Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции – Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции – Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2020

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Обязательные кадровые документы

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Вид документа	Назначение	Норма, предусматривающая его наличие
Правила внутреннего трудового распорядка	Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.	ст. 189 ТК РФ
График отпусков	Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей	ст. 57 ТК РФ
Журнал инструктажа по охране труда	Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Инструкции по охране труда	Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах	ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты	Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004
Положение о персональных данных работников	Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку	ст. 88 ТК РФ
Положение об оплате труда и премировании	Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников	ст. 135 ТК РФ
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Отражает данные о получении от работников и выдаче на руки оформленных трудовых книжек	Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	Отражает данные о поступлении и расходовании незаполненных бланков	Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003

Это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.

Внимание!

Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя.

Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.

Курсы, которые помогут наладить документооборот

Дополнительные кадровые документы

Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2019

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Внимание!

Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

Составьте перечень недостающих положений и правил.
Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

Внимание!

При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.

Среди них:

По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
По регистрации несчастных случаев на производстве.
По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:

статьи 66 ТК РФ;
инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.

Внимание!

Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).

Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.

Вывод

Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы. Составляя документы в свободной форме, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

profkadrovik.ru

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля? Пошаговые инструкции 2019 помогут освоить эту сложную тему, даже если вы никогда не работали с документами

С первого дня работы вашей компании необходимо заняться вопросом кадрового делопроизводства (КДП). Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой в любое время, и, если бумаги будут не в порядке, руководитель получит штраф. Рассказываем, как запустить кадровый учет с нуля пошагово.

Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2019

Чтобы создать документальную базу с нуля и навести порядок в бумагах, нужно выполнить всего 10 шагов.

Шаг 1. Принять на работу руководителя

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с того момента, как в компании появляется первый наемный сотрудник. Поэтому вашим первым документом будет приказ о приеме на работу руководителя. Это очень важно, так как он будет подписывать все последующие кадровые назначения.

Шаг 2. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство

В маленьких компаниях этим занимается директор. Если вы – руководитель, издайте приказ и назначьте себя ответственным за КДП.

Есть другой специалист в штате? Издайте приказ о его назначении. Обязательно зафиксируйте в должностной инструкции, что этот сотрудник будет вести кадровый учет.

Шаг 3. Издать регламент по КДП

Регламент – это документ, который устанавливает правила проведения кадровых процедур, документооборота и т.д..

Важные моменты, которые нужно указать в регламенте:

На какие документы действует инструкция.
Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
Для каких документов вы утвердили типовую форму.
6. Порядок работы с п

www.business.ru

Пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству с нуля 2019

Задать вопрос эксперту

ClubTK Вход/регистрация рубрики
Актуально
Анонсы
Архивное хранение
Больничные
Бухгалтерия в кадрах
Военнослужащие
Воинский учет
Гарантии и компенсации
clubtk.ru
Кадровое делопроизводство — пошаговая инструкция 2019
Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.
Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.
Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.
C начала 2019 года произошли 30 изменений в кадрах. Тех, что грозят высокими штрафами, меняют порядок вашей работы или закрывают «провал» в законе — восемь. Эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили проверочные вопросы, которые покажут, все ли принципиальные нововведения вы отследили и знаете ли, как их правильно применить. Ответите на все вопросы — получите Сертификат «Кадровик — 2019» и сможете продемонстрировать начальству и коллегам документ, который подтверждает актуальность ваших знаний.
Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий — 150 до 200 работников на одного специалиста.
В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.
Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.
Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию. В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг. Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.
Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, — зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.
Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).

Положение об охране труда.

Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.

Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.
А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.
Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях. Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса. Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.

ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).

Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.

Дата и место заключения контракта.

Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.

Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.

Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).
Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.

Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача — как правильно и удобно организовать документооборот.
Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;

Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;

Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести организацию делопроизводства на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ — инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей — аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше —– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.
Инструкция по кадровому делопроизводству: образец
Скачать образец полностью
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.
Организационные формы делопроизводства
Есть три формы организации делопроизводства:
централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.
При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.
При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие — в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые — создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях — зависит от документа.
Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании
Скачать этот и другие маршруты в журнале

Итог

Делопроизводство помогает упорядочить работу с документами в компании. Как оформлять, хранить и вести документы, ответственных за это, нужно установить в инструкции по делопроизводству. Разработать ее с нуля поможет пошаговый алгоритм.

www.sekretariat.ru
➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019
Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику — читайте в статье.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица
Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.
Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, как создавать шаблоны самых популярных кадровых документов. Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.
Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.
Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.
Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, на курсы повышения квалификации в Высшей школе кадровика. Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.
Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.
Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля
Для того, чтобы организовать ведение кадрового делопроизводства с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.
Важно! С 1 июля оформляйте кадровые документы по новым правилам. С этой даты вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.
Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция
Инструкция по кадровому делопроизводству
Обратите внимание! Высшая школа кадровика предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам должностной инструкции, с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Начинаем кадровое делопроизводство с нуля
Шаг №1. Создание нормативной базы
Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:
Трудовой кодекс — содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.

Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 — в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.

Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.

Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.

Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.

ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сотруднику, который проходит обучение кадровому делопроизводству с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.
Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал «Кадровое Дело» и «Система Кадры» постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.
Шаг №2. Составление кадровых документов, участвующих в делопроизводстве
Подготовьте документы или поручите это сделать кадровику. Необходимо составить правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков и другие акты, регулирующие работу организации и деятельность сотрудников.
В число обязательных документов, которые заводят по мере укомплектования штата, входят следующие документы
трудовые договоры;

книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;

книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

табель учета времени работы;

личные карточки работников;

приказы и документы-основания для их издания;

должностные инструкции.

В ряде случаев требуется подготовка коллективного договора, положения о премировании, коммерческой тайне, аттестации и других актов. Своевременно пересматривайте документы, вносите корректировки, исправляйте выявленные недочеты. Пропишите особенности ведения делопроизводства в инструкции.
Совет от редакции: правильно храните бумаги, соблюдая все условия. Это позволит избежать штрафов. Учитывайте, что даже непреднамеренная порча бумаг приводит к проблемам при проверках.
Шаг №3. Утверждение документов, их бланков
Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.
www.kdelo.ru
Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.
Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?
1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
________________________________________
2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________
3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Обязательные документы:
— Учредительные документы
— Трудовые договоры
— Штатное расписание (форма Т-3)*
— Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Документ о защите персональных данных работников (положение)
— График отпусков (форма Т-7)*
— Личные карточки (форма Т-2)*
— Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
— Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
— Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
— Трудовые книжки
— Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
— Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
— Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
— Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
— Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
— График сменности обязателен при наличии сменной работы.
— Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
— Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________
4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________
5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________
6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________
7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________
8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________
Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…
16 сентября 2009
Автор: Ливена С.В. / «Пакет Кадровика»

Поместить ссылку в:
Читать также
Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Мужчины в подчинении
«Большая часть моих сотрудников — мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые — не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я — директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков»

Статьи этого раздела
Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах?
Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем.

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

Локальные нормативные акты компании — как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия «и.о.» или «врио» действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

Локальные нормативные акты компании
Конец года — самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

Оформляем изменение личных данных сотрудника
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/)

Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала «Актуальная бухгалтерия» и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

Кто в штатном расписании… Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Данная программа позволяет рассчитать график работы на 12 месяцев, в том числе производственный календарь на любой год (с 1950 г. по 2050 г.). Для расчёта графика можно задать любой режим работы — нормальная продолжительность рабочего…

Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей — физических лиц. Принципиально все работодатели — физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

Какие кадровые документы должны быть на предприятии
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

Подтверждение трудового стажа
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

Временный перевод на другую работу
В N 8 журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

Требования к оформлению реквизитов документов
Примерный образец

Работники-пенсионеры
Сотрудники-пенсионеры ответственны и надежны. Квалифицированный и опытный работник — настоящий клад для любого работодателя. В статье мы расскажем о некоторых особенностях трудовых отношений с пенсионерами. В Российском законодательстве выделяются три категории пенсионеров:…

Перевод работника на другую работу
Иногда сотрудника по собственному желанию, состоянию здоровья или в силу производственной необходимости нужно перевести на другую работу. В статье мы расскажем о процедуре перевода и ее документальном оформлении.

Как закрепить делегирование полномочий по работе с кадрами
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы.

К вопросу о применении дисциплинарных взысканий к работникам
По материалам семинара «Актуальные вопросы трудового законодательства. Дисциплинарные взыскания» (организатор — компания «Что делать консалт», лектор И.В. Журавлева — Научный редактор журнала «Кадровые решения» (www.profiz.ru). Открыла первую и, по сути, единственную в России «Школу Кадровика»…

Особенности защиты трудовых прав руководителей
В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы.

Прекращение трудового договора с руководителем предприятия
Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ…

Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

Внештатный работник: «Опасные» моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под «внештатными работниками» понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус «внештатного работника». Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда «внештатных работников» в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

Служебные командировки и права работников
Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа «выездного», проблемы.

Оформляем беременность
В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и… кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

Есть такая работа — болеть!
Работодатель часто сталкивается с тем. что сотрудники злоупотребляют своим правом на оплачиваемую временную нетрудоспособность и гарантию сохранения за ними рабочего места на этот период. Понятие «купленный больничный» давно уже никого не удивляет.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное — его распознать.

Что делать с документами при ликвидации организации
Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Делопроизводство в кадровой службе
Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Семинары / курсы / тренинги:

hrmaximum.ru