Инструкция по электронному документообороту в организации: Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе
Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция
1. Получите электронную подпись
Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.
2. Подключитесь к оператору ЭДО
Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются.
Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.
Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.
Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).
Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.
Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке.
3. Выберите способ работы с ЭДО
Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.
Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.
Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой.
Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.
4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.
Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.
При чем тут «Информатика и Сервис»?
«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.
К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).
Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».
Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде.
Чего и вам желаем!
А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.
Электронный документооборот между организациями — Диадок
Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.
Содержание
- Что такое электронный обмен документами между предприятиями
- Обмен документами в виде скан-образов
- Схема работы электронного документооборота между организациями
- Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
- Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями
ЭДО в Диадоке поможет ускорить бизнес-процессы и сэкономить на документообороте
Подключиться
Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами.
ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
- приказы и письма ФНС,
- отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
- постановления Правительства РФ и министерств.
Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.
Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.
Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.
В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.
Также среди преимуществ систем ЭДО:
- Снижение непроизводственных расходов.
Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда. - Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов.
- Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.
Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов.
Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.
Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.
Также потребуется:
- выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
- приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
- подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
- обучить сотрудников.
В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями.
Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.
Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота
Оставить заявку
Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.
У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:
- Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
- Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
- Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
- Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
- Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.
Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.
В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.
Переведите документооборот с контрагентами в онлайн
Оставить заявку
ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы.
Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.
На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:
- проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
- сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
- фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
- передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
- отправляет файл адресату.
Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.
ЭДО между организациямиДля запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами.
В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».
Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:
- У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
- Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.
Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.
Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».
Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке
Подключиться
При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.
Соглашение придется заключить, если:
- документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
- применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
- контрагент настаивает на этом пункте.
Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений.
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:
- цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
- дата и место составления,
- разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
- предмет соглашения,
- права и обязанности сторон,
- перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
- порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
- особенности хранения документации,
- нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
- порядок разрешения споров,
- срок действия соглашения,
- порядок изменения договора.
Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным.
Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров.
В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.
Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.
Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:
- договор с оператором ЭДО,
- приказ о внедрении системы электронного документооборота,
- положение об ЭДО.
Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании.
Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.
ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС
Отправить заявку
Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.
В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:
- Создавать и безопасно отправлять документы.
Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.
- Распределять входящие документы.
В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.
- Хранить документы.
В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.
Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.
Для упрощения сверки нужно:
- загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
- подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
- получить готовые акт сверки и протокол расхождений.
Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.
Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:
- Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
- Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
- API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы.
Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы. С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.
Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами
Подключиться
Руководство по управлению электронными записями, Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота
Резюме
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой программу, которая управляет созданием, хранением и контролем документов в электронном виде.
Основной функцией EDMS является управление электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. Базовая EDMS должна включать в себя управление документами, рабочий процесс, поиск текста и визуализацию. Не все СЭД имеют возможность управления записями. Чтобы квалифицироваться как система управления записями, EDMS должна обеспечивать безопасный доступ, поддерживать контекст и выполнять инструкции по удалению всех записей в системе. Перед внедрением системы вы должны определить, как она вписывается в вашу общую стратегию управления записями. Функциональность СЭД часто интегрируется в системы управления контентом (CM). Эти системы сочетают в себе дополнительные функции, такие как управление веб-сайтом, с инструментами рабочего процесса, стандартными шаблонами и правами доступа.
Законодательная база
Если вы решите использовать EDMS, ваш выбор требует тщательного и взвешенного баланса между вашими юридическими требованиями и вашими технологическими возможностями.
Использование СЭД не является панацеей для реализации вашей стратегии электронного документооборота. Не стоит полагать, что требования к государственному органу встроены в СЭД. На самом деле использование СЭД может привести к проблемам с документооборотом, особенно для государственных учреждений с особыми юридическими требованиями. Например, СЭД может улучшить совместную работу при разработке документов. Однако EDMS также может создавать несколько копий документа и может не обеспечивать безопасность доступа, необходимую для защиты закрытых записей, как это определено в Законе штата Миннесота о практике работы с данными (MGDPA). Решение об использовании EDMS требует серьезного планирования и анализа.
Изучите преимущества, предлагаемые EDMS, в свете ваших юридических требований как государственного учреждения. Для получения дополнительной информации о применимых правилах и законодательных актах см. главу Правовая база настоящего руководства и документ Государственного архива Миннесоты «Сохранение и уничтожение государственных документов» .
Основные понятия
При обсуждении преимуществ СЭД для вашего агентства вам необходимо ознакомиться со следующими ключевыми понятиями:
- Государственные стандарты
- Интеграция документооборота
- Основные функции
- Дополнительные функции
- Базовый процесс выбора СЭД
Государственные стандарты
При выборе СЭД государственные учреждения подчиняются государственным постановлениям и рекомендациям. Федеральные правила изложены в стандарте Министерства обороны США 5015.2-STD, стандарте критериев проектирования для программных приложений для управления электронными записями 9.0018 . Имейте в виду, что даже если EDMS может соответствовать всем рекомендациям Министерства обороны, она может не соответствовать всем требованиям штата Миннесота и вашего агентства. Вы должны тщательно проверить, поддерживает ли EDMS:
- Достаточную безопасность для защиты закрытых записей
- Адекватный доступ к общедоступным записям
- Возможность сбора и управления электронными записями (если ваша СЭД имеет эту функцию) таким образом, чтобы это соответствовало требованиям законодательства по таким параметрам, как достоверность, полнота, доступность, юридическая допустимость и долговечность
- Все электронные форматы, включенные в официальное определение государственной документации
СЭД каждого производителя имеет разную степень функциональности.
В СЭД, предназначенной для частного сектора, доступные функции могут не позволить вам удовлетворить ваши требования законодательства. Например, СЭД, разработанная для частного сектора, может быть неспособна:
- Управлять всеми необходимыми форматами файлов, которые составляют государственные документы
- Сохранить необходимые метаданные записи
- Обеспечение надежности
- Обеспечить надлежащую защиту закрытой информации и записей
Интеграция документооборота
Вам следует искать СЭД, которая поможет вам интегрировать и автоматизировать управление документами и записями в каждой точке континуума документации вашего агентства. Как обсуждалось в главе «Стратегия управления электронными записями» настоящего руководства, управление записями должно осуществляться как часть континуума, а не как отдельные этапы жизненного цикла. Правильная EDMS может облегчить это интегрированное управление.
Рассмотрим документооборот вашего агентства. EDMS должна поддерживать ваши потребности в рабочем процессе и позволять вам собирать и управлять записями в рамках вашей повседневной работы (одно из требований, предъявляемых к записям, которые должны приниматься в качестве доказательства в соответствии с законом).
Чтобы узнать больше о том, какие документы являются записями, см. главу Стратегия управления электронными записями настоящего руководства.
Основные функции
Как минимум, ищите СЭД, обеспечивающую:
- Контроль безопасности . Эта функция определяет, какие пользователи имеют доступ к какой информации. Любая система, которую вы используете, должна иметь возможность защищать закрытые записи, как это определено MGDPA.
- Добавление, обозначение и контроль версий . СЭД должна позволять пользователям добавлять документы в систему и обозначать документ как официальный правительственный документ. Он также должен автоматически назначать правильное обозначение версии.
Он также должен автоматически назначать правильное обозначение версии.- Сбор и использование метаданных . EDMS должна позволять вам собирать и использовать метаданные, подходящие для вашего агентства.
Дополнительные функции
Вам также может понадобиться СЭД, которая может предоставлять:
- Ведение документации . Системы СЭД не всегда предусматривают возможность выполнения функций управления документооборотом. Те, которые предлагают функции управления записями, иногда называют электронными системами управления документами и записями (EDRMS). В дополнение к этим системам доступно автономное программное обеспечение для управления записями, называемое приложениями для управления записями (RMA). Система управления записями должна обеспечивать безопасный доступ, поддерживать контекст записи в серии записей и автоматизировать выполнение инструкций по удалению всех записей в системе. EDRM и RMA часто требуют, чтобы отдельные пользователи принимали решения о том, какие документы считать записями, тем самым усложняя рабочий процесс. В результате, подходящее обучение для всех пользователей имеет первостепенное значение для успешного внедрения. Федеральные директивы изложены в Министерство обороны 5015.2-STD, Стандарт критериев проектирования для программных приложений для управления электронными записями . Имейте в виду, что даже если EDMS может соответствовать всем рекомендациям Министерства обороны, она может не соответствовать всем требованиям вашего агентства. Поэтому вы также должны учитывать любые юридические требования, применимые к вашему агентству. Из-за воздействия на пользователей и дополнительных расходов, связанных с успешным внедрением, успешное внедрение программного обеспечения для управления записями в вашем агентстве потребует терпения, постоянной поддержки со стороны руководства и постоянной доступности ресурсов.
EDRM и RMA часто требуют, чтобы отдельные пользователи принимали решения о том, какие документы считать записями, тем самым усложняя рабочий процесс. В результате, подходящее обучение для всех пользователей имеет первостепенное значение для успешного внедрения. Федеральные директивы изложены в Министерство обороны 5015.2-STD, Стандарт критериев проектирования для программных приложений для управления электронными записями . Имейте в виду, что даже если EDMS может соответствовать всем рекомендациям Министерства обороны, она может не соответствовать всем требованиям вашего агентства. Поэтому вы также должны учитывать любые юридические требования, применимые к вашему агентству. Из-за воздействия на пользователей и дополнительных расходов, связанных с успешным внедрением, успешное внедрение программного обеспечения для управления записями в вашем агентстве потребует терпения, постоянной поддержки со стороны руководства и постоянной доступности ресурсов.- Хранение . Эта функция позволит вам хранить документы в СЭД или централизованно управлять вашей вспомогательной системой хранения.
Эта функция позволит вам хранить документы в СЭД или централизованно управлять вашей вспомогательной системой хранения.- Поиск произвольного текста . Эта функция позволяет пользователям искать каждое слово во всем документе или в указанной группе документов. Другие системы ищут только метаданные.
- Гиперссылки . Некоторые EDMS предоставляют гипертекстовые ссылки с одного документа на другой для облегчения навигации и просмотра связанных документов.
- Автоматическое преобразование . Некоторые СЭД автоматически преобразуют один формат файла в другой, когда файл определяется как запись (или в другой определенный момент рабочего процесса). (Для получения дополнительной информации о преобразовании см. главы «Стратегия управления электронными записями» и «Долгосрочное сохранение » настоящего руководства.)
- Составной документооборот . Некоторые СЭД управляют составными документами лучше, чем другие. Составные документы — это отдельные документы, содержащие несколько элементов (например, текст, фотографии, видео, гипертекстовые ссылки).
Составные документы — это отдельные документы, содержащие несколько элементов (например, текст, фотографии, видео, гипертекстовые ссылки).В настоящее время на рынке так много разработчиков и систем, что приведенный выше список описывает лишь некоторые из дополнительных функций, которые могут заинтересовать ваше агентство. для выбора, внедрения и управления EDMS должны служить основой для разработки более конкретного процесса для вашего агентства. Базовый процесс включает:
- Оценка потребностей . Первый этап заключается в работе с внутренними заинтересованными сторонами и понимании ваших юридических обязательств для определения ваших уникальных потребностей. Если вы хотите использовать EDMS для управления записями, убедитесь, что вы определили надежность, полноту, доступность, юридическую допустимость и долговечность в соответствии с потребностями (как описано в главе «Стратегия управления электронными записями» настоящего руководства). Обязательно подумайте не только о ваших неотложных потребностях, но и о ваших долгосрочных потребностях.
Обязательно подумайте не только о ваших неотложных потребностях, но и о ваших долгосрочных потребностях.- Выбор поставщика . Вам нужно будет тщательно выбирать поставщика СЭД. Возможно, вам потребуется отправить запрос предложений, в котором будут изложены ваши юридические требования и критерии выбора поставщика. Вы также можете связаться с другими государственными учреждениями штата Миннесота, имеющими аналогичные системы. Короче говоря, вам нужно собрать как можно больше информации о потенциальных СЭД, используемых в государственных учреждениях.
- План внедрения . Вам нужно будет работать с поставщиком и внутренними заинтересованными сторонами, чтобы разработать комплексный план внедрения. План должен включать в себя:
- План технологического внедрения, в котором указано, как и когда система будет установлена и протестирована
- План внедрения пользователя, включающий обучение и развертывание системы
- Развертывание . Как указано в вашем плане внедрения, вам нужно будет установить и протестировать систему, а также обучить пользователей.
Как указано в вашем плане внедрения, вам нужно будет установить и протестировать систему, а также обучить пользователей.- Менеджмент . По мере использования системы вам необходимо будет продолжать управлять и совершенствовать использование системы.
На каждом из этих этапов вам потребуется документировать весь процесс, включая оценку потребностей, реализацию, управление и уточнение. Вам также потребуется задокументировать саму систему, включая оборудование, программное обеспечение, операционные процедуры и меры безопасности, чтобы обеспечить надежность записей в системе с течением времени.
Ключевые вопросы для рассмотрения
Вы должны учитывать свои требования к работе и управлению записями, включая правовую базу, в которой вы работаете в качестве государственного учреждения, а также желаемые функции продукта и рабочий процесс для конкретного агентства, чтобы выбрать подходящий СЭД. Чтобы помочь с этими решениями, сформируйте команду, в которую входят представители высшего руководства вашего агентства, группы информационных технологий, группы управления записями и юридического отдела, а также пользователи и создатели контента.
Используйте приведенные ниже вопросы, чтобы решить, следует ли использовать EDMS, а также как выбрать поставщика. При обсуждении этих вопросов придерживайтесь долгосрочного подхода. Подумайте, какие типы документов и записей вы создаете сейчас и какие типы вы можете создавать в будущем. Не забывайте думать о том, что ваши записи должны управляться в непрерывном режиме, а не отдельными этапами.
Вопросы для обсуждения
- Каковы наши текущие и будущие потребности? Каковы текущие и будущие потребности всех вовлеченных заинтересованных сторон?
- Мы хотим использовать СЭД только для управления рабочими процессами или мы также хотим использовать ее для управления записями?
- Какие записи мы хотим собирать и управлять с помощью нашей СЭД? Будут ли включены архивные записи? Ознакомьтесь с общими и специфическими для агентства графиками хранения и избавьтесь от документов, которые агентство не обязано хранить.
- Какие форматы мы используем сейчас и какие форматы мы, вероятно, будем использовать в будущем?
- Какие метаданные нам нужно включить? Кто будет управлять этим?
- Как правовая база влияет на наше обсуждение и решение? Подумайте о том, как вопросы приемлемости документов влияют на будущее взаимодействие с юридическим сообществом.
- Как мы теперь используем записи? Как мы будем использовать записи в будущем? Какими записями нам нужно делиться и хранить?
- Адекватно ли организованы и проиндексированы записи для облегчения поиска? Перед внедрением системы убедитесь, что записи внесены правильно, и исправьте все неправильные записи.
- Как наши записи вписываются в наш текущий рабочий процесс? Как нам может понадобиться изменить наш рабочий процесс, чтобы приспособить его к EDMS? В какие моменты нашего рабочего процесса нам нужно фиксировать записи? Подумайте, как автоматизация повышает ценность вашего текущего процесса.
- Как мы будем утилизировать записи в СЭД? Позволит ли нам система легко передавать, преобразовывать и/или мигрировать записи?
- Каковы роли и обязанности групп и отдельных лиц с точки зрения управления электронными записями?
- Какие функции важны для нас в системе управления документами? Какие функции могут быть наиболее полезными, но не обязательными элементами системы управления документами? Каков наш бюджет?
- Как мы будем связывать новую систему с существующими системами (например, системами электронной почты, базами данных, системами обработки текстов)?
Электронные системы управления документами, аннотированный список ресурсов
Следующая глава, Управление электронной почтой
Перейти к оглавлению
Руководство по управлению электронными документами, март 2012 г.
, версия 5.
Ссылки проверены 13 марта 2012 г. этот пост, вы узнаете больше о:
- Что такое система электронного документооборота (СЭД)
- Функции, на которые следует обратить внимание в EDMS
- Почему вашему бизнесу необходимо использовать систему управления документами
- Как внедрить ваше решение для управления документооборотом в масштабах всей компании
- Лучшие решения СЭД для проверки
Быстрый вопрос:
Как ваша компания справляется с бесчисленными документами и бумажной работой, проходящей через нее на постоянной основе?
Если вы не совсем уверены, что ответить на этот вопрос, вы не одиноки.
Безусловно, небольшие стартапы нередко используют менее структурированный подход к управлению документами. К сожалению, такой подход к управлению документами «на слуху» может вызвать ряд проблем в вашей организации.
Согласно сравнительному отчету об интеллектуальном управлении информацией за 2019 год:
- 86% опрошенных сотрудников сталкиваются с трудностями при поиске определенных офисных файлов
- 46 % говорят, что поиск офисных файлов является сложной задачей и требует много времени
- 83% в конечном итоге воссоздают существующий документ, потому что не могут найти исходный
- 65% затрудняются проверять, утверждать и иным образом использовать офисные файлы и документы
Эти проблемы могут привести к потере производительности до 21%. Пытаясь оценить эту статистику в долларах, Хаддл обнаружил, что плохое управление документами может стоить компаниям до 4000 долларов на одного сотрудника в месяц.
(Еще хуже: это число учитывает только фактические денежные потери из-за низкой производительности. Стоимость становится еще выше, если принять во внимание потенциальные потери, такие как отток клиентов и упущенные возможности.
)
Если говорить прямо:
Если у вас нет четкого и стандартизированного подхода к управлению документами, ваш бизнес, скорее всего, теряет капитал, а также оставляет массу потенциальных доходов на столе.
Именно поэтому Вам необходима СЭД или система электронного документооборота .
Что такое система электронного документооборота (СЭД)?
Электронная система управления документами, или EDMS, представляет собой систему, в которой документы и файлы организации могут храниться, вызываться, управляться и использоваться по мере необходимости.
Но настоящую СЭД делает гораздо больше.
Комплексная EDMS выполняет ряд функций, от управления записями и контентом до цифровых изображений и преобразования файлов.
Прежде чем мы углубимся во все это, давайте быстро взглянем на некоторые аббревиатуры, используемые в мире электронного документооборота.
| СЭД | Электронная система управления документами и записями |
| СЭД | Система электронного документооборота |
| ЭДМ | Электронный документооборот |
| ЭРМ | Управление электронными записями |
| СЭД | Электронная система управления записями |
| ДМС | Система управления документами |
| ДИП | Цифровая обработка изображений |
| ЕСМ | Управление корпоративным контентом |
| РМ | Управление записями |
| DM | Документооборот |
Таблица 1. Часто используемые сокращения
Теперь давайте подробнее рассмотрим некоторые ключевые функции, которые следует искать в системе электронного документооборота.
Возможности СЭД
Теперь подробнее рассмотрим некоторые ключевые функции, которые необходимо искать в системе электронного документооборота.
Обратите внимание, что отдельные СЭД различаются по своей направленности, каждая из которых предлагает разную степень функциональности в определенных областях. Тем не менее, большинство современных систем электронного документооборота обычно имеют следующие функции.
Хранение документов
По своей сути СЭД выступает в качестве централизованного узла для всех документов, поступающих и исходящих из вашей компании.
От табелей учета рабочего времени, запросов PTO и прямых депозитных квитанций до клиентских договоров, счетов-фактур и квитанций — электронные системы управления документами предназначены для размещения всех файлов (цифровых и физических) под одной крышей.
Поставщики EDMS обычно предлагают многоуровневое хранилище для организаций с различными потребностями.
В некоторых случаях они могут даже предлагать бесплатную версию своего сервиса начинающим стартапам.
Хотя вы не хотите переплачивать за хранилище, которое вам сейчас не нужно, при выборе СЭД важно учитывать ваши будущие потребности в хранении.
Сбор информации
Электронные системы управления документами также автоматизируют процесс сбора цифровой и физической документации.
Захват цифровой информации достаточно прост: СЭД тиражирует входящие документы при подготовке к хранению. В некоторых случаях этот процесс может включать преобразование входящих файлов в более подходящие или эффективные форматы файлов.
Для захвата физической информации требуется использование технологий оптического распознавания символов (OCR) и чтения оптических меток (OMR). В сочетании с технологией массового сканирования организации могут быстро сканировать большие объемы рукописной или печатной документации практически с точностью.
Электронные системы управления документами также создают метаданные как для цифровых, так и для физических документов при их захвате. Это предоставляет дополнительную идентифицирующую информацию для отдельных файлов, такую как дата создания, дата последнего редактирования и многое другое.
Структурирование и индексирование документов
При захвате документа или файла СЭД проиндексирует его в соответствии с автоматически сгенерированной иерархической структурой.
Проще говоря, это может включать создание последовательных имен файлов для документов в серии (например, File001, File 002 и т. д.). EDMS также может автоматизировать или упростить процесс создания интуитивно понятных деревьев папок с навигацией.
Еще раз взглянув на метаданные, ваша СЭД должна индексировать файлы в зависимости от того, как и когда они использовались. Это позволяет легко находить часто используемые или недавно использовавшиеся документы или файлы, соответствующие определенным критериям.
Поиск и извлечение документов
Чем эффективнее индексируются и хранятся ваши файлы, тем легче будет их найти и извлечь для использования. Большинство СЭД еще больше упрощают этот процесс, предоставляя удобные функции просмотра и поиска.
С точки зрения просмотра файлов, это вопрос навигации по правильному дереву папок. Это означает, что для современной СЭД необходим интуитивно понятный пользовательский интерфейс — наряду с интуитивно понятной автоматизированной системой структурирования файлов, конечно.
Функции поиска становятся все более совершенными в СЭД во многих отношениях. Опять же, автоматически сгенерированные имена файлов, метаданные и т. д. — все это приводит к более точным результатам поиска в системе. Функции поиска большинства систем управления документами также учитывают содержимое файлов при поиске запрашиваемого термина.
Более того, многие СЭД теперь используют семантический анализ для понимания значения содержимого документа.
Это может позволить вашей команде легко находить документы, даже если в данный момент у них нет конкретной информации о документе.
Предоставление разрешений и блокировка
Не все документы, входящие и исходящие из вашей организации, предназначены для просмотра всеми сотрудниками вашей компании.
С помощью СЭД вы можете легко устанавливать права доступа к отдельным файлам, а также к файлам, отвечающим определенным критериям. Это может означать, что некоторым командам разрешено вносить изменения в данный документ, в то время как другие смогут только просматривать его, а третьи могут вообще не иметь к нему доступа.
Это позволит вашим командам сосредоточиться только на важных для них файлах и документах, а также сведет к минимуму вероятность потери или повреждения файлов теми, кому изначально не нужно было к ним обращаться.
Общение и совместная работа
Ваша система управления электронными документами должна предоставлять возможность вашей команде удаленно общаться друг с другом и совместно вносить изменения в документы.
В целом, СЭД позволяют владельцам и менеджерам документов обмениваться сообщениями, оставлять комментарии к определенным частям документа и при необходимости редактировать документ.
Вы также можете подвергнуть цензуре или скрыть информацию для определенных соавторов в зависимости от их разрешений и допусков, снова позволяя им сосредоточиться только на информации, которая важна для их целей.
Крайне важно, чтобы выбранная вами СЭД не зависела от платформы, поскольку это позволит вашим командам совместно работать над документами с настольных, мобильных и планшетных устройств.
Версии
Со временем различные документы вашей компании претерпят ряд изменений.
Крайне важно, чтобы ваша СЭД четко фиксировала эти изменения, а также сохраняла копии каждой отдельной версии документа на протяжении всего его жизненного цикла. Администраторы также должны иметь возможность вернуться к предыдущим итерациям документа, если возникнет такая необходимость.
Кроме того, управление версиями действует как записанное доказательство того, что определенные изменения были внесены в определенный момент времени (и что все заинтересованные лица были согласны с указанным изменением). Это может помочь устранить путаницу или недопонимание, которые могут возникнуть между людьми, связанными с рассматриваемым файлом.
Безопасность и соответствие требованиям
Современные СЭД предоставляют ряд функций, направленных на обеспечение безопасности и соответствия ваших данных.
Как мы уже упоминали, такие функции, как разрешение и управление версиями, сами по себе действуют как отказоустойчивые. Во-первых, они сводят к минимуму вероятность того, что документ попадет в чужие руки. Если к файлу случайно обращаются и изменяют (или, что еще хуже, удаляют), менеджеры легко смогут восстановить документ в правильном виде.
Что касается соответствия, многие законы и правила (HIPAA, GDPR и т.
д.) требуют, чтобы компании вели учет своих документов от начала до конца. Таким образом, не только управление версиями и т. д. может помочь в предоставлении доказательства соответствия — это на самом деле необходимый компонент соответствия сам по себе.
Преимущества использования СЭД
Исходя из функций, которые мы только что рассмотрели, вы, вероятно, сможете определить некоторые ключевые преимущества перехода на систему электронного документооборота.
Тем не менее, давайте углубимся в то, как, в частности, СЭД может способствовать процветанию вашей организации.
Повышение производительности и прибыли
Как мы упоминали ранее, количество ресурсов, затрачиваемых на сбор, хранение и извлечение данных, может быть значительным.
Поскольку СЭД делает эти процессы намного проще и эффективнее, это сокращает трудоемкость. В свою очередь, вы потратите меньше времени на поиск важных документов и больше времени на их фактическое использование по назначению.
Итак, сразу же вы увидите увеличение вашей прибыли. Фактически, по оценкам некоторых компаний, они сокращают расходы, связанные с управлением документами, до 40%, что означает потенциальную экономию в размере 5 долларов США на каждый обработанный документ.
Сделав еще один шаг, вы сможете реинвестировать сэкономленный капитал обратно в свой бизнес. Это приводит к более упорядоченным процессам, повышенному вниманию к инновациям и улучшению обслуживания и поддержки клиентов.
Все это, конечно же, дает еще большую прибыль и рост — за еще более короткий период времени.
Лучшее соблюдение процессов
Без централизованной системы для работы трудно (если не невозможно) систематизировать процессы управления документами.
(И помните: подход «играй как есть» оказался неэффективным даже для самых маленьких организаций.)
Однако удобная СЭД будет именно такой: доступный инструмент, который позволяет вашим командам постоянно следовать стандартным операционным процедурам и передовым методам управления документами.
В некоторых случаях, например при именовании и индексировании файлов, этот процесс почти автоматический. Другими словами, следование протоколу означает просто запустить процесс и позволить системе творить свое волшебство.
В более практических случаях программное обеспечение СЭД может гарантировать, что пользователь (ваши сотрудники) пойдет по пути наименьшего сопротивления при выполнении определенных задач.
Несколько примеров:
- Отправка обновлений файлов через СЭД, а не по электронной почте
- Создание новых счетов на основе определенного шаблона
- Отправка и запись документов по надлежащей цепочке команд
В ваших интересах систематизировать эти и другие процессы независимо от того, используете ли вы СЭД или нет. Однако для бизнеса будет намного лучше, если вы это сделаете.
Расширенный обмен знаниями
Внедрение системы электронного документооборота позволяет вам контролировать поток информации в вашей организации.
За исключением ограничений на основе разрешений, это обычно означает, что данные и документация могут свободно передаваться от команды к команде, что значительно упрощает обмен знаниями.
Благодаря централизованному характеру СЭД ваши сотрудники всегда будут иметь мгновенный доступ к самой актуальной версии любого файла, который им может понадобиться.
Таким образом, больше нет необходимости отправлять файлы туда и обратно (или ждать, пока это произойдет) после каждого редактирования или изменения.
Вместо этого обновленный файл загружается на сервер в режиме реального времени, а это означает, что вашей команде никогда не придется ждать отправки нужного файла, когда он им нужен.
Также стоит отметить, что современные СЭД, как правило, хорошо интегрируются со сторонними инструментами и ПО. Это значительно упрощает общение и совместную работу, а значит, и передачу знаний, поскольку члены команды смогут делать это непосредственно в интерфейсе вашей СЭД.
Улучшенное сохранение знаний
Помимо упрощения обмена знаниями, EDMS также обеспечивает сохранение организационных знаний и данных с течением времени.
С точки зрения соответствия, это восходит к важности управления версиями и ведения записей. Качественная СЭД будет построена так, что вы должны будете соблюдать необходимые регламенты просто в процессе использования инструмента. Напротив, если вы пойдете по менее систематизированному пути, вы всегда будете подвержены потенциальным нарушениям.
СЭД также может помочь вам сохранить организационные данные после увольнения сотрудника из вашей компании. В то время как неявные и неявные знания чаще хранятся во внутренних базах знаний, явные знания (т. е. осязаемая информация в файлах и документах) наиболее важны для процессов управления документами.
По сути, ваша СЭД гарантирует, что вы по-прежнему сможете найти, получить доступ и использовать любые документы, которые могли оставить ваши бывшие члены команды.
В свою очередь, остальная часть вашей команды может продолжить с того места, на котором они остановились, и продолжать двигаться в правильном направлении.
Гарантия качества
Все, что мы до сих пор обсуждали, ведет к одному важному преимуществу:
Гарантия качества для вашей команды и ваших клиентов.
Ваша команда может работать с уверенностью, зная, что у них есть полный контроль над файлами, с которыми они работают, сохраняя при этом надлежащие меры безопасности и соответствия требованиям.
Вы также гарантируете своим клиентам безопасность и безопасность их данных, а это означает, что они также будут чувствовать себя уверенно при взаимодействии с вашей компанией.
Более того, оптимизация процессов управления документами будет иметь эффект «просачивания вниз», что в конечном итоге повлияет на качество обслуживания клиентов с точки зрения скорости и оперативности.
Поскольку вы сможете лучше находить, находить и использовать документы по мере необходимости, вы неизбежно в конечном итоге будете обслуживать своих клиентов быстрее и эффективнее.
Привлечение ваших сотрудников к использованию СЭД
Теперь, если вы еще не сделали многого в плане систематизации процессов управления документами, вероятно, это будет не так просто, как щелкнуть выключателем и наблюдать, как ваша команда приступает к работе .
Скорее всего, вам нужно пробудить в своих сотрудниках эту идею, чтобы они могли извлечь максимальную пользу из предстоящей смены.
Вот как это сделать.
Сосредоточьтесь на преимуществах
До сих пор мы говорили о том, какую пользу может принести вашей организации использование системы электронного документооборота.
Но на данном этапе важно помочь вашим командам и сотрудникам понять, какую пользу они получат от этого. Если они не понимают, как EDMS позволит им быть более продуктивными, сталкиваться с меньшим разочарованием и т. д., вы, вероятно, столкнетесь с изрядным сопротивлением, когда заставите их принять ее.
Ключ здесь должен быть конкретным. Поговорите о ощутимых различиях, которые DMS внесет в свою повседневную работу. Определите ключевые показатели эффективности, к которым нужно стремиться, подкрепив свое обоснование примерами из похожих организаций, достигших аналогичных целей. Отвечайте на прошлые жалобы ваших сотрудников, объясняя, как EDMS поможет решить проблему.
Чем лучше вы сможете рассказать своей команде о преимуществах использования СЭД, тем легче будет пройти следующие этапы процесса. Привлеките их к изменениям и начните готовить их к систематизации ваших процессов.
Совместная разработка и систематизация процессов
Важно привлекать различных сотрудников к созданию процессов систематического управления документами.
Причина в том, что:
Опыт и знания, которые каждый из них привнесет в работу, жизненно важны для определения того, как ваша организация должна подходить к управлению документами в первую очередь.
Здесь ваша группа высшего звена может получить ценную информацию от рядового и управленческого персонала, например:
- Что (если вообще) команда делает в настоящее время с точки зрения систематизированного документооборота
- Какие процессы управления документами необходимо создать и/или усовершенствовать
- Какой инструмент системы электронного документооборота подходит для вашей организации
Хотя управление документами вращается вокруг одних и тех же процессов во всех организациях, оно сильно отличается от одной компании к другой.
Тем не менее, при систематизации собственных процессов управления документами следует держать в поле зрения вопросы, наиболее актуальные для вашей организации.
Разверните свой план и постепенно адаптируйте сотрудников
Систематизация процессов управления документами не произойдет одним щелчком выключателя.
Скорее всего, это займет приличное количество времени и усилий со стороны всех участников.
Поэтому очень важно, чтобы вы выделили время своим сотрудникам, чтобы они приложили усилия для внедрения новых процессов в свою общую деятельность.
Это означает проведение запланированных учебных занятий, содействие совместному созданию учебных материалов и других совместных усилий, а также возможность симуляции практики перед переносом процессов в «реальный мир».
Кроме того, ваши сотрудники также должны иметь открытый доступ ко всем организационным знаниям, связанным с вашими процессами управления документами.
От процедурных руководств до инструкций по программному обеспечению и другому оборудованию ваши сотрудники всегда смогут найти информацию, необходимую им для более глубокого понимания ваших процессов управления документами.
Усиление и улучшение процессов управления документами с течением времени
После того, как вы создали и оптимизировали свои процессы управления документами, вам нужно со временем сосредоточить внимание своих сотрудников на этих процессах.
(В противном случае они могут просто вернуться к «старому способу ведения дел» довольно быстро, что сделает все ваши усилия до тех пор спорными.)
Поэтому важно признавать и демонстрировать признательность своим сотрудникам. ‘, и отмечать любые достижения, полученные в результате этих усилий.
Это можно сделать в более структурированной форме (например, указывая на рост производительности во время ежеквартальных совещаний), или это можно сделать спонтанно (например, когда менеджер замечает, что сотрудник демонстрирует абсолютно лучшие практики).
В дополнение к усилению систематизированных процессов управления документами вам также следует пересматривать определенные процессы с течением времени.
Здесь вы и ваша команда можете определить, что работает хорошо, что нужно улучшить, а что нужно полностью пересмотреть.
Идея состоит в том, чтобы заставить вашу команду полностью внедрить систематические процессы управления документами до такой степени, что «старый способ» действительно уйдет в прошлое.
В свою очередь, ваши процессы управления документами позволят вашей организации работать на полную мощность, открывая двери для значительного роста в будущем.
3 Инструменты управления электронными документами для проверки
Хотя все инструменты EDMS, конечно же, вращаются вокруг процессов управления документами, каждый из них предоставляет свой собственный набор уникальных возможностей и функций.
Безусловно, очень важно найти программное обеспечение EDMS, которое лучше всего подходит для вашей организации. Хотя поиск правильного инструмента может помочь вам оптимизировать и ускорить процессы управления документами, неподходящий инструмент в конечном итоге может принести больше проблем, чем пользы.
Чтобы проиллюстрировать, как инструменты EDMS могут варьироваться от одного к другому, давайте кратко рассмотрим три популярных инструмента, представленных сегодня на рынке.
Concord
Concord — это инструмент EDMS для организаций, стремящихся лучше контролировать свою контрактную документацию.
С помощью Concord команды могут оптимизировать жизненный цикл документов, от создания до хранения. Функции программного обеспечения для управления контрактами и цифровой подписи упрощают ведение записей о ваших внутренних соглашениях и соглашениях с клиентами.
Команда Concord предоставляет подробные обучающие материалы и документацию, а также персонализированную адаптацию и постоянную поддержку в режиме реального времени. Для организаций, стремящихся с головой погрузиться в управление документами и контрактами, Concord может предложить путь наименьшего сопротивления.
eFileCabinet
Для компаний, которые просто хотят попробовать свои силы в управлении документами, eFileCabinet может быть более быстрым.
Как следует из названия, eFileCabinet — это простое решение для управления цифровыми документами, которое позволяет командам легко хранить, находить и получать доступ к документам по мере необходимости.
Независимо от того, создается ли файл, сохраняется, открывается или удаляется, eFileCabinet гарантирует, что информация, хранящаяся в нем, всегда остается в безопасности.
eFileCabinet использует технологию OCR, чтобы упростить сканирование больших объемов данных, а также обеспечить легкий поиск и извлечение сканируемых документов. Технология семантического анализа также позволяет инструменту легко находить файлы на основе ключевых слов, используемых в документе.
eFileCabinet предлагает ряд ценовых категорий для организаций, нуждающихся в дополнительном хранилище, сохраняя при этом более простое решение для управления документами.
Templafy
Ваш браузер не поддерживает видео HTML5.
Templafy — это инструмент EDMS, который в значительной степени ориентирован на управление цифровыми активами для предприятий.
Templafy позволяет командам совместно работать над разрабатываемыми документами, сохраняя записи версий файлов на протяжении всего их жизненного цикла.
Об авторе