Инструкция по хранению документов в организации: Инструкция по архивному хранению \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения
Закон о русском языке: что изменилось?
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2023
Права и обязанности
Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.
Алексей Каблучков
юрисконсульт ООО «Торговый Дом Авто Ресурс», канд. юрид. наук
Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2023
Архивное дело
Росархив утвердил Руководство по соблюдению
обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как отражать переходящие дела в номенклатуре дел
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2023
Современное делопроизводство
Мы показываем, как в номенклатуре дел надо
описывать переходящие дела (в т.ч. личные дела, а также дела, формируемые на протяжении учебного года, который захватывает 2 календарных года): в графе «примечание», как в заголовке дела можно отражать годы. По какой логике включать переходящие дела в соответствующие графы итоговой записи к номенклатуре дел после завершения года (кстати, они не всегда оказываются в графе «переходящие»).
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение
Делопроизводство и архив
№ 03 / 2023
Современное делопроизводство
Какими бывают электронные документы. Как
их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий.
Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
Порядок разработки номенклатуры дел
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство
В конце года необходимо составить (или
актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения.
Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство
Показали 2 варианта действий: а) как можно
утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год.
Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)
Делопроизводство и архив
№ 05 / 2022
Современное делопроизводство
Где можно найти сроки хранения договоров.
Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство
18.
02.2020 вступил в силу новый Перечень документов
со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива
Особенности хранения электронных документов — Диадок
Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.
Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.
21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.
Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:
- в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
- компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Пробелы в «Правилах»
Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.
Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.
Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.
Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.
Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п.
2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.
В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Как быть?
Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично.
Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?
Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.
А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Резюме
Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.
Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.
При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам.
В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Хранение бизнес-файлов: полное руководство
Хранение бизнес-файлов требует планирования, организации и легкого доступа для поддержания эффективности бизнеса. Здесь мы предлагаем полное руководство по эффективному хранению деловых документов.
Почему правильное хранение важно для деловых документов?
Надлежащее хранение деловых файлов, будь то бумажные документы, микрофильмы, документы большого формата или электронные документы, необходимо для любого бизнеса. Хорошо поддерживаемые файлы позволяют вам следовать успешным передовым методам ведения бизнеса, в том числе:
Основное управление хранением файлов Практический процесс управления документами гарантирует, что все отделы выполняют одни и те же шаги при создании, организации, хранении, совместном использовании и архивировании документов.
Это создает среду, в которой жизненный цикл документа проходит одни и те же этапы независимо от формата. В результате у вас есть эффективный доступ к данным. Сканирование бумажных документов и документов на микрофильмах — лучший способ создать надлежащую систему управления записями. Он создает единый формат для создания файловой системы цифровых документов, предназначенной для повышения эффективности и безопасности.
Надлежащая система управления документами гарантирует соблюдение нормативных требований. Бумажные документы можно сканировать, чтобы вы могли безопасно хранить данные в соответствии с отраслевыми протоколами и лучшими практиками. Затем ваша система хранения быстро извлекает цифровые документы, чтобы доказать, что вы придерживаетесь нормативных требований.
Потеря данных и управление стихийными бедствиями Надлежащие файловые системы, будь то папки и папки с бумажными документами или система хранения электронных документов, снижают риск потери информации.
Электронное резервное копирование с цифровыми документами обеспечивает быстрое восстановление утерянных, удаленных или поврежденных файлов из-за стихийных бедствий, пожара или системных сбоев.
Надлежащее хранение файлов обеспечивает легкий доступ к документам для предоставления информации клиентам. Быстрый поиск сокращает время ожидания и заставляет вашу службу поддержки реагировать на потребности клиентов. Надлежащее управление записями также обеспечивает защиту личной информации во избежание нарушений конфиденциальности.
Сохранение данных компанииХранилище документов сохраняет конфиденциальную информацию и данные, позволяя вам сохранять конкурентное преимущество. Он также предоставляет ценную информацию для принятия более взвешенных бизнес-решений на основе прошлой эффективности.
Риски ненадлежащего хранения бумажных документов
Бумажные деловые файлы повышают риск следующего: Бумага уязвима для воды, огня, вредителей, плесени, плесени, вандализма и кражи со взломом, что способствует прерыванию деловых операций.
Поврежденные документы также представляют собой серьезные проблемы с соблюдением требований. Хотя копирование всех документов для хранения за пределами офиса возможно, оно требует больших затрат и по-прежнему делает бумажные документы уязвимыми для катастрофических событий. Облачная система хранения цифровых документов обеспечивает сохранение всей информации с резервными копиями для надежной защиты данных.
Внутренние проблемы, такие как потеря, кража или неправильное использование документов, чаще возникают при использовании бумажных документов. Эти проблемы могут привести к юридической ответственности, штрафам за несоблюдение требований и потере клиентов, что негативно скажется на вашей прибыли. Облачные службы хранения или системы управления данными обеспечивают надлежащее управление файлами с помощью таких мер безопасности, как доступ на основе ролей, чтобы обеспечить безопасность документов.
Ненадлежащее удаление документов Неправильная утилизация документов подвергает клиентов риску кражи личных данных и мошенничества.
Бумажные документы увеличивают риск попадания документов в корзину. Цифровые файлы можно безопасно удалить, когда срок жизни документов подходит к концу.
Надлежащая система хранения бизнес-файлов дает множество преимуществ, в том числе:
Более быстрое восстановление документовВаши документы быстро восстанавливаются в случае потери данных или катастрофических событий. Электронное хранилище данных предлагает наилучшую форму резервного копирования, разработанную так, чтобы соответствовать файловому хранилищу ваших бумажных документов, чтобы вы могли быстро получить доступ к документам, готовым для обмена файлами и использования.
Улучшенные рабочие процессы Неправильное хранение бизнес-файлов приводит к неэффективности из-за своевременного поиска документов, трудностей с совместным использованием документов, потерянных файлов, устаревших версий и многого другого.
Система управления цифровыми документами — лучший инструмент для оптимизации рабочих процессов, упрощения обмена данными и введения авторизации на основе ролей для ускорения утверждения. Устройства хранения и облачные системы также позволяют удаленным членам команды получать доступ к документам из любого места.
Хранение архивов бумажных документов под рукой с местом для активных картотек стоит денег. Имея надлежащую систему хранения бизнес-файлов, вы можете более эффективно использовать офисное пространство или подумать о переезде в более доступное и меньшее пространство. Оцифровка неактивных бумажных документов — лучший способ сократить расходы на хранение архивов.
Контроль версий Надлежащее управление документами гарантирует, что ваши документы будут организованы с доступом к текущим версиям. Вы также можете ограничить доступ к авторизованным членам команды, чтобы снизить риск ошибок или изменений документов, которые могут вызвать путаницу и нарушить рабочие процессы.
Управление документами требует тщательного рассмотрения для соблюдения всех применимых нормативных документов, включая налоговое законодательство, конфиденциальность, юридические документы для конфиденциальной информации и Управление по охране труда и здоровья (OSHA). Несоблюдение может привести к юридическим проблемам и штрафам, которые повлияют на вашу прибыль. Ваша репутация защищена соблюдением строгих протоколов с надлежащей системой хранения бизнес-файлов.
Общий доступ к файлам и безопасность Делиться физическими документами дорого и рискованно. Использование надлежащей файловой системы, такой как цифровое хранилище, упрощает эффективный и безопасный обмен файлами. Несколько человек могут получить доступ к одному и тому же файлу одновременно, и вы также можете повысить безопасность, ограничив доступ к ключевым игрокам. Доступ к файлам также возможен из любого места с использованием нескольких устройств.
Надлежащие системы хранения документов могут быть интегрированы с различными приложениями и программным обеспечением отдела, чтобы ограничить сбои и улучшить сотрудничество между HR, маркетингом, производством/цепочкой поставок, обслуживанием клиентов, расчетами кредиторской и дебиторской задолженности и т. д.
Такие документы, как счета, могут использоваться отделами маркетинга и кредиторской задолженностью, складские записи могут использоваться для отслеживания заказов клиентов, отдел кадров может обмениваться приложениями с отделами найма и т. д. Автоматизация ручных задач улучшает многие бизнес-процессы, такие как проверка счетов/документов
Мгновенный поиск документов Надлежащее хранение бумажных деловых файлов упрощает поиск и использование документов. Однако они не так эффективны для поиска по перекрестным ссылкам. Система хранения цифровых документов позволяет выбирать способ хранения, поиска и сохранения данных для обеспечения согласованности на протяжении всего жизненного цикла документа.
Индексация определяет ключевые слова для поиска.
Вы также можете использовать иерархическое хранилище в зависимости от частоты использования более быстрых устройств хранения, используемых для наиболее популярных файлов. Уникальные идентификационные метатеги позволяют каждому отделу находить то, что им нужно, используя определенные протоколы именования при сохранении документов. Объектное хранилище — еще один вариант, если вы управляете значительными объемами неструктурированных данных. Этот метод использует уникальные идентификаторы, но создает отдельные единицы или «объекты», чтобы определить, как применяются теги и метаданные.
5 советов и шагов для эффективной системы хранения бизнес-файлов
Ваша система хранения бумажных документов требует организации, чтобы обеспечить эффективность вашей системы хранения бизнес-файлов. Вот пять советов и шагов, которые помогут сохранить управляемость и эффективность вашей файловой системы:
1.
Решите, какие документы архивировать Отсортируйте свои документы, чтобы определить, какие документы активны, какие можно архивировать, а какие можно уничтожить. Это позволит вам не тратить время на устаревшие документы, которые вам больше не нужны. Убедитесь, что все, что вы решите уничтожить, обрабатывается в соответствии с правилами, основанными на типе информации. Существуют надлежащие протоколы для уничтожения информации. Например, правила определяют, как долго вы должны хранить файлы, такие как налоговые документы.
Кроме того, многие типы документов требуют уничтожения с сертификатом, подтверждающим правильность уничтожения. Сканирование документов — лучший подход для архивов, поскольку вам не нужно будет занимать физическое пространство или платить за хранение на объекте.
2. Храните документы в порядке При сортировке документов логически группируйте их, чтобы их было легче хранить и извлекать. Подумайте, как члены команды, скорее всего, будут искать файлы, будь то по дате, номеру заказа, имени клиента, названию проекта и т.
д., чтобы вы могли соответствующим образом пометить ящики для хранения и отдельные файлы. Например, вы можете захотеть хранить налоговые документы по годам и пометить их налоговым годом и годом, когда вы можете законно уничтожить их. Вам также необходимо выбрать лучшее место для хранения: банковские ящики, прочные пластиковые ящики, металлические шкафы для документов и т. д.
Имейте в виду, что бумага уязвима, и даже естественный процесс старения может повредить ее. Опять же, вы можете рассмотреть возможность сканирования бумажных документов, чтобы упростить их хранение. Вы можете сканировать документы и сохранять их, используя метатеги, которые позволяют искать их по таким критериям, как дата, номер заказа, имя клиента, название проекта, отдел и т. д. Вам также не придется беспокоиться о повреждении или физическом хранении. космос.
3. Увеличьте пространство для хранения Чтобы максимально эффективно использовать пространство для хранения, вам понадобятся полки и прочные ящики.
Это максимизирует хранение за счет использования вертикального пространства. Использование картотечных шкафов не так практично для архивов, поскольку они ограничены по вместимости и не могут быть сложены друг на друга. Также учитывайте наиболее часто используемые файлы и размещайте их ближе к двери.
Чтобы упростить задачу, вы можете создать план сканирования до нуля, который позволит постепенно сканировать бумажные документы и сохранять их в цифровом виде. Это более простой процесс, чем массовое сканирование и хранение бумажных документов, обеспечивающий бесконечную емкость хранилища, простой поиск документов и отсутствие необходимости в дорогостоящих хранилищах.
4. Использование системы библиотеки документов Легко потерять бумажные документы, когда люди берут их из хранилища для различных целей. Библиотечная система, которая проверяет документы в хранилище и из хранилища, отслеживает, у кого что есть. Электронные файлы позволяют избежать этой проблемы.
Это важно, так как вы хотите, чтобы у вас было достаточно места для хранения ваших документов. Выберите что-то слишком большое, и вы потратите деньги на хранение. Выберите что-то слишком маленькое, и вы будете добавлять больше места для хранения по мере расширения ваших документов. Вам также нужен блок с климат-контролем, чтобы избежать повреждения бумаги, который стоит дороже, чем стандартный блок хранения. Оцифровка документов обеспечивает масштабируемое решение для хранения документов, не беспокоясь о повреждении бумаги.
Типы документов по требованию, которые нужны каждому владельцу бизнеса
Доступ к данным является важным элементом вашей системы хранения документов. Вот типы документов, к которым часто должен обращаться каждый владелец бизнеса:
Налоговые документы Налоговые документы для подачи бизнес- и личных налогов должны быть доступны в течение как минимум трех лет.
Счета-фактуры, счета, финансовые отчеты, заказы на поставку и все необходимые финансовые данные для ваших повседневных операций способствуют правильному финансовому управлению и бизнес-решениям.
Документы отдела кадров
Информация о сотрудниках, базы данных талантов, отчеты о производительности труда и т. д. необходимы для развития карьеры, удержания и найма сотрудников, юридической поддержки кадровых конфликтов и многого другого.
MES работает с компаниями по всей стране, чтобы создать эффективные планы для хранения файлов и бумажных документов по доступной цене и эффективно.
Свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить индивидуальное предложение по проекту, соответствующее вашим конкретным потребностям. Мы также здесь, чтобы обсудить преимущества сканирования документов, сканирования до нуля и систем управления документами.
Как организовать самые важные документы в жизни
Мы самостоятельно проверяем все, что рекомендуем.
Когда вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем получать комиссию. Узнать больше›
- Дом
- Домашняя безопасность
Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские карты, счета и школьные отчеты детей танцуют между кучей на кухонном столе и безымянной коробкой в гараже , пришло время разработать надлежащую систему хранения документов.
Что вам нужно
Сколько времени займет чистка?
Фото: Эшли Хайнс Будьте готовы потратить на задание не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам потребуется несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут правильный дом, вам потребуется всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.
Ниже мы расскажем, как упорядочить бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это как время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. По мере организации ведите постоянный список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их подготовки. (И да, у нас есть несколько советов, как организовать вашу цифровую библиотеку.)
Оцените то, что у вас есть
Сначала определите свою конечную цель. Вы хотите организовать каждый документ в вашей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда его следует отправить. Разделите эти документы на стопки, которые имеют смысл для вас. По мере сортировки упорядочивайте каждую стопку с помощью стикеров. Вот некоторые предложения по категориям:
- Практическое действие: бланки разрешений и ожидающие счета
- Домашнее хозяйство: регистрация транспортных средств, страхование жилья, налоговые документы и медицинские счета; переоценивать ежегодно
- Утилизация: обычная нежелательная почта, конверты и незакрепленные заметки
- Уничтожение: все, что содержит вашу личную информацию
- Перемещение: все, что принадлежит кому-то другому, например, почта соседей или отчеты работодателя, которые вам нужно вернуть в офис
- [Имя]: члены семьи должны иметь свои собственные обозначения
- [Проект]: квитанции на ремонт ванных комнат и образцы краски или документы на ремонт бассейна
- Архив: незаменимые предметы, такие как свидетельства о рождении, документы, иммиграционные документы, паспорта, социальное обеспечение карты и планы недвижимости (они всегда должны храниться в несгораемом сейфе)
Разработайте систему хранения документов
Дайте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например, Иммиграция, Медицина или Налоги [год].
Затем соберите все в папки для документов или подвесные папки с файлами для папки или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в 1-галлонном пакете для заморозки и сортировать их позже.)
Поместите свою файловую систему в безопасное место, легко доступное, но недоступное для неряшливых детей. Не храните этот несгораемый сейф для документов в углу вашего захламленного гаража. «Быть организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, комплексный домашний организатор и основатель Thee Tailored Life.
При необходимости отрегулируйте
Важно не перегружать себя.
Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на пространство в голове так же сильно, как и на физическое пространство. «Важно признать, что [наша] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор из Badass Homelife.
Если вы испытываете стресс, рассмотрите возможность разделения задачи на управляемые части и ограничьте свою работу 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим во время просмотра эпизода вашего любимого шоу.
Если вы чувствуете, что по-прежнему не двигаетесь вперед, вам может помочь профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт сложной дезорганизации, Национальная ассоциация профессионалов в области продуктивности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по продуктивности в вашем регионе.
Эту статью отредактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколов.
О вашем гиде
Кейтлин Уэллс
Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая вам, как работать эффективнее удаленно, не теряя себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала питомца, который бы ей не нравился, хотя она не может сказать то же самое о приложениях для повышения производительности. Ее первая книжка с картинками, Семья выглядит как любовь рассказывает о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.
Uni-ball Jetstream RT — лучшая ручка для большинства людей: она недорогая, гладкая, быстро сохнет, не пропускает и не растекается.
Лучшее перо
Как упорядочить цифровые файлы
За прошедшие годы мы протестировали более дюжины сейфов, пять из них даже сожгли в контролируемом огне, чтобы найти лучшие огнеупорные сейфы для документов.
Об авторе