Кадровое делопроизводство с нуля: Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Кадровое делопроизводство с нуля: Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговая инструкция

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

  • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
  • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
  • заниматься трудовыми книжками;
  • вести личные дела работников;
  • работать с больничными, отпусками и декретами;
  • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
  • вести воинский учет;
  • работать с архивом;
  • выявлять причины текучки кадров.

Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

  • правила работы с трудовыми книжк

Кадровое делопроизводство и расчет зарплаты работникам: 10 ситуаций

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации в Контур.Школе:

Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству

1. Наименование должности в трудовой книжке. Как вносить?

Вопрос: трудовые книжки в России ведут на русском языке, не допускается наименование должности на иностранном. Можно внести в трудовую книжку должность, название которой транслитерировано на русский язык? Например, «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений»?

Ответ Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства:

«Запись о наименовании должности вносится в трудовую книжку в соответствии с приказом о приеме на работу, а в приказ о приеме на работу — в соответствии с трудовым договором. Называть должности «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений» — допустимо».

Вывод: название должности в трудовой книжке может быть транслитерировано на русский язык. Главное, чтобы запись была на русском языке, а в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке наименование должностей совпадало.

2. Локально-нормативные акты. Можно отправить по «электронке»?

Вопрос: можно ли ознакомить работника с локально-нормативными актами (ЛНА) по электронной почте? Например, направить работникам из регионов новые положение о порядке оплаты труда. Если нет оригинала подписи работников, а к положению приложены сканы листов ознакомления — это нарушение?

Ответ: ознакомить c локально-нормативными актами посредством обмена электронными документами с применением усиленной квалифицированной подписи можно только дистанционных работников. С остальными работниками пока используется ознакомление под подпись. Скан-копия не соответствует требованиям ст. 22 и ст. 68 ТК РФ.

Вывод: работников нужно ознакомить с ЛНА лично и под подпись. Ознакомление посредством электронной почты является нарушением.

3. Учебный отпуск. Можно использовать на меньший срок?

Вопрос: может ли работник пойти в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Например, по справке-вызову учебный отпуск с 04.01.2020 по 31.01.2020, а сотрудник пишет в заявлении: «Прошу предоставить мне учебный отпуск с 20.01.2020 по 31.01.2020. Справку-вызов №... от... прилагаю…»?

Ответ 

Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства:

«Есть две точки зрения:

  1. Учебный отпуск целевой и предоставляется на количество дней по справке-вызову. Такую позицию иногда высказывают представители Роструда и ГИТ.
  2. Учебный отпуск можно предоставлять на меньшее количество дней, чем в справке-вызову, по заявлению работника. Я придерживаюсь той точки зрения, что нужно руководствоваться Трудовым кодексом, например:
  • «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней. В этой ситуации Трудовым кодексом определено четкое и однозначное количество дней, которые должны быть предоставлены работодателем. Здесь нет формулировки, что «до 40 календарных дней».

Другой пример:

  • «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения государственной итоговой аттестации — до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования. В этой ситуации на любой период до 4 месяцев».

Вывод: размышляете о том, возможно ли отпустить сотрудника в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Самый безопасный для работодателя вариант — ориентироваться на нормы Трудового кодекса и смотреть норму: императивная она в части количества дней отпуска или диспозитивная».

4. Работник сменил фамилию. Нужно дополнительное соглашение?

Вопрос: работник сменил фамилию и паспортные данные, надо создавать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Ответ: нет ни одного нормативного правового акта, который бы предписывал работодателю незамедлительно вносить изменения в трудовой договор, когда изменились сведения о работнике или работодателе.

Вывод: работник сменил фамилию и паспортные данные — у работодателя есть три варианта документально оформить изменения:

  1. Дождаться изменения условий трудового договора и в допсоглашении указать новые сведения о работнике.
  2. Применить аналогию нормы (ч. 3 ст. 57 ТК РФ) и внести в текст трудового договора новые сведения о работнике.
  3. Оформить не соглашение (просто потому, что стороны в этой ситуации не договариваются), а приложение к трудовому договору (оно упоминается в ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Как правильно оформлять и начислять зарплату, надбавки и отпускные?

5. Расчет среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий

Вопрос: сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет до 07.04.2020, в декабре 2019 года хочет уволиться. У нее есть неиспользованные дни ежегодного отпуска. В расчетном периоде не работала — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Как правильно рассчитать средний заработок: исходя из МРОТ или по окладу?

Бусыгина Юлия Олеговна

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы:

«Компенсацию за неиспользованный отпуск можно рассчитать из расчетного периода — 12 месяцев, предшествующих декретному отпуску (основание — п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). То есть в расчет берут выплаты, произведенные работнице именно в этот период».

Вывод: если речь идет о расчете среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий, всегда сначала следует посмотреть нормы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

6. Отпускные работнику. Можно выплатить позже?

Вопрос: иногда сотруднику надо срочно взять два дня в счет отпуска. Заявление он пишет за день до отпуска, т.е. условие о выплате отпускных за три рабочих дня не выполняется. Можно ли сослаться на то, что заявление написано поздно и поэтому отпускные будут выплачены в течение трех дней после этой даты?

Ответ: по законодательству отпускные надо выплатить за три календарных дня до начала отпуска. Есть категория работников, которым отпуск должен предоставляться вне графика отпусков (например, беременные женщины). Такого работника работодатель не вправе не отпустить в отпуск с завтрашнего дня. Если речь о стандартном случае, то таких ситуаций лучше избегать.

Вывод: поздно написанное работником заявление на отпуск не освобождает работодателя от ответственности за нарушение трудового законодательства. Отпускные должны быть начислены за три дня до начала отпуска.

7. Пособие по временной нетрудоспособности. Можно оплатить по копии больничного листа?

Вопрос: из-за утери больничного листа расчет сотруднику не был произведен. Сотрудник взял дубликат и обратился в прокуратуру с заявлением о нарушении законодательства. В прокуратуре забрали дубликат больничного листа и направили на предприятие предписание об устранении нарушения, приложив копию больничного листа. Можно ли производить начисление и выплату больничного по копии?

Ответ: пособие можно назначить только на основании оригинала больничного листа. ФСС не возместит пособие по копии. Если работодатель назначит и выплатит пособие по копии, а оригинал в ФСС потом представить не получится, то пособие будет выплачено полностью за счет средств работодателя.

Вывод: выплачивайте пособие по временной нетрудоспособности на основании оригинала больничного листа. Только в этом случае ФСС возместит пособие.

8. Алименты. Как правильно удержать?

Вопрос: судебный приказ на алименты датирован 09.08.2019. В августе в нашем регионе 21 рабочий день (1 день региональный праздничный выходной). Работник весь месяц был в командировке в другом регионе и работал 22 дня. Исходя из какого количества рабочих дней необходимо рассчитать алименты?

Вебинары в Контур.Школе

Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства.

Расписание

Ответ: за период командировки работнику платится средний заработок. Важно, какие обозначения стоят в табеле учета рабочего времени.

Что касается удержаний алиментов за неполный месяц, то их нужно производить из сумм дохода работника (в том числе и из суммы среднего заработка), выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного документа (основание — ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ).

Если исполнительный документ поступил в организацию 09.08.2019, то для определения базы для удержаний берутся дни, фактически отработанные работником в период с 9 по 31 августа. Далее удерживается НДФЛ и потом алименты.

Вывод: алименты за неполный месяц удерживаются из сумм дохода работника, выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного листа.

9. Компенсация отпуска

Вопрос: за вредный фактор мы обязаны дать работнику отпуск. Можно отправить его в отпуск за ненормированный рабочий день, если он не хочет его использовать?

Ответ: по заявлению работника, если он выразит такое желание, можно выплатить ему компенсацию за эти дни дополнительного отпуска (дополнительный отпуск, за исключением допотппуска за работу во вредных условиях труда), не дожидаясь увольнения. Дни дополнительного отпуска нужно указать в графике отпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя.

Вывод: по желанию работника работодатель может компенсировать ему отпуск за ненормированный рабочий день, не дожидаясь увольнения.

10. Оформление надбавок

Вопросы:

  1. Как правильно оформить вакансию в штатном расписании? Например, в штатном расписании есть вакантная должность «бухгалтер». В нем показываем ФОТ по этой ставке в рублях от оклада, северной / районной надбавки, процент надбавки за выслугу лет. В случае вакансии этот процент не указываем или закладываем по максимуму? Если в штатном расписании две одинаковые должности, у одного сотрудника надбавка за выслугу лет 10%, у другого 20%, как указать эту надбавку в процентах? В штатном расписании не разделяем построчно эти должности, наименование должностей одинаковое — бухгалтер 1-й категории, оклады одинаковые, в штатном расписании указываем количество штатных единиц.
  2. Как быть в случае надбавки за выслугу лет — она разная, у каждого сотрудника свой процент по этой должности?

Бусыгина Юлия Олеговна

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы:

«Есть разъяснения, высказанные в июне 2017 года на сайте Онлайнинспекция.рф: процентную надбавку за работу в районах Крайнего Севера в штатном расписании указывать необязательно, поскольку данная надбавка устанавливается индивидуально для каждого работника в зависимости от его стажа.

На мой взгляд, если надбавку указали (взять минимальный размер), то при приеме работника на вакантную должность, если размер надбавки будет другим, можно в штатное расписание внести изменения. По надбавке за выслугу лет это можно указать в графе «Примечания».

Вывод: если вопрос четко не урегулирован законодательно, в первую очередь исходите из принципа законности, рациональности, целесообразности.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года

Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

СодержаниеПоказать

Кто занимается документами?

Очевидно, что ведением документации должен заниматься квалифицированный специалист.

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя —кадровые документы

кадровые документы главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

При организации делопроизводства следует учитывать, что это поэтапный процесс, не терпящий ошибок на каждом из этапов.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:проверка сотрудников

проверка сотрудников
  • Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
  • Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
  • Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
  • Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
  • Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
  • Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
  • Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.
Также для молодого юридического лица необходимо произвести оценку рабочих мест на предмет условий для трудовой деятельности и их соответствия основным нормам.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:подготовка документов

подготовка документов
  • Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
  • Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
  • Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
  • Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.
К необязательным, но всё же необходимым документам относят: коллективные договоры, основания для издания приказов (отдельная книга), различные инструкции для персонала и отдельных должностей.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Должность директора можно получить на конкурсной основе либо через общее собрание, на котором учредители утверждают выбранную кандидатуру.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест),заполнение трудового договора

заполнение трудового договора необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.

Если предполагается деление на смены, график для каждой из них прописывается подробно и в полном объёме.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):неоьходимость прошивки документов

неоьходимость прошивки документов
  1. Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
  2. Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
  3. Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
  4. Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
  5. Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
  6. Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
  7. Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
  8. Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

На обложке журнала (книги) указывается полное наименование юридического лица и дата начала ведения этого учётного документа.

Трудовые книги

трудовая книга

трудовая книгаДля ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

проводки по заработной платепроводки по заработной платеПовременная форма оплаты труда — что это и когда выгодно ее использовать?

Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!

О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:юридические гарантии при трудоустройстве

юридические гарантии при трудоустройстве
  • Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
  • Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
  • Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
  • При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
  • Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
  • На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
  • Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
  • Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Кадровое делопроизводство с нуля — Советы юриста

На чтение 7 мин. Просмотров 9.2k. Обновлено

Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство. Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям. Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету.

Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац.

В основе настоящей статьи лежит многолетний опыт специалистов юридической фирмы «Ангард» по сопровождению бизнеса клиентов нашей фирмы. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров. Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.

Шаг 1. Литература. Законы. Программное обеспечение.

Прежде, чем браться за кадровый учет, будет не лишним запастись некоторыми полезными книгами, если нет возможности приобрести их в книжном магазине, либо Вам удобнее пользоваться литературой, когда она храниться в электронном варианте, то Вы можете воспользоваться такими интернет-порталами как «Консультант +», либо «Гарант». Еще один плюс в использовании интернет-порталов это наличие АКТУАЛЬНЫХ нормативных актов.

Наличие специального программного обеспечения не является обязательным условием кадрового учета, поскольку необходимость ведения учета с помощью специальных программ, возникает только когда Ваш штат составляет более 10 человек. Самой популярной программой является «1С: Зарплата и кадры», у Вас никогда не возникнут проблемы с поиском людей, которые смогут помочь установить и настроить 1С именно под Ваши нужды.

Шаг 2. Изучаем учредительные документы организации.

Кадровый учет стоит начинать именно с приема на работу директора. Для того, чтобы правильно оформить трудовые отношения, Вам необходимо изучить Устав организации. В этом документе содержится порядок приема на должность директора, срок трудовых отношений, заработная плата, иногда Устав может содержать некоторые особенности, например, исполнительным органом фирмы назначают совет директоров, само понятие «совет» подразумевает, что в организации будут трудится несколько директоров. В Уставе, также может быть определен порядок формирования и утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составляем обязательные документы для работодателя.

Есть список обязательных локальных документов и дополнительных (которые становятся обязательными в случае наступления каких-либо событий), итак к обязательным документам относятся (образцы всех обязательных документов Вы также сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»):

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание организации;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры;
  • документы по обработке персональных данных работников, письменное разрешение работника на обработку этих данных и передачу данных иным лицам, а также документы подтверждающие, что Вы разъяснили работникам их права и обязанности в области обработки персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее;
  • книга, в которой ведется приходно-расходный учет трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • табель учета рабочего времени;
  • личные карточки работников;
  • форма расчетного листка, утвержденная руководством организации;
  • расчетные ведомости, иные документы о начислении и выплате заработной платы, компенсаций, материальной помощи, отпускных, иных платежей.
  • приказы: все приказы о приеме, увольнении работников, о предоставлении им отпусков, повышения заработной платы, на самом деле перечень приказов очень велик, поэтому все перечислять не будем. Также в кадрах должны храниться и основания к этим приказам, например, работник был депримирован на основании приказа, приказ был вынесен на основании служебной проверки, так вот материалы этой проверки также хранятся в кадрах.

К дополнительным локальным актам относятся (образцы самых популярных дополнительных документов для работодателя Вы сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»):

  • коллективный договор;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение об аттестации;
  • положение о коммерческой тайне;
  • должностные инструкции, если они не отражены в трудовом договоре. И иные локальные акты, необходимые организации для ведения деятельности, которые не отражены в списке обязательных.

Шаг 4. Оформление директора.

Одним из первых решением собрания учредителей, является решение о назначении директора организации, поэтому и мы Вам рекомендуем начать кадровый учет с руководителя организации, так сказать, чтобы не нарушать хронологию и числовой порядок нумерации приказов. (Кстати, наиболее распространенной ошибкой в кадровом учете, является именно нарушение порядка приказов, что сразу выдает то, что какие-то приказы были сделаны задним числом, а иногда и в нерабочий день, поэтому рекомендуем всегда оставлять пару номеров в запас, если они Вам не понадобятся, то Вы всегда сможете их использовать, например, для отзыва выданных ранее доверенностей). Итак, из второго шага нам стали известны особенности приема директора, из Устава организации нам стали известны условия труда, порядок и размер оплаты труда. Из решения учредителей нам стала известна дата, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей, соответственно дата приема на работу не должна отличаться от даты в решении. Составляем трудовой договор.

Шаг 5. Составление Правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания и прочих локальных актов.

Если у Вас нет специального программного обеспечения, то составить эти документы Вам придется самим (воспользуйтесь нашими образцами, чтобы не терять время на составление «рыбной части» документа). Сначала досконально обсудите содержание документов с руководством, проверьте соблюдены ли нормы действующего законодательства, после изготовления в конечном варианте документы утверждаются приказом руководителя.

Шаг 6. Типовой бланк трудового договора с работниками. И иные документы.

На данном этапе у Вас уже будут сведения о должностях работников, заработной плате, Вы ее пропишите в штатном расписании, количество часов, которое работник будет обязан отработать в неделю (день, месяц). Поэтому Вам останется лишь дополнить эти сведения должностными обязанностями работника (если они не будут отдельно прописаны в должностной инструкции), также включаем в него и другие условия, которые будут одновременно выгодны работодателю и в тоже время не нарушать действующее законодательство.

Начинаем подготовку остальных документов, договоры о материальной ответственности, табеля рабочего времени, также не лишним будет подготовить бланки приказов (о принятии, увольнении, предоставлении отпуска, проведения служебной проверки и др.) Большинство необходимых документов Вы найдете в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»

Шаг 7. Вопрос о ведении трудовых книжек.

Обращаем Ваше внимание на то, что пока кроме директора у нас никто не трудоустроен, то и обязанности по ведению трудовых книжек лежит на нем, поэтому нам необходимо сделать приказ о принятии руководителем ответственности за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. После принятия на работу кадрового сотрудника, эти обязанности можно будет переложить на него, также с изданием соответствующего приказа. Не забываем, что этот приказ должен быть в любом случае, поскольку директор – наш первый сотрудник и именно он когда-то принял на работу кадровика.

Шаг 8. Прием на работу сотрудников.

Поскольку у Вас уже готов весь пакет документов, то с оформлением сотрудника на работу у Вас не должно возникнуть никаких проблем, или Вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией прием на основную работу.

Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.

Частые ошибки кадрового делопроизводства

Дорожная карта

HR: создание с нуля


Привет! Меня зовут Ребекка, и я возглавляю отдел кадров в Roadmunk. Давайте поговорим о дорожной карте HR, не так ли?

Честно говоря, если бы вы спросили меня перед тем, как начать, какие инструменты необходимы HR-командам, я бы не стал говорить о дорожных картах. Вместо этого я бы сказал HRIS, платежную ведомость или платформы обучения и развития.

Но после того, как я присоединился к компании, которая создает инструмент дорожной карты, который может использоваться любым типом команды, я начал понимать реальную ценность дорожной карты в моем рабочем процессе.(И не только потому, что мне платят.)

Отделы кадров

разрабатывают план работы с человеческими ресурсами, чтобы разработать стратегию и расставить приоритеты в отношении корпоративной культуры и инициатив, ориентированных на людей , а также создать планы найма и управлять ими . И хотя это определение дорожной карты прекрасно звучит на бумаге, оно кажется дополнительным процессом для изучения и управления в уже перегруженном рабочем процессе.

Но для меня жизненно важна дорожная карта в , чтобы синхронизировать с остальным бизнесом цели и приоритеты нашей команды .Кроме того, это помогает мне гарантировать своевременность общих планов по добавлению новых Roadmunkers и их нацеливание на нужные области бизнеса. (И, честно говоря, подобрать было совсем несложно!)

Как бывший специалист по дорожным картам, который не решался изучать этот новый набор навыков, я хотел поделиться , как я подошел к созданию своей дорожной карты человеческих ресурсов с нуля . Вот как я построил его в Roadmunk.

Мы провели исследование ведущих инструментов дорожного картографирования, так что вам не нужно. Посмотрите здесь.

Шаг 1. Определите, зачем вам нужен план управления персоналом

Хорошо, я работаю в отделе кадров, и у меня был минимальный опыт работы с дорожными картами (обычно я просто дорисовываю свои планы). Что, черт возьми, мне делать ?! Прежде всего, определите, зачем вам нужен этот конкретный документ. Я лично выделяю четыре основные цели дорожной карты.

1. Составление карты приоритетов: Когда я подошел к нашей дорожной карте в Roadmunk, у меня были все эти сильные устремления, которых я хотел, чтобы наша команда немедленно реализовала.Но мне пришлось сделать шаг назад и понять, что было важно для бизнеса, что можно было сделать И дал ли я себе достаточно времени для достижения этих целей. Так что для меня «дорожная карта» - это идеальное упражнение для визуализации того, какие HR-цели достижимы.

2. Ресурсы: HR поддерживает различные отделы посредством индивидуального обучения руководству, анализа вознаграждения, анализа политики и предоставления нашим сотрудникам исключительного повседневного опыта.С таким количеством шаров в воздухе HR-лидерам необходимо убедиться, что они не слишком усердствуют при развертывании этих инициатив . Выгорание реально, люди!

3. Планы найма: Если набор персонала является главным приоритетом для вашей HR-команды, эта дорожная карта может проиллюстрировать ваши усилия по набору персонала в рамках всего бизнеса. Как и когда в бизнес будут добавлены новые ресурсы? И как мы, как HR, лучше всего поддерживаем ввод в должность и адаптацию этих новых сотрудников?

4.Определение эффективности: Наконец, одна из наших основных задач - выяснить, как мы как бизнес можем масштабироваться наиболее находчивым и эффективным способом. . Команда отдела кадров (я собираюсь здесь углубиться) технически не приносит дохода; Осмелюсь сказать, некоторые могут даже посчитать нас затратами (!). Итак, наша задача - определить возможности, при которых бизнес может быть более эффективным и результативным. Дорожная карта человеческих ресурсов подчеркивает возможности повышения эффективности , на которые мы хотим нацелить, такие как автоматизация административных усилий и оптимизация адаптации.

Итак, это были моих мотивов для построения дорожной карты HR. Ваши могут отличаться (или, может быть, мы пугающе похожи по мотивам ...), но как только вы определили, что побуждает вас создать эту дорожную карту, пришло время для следующего шага: поговорить с заинтересованными сторонами.

Шаг 2. Поговорите с заинтересованными сторонами

Итак, этот шаг определенно зависит от бизнеса. В небольшой компании, такой как Roadmunk, я автоматически связывался с основателями и каждым лидером, чтобы узнать, в чем заключаются их проблемы или болевые точки.(Эти встречи может быть труднее обеспечить на более корпоративном уровне.) Этот шаг помог - и все еще помогает - информировать мою приоритизацию , определять команды, испытывающие нехватку талантов и определять области бизнеса, которые выиграют от усилий по повышению эффективности .

Если ваш бизнес достаточно мал, я настоятельно рекомендую вам встретиться с каждым сотрудником один на один. Ваши непосредственные сотрудники - это те, кто наиболее эффективно понимает, как вы можете эффективно улучшить качество обслуживания сотрудников. Расширить сеть = больше исследований = лучше расставить приоритеты .

Например, если ваши руководители говорят: «Нам нужен индивидуальный инструктаж по лидерству», но ваши непосредственные работники на самом деле чувствуют, что лидеры действительно сильны, это говорит мне, что мы можем снизить приоритет инициатив по развитию лидерства. Вместо того, чтобы торопиться и делать все возможное, мы можем проинформировать наших руководителей об обратной связи и сосредоточить внимание на более приоритетных проблемах.

Бонус: Вопросы для ваших чатов

Чтобы получить максимальную отдачу от этих чатов с сотрудниками, вы должны относиться к ним как к собеседованию с кандидатом.Чтобы помочь, я предлагаю перейти к каждому из этих собраний с несколькими основными вопросами. Мне всегда нравится запускать , останавливать и продолжать . Это означает вопрос:

  • Что нам как бизнесу начать делать?
  • Что нам перестать делать?
  • А что будем делать дальше?

Это одна из самых основных концепций управления персоналом, но она каждый раз извлекает самую актуальную информацию.

Другие вопросы, которые я бы предложил задать в чатах с заинтересованными сторонами:

  • Если бы у нашего бизнеса было бесконечное количество времени и денег, что бы вы хотели видеть по-другому?
  • Кем или чем вы больше всего восхищаетесь? Как они на самом деле убивают его, когда дело касается корпоративной культуры?

Я замечаю, что люди начинают говорить: «Ну, я видел, как такая-то компания делала это.Может, мы сможем реализовать что-то подобное? »

Шаг 3. Определите, что включить в дорожную карту управления персоналом

На втором этапе взвешивались ВСЕ варианты того, что включить в дорожную карту, и теперь пришло время официально объявить, какие элементы включить.

В моем случае я решил расставить приоритеты по вопросам, связанным с повышением эффективности существующих процессов. Например, инициатива по адаптации новых сотрудников может занять или , поэтому я поставил задачу создать и приоритизировать инициативу по ее автоматизации и оптимизации.

Вы также можете включить элементы, относящиеся к более широким корпоративным мероприятиям, например, к ратуше или ретроспективе операций. В некоторых случаях внутренние события подпадают под сферу компетенции HR (несмотря на то, что мы пытаемся избавиться от стереотипа о планировщике вечеринок), поэтому они также могут быть в центре внимания вашей дорожной карты. Или, может быть, вы хотите придерживаться только массовых действий, таких как внедрение HRIS или внедрение новых льгот для работодателей.

Кое-что я лично включил, это бюджет . Бюджеты и затраты влияют на все аспекты нашей работы с персоналом.Можем ли мы позволить себе развернуть BambooHR? Можем ли мы инвестировать во внешнее обучение? Рабочий бюджет, включенный в каждую из ваших позиций, может добавить ценные детали, которые помогут в принятии решений. . (Числовые поля Roadmunk - мой спаситель, когда дело доходит до этого!)

Шаг 4. Выберите представление и создайте план управления персоналом

Хорошо, со всеми вашими основами, следующий шаг - построить эту чертову штуку. К счастью, Roadmunk предлагает два разных представления, которые соответствуют различным вариантам использования дорожной карты HR - Swimlane или Timeline (psst, оба этих шаблона HR Roadmap доступны в нашей библиотеке шаблонов, не важно).

Внимание, эта дорожная карта была создана в Roadmunk! Вы можете создать свою собственную версию, перейдя здесь .

Если вы HR-команда, которая хочет получить более подробную информацию о том, как ваша команда будет способствовать развитию бизнеса, вам подойдет Timeline View . В этом представлении отображаются вехи, цели и события вашей команды на предстоящий год (или месяцы, или кварталы).

Это представление, которое помогает вам подтвердить, достижимы ли ваши цели и достаточно ли у вас пропускной способности - как с точки зрения времени, так и людей.Глядя на дорожную карту выше, скажем, я недооценил, сколько времени мне нужно, чтобы нанять определенных членов команды. Может быть, я понял, что нанял только половину необходимого мне персонала, и мне осталось несколько недель до того, когда эта цель будет достигнута. Обзор года позволяет мне увидеть, что является более низким приоритетом, который я могу перенести на другой квартал или даже на следующий год, чтобы достичь этой цели.

Думайте об этом представлении как о возможности провести заинтересованные стороны через ожидаемые сроки и подтвердить ваши целевые усилия и цели.(Я приветствую любые дискуссии с нашей командой руководителей!) Это ваш шанс получить бай-ин и любые дополнительные ресурсы, которые могут вам понадобиться .

И если дорожная карта Swimlane HR больше ваша скорость, настройте наш шаблон дорожной карты HR здесь .

Я выбрал наш Swimlane View , потому что считаю, что он создан специально для быстрорастущих предприятий (то есть таких компаний, как наша!). Это представление не избавляет от времени полностью, но дает вам обзор всего года, сгруппировав данные в периодов времени, например, месяцев или кварталов .Это гибкий, целостный обзор того, что происходит с нами в отделе кадров.

И держать вещи в беспорядке идеально подходит для растущего бизнеса, потому что наш план управления персоналом постоянно развивается. По мере поступления новых ресурсов меняются приоритеты и появляются новые задачи, которые необходимо решать раньше, чем позже. Это означает, что мне нужно быть в тонусе при планировании. Использование гибкого представления, не привязанного к конкретным временным рамкам, помогает мне оставаться гибким (и спокойным), когда мне нужно соответствующим образом корректировать планы.

Я считаю, что наш Swimlane View лучше всего подходит для отслеживания , кого вы нанимаете, к каким командам они присоединяются, и их соответствующих инициатив по адаптации . Смещая данные по отделам, вы можете быстро обратиться к этому представлению и увидеть, правильно ли вы нанимаете сотрудников или есть ли пробелы в талантах. Это также говорит вам, какие отделы будут нуждаться в поддержке HR с точки зрения адаптации, обучения или любых других необходимых им ресурсов.

Дополнительным преимуществом этой точки зрения является то, что она не говорит только за HR; это мнение говорит от имени всех отделов .Я могу использовать это представление, чтобы передать руководящей команде, что именно так каждый руководитель отдела хочет развивать свою команду - и, в конечном итоге, бизнес. Он действует как сводное представление обо всех планах найма, поэтому каждый в компании получает прозрачную картину того, как будет расти численность команды.

Продолжайте, попробуйте Roadmunk с бесплатной 14-дневной пробной версией by , зарегистрировавшись здесь .

Итак, вот оно! Как человек, который никогда в жизни не строил дорожную карту, этот процесс помог мне создать дорожную карту HR с нуля, которую я сейчас использую ежедневно в своем рабочем процессе.Если вы хотите попробовать это на себе, зарегистрируйтесь , чтобы начать свою собственную дорожную карту, используя шаблон дорожной карты HR из нашей библиотеки (пожалуйста!). Если я смогу это сделать, вы определенно сможете!

.

Как одна женщина построила отдел кадров Disqus с нуля

Для большинства стартапов человеческие ресурсы (HR) не являются их главным приоритетом - большинство из них сосредоточено на улучшении своего продукта, увеличении доходов и привлечении внимания к своему бренду.

Но по мере того, как ваша компания начинает процветать, начинает расти и команда, которой вы когда-то управляли напрямую. Проблемы, которые когда-то можно было решить с помощью быстрого электронного письма или короткого разговора, становятся все более сложными. Вы понимаете, что вам нужен формальный отдел кадров - или, по крайней мере, назначенный специалист по персоналу - чтобы помочь перейти от стартапа к жизнеспособному, расширяющемуся бизнесу.

Чтобы узнать, как одна женщина успешно справилась с кадровыми потребностями своего стартапа, не теряя при этом ни динамики, ни эффективности, мы взяли интервью у руководителя отдела кадров Disqus, стартапа, который прошел через эти трудности роста и вышел на первое место. Компания предоставляет услуги хостинга комментариев в блогах для веб-сайтов и онлайн-сообществ (см. Поле для комментариев внизу этой статьи? Disqus поддерживает это). С момента своего основания в 2007 году компания выросла более чем на 400 процентов и быстро достигла точки, когда потребовался специальный специалист по персоналу.

Ким Рорер был этим человеком. Когда она начала работать в Disqus в качестве офис-менеджера в 2010 году, в компании было всего 12 сотрудников и не было официального отдела кадров, о котором можно было бы говорить. Сама Рорер имела некоторый опыт работы с персоналом, поскольку она имела опыт работы в области административной и офисной поддержки, но никогда не возглавляла весь отдел кадров.

Однако в последующие три года Disqus быстро рос, что привело к тому, что Рорер стал брать на себя все больше и больше ответственности. Она многому научилась в процессе, в конечном итоге заняв должность «руководителя отдела кадров», и теперь курирует все функции управления персоналом в компании из 62 сотрудников, которая продолжает расти.

У многих специалистов по персоналу, вероятно, есть история, похожая на историю Рорера. Но что делает ее историю особенно интересной, так это ее неустанная приверженность не только совершенствованию своих профессиональных способностей, но и ее преданность делу помощи другим в этой области. Помимо работы в качестве ведущего HR-менеджера Disqus, она также стала соучредителем группы «Организаторы», целью которой является помощь другим специалистам в области HR и бизнес-операций в стартапах.

Я встретился с Рорер, чтобы узнать, какие идеи она может предложить другим специалистам по персоналу или офисным менеджерам с возрастающими обязанностями, чтобы помочь им пройти через первые годы существования стартапа и успешно создать свои собственные процветающие отделы кадров.Вот ее история.

Первые годы без HR

Когда Рорер начал работу в Disqus в 2010 году, генеральный директор выполнял все обязательные кадровые задачи, такие как выплаты сотрудникам, письма с предложениями и управление производительностью. Что касается финансовой стороны, компания использовала то, что Рорер называет «арендой финансового директора», или аутсорсингом, для расчета заработной платы.

Что касается менее важных аспектов HR, таких как обучение сотрудников и адаптация, то никакого процесса не было. Было трудно достать даже основные канцелярские товары - «У меня даже не было собственного компьютера, пока я не заказал его сам!» - говорит Рорер.

Штаб-квартира Disqus прошла долгий путь с первых дней существования Рорера.

Обучение персонала было в лучшем случае спонтанным. Сотрудники знакомились с передовыми методами и стандартными процессами в отделе по мере того, как их коллеги имели время, или по мере возникновения проблем. Компания даже не вела досье на сотрудников. «На самом деле людьми не занимались активно, потому что это была очень разношерстная культура самостоятельных стартапов и очень маленькая команда», - объясняет Рорер.

Хотя генеральный директор был настолько вовлечен, насколько мог, продолжая заниматься всеми другими аспектами растущего бизнеса, по словам Рорера, стиль управления был «очень невмешательством».Компания полагалась на «полностью плоскую» организационную модель, что означало, что не было менеджеров, директоров или какой-либо иерархии. «Каждый сотрудник отчитывался перед генеральным директором, - говорит Рорер.

Определение отделов для улучшения связи

Хотя эта «плоская» модель работала какое-то время, по мере роста Disqus она становилась менее эффективной. Когда в компании работало 20-25 человек, Рорер знал, что нужно что-то дать. «Наш генеральный директор проводил [20-25] обзоров производительности два раза в год и курировал работу всех отделов, одновременно пытаясь выполнить свои обязанности генерального директора», - говорит она.«Его просто нельзя было масштабировать».

Понимая, что необходима какая-то форма управленческой иерархии, Рорер и генеральный директор начали обсуждать назначение людей для руководства группами разработки продуктов, проектирования и рекламы. В Disqus теперь есть формальная структура управления, в которую входят вице-президенты и несколько менеджеров среднего звена и директоров в некоторых отделах.

Несмотря на эту новую иерархию, Рорер говорит, что компания все еще пытается способствовать развитию культуры доверия и независимости. «Мы нанимаем предприимчивых людей, которым не нужен микроменеджмент, и поощряем наших руководителей действовать соответствующим образом», - говорит она.

В результате Disqus работает на более высоком уровне. В настоящее время улучшена связь между отделами и упрощены стандартизированные процессы в масштабах всей компании. Это также позволило Disqus продолжить рост, сохранив при этом офисную атмосферу, по словам Рорера, «по-прежнему довольно плоскую в культурном отношении», как это было, когда компания была еще небольшим стартапом.

Создание HR-команды с нуля

Помогая генеральному директору переопределить роли и организационную структуру в других отделах Disqus, Рорер также находилась в процессе определения своей должности - по сути, создавая свой собственный отдел с нуля.

Когда Рорер начинала как офис-менеджер, ее роль не была четко определена. Вместо этого она была «мастером на все руки», занимаясь организацией канцелярских товаров, мероприятий, технического обслуживания помещений, ИТ и даже выполняя различные задачи по развитию бизнеса. Выполняя все эти роли, она также стала сотрудником отдела кадров из одной женщины, сняв с себя задачи по управлению персоналом из и без того слишком полной тарелки генерального директора.

Рорер говорит, что она была более чем счастлива взять на себя эти дополнительные обязанности. «Я в некотором роде фанат отдела кадров, и была очень рада возможности сделать это, - говорит она.Хотя со временем ее энтузиазм не угас, по мере роста компании Рорер стала уделять так много времени HR-задачам, что поняла, что ей нужна поддержка.

Как и во многих быстрорастущих стартапах, поиск подходящих людей для продолжения траектории роста Disqus был первым в списке задач Рорера в сфере управления персоналом, поэтому она решила нанять кого-нибудь, чтобы помочь организовать рекрутинг компании. В ноябре 2011 года, почти через год после того, как Рорер пришла в Disqus, она удвоила размер своего отдела кадров, наняв координатора по подбору персонала.

Под руководством Рорера отдел кадров продолжал расти вместе с остальной частью компании. Вскоре после того, как она наняла координатора по подбору персонала, Рорер добавила к своим сотрудникам офисного помощника, которого она быстро повысила до офис-менеджера, чтобы она смогла взять на себя свою нынешнюю роль руководителя отдела кадров Disqus.

С собранной «командой убийц» у Рорер теперь больше времени, чтобы сосредоточиться на стратегической стороне HR. Вместо того чтобы сосредотачиваться исключительно на льготах и ​​заработной плате, как когда-то она делала это, теперь она может управлять развитием корпоративной культуры Disqus и работать над повышением уровня счастья сотрудников.Она также взяла на себя задачи по управлению производительностью, работает над обеспечением более высокого уровня удержания и координирует программы обучения и развития для постоянно растущего числа сотрудников Disqus.

Инициатива

Хотя сейчас Рорер может посмеяться над болезнью роста Disqus, она понимает, что фаза быстрого роста стартапов может быть чрезвычайно трудным временем для специалистов по персоналу. Таким образом, у нее было несколько советов, которые она могла бы передать другим, которые могут оказаться в ситуации, аналогичной ее ситуации, когда она впервые начала работать в Disqus.

Первое (и самое важное) - проявлять гибкость и просить о том, что вам нужно. В большинстве стартапов ситуация постоянно меняется, поэтому вы должны быть готовы соответствующим образом адаптироваться. «То, что работало в вашей предыдущей компании, почти наверняка не будет скопировано в вашу текущую компанию», - говорит Рорер. Другими словами, не думайте, что вы можете просто прибегнуть к проверенным и проверенным методам - ​​ожидайте неожиданного в среде, где ваш отдел только начинает формироваться.

В том же ключе Рорер отмечает, что HR-профессионалы в стартапах должны быть очень энергичными.«Никто не собирается просто называть вам количество сотрудников или указывать, какие программы начинать», - объясняет она. Вместо этого вы должны решить, что вы хотите сделать, обосновать это и подготовить план реализации. В Disqus Рорер с самого начала взяла кадровые вопросы в свои руки - она ​​определила необходимость программы проверки эффективности и отреагировала на нее, создав ее без указаний генерального директора.

Создание сообщества поддержки

Хотя Рорер много раз действовала независимо во время своего пребывания в Disqus, она отмечает, что вам не обязательно делать все в одиночку.Возможно, у вас не так много ресурсов, но у вас, вероятно, будет несколько человек, к которым вы сможете обратиться.

В случае с Рорером эта помощь пришла буквально сверху. Она связалась с офис-менеджером GitHub, компании, расположенной этажом выше Disqus. GitHub также переживал переход от бережливого стартапа к расширяющемуся бизнесу, и офис-менеджер компании был более чем счастлив дать Рорер советы о том, как действовать в ее ситуации.

На самом деле, Рорер нашла свою связь с офис-менеджером GitHub настолько полезной, что они двое решили объединить усилия и предложить поддержку и советы другим людям, которые только начинают работать в HR.Вместе они создали вышеупомянутую организацию «Организаторы» - сеть профессионалов в области бизнес-операций, которая проводит мероприятия по обучению и развитию и предлагает участникам форум для обмена опытом работы с персоналом.

«Никто не должен изобретать велосипед», - говорит Рорер о мотивах создания группы. «Если мы все будем учиться и расти вместе, вся отрасль станет лучше».

Есть похожая история или дополнительный совет для других специалистов по персоналу, работающих в растущих стартапах? Оставьте комментарий ниже в пространстве, предоставленном компанией Рорера, Disqus!

Фотография сделана в голову emTHEgem. Офисное фото предоставлено Disqus.

.

Управление персоналом Описание вакансии | Работа

Управление человеческими ресурсами - это управление общим опытом трудоустройства людей, работающих в организации. Во многих компаниях команда специалистов по персоналу отвечает за эффективное управление персоналом и развитие сотрудников.

Обязанности и обязанности

Администратор отдела кадров отвечает за широкий круг обязанностей, включая расчет заработной платы и компенсацию, набор и укомплектование персоналом, производительность и обучение, трудовые отношения, администрирование пособий по найму и организационное развитие.Администратор отдела кадров работает в тесном сотрудничестве с менеджерами и сотрудниками для решения проблем сотрудников, проверки служебной аттестации, администрирования программы компенсации, обеспечения соблюдения корпоративных политик и процедур, надзора за ростом организации и проведения внутренних расследований по мере необходимости. Примеры названий должностей для людей, работающих в качестве менеджеров по персоналу, включают, среди прочего, менеджера по персоналу, менеджера по талантам, менеджера по найму, корпоративного рекрутера, корпоративного тренера, администратора по компенсациям, клерка по заработной плате и руководителя льгот.

Образование

Эффективные специалисты по персоналу часто имеют степень бакалавра в области бизнеса, управления, развития человеческих ресурсов или коммуникации. Эти программы включают курсы по управлению персоналом, эффективному общению, организационному поведению, лидерству, групповой динамике, экономике, управлению персоналом, бухгалтерскому учету, мотивации и рабочему поведению, измерению производительности, оценке потребностей и принятию организационных решений. Для высших руководящих должностей часто требуется степень магистра в области делового администрирования, трудовых отношений, управления человеческими ресурсами или организационного развития.

Сертификация

Бюро статистики труда США отмечает, что добровольная профессиональная сертификация в качестве специалиста по персоналу демонстрирует вашу приверженность профессии, подтверждает ваши знания текущих принципов и практики в области управления персоналом и делает вас экспертом в данной области. Институт сертификации человеческих ресурсов предлагает следующие полномочия: профессионал в области человеческих ресурсов, старший специалист в области человеческих ресурсов, глобальный специалист в области человеческих ресурсов, специалист в области управления человеческими ресурсами и профессионал в области управления человеческими ресурсами.Для профессионалов в Калифорнии, где действуют правила и юридические предписания, специфичные для этого штата, также доступна сертификация Калифорнии.

Дополнительные навыки

В дополнение к курсовой работе, полученной в рамках формальной образовательной программы, успешным администраторам кадровых ресурсов необходимо обладать другими навыками, которые позволят им эффективно выполнять свои роли лидеров и менеджеров. Специалисты в области управления персоналом должны быть хорошими слушателями, критически мыслить и иметь этические суждения.Они должны иметь возможность оценивать навыки своих сотрудников, чтобы выбрать подходящего человека для конкретной работы. Они также должны обладать хорошими навыками ведения переговоров, чтобы помочь в урегулировании конфликтных вопросов. Хорошая социальная восприимчивость или способность осознавать действия и реакции других и понимать, почему люди реагируют именно так, помогает специалистам по персоналу предвидеть способы восприятия изменений или конфликтов.

Заработная плата и перспективы работы

По данным BLS, в 2010 году средняя зарплата менеджера по персоналу составляла 99 180 долларов.Эти профессионалы работают полный рабочий день в самых разных компаниях, корпорациях и организациях. Ожидается, что к 2020 году рост рабочих мест вырастет на 13 процентов и будет во многом зависеть от производительности и роста компаний, а также от того, будут ли фирмы расширять свой штат.

Информация о заработной плате менеджеров по персоналу за 2016 год

Менеджеры по персоналу получали среднюю годовую зарплату в размере 106 910 долларов США в 2016 году, согласно данным Бюро статистики труда США. Что касается нижнего предела, менеджеры по персоналу получали зарплату 25-го процентиля в размере 80 800 долларов, что означает, что 75 процентов зарабатывали больше этой суммы.Заработная плата 75-го процентиля составляет 145 220 долларов, что означает, что 25 процентов зарабатывают больше. В 2016 году в США в качестве менеджеров по персоналу работало 136 100 человек.

.

HR Описание работы | Читать варианты карьерного пути

hero-hr-professionals-manage-a-valuable-resource-people

Каждая компания имеет свою уникальную культуру.

Он включает в себя ценности, видения, идеалы, нормы, рабочий язык, системы и привычки группы, которая работает вместе. Хороший сотрудник отдела кадров развивает культуру своей компании и управляет ею. Они нанимают новых сотрудников, поддерживают выплаты и заработную плату, разрешают конфликты и участвуют в обучении и развитии. Их роль лежит в основе успеха компании.

Люди, выбирающие карьеру в HR, начинают с получения степени младшего специалиста или сертификата.Выпускники со степенью бакалавра также могут иметь право на руководящие должности. Те, кто получил степень магистра в области человеческих отношений, могут перейти к работе на руководящих должностях и на руководящих должностях. Есть два варианта получения степени магистра: степень магистра делового администрирования со специализацией в человеческих ресурсах и степень магистра человеческих ресурсов.

HR-специалисты могут запросить аккредитацию в HR Certification Institute. Это и другие подобные обозначения демонстрируют стремление к совершенству и постоянный рост в этой области.Узнайте больше об учебной программе отдела кадров на тему «Что вы будете изучать».

Избранные программы бакалавриата

Школа Программа Подробнее
Бенедиктинский университет Бакалавр менеджмента: Управление человеческими ресурсами (онлайн) Запросить информацию
Бенедиктинский университет Бакалавр в области лидерства в организации: человеческие ресурсы (онлайн) Запросить информацию

Чем занимаются профессионалы в сфере HR?

Специалисты по персоналу отвечают за набор, отбор, собеседование и трудоустройство работников.Они также могут заниматься отношениями с сотрудниками, начислением заработной платы, льготами и обучением. Менеджеры по персоналу планируют, направляют и координируют административные функции организации. Они контролируют специалистов в их обязанностях; консультируйтесь с руководителями по вопросам стратегического планирования и связывайте руководство компании с ее сотрудниками.

HR-специалисты, как правило, сосредоточены на одной области, например на подборе персонала или обучении. Специалисты по персоналу общего профиля одновременно решают несколько областей и задач. В небольших компаниях обычно есть один или два специалиста по персоналу широкого профиля, в то время как в более крупных может быть много сотрудников, занимающихся определенными сферами и услугами.

Вот некоторые типичные повседневные задачи для HR-работника:

  • Проконсультируйтесь с работодателями, чтобы определить потребности и предпочтительную квалификацию
  • Проведите собеседование с кандидатами об их опыте, образовании и навыках
  • Обратитесь к рекомендациям и проведите проверку биографических данных
  • Проинформируйте соискателей о деталях работы, таких как льготы и условия
  • Нанять или направить квалифицированных кандидатов
  • Ориентация на новых сотрудников
  • Обработка документов

Менеджеры по персоналу также будут:

  • Планировать и координировать трудовые ресурсы для наилучшего использования талантов сотрудников
  • Решать проблемы между руководством и сотрудниками
  • Консультировать руководителей по таким политикам, как равные возможности трудоустройства и сексуальные домогательства
  • Координировать и контролировать работу специалистов и персонала
  • Наблюдать за наймом и процесс приема на работу
  • Прямые дисциплинарные процедуры
hr-job-description-chart1

Каковы возможности моей карьеры в сфере управления персоналом?

Когда вы готовитесь к карьере в HR, важно обдумать, хотите ли вы стать специалистом или специалистом широкого профиля.К счастью, навыки, которые вы будете использовать в каждой способности, совпадают, поэтому вы можете перемещаться между этими сферами, пока не найдете идеальный вариант. Целесообразно изучить все возможности.

Те, кто получил степени младшего специалиста и сертификаты в области человеческих ресурсов, предназначены для работы на начальных должностях в качестве клерка кадровых ресурсов, помощника по персоналу, рекрутера, координатора обучения и развития, специалиста по заработной плате или специалиста по персоналу общего профиля.

Получение степени бакалавра дает вам доступ к большему количеству возможностей, включая работу в сфере отношений с сотрудниками, информационных систем управления персоналом, обучения и развития, трудовых отношений или в качестве аналитика по компенсациям или льготам.

Узнайте о прогнозах заработной платы и рабочих мест для специалистов по персоналу и менеджеров по персоналу. Согласно текущему справочнику по профессиональным прогнозам Бюро статистики труда США, до 2026 года занятость менеджеров по персоналу составит девять процентов, что немного выше, чем в среднем по всем профессиям. Национальные долгосрочные прогнозы роста занятости могут не отражать местные и / или краткосрочные экономические или рабочие условия и не гарантировать реального роста занятости.

Любите бизнес, но хотите твердо стоять на ногах? Изучите похожие варианты карьеры в области делового администрирования, финансов и бухгалтерского учета.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ