские гарантии обычно используются подрядчиками, участвующими в тендерах на крупные проекты. Предоставляя банковскую гарантию, подрядчик подтверждает свою финансовую благонадежность. По сути, гарантия гарантирует, что организация, стоящая за проектом, достаточно стабильна в финансовом отношении, чтобы вести его от начала до конца. С другой стороны, аккредитивы обычно используются компаниями, которые регулярно импортируют и экспортируют товары.
К
Джеймс Чен
Полная биография
Джеймс Чен, CMT, является опытным трейдером, инвестиционным консультантом и стратегом глобального рынка.
Узнайте о нашем редакционная политика
Обновлено 15 марта 2022 г.
Рассмотрено
Саманта Зильберштейн
Рассмотрено Саманта Зильберштейн
Полная биография
Саманта Зильберштейн является сертифицированным специалистом по финансовому планированию, обладателем лицензий FINRA Series 7 и 63, лицензированным агентом штата Калифорния по страхованию жизни, несчастных случаев и медицинского страхования и CFA. Она проводит дни, работая с сотнями сотрудников некоммерческих организаций и организаций высшего образования над их личными финансовыми планами.
Узнайте о нашем Совет по финансовому обзору
Гарантийное письмо — это разновидность договора, выдаваемого банком от имени клиента, заключившего договор на покупку товара у поставщика. Гарантийное письмо сообщает поставщику, что ему заплатят, даже если клиент банка не выполнит свои обязательства. Чтобы получить гарантийное письмо, клиент должен будет подать заявление на его получение, аналогично кредиту. Если банк согласен с риском, он поддержит клиента письмом за ежегодную плату.
Гарантийное письмо также может быть выпущено банком от имени автора колла, гарантирующего, что продавец владеет базовым активом и что банк поставит базовые ценные бумаги в случае исполнения колла. Авторы колл-опционов часто используют гарантийное письмо, когда базовый актив колл-опциона не хранится на их брокерском счете.
Гарантийные письма часто используются, когда одна сторона в сделке не уверена, что другая вовлеченная сторона может выполнить свои финансовые обязательства. Это особенно часто встречается при покупке дорогостоящего оборудования или другого имущества. Однако гарантийное письмо может не покрывать всю сумму долга. Например, гарантийное письмо по выпуску облигаций может обещать выплату либо процентов, либо основной суммы, но не того и другого одновременно.
Банк обсудит со своим клиентом сумму, которую они покроют. Банки взимают ежегодную плату за эту услугу, которая обычно представляет собой процент от суммы, которую банк может задолжать, если их клиент не выполнит своих обязательств.
Гарантийные письма используются в самых разных деловых ситуациях. К ним относятся заключение контрактов и строительство, финансирование от финансового учреждения или декларации во время экспортных и импортных процессов.
Поскольку многие институциональные инвесторы держат инвестиционные счета в банках-кастодианах, а не у брокеров-дилеров, брокер часто принимает гарантийное письмо для авторов коллов с короткими опционами в качестве замены хранения наличных денег или ценных бумаг. Гарантийное письмо должно быть в форме, приемлемой для биржи и, возможно, для Клиринговой корпорации опционов. Банк-эмитент соглашается передать брокеру лежащие в основе ценные бумаги, если будет назначен счет автора колла.
Чтобы получить гарантийное письмо, клиент должен подать заявку на его получение, как и на кредит.
Предположим, что компания XYZ покупает для своего магазина большое количество специализированного оборудования стоимостью 1 миллион долларов. Поставщик оборудования должен будет изготовить его, и он может быть не готов в течение нескольких месяцев. Покупатель не хочет платить прямо сейчас, но поставщик также не хочет тратить время и ресурсы на создание этого оборудования без какой-либо гарантии , что этот покупатель купит его и у него есть ресурсы для его покупки. Покупатель может пойти в свой банк и получить гарантийное письмо. Это должно успокоить поставщика, поскольку банк поддерживает покупателя.
Предположим, что у автора коллов на 10 контрактов меньше вымышленных акций YYY.
Об авторе