Инструкция по предоставлению отпусков работникам образец: Приказ СК России от 15.08.2016 N 79 (ред. от 11.05.2022) «Об утверждении Инструкции о порядке предоставления отпусков сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Следственного комитета Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2016 N 44176)

Инструкция по предоставлению отпусков работникам образец: Приказ СК России от 15.08.2016 N 79 (ред. от 11.05.2022) «Об утверждении Инструкции о порядке предоставления отпусков сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Следственного комитета Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2016 N 44176)

Как предоставить отпуск: инструкция для кадровика

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

• Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст.  125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой.

Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусков	Не позднее чем за две недели до начала календарного года	ч. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графика	Планируется и используется фактически полностью	ст. 123, 124 ТК РФ
	Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней	ст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусков	С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись	Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.

11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

1. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
2. Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

• не позднее чем за две недели;
• под роспись.

При этом форма документа может быть любая:

• извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
• служебная записка;
• собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

• Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.

04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.  

Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

Работник извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала	ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Издан приказ о предоставлении отпуска, с которым работник ознакомлен под роспись	сложившаяся практика
Работнику выплачены отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска	ч. 9 ст. 136 ТК РФ
Заполнена графа 7 «Дата фактическая» графика отпусков, она  совпадает с графой 6 «Дата запланированная»	ч. 2 ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК РФ
Заполнен раздел VIII «Отпуска» личной карточки Т-2	с 01. 09.2021 г. необязательно
За дни нахождения в отпуске в табеле проставляется соответствующий код	ст. 91 ТК РФ

 

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• График отпусков 55 КБ

• Заявление на деление отпуска на части 658.6 КБ

• Личная карточка сотрудника 666.9 КБ

• Приказ о предоставлении отпуска 687.4 КБ

Скачать

Инструкции и образцы документов — Пермский государственный национальный исследовательский университет

График отпусков (форма, утвержденная Госкомстатом России) (rtf)

Инструкция по делопроизводству (doc)

 

Форма учебно-методического комплекса по дисциплине (doc)

 

Форма годового отчета по учебно-методической работе кафедры (doc)

 

Положения о структурных подразделениях

Методика разработки положений о структурных подразделениях (doc)

 

Пример оформления положения о структурном подразделении ПГУ (doc)

Должностные инструкции работников университета

Форма должностной инструкции (doc)
Методические рекомендации по составлению должностной инструкции (pdf)

Должностные инструкции в соответствии с профессиональными стандартами:

• Ассистенту, преподавателю (pdf)
• Старшему преподавателю (pdf)
• Доценту (pdf)
• Профессору (pdf)

Должностные инструкции профессорско-преподавательского состава:
 

• Ассистенту (doc)
• Преподавателю (doc)
• Старшему преподавателю (doc) 
• Доценту (doc) 

• Профессору (doc)
• Заведующему кафедрой (doc) 

• Декану факультета (doc)
• Заместителю декана по учебной работе (doc) 

• Заместителю декана по научной работе  (doc)
• Заместителю декана по общим вопросам (doc) 

• Заместителю декана по внеучебной работе (doc) 

Должностные инструкции работников:

• Общий отдел (doc)
• Отдел кадров (pdf) 
• Отдел внутреннего контроля (pdf)

• Отдел международных связей  (doc)
• Юридический отдел (doc) 
• Контрактная служба (doc)
• Отдел мобилизационной подготовки (doc)

 

• Декан / Заместитель декана  (doc)

• Специалист по учебно-методической работе  (doc)
• Ученый секретарь (doc) 

• Бухгалтер материального отдела (pdf)
• Бухгалтер отдела научных проектов (pdf)
• Бухгалтер отдела платных образовательных услуг (pdf)
• Бухгалтер отдела по внебюджетной деятельности (pdf)
• Бухгалтер отдела учета денежных средств и других финансовых активов (pdf)
• Бухгалтер расчетного отдела (pdf)
• Делопроизводитель (pdf)
• Директор ботанического сада  (doc)
• Заведующий складом (ОМТС) (pdf)
• Заведующий химическим складом (doc)
• Инженер (doc)
• Кладовщик (отдела капитального строительства) (pdf)
• Контент-редактор (pdf)
• Копирайтер (pdf)
• Лифтер (pdf)
• Маляр (pdf)
• Начальник гаража (pdf)
• Начальник отдела кадров (pdf)
• Начальник отдела материально-технического снабжения (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (материального отдела) (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (научных проектов) (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (платных образовательных услуг) (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (по внебюджетной деятельности) (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (расчетного отдела) (pdf)
• Начальник отдела ФЭУ (учета денежных средств и других финансовых активов) (pdf)
• Начальник управления безопасности (doc)
• Оператор ввода (pdf)
• Оператор теплового пункта (pdf)
• Патентовед (pdf)
• Программист (doc)
• Прораб (pdf)
• Работник контрактной службы (pdf)
• Руководитель службы охраны труда (pdf)
• Секретарь-администратор (pdf)
• Секретарь руководителя (doc)
• Специалист по охране труда (pdf)
• Специалист по противопожарной профилактике (pdf)
• Техник (doc)
• Тренер, старший тренер (pdf)
• Хранитель музейных предметов (pdf)
• Электрогазосварщик (pdf)

Порядок привлечения работников к дисциплинарной ответственности
 

Презентация «Порядок привлечения работников к дисциплинарной ответственности» (pdf)

Образцы актов, оформляемых при привлечении работника к дисциплинарной ответственности (doc)

Образцы заявлений

Бланк заявления (doc)

Прием на работу

При приеме на работу заявление не требуется. Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор в письменной форме, заключенный между работником и работодателем в соответствии с Главами 11-12 Трудового кодекса РФ.
 

Научно-педагогические работники (за исключением деканов и заведующих кафедрами) принимаются на работу после прохождения в установленной нормативными актами РФ процедуры конкурсного отбора. Лицо, желающее принять участие в конкурсном отборе на научно-педагогическую должность, подает на имя ректора заявление следующего содержания (рекомендуемая форма (крупным нежирным шрифтом выделены визы должностных лиц))

Форма заявления (doc)

 

Перевод на другую работу в ПГНИУ

Переводом на другую работу является изменение определенных сторонами условий трудового договора (изменение должности, структурного подразделения, перевод с одних условий работы на иные (например с полной ставки (полного рабочего дня) на неполную ставку (неполный рабочий день) и т. п.). 

Перевод на другую работу может осуществляться по инициативе работодателя или работника. Основанием для перевода является дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме. Оно может быть оформлено в форме представление о переводе. При этом перевод допускается только при наличии письменного согласия работника.

 

Форма заявления (doc)

В том случае, если перевод осуществляется по инициативе работника, дополнительное соглашение может быть оформлено в форме заявления о переводе.

Форма заявления (doc)

Перевод на другую работу в соответствии с медицинским заключением

Форма заявления (doc)

О перенесении (продлении) ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случаях:

— временной нетрудоспособности работника;

— исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законодательством предусмотрено освобождение от работы;

— в исключительных случаях по производственной необходимости.

Перенесение отпуска полностью (doc)
Перенесение части отпуска (doc)
Продление отпуска (doc)

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Форма заявления (doc)

Досрочный выход работника из отпуска по уходу за ребенком 

Форма заявления (doc)

Увольнение по инициативе работника

Увольнение по истечении 2-х недельного срока предупреждения

 

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме НЕ ПОЗДНЕЕ, ЧЕМ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ. Течение указанного срока начинается на следующий день после ПОЛУЧЕНИЯ работодателем ЗАЯВЛЕНИЯ РАБОТНИКА ОБ УВОЛЬНЕНИИ (ст. 80 Трудового кодекса РФ).
 

Работники университета могут подавать письменные заявления об увольнении ректору или проректору, так как правомочия работодателя по увольнению работников принадлежат в ПГУ только указанным должностным лицам. Подача заявления об увольнении заведующему кафедрой, декану, руководителю подразделения, работникам отдела кадров, иным лицам не может считаться письменным предупреждением работодателя об увольнении. Заявление может быть передано ректору или проректору непосредственно или через общий отдел. При передаче через общий отдел днем получения заявления работодателем будет считаться день передачи заявления ректору (проректору) работником общего отдела.

 

Форма заявления (doc)

Увольнение в день, определенный по соглашению между работником и работодателем

 

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 80 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, работник может подать заявление об увольнении, указав срок (дату) увольнения, как до истечения 2-х недельного срока, так и свыше 2-х недельного срока предупреждения.

Увольнение в указанный работником срок (дату) производится только в том случае, если работодатель (ректор или проректор) согласился с увольнением работника в этот срок (дату). При не достижении соглашения о сроке (дате) увольнения, увольнение по данному основанию (заявлению) не может быть произведено.

 

Форма заявления (doc)

Изменение персональных данных работника

Об изменении своих персональных данных (фамилия, имя, отчество, адрес и т.п.), внесенных в учетные документы на основании паспорта и других документов, работник обязан сообщить об этом в письменной форме с предъявлением (а при необходимости и приложением копий) соответствующих документов (паспорт, свидетельство о заключении (расторжении) брака, диплом, аттестат и т.п.)

Изменение фамилии (doc)

 

Руководство по администрированию отпусков

Пожалуйста, воспользуйтесь ссылкой для обратной связи внизу этой страницы, чтобы задать вопросы или получить дополнительную помощь.

I. Введение

В целях обеспечения последовательного применения политики отпусков, а также для обеспечения соблюдения федеральных и государственных правил об отпусках по семейным обстоятельствам и по болезни, университетский городок UCSC разработал следующие инструкции и соответствующие формы для администрирования отпусков. Листья отсутствия. Эти руководящие принципы должны использоваться в сочетании с соответствующей политикой или статьями о коллективных переговорах.

Как указано в правилах, цель Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) состоит в том, чтобы позволить работникам совмещать свою работу и семейную жизнь, беря разумный неоплачиваемый отпуск в связи с серьезным состоянием здоровья правомочного работника, серьезным состоянием здоровья ребенка работника, супруга, домашнего партнера того же или противоположного пола или родителя, или для связи с новорожденным, усыновленным или приемным ребенком работника в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством, действующим на момент предоставления отпуска. Отпуск, предоставленный в связи с воспитанием, должен быть завершен в течение 12 месяцев после рождения ребенка или передачи его на усыновление или в приемную семью.

До принятия этого Закона сотрудники Университета уже имели доступ к значительным отпускным пособиям; таким образом, принятие FMLA существенно не расширило возможности отпусков для сотрудников UC, но наложило требования по уведомлению сотрудников и документированию отпусков. В этом документе более подробно описаны преимущества и административные требования FMLA.

II. Обзор

1. Запрос на отпуск

   Сотрудник должен подать заявление об отпуске (LOA) в случае любого отсутствия, оплачиваемого или неоплачиваемого (кроме регулярных запланированных отпусков), общая продолжительность которого превышает одну рабочую неделю.

2. Назначение семейного и медицинского отпуска

   Координатор по отпуску должен назначить отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (FML), оплачиваемый (например, отпуск, отпуск по болезни) или неоплачиваемый, отпуска сотрудников, имеющих на это право, чья причина отпуска является квалифицирующей причиной FML.

3. Медицинское свидетельство

   Медицинская справка

   требуется во всех случаях для отпусков продолжительностью более 5 рабочих дней подряд, которые связаны с болезнью работника, отпуском по семейным обстоятельствам или болезнью члена семьи. Кроме того, аналитики и руководители ELR должны знать, что законы о компенсации работникам требуют медицинской документации обо всех случаях отсутствия в течение 3 дней и более из-за производственной болезни или травмы. Если дополнительный отпуск запрашивается по истечении предоставленного отпуска, руководители могут по своему усмотрению потребовать от работника переаттестации.

4. Сертификат о возвращении к работе

   Свидетельство о возвращении на работу требуется при отпусках продолжительностью более 5 рабочих дней подряд по причине болезни работника. Аналитики и руководители ELR также должны знать, что законы о компенсации работникам требуют освобождения по состоянию здоровья для возвращения на работу в случае отсутствия в течение трех (3) дней или более из-за связанного с работой заболевания или травмы.

III. Виды отпуска, продолжительность и право на участие

1. Общий

   Сотрудникам может быть предоставлен отпуск по личным обстоятельствам, отпуск по нетрудоспособности по беременности и родам, отпуск по нетрудоспособности по причине работы и другие оплачиваемые/неоплачиваемые отпуска в соответствии с политикой и коллективными договорами. Соответствующие требованиям сотрудники также могут иметь право на отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (FML). Для получения полной информации представители сервисной группы и руководители должны ознакомиться с полной политикой Университета и/или коллективными договорами.

2. Отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (FML)

   FML предоставляется в случае серьезного состояния здоровья правомочного работника, серьезного состояния здоровья ребенка работника, супруга, домашнего партнера (того же или противоположного пола) или родителя, или для связи с новорожденным, усыновленным или приемным ребенком работника. Отпуск, предоставляемый работнику по уходу за новорожденным, усыновленным или переданным на воспитание ребенком (отпуск по уходу за ребенком), должен быть инициирован и завершен в течение двенадцати (12) месяцев после рождения, усыновления или помещения ребенка в приемную семью. FML, предоставленный правомочному сотруднику, не должен продлеваться после заранее установленной даты увольнения.

   Примечание. Работники, запрашивающие отпуск по уходу за членом семьи с серьезным заболеванием или запрашивающие отпуск по уходу за ребенком, должны предоставить документы о семейных отношениях или свидетельство о рождении, передаче на усыновление или в приемную семью. Непредоставление документации в течение пятнадцати (15) календарных дней с момента запроса может привести к задержке отпуска до предоставления необходимой документации. Если сотрудник не предоставит документацию, отпуск может не обозначаться как FML и ему может быть отказано.

   Сотрудник имеет право на получение FML до двенадцати (12) рабочих недель в течение календарного года при условии, что:

   • Сотрудник имеет как минимум двенадцать совокупных месяцев работы в Университете (все предыдущие работы в Университете, включая работу в лабораториях Министерства энергетики, должны использоваться для расчета 12-месячного срока службы). Если работник сохраняется в платежной ведомости в течение какой-либо части недели, включая любые периоды оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, в течение которых работодатель предоставляет другие льготы или компенсации, неделя считается рабочей неделей. Для целей определения того, квалифицируется ли непостоянная/случайная/случайная занятость как «не менее 12 месяцев», 52 недели считаются равными двенадцати месяцам.

   • Сотрудник имеет не менее 1250 часов фактической работы в течение двенадцати (12) месяцев, непосредственно предшествующих дате начала отпуска. Фактическая работа — это время, фактически проведенное на работе, и не включает оплачиваемый отпуск, в том числе использование работником накопленного отпуска, отгулов или отпуска по болезни, а также время, оплачиваемое за неотработанные отпуска или время, проведенное в состоянии неограниченной дежурства. .

3. Дополнительный отпуск по семейным обстоятельствам и болезни

   Если потребность в отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни продолжается свыше 12 рабочих недель, штатный и непредставленный сотрудник (PSS и MSP) имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью до 12 рабочих недель или до конца рабочего дня. календарного года, в зависимости от того, что меньше. Совокупность отпуска по беременности и родам, отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни, а также дополнительного отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни не должна превышать семи месяцев в течение календарного года, за исключением случаев, предусмотренных законом. Обратитесь к соответствующему действующему коллективному договору, чтобы определить, имеют ли представленные сотрудники право на какой-либо дополнительный отпуск.

4. Обозначение отпуска по семейным обстоятельствам и болезни

   Оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска, все отпуска, отвечающие критериям FML, должны обозначаться как отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни.

5. Сокращенный график работы/периодический отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни

   При необходимости по медицинским показаниям работник может проходить FML по сокращенному графику работы или на периодической основе, как это предусмотрено политикой и коллективными договорами. Должна быть документально подтвержденная потребность в отпуске по медицинским показаниям (в отличие от добровольного лечения и процедур), которую лучше всего удовлетворить с помощью прерывистого отпуска или сокращенного графика работы.

   Сотрудники, нуждающиеся в прерывистом отпуске FML или отпуске по сокращенному графику работы, должны попытаться запланировать свой отпуск так, чтобы не нарушать работу подразделения. Кроме того, руководитель может назначить работника на альтернативную должность с эквивалентной оплатой и льготами, которая лучше подходит для прерывистого отпуска работника или отпуска по сокращенному графику работы.

   Освобожденные сотрудники, имеющие право на участие в FML с сокращенным рабочим графиком или с перерывами, должны заполнить форму «Отчет о сокращенном рабочем графике/прерывистом графике отпуска». Отпускные вычеты должны производиться за любые часы или неполные часы, потраченные освобожденным работником, который выбирает или обязан заменить оплачиваемый отпуск неоплачиваемым отпуском по семейным обстоятельствам и отпуском по болезни, взятым на прерывистой основе или по сокращенному графику. Освобожденному сотруднику, который выбирает или обязан принимать неоплачиваемый FML, не должны оплачиваться часы или неполные часы, отработанные на прерывистой основе или по сокращенному графику.

6. Отпуск по семейным обстоятельствам и по состоянию здоровья — взаимосвязь с отпуском по нетрудоспособности по беременности

   Сотрудникам, нетрудоспособным из-за беременности, родов или связанного с этим заболевания, должен быть предоставлен, по запросу, до четырех месяцев отпуска по нетрудоспособности по беременности (PDL) в течение периода подтвержденной нетрудоспособности.

   Соответствующий сотрудник имеет право на двенадцать (12) недель федерального отпуска по семейным обстоятельствам и болезни (FML) и двенадцать (12) недель отпуска штата по семейным обстоятельствам и болезни (SML) в соответствии с Законом штата Калифорния о правах семьи.

   Federal FML и State FML обычно действуют одновременно, за исключением отпуска по нетрудоспособности по беременности и родам. Если сотрудница находится в утвержденном отпуске по нетрудоспособности по беременности и также имеет право на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, до 12 рабочих недель отпуска по нетрудоспособности по беременности должны проходить одновременно с FML в соответствии с федеральным законом.

   Если сотрудник имеет право на участие в программе FML, первые двенадцать (12) недель программы PDL будут обозначены как FML с целью продолжения участия Университета в страховом покрытии групповых планов медицинского обслуживания (медицинское, стоматологическое, офтальмологическое). Если сотрудница остается нетрудоспособной по истечении двенадцати (12) недель, сотрудница может продолжать находиться в отпуске по причине инвалидности по беременности до конца четырехмесячного периода.

   Отпуск в связи с нетрудоспособностью по беременности, хотя и засчитывается в счет федерального права работника на FML, не засчитывается в счет штата FML. Таким образом, работница, исчерпавшая свое право на получение федерального пособия FML из-за инвалидности по беременности, имеет право на дополнительные двенадцать (12) недель семейного отпуска и отпуска по болезни в соответствии с FML штата по любой причине, кроме инвалидности по беременности (например, для ухода за новорожденным), при условии, что у нее осталось право на отпуск. Отчисления университета в групповые планы медицинского страхования не продолжаются во время отпуска, который является только государственным FML.

7. Отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни — взаимосвязь с отпуском по трудовой нетрудоспособности

   Отпуск по нетрудоспособности, связанный с работой, включая любой период продленного отпуска по болезни, предоставляется одновременно с отпуском по семейным обстоятельствам и отпуском по болезни в течение первых двенадцати (12) рабочих недель при условии, что работник имеет право на участие в программе FML.

[В начало страницы]

IV. Обзор процесса

1. Уведомление об отпуске

   В случае предвидимого отпуска (например, инвалидности по беременности, запланированного лечения), включая прерывистый отпуск, работник должен уведомить об этом не менее чем за 30 дней, подав заявление об отпуске (LOA) своему руководителю. Если отпуск не предвидится, например, из-за неотложной медицинской помощи, сотрудник должен подать запрос на досрочное освобождение, как только сотрудник узнает, что его / ее полное отсутствие будет превышать одну рабочую неделю. Для продления отпуска сотрудник должен связаться с координатором отпуска не менее чем за 30 дней до окончания отпуска, если это возможно, или как только сотрудник узнает о необходимости запросить продление отпуска, если нет. предсказуемый.

2. Медицинское свидетельство

   Медицинская справка, подтверждающая необходимость отпуска по уходу за больным членом семьи или тяжелое заболевание самого работника, заполненная поставщиком медицинских услуг лица, нуждающегося в уходе, требуется для всех отпусков продолжительностью более 5 рабочих дней подряд. Сотрудникам должна быть предоставлена ​​форма медицинской справки UCSC об отпуске.

   Хотя сотрудник должен предоставить требуемую информацию в письменной форме, от него может не требоваться возврат этой конкретной формы. Кроме того, руководитель может потребовать медицинскую документацию при отсутствии менее 5 рабочих дней подряд, как это предусмотрено политикой и коллективными договорами. Законы о компенсации работникам требуют наличия медицинской документации обо всех случаях отсутствия в течение трех (3) дней и более из-за производственной травмы или болезни.

3. Вернуться к работе

   Работники, получившие оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск продолжительностью более 5 рабочих дней подряд по медицинским причинам, кроме инвалидности по беременности, также должны предоставить справку о возвращении на работу.

   Сотруднику должна быть предоставлена ​​форма UCSC о возвращении на работу в отпуск. Хотя сотрудник должен предоставить требуемую информацию, от него может не потребоваться вернуть эту конкретную форму. Примечание. Законы о компенсациях работникам требуют освобождения по состоянию здоровья для возвращения на работу в случае отсутствия в течение трех (3) дней и более из-за связанного с работой заболевания или травмы.

4. Утверждение, отказ или отсрочка

   • Семейный и медицинский отпуск

     Утверждение или отказ в отпуске по семейным обстоятельствам и по уважительным причинам отпуска по болезни должны быть оформлены в течение двух рабочих дней с момента уведомления работника о необходимости отпуска. Если работник не уведомляет своевременно (может быть устно) об обозримом семейном отпуске и отпуске по болезни, отпуск может быть отложен до 30 дней после даты, когда работник подчинился. Кроме того, сотруднику, который не может предоставить медицинскую справку или повторную аттестацию или не пройти неполную аттестацию, его/ее отпуск может быть отложен или отложен до предоставления аттестации.

     Работник, запрашивающий отпуск по уходу за членом семьи с серьезным заболеванием или запрашивающий отпуск по уходу за ребенком, который должен предоставить документацию о семейных отношениях или доказательство рождения, передачи на усыновление или передачу в приемную семью, который не предоставляет такие документы, может иметь его/ее отпуск откладывается до предоставления документации. Кроме того, работник, не предоставивший справку о возвращении на работу, может иметь отложенное восстановление на работе до предоставления аттестации. В случае отсутствия подтверждения или документации в отпуске/восстановлении может быть отказано.

   • Прочие листья

     Другие отпуска могут быть утверждены, отклонены или отложены в соответствии с политикой и коллективными договорами.

5. Апелляции об отказе

   Апелляции на отказ в предоставлении отпуска будут рассмотрены в соответствии с применимыми политиками и/или коллективными договорами.

V. Влияние на льготы

1. Семейный и медицинский отпуск

   Сотрудники, находящиеся в утвержденном отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FML), если они имеют на это право, будут автоматически получать университетские взносы на медицинское, стоматологическое и офтальмологическое страхование в течение первых двенадцати (12) недель их оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска. Работник также должен оплатить любую часть медицинских, стоматологических или офтальмологических страховых взносов, чтобы страховое покрытие продолжало действовать. В тот момент, когда работника переводят на неоплачиваемый FML, он должен заполнить и подать Избирательную форму UCSC для продолжения страхования, указав, желает ли он продолжить или отменить свои другие страховые выплаты на время своего отпуска.

2. Отпуск без сохранения заработной платы

   Для всех других отпусков без сохранения заработной платы работник должен заполнить и подать Избирательную форму для продолжения страхования UCSC, указав, желает ли он продолжить или отменить свои страховые выплаты на время своего отпуска. Подробная информация о статусе страховых выплат во время отпуска без содержания содержится в Избирательной форме UCSC для продолжения страхования.

3. Премиум платеж

   При необходимости Форма выбора продолжения страхования UCSC и любые требуемые страховые взносы должны быть представлены в Отдел расчета заработной платы до 5-го числа месяца, следующего за первым днем ​​отпуска без содержания. После внесения первоначального страхового взноса платежи за последующие месяцы вносятся авансом 5-го числа каждого месяца.

   Чтобы определить влияние отпуска по личным обстоятельствам, отпуска по нетрудоспособности по беременности и родам, отпуска по нетрудоспособности по причине работы, а также отпуска по семейным обстоятельствам и болезни на планы пенсионного и группового страхования, проконсультируйтесь с отделом пособий кампуса.

[В начало страницы]

VI. Формы/ресурсы

Формы

• Семейный отпуск по болезни (FML) Инструкции, уведомления, сертификаты и формы
• Продление страхования на случай увольнения или временного увольнения
• Форма запроса об отпуске

Время и посещаемость

• Время и процедуры присутствия
  — Административные отпуска
  — Отпуска без содержания
  — Военный отпуск
  — Трудовая травма

Ресурсы

• К вашим услугам
• Преимущества Office
• Руководство и процедуры программы пожертвований в связи с катастрофическими отпусками
• COBRA/Продление группового страхования
• Информационный бюллетень Министерства труда о Законе № 9 об отпусках по семейным обстоятельствам0023
• Пособие по семейному отпуску по болезни
• Процедура отпуска
• Контрольный перечень пособий по оплачиваемому отпуску
• Контрольный перечень пособий по отпуску без содержания
• Уведомление о правах и обязанностях в соответствии с Федеральным законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни от 1993 г.

[В начало страницы]

Пересмотрено в июле 2016 г.

Государственные служащие | Формы

Информация FMLA и VESSA для отделов

У отделов есть возможность отправить заполненные отчеты об использовании FMLA/VESSA, а также письмо об утверждении + причине/типе отпуска в отдел документации SHR, отправив электронное письмо по адресу fmla@uillinois. образование

Форма и инструкции FMLA

Форма Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) используется для предоставления правомочным работникам права на отпуск продолжительностью до 12 недель в связи с рождением или усыновлением ребенка; для ухода за ребенком, супругом или родителем, имеющим серьезное заболевание; когда работник не может выполнять свои должностные обязанности по состоянию здоровья; или для квалифицированной военной необходимости; или до 26 недель права на отпуск по уходу за больным / раненым военнослужащим, на который распространяется страхование.

Внимательно прочитайте все инструкции, относящиеся к форме FMLA, прежде чем приступить к процессу утверждения/отказа. Отпуска по FMLA предоставляются отделом/подразделением.

Форма FMLA в формате PDF, для которой требуется Adobe Acrobat Reader
Форма FMLA в формате Rich Text Format (RTF) для загрузки

Формы медицинской и военной сертификации:
При тяжелом состоянии здоровья работника: PDF | РТФ
При тяжелом состоянии здоровья члена семьи: PDF | РТФ
В случае серьезной травмы или болезни военнослужащего, на которого распространяется действие страховки: PDF | РТФ
Для получения права на отпуск по семейным обстоятельствам: PDF | RTF

Форма и инструкции VESSA

Форма Закона об экономической безопасности и защите жертв (VESSA) используется для предоставления правомочным работникам права на срок до 12 недель работникам, ставшим жертвами домашнего или сексуального насилия, или имеющим члена семьи или домохозяйства. кто жертва.

Внимательно прочитайте все инструкции, относящиеся к форме VESSA, прежде чем приступить к процессу утверждения/отказа. Отпуска VESSA предоставляются отделом/подразделением.

Форма VESSA в формате PDF, для которой требуется Adobe Acrobat Reader
Форма VESSA в формате Rich Text Format (RTF) для загрузки

Отчет об использовании FMLA/VESSA
Все часы FMLA и VESSA, использованные сотрудником для утвержденного отпуска, должны отслеживаться отделом с помощью отчета об использовании. Выберите соответствующий отчет об использовании гражданской службы (FMLA, VESSA или FMLA/VESSA Concurrent), щелкнув соответствующую вкладку в нижней части электронной таблицы. Важно, чтобы отделы заполняли каждый раздел отчета об использовании.

Отчет об использовании FMLA/VESSA в формате Excel

Образцы писем FMLA и VESSA — Следующие образцы писем следует использовать в качестве способа связи между вами (отделом) и сотрудником относительно статуса заявления FMLA.

• Разрешение + причина/тип отпуска (FMLA)
  Департаменты должны использовать эту форму, чтобы сообщить сотруднику о его/ее утверждении FMLA, а также о типе отпуска и причине отпуска. В эту форму не следует вносить никаких изменений. (PDF) | (РТФ)
• Разрешение + причина/тип отпуска (VESSA)
  Департаменты должны использовать эту форму, чтобы сообщить сотруднику о его/ее одобрении VESSA, а также о типе отпуска и причине отпуска. В эту форму не следует вносить никаких изменений. (PDF) | (RTF)
• Время отпуска, обозначенное как FMLA
  Департаменты должны использовать этот «образец письма», чтобы информировать сотрудника о том, что его/ее отсутствие обозначается как отпуск по семейным обстоятельствам и по состоянию здоровья. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (РТФ)
• Письмо о предварительном одобрении возможного серьезного состояния здоровья работника
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника о том, что его/ее отсутствие может квалифицироваться как «серьезное состояние здоровья» в соответствии с FMLA, и отдел предоставляет временное разрешение сотруднику до тех пор, пока сотрудник не представит форму FML и медицинскую справку и рассмотрены ведомством. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (РТФ)
• Письмо о предварительном одобрении на основании посещаемости или медицинской документации
  Департаменты должны использовать это письмо, когда у сотрудника были проблемы с посещаемостью и/или он предоставил медицинскую документацию, которая заставляет отдел полагать, что у сотрудника серьезное заболевание, которое дает ему право на получение FMLA. Письмо должно быть использовано для уведомления сотрудника о том, что его/ее отсутствие может квалифицироваться как «серьезное заболевание» в соответствии с FMLA, и департамент дает временное разрешение сотруднику до тех пор, пока сотрудник не представит форму FML и медицинскую справку и рассмотрены ведомством. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (РТФ)
• Предварительное разрешение на серьезное состояние здоровья члена семьи
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника о том, что его/ее отсутствие может квалифицироваться как уход за членом семьи с «серьезным состоянием здоровья» в соответствии с FMLA, и департамент предоставляет временное разрешение сотруднику до тех пор, пока не будет предоставлена ​​форма FML и медицинская справка. представлено сотрудником и рассмотрено отделом. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (РТФ)
• Письмо об отказе в связи с медицинской справкой
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника об отказе в его/ее запросе FML, поскольку медицинская справка не поддерживает тип запрошенного отпуска. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (RTF)
• Отказ из-за отработанного времени
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника об отказе в его/ее запросе FML, поскольку сотрудник не работал в университете по крайней мере один год и отработал 1250 часов в течение предшествующих двенадцати месяцев. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (RTF)
• Отказ из-за неквалифицированных отношений
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника об отказе в его/ее запросе FML, поскольку отношения члена семьи с сотрудником не подпадают под действие FMLA. Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая. (PDF) | (RTF)
  
• Уведомление о том, что сотрудник скоро исчерпает право на отпуск по FMLA
  Департаменты должны использовать это письмо, чтобы уведомить сотрудника о том, что его/ее право на отпуск в соответствии с FMLA истечет в указанную дату (указано в письме). Департаменты могут изменить формулировку этого письма, поскольку это «образец» письма, и его следует использовать в качестве руководства для каждого случая.