Где наклеить голограмму в трудовой книжке: Что-то пошло не так

Где наклеить голограмму в трудовой книжке: Что-то пошло не так

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

В 2021 году на человека, поступающего впервые на работу, заводят только электронные трудовые книжки (ЭТК). Но это не означает, что бумажные бланки уже ушли в прошлое и вопрос, где наклеивается голограмма в трудовой книжке и нужно ли это делать, все так же беспокоит кадровиков.

Назначение голограммы

АО «Гознак» с 2008 года начал выпускать защитные наклейки, которые продаются с бланком документа, подтверждающим трудовую деятельность работника. Основная задача голограммы – дополнительное подтверждение подлинности трудовой книжки. Знак выполнен в виде прозрачной наклейки диаметром 2 см. На серебристом фоне виден герб России, который при наклонении под определенным углом меняется на надпись «РФ».

Голограммы для трудовой книжки

Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним установлен Министерством финансов РФ. Несмотря на высокую степень защиты, на рынке существует множество подделок, которые сложно отличить от настоящих не имея специальных знаний. Только в 2017 г. службой безопасности АО «Госзнак» совместно с полицией было выявлено около полумиллиона недействительных документов. Чаще всего их продают киоски Союзпечати и магазины, торгующие канцелярскими товарами.

Федеральная служба по труду и занятости считает голограмму дополнительным способом защититься от поддельных документов.

Начиная с этого года бумажный вариант бланка трудовой книжки (БТК) или вкладыша к нему может потребоваться при утере оригинала. Испорченный документ также придется заменять дубликатом. Организации-работодатели закупают бланки у поставщиков, имеющих право торговать подобной продукцией. Их список опубликован на официальном сайте Госзнака. Но работают они только с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Несмотря на то, что с момента выпуска первых защитных наклеек прошло больше 20 лет, не все понимают, зачем нужна голограмма в трудовой книжке. При увольнении, видя такой знак на титульном листе БТК, работник может быть уверен, что у него в руках подлинный документ, а не фальшивка.

Проблемы, с которыми можно столкнуться, если обнаружится, что трудовая книжка, ее дубликат или вкладыш выполнены в типографии, не имеющей специальной лицензии:

• Невозможность подтвердить свой стаж при выходе на пенсию.
• При устройстве на работу могут возникнуть сомнения в наличии необходимого опыта.
• Необходимость самостоятельно обращаться ко всем предыдущим работодателям, чтобы восстановить записи в подлинном бланке.

Предприятию, где был оформлен принесенный сотрудником фальшивый бланк трудовой книжки, грозит административный штраф.

Купить голограмму отдельно или в местах, не имеющих права торговать БТК, невозможно. Этот эксперимент, хоть и не закреплен законодательно, признан одним из самых успешных в борьбе с подделками.

Обязательно ли на трудовой книжке должна быть защитная наклейка

На сегодняшний день так и не появилось ни одного официального документа обязывающего работодателя применять защитные наклейки и разъясняющего, куда клеить голограмму в трудовой книжке.

Ни в действующих сейчас бланках, ни в новых, которые вступят в силу с 2023 года, не отведено специального места для голограммы. Трудовые книжки без защитной наклейки являются действительными, если куплены в аккредитованных организациях.

Вопрос о необходимости использования голограмм каждая организация решает для себя сама. Лучше, чтобы это было оформлено соответствующим приказом по предприятию.

Образец наклеивания голограммы в трудовую книжку можно увидеть на рисунке ниже:

Куда клеить голограмму

Найти инструкцию по применению голограммы можно только в информационном письме Госзнака от 27 января 2008 г. Да и там право выбора, куда ее наклеить оставляется за работником кадровой службы предприятия. Защитный знак наносится на титульный лист бланка после его заполнения.

Некоторые данные работника со временем меняются. Он может получить еще одно образование, изменить фамилию или имя. На титульном листе трудовой книжке об этом обязательно делается соответствующая запись.

Поэтому вариантов выбора, куда нанести защитный знак остается немного.

Где наклеивается голограмма в трудовой книжке:

1. Рядом с серией и номером бланка.
2. Около подписи работника.
3. Поблизости от печати организации, где оформляют БТК.
4. Рядом с подписью должностного лица, ответственного за заполнение документа.

Места наклейки голограмм в трудовой книжке

Основной особенностью этого вида защиты является саморазрушение при попытках отклеить знак. Поэтому при его использовании нужно придерживаться определенных правил:

• Голограмму наносят на заполненный титульный лист.
• Знак должен лишь частично закрывать реквизит, на который его приклеивают.
• Герб на пленке должен смотреть прямо, не отклоняясь вбок.
• При наклеивании нужно избегать образования складочек.

В противном случае документ будет считаться испорченным, а оплату за бланк придется вносить кадровику, заполнявшему трудовую книжку.

Если опыт наклеивания голограмм отсутствует, то лучше потренироваться заранее.

Представленное ниже видео поможет избежать неприятностей:

Со временем электронные трудовые книжки полностью заменят бумажные бланки, и потребность в дополнительной защите бланков отпадет. Но пока этого не произошло, лучше пользоваться теми возможностями, которые предоставляет АО «Госзнак».

Куда клеить наклейку в трудовой книжке и обязательно ли это

Голограмма – один из способов для защиты от поддельной информации, которая может использоваться при оформлении трудовых книжек. Законодательство не предусматривает общего правила, куда клеить наклейку в трудовой книжке.

Представители кадровых служб до сих пор не пришли к единому мнению по наклейкам для трудовых книжек.

Существует два основных законодательных акта, где описываются правила относительно учета, ведения трудовых книжек:

1. Трудовой Кодекс РФ.
2. Постановление Правительства №225, выпущенное в 2003 году.

 

Но ни один упомянутый акт не содержит описание голограмм, правил их использования. Информационным источником по вопросу можно признать и письмо ФГУП от 2007 года. Оно посвящается рекомендациям относительно того, как использовать голограммы. 

Голограммы в количестве от 1 до 6 допустимо применять совместно с отдельными бланками книжек. С ними же идёт инструкция, включающая правила их использования. Такие элементы используются для реализации нескольких функций:

• Гарантия того, что бланк сохраняет подлинность. У нелегальных документов голограммы отсутствуют, поскольку подделать их практически невозможно.
• Защита документов от изменений, нарушающих закон. Плёнка просто расслоится и испортится, если её попытаются снять. Такой материал нельзя удалить без каких-либо последствий.

Продажа голограмм отдельно от книжек не ведётся. Они остаются лишь дополнениями к ним. Еще в 2007 году были озвучены планы, согласно которым решено было использовать дополнительные методы защиты. Но только с начала 2008 года был введен новый образец документа на практике.

Продаются образцы с наклейками, без них.

Наклейки появились достаточно давно, но в законодательстве до сих пор отсутствуют четкие указания о том, необходимо ли использовать голограммы. Потому окончательное решение по данному вопросу принимает только руководитель. Документы остаются действительными вне зависимости от того, вклеена голограмма или нет.

Точные страницы и поля, конкретные правила наклеивания отсутствуют. Но в точках по продажам выдаются рекомендации относительно того, как пользоваться наклейками.

Нельзя пытаться поправить элемент или нанести его в другое место, даже чтобы исправлять ошибку. Иначе элементы рисунка размываются, сама наклейка портится.

Если такая ситуация произошла – велика вероятность, что сотруднику придется заменить книжку.

Важно взять за основу следующие принципы, если делопроизводство предполагает использование голограмм:

1. Только работодатель наклеивает элемент, когда завершается оформление бланка.
2. Рекомендуется использовать первую либо титульную страницу. Наклейка служит для защиты сразу нескольких деталей: различные идентификационные сведения; печать организации, где гражданина устроили; номер выданного документа либо вкладыша к нему; отметка специалиста кадровой службы, который занимался оформлением; подпись самого работника, кто является владельцем.
3. Важно провести дополнительную проверку для места, где размещают элемент. Наносят его на места, требующие защиты. Неровности и складки, ошибочные места недопустимы.
4. Если пленка полупрозрачная – то её можно применять только однократно. Любые другие действия, совершённые после нанесения, будут заметны слишком хорошо. Из-за этого документ теряет действительность. Лучше брать новый документ, чем исправлять старую версию.

Некоторые юристы считают, что голограммы не должны относиться к обязательным элементам. Причина – в том, что правительство проводит эксперимент. Не исключается вариант, при котором подобные знаки будут отменены полностью. И нет гарантии того, что в ближайшем будущем не выпустят законодательный акт, запрещающий применение элементов. Тогда использование вариантов с наклейками будет вызывать определенные вопросы.

Работнику этот документ выдают там же, где оформляется первоначальное соглашение. Для этого важно, чтобы обязанности выполняли больше 5 дней. Пока работа продолжается, трудовую книжку сохраняет у себя руководитель. Именно по его желанию голографические наклейки присутствуют либо отсутствуют.

Размещаются элементы на печати, других видов сведений для идентификации. Но законодательство не говорит о таких условиях, как об обязательствах.

Любые записи или корректировки проводятся кадровой службой либо сотрудником, наделенным соответствующими полномочиями.

Забирают сведения, когда проходит последний трудовой день. Если бумагу не выдают, гражданин имеет право потребовать выплату компенсаций.

Подчиненным необходимо направлять соответствующие уведомления, если есть объективные причины для того, чтобы своевременно не выдавать документ. С письменного согласия второй стороны документы направляются по почте, когда это необходимо.

В этом направлении эксперты тоже дают некоторые рекомендации:

• Если заполнение происходит впервые – важно проследить за отсутствием ошибок при указании личных данных на сотрудника.
• Данные переписываются по буквам с паспорта.
• Обязательны сведения относительно квалификации и оконченных учебных заведениях.
• Запрещается использовать информацию, у которой нет документального подтверждения.
• Должны присутствовать и сведения о службе в армии.

Хронологической последовательности можно не придерживаться строго.

На титульном листе либо около печати организации – оптимальное место, чтобы разместить голограмму. Своим порядковым номером наделяют в последующем каждую запись. Если работа выполняется по совместительству – факт тоже фиксируют. Цифры должны быть исключительно арабскими, запрещено пользоваться какими-либо сокращениями.

Вариант с голограммой выигрывает у других по надёжности. Они не способны порваться, защитные элементы только могут расслаиваться от незаконных или неосторожных действий.

Процесс наклейки максимально прост. Для этого берут вкладыш, отклеивают один из элементов. Далее берут подходящее место, и закрывают его этой деталью. Главное – чтобы изображение не было вверх ногами.

Образования катышков и морщинок, попадания воздуха внутрь надо избегать, насколько это возможно. Изображения должны заполнять только графы, которые уже заполнены. Полупрозрачные наклейки часто используются кадровыми службами, хотя законные основания для таких элементов до сих пор не введены окончательно. До сих пор непонятно, как будет складываться применение защитных деталей в дальнейшем.