График посещаемости сотрудников образец: Образец графика работы 2020 и 2021

График посещаемости сотрудников образец: Образец графика работы 2020 и 2021

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Табель учёта рабочего времени на 2021 год.

Форма Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xls

Скачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени)

Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) — применяется для регистрации прихода и ухода сотрудников. Данные, внесенные в журнал, могут являться основанием для заполнения Табеля учета рабочего времени.


Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ 

  • Раздел III. Трудовой договор Глава 13. Прекращение трудового договора (выдержки)
  • Раздел IV. Рабочее время Глава 15. Общие положения, Глава 16. Режим рабочего времени
  • Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. (ТК РФ, ст.91)

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. (ТК РФ, ст.91).

Учет рабочего времени организуется в целях: 

  • обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
  • контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
  • фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
  • учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
  • регистрации прогулов.  

Согласно ст. 81 пункт 6 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). 

Кто в организации должен вести учет рабочего времени?

Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда. 

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинары по теме:

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т. д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 


Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.


Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.


Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.


Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 


Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

способы формирования, примеры и автоматизация в 2021 году

Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно — календарного месяца). Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет формировать его автоматически.

Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.


Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами Т-12 и Т-13 (отличие последней — в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы — их допускается модифицировать под собственные нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

  • Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
  • Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
  • Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
  • Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
  • Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
  • Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
  • Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

  • Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
  • Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
  • В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель. Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает, что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики», и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я» — явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть — собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица — это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) — это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.

Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года

Рекомендации работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 23 апреля 2021 г. № 242 № «Об установлении на территории Российской Федерации нерабочих дней в мае 2021 г.»

1. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 апреля 2021 г. № 242 «Об установлении на территории Российской Федерации нерабочих дней в мае 2021 г.» (далее — Указ) с 4 по 7 мая 2021 г. установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы в целях сокращения распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19).

Органы публичной власти, иные органы и организации (работодатели) самостоятельно определяют численность и состав работников (сотрудников), необходимых для обеспечения функционирования соответствующих органов и организаций, включая возможность работы дистанционно. Указанные решения оформляются приказом (распоряжением) соответствующего органа, локальным нормативным актом организации (работодателя).

Работники могут работать дистанционно в соответствии с главой 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации, если трудовые (служебные) обязанности и организационно-­технические условия работы это позволяют.

Работники (сотрудники), которые продолжают осуществлять трудовую (служебную) деятельность, должны руководствоваться соответствующими методическими рекомендациями по профилактике новой коронавирусной инфекции, изданными Минздравом России и Роспотребнадзором.

2. Наличие в мае 2021 г. нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. В этих целях работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Суммы расходов на эти цели относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Работникам, на которых распространяется Указ, нужно выплатить заработную плату, предусмотренную трудовым договором, в том же размере, если бы работник полностью отработал нерабочие дни — выполнил норму рабочего времени при повременной оплате или норму труда при сдельной оплате. Она, как правило, включает должностной оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты, если они установлены в организации. При этом порядок и условия осуществления стимулирующих выплат у конкретного работодателя определяются коллективным договором (при наличии), локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Заработную плату выплачивают в сроки, установленные организацией (работодателем). В нерабочие дни работники (сотрудники) должны получить заработную плату не позже установленных в организации (у работодателя) дат. Если срок выплаты заработной платы совпадает с нерабочими днями, рекомендуется выплатить заработную плату до их начала.

Оплата труда работникам, обеспечивающим с 4 по 7 мая 2021 г. функционирование указанных в пункте 1 настоящих Рекомендаций органов и организаций, производится в период нерабочих дней в обычном, а не повышенном размере. При этом повышенная оплата работающим может быть установлена работодателем самостоятельно.

Оплата труда работникам за работу с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая 2021 г. производится по правилам статьи 153 Трудового кодекса Российской Федерации.

При определении размера средней заработной платы (среднего заработка) в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации нерабочие дни с 4 по 7 мая 2021 г. и сохраненная заработная плата за этот период не учитываются согласно подпункту «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922.

Обращаем внимание, данная норма применяется в отношении тех работников, которые были освобождены от работы в соответствии с Указом.

Если же работник в период действия Указа не освобождался от работы и в табеле учета рабочего времени у него указаны рабочие дни, то этот период и суммы выплат за него учитываются при исчислении среднего заработка.

3. Если работник находится в отпуске, отпуск на период установленных Указом нерабочих дней не продлевается.

Поскольку в период нерабочих дней работникам сохраняется заработная плата, норма рабочего времени не уменьшается. Нерабочие дни, установленные Указом, относятся к отработанному времени как у тех работников, кто выходил на работу в этот период, так и у тех, кто был в режиме нерабочих дней с сохранением заработной платы.

В табеле учета рабочего времени работодатель самостоятельно определяет обозначение нерабочих дней с 4 по 7 мая 2021 г.

Согласно форме Табеля учета использования рабочего времени и порядку его заполнения, установленной приказом Минфина России Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», учреждения вправе самостоятельно дополнять применяемые в табеле условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

4. Вопросы, связанные с завершением/началом вахты в период нерабочих дней, решаются по соглашению сторон трудовых отношений.

5. Руководители организаций в период нерабочих дней обязаны обеспечить на вверенных им объектах соблюдение требований законодательства в области антитеррористической защищенности, промышленной, транспортной безопасности, а также иных обязательных требований, норм и правил.

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников

Зачем нужно отслеживать посещаемость сотрудников

Ведение учета посещаемости сотрудников на работе помогает удаленным и офисным компаниям выявлять и решать ряд вопросов:

  1. Выявление любых проблем с посещаемостью в вашей компании
  2. Сократить невыходы на работу
  3. Повысьте продуктивность и моральный дух сотрудников за счет точных и своевременных запросов и разрешений на отгулы
  4. Упростите планирование отпусков в целом
  5. Станьте частью удаленной работы
  6. Обеспечение своевременной оплаты труда сотрудников
  7. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более взвешенные решения по планированию
  8. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более обоснованные решения о найме

Отслеживание посещаемости также полезно, если вы хотите сравнить посещаемость сотрудников с временем, которое сотрудники проводят в отпуске по болезни, личном отпуске или в отпуске.

Чтобы отслеживать посещаемость ваших сотрудников, лучше всего использовать регистр посещаемости. В зависимости от типа записей посещаемости сотрудников, которые вы используете, вы и ваши сотрудники сможете отмечать, отслеживать и просматривать:

  • Время прихода и выхода сотрудника в течение дня
  • Посещаемость в день, неделю, месяц или год
  • Перерыв в день
  • Количество дней в отпуске сотрудников
  • Дней, проведенных работником в отпуске по болезни
  • Количество дней отпуска сотрудников
  • Не приходят ли некоторые из ваших сотрудников на работу, но своевременно не объясняют, почему

Чтобы помочь вам отслеживать эти данные, вот 12 шаблонов посещаемости сотрудников, которые вы, ваша команда по работе с персоналом или ваши сотрудники можете легко заполнить в Excel или Google Таблицах, и которые вы или ваша команда HR позже сможете проанализировать и сделать из них ценные выводы.

Загрузить шаблоны отслеживания посещаемости сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени
Шаблон ежедневной посещаемости сотрудника Шаблон еженедельной посещаемости сотрудника Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудника

Трекер посещаемости сотрудников на основе событий Шаблоны Excel
Шаблон посещаемости собраний Шаблон посещаемости обучения Шаблон посещаемости мероприятия Шаблон входа волонтера

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников
Шаблон для отслеживания ежемесячных отпусков, отпусков по болезни, личных отпусков

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч
Шаблон для входа в систему для посетителей Шаблон для входа на встречу

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с привязкой ко времени позволяют отслеживать посещаемость сотрудников по дням, неделям, месяцам или годам.

Вы сможете отслеживать дни ваших сотрудников:

  • Посещаемые работы (добавив или написав «✔» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в отпуске по болезни (добавив S или написав «s» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в личном отпуске (добавив P или написав букву «p» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в отпуске (добавив V или написав «v» в соответствующих слотах шаблона)
  • Не смог явиться на работу или своевременно дать объяснение, почему они пропустят работу (добавив X или написав «x» в соответствующих слотах шаблона)

Там, где это возможно, вы также сможете отмечать и отслеживать свои нерабочие дни (например, государственные праздники, выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих слотах шаблона.

Чтобы сделать ваши шаблоны визуально отличными и удобными для чтения и анализа, скопируйте и вставьте метки правильного цвета в нужные слоты. Для более быстрого доступа напишите соответствующие буквы в нужных местах.

В зависимости от характера шаблона вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и / или за период времени, охватываемый шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон
Ежедневная посещаемость сотрудников
О чем это?

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по дням.

Сначала укажите день и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку или напишите «✔» в столбце посещаемости рядом с «Сотрудником 1» отметить, что «Сотрудник 1» в этот день присутствовал на работе).

Вы также можете отметить время, в течение которого каждый сотрудник пришел на работу и ушел, а также общее время, которое он или она потратили на перерыв в этот день.

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, был в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик (расположенный рядом с основной таблицей) автоматически подсчитывает итоги для весь день.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявлять о своем отсутствии на ежедневной основе.

⏬ Загрузите классический шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.
Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников
О чем это?

Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по неделям.

Сначала укажите месяц и диапазон дат для недели и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус явки для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку S или напишите «s» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» «отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился на больничном).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоговые значения для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна в каждая строка сотрудника в основной таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждую неделю для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите еженедельно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.
Ежемесячный шаблон посещаемости сотрудника
О чем это?

Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по месяцам.

Сначала укажите месяц и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку P или напишите «p» в определенном дневном слоте рядом с «Сотрудником 1» «отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился в отпуске).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоги для каждого отдельного сотрудника (эти статистические данные доступны в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите ежемесячно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

Годовой шаблон посещаемости сотрудника
О чем это?

Шаблон годовой посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по годам.

Сначала выберите лист, на котором отмечен конкретный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите «v» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» «отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоги для каждого отдельного сотрудника (эти статистические данные доступны в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите ежегодно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника, а также для всей вашей команды в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон годовой посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон годовой посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий позволяют отслеживать посещаемость собраний, тренингов, корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве участников, и корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве добровольцев.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон посещаемости собраний
О чем это?

Шаблон посещаемости собраний позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на собраниях.

Сначала определите название собрания, повестку дня, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не участвует, для указанной даты и времени собрания.

Количество людей, которые присутствовали или не присутствовали на встрече в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа встреч, которые вы обычно проводите, от ежедневных и еженедельных собраний с обновлением статуса до собраний по созданию команды или встреч для принятия решений.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости собраний в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости собраний в Google Таблицах

Шаблон посещаемости обучения
О чем это?

Шаблон посещаемости обучения позволяет отслеживать посещаемость сотрудников обязательными и / или добровольными программами обучения.

Сначала определите имя программы, уровень и ссылку, а также место обучения, дату, время и имя тренера.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не присутствовал, для указанной даты и времени сеанса обучения.

Количество людей, которые прошли или не присутствовали на тренировке в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа программы посещаемости, от программ межличностного общения и технических программ обучения до программ обучения разнообразию или чувствительности.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости обучения в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости для общего доступа в Google Таблицах

Шаблон посещаемости мероприятия
О чем это?

Шаблон посещаемости мероприятий позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на обязательных и / или добровольных мероприятиях компании.

Сначала определите название мероприятия, цель, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для не-участников для указанной даты и времени мероприятия.

Количество людей, которые посетили или не посетили мероприятие в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда вы хотите отслеживать посещаемость сотрудниками любого типа корпоративного мероприятия, от семинаров и конференций до благодарственных мероприятий.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости мероприятия в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости мероприятия в Google Таблицах

.
Шаблон входа для волонтеров
О чем это?

Шаблон входа в систему для волонтеров позволяет отслеживать людей, которые вызвались участвовать и помогать в корпоративном мероприятии.

Сначала определите название добровольческого мероприятия, причину, место, организатора, дату и время.

Добавьте своих добровольцев и их информацию (имя, должность и отдел).

Укажите задачу / действие, которые им поручено или они добровольно согласились выполнить на мероприятии компании. Затем укажите дату или время, в которое они должны запланировать выполнение задачи / действия.

Добавьте их адреса электронной почты и номера телефонов в шаблон на случай, если организаторам мероприятия понадобится простой способ связаться со всеми или некоторыми волонтерами по какой-либо причине.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите, чтобы ваша компания участвовала в определенном деле или достигла определенной цели, и вам нужны люди, которые будут добровольно участвовать в мероприятии, чтобы помочь в достижении указанной цели или цели.Вы сможете отслеживать добровольцев, а также задачи или действия, на которые они подписались.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для волонтеров в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для добровольного входа в систему в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников позволяют отслеживать количество дней, в течение которых ваши сотрудники не посещали работу из-за отсутствия на работе, например отпуск, отпуск по болезни или личный отпуск.

Вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и периода времени, охватываемого шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Простой шаблон отслеживания ежегодных отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков

О чем это?

Простой шаблон отслеживания отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков позволяет ежегодно отслеживать отпуск по болезни, личный отпуск или дни отпуска с помощью простого счетчика.

Сначала определите год и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Определите количество дней, в течение которых каждый из них может использовать отпуск по болезни и отпуск (личный отпуск обычно впоследствии определяется по мере необходимости).

Каждый раз, когда кто-то уходит в отпуск по болезни или в личный отпуск, или берет дни отпуска, укажите эти дни в строках «Затраченные» для каждого сотрудника.

Количество дней, в течение которых каждый сотрудник имеет «Осталось» по болезни или отпуску, будет автоматически уменьшаться каждый раз, когда вы добавляете дни отпуска по болезни или отпуска рядом с чьим-либо именем.

Количество дней, «Проведенных» каждым сотрудником в личном отпуске, будет автоматически добавлено к общему количеству отпусков для сотрудника и группы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для каждого сотрудника рассчитываются автоматически в последнем столбце основной таблицы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для всей команды автоматически рассчитываются в последней строке основной таблицы.

Общее количество отгулов для всей команды рассчитывается автоматически для всей команды в последнем столбце последней строки основной таблицы.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вам нужен простой и легкий способ отслеживать, сколько у ваших сотрудников:

  • имеют отпуск по болезни и отпуск в год
  • израсходовали больничный, личный отпуск и отпуск
  • ушли по болезни и в отпуск

⏬ Загрузите классический шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера для отслеживания отпусков в Google Таблицах

Визуальный годовой отпуск, отпуск по болезни, шаблон персонального трекера отпусков
О чем это?

Визуальный шаблон отслеживания ежегодных отпусков, отпусков по болезни, личных отпусков позволяет отслеживать количество дней, на которые ваши сотрудники специально потратили:

  • Отпуск по болезни (добавив S или написав «s» в соответствующих слотах шаблона)
  • Персональный отпуск (добавив P или написав «p» в соответствующих ячейках шаблона)
  • Отпуск (добавив V или написав «v» в соответствующих слотах шаблона)

Вы также сможете отмечать свои нерабочие дни (например, праздничные и выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих слотах шаблона.

Сначала выберите лист, на котором отмечен конкретный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите «v» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» «отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник находился в отпуске по болезни, личном отпуске или отпуске, счетчик автоматически подсчитывает итоги для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна под каждой строкой сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эта статистика доступна под основной таблицей).

Чтобы подсчитать количество дней, доступных для отпуска по болезни и отпуска для сотрудника в следующем месяце, просто скопируйте и вставьте дни , оставшиеся для отпуска по болезни и отпуска за предыдущий месяц (например.г. Если на листе «Апрель» указано, что у Сотрудника 1 осталось 19 дней, , , отпуск и 2 дня отпуска по болезни, добавьте эти числа в лист «Май» под номером , доступным ). Продолжайте эту схему для каждого последующего месяца.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите визуально отслеживать и легко находить отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и нерабочие / праздничные дни в течение всего года.

Визуальное отслеживание этих данных за день может помочь вам составить график и назначить работу в течение года.

Например, вы и ваша команда будете знать, что нельзя назначать проект или задачу Лизе Джонсон с 15 по 25 мая, потому что вы увидите, что она в это время в отпуске.

В той же строке вы сможете пересмотреть график крайнего срока проекта на 4 мая, потому что вы будете знать, что у компании будет этот выходной день в связи с государственным праздником.

⏬ Загрузите классический шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни или личного отпуска в Google Таблицах

.

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч

Шаблоны отслеживания посетителей и встреч

позволяют отслеживать случайных посетителей и официальных лиц, таких как клиенты, которые входят в вашу компанию.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон входа для посетителей

О чем это?

Шаблон входа для посетителей позволяет отслеживать посетителей, которые входят в вашу компанию.

Укажите имена посетителей, которых они приходили повидать, цель визита, дату визита, а также время входа и выхода из здания компании.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда у вашей компании есть случайные или частые случайные посетители (например, члены семей сотрудников), и вы хотите отслеживать, кто и когда вошел в здание компании.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для посетителей в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа в систему для посетителей в Google Таблицах

Шаблон для входа на прием
О чем это?

Шаблон входа на встречу позволяет отслеживать посетителей, у которых есть официальные встречи с сотрудниками вашей компании, например, собеседников и клиентов.

Укажите имена участников, к которым они пришли, цель их встречи, а также дату и время встречи.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда ваша компания работает и консультируется с клиентами, поэтому вы хотите отслеживать их встречи.

⏬ Загрузите классический шаблон входа на встречу в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа в систему для совместного использования в Google Таблицах

Почему вам следует использовать программное обеспечение для отслеживания посещаемости

Когда дело доходит до лучших способов отслеживания посещаемости сотрудников, отслеживать посещаемость с помощью шаблонов просто и легко.

Но у этого есть свои ограничения.

А именно, отслеживание посещаемости с помощью шаблона подходит только в том случае, если в вашей компании меньше сотрудников, поэтому вы можете легко отслеживать и вручную добавлять правильную информацию для всех.

Однако, возможно, ваша компания придерживается политики измерения отпуска по болезни, личного отпуска или отпуска в часа , а не в днях.

И, возможно, вы хотите получить более подробное представление о действиях, задачах и назначениях, которые действительно выполняются вашими сотрудниками, посещая работу.

В таком случае лучшим решением будет использование инструмента учета рабочего времени, который позволяет автоматизировать отслеживание посещаемости вашей команды в различных проектах.

Clockify — это программа для учета рабочего времени, которая позволяет вам легко отслеживать время по всем «проектам» компании, включая посещаемость работы, время перерыва в день, а также дни отсутствия, вызванные отпуском по болезни, личным отпуском или отпуском. Вот как.

Как отслеживать посещаемость с помощью Clockify

Чтобы проще всего отслеживать посещаемость сотрудников с помощью Clockify, просто пригласите свою команду в рабочее пространство своей компании и предоставьте инструкции:

Каждый раз, когда сотрудник приходит в офис (или садится перед компьютером, чтобы работать из дома), он или она должны запустить таймер на странице «Учет времени» в приложении.

В качестве альтернативы, сотрудники могут добавить время, которое они проработали вручную, после того, как они закончили работу в течение дня.

Помимо этого простого подхода с приходом и уходом, вы также можете использовать Clockify для отслеживания задач и действий, выполняемых вашими сотрудниками , пока на работе.

Если вы работаете над несколькими рабочими проектами, определите для них отдельные проекты Clockify и проинструктируйте сотрудников выбирать и отслеживать время в этих проектах при работе над ними.

Чтобы сотрудники отслеживали свои перерывы, просто определите проект под названием «Перерывы» и попросите сотрудников отслеживать время, которое они тратят на короткие перерывы или обеденные перерывы.

После того, как вы определите пару проектов, ваши сотрудники также смогут записывать свои часы в простой табель учета рабочего времени.

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, вы также можете добавлять в проекты определенные задачи, писать описания для каждой записи, определять теги, чтобы указать тип задачи, над которой работаете, и многое другое.

Позже вы можете перейти в отчеты приложения и сразу увидеть, кто работал, когда, как долго и над чем. Еженедельный отчет может оказаться особенно полезным для вас, поскольку он показывает вам простую и легко читаемую разбивку времени, в течение которого ваши сотрудники были на работе на еженедельной основе.

Как отслеживать отсутствие с помощью Clockify

Помимо отслеживания посещаемости, вы также можете легко отслеживать отсутствие с помощью Clockify, создав для этого несколько подходящих проектов, а затем попросив сотрудников отслеживать время на них.

Для начала вы можете следовать схеме перечисленных шаблонов отслеживания посещаемости, а также создавать и называть отдельные проекты для «Отпуск по болезни», «Отпуск», «Персональный отпуск».

Или, в зависимости от политики и рабочего процесса вашей компании, вы можете расширить эти базовые данные об отпуске и попросить сотрудников отслеживать время для «полдня», «семейного отпуска», «неоплачиваемого отпуска», «личного». Время »и многое другое.

Независимо от того, как вы выберете учет рабочего времени сотрудников, вы легко сможете создавать проекты для каждого типа отпусков за пару щелчков мышью.

После этого ваши сотрудники смогут отслеживать это время так же, как и свое рабочее время:

  • с таймером
  • путем добавления времени вручную
  • путем добавления времени в табель учета рабочего времени

Если обычный рабочий день в вашей компании составляет 8 часов, вам следует проинструктировать сотрудников, чтобы они также добавляли 8 часов для свободного времени.

Позже вы сможете просматривать и анализировать отсутствие сотрудников в разделе отчетов приложения и даже сравнивать отсутствие с посещаемостью, если вы решите просмотреть отчет по всем своим проектам Clockify сразу.

Образец шаблона политики посещаемости сотрудников

Краткое изложение политики и цель

Наш сотрудник Политика посещаемости описывает наши ожидания в отношении прихода наших сотрудников на работу. Пунктуальность при приходе на работу помогает поддерживать эффективность на рабочем месте.

Область применения

Данная политика компании распространяется на всех сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов, независимо от должности или типа занятости.

Элементы политики

Большинству сотрудников необходимо сотрудничать со своими коллегами, чтобы выполнять свою работу.Чтобы упростить это сотрудничество, мы ожидаем, что вы будете пунктуальны и будете следовать графику, согласованному вами и вашим менеджером. Если вы отсутствуете или иногда опаздываете, у вас должна быть веская причина.

Постоянное опоздание или отсутствие может создать проблемы для ваших коллег, которым, возможно, придется взять на себя вашу работу. Такое поведение может привести к «плохой посещаемости», и вам, возможно, придется соблюдать прогрессивную дисциплину.

Что такое прогулы и опоздания?

Прогулы означает частое отсутствие сотрудника на рабочем месте.Это включает в себя нечасто приходить на работу или брать чрезмерный отпуск по болезни, не имея возможности предоставить записи врача.

Присутствие на работе означает присутствие на работе вне вашего графика, даже если сверхурочная работа не требуется. Это может вызвать у вас переутомление и повлиять на вашу продуктивность и удовлетворенность работой. Мы хотим, чтобы вы соблюдали свой график, приходя на работу и уходя.

Опоздание означает опоздание, большие перерывы, чем положено, и постоянный уход раньше с работы без причины.Мы, вероятно, не будем возражать, если однажды утром вы немного опоздаете или уйдете немного раньше в пятницу. Но мы хотим убедиться, что вы в целом следуете своему графику и не нарушаете нашу работу.

Вы несете ответственность за контроль своего рабочего времени с помощью нашей [ системы хронометража / программного обеспечения ]. Пожалуйста, внимательно записывайте свое рабочее время, чтобы вы могли получить причитающийся платеж.

Непредвиденное отсутствие

Если однажды вы не можете прийти на работу, как можно скорее сообщите об этом своему руководителю.Если ваш менеджер находится в другом часовом поясе, обратитесь в отдел кадров. После этого вы должны использовать оставшийся отгул или отпуск по болезни, чтобы покрыть это отсутствие. Пожалуйста, запишите это в [ HR программное обеспечение ] как можно скорее. Отсутствие без уважительной причины или без уведомления в течение более трех дней будет считаться отказом от работы. Если вам нужно рано уйти с работы, сообщите об этом своему менеджеру.

Мы поймем, есть ли у вас веские причины для вашего отсутствия, даже если вы не сообщите об этом. Эти причины обычно связаны с серьезными несчастными случаями, семейными или неотложными медицинскими ситуациями.Мы можем попросить вас принести нам записи врача или другое подтверждение. В таких случаях мы отметим ваше отсутствие как «уважительное».

Следующий список, хотя и не исчерпывающий, включает причины, которые мы не считаем уважительным отсутствием:

  • Поздно просыпаться.
  • Остановка по дороге на работу по личным причинам.
  • Задержки движения или общественного транспорта, за исключением ситуаций, влекущих за собой закрытие дорог.
  • Плохая погода, за исключением экстремальных погодных условий, таких как метели, ураганы и наводнения.
  • Праздники, которые не были утверждены.

Хорошая посещаемость

Сотрудники, у которых менее [ трех случаев ] прогулов или опозданий в год, получат дополнительный оплачиваемый выходной на следующий год. У вас хорошая посещаемость, когда вы:

  • Отчет стабильно работать.
  • Приходите на работу в назначенное время начала смены.
  • Уйти с работы в установленное время окончания смены (кроме случаев, когда требуется оплачиваемая сверхурочная работа.)
  • Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
  • Делайте перерывы, которые не превышают ожидаемой продолжительности.
  • Сообщите своему менеджеру, если вам нужно отсутствовать или опоздать.
  • Не приходить или опаздывать только по уважительным причинам.

Ответственность руководителя

Если вы управляете сотрудниками, вы обязаны следить за их посещаемостью. Если вы заметили, что член команды постоянно опаздывает или отсутствует, договоритесь о частной встрече для обсуждения.Спросите члена вашей команды, испытывают ли они проблемы со своим графиком или им нужна помощь, чтобы найти баланс между личной жизнью и работой. Гибкий график, работа из дома или варианты обучения управлению временем могут стать решением. Если вы заметили возможную проблему с психическим здоровьем, которая приводит к пропуску занятий или опозданию, попросите члена вашей команды связаться с нашим [ специалистом по психическому здоровью ] и обсудить, что вы можете сделать, чтобы им помочь.

Если вы подозреваете, что член вашей команды злоупотребляет отпуском по болезни или умышленно опаздывает, вы должны сообщить об этом в отдел кадров и начать процесс постепенной дисциплины.

Дисциплинарные меры

Если ваш руководитель подозревает, что вы злоупотребляете отпуском по болезни, вам может потребоваться предоставить записи врача, чтобы избежать нашего прогрессивного дисциплинарного процесса. Если вы непреднамеренно опаздываете, корректирующее консультирование будет нашей первой попыткой решения. Мы можем принять дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

  • Корректирующее консультирование не работает.
  • Мы обнаружили, что вы умышленно опаздываете.
  • Ваши опоздания или прогулы влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие на работе не засчитываются как отработанные часы, поэтому мы не компенсируем их.

Заявление об отказе от ответственности: этот шаблон политики предназначен для предоставления общих рекомендаций и должен использоваться в качестве справочного материала. Он может не учитывать все соответствующие местные, государственные или федеральные законы и не является юридическим документом. Ни автор, ни Workable не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики.
Дополнительная литература

Шаблон политики посещаемости сотрудников

Назовете ли вы это политикой управления посещаемостью, политикой невыходов на работу, политикой опозданий или политикой посещаемости, в конечном итоге все равно.Вы ожидаете, что ваши сотрудники будут приходить на работу вовремя, каждый день, когда они запланированы на работу. Регулярная посещаемость и пунктуальность являются ключевыми факторами для бесперебойной работы как команды, так и компании. Опоздание, опоздание или отсутствие только вызовут сбои и станут бременем для коллег.

Что вы должны включить в политику посещаемости ?

  • Обзор или сфера действия политики посещаемости
  • Подсчет правонарушений на отсутствие
  • Различия в прогулах и опозданиях
  • Непредвиденные отсутствия
  • Неудачный вход и выход
  • Что такое хорошая посещаемость?
  • Ответственность менеджера
  • Дисциплинарные меры

Обязательно включите свою политику посещаемости сотрудников в свое руководство для сотрудников и убедитесь, что ваши сотрудники поставили свою подпись и дату, что они прочитали и поняли политику посещаемости.

Наш шаблон политики посещаемости сотрудников содержит общие рекомендации и служит справочным материалом. Все соответствующие местные, государственные или федеральные законы не могут быть приняты во внимание, поэтому это не является юридическим документом. Мы не несем юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики. Обратитесь к юрисконсульту после того, как вы отредактируете наш шаблон политики посещаемости сотрудников в соответствии с требованиями вашей компании.

Политика посещаемости сотрудников Шаблон

  1. Обзор политики посещаемости

Ожидается, что сотрудники ABC Productions будут присутствовать на работе вовремя, каждый день, как они запланированы.Регулярная посещаемость и пунктуальность имеют решающее значение для того, чтобы ваша команда и ABC Productions работали эффективно и результативно. Опоздание, опоздание или отсутствие могут вызвать сбои.

В нашей политике посещаемости сотрудников четко изложены наши ожидания относительно их прихода на работу.

  1. Подсчет правонарушений на отсутствие

Отслеживание отсутствия сотрудников упрощает решение проблемы или при необходимости применяет дисциплинарные меры.

  • Отсутствует при звонках: 1 балл
  • Отсутствует, не звонят: 2 балла
  • Опоздание: ½ балла
  • Ранний уход: ½ балла
  • Позднее возвращение с обеда или перерыва: 1 балл (если более 30 минут)

На каждую запланированную смену сотрудникам предоставляется пятиминутный льготный период в начале и в конце смены. Сотрудники должны сообщить об отсутствии, позвонив своему непосредственному руководителю, и они должны сообщать каждый день о своем отсутствии. Если сотрудник не позвонит по крайней мере за час до смены, это приведет к отказу от вызова-неявке (однако есть исключения, например, автомобильная авария, из-за которой сотрудник не может позвонить).

Нарушения явки сбрасываются каждые шесть месяцев или ежегодно (например, в выходные дни).

  1. Различия в прогулах и опозданиях

Прогулы — частое отсутствие сотрудника на своих должностных обязанностях. Например, если вы часто не приходите на работу или не предоставляете справку к врачу при длительном отпуске по болезни.

Презентация — это когда вы работаете сверх установленного графика, даже если компания не требует сверхурочной работы.Это приведет к перегрузке сотрудника и отрицательно скажется на производительности и удовлетворенности работой. Мы хотим, чтобы наши сотрудники приходили и уходили по своему графику.

Опоздание — это когда сотрудник приходит с опозданием, делает более продолжительные перерывы, чем положено, и постоянно уходит с работы раньше срока без причины. Мы не против приехать однажды утром немного позже или уехать немного раньше, как в пятницу. Однако мы хотим, чтобы вы следовали установленному графику и не создавали помех на рабочем месте.

Все сотрудники должны контролировать свое рабочее время с помощью нашего приложения для учета рабочего времени Connecteam. Вы должны старательно записывать свое рабочее время, чтобы получать зарплату.

  1. Сбой при входе и выходе

В Connecteam сотрудники должны приходить и уходить каждую смену. Если у сотрудников есть проблемы с записью времени прихода или ухода, они должны немедленно сообщить об этом менеджеру. В отношении сотрудников, которые постоянно не приходят на работу или уходят с работы, они подлежат дисциплинарным взысканиям или даже увольнению.

  1. Непредвиденные отсутствия

Сообщите своему менеджеру как можно скорее, если вы не можете прийти на работу, и если ваш менеджер не отвечает, обратитесь в отдел кадров. В результате вы сможете использовать оплачиваемый отпуск или отпуск по болезни, чтобы покрыть свое отсутствие, но убедитесь, что вы записали это в Connecteam как можно скорее.

Если вы отсутствуете без уважительной причины или без уведомления более трех дней, мы рассмотрим этот отказ от работы. Сообщите своему руководителю, если вам нужно уйти с работы пораньше, например, у вас назначен прием к врачу или у вас есть встречи учителя и родителей.

Существуют обстоятельства, при которых мы поймем ваше отсутствие, даже если вы не сообщили об этом. Эти причины обычно связаны с серьезным несчастным случаем или неотложной медицинской помощью в семье. В этих случаях ваше отсутствие будет иметь вид извинений , однако при необходимости мы можем запросить некоторую проверку.

Ниже перечислены некоторые примеры того, что мы не считаем уважительным отсутствием:

  • Вы поздно проснулись, или ваш ребенок проснулся поздно.
  • Остановка где-нибудь по дороге на работу по личным причинам, например, чтобы выпить чашку кофе.
  • Задержки движения или общественного транспорта, сюда не входят ситуации, которые привели к закрытию дорог.
  • Плохая погода, сюда не входят экстремальные погодные условия, такие как торнадо, метели, ураганы и наводнения.
  • Праздники или выходные дни, которые не были утверждены.
  1. Что такое хорошая посещаемость?

Сотрудник, у которого менее четырех случаев прогулов или опозданий в год, является примером сотрудника с хорошей посещаемостью.Таким образом, в следующем году этот сотрудник получит дополнительный оплачиваемый выходной.

Сотрудники имеют хорошую посещаемость на основании следующих показателей:

  • Постоянно на работу.
  • Прибытие на работу в назначенное время начала смены.
  • Уход с работы в установленное время окончания смены (если не требуется оплачиваемая сверхурочная работа).
  • Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
  • Обедать или делать перерывы, которые не превышают ожидаемой продолжительности.
  • Уведомление своего менеджера о необходимости отсутствовать или опаздывать.
  • Отсутствие или опоздание только по уважительным причинам.
  1. Ответственность руководителя

Менеджер обязан контролировать посещаемость своего сотрудника. Если вы заметили, что сотрудник постоянно нарушает политику посещаемости, вам необходимо назначить встречу, чтобы обсудить действия. На встрече спросите сотрудника, есть ли у него проблемы с расписанием или ему нужна помощь в создании баланса между работой и личной жизнью.Гибкий график, работа из дома или варианты обучения управлению временем могут быть решением. Если вы считаете, что невыход на работу или опоздание вызывает проблема психического здоровья, попросите своего сотрудника связаться с нашим [специалистом по психическому здоровью] и обсудить, как вы можете им помочь.

Если вы считаете, что сотрудник злоупотребляет отпуском по болезни или намеренно опаздывает, вы должны сообщить об этом в HR и начать процесс постепенного дисциплинарного воздействия.

  1. Дисциплинарные меры

Если руководитель подозревает, что сотрудник злоупотребляет отпуском по болезни, ему может потребоваться предоставить записи врача, чтобы избежать прогрессирующего процесса дисциплинарного воздействия.Если обнаруживается, что сотрудник непреднамеренно опаздывает, корректирующее консультирование станет первым шагом к поиску решения. Мы примем дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

  • Корректирующее консультирование не работает.
  • Вы умышленно опаздываете.
  • Ваши опоздания или прогулы напрямую влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие на работе не считаются отработанными часами, поэтому мы не компенсируем их.

Похожие шаблоны:

Оформите соглашение о конфиденциальности сотрудников с помощью нашего бесплатного шаблона

Создайте свой собственный Справочник сотрудника с помощью нашего бесплатного шаблона

На ходу ваши сотрудники могут приходить и уходить, запрашивать отсутствие, просматривать текущие и прошлые табели учета рабочего времени и многое другое.Connecteam также отмечает местоположение сотрудников по GPS, когда они приходят и уходят. Настройте обновления статуса для сотрудников, чтобы они регистрировались, когда они находятся на месте работы, что означает, что они могут регистрироваться, отклонять или завершать свою смену. Кроме того, сотрудники могут использовать вложения смен для загрузки фотографий, видео, заметок и прочего, связанного с работой.

С Connecteam очень легко планировать смены и распределять задания. Вы можете создавать одиночные, многократные или групповые смены или загружать массовую работу с помощью файла Excel.Сэкономьте драгоценное время, используя просмотр календаря, возможности перетаскивания и возможность копировать смены прошлой недели.

У функций учета рабочего времени и планирования есть чат в приложении и каталог сотрудников, поэтому, когда вы делаете расчет заработной платы или у вас есть вопрос о расписании, вы можете легко связаться со своим сотрудником без каких-либо проблем.

Если этого недостаточно, Connecteam прост в использовании, так как настройка занимает секунды, и даже самые менее технически подкованные сотрудники могут использовать его без какого-либо обучения. Connecteam можно использовать практически для всего, а это значит, что вам не нужно интегрировать несколько решений.И у него также САМАЯ ЛУЧШАЯ цена, потому что она не зависит от пользователей, вместо этого вы платите ежемесячный план, начиная с 39 долларов в месяц, для до 200 пользователей. Это означает, что вы можете масштабировать свой бизнес вместо того, чтобы платить за добавление пользователя за пользователем. Начните бесплатный план сегодня!

Табель посещаемости сотрудников: шаблоны, альтернативы (2021)

Управление посещаемостью сотрудников имеет решающее значение.

Сотрудникам необходимо приходить на работу вовремя, потому что их опоздания или частые отсутствия могут негативно повлиять на всю команду.Вот почему компаниям нужен эффективный способ управления посещаемостью сотрудников.

А использование ведомости посещаемости служащих — один из самых простых способов отслеживать посещаемость служащих.

В этой статье мы расскажем, что такое ведомость учета рабочего времени и ее три основных преимущества. Затем мы предоставим три шаблона для распечатки ведомостей посещаемости и шесть отличных советов по повышению посещаемости сотрудников.

Мы также выделим пять эффективных альтернатив, которые могут упростить отслеживание посещаемости сотрудников.

В этой статье содержится:

(щелкните ссылки, чтобы перейти в конкретный раздел)

Давайте нырнем.

Что такое лист посещаемости?

служащий ведомость учета рабочего времени — это электронная таблица, в которой документируются данные посещаемости сотрудника. Вы можете организовать эти данные как присутствие, отсутствие, отпуск или с помощью любой другой системы, которой придерживается ваша организация.

Лист посещаемости может также включать дополнительную информацию, например:

  • Имя сотрудника.
  • Контактная информация.
  • Время входа и выхода часов.
  • Общее рабочее время.
  • Подпись.

Обычно ведомости посещаемости создаются и поддерживаются с помощью программного обеспечения для работы с электронными таблицами, такого как MS Excel и Google Таблицы .

И хотя вы можете создавать ведомости посещаемости с нуля, это может быть утомительным и трудоемким процессом, особенно если вы управляете большой командой. Вместо этого вы можете загрузить бесплатных шаблонов, доступных в Интернете, и настроить их в соответствии с потребностями вашей компании.

3 бесплатных шаблона ведомостей посещаемости для печати

Вот три различных типа шаблонов ведомостей посещаемости, которые вы можете настроить в соответствии со своими потребностями:

1. Ежедневный лист посещаемости

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников — это простая таблица Google Таблиц или Excel, в которой ведется запись времени прихода, времени ожидания и общего количества часов каждого сотрудника.

Вы можете использовать этот шаблон отслеживания посещаемости, чтобы просто записывать, приходил ли сотрудник на работу или нет.

Загрузить: Лист Google • Шаблон Excel

2. Еженедельный лист посещаемости

Шаблон ведомости учета рабочего времени сотрудника за неделю содержит запись посещаемости для всех дней недели. Он также показывает общее количество рабочих часов за эту неделю.

Вы можете использовать этот шаблон Google Таблиц или Excel, если ваши сотрудники работают по недельному графику.

Загрузить: Лист Google • Шаблон Excel

3.Ежемесячный лист посещаемости

Ежемесячный шаблон счетчика посещаемости сотрудников обеспечивает посещаемость для каждого дня месяца. Он также показывает общее количество дней, в течение которых сотрудник присутствовал в этом месяце.

Используйте этот шаблон электронной таблицы для отслеживания посещаемости сотрудников, получающих ежемесячную зарплату.

Загрузить: Лист Google • Шаблон Excel

3 основных преимущества таблиц посещаемости

Давайте рассмотрим три преимущества использования электронных таблиц посещаемости, таких как MS Excel и Google Sheets:

1.Простота использования

Лучшее в использовании ведомости посещаемости для отслеживания посещаемости — это то, что она проста в использовании .

Чтобы использовать Microsoft Excel или Google Sheet, не нужно проходить сложные учебные курсы.

Все, что вам нужно сделать, это открыть рабочий лист, создать столбцы для дней недели и вручную ввести посещаемость для каждого дня. Вы также можете указать время, время перерыва и многое другое.

И если вы не хотите создавать таблицу учета посещаемости сотрудников с нуля, вы можете использовать готовые шаблоны и настраивать их в соответствии с вашими потребностями.

Более того, если вы являетесь частью большой команды или хотите добавить дополнительную информацию в свой лист посещаемости, вы можете использовать формулы и диаграммы. Это может помочь вам избежать выполнения сложных вычислений вручную и сохранить порядок в системе.

2. Доступность

Счетчик посещаемости сотрудников на основе таблиц упрощает доступ к информации .

Вы можете сохранять файлы на свое устройство, хранить их на серверах компании или загружать в облачное хранилище инструмента для редактирования в реальном времени и постоянного просмотра.

Более того, если у вас небольшой бизнес с ограниченным бюджетом, вы найдете его минимальные затраты на установку вполне доступными.

3. Бесплатное использование

И Excel, и Google Таблицы — это бесплатных инструментов.

В то время как Excel поставляется в комплекте с пакетами Microsoft Office, Google Sheets — это электронная таблица на базе Интернета, часть набора инструментов Google Workspace.

А с бесплатными шаблонами, приведенными выше, вы можете сразу приступить к работе. Вам не нужно платить никаких дополнительных денег, чтобы купить новое программное обеспечение или приложение для создания ведомостей посещаемости.

5 эффективных альтернатив традиционным ведомостям посещаемости сотрудников

Традиционно компании используют электронные таблицы Excel или Google Sheets для управления посещаемостью сотрудников.

Конечно, инструменты на основе электронных таблиц — это простой и бесплатный способ отслеживать посещаемость.

Однако они могут сильно ограничивать.

Поскольку электронные таблицы посещаемости требуют значительных усилий , выполняемых вручную, , они подвержены человеческой ошибке и неточности .Кроме того, вы не можете использовать его для:

  • Оптимизация управления отпусками.
  • Рассчитайте сверхурочные часы.
  • Отслеживайте продуктивность сотрудников.
  • Создавайте точные платежные ведомости и счета-фактуры.

К счастью, учетных записей сотрудников Программное обеспечение позаботится обо всех этих проблемах.

Вот подробный обзор пяти таких полезных инструментов:

1. Доктор времени

Time Doctor — это мощное, удобное решение для повышения производительности труда сотрудников, предназначенное для предприятий любого размера.Это помогает вам отслеживать время, затрачиваемое на выполнение задач, управлять посещаемостью сотрудников и расписаниями и даже получать более глубокое представление об их производительности.

A. Основные характеристики
  • Легко отслеживать время сотрудников вручную или автоматически.
  • Подробные отчеты о посещаемости помогают отслеживать посещаемость в режиме реального времени.
  • График работы позволяет создавать и редактировать смены сотрудников и графики.
  • Классифицируйте веб-сайты и приложения по уровням производительности.
  • Получите ценную информацию о производительности с помощью точных отчетов.
  • Отслеживайте бездействие, чтобы лучше контролировать уровень производительности сотрудников.
  • Используйте расширение браузера Chrome, чтобы отслеживать время, потраченное на другие приложения, такие как Asana и ClickUp.
B. Цена
Платные планы

Time Doctor начинаются с 7 долларов за пользователя в месяц. Он также предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию (кредитная карта не требуется).

C. Рейтинги пользователей
  • G2 : 4.3 / 5 (185+ отзывов)
  • Capterra : 4.5 / 5 (330+ отзывов)

2.Connecteam

Connecteam — это система управления персоналом, которая предлагает решения для управления рабочим временем, операциями, адаптацией и внутренними коммуникациями. Он обслуживает различные отрасли, такие как розничная торговля, здравоохранение, гостиничный бизнес, строительство и многое другое.

A. Основные характеристики
  • Расписания с функциями геозон, чтобы узнать, кто над чем и где работает.
  • Напомните членам команды о необходимости входить и выходить с помощью push-уведомлений.
  • Автоматическое увольнение сотрудников, превышающих установленный дневной лимит.
  • Просматривайте, принимайте или отклоняйте запросы на отсутствие из приложения.
  • Мобильное приложение для часов для устройств Android и iOS, позволяющее отсчитывать время во время полевых работ.
B. Цена

Имеет бесплатный план. Платные планы начинаются с 47 долларов в месяц.

C. Рейтинги пользователей
  • G2 : 3.8 / 5 (10+ отзывов)
  • Capterra : 4.8 / 5 (110+ отзывов)

3.Hubstaff

Hubstaff — это программа для отслеживания рабочего времени и посещаемости, которая помогает командам управлять производительностью. Он может отслеживать количество времени, которое ваша команда тратит на проекты и отдельные задачи.

A. Основные характеристики
  • Создавайте отчеты о посещаемости и точные табели учета рабочего времени на основе отслеживаемых часов сотрудников.
  • Организуйте проекты с помощью автоматизированных рабочих процессов Канбан.
  • GPS-слежение позволяет отслеживать время и местоположение вашей команды в пути.
  • Автоматизируйте и отправляйте платежи в приложении.
  • Предлагает настольное приложение для устройств Apple, Microsoft, Linux и Chromebook.
B. Цена

Эта система посещаемости предлагает бесплатный план для одного пользователя. Платные планы начинаются с 7 долларов за пользователя в месяц.

C. Рейтинги пользователей
  • G2 : 4.4 / 5 (340+ отзывов)
  • Capterra : 4.6 / 5 (1100+ отзывов)

4. TimeCamp

TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, подходящая для команд любого размера.Он также предлагает функции отслеживания посещаемости, чтобы с легкостью управлять посещаемостью вашего персонала.

A. Основные характеристики
  • Вход и выход из офиса, а также удаленное местоположение одним щелчком мыши.
  • С легкостью добавляйте, редактируйте или удаляйте записи времени в расписании.
  • Отслеживание времени на основе ключевых слов, чтобы избежать переключения между несколькими задачами.
  • Отслеживание времени простоя для отслеживания времени, потраченного на офлайн-действия, такие как собрания.
  • Определите бюджет проекта, график и другие затраты.
B. Цена

TimeCamp предлагает ограниченный бесплатный план. Платные планы начинаются с 7 долларов за пользователя в месяц.

C. Рейтинги пользователей
  • G2 : 4.7 / 5 (60+ отзывов)
  • Capterra : 4.7 / 5 (520+ отзывов)

5. QuickBooks Time

QuickBooks Time , ранее называвшееся TSheets, — это приложение для отслеживания рабочего времени и посещаемости сотрудников, предназначенное для команд любого размера. Это может помочь оптимизировать рабочий процесс и повысить общую производительность вашей компании.

A. Основные характеристики
  • С легкостью создавайте, редактируйте и публикуйте расписания сотрудников по сменам или вакансиям.
  • Функции GPS и геозоны для обеспечения подотчетности сотрудников.
  • Получайте аналитические данные с помощью подробных отчетов, таких как расчет заработной платы, количество часов сотрудников и проекты.
  • Интернет-киоск с часами и биометрическим распознаванием лиц для контроля ударов напарников.
  • Соответствие DCAA (Агентство по аудиту оборонных контрактов) и DOL (Министерство труда) для отслеживания времени.
B. Цена
Ценовые планы

начинаются от 12,50 долларов в месяц. Он также предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию.

C. Рейтинги пользователей
  • G2 : 4.5 / 5 (1300+ отзывов)
  • Capterra : 4.7 / 5 (5400+ отзывов)

6 проверенных советов по увеличению посещаемости сотрудников

Даже если у вас есть нужные инструменты, управление посещаемостью сотрудников может оказаться сложной задачей, если у вас нет хорошей системы.

Вот шесть простых советов, которые помогут вам повысить посещаемость сотрудников на вашем рабочем месте:

1.Проект политики посещаемости сотрудников

Политика посещаемости сотрудников — это официальный документ, в котором содержится вся информация, связанная с посещаемостью ваших сотрудников, например ожидаемые уровни посещаемости, структура отпусков и многое другое.

Он также содержит правила и рекомендации компании по посещаемости, а также важность регулярной посещаемости и пунктуальности.

И в случаях прогулов и нарушений правил, он устанавливает дисциплинарные взыскания.Это поможет вашим сотрудникам понять свои ожидания относительно посещаемости и побудить их следовать.

Кроме того, поскольку эта политика охватывает различные проблемы посещаемости и их последствия, вы можете использовать ее как юридический документ.

2. Отслеживание посещаемости сотрудников

Счетчик посещаемости помогает вести надежных записей посещаемости сотрудников. Вы можете использовать эту запись для отслеживания посещаемости сотрудников в режиме реального времени, независимо от вашего физического местонахождения.

Наряду с отслеживанием посещаемости записи посещаемости также помогают отслеживать некоторые вещи, например:

А.Переутомление

Перегрузка сотрудников может легко привести их к выгоранию, что влияет не только на производительность сотрудников, но и на всю команду.

Вам следует регулярно контролировать рабочую нагрузку своей команды, чтобы видеть, как распределяются задачи, и переназначать, если у сотрудника слишком много задач. Вы также можете отслеживать отпуска сотрудников и поощрять тех, кто не брал отпуск в течение длительного времени.

Б. Прогулы

С помощью записи о посещаемости вы можете выявить случаи прогулов среди членов команды.

Запланируйте встречу, чтобы быстро выяснить причину такого поведения. Вы можете предложить взаимное решение, если это связано с некоторыми неизбежными обстоятельствами, или выдать предупреждение, если сотрудник просто бездельничал.

C. Листья

Вы не можете просто утвердить запрос сотрудника на отпуск . Прежде чем сделать это, вы должны убедиться в праве на получение запрошенного отпуска в соответствии с политикой в ​​отношении отпусков.

А для этого вам понадобятся записи посещаемости сотрудника.Вы также можете использовать его для заблаговременного планирования отпусков сотрудников, обеспечивая при этом наличие достаточного количества сотрудников в течение этого времени.

3. Определите причину отсутствия

Ваш сотрудник пропускает работу только по понедельникам?

Или по пятницам рано уезжают?

Это закономерность, и вам следует обратить на нее внимание соответствующего члена команды, как только вы ее заметите. Вы можете подробно обсудить , чтобы определить причину, по которой пропустили работу в определенные дни.

И для подтверждения своей претензии вы можете использовать данные счетчика посещаемости. Это может помочь вам выяснить причину чрезмерных прогулов.

Например, отсутствующий сотрудник может быть работающим родителем, и он должен забрать своего ребенка из детского сада или иметь пожилых людей, о которых нужно заботиться.

Используйте обсуждение, чтобы найти решение, которое может действовать как золотая середина — например, работа из дома или работа в выходные дни, чтобы компенсировать пропущенные часы.

4. Создайте здоровую рабочую среду

Обычно большое количество прогулов связано со стрессом на рабочем месте или неудовлетворенностью работой.

Если сотрудник считает, что рабочая среда слишком утомительна или чувствует себя не на своем месте, он с большей вероятностью избежит этого и возьмет отпуск по болезни.

Чтобы этого избежать, вам нужно создать приятную и гостеприимную рабочую среду. Вы можете принять несколько мер, например:

  • Обеспечьте гибкость рабочего времени.
  • Напоминать сотрудникам о необходимости регулярных перерывов.
  • Формируйте культуру ответственности среди сотрудников.
  • Поощряйте регулярные неформальные беседы и обсуждения.
  • Цените и награждайте сотрудников.
  • Проведение тимбилдинговых мероприятий.

5. Разрешить гибкий график работы

Гибкий график работы не соответствует обычному распорядку дня с девяти до пяти, позволяя сотрудникам работать в любое время, когда они хотят.

Но помните, они должны работать необходимое количество часов в день или месяц.

Такая гибкость таймингов позволяет сотрудникам структурировать свои рабочие графики на основе наиболее продуктивных периодов.Они могут расставлять приоритеты в работе и включать другие личные дела в свой график, создавая лучший баланс между работой и личной жизнью.

Однако не все гибкие схемы работы подходят для организаций любого типа и размера. Например, удаленная работа, когда сотрудники могут работать из любого места, не подходит для компаний, занимающихся недвижимостью.

6. ​​Обеспечьте стимулы для хорошей посещаемости

Стимулирование посещаемости мотивирует сотрудников регулярно посещать работу и побуждает их вносить активный вклад в достижение целей организации.

Вот несколько идей о стимулах, которые вы можете использовать:

  • Продленные обеденные перерывы или обед на свежем воздухе со всеми сотрудниками.
  • Ежегодные денежные бонусы или подарочные карты для отличной посещаемости.
  • Дополнительный выходной день для сотрудников, соблюдающих график.
  • Специальные подарки сотрудникам, которые ни разу не пропускали работу в течение календарного года.

Предложение поощрений также дает вам возможность отметить преданных своему делу и трудолюбивых сотрудников.

Заключение

Таблицы учета рабочего времени сотрудников бесплатны и просты в использовании.

Но у них есть свои ограничения. Даже если вы используете шаблоны, вы не сможете отслеживать тенденции и другие важные показатели, связанные с посещаемостью.

К счастью, сегодня доступны различные программные решения для отслеживания посещаемости.
Они не только помогают регистрировать посещаемость, но также предоставляют подробные данные для анализа производительности сотрудников. Вы можете использовать инструмент из приведенного выше списка, чтобы упростить и оптимизировать управление посещаемостью сегодня.

Вот образец почасовой политики посещаемости сотрудников

Наличие официальной письменной политики посещаемости, которую должны знать все сотрудники, имеет важное значение для большинства компаний. От ожидания, что все придут на работу и потратят необходимое время, до последствий неявки, основные правила, установленные организацией, должны быть поняты всеми сотрудниками. Ниже вы найдете образец политики посещаемости, которую вы можете адаптировать к своей компании.

Посещаемость

Отличная посещаемость — это ожидание всех сотрудников компании XYZ.Ежедневная посещаемость особенно важна для сотрудников с почасовой оплатой, клиенты и коллеги которых ожидают своевременной отгрузки и доставки продукции.

Персональное время в экстренных случаях предоставляется сотрудникам на случай таких незапланированных событий, как личное заболевание, болезнь ближайшего родственника, посещения врача или смерть члена семьи.

Экстренное личное время

Сотрудникам начисляется 2,15 часа личного времени в экстренных случаях за период оплаты. Ежегодно это эквивалентно 56 часам.Сотрудники могут использовать личное время в чрезвычайных ситуациях до 56 часов.

Если сотрудник увольняется с работы в компании XYZ с отрицательным накопленным балансом, отработанные, но не начисленные часы будут вычтены из окончательной зарплаты сотрудника. Личное время в чрезвычайных ситуациях, начисленное при увольнении сотрудника из компании XYZ, не выплачивается.

Сотрудники, которые используют личное время в чрезвычайных ситуациях, должны позвонить своему руководителю и поговорить с ним как можно скорее, но не позднее, чем через час после начала своей смены.Если руководитель недоступен, сотрудники могут оставить ему сообщение с номером телефона, по которому с ними можно связаться. Затем супервизор перезвонит.

Неявка в течение нескольких дней подряд будет считаться добровольным увольнением с работы в компании XYZ.

Количество минут и / или часов, которое сотрудник пропускает или опаздывает на работу, после обеда или перерывов, вычитается из начисленного личного времени. Опоздания возникают, когда сотрудник не находится на своем рабочем месте (или работает) не по расписанию.

Если сотрудник пропускает удар, он должен немедленно обратиться к своему руководителю. Их отработанное время будет обрабатываться так, как если бы сотрудник только что прибыл, начиная с момента, когда он сообщает своему руководителю. Пропущенное время также считается опозданием.

Сотрудники, работающие с почасовой оплатой, могут заранее планировать выходной для таких вещей, как приемы к врачу, занятия, встречи по ремонту дома, собрания родителей и учителей, а также религиозные мероприятия и услуги — при условии, что это время не оказывает неблагоприятного воздействия на коллег или клиентов.

По возможности, в рамках своего обычного графика, сотрудник может восполнить пропущенное время в течение недели, когда оно было пропущено. На этот раз сотрудники должны получить разрешение своего начальника. В противном случае время отпуска необходимо планировать заранее, чтобы охватить эти события.

Начисленные чрезвычайные личные часы не могут быть перенесены на следующий календарный год.

Последствия чрезмерного использования личного времени в чрезвычайных ситуациях

Накопление 12 опозданий в скользящем году (т.д., любые последующие 12 месяцев) является основанием для увольнения. Дисциплинарные меры, которые могут привести к увольнению с работы, могут начаться, когда будет зафиксировано шестое опоздание за трехмесячный период.

Дисциплинарные меры, вплоть до увольнения, начнутся за чрезмерное использование личного времени в чрезвычайных ситуациях, когда накопится 56 часов отсутствия. Дисциплинарные меры будут включать письменное предупреждение за следующие восемь пропущенных часов, затем трехдневное отстранение без оплаты за следующие восемь пропущенных часов с последующим увольнением, если сотрудник отработал какие-либо часы сверх 72.

Бонус за посещаемость для почасовых сотрудников

Жизненные события могут мешать посещаемости работы. Однако компании XYZ необходимо, чтобы сотрудники использовали как можно меньше экстренных личных часов и избегали опозданий, чтобы компания XYZ могла вести бизнес упорядоченно и эффективно.

Поэтому компания XYZ создала систему бонусов за посещаемость, чтобы побудить сотрудников приходить на работу и приходить вовремя.

Система бонусов за посещаемость состоит из следующих четырех компонентов:

  • Имя каждого сотрудника, который не использует личное время в чрезвычайных ситуациях и у которого нет опозданий в течение календарной недели, будет внесено в ежемесячный розыгрыш посещаемости.Розыгрыш проводится на ежемесячном общекорпоративном собрании. За каждую неделю у сотрудников была идеальная посещаемость, им разрешили участвовать в розыгрыше. Четыре сотрудника в месяц, имена которых выбираются случайным образом, будут получать 50 долларов США.
  • Каждый сотрудник, который не использует личное время в чрезвычайных ситуациях и не имеет опозданий в календарном квартале, получит подарок от компании XYZ на приблизительную стоимость 25,00 долларов в знак признательности за их участие и приверженность.
  • Каждый сотрудник, достигший следующей записи о посещаемости в календарном году, имеет право на получение указанной годовой премии после окончания календарного года.
    • Если сотрудник пропускает до 16 часов и имеет не более одного опоздания, сотрудник получит 100% бонуса, или $ 300,00
    • Если сотрудник пропускает до 24 часов и имеет не более двух опозданий, сотрудник получит 50% бонуса или 150 долларов США.
    • Если сотрудник пропускает более 24 часов и / или имеет более двух опозданий, он не получит премию за посещаемость.
  • Сотрудникам, которые не используют свои личные часы в чрезвычайных ситуациях, будет выплачиваться оплата за неиспользованные часы в размере 110% от их единовременной оплаты после окончания календарного года.

Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)

Если вы или ваш ближайший родственник страдаете повторяющимся заболеванием, которое приводит к частому отсутствию на работе, вы можете иметь право на неоплачиваемый отпуск в соответствии с FMLA. См. Отдельную политику, касающуюся FMLA.

Имейте в виду, что отгул в соответствии с законом FMLA должен быть организован заранее и не обязательно освобождает сотрудника от его обязанностей, изложенных в этой политике.

Подписанный документ о правилах посещаемости сотрудников

Я прочитал и был проинформирован о содержании, требованиях и ожиданиях политики посещаемости для почасовых сотрудников в компании XYZ.Я получил копию политики и согласен соблюдать ее в качестве условия моей работы и продолжения работы в Вашей компании.

Я понимаю, что если у меня возникнут вопросы относительно политики посещаемости, я проконсультируюсь со своим непосредственным руководителем, сотрудником отдела кадров, менеджером предприятия или президентом компании.

Пожалуйста, внимательно прочтите политику, чтобы убедиться, что вы понимаете ее, прежде чем подписывать этот документ.

Подпись сотрудника: _______________________________________

Напечатанное имя сотрудника: ____________________________________

Дата: _________________________

Загрузить шаблон Excel для ведомости посещаемости

Таблица посещаемости сотрудников — это готовый к использованию в Excel, Google Таблицах, OpenOffice Calc и Apple Numbers, который поможет вам легко регистрировать посещаемость.

Кроме того, он состоит из записей о начислении заработной платы, используемых для расчета заработной платы, такой как настоящая, отсутствующая, опоздание, отпуск, обучение на рабочем месте и все другие виды отпусков.

Администраторам

Office необходимо подробно регистрировать посещаемость сотрудников. Для этой цели этот шаблон состоит из множества видов листов, таких как оплачиваемый отпуск, отпуск по болезни, отпуск по беременности и родам, временный отпуск и т. Д.

Таким образом, лист посещаемости сотрудников помогает легко записывать эти записи. Более того, это помогает следить за сотрудником с высоты птичьего полета и помогает повысить общую производительность компании.

Что такое лист посещаемости?

Лист посещаемости — это инструмент, позволяющий фиксировать регулярность занятий студента, учителя, сотрудника на повседневной основе.Он используется для расчета заработной платы, за исключением студентов.

Раньше люди использовали для ведения посещаемости вручную на бумажных листах или петушиных книгах. Медленно и постепенно, с увеличением использования компьютеров, люди начали вести записи на компьютере.

Кроме того, с развитием технологий, теперь мы можем видеть машины для снятия отпечатков пальцев во многих компаниях. Эти передовые системы сравнительно дороги, и каждый не может себе этого позволить.

Виды явок

Существует 3 типа ведомостей посещаемости: посещаемость сотрудников, посещаемость студентов и посещаемость расписания.

Лист учета рабочего времени

Лист учета рабочего времени — это документ, в котором регистрируется присутствие, отсутствие, отпуск по болезни и т. Д. Сотрудников для расчета заработной платы или заработной платы.

Лист посещаемости студентов

Таблицы посещаемости учащихся предназначены для проверки того, регулярно ли учащиеся посещают занятия в учебных заведениях. Это позволяет учителям вести учет учащихся, присутствующих или отсутствующих в их классе в течение всего учебного года.

Табель рабочего времени

Табель учета рабочего времени регистрирует количество человеко-часов сотрудников, получающих почасовую оплату.Эти выплаты могут быть ежедневными, двухнедельными или еженедельными. В этих регистрах записывается количество часов, затраченных сотрудником на работу.

Скачать шаблон ведомости посещаемости сотрудника

Мы создали простой и легкий шаблон посещаемости сотрудников с предопределенными формулами и форматированием. В этом шаблоне вы можете поддерживать посещаемость до 50 сотрудников. Вам просто нужно один раз ввести некоторые данные о сотруднике. Выберите из раскрывающегося меню, чтобы отметить отсутствие или присутствие сотрудника.

Этот шаблон доступен в 4 форматах файлов — Excel, Google Sheets, Open Office Calc и Apple Numbers.Нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить желаемый формат: