Информационная записка пример написания: Образцы и бланки записок 2023 года

Информационная записка пример написания: Образцы и бланки записок 2023 года

Образцы и бланки записок 2023 года

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

• Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
• Поиск пути решений проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимых сведений.
• Формирование инструкций.
• Извещение о чем-либо.
• Объяснение той или иной вещи.
• Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

• Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
• Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
• Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
• Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
• Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
• ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

как написать, примеры и образцы — Бухонлайн

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

3 ноября 2021

3 ноября 2021

Автор Алексей Крайнев

При участии Юлия Бусыгина

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

Содержание

1. Что такое служебная записка
2. Виды служебных записок
3. Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
4. Правила составления служебных записок
5. Как написать служебную записку
6. Образец служебной записки
7. Бланки для скачивания
8. Срок хранения служебной записки
9. Как подавать служебную записку в электронном виде

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.

д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.  

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Важно

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Важно

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Внимание!

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Бланки для скачивания

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20. 12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.

Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см.  «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27. 06.14 № 13-0033/14).

Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.

Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.

Рассчитывайте зарплату с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

В закладки

 Поделиться

289 651

 

(44+ бесплатных образцов заметок и сообщений электронной почты)

Формальные и неформальные заметки относятся к способу форматирования заметки. Оба этих стиля заметок имеют соглашения, которым они должны следовать. Каждая из этих заметок имеет определенную цель, которой они должны следовать. Официальные заметки — это письма, предназначенные для профессиональной переписки. Эти заметки обычно адресованы малознакомым вам людям. Они должны следовать определенным соглашениям и определенному деловому формату.

Объявления

Неофициальные заметки совсем другие. Неофициальные заметки можно писать практически любым удобным для вас способом. Они могут быть написаны в основном для людей, с которыми у вас есть тесные рабочие отношения или знакомство.

Не знаете, с чего начать? У нас есть руководства, которые помогут вам написать наилучшую формальную или неформальную заметку.

Образцы заметок: по типам (25)

Как написать неофициальную записку или электронное письмо

Неформальное письмо можно написать практически любым удобным для вас способом. Однако, если вы ищете какие-то рекомендации, есть несколько организационных рекомендаций, которым вы можете следовать, если не знаете, как отформатировать свое письмо.

Лучшая неформальная записка должна состоять из четырех разделов:

• Вступление
• Корпус
• Закрытие
• Подпись

Открытие

Первое, что вам нужно сделать, это обратиться к вашему читателю. Но, в зависимости от страны, с которой вы общаетесь, вам, возможно, придется изменить свой адрес.

В этих письмах начало обычно не так важно, в отличие от деловой или официальной записки, где начало тщательно продумано. Есть еще несколько вещей, о которых вы, возможно, захотите знать, обращаясь к кому-то неформально.

Во-первых, если вы общаетесь с кем-то в Америке, а не с кем-то, кто говорит и читает на британском английском, вы можете заметить, что британцы не используют точку так же, как в американском английском.

• Мистер Джонсон (британский английский)
• Мистер Джонсон (американский английский)

Как видите, точка после названия опущена.

Во-вторых, если вы отправляете письмо замужней женщине, ее титул отличается от незамужней женщины или женщины, которой вы не знаете ее семейного положения. Итак, рассмотрим следующее:

• Миссис Джонсон замужем за нашим ранее упомянутым другом мистером Джонсоном.
• Этим летом мисс Джонс выходит замуж за своего жениха.
• Вы знаете мисс Томас, но не знаете, замужем она или нет. Некоторые женщины предпочитают использовать это прозвище даже после замужества.

Выбор того, следует ли вам использовать заголовок, зависит от того, насколько хорошо вы знакомы с человеком, которому вы пишете. Чем дружелюбнее вы будете с этим человеком, тем меньше вероятность того, что вы будете использовать его фамилию. То, как вы их приветствуете, полностью зависит от вас. Например, если вы пишете письмо другу, вы можете адресовать его одним из следующих способов:

• Дорогой Ричард,
• Ричард,
• Привет, Ричард,

Никогда не забывайте, что после имени должен стоять знак препинания, обычно запятая.

Примеры вступительных предложений

После того, как вы освоили вступление, пора писать! Вот где действительно царит ваше творчество! Вы должны начать с чего-то непринужденного и естественного, в отличие от написания профессионального письма. Если вам нужны идеи, вы можете попробовать один из следующих вариантов:

• Как дела?
• Как дела?
• Как к тебе относится жизнь?
• Как дети?
• Надеюсь, все хорошо!
• Надеюсь, Джозеф, и дети отлично проводят время в (место)!

Тело

Тело — это мясо вашего письма. Это должно быть написано в личном, дружеском тоне и будет основным содержанием. Важно настроить свой язык в зависимости от того, кому вы пишете. Подумайте, как бы вы взаимодействовали с человеком, если бы он стоял перед вами. Кроме того, имейте в виду, что люди в Англии и Америке считают, что обмен любезностями является социально вежливым.

Например, многие носители английского языка начинают разговор с нескольких вежливых вопросов, таких как «Как дела?» или «Как прошел ваш отпуск/отпуск?» Обычно они не так прямолинейны в разговоре, как большинство европейцев.

Есть несколько вещей, которые вы можете включить в свое тело:

• Укажите, почему вы пишете
• Расширьте то, что вы упомянули во вступительном абзаце
• Спросить, как человек
• Сделайте несколько заключительных замечаний
• Пригласите их написать вам

Закрытие

В завершение вы подведете итоги и попрощаетесь. Если вы изо всех сил пытаетесь сделать свои заключительные мысли краткими, вы можете использовать один из следующих:

• Я с нетерпением жду встречи с вами.
• Жду не дождусь скорой встречи!
• Я с нетерпением жду вашего ответа.
• Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время.
• До скорой встречи.
• Передай привет (члену семьи).
• Надеюсь, все хорошо.

Независимо от того, как вы решите обобщить свои мысли, убедитесь, что это завершает ваше письмо, не оставляя незавершенных концов.

Подпись

Что касается подписи, выбор за вами. У вас есть чудесное количество свободы здесь. После того, как вы выбрали фразу для подписи, убедитесь, что она соответствует общему тону вашего письма, и подпишитесь своим именем.

Вот некоторые часто используемые подписи к письмам:

• С наилучшими пожеланиями,
• Лучший,
• Пожалуйста,
• С уважением,
• С уважением,
• Много любви,
• Любовь,

Образец неформальной записки

Стивен,

Большое спасибо за ваш добрый подарок на днях! Вы же знаете, как я люблю шоколад! Я очень рад сообщить, что это пойдет на пользу! Я ценю, что вы подумали обо мне в мой день рождения!

С любовью,

Кристина

Как написать официальную записку или электронное письмо

Формальные заметки строятся совсем иначе, чем неофициальные. Они должны следовать определенным правилам и условностям. Этот формат помогает передавать информацию профессионально. Существуют различные форматы официальных заметок, однако тот, который описан здесь, наиболее часто используется для формального общения в современном бизнесе.

Адрес отправителя

Адрес отправителя указан в верхнем правом углу страницы или по центру, как если бы он был на фирменном бланке. Адрес должен быть полным и точным адресом получателя на тот случай, если получателю по какой-либо причине потребуется связаться с отправителем.

Дата

Профессиональные официальные записи всегда должны быть датированы. После адреса отправителя укажите дату под ним. Это должна быть дата, когда вы пишете записку. Это важно для ведения учета и потому, что информация в бизнесе часто чувствительна ко времени.

Адрес получателя

Адрес получателя следует за датой, обычно в левой части листа. У вас есть возможность написать «Кому» перед адресом получателя, но это личное предпочтение. Убедитесь, что вы написали титул/имя/должность и другие почетные знаки в первой строке адреса.

Приветствие

В этой части вы будете приветствовать человека, которому адресуете записку. Помните, что это официальная записка, поэтому приветствие должно быть уважительным и не слишком фамильярным. Общие приветствия, используемые в официальных заметках, это «сэр», «мадам», «мэм» или «кому это может касаться». Если вы знаете имя человека, который будет читать записку, вы также можете адресовать ее «Mr. ABC» или «Мисс. XYZ». В знак уважения не следует обращаться к корреспонденту только по имени. Убедитесь, что вы постоянно обращаетесь к ним по их полному имени или только по титулу и фамилии.

Тема

После приветствия следует тема записки. В центре строки напишите «Тема:». Суммируйте цель, с которой вы пишете заметку, в этой строке. Это помогает получателю одним взглядом сфокусироваться на предмете и причине заметки.

Основная часть заметки

Это будет большая часть вашей заметки. Он делится на два или три абзаца, в зависимости от длины заметки. Цель письма должна быть четко указана в первом абзаце, а тон должен быть формальным. Не используйте язык для украшения контента. Вы также должны помнить, что заметка должна быть краткой и сразу переходить к сути. Всегда относитесь с уважением и вниманием к другому человеку, независимо от причины вашей записки.

Завершение

В конце заметки напишите что-нибудь приятное. «С уважением» или «С уважением» должны быть напечатаны на правой стороне листа.

Подпись

Здесь вы должны поставить свою подпись. Под вашей официальной подписью напечатайте свое имя. Вы можете сделать это в текстовом процессоре или написав свое имя печатными буквами под подписью. Это будет адресовано получателю, который отправляет записку.

Образец официальной записки

John Doe

1234 Any Street

Maintown, NY 12345

USA

День/Месяц/Год (в американском формате даты вы должны поменять местами день и месяц)

Jane Dealy

3

Public Relations Представитель

1234 Any Lane

Business Town, PA 12345

США

Г-жа Дили:

Тема: Партнерство с вашим бизнесом.

Недавно мне стало известно о возможности работать с вашим бизнесом в качестве партнера. Я недавно слышал, что вы искали искусство для новой попытки грамотности с известным писателем. Насколько я понимаю, это принесет пользу некоммерческой организации, которая мне очень дорога, и я хотел бы предложить вам свои услуги бесплатно.

Я художник, профессионально работаю последние 10 лет. Моя работа была опубликована более чем в пятидесяти крупных изданиях. Я приложил несколько гравюр из моего портфолио для вашего ознакомления. Я надеюсь, что мы сможем работать вместе в ближайшем будущем.

С уважением,

(Здесь должна стоять ваша подпись!)0034

Медицинская справка — это запись в медицинской карте. Это должно включать точную документацию истории болезни пациента, диагноза, а также лечения и ухода, которые они получают. Важно отметить дату.

Записка о госпитализации

Записка о госпитализации является частью медицинской карты, в которой записан пациент, госпитализированный в больницу для стационарного лечения. В этих заметках важно отметить дату, а также диагноз и план лечения пациента.

Справка от врача

Справка от врача — это записка, которая обычно сообщает работодателю или школе о том, что человек был осмотрен врачом и ему поставлен диагноз. Важно отметить дату, когда человека видели, дату, когда он может вернуться на работу или в школу, а также любые ограничения, которые могут быть у человека по возвращении.

Медицинская записка

Медицинская записка — это медицинская записка или медицинская карта, в которой медсестра может предоставить точное отражение своей оценки, любых изменений в их состоянии, оказанного ухода и всей другой соответствующей информации, относящейся к уходу за пациентом. Важно, чтобы эти заметки были датированы, чтобы можно было отслеживать изменения у пациента.

Записка о пригодности

Записка о пригодности — это записка, которая пишется для вашего работодателя или вашей школы по возвращении. Эти заметки обычно необходимы, если человек пропустил неделю или более работы. Эти заметки нужны для возврата, а также для того, чтобы у вас не возникло проблем с вашим работодателем. Эти записи всегда должны включать даты, когда вы (или пациент) были больны и находились под наблюдением врача общей практики.

Соболезнование/записка сочувствия

Записка с соболезнованиями – это выражение сочувствия и скорби человеку, который понес утрату. Это часто отправляется, когда близкий друг или коллега потерял члена семьи или близкого человека. Они всегда должны включать сообщение, выражающее вашу скорбь по поводу их утраты. Часто эти заметки предлагают помощь в трудную минуту.

Уведомление о получении товара

Уведомление о получении товара — это уведомление, служащее доказательством того, что вы получили товар от поставщика. Они используются, чтобы убедиться, что ваши счета-фактуры совпадают с вашим поставщиком. Важно отметить даты получения товара. Многие компании также отмечают, где товары хранились и инвентаризировались.

Накладная на возврат товаров

Накладная на возврат товаров является противоположностью накладной на получение товаров. Эти примечания описывают товары, которые вы возвращаете поставщику, будь то из-за дефекта или из-за того, что они отправили вам излишки. В этих примечаниях важно отметить дату возврата товара. Также важно отметить любую информацию о доставке или транспортировке, такую ​​как номер для отслеживания.

Личные (неофициальные) заметки

Приветственная записка

Приветственная записка — это краткая записка, которая приветствует кого-то на новой работе, должности или в новом жилище. Приветственные заметки могут иметь любой формат, как и другие неформальные заметки. Приветственная записка должна включать краткое приветствие человека и представление себя.

Прощание / Прощальная записка

Прощальные записки пишутся для прощания с человеком, который уходит с работы или, возможно, переезжает. Прощальная записка должна включать в себя прощание с человеком, а также комплимент времени, которое вы провели с человеком. Вы должны указать свою контактную информацию и побудить человека поддерживать связь.

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо — это краткое сообщение благодарности за работу, услугу или подарок. Это всегда должно включать, почему вы благодарите их. Вы всегда должны хвалить человека и давать ему понять, как сильно вы его цените.

Записка «Выздоравливай скорее»

Записка «Выздоравливай скорее» отправляется больному человеку, чтобы сообщить ему, что вы думаете о нем. Выгоднее всего отправлять родным и близким друзьям. Часто их оставляют коллегам, чтобы они забрали их по возвращении на работу. Эти заметки должны быть краткими и желать человеку хороших чувств и мыслей в трудную минуту.

Деловые (официальные) заметки

Накладная о доставке

Накладная о доставке — это официальная записка, которая отправляется вместе с отгрузкой товаров. Эти примечания описывают товары, а также указывают их количество. Они имеют решающее значение в отгрузке товаров.

Долговой вексель/Вексель

Вексель или долговой вексель — это юридический документ, который действует как обещание выплатить ссуду или долг. Компании используют их как форму заемного капитала. Они всегда должны включать дату, имя лица, выплачивающего долг, имя лица, которое собирается взыскать долг, и сумму долга. Если вы собираете проценты, важно отметить процентную ставку, которая будет начисляться.

Кредит-нота

Кредит-нота — это письмо, отправляемое поставщиком покупателю, в котором сообщается, что ему зачисляется определенная сумма. Это также можно назвать кредитным авизо. Они всегда должны включать дату, имя человека, который получает кредит, имя поставщика, объяснение того, почему ему кредитуется эта сумма.

Заметки о собрании

Заметки о собрании или протокол собрания используются для отслеживания важных событий, происходящих на собрании. Важно делать основные записи для встречи, и по крайней мере один человек должен передать их всем, кто присутствовал. Заметки о собрании должны включать, кто присутствовал на собрании, и всегда указывать, кто говорил. Это помогает отслеживать, кто за какие обязанности должен нести ответственность, и помогает привлечь всех к ответственности.

Вексель до востребования

Вексель до востребования — это официальное требование платежа. Эти примечания пишутся, когда кто-то должен долг и не погасил его или просрочил свои платежи. Эти примечания должны включать сумму, которая должна быть выплачена. Также важно указать дату, к которой долг должен быть погашен, и любые последствия, которые могут возникнуть, если платеж не будет получен.

Ипотечная нота

В США ипотечная нота — это долговая нота, обеспеченная определенным ипотечным кредитом. Это письменные обещания вернуть указанную сумму плюс процентная ставка. Сумма, а также процентная ставка должны быть отмечены. Также важно убедиться, что указаны названия ипотечной компании и имя лица, отвечающего за ипотеку.

Кредитная нота

Кредитная нота — это еще один тип долговой ноты. Кредит-нота — это договор, в котором указывается, когда кредит должен быть погашен. Важно всегда указывать, кто несет ответственность за кредит, когда должны быть произведены платежи и кому должны быть выплачены платежи. В этих примечаниях также важно отметить сумму полного кредита, сумму любых согласованных платежей и процентную ставку.

Информационная записка

Информационная записка — это короткая заметка, которая позволяет быстро узнать о проблеме уполномоченному лицу. Это должно включать строку темы (всегда). Он также должен быть датирован и включать в себя всю полноту возникающего вопроса. Никогда не стоит преуменьшать значение проблемы в брифинге, если ситуация становится более серьезной.

Записка о выходе на пенсию

Записка о выходе на пенсию — это записка, похожая на записку об увольнении. Это позволит вашему работодателю узнать, что вы уходите на пенсию. Эти заметки должны быть датированы, включать дату, которая будет вашим последним днем, и вашу контактную информацию. Ваша контактная информация всегда должна быть включена, чтобы коллеги, которые хотят оставаться на связи, могли оставаться на связи, и все, что нужно, могло быть перенаправлено вам.

Шаблон записки медсестры (формат Word и примеры)

Сестринские заметки обычно представляют собой определенный набор медицинских записей, точно документирующих несколько медицинских осмотров пациента, проведенных медсестрой. Эти оценки часто включают в себя документирование такой информации, как изменения в состоянии пациента, его жизненно важные органы, тип предоставляемой помощи и т. д. Таким образом, эта информация влечет за собой подробный отчет о процессе медицинского осмотра, проведенного и заполненный ассоциированной медсестрой. Таким образом, шаблоны заметок для медсестер представляют собой предварительно разработанные формы, которые легко доступны в Интернете или загружаются и заполняются оценочными записями медсестры.

Реклама

Эти примечания, как правило, необходимы, поскольку они поддерживают и предоставляют другим практикующим врачам соответствующие данные для образцового лечения и оказания медицинской помощи. Таким образом, эти шаблоны сводят на нет утомительное и трудоемкое создание новых заметок по уходу, поскольку медсестры будут заполнять только пустые места в шаблоне.

Что включать в эти шаблоны заметок по уходу

Заметки по уходу должны всегда включать определенные наборы информации, чтобы считаться стандартом и признаваться всеми практикующими врачами. Поэтому некоторые из важной информации, которая должна быть включена:

Идентификационные данные пациента. Это включает в себя полное имя пациента и несколько других дополнительных данных, таких как возраст, вес, рост и другие, чтобы не было путаницы или путаницы при отправке заметок врачам.

Время. Это влечет за собой время прибытия и отправления конкретных пациентов. Это должно показать степень пребывания пациента в указанном медицинском учреждении, так как это также имеет жизненно важное значение для других медицинских соображений.

Комплексная оценка пациента. Они включают в себя набор нескольких клинических измерений, показывающих состояние жизненно важных систем организма человека/пациента и их функции на физическом, психологическом или физиологическом уровне. Отныне они включают информацию о пациенте;

Основные показатели жизнедеятельности Примечания

• Температура тела
• Частота дыхания
• Частота пульса
• Артериальное давление

Далее;

Physical Assessment Notes

• General
• HEENT (head, ears, eyes, nose, and throat)
• Respiratory
• Cardiovascular
• Gastrointestinal
• Lymph Nodes
• Integumentary
• Musculoskeletal
• Двигательная активность

Сопровождается; Примечания по оценке боли

Принятые к сведению лекарства

Выполненный/предоставленный квалифицированный уход

Дополнительные клинические данные

Новые выявленные проблемы/цели

1

1

1

1

1

1

10020 Соблюдение универсальных мер предосторожности

Процесс координации ухода

HHA, MSW Заметки для обсуждения

Контакт с врачом Заметки для обсуждения

Предыдущее лечение Заметки для обсуждения

Планы выписки

Эта информация включена только в некоторые планы лечения

3

3

раздел заметок по уходу, чтобы придать ему всесторонний и приемлемый вид среди медицинских работников.

Удостоверение медсестры

Это включает в себя личную информацию связанной медсестры, такую ​​как их полное имя и подпись. Это должно быть добавлено в конце каждой записи оценки, чтобы подтвердить оценку.

Время ввода оценки

Это также должно быть включено в заметки по уходу в конце каждой записи. Таким образом, медсестра всегда должна указывать точную дату и время, когда они сделали запись, чтобы избежать путаницы в будущем.

Советы по составлению идеальных заметок по уходу

Использование согласованного формата с общей системой здравоохранения улучшит понимание другими практикующими врачами, что приведет к идеальному медицинскому примечанию. Тем не менее, есть определенные ключевые моменты, которые стоит отметить и придерживаться при планировании совершенствования своих записей по уходу. Они включают;

• Своевременное письмо. Заметки по уходу всегда должны быть заполнены до того, как пройдет много времени, предпочтительно в течение максимум 12–24 часов. Это делается для того, чтобы свести к минимуму возможность забыть определенные детали, а также использовать заметки для врачей, проводящих обход, или медсестер следующей смены, чтобы предотвратить неудобства в больнице / учреждении ухода, поскольку это может быть смертельно опасно.

Таким образом, вы должны попытаться сделать заметки во время медицинского освидетельствования по мере продвижения. Это поможет при своевременном написании и возможном забывании, так как информация будет свежей.

• Пишите правильно. Это тоже важный ключевой момент. Таким образом, ваши заметки по уходу за больными всегда должны быть должным образом организованы и ясны для легкого чтения любым самодовольным поставщиком медицинских услуг. Поэтому всегда старайтесь писать максимально четко и аккуратно.
• Делайте заметки краткими и релевантными. Эти заметки по уходу за больными обычно предназначены для быстрого прочтения связанными лицами и поэтому всегда должны быть краткими и содержательными. Впоследствии вам следует избегать длинной, ненужной и не относящейся к делу информации, не имеющей четкой связи с текущим состоянием здоровья пациента.
• Избегайте сокращений. Всегда старайтесь полностью записывать всю собранную информацию и при необходимости избегайте сокращений, если только они не признаны на международном уровне. Это очень важно, потому что клиницисты могут использовать эти заметки в других учреждениях, где определенные сокращения могут означать разные вещи, что усложняет процесс лечения.
• Запишите все сообщения. Важно записать всю необходимую информацию о здоровье пациента, не упуская никакой информации. Они должны включать даже источники информации во время ваших обсуждений, а также их названия для возможных ссылок в будущем.

Примеры и шаблоны заметок для медсестер

Пустой шаблон заметки для медсестер

provationmedical.com

Шаблон письменной записки для медсестер

crnbc.ca

Заметка для дома престарелых

учреждения вспомогательного ухода. Обычно они фиксируют состояние здоровья и ход лечения людей в этих учреждениях. Зарегистрированные изменения обычно в дальнейшем используются для воздействия и предоставления информации о возможном обновлении систем плана планового медицинского обслуживания для лучшего и улучшенного оказания медицинской помощи.

people.virginia.edu

Описательная заметка медсестры Пример

Эти заметки иногда используются при описании необычного медицинского происшествия/изменения состояния здоровья пациента путем обобщения всего испытания/переживания. Это должно предоставить лечащему врачу подробную информацию об уникальном происшествии. Обычно они ограничены, поскольку их использование обычно приводит к слишком длинным заметкам по уходу, которые трудно читать и иногда они могут противоречить друг другу.

icanotes.com

Записка о квалифицированном медицинском обслуживании Пример

Записка о квалифицированном медицинском обслуживании представляет собой медицинскую карту, документирующую тщательно проработанную и подробную оценку состояния пациента, таким образом, включающую не только наблюдения, но и медицинские рекомендации, заполненную лицензированной медсестрой/практикующей медсестрой. Таким образом, они часто являются полностью комплексными, требуют минимального вмешательства со стороны клиницистов или вообще не требуют его, и всегда могут сопровождаться сменными медсестрами, обеспечивающими постоянный уход за обследуемыми пациентами.

cno.org

Записка по уходу Пример

truecareprofessionals.com

Примечания к сестринской документации

Это задокументированные записи, показывающие плановую помощь, оказываемую конкретному пациенту квалифицированными медсестрами или любыми другими лицами, осуществляющими уход, в медицинских учреждениях по указанию и под наблюдением врача или лицензированной медсестры. Таким образом, это этапы лечения/ухода за пациентом с момента его поступления до выписки. Они очень важны для будущих справок в случае осложнений или юридических проблем с пациентом.

conursing.uobaghdad.edu.iq

Записка о клиническом прогрессе медсестер

Это медицинские заметки, в которых подробно описывается клиническое состояние пациента и его прогресс с момента поступления до выписки.