График работы персонала: Полная информация для работы бухгалтера

График работы персонала: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Планирование рабочего графика персонала | Knowledge base

Чтобы заполнить график работы сотрудников, необходимо зайти в Сотрудники — Календарь и нажать кнопку Задать график.

Каждая строка – это рабочий персонал (выбран в настройках во вкладке Настройки отображения и отсортирован в том порядке в котором указан во вкладке Сортировка врачей), колонки – это дни недели. 

Есть два варианта заполнения графика работы персонала — добавить смены или добавить отдельно часы работы. 

Обратите внимание! От того, как заполнить календарь зависит то, как будет начисляться зарплата. Если используете ставку за смену, то заполняйте в календаре смены, кликнув по верхней зеленой строке Смены.

Рассмотрим оба варианта заполнения графика подробнее.

Вариант заведения графика — смены (для дальнейшего подсчета зарплаты за смену)

Чтобы задать рабочую смену, нужно кликнуть по зеленой строке Смены.

В открывшемся окошке заполнить все нужные данные:

  1. Шаблон — для экономии времени можно настроить и использовать готовые шаблоны (Настройки — Календарь — Шаблоны интервалов — добавляем новые через зеленый плюс)
  2. Время смены — здесь указывается время, в которое работают сотрудники.
  3. Весь день — эта галочка устанавливает время смены с 00:00 до 23:59
  4. Ночь — если нужно отметить, что это ночная смена, необходимо проставить эту галочку.
  5. Тип — здесь выбирается тип рабочего времени (Настройки — Календарь — Типы интервалов).
  6. Старший смены — нужно выбрать старшего из сотрудников (от счетов старшего можно установить процент в зарплату для других сотрудников)
  7. В разделе Сотрудники выбираются пользователи, которые также работают в этот день в эту смену. При выборе сотрудника подтягивается его ставка за смену и % от счетов старшего, если это указано в настройках зарплаты.

После того как смена настроена, необходимо нажать кнопку Сохранить.

Если в этот же день нужно установить еще одну рабочую смену, необходимо кликнуть по строке Смены и нажать Добавить.

После сохранения информация о рабочем времени будет видна в строке Смены и напротив каждого сотрудника.  

Вариант заведения рабочего графика — часы (для дальнейшего подсчета зарплаты за отработанные часы)

Чтобы настроить рабочую смену врачу, необходимо выбрать нужную ячейку и кликнуть по ней мышью.

Появится окно редактирования графика.

В нем выберите тип записи:

  • дневной – рабочая смена персонала планируется только на текущий день
  • ночной – рабочая смена персонала планируется с переходом на следующий день
  • сложный – дневной и ночной типы совмещены

Рассмотрим каждый случай по отдельности.

1. Если у врача дневная рабочая смена – галочку необходимо поставить на Дневной тип, выбрать один из шаблонов или указать время начала и окончания, указать тип и при необходимости действие.

Обратите внимание: время начала и время окончания программа берет из настроек работы клиники: Настройки — Настройки клиник — Время работы клиники.

2. У врача отпуск, больничный или выходной – галочка стоит на Дневном типе, указывается дата начала и окончания и ставится галочка Весь день.

В результате запись растянется на то количество дней, которое выбрано.

3. Врач работает в ночную смену – галочку поставить на Ночной тип, обязательно выбрать тип интервала (справочник типов интервалов можно пополнить в настройках: Настройки — Календарь — Типы интервалов).

4. Рабочее время врача состоит из двух типов интервалов времени разного типа (например, у врача днем прием, а вечером он остается на дежурство) – галочка стоит на Сложном типе, затем нужно указать дневной интервал и ночной интервал времени, а также указывается тип.

5. Если время врача состоит из двух и более интервалов времени одного типа (например, врач работает с 09:00 до 18:00, но в первой половине дня у него прием, а во второй — дежурство).

Необходимо сначала ввести первый интервал (с 09:00 до 13:00), указать тип (Прием), нажать кнопку Сохранить.

Затем мышкой кликнуть на этот интервал, затем нажать кнопку Добавить время и ввести вторую часть рабочего времени (с 13:00 до 18:00, тип — Дежурство).

Копирование рабочего графика

Есть возможность копировать график недели (пн-вс) или копировать рабочий график одного дня.

Чтобы скопировать смены, нужно кликнуть мышкой по смене и выбрать Копировать. Далее поставить мышку в нужный день в строке Смены, кликнуть правой кнопкой и выбрать Вставить.

С помощь кнопки Копировать неделю можно скопировать целую неделю. Если график повторяется, таким образом его можно заполнить быстрее.

В появившемся окне необходимо выбрать, с какой недели копировать и в какую неделю вставить данные. Поставив галочку, можно очистить данные новой недели перед копированием.

Чтобы скопировать график одного дня, нужно по полю графика нажать правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Копировать. Далее необходимо на нужной ячейке щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать пункт Вставить.

Праздничные дни

Чтобы отметить праздничные дни, нужно под календарем, расположенном в левой части экрана, нажать кнопку Отметить праздник. Затем мышкой кликнуть на день, который считается праздничным (шрифт станет красного цвета) и нажать кнопку Отметить праздник.

Отображение графика работы персонала

График работы персонала отображается на неделю (кнопки День/Месяц неактивны). Если необходимо распечатать график сразу на месяц, можно воспользоваться отчетом График работы. Скачать его себе в программу можно из обменника. 

Как выбрать оптимальный график работы

При поиске работы граждане ориентируются на несколько показателей в вакансии. Одно из них – график работы. Традиционно, преобладает пятидневка, но логисты, продавцы, охранники могут трудиться в сменных режимах: 2/2, ½, 1/3.

Пятидневка

Много лет сотрудники предприятий, компаний посещают работу 5 дней в неделю. Крупные организации издают для наемного персонала ПВТР, где указано:

  • время прихода на работу;
  • окончание рабочего дня;
  • перерывы;
  • длительность обеда.

Пятидневка широко используется в бюджетных учреждениях, коммерческих организациях. Считается, что это оптимальный режим работы во многих сферах трудовой деятельности. Российские власти задумались над инициативой введения иного режима: 4 дня с 3-мя выходными. Это предложение было горячо одобрено гражданами.

Насколько эффективно применение пятидневки, сказать сложно. Многое зависит от направлений деятельности конкретной организации. Если компания работает без перерывов — режим 24/7, пятидневка не подходит.

Сменные графики работы

В коммерческих компаниях широко практикуется режим 2/2. Выходные работника не привязаны к общему календарю, они выпадают на будни и общероссийские праздники. У такого режима есть последователи. Особенно это актуально для семей с детьми. Часто работающие мамы не успевают ухаживать за дошкольником в режиме 5/2.

Суточные сменные режимы широко используются в транспортной сфере. Это хорошо видно из предложений от работодателей на ведущих сайтах работ, например, Карьерист. ру. Суточный режим используется в сферах:

  • грузоперевозки;
  • логистика;
  • такси;
  • охрана;
  • сборщики заказов;
  • диспетчеризация по предоставлению услуг ЖКХ.

Суточные режимы хороши тем, что позволяют отдыхать два или три дня после смены. За это время можно сделать все дела, отдохнуть. Минус состоит в том, что отсутствие сна сутками, плохо отражается на физическом состоянии работника. Кроме того, не все могут привыкнуть к работе по ночам. И многие граждане не в состоянии совладать за собой, засыпают во время работы, и это снижает производительность труда. В некоторых фирмах работодатели ставят камеры для того, чтобы следить, кто спит по ночам. С одной стороны, это бесчеловечно — не давать человеку отдыхать. С другой стороны, он находится на работе, при выборе места трудовой деятельности осознавал, что график сложный и подходит не всем.

На сайтах по поиску работы встречаются предложения, где не прописана длительность рабочего дня. Это свойственно вакансиям разъездного характера, например, менеджерам, сотрудникам аварийных служб, радио — вещания, сотрудникам почты.

Проблема закрепления свободного графика в контракте с работодателем быстро решается грамотным сотрудником Службы кадров. При заключении трудового контракта соискатель должен акцентировать внимание работодателя на внесении в само соглашение пунктов о времени работы. То же самое касается оформления иных документов о приеме на работу.

Если свободный график предлагается уже действующему сотруднику, необходимо оформить доп.соглашение. О том, что режим рабочего времени будет изменен, например, с пятидневки на гибкий режим, сотрудника обязательно уведомляют за 2 месяца до планируемых изменений. Эти, на первый взгляд, скучные юридические процедуры, полезны. При наличии спора в трудовых правоотношениях работодатель может представить документы, свидетельства, доказательства того, что он действовал в полном соответствии .

Неофициальное сотрудничество

Сотрудник без заключения трудового договора, по сути, бесправен. О рисках такого сотрудничества с работодателем осведомлены многие граждане. Тем не менее некоторая их часть соглашается работать без подписания контракта. Начальник может ввести любой график по своему усмотрению. Он не следует правовым нормам. При несогласии менять удобный график на гибкий, а также наличии маленькой заработной платы, сотрудника просто увольняют. Такое часто встречается на фирмах, недобросовестно относящихся к сотрудникам.

Как выбрать график

Ответ на этот вопрос простой. Если человек большую часть жизни трудился на пятидневке, не стоит рисковать и переходить на суточный режим работы. Ночное время не все могут выдержать по состоянию здоровья. Лучше всего искать работу в привычном графике тем более что пятидневку использует большинство компаний, предлагающих новое место трудовой деятельности.

Граждане, привыкшие к сменному ночному графику, сложно перестраиваются на пятидневку. Сразу возникают неотложные дела, которые с легкостью решались ранее в будние дни.

Теперь остаются только выходные дни.

Один из самых оптимальных графиков в сменном режиме – 2/2. Единственный минус заключается в том, что он предполагает не 8-ми часовой рабочий день. Сотрудник находится на работе 12 часов, чаще всего с 9:00 до 2100, но могут быть и другие варианты.

При выборе графика работы многие соискатели акцентируются на заработной плате, предлагаемой компанией. Материальная составляющая вопроса – сильная мотивация на изменение привычного образа жизни, связанного с перестройкой графика трудовой деятельности. В случае поступления выгодного предложения от потенциального работодателя, велика вероятность того, что человек пересмотрит свои убеждения по графику работы, постарается перестроиться.

При выборе графика работы следует:

  • следовать своим предпочтениям;
  • не менять резко график с пятидневки на суточную работу;
  • по — возможности не выходить на график 2/2 только со сменами по ночам (изматывающий график).

Если соискатель колеблется и не понимает, что выбрать из многочисленных предложений, смотрим на дополнительные опции, предлагаемые работодателем. Это размер заработной платы, длительность нахождения компании (организации) на рынке, деловой имидж, отношение к наемному персоналу, наличие ЧС, в которых присутствует потенциальный работодатель.

 

Разместить резюме Добавить вакансию

Когда я работаю | Программное обеспечение для планирования и учета рабочего времени сотрудников

Составьте график работы в минутах. Поделитесь и отслеживать его мгновенно.

Начните планировать сотрудников и отслеживать их время уже сегодня.

Полное имя

Адрес электронной почты

Расписание быстрее

Создайте рабочий график за считанные минуты и поделитесь им со своей командой.

Изучение расписания

Следить за временем проще

Интегрируйте свое расписание с часами и сократите трудозатраты.

Изучите посещаемость

Общайтесь лучше

Общайтесь со всеми в любой смене или любом отделе.

Explore Messaging

Программное обеспечение для планирования работы персонала

Сокращение хаоса, затрат и текучести кадров

Программное обеспечение для планирования и учета рабочего времени сотрудников для современной рабочей силы. Настольные и мобильные приложения предоставляют всем необходимый доступ.

Планирование работы

Работайте лучше. Вместе.

When I Work — это приложение для планирования сотрудников, которое не только экономит ваше время при составлении расписания. Это также поможет вам улучшить общение, устранить отговорки, повысить ответственность среди ваших сотрудников, отслеживать время и посещаемость и развивать свой бизнес.

МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ И ТАЙМЕРА

Положите бэк-офис в передний карман.

Программное обеспечение для планирования сотрудников

Невероятно простое в использовании. Невероятно быстро настраивается.

Интуитивно понятное мобильное приложение позволяет сотрудникам и руководителям быстро научиться пользоваться приложением. Настройка расписания сотрудников занимает всего несколько минут, поэтому вы можете вернуться к критически важным для бизнеса задачам.

Программное обеспечение для планирования работы сотрудников

Найдите нужных людей в нужном месте в нужное время.

«Это экономит мне 8 часов в неделю. Вместо того, чтобы весь день переписываться туда-сюда, наши сотрудники могут использовать приложение для переключения смен, и все, что мне нужно сделать, это одобрить обмен. Мне это нравится.» — Опасный человек, клиент с 2015 года

ПРОГРАММА ДЛЯ УЧЕТА ВРЕМЕНИ

Контролируйте трудозатраты. Сократите сверхурочную работу. Упорядочить начисление заработной платы.

Прочитать реальные истории клиентов «Когда я работаю»
Просмотреть все отрасли

THE CASTLE BOARD GAME CAFE

14 Сотрудники

Прочитать историю Рин

Elephants Deli

270 сотрудников

Читать Roz’s Story

Blue Plate Catering

70 Сотрудники

Прочитайте историю Дэвида

Brookdale

80.

Прочтите апрельский рассказ

Metro Dental

70004 70009 70009

0 Сотрудники. История Талиты

Физиотерапия Coury & Buehler

125+ сотрудников

Прочитать историю Джозайи

КОЛЛЕДЖ СО

50 сотрудников

Прочтите историю Луа

Сан -Хосе Государственный университет

280 сотрудников

Прочитайте их историю

Квинслендский университет Технологического университета

70 сотрудников

Читать Дженнифер. работает на Когда я работаю

Когда я работаю, оценивается нашими клиентами на  Capterra.

Фантастическая экономия времени

Злодейский J

Удобный для пользователя… Простой и настраиваемый все, что вам нужно, с помощью приложения для планирования.

Лучшее приложение для планирования ресторана

Yodonna

Все коммуникации, планирование, обмен, запросы. .. все в одном приложении. Вы даже можете увидеть всех в одну смену.

😍 Очень нравится!!

HikariHellscythe

Это действительно помогло мне следить за тем, когда я работаю, а также помогало мне поддерживать связь с коллегами.

Удивительно

ReNae

Я хочу рекомендовать это везде, где я когда-либо буду работать!!!

Удобно и просто

Майкл Хирн

За 34 года моей работы в сфере услуг и наблюдения за развитием технологий это очень удобный и простой способ координации работы команды.

Без стресса!

Christina B

Это приложение определенно не содержит стресса! Исходя из загрузки календарей и ввода имен сотрудников, это так удобно по сравнению со старой школьной ручкой и календарем !!!

Отличное приложение не только для планирования!

Лонг-Айленд Бро

Общение с моими сотрудниками стало намного эффективнее, и мои трудозатраты ясно видны по мере того, как я составляю график. Я рекомендую это для любого бизнеса, пытающегося масштабироваться, упростить расходы на заработную плату и планирование сотрудников.

Люблю это

Элизабет Роджерс

Люблю это.. это показывает, когда я работаю в свое время и кто со мной по расписанию. Это быстро и удобно.

Мнение сотрудников

Джордон Сабо

Как сотрудник это приложение работает фантастически. Уведомления приходят в режиме реального времени, рабочий чат прост в управлении, а оповещения о смене полезны для моего плотного графика. Рекомендую любой компании!

Отлично

WendyJoV

Спасибо за создание отличного приложения для управления графиком работы! Мне нравится, что я могу предложить смену, и первые люди, которые откликнутся, автоматически берут смену на любое количество позиций, которые я настроил.

So Easy So Efficient

WORKFlows

Я уже много лет пользуюсь приложением When I Work для различных брендов и отраслей. Мне очень нравится, насколько он прост в использовании, насколько экономичен и эффективен при планировании.

Great Vibe

Vxspy

В нем есть все необходимое для создания хорошей рабочей атмосферы. Все на работе связаны и не так иррационально. Мне нравится это приложение, и я рекомендую его всем, чье рабочее место предполагает идею рабочего приложения.

Невероятная программа

Дин Малкани

Невероятная программа, которую я как менеджер искал годами. Пользовательский интерфейс великолепен в браузере и мобильном приложении.

Отлично подходит для сотрудников

Mullac544

Я работаю в киоске с разными часами работы и местами, и мне очень удобно показывать разные места и часы работы для каждого из них. Рекомендую на 100%

Современное приложение для планирования

Кейли Ларивьер

Действительно современный способ составить расписание, облегчает общение с коллегами!

Легко, удобно

Медсестра

У меня всегда есть расписание. Умею общаться с коллегами и меняться сменами. Получите немедленное уведомление о доступной смене.

Безопасность и масштабируемость

Ориентация на сотрудников и API в первую очередь

Мы контролируем наши системы 24/7/365, чтобы наши клиенты и пользователи были спокойны. Мы работаем с нашими информационными системами, используя стандартные технологии с открытым исходным кодом и защищенную конфигурацию с избыточностью и масштабируемостью, встроенными в нашу конструкцию. Мы также предлагаем надежный API для пользовательских интеграций для подключения вашего технического стека.

6 основных типов рабочих графиков

Графики работы имеют решающее значение для обеспечения операционной эффективности, удовлетворенности клиентов и производительности, особенно в секторах безопасности и индустрии клининговых услуг. Графики работы позволяют планировать, управлять и контролировать услуги, которые вы предоставляете своим клиентам. Эти графики также предоставляют вашим сотрудникам всю необходимую информацию, необходимую для эффективного выполнения их работы. Ниже мы подробно рассмотрим различные типы рабочих графиков, их важность и то, как вы можете обеспечить эффективное управление этим процессом.

Понимание рабочих графиков 

Проще говоря, рабочий график относится к определенным дням и часам, когда ваши сотрудники должны выполнять задачи или обязанности, связанные с их должностью.

Этот график включает в себя конкретные детали смены, такие как дни недели и часы дня, в которые они должны работать.

Этот график гарантирует, что ваши сотрудники и персонал знают, когда им нужно работать, как долго им нужно работать, место работы, их обязанности и роли и т. д. 

Эффективное и правильное управление рабочим процессом позволит: 

  • Сократить время, которое вы тратите на планирование, что позволит вам сосредоточиться на развитии своего бизнеса.
  • Убедитесь, что ваши процедуры планирования соответствуют законодательным требованиям и правилам, установленным отделом труда.
  • Повысьте согласованность и удобство работы с клиентами, так как ваши сотрудники заранее знают дни и часы, в которые они будут работать, что сократит количество прогулов и повысит производительность.
  • Эффективно определяйте затраты на рабочую силу и управляйте ими, планируя сотрудников так, чтобы они не работали сверхурочно и чтобы у вас не было слишком много или слишком мало сотрудников, работающих в одном месте.

Чтобы эффективно управлять графиками работы ваших сотрудников, вам необходимо определить и определить типы графиков работы, применимые к вашему бизнесу и услугам. Мы рассмотрим их более подробно ниже.

6 Типы графиков работы

Все предприятия уникальны и требуют нескольких разных сотрудников с разными графиками работы, которые необходимо определить для повышения эффективности работы. Шесть основных типов графиков работы сотрудников включают в себя:  

  • Графики работы с полной занятостью — при таком графике сотрудники будут работать в одни и те же дни и часы в неделю, обычно 40 основных часов в неделю.
  • Графики неполного рабочего дня
    — этот тип графика обеспечивает большую гибкость, поскольку сотрудники работают меньше часов, чем полный рабочий день. График работы сотрудников может меняться от недели к неделе.
  • Фиксированные графики – фиксированный график работы устанавливает заранее определенный набор дней и часов, которые остаются неизменными на протяжении всей работы сотрудника. Эти часы обычно определяются до того, как сотрудник приступает к работе, и могут включать как полный, так и неполный рабочий день.
  • Гибкий график работы – гибкий график дает немного больше свободы, чем фиксированный график, так как сотрудники должны работать определенное количество часов в неделю, но они могут делать это в пределах своего рабочего времени, а не в определенные установленные часы. работодателем.
  • Сменный график
    s — в этом графике работы сотрудники будут работать в несколько дневных и ночных смен, которые определяет работодатель. Это популярный график работы для почасовых работников.
  • Раздельно-сменный график работы – при таком графике работы смена работника разбивается на две части. Они будут работать в течение одной смены, заканчивать работу, уходить, а затем приходить в последнюю смену.

В сфере охранных услуг и услуг по уборке мы часто сталкиваемся с несколькими типами графиков работы, особенно с чередующимися графиками для сотрудников службы безопасности, которым может потребоваться работать в разные дневные и ночные смены. Раздельные смены также распространены в индустрии клининговых услуг, когда уборщики приходят в офис до того, как все начнут работать, и возвращаются в конце дня, чтобы убрать за персоналом, который был в офисе весь день.

Определяя график работы своих сотрудников, вы обеспечиваете предсказуемость, имея нужных людей в нужном месте, в нужном месте, с нужными навыками и оборудованием, необходимыми для выполнения работы. График работы, правильно и эффективно составленный, не только повышает эффективность работы, снижает трудозатраты, но и влияет на удовлетворенность клиентов.

Какие элементы должны быть включены в график работы?

Для того чтобы рабочий график выполнял свою задачу по повышению операционной эффективности, он должен включать ряд различных элементов, которые предоставляют сотрудникам информацию, связанную с их работой. Сюда входит информация об их рабочем времени, требуемой доступности, рабочей неделе, расписании на неделю, дневных сменах, сверхурочной работе, а также:

  • Разбивка времени начала, окончания, перерывов и запланированных часов работы.
  • Подчеркните выходные дни, особенно если речь идет о ротационных сменах.
  • Потребности и потребности в сверхурочной работе.
  • Определите правила графика работы, которые включают в себя спецификации ежедневного рабочего времени, еженедельного рабочего времени, месячного рабочего времени, годового рабочего времени, а также еженедельных рабочих дней.
  • Информация о местоположении.
  • Роли и обязанности сотрудников.

Если каждый из этих элементов не будет правильно определен в рабочем графике сотрудника, это может негативно сказаться на точности и эффективности рабочего графика. Например, если вашим сотрудникам не предоставлена ​​вся необходимая информация, они не смогут эффективно выполнять свою работу и могут прибыть на свою смену в неподходящее время или в неправильном месте и т. д. Чтобы помочь в управлении этим, часто сложное планирование рабочей силы В процессе многие предприятия обращаются к инновационному программному обеспечению для планирования сотрудников, такому как EasyRoster.

Программное обеспечение для планирования рабочего времени EasyRoster

Настраиваемое решение EasyRoster было специально разработано с учетом задач планирования на рабочем месте. Это программное решение упрощает процесс планирования за счет: 

  • управления персоналом — данные о персонале управляются, фиксируются и поддерживаются с помощью этого решения, чтобы гарантировать, что вы можете выбрать и получить доступ к нужному сотруднику для нужного проекта, сайта или задания. . Это может включать их рабочие предпочтения, предыдущие задания, расписание звонков и другие переменные, связанные с их работой.
  • Планирование работы персонала по местоположению — это позволяет планировать и составлять список смен сотрудников в зависимости от местоположения. Это гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники в правильных местах. Эта функция также позволяет отслеживать и получать предупреждения о сверхурочной работе, контролировать непроизводительное время и предоставлять данные о продажах, которые можно использовать для определения прибыли на сайт.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ