График сменности тк: ТК РФ Статья 103. Сменная работа \ КонсультантПлюс

Содержание

Статья 103 ТК РФ. Сменная работа

Трудовой кодекс, N 197-ФЗ | ст. 103 ТК РФ

Трудовой кодекс РФ

Глава 16

Статья 103

Сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.

Работа в течение двух смен подряд запрещается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.

История редакций статьи 103 ТК РФ >>> Обзор редакций ТК РФ >>>

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Изменения документа

Изменения статьи 103 ТК РФ

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Составить подборку

‒ …

Выберите закон…АПК РФГК РФГПК РФКАС РФЖК РФЗК РФКоАП РФНК РФСК РФТК РФУИК РФУК РФУПК РФБюджетный кодексГрадостроительный кодексЛесной кодексТаможенный кодексВодный кодексКодекс внутр. водного транспортаВоздушный кодекс—————Конституция РФЗоЗПП (Права потребителей)О персональных данныхЗакон о ПолицииЗакон об ОружииЗакон об ОСАГОЗакон о РекламеЗакон о СвязиОб образованииЗакон о СМИПДД РФЗакон о БанкахЗакон о БанкротствеЗакон об АОЗакон об ИпотекеОб исполнительном производствеОб охране окр. средыЗакон об ОООО бухгалтерском учетеО системе госслужбыЗакон о ГражданствеЗакон о ККТ/ККМО лицензированииО трудовых пенсияхО страховых пенсияхЗакон о ПрокуратуреО статусе военнослужащихО техрегулированииЗакон о ВетеранахО воинской службеО налогах на имущ. физ. лицОб альтернативной гр. службеОб аудиторской деятельностиОб общественных объединенияхО фермерском хозяйствеЗакон о ЖНКО некоммерческих организацияхО пособиях на детейО социальном страхованииО страховании вкладовО валютном контролеО высшем образованииО землеустройствеО недрахО госрегистрации юрлиц и ИПО госрегистрации прав на недвижимостьО правовом положении иностранцевО пожарной безопасностиО развитии малого и среднего предпринимательстваО легализации (отмывании) преступных доходовО судебных приставахО рынке ценных бумагО соцстраховании на производствеО здоровье граждан в РФ

‒ …

+Еще.

Анализ текста

Ст. 103 ТК РФ. Сменная работа

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

Работа в течение двух смен подряд запрещается.

< Статья 102. Работа в режиме гибкого рабочего времени

Статья 104. Суммированный учет рабочего времени >

1. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени.

Работники чередуются по сменам равномерно. Переход из одной смены в другую определяется графиком сменности, утвержденным работодателем по согласованию с представительным органом работников (ст. 372 ТК). Установленные графики сменности являются обязательными для обеих сторон трудового договора.

Запрещается назначение работника на работу в течение 2 смен подряд.

Как правило, устанавливается возможное количество смен при сменной работе: 2, 3 или 4 смены.

О продолжительности работы (смены) в ночное время см. комментарий к ст. 96 ТК.

Продолжительность рабочего времени в течение смены определяется исходя из установленной нормы рабочего времени и вида рабочей недели (5- или 6-дневная рабочая неделя).

2. График сменности должен отражать требования ст. 110 ТК о предоставлении работникам непрерывного отдыха продолжительностью не менее 42 ч.

График сменности доводится до сведения работников не позднее чем за 1 мес. до введения его в действие.

3. Ежедневный (междусменный) отдых должен быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене (включая обеденный перерыв). При этом минимальная продолжительность ежедневного отдыха должна быть не менее 12 ч. Если в соответствии с законодательством продолжительность смены составляет более 8 ч, то время междусменного отдыха должно увеличиваться.

4. Постановление ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12 февраля 1987 г. N 194 «О переходе объединений, предприятий и организаций промышленности и других отраслей народного хозяйства на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства» содержит ряд норм, которые может использовать работодатель, организуя сменную работу. Названное Постановление применяется с учетом изменений, произошедших в сфере хозяйственной деятельности, в части, не противоречащей действующему законодательству.

Графики смен: типы, шаблоны и с чего начать

Хорошо продуманный график смен может стать вашим конкурентным преимуществом, особенно в отраслях, требующих круглосуточной работы, таких как здравоохранение и правоохранительные органы, а также в компаниях, которым необходимо предложить круглосуточную поддержку.

График смены представителя службы поддержки не только влияет на его общее психическое и физическое здоровье, но и нарушает режим сна, что может повлиять на энергию и выносливость сотрудника. Все это связано с качеством обслуживания клиентов, которое вы в конечном итоге предоставляете, поэтому для организаций важно иметь сбалансированные сменные графики работы.

Что такое сменный график?

Сменный график — это систематизированное расписание, созданное для равномерного распределения рабочей нагрузки между членами команды, а также для обеспечения достаточного количества людей на все рабочие часы. Например, в случае обслуживания клиентов, если вы оказываете поддержку 24 × 7, вам понадобятся люди, работающие в дневные и ночные смены, а также несколько агентов по выходным. Таким образом, расписание ваших сотрудников должно предотвращать переутомление, а также адекватно охватывать все дни и часовые пояса.

Каковы преимущества сменного графика?

Преимущества сменного графика не ограничиваются более организованным способом работы. Влияние можно увидеть в показателях, которые важны для обслуживания клиентов:

#1 Эффективно справляться с самыми загруженными периодами

Знание того, в какое время дня ваша служба поддержки получает наибольшее количество заявок, позволяет вам соответствующим образом планировать свои смены и обрабатывать нагрузка лучше. Без сменного плана вы будете летать вслепую, и это может не дать наилучших результатов с точки зрения обработки количества заявок или обеспечения отличного качества обслуживания клиентов.

#2 Обеспечьте более быстрое решение

При наличии графиков смен вы автоматически улучшите время решения, поскольку у вас будет достаточно людей для управления рабочей нагрузкой в течение всего дня. Меньше переноса заявок из одной смены в другую, что сокращает время, необходимое для ответа клиентам.

#3 Лучше управляйте накладными расходами

Установив количество людей, работающих в каждую смену, масштабирование становится проще и прозрачнее. В противном случае вы наберете больше или меньше людей, чем требуется. Но с цифрами, подтверждающими ваши решения о найме, ваши оценки становятся лучше, а общие затраты на рабочую силу снижаются.

#4 Повышение производительности сотрудников

Знание того, сколько часов вам нужно работать в неделю, а также в какую смену вы будете работать, имеет большое значение для психологической подготовки сотрудников к выполнению предстоящих задач. Это помогает поднять моральный дух, потому что вы заранее определяете, в какую смену они будут работать, и тем самым устраняете неопределенность, которая часто может привести к повышению производительности и лучшему сосредоточению. Это также означает, что операторы привыкают к рабочей нагрузке и структуре проблем клиентов в свою смену, что повышает производительность.

8 типов графиков смен с плюсами и минусами

#1 Сменный график

Чередующиеся смены наиболее распространены в сфере обслуживания клиентов, поскольку они дают сотрудникам некоторую гибкость и позволяют оказывать поддержку круглосуточно и без выходных. Агентам назначается определенная смена на каждый день, и каждый член команды может чередоваться между этими сменами каждую неделю, месяц или любой другой временной интервал в зависимости от требований поддержки для организации.

Например, сотрудник, работавший в ночную смену в течение месяца, может перейти в дневную смену на следующий месяц.

Плюсы:

Равномерное распределение смен и часов работы
Агенты могут планировать свои личные мероприятия заранее.
Он достаточно гибкий, чтобы всегда было достаточно людей для круглосуточной поддержки

Минусы:

Сложно реализовать, если у вас недостаточно участников для работы в каждую смену
Если ротации частые, агентам становится трудно адаптироваться к таймингам
Круглосуточная укомплектованность бригад также потребует значительных инвестиций в инфраструктуру и более крупных команд.

Какой идеальный график ротации?

В зависимости от размера вашей команды и количества часовых поясов, которые вы должны поддерживать, вам нужно изменить частоту смены ваших операторов между сменами. Но в идеале каждый агент должен работать как минимум 3 месяца в одной конкретной смене или часовом поясе, чтобы привыкнуть к ней. Еженедельные смены могут быть проблематичными, поскольку это повлияет на режим сна и не позволит им понять клиентов и типы проблем для этого часового пояса. Также необходимо обеспечить перекрытие между сменами, чтобы у вас было достаточно покрытия для людей, которые могут быть в отпуске.

#2 Фиксированный график смен

Фиксированный график смен — это всего лишь одна смена с установленным количеством часов. Вы выбираете определенное количество часов, количество рабочих дней в неделю, и каждый член вашей службы поддержки клиентов будет следовать этому графику. Стандартный график работы с 9 до 5 для всех сотрудников организации с понедельника по пятницу является наиболее распространенной формой фиксированного графика смен.

Плюсы:

Более простое планирование и оценка затрат для менеджеров
Агенты могут привыкнуть к своему графику работы и улучшить баланс между работой и личной жизнью

Минусы:

Невозможно обеспечить круглосуточную поддержку по фиксированному графику

График смен #3 DuPont

В сменном графике DuPont используется комбинация из 4 команд, работающих по 12 часов, чтобы обеспечить круглосуточное обслуживание. Вот как разбивается 4-недельный цикл для каждой команды:

Сначала 4 последовательные ночные смены, затем 3 выходных,

Затем следуют 3 последовательные дневные смены, затем 1 выходной

Затем следуют 3 ночные смены подряд, затем 3 выходных дня

И, наконец, 4 последовательные дневные смены с 7 выходными днями

Идея состоит в том, чтобы каждая команда работала в течение длительного времени, чтобы иметь большую последовательность в поддержке, избегая необходимости есть команды, перекрывающие свои смены, чтобы прикрыть других.

Плюсы:

Расписание одинаковое для всех агентов, без политики ротации.
Выходная неделя — очень привлекательный перерыв для агентов

Минусы:

Агенты могут сильно напрячься из-за 12-часовых смен
Хотя у агентов достаточно свободного времени, становится трудно перестроиться после более длительных перерывов

#4 Специализированный график смен

Специализированный график, как следует из названия, основан исключительно на потребности и используется для планирования смен, которые охватывают сотрудников, находящихся в отпуске, или используется в ситуациях, когда потребность меняется от недели к неделе. неделя. Обычно это не рекомендуемый сменный график работы для обслуживания клиентов из-за того, насколько непредсказуемым и нерегулярным он может быть для агентов.

Но его также можно использовать как дополнение к основному расписанию. Например, в выходные дни, если вам нужно всего 4-5 человек для поддержки в течение 24 часов, вы можете иметь агентов в режиме ожидания и вызывать их по мере необходимости, чтобы предоставить назначенным членам команды гибкость в случае, если некоторым из них нужно уйти. в отпуске.

Плюсы:

Простота создания расписания и гибкий способ для менеджеров заполнять свои еженедельные требования

Минусы:

Нарушает режим сна, потому что агенты должны приходить в разное время каждый день.
Может понизить боевой дух из-за неуверенности и несвоевременности смены.

#5 График сезонных смен

Сотрудники сезонных смен работают полный рабочий день, но не круглый год. Например, группам обслуживания клиентов может потребоваться больше рабочих рук во время распродаж и праздников. График сезонных смен — это список, составленный в течение этих сезонов, чтобы легко распределять смены для сотрудников, работающих неполный рабочий день и/или сотрудников, занятых полный рабочий день.

Плюсы:

Помогает с подбором персонала и оптимизацией работы в пик сезона

#6 Гибкий график смен

Гибкий график работы позволяет сотрудникам самим выбирать время начала и окончания работы. Агент может работать даже в нерабочее время компании, если он соответствует установленным нормам по количеству рабочих часов и продолжительности перерывов.

Составление графика работы с гибкими сменами может помочь обеспечить достаточное покрытие в выходные и праздничные дни, а также может снизить вероятность высокой текучести кадров.

Совет для профессионалов: Для расчета оплачиваемых часов или улучшения отчетности вы можете отслеживать время, которое агент тратит на работу каждый день, в вашем программном обеспечении для обслуживания клиентов.

Плюсы:

Сотрудники могут выбирать наиболее удобное для них время
Улучшение морального духа агента

Минусы:

Может не подходить для групп обслуживания клиентов, особенно когда вашим клиентам требуется круглосуточная помощь — вам может быть сложно обеспечить постоянное наличие хорошего персонала.

#7 Полугибкий график

При полугибком графике сотрудники выбирают свое рабочее время в пределах определенной смены. Полугибкий график смен может следовать ротационному графику, когда агенты периодически меняют смены. Единственная разница здесь в том, что агенты могут выбирать часы работы в пределах смены.

Pros

Идеально подходит для компаний, которые хотят обеспечить круглосуточную поддержку без выходных и предоставить больше свободы своим сотрудникам

Минусы

Могут быть периоды, когда доступно только несколько агентов

#8 График удаленной работы

Удаленная работа позволяет сотрудникам работать из любого места, находясь при этом в постоянном контакте со своими коллегами и клиентами. График удаленной работы также учитывает разницу в часовых поясах. Например, если удаленный сотрудник работает не в том месте, где вы находитесь, возможно, вы можете выделить ему смену, ближайшую к часовому поясу, в котором он работает.

Pros

Удаленная работа дает агентам свободу работать из любого места

Минусы:

Меньше границ между работой и личной жизнью может привести к выгоранию колл-центра

Как составить график смен сотрудников?

При составлении идеального графика смен необходимо учитывать несколько факторов. Вот 4 шага, которые помогут вам создать идеальный график работы для ваших сотрудников:

1. Определите свои требования

Первый шаг — собрать ценную информацию о том, как работает ваша команда. Несколько точек данных, которые следует принять во внимание:

— временные интервалы с наибольшим объемом заявок. Например, декабрь обычно является самым загруженным периодом для ритейлеров, когда покупатели, вероятно, обращаются с вопросами между 19:00 и 21:00. Перемещение рабочей силы для расширения в это время может помочь справиться с пиками запросов на поддержку, управлять пропускной способностью агента и положительно повлиять на показатели производительности по всем направлениям.

-Количество клиентов и их распределение по странам. Например, если основная часть вашей клиентской базы находится в определенном регионе, то наличие более квалифицированного персонала для поддержки этого региона или смены может помочь вам лучше управлять рабочей нагрузкой.

-Наиболее часто задаваемые вопросы. Вы получаете много практических вопросов, на которые каждый в вашей команде может ответить? Или вы получаете технические вопросы, требующие опыта определенных агентов? Размышление об общих типах вопросов, которые вы получаете, может помочь вам выбрать правильных членов команды и соответствующим образом спланировать смену агентов.

Это даст вам базовый уровень, с которым вы можете работать, чтобы понять требования вашего графика

2. Определите численность вашей рабочей силы

Получив нужную информацию, ваш следующий шаг – узнать, есть ли у вас необходимое количество сотрудников для обслуживания все смены и часовые пояса. В зависимости от количества смен, которые вам понадобятся, и количества клиентов, вы можете позвонить и узнать, нужно ли вам нанимать дополнительные ресурсы или нет.

3. Определитесь с типом расписания и политикой ротации

После того, как вы подсчитали, сколько у вас сотрудников и сколько часов в день вы должны оказывать поддержку, вы можете принять решение о типе графика. Обычно в сфере обслуживания клиентов поддержка 24/7 является нормой, и в этом случае лучше всего работает сменный график. Решите, сколько смен у вас будет и как часто вам нужно менять своих агентов. Это могут быть недели, месяцы или вариации этих периодов.

4. Добавьте расписания ad-hoc и дежурств, чтобы заполнить пробелы

После того, как вы настроите окончательный график смен, у вас все еще будут дни, когда люди могут быть в отпуске или возникать внезапные чрезвычайные ситуации, в результате которых вы можете остаться без замены. Для этих сценариев вы можете создавать специальные расписания или расписания по вызову, чтобы кто-то мог заменить людей, которые недоступны в конкретную смену. Вы можете использовать инструмент планирования сотрудников или Excel, чтобы создать шаблон графика смен и заполнить его в соответствии с вашими требованиями.

Бонус: 2 простых варианта построения сменного графика

Вариант 1: Используйте свое программное обеспечение для обслуживания клиентов

Надежное программное обеспечение для обслуживания клиентов позволит вам создавать смены и управлять ими прямо из самого инструмента. Использование вашего программного обеспечения для обслуживания клиентов для управления сменами устраняет необходимость переключаться между электронными таблицами для создания смен и распределения работы. Например, с помощью Freshdesk вы можете:

— создавать разные смены и привязывать агентов к каждой смене

— легко изменять графики работы операторов

– Автоматически назначайте входящие вопросы агентам в нужную смену

С помощью такого инструмента, как Freshdesk, вы можете лучше планировать и распределять работу, используя информацию в режиме реального времени о тенденциях заявок и производительности агентов.

Вариант 2. Использование шаблона графика смен

Шаблон графика смен — это готовый к использованию график, который можно настроить в соответствии со своими потребностями. Эти шаблоны часто предлагаются в Excel, а иногда доступны в программном обеспечении для управления проектами, таком как Monday.com и Microsoft Office.

Самым большим преимуществом использования шаблона расписания смен является то, что вы можете с самого начала составить идеальный график для своей команды. Вы даже можете найти специальные шаблоны, такие как шаблон графика смен DuPont и шаблон графика смен 24/7, которые упрощают составление графиков.

Загрузите бесплатную копию шаблона графика смен и шаблона графика смен DuPont здесь .

Проблемы с расписанием смен, о которых нужно помнить

Плохо составленный график смен может отрицательно сказаться на производительности агентов и качестве обслуживания клиентов. Поэтому вам нужно предвидеть, что может пойти не так, и иметь готовые решения. Чтобы упростить вам задачу, мы собрали общие проблемы с расписанием смен, о которых вам нужно подумать заранее:

Без учета непредвиденных отсутствий

должны принимать внезапные листья. Хотя работать с одним сотрудником меньше всего на один день может быть не слишком сложно, вам будет лучше убедиться, что у вас есть хороший персонал на случай более продолжительного отсутствия. Гибкая политика, позволяющая или поощряющая операторов переключаться на другую смену и мгновенно заполнять отсутствующие, может оказаться полезной в подобных ситуациях.

Без учета увольнений сотрудников

Чаще всего трудно предсказать, когда сотрудник перейдет на другую работу и сменит компанию. Увольнение сотрудников также является одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются руководители службы поддержки в разных отраслях. Таким образом, полезно планировать посменное покрытие, чтобы создать буфер, когда товарищ по команде решит уйти. Опять же, это помогает иметь агентов, которые готовы поменяться сменами.

Без учета большой рабочей нагрузки

Большинство групп обслуживания клиентов сталкиваются с периодами, когда они имеют дело с большей рабочей нагрузкой, чем обычно. Если вы недоукомплектованы в эти сезоны, психическое здоровье вашей команды и качество предоставляемого обслуживания клиентов пострадают. Перед составлением графиков обязательно ознакомьтесь с тенденциями в объемах билетов. Один из способов справиться с большой рабочей нагрузкой — увеличить количество рабочих смен в несколько дней в неделю и увеличить количество дней, в течение которых операторы могут отсутствовать на основе ротации.

Необеспечение справедливого распределения смен

Вы должны обеспечить справедливое распределение смен для всех сотрудников. Например, если вы придерживаетесь сменного графика, вам необходимо убедиться, что каждый оператор в вашей команде работал одинаково во всех сменах. А в случае фиксированного сменного графика вам необходимо справедливо компенсировать работу агентов в нерабочее время. Так вы сможете повысить лояльность сотрудников и предотвратить выгорание.

Заключение

Наличие сменного графика, подходящего для всех, является целью, которую следует учитывать при составлении плана. Ваши агенты должны быть в наилучшей форме, чтобы работать хорошо каждый день. Использование ротации также помогает сломать монотонность и дает вашей команде доступ к различным задачам и сценариям. В целом, хорошо спланированный график смен напрямую повлияет на качество обслуживания клиентов, а также на то, насколько хорошо вы сможете удерживать клиентов и расширять клиентскую базу.

Начните составлять удобный график смен, чтобы улучшить управление персоналом и повысить качество обслуживания клиентов с помощью Freshdesk. Начните бесплатно

Графики смен: Полное практическое руководство

График смен или график работы сотрудников является неотъемлемой частью любого бизнеса, работающего посменно. Эффективное планирование помогает предприятиям снизить затраты на оплату труда, повысить моральный дух сотрудников, повысить эффективность и многое другое.

Но составление графиков смен может быть сложным и трудоемким процессом, и многие предприятия также пытаются отслеживать и даже поддерживать их. Результат? Менее чем оптимальные графики с заведениями, которые часто перегружены или недоукомплектованы персоналом и не имеют должного обслуживания клиентов, а также сокращение маржи.

Но тебе не нужна эта участь!

В этом посте вы узнаете почти все, что вам нужно знать о графиках смен, чтобы вы могли составлять лучшие графики, тратить меньше времени на планирование и, в конечном счете, вести более прибыльный и успешный бизнес:

Содержание

Что такое расписание смен?
7 наиболее распространенных типов сменного графика работы
9 больших проблем с расписанием, которых следует избегать
Как выбрать правильный метод планирования
Каковы ключи к эффективному планированию?
Построение эффективного расписания сотрудников за 9 шагов
Улучшение графика сменной работы

Что такое график смен?

Графики смен являются ключевым аспектом современного управления персоналом, который помогает управлять и повышать операционную эффективность организации.

Планирование смен, в свою очередь, включает создание и поддержание этих графиков работы для лучшего управления вашими ресурсами, повышения эффективности, улучшения обслуживания клиентов и увеличения прибыли.

Во многих отраслях используются сменные рабочие графики или сменные планы для управления работой рабочей силы, включая рестораны и бары, гостиничный бизнес, общественные услуги, производство, цепочку поставок, розничную торговлю, медицину и многое другое.

7 Наиболее распространенные типы сменного графика работы

При создании любого рабочего графика можно выбрать один из множества различных типов сменного графика. Разные отрасли предпочтут разные типы расписаний. Вот семь наиболее часто используемых по всем направлениям:

Графики фиксированных смен

Фиксированные смены остаются в основном постоянными каждую неделю

Это ваш основной универсальный тип графика смен. Фиксированные смены состоят из сотрудников, работающих одинаковое количество часов и дней в неделю.

Например, если вы управляете рестораном, официант или бармен могут работать с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:00 (каждую неделю). Этот фиксированный график позволяет сотрудникам рассчитывать на предсказуемый график работы.

Графики разделенных смен

Разделенные смены разделены более чем обычным периодом перерыва

Сотрудники соглашаются заполнить свое рабочее время в течение двух смен или временных интервалов в день. Например, сотрудник может работать с 08:00 до 13:00, делать перерыв на четыре часа и возвращаться на работу с 17:00 до 21:00.

Обычный обеденный перерыв не является частью неполной смены. Включая этот тип смены в свой график, сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы соблюдаете федеральное трудовое законодательство.

Графики сверхурочных смен

Сверхурочные смены должны быть сведены к минимуму, чтобы снизить затраты на оплату труда

Сотрудники работают больше часов, чем обычно. Они могут быть дорогостоящими, но часто необходимы в чрезвычайных ситуациях. Обратите внимание на трудолюбивых сотрудников, которые работают сверхурочно и могут быть подвержены риску выгорания. И обязательно ознакомьтесь с законами о сверхурочной работе в вашем штате, чтобы убедиться, что вы остаетесь в рамках закона.

Чередующиеся графики смен

Сотрудники меняются сменами, обычно по установленному графику. Например, сотрудники, работающие вахтовым методом, могут переключаться между дневной и ночной сменой каждую неделю или месяц за месяцем.

Чередование смен помогает распределить смены и часы между всеми сотрудниками на дневные и ночные смены, чтобы каждый получил приличное количество часов. Не всем сотрудникам понравится эта гибкость, поэтому убедитесь, что вы назначаете тех, кто это делает.

Круглосуточная работа вахтовым методом широко распространена на предприятиях, работающих круглосуточно, и может быстро усложниться.

Смены по вызову

Сотрудник доступен для работы по требованию в любое время. Например, если кто-то пропустит установленную смену из-за чрезвычайной ситуации в семье, с ожидающим сотрудником свяжутся, чтобы взять эту смену.

Компенсация выше из-за срочности и важности этой смены, а также потому, что у сотрудников никогда не бывает выходных. Обременительный характер этой смены означает, что их часто меняют среди сотрудников.

Смены без расписания

Несмотря на название, эти смены на самом деле запланированы. Менеджеры будут планировать эти смены на специальной основе, чтобы заполнить любые пробелы в расписании. В расписании нет определенной регулярности, например, сотрудник получает определенные типы смен на одной неделе, а на следующей — что-то совершенно другое.

Для более глубокого изучения 7 основных типов графика работы, которые следует учитывать при попытке сбалансировать потребности вашего ресторана и персонала, ознакомьтесь с нашей статьей «Как найти правильный тип графика работы для вашего ресторана».

9 больших проблем с расписанием, которых следует избегать

При наличии множества типов смен на выбор, как найти правильный график работы для своего бизнеса?

К сожалению, простого ответа нет. Это будет зависеть от нескольких факторов, таких как тип вашего бизнеса, тип персонала, которого вы нанимаете, сезонность и так далее. Например, если вы ресторатор и владеете рестораном, работающим круглосуточно и без выходных, лучше всего подойдет чередующаяся смена, но если вы управляете бистро, более подходящим может быть фиксированный график.

Выбор правильного расписания также может быть пугающим процессом, если учесть, что на выбор предлагается более 500 графиков смен. И даже после того, как вы прошли через кропотливый процесс выбора правильного графика, нет никакой гарантии, что он останется оптимальным. По-прежнему могут возникать общие проблемы с расписанием, которые угрожают снизить эффективность вашей работы.

Сталкивались ли вы с какой-либо из девяти наиболее распространенных проблем с расписанием?

Проблемы планирования, о которых чаще всего сообщают менеджеры и операторы ресторанов, можно разделить на три основные области:

Недостаточное покрытие
Чрезмерный оборот
Логистическая небрежность

Недостаточное покрытие

1. Отсутствие доступности
Даже самый хорошо продуманный график иногда будет противоречить личной доступности сотрудника. Если эта проблема выйдет из-под контроля, полный охват реестра станет все более сложной задачей.

2. Избыток персонала
Отправка сотрудников домой раньше времени для управления затратами на рабочую силу может непреднамеренно посеять враждебность в вашей команде, рискуя «играть в фаворитов». Персонал может утратить доверие к надежности своего графика и ценности своего вклада.

3. Каннибализация маржи
Страх упустить хороший прирост продаж может убедить менеджеров «перестраховаться» и выйти за рамки графика. Этот нобелевский концерн хочет защитить уровень обслуживания клиентов, но может раздуть затраты на рабочую силу сверх того, что оправдывают фактические продажи.

Чрезмерная текучесть кадров

4. Нехватка персонала
Единственное, что больше расстраивает, чем недостаточное покрытие сменного графика, это отсутствие достаточного количества персонала для работы на должностях и необходимых смен в первую очередь, и попадание в нехватку рук в пиковые сезоны продаж .

5. Невызов или неявка
Сотрудники, не являющиеся на работу без предварительного уведомления, в какой-то момент решили, что их работа либо больше не стоит того, либо что последствия неявки ничего не стоят. избегая. Это плохие новости для всех.

6. Слишком частое обучение
Одной из наиболее ощутимых проблем, связанных с высокой текучестью кадров, являются дополнительные — и часто непомерно высокие — расходы, связанные с обучением новых групп сотрудников чаще, чем позволяет ваш график.

Логистическая небрежность

7. Плохое обслуживание клиентов
Недостаточно подготовленный или неподготовленный персонал склонен принимать неправильные заказы, неправильно их набивать или не знать, как обращаться с жалобами. Если эти основные навыки не охвачены обучением, пострадает ваша служба поддержки клиентов.

8. Плохая коммуникация
Перемены смен, замены по сменам, вызовы на линию и отсутствие вызовов-неявок являются частью планирования жизни, и все это становится более дорогостоящим и хлопотным из-за привычек некачественного общения, поспешных или нечетких объявлений. , или недостаточно уведомления.

9. Исключения из трудового законодательства
Штрафы, наложенные в результате неудачных проверок регулирующих органов, могут быть дорогостоящими и даже угрожать выживанию бизнеса, поэтому соблюдение требований является главным приоритетом для предприятий, затронутых изменением трудового законодательства.

См. 9 Проблемы планирования, обнаруженные в результате анализа 63 000 менеджеров [Новое исследование] , чтобы более подробно изучить каждую проблему и выводы, необходимые для решения проблем с расписанием и поднятия вашего бизнеса и морального духа сотрудников на новый уровень.

Как выбрать правильный метод планирования

Доступны четыре основных метода планирования:

1. Повседневный (неформальный метод)

2. Традиционный (ручка и бумага)

3. Функциональный (электронные таблицы2)

4. Инновационное (программное обеспечение для планирования)

Эти методы планирования варьируются от самых простых (без формальных методов) до более надежных программных средств планирования (онлайн-приложения для планирования). Каждый метод планирования соответствует стилю планирования: повседневному, традиционному, функциональному или новаторскому.

Метод, который вы используете для планирования, диктует ваш стиль планирования. Ни один метод не лучше другого, но каждый из них предназначен для разных сотрудников и потребностей в расписании (подробнее об этом чуть позже) и предлагает разные уровни гибкости и эффективности.

Гибкость: Возможность менять смены, прогнозировать графики и соответствовать требованиям.
Эффективность: Возможность своевременного создания оптимальных графиков с минимальным обслуживанием.

Плюсы и минусы 4 основных методов планирования

В следующем разделе мы сравниваем 4 основных метода планирования и подробно описываем плюсы и минусы каждого из них.

1. Неформальный метод

Этот метод является отличным вариантом для предприятий, которым не требуется дополнительная помощь в создании, управлении или ведении рабочих графиков.

Плюсы:

Никаких дополнительных затрат, инструментов или расходных материалов
Подходит для небольшого штата сотрудников или предприятий с ограниченным рабочим временем

Минусы:

Запросы на коммутаторы и доступность могут стать чрезмерными
Трудно масштабировать, так как ваш персонал увеличивается, а планирование становится более сложным

Стиль планирования: непринужденный

Этот стиль предполагает выполнение работы любыми доступными средствами — текстовыми сообщениями, телефонными звонками, устной рекламой и так далее.

2. Ручка и бумага

Некоторые предприятия составляют расписания с использованием традиционных инструментов, таких как ручка и бумага, доски объявлений или белые доски.

Плюсы:

Простой и понятный способ планирования
Нет необходимости тратить время на изучение специализированных инструментов или тонкостей работы с Excel
Минимальные затраты на планирование расходных материалов

Минусы:

Ручные обновления и модификации могут занять много времени
Трудно оптимизировать для повышения эффективности, это может привести к перерасходу или нехватке персонала
Очень сложно принимать быстрые бизнес-решения на основе данных, поскольку отчеты о трудозатратах недоступны, и вместо этого вам нужно создавать их вручную.
Отслеживание и управление изменениями расписания может стать утомительным, трудоемким и сложным делом
Снижение оперативности и гибкости из-за ручной корректировки расписания и обновления расписания персоналом.

Стиль планирования: традиционный

Традиционное планирование является простым и простым. Любой, у кого есть ручка, бумага и достаточно решимости выполнить работу, может использовать этот метод.

3. Электронные таблицы

Этот метод идеально подходит для предприятий, которым удобно создавать графики работы сотрудников и управлять ими с помощью Excel:

Плюсы:

Microsoft Office предлагает рабочие шаблоны для ускорения процесса создания расписания
Вы можете использовать формулы для автоматического расчета общего количества отработанных часов
Вы можете создавать подробные отчеты, диаграммы и таблицы для принятия решений
Excel более экономичен, чем программное обеспечение для планирования, хотя вам все равно придется платить за лицензию Microsoft Office
Вы можете делиться последним расписанием и сообщать об изменениях в расписании по электронной почте вместо того, чтобы ждать, пока сотрудники появятся лично

Минусы:

Использование Excel может быть шагом вперед по сравнению с созданием расписаний с ручкой и бумагой, но для их создания по-прежнему требуется много времени
Отслеживание и управление этими расписаниями может быть трудным и часто утомительным процессом. Вы регулярно переключаетесь между графиками. И вы никогда не работаете только в одной электронной таблице. Есть несколько
Труднее оставаться организованным и быть в курсе последних событий, если у вас больше сотрудников, так как это означает, что в графике больше смен
Если вам нужны какие-либо бизнес-данные, вы должны сами создавать отчеты и диаграммы

Планирование в Excel подвержено ошибкам, с большим количеством ручных обновлений и необходимостью консолидировать информацию из электронных писем, телефонных звонков, рукописных заметок, текстовых сообщений и т. д.

Генеральный менеджер ресторана Коди Холл, бывший менеджер по расписанию в Joey’s в Торонто, объясняет, как если вы не будете пересматривать свой график каждые несколько недель, вы можете столкнуться с проблемами, особенно если у вас много сотрудников, которым нужно составить расписание:

«Представьте, что на первой неделе я составляю расписание. Скажем, у меня есть сервер с именем Austa. Ауста обычно работает по дням, с понедельника по пятницу, с 11 до 5. Теперь, на второй неделе, по ее графику с понедельника по пятницу, Ауста заказывает выходные в четверг и пятницу. Я беру эти две смены и отдаю их Симоне и Гаррону. Когда я перехожу к третьей неделе и выбираю свернуть это расписание, смена Осты по четвергам и пятницам отсутствует, а она есть у Симоны и Аарона.

Поскольку там 70 человек, я не понимаю, что в Аусте всегда такие смены. И она злится, потому что спрашивает: «Где моя смена в четверг и пятницу?» А я говорю: «Я даже не понял, что не дал ее тебе». приходится пересматривать расписание каждые две недели», — Коди Холл, генеральный директор

Стиль планирования: Функциональный

Функциональное планирование использует технологии для модернизации традиционного планирования. Этот метод предпочитает руководство, которое понимает Excel и имеет время для создания, изменения и управления электронными таблицами.

4. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников

Программное обеспечение для составления расписания берет лучшее из электронных таблиц и упрощает остальное

По мере развития технологий появляются и инструменты планирования смен. Планирование сотрудников теперь автоматизировано; это цифровое; это бесшовно.

Менеджеры могут создавать расписания и управлять ими «на лету» со своих настольных компьютеров или мобильных устройств и мгновенно сообщать об изменениях в расписании без необходимости проведения личных встреч. И все это возможно с помощью простых в использовании инструментов планирования сотрудников.

Плюсы:

Вы экономите деньги. Например, если вы ресторатор, правильное программное обеспечение для планирования работы ресторанов поможет вам сэкономить 2000 долларов в месяц
Программное обеспечение для планирования позволяет создавать расписания менее чем за 30 минут
Вы тратите меньше времени на управление расписаниями и вместо этого утверждаете или отклоняете запросы на доступность одним касанием.
Вы лучше подготовлены для разработки оптимизированных графиков работы. Попрощайтесь с плохим обслуживанием клиентов и высокими затратами на рабочую силу!
Принятие решений улучшается благодаря доступу в режиме реального времени к отчетам о продажах и трудозатратах
Утверждение запросов сотрудников на отгулы стало быстрее и проще, чем раньше
Сотрудники могут легко менять смены с минимальным участием с вашей стороны
Легко определить любые неназначенные смены
Быстрая, беспроблемная и нативная связь через мобильные устройства

Минусы:

Программное обеспечение для планирования требует ежемесячной подписки и возможной единовременной платы за интеграцию POS
Потребуется небольшая кривая обучения для освоения нового программного обеспечения и обучения персонала

Стиль планирования: Инновационный
Инновационное планирование использует постоянно работающие платформы «программное обеспечение как услуга» в режиме реального времени и сложные алгоритмы для автоматизации повторяющегося планирования и принятия более взвешенных решений.

Каковы ключи к эффективному планированию?

Это краткое введение в искусство понимания и балансирования потребностей вашего бизнеса в персонале с потребностями вашего персонала в расписании. Ознакомьтесь с подробным обзором статьи «Почему балансирование кадрового обеспечения ресторана и потребностей в планировании персонала = беспроигрышный вариант».

Эффективное планирование требует большего, чем просто выбор правильного метода планирования. При создании расписания вам необходимо понимать и учитывать как кадровые потребности вашего бизнеса, так и индивидуальные потребности вашего персонала, а также соблюдать баланс между ними.

1. Потребности в составлении графика работы персонала

Потребности ваших сотрудников в составлении расписания включают:

Заблаговременное уведомление об изменениях в расписании для правильного управления своим временем
Понимание своих рабочих ролей, чтобы они могли выполнять рабочие задачи
Управление запросами на отгулы и доступность, связанные с работой
Возможность замены или получения дополнительных смен в кратчайшие сроки

2.

Персонал для бизнеса

Ваши бизнес-требования включают:

Правильное сочетание рабочих смен (фиксированные, разделенные, сменные и т. д.) для повышения эффективности
Наличие оптимального графика, чтобы у вас никогда не было переизбытка или нехватки персонала
Возможность снижения текучести кадров
Интеллектуальное планирование, которое легко интегрируется с вашим POS, чтобы сократить время планирования

Каковы преимущества эффективного планирования?

Если вы выберете правильный метод планирования и сбалансируете вышеперечисленные потребности в персонале и штатном расписании, у вас гораздо больше шансов преодолеть распространенные проблемы с расписанием и получить множество преимуществ для вашего бизнеса и сотрудников:

Преимущества для бизнеса:

Снижение затрат на рабочую силу благодаря оптимизированному штатному расписанию
Повышение качества обслуживания клиентов, так как у вас никогда не будет лишнего или нехватки персонала
Еженедельно меньше времени тратится на создание расписаний — при условии, что вы используете правильный инструмент
Меньше телефонных звонков и текстовых сообщений о доступности сотрудников, потому что сотрудники понимают свои роли
Улучшение подотчетности, поскольку у сотрудников есть официальное расписание, к которому они могут обращаться, и они могут избежать пропуска смены из-за недопонимания
Повышение вовлеченности персонала. Сотрудники более восприимчивы к организованному процессу планирования, который работает, по сравнению с тем, в котором отсутствует структура и что мешает балансу между работой и личной жизнью

Вознаграждения работникам:

Повышение морального духа, поскольку сотрудники заранее понимают свои роли и рабочее время и имеют график, учитывающий их потребности в отгулах
Эффективное планирование поддерживает стремление персонала к повышению производительности. И обычно это достигается за счет использования правильных инструментов, а не неуклюжих процессов, замедляющих работу 9.0058

Рекомендовано: Почему сбалансированное планирование персонала ресторана — это беспроигрышный вариант? эффективно ли я планирую сотрудников?» Мы рады, что вы спросили.

Вот простой процесс, состоящий из 9 шагов:

Шаг 1. Создайте стандарты производства своей работы

Рассчитайте, какой объем работы сотрудник с определенной должностью должен выполнить за определенное время (количество часов). То, как вы решите измерять объем работы, будет зависеть от вашего бизнеса. Например, если вы ресторатор, вы можете посмотреть, сколько обложек сервер может сделать за определенное время.

Не забудьте указать должностную роль каждого сотрудника. Опять же, используя пример ресторана, вы можете посмотреть на задачи подготовки, закрытия и уборки. Повторите этот процесс для каждого сотрудника смены во всей организации. ( Этот шаг предназначен для новых менеджеров или предприятий, и его нужно выполнить только один раз. )

Шаг 2. Анализ текущей деятельности

Проанализируйте текущий уровень активности, чтобы определить необходимое количество сотрудников для планирования. У вас может возникнуть соблазн использовать свою интуицию при планировании. Но интуиция может ошибаться и привести к переукомплектованию или недоукомплектованию персоналом. Вместо этого анализируйте отчеты о продажах и трудозатратах или используйте подходящее программное обеспечение для планирования сотрудников, чтобы делать это автоматически.

Шаг 3. Прогноз уровней активности

Используйте предыдущие данные для прогнозирования будущих уровней активности. Определите пиковые и медленные периоды в течение каждого дня, каждой недели месяца и каждого месяца года. Зная, например, что выходные, посвященные Дню труда, всегда загружены в 3 раза больше, чем в обычные выходные, вы можете спланировать это и обеспечить наличие в 3 раза больше среднего персонала для обслуживания дополнительного спроса.

Шаг 4: Определите, сколько сотрудников вам нужно

Рассчитайте точное количество необходимых вам сотрудников, разделив производственные нормы на количество клиентов. Например, если официант в ресторане может выполнить 30 обработок за 8-часовую смену, а вы оцениваете, что их будет 150 (уровень активности, который вы наметили), то вам, вероятно, потребуется пять серверов.

Шаг 5. Рассмотрите потребности сотрудников в планировании

Пришло время также учесть потребности ваших сотрудников в планировании, такие как стремление к гибкости и даже желаемая ротация. Не забывайте учитывать возможные прогулы и консультироваться с необходимыми экспертами по юридическим вопросам, особенно в отношении сверхурочной работы.

Шаг 6. Выберите метод планирования

Начните создавать расписание с помощью любого из перечисленных выше методов, помня о том, что некоторые методы сэкономят вам больше времени и денег и помогут лучше оптимизировать расписания.

Пример: создание расписания смен ресторана в Excel Бесплатный шаблон Excel)

Если вы ресторатор, который планирует использовать Excel или в настоящее время использует Excel, но не может создать расписание с использованием шаблонов, которые предоставляет Excel, вот пошаговый процесс создания графика смен сотрудников с использованием шаблон, специально разработанный для рестораторов.

Скачать шаблон расписания ресторана:
Получить шаблон
Открыть шаблон
Выберите день недели, с которого вы хотите начать свой рабочий график
Добавить имена сотрудников в расписание

Нажмите на ячейку «Сотрудник 1» и введите имя одного из ваших сотрудников. Повторите этот процесс для всех сотрудников, от «Сотрудник 2» до «Сотрудник 18».

Не стесняйтесь удалять строки, которые вам не нужны, или добавлять строки, которые вам нужны. Например, если у вас меньше сотрудников, чем указано в списке, щелкните правой кнопкой мыши строку и выберите «Удалить». Если у вас их больше, сделайте то же самое и выберите «Вставить».

5.Настройте время смены и роли

Выберите вкладку «Смены» внизу.

Затем следуйте этим рекомендациям при добавлении смены и роли:

При добавлении смены отредактируйте только время начала и окончания, и столбец смены обновится автоматически. Добавьте дополнительные смены после первой записи и перед последней записью.
Добавить роль после первой записи и перед последней записью

Создать расписание

Вернуться на вкладку «Расписание». Начните создавать расписание, выбрав ячейку под выбранным днем рядом с именем сотрудника. В каждой ячейке есть выпадающее меню для смен и ролей. Выберите подходящую роль и переключитесь.

Смена:

Роль:

Повторите процесс для каждого сотрудника и каждый день. Не стесняйтесь изменять другую информацию, которую вы хотите, например, «название заведения» и «неделя». Когда вы будете готовы, нажмите «сохранить как», введите имя для расписания и сохраните его в папке на вашем компьютере, к которой вы можете легко получить доступ, например, «графики смен сотрудников».

Шаг 7: Получите одобрение от высшего руководства

Создав расписание, не забудьте получить одобрение от высшего руководства, если это необходимо. Вместе оцените график на основе ваших трудозатрат, потребностей сотрудников и бизнеса или любых других критериев, которые вы считаете приемлемыми.

Шаг 8. Поделитесь расписанием с персоналом

Раздайте расписание сотрудникам, чтобы они оставались подотчетными и понимали, что от них ожидается. Вы можете отправить расписание по электронной почте, если вы используете Excel, или проверить, что сотрудники проверили доску объявлений.

В качестве альтернативы используйте приложение для планирования, которое позволяет вам делиться своим расписанием через мобильное устройство и легко сообщать об изменениях в расписании без необходимости личных встреч.

Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание

Настоящая работа начинается только после того, как вы создали свое первое расписание. Теперь вам нужно управлять, отслеживать и регулярно изменять свое расписание, чтобы оно оставалось оптимальным. Периодически просматривайте расписания и свой процесс планирования, чтобы обнаруживать проблемы и находить решения для оптимизации всего процесса.

KISS (будьте проще, глупцы!) Ваши проблемы с расписанием — прощайте с нашим еще более подробным пошаговым руководством: 9 шагов по эффективному составлению графиков работы сотрудников

Улучшение графиков сменной работы

В этом посте мы рассмотрели почти все, что вам нужно знать о том, как составить удивительные графики сменной работы. Будь то ежемесячные или еженедельные, 8-часовые или 12-часовые смены, наша цель — помочь вам создать и лучше управлять своим рабочим графиком, независимо от потребностей вашего бизнеса.

Как вы уже видели, сменное расписание является жизненно важной частью любого бизнеса. Вы также узнали, как умелое планирование снижает трудозатраты, улучшает обслуживание клиентов, повышает моральный дух команды и экономит массу времени.

Но, как вы знаете и, вероятно, уже поняли, достичь мастерства непросто. Со всеми типами смен и еще большим количеством моделей смен на выбор при создании расписания — не говоря уже о борьбе с управлением и обновлением этих расписаний после их создания — достижение мастерства может показаться несбыточной мечтой.

Но это не обязательно. Вам просто нужно:

Выберите правильный метод планирования для вашего бизнеса
Сконцентрируйтесь на ключах к эффективному планированию
Следуйте пошаговым инструкциям при создании расписаний и
Постоянно пересматривайте и корректируйте свои расписания

Источники: Браун, Дуглас Роберт.

График сменности тк: ТК РФ Статья 103. Сменная работа \ КонсультантПлюс