Кадровые вопросы для начинающих: Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Кадровые вопросы для начинающих: Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

• Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
• Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
• Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
• Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
• Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
• Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
• Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
• Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

• выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
• ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
• оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
• иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

• Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
• Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

• выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
• собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
• консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

• Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
• Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

« » _________ 201_ г.

 

• Папка корпоративных приказов.
• Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
• Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
• Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
• Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
• Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
• Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
• Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
• Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
• Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

• Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
• Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
• Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
• Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич

Независимый HR-эксперт

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле. Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём? 1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде. ________________________________________ 2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания. ________________________________________ 3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Обязательные документы: — Учредительные документы — Трудовые договоры — Штатное расписание (форма Т-3)* — Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)* — Правила внутреннего трудового распорядка — Документ о защите персональных данных работников (положение) — График отпусков (форма Т-7)* — Личные карточки (форма Т-2)* — Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. — Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) — Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров. — Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — Трудовые книжки — Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка. Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: — Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. — Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании. — Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах. — Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. — График сменности обязателен при наличии сменной работы. — Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. — Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ________________________________________ 4. Оформляем директора Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций. ________________________________________ 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3). Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает. Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д. ________________________________________ 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор. ________________________________________ 7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ ________________________________________ 8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. ________________________________________ 9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др. ________________________________________ Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… 16 сентября 2009 Автор: Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» Поместить ссылку в: Читать также Как подготовиться к приходу трудовой инспекции? Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера. Мужчины в подчинении «Большая часть моих сотрудников — мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые — не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я — директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков» Статьи этого раздела Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах? Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем. Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса? Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе. Что надо знать о приеме на работу подростков? Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям? Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание. Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании? Удержания по исполнительным листам При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. … Геолокация – на защите интересов работодателей? Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам. Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе. Социальный налоговый вычет Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета. Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению… Смерть ИП, работника, учредителя Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье. Банкротство работодателя за долги по зарплате Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства. Локальные нормативные акты компании — как избежать ответственности при проверках Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий. Замещение должностей и внутреннее совместительство Понятия «и.о.» или «врио» действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты. Локальные нормативные акты компании Конец года — самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты. Вакантные места для сокращаемого сотрудника Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. … Оформляем изменение личных данных сотрудника Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений. Когда и как проводить кадровый аудит Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки. Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании? Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров. Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля» Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию. Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому. Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков. Как сделать из внешнего совместителя основного работника Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении. Документы, которые должен представить работник По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового… Положение об оплате труда Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании. Меняем название должности работника Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности. Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько. Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Принимаем на работу водителя Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку. Изменения и исправления в трудовой книжке Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала «Актуальная бухгалтерия» и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,… Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Приказы: форма, нумерация, исправления Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами. В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации? Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник… Кто в штатном расписании… Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR? Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel) Данная программа позволяет рассчитать график работы на 12 месяцев, в том числе производственный календарь на любой год (с 1950 г. по 2050 г.). Для расчёта графика можно задать любой режим работы — нормальная продолжительность рабочего… Как правильно сшивать документы В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности? Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие. Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц Рядом особенностей обладает работа у работодателей — физических лиц. Принципиально все работодатели — физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности… Какие кадровые документы должны быть на предприятии Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с… Права работника при продаже предприятия-должника Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа. Подтверждение трудового стажа При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете… Временный перевод на другую работу В N 8 журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье. Требования к оформлению реквизитов документов Примерный образец Работники-пенсионеры Сотрудники-пенсионеры ответственны и надежны. Квалифицированный и опытный работник — настоящий клад для любого работодателя. В статье мы расскажем о некоторых особенностях трудовых отношений с пенсионерами. В Российском законодательстве выделяются три категории пенсионеров:… Перевод работника на другую работу Иногда сотрудника по собственному желанию, состоянию здоровья или в силу производственной необходимости нужно перевести на другую работу. В статье мы расскажем о процедуре перевода и ее документальном оформлении. Как закрепить делегирование полномочий по работе с кадрами Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. К вопросу о применении дисциплинарных взысканий к работникам По материалам семинара «Актуальные вопросы трудового законодательства. Дисциплинарные взыскания» (организатор — компания «Что делать консалт», лектор И.В. Журавлева — Научный редактор журнала «Кадровые решения» (www.profiz.ru). Открыла первую и, по сути, единственную в России «Школу Кадровика»… Особенности защиты трудовых прав руководителей В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы. Прекращение трудового договора с руководителем предприятия Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ… Как подготовиться к приходу трудовой инспекции? Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера. Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой. Визит трудовой инспекции Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий. Внештатный работник: «Опасные» моменты для работодателя и работника Во времена СССР под «внештатными работниками» понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус «внештатного работника». Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда «внештатных работников» в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений. Служебные командировки и права работников Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа «выездного», проблемы. Оформляем беременность В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и… кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме. Есть такая работа — болеть! Работодатель часто сталкивается с тем. что сотрудники злоупотребляют своим правом на оплачиваемую временную нетрудоспособность и гарантию сохранения за ними рабочего места на этот период. Понятие «купленный больничный» давно уже никого не удивляет. Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное — его распознать. Что делать с документами при ликвидации организации Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты. Делопроизводство в кадровой службе Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации. Типичные заблуждения Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Семинары / курсы / тренинги:

«Кадровое делопроизводство для начинающих»

ВЕДУЩИЙ СЕМИНАРА:

Дмитрищук Светлана Анатольевна

Эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, сертифицированный бизнес-тренер, автор публикаций в специализированных изданиях. Опыт руководства кадровыми службами крупнейших государственных и коммерческих предприятий. Высшее образование по управлению персоналом. Автор семинаров «Экспертиза трудовых книжек» и «Трудовой договор 2015» получивших наивысшую оценку членов Кадрового клуба «Кадры в порядке»

Задать свой вопрос и записаться на консультацию к Дмитрищук Светлане Анатольевне можно по электронной почте: [email protected]   

Перед просмотром семинара рекомендуем скачать и распечатать презентацию к семинару.

Раздаточный материал к семинару

Скачать

Прием на работу. Пошаговая процедура.

Скачать

План семинара

1. Самые необходимые нормативно-правовые акты РФ, которые необходимо знать кадровику.
2. Локальные нормативные акты организации — обязательные и рекомендательные. Как составить и не ошибиться.
3. Подготовка форм документов для ведения кадрового делопроизводства.
4. Организация регистрации, учета  и хранения кадровых документов.
5. Подготовка инструкций (алгоритмов) для кадровых операций.
6. Устанавливаем порядок работы с трудовыми книжками.
7. Определяем порядок учета рабочего времени
8. Организация работы с персональными данными работников

Информация о сертификатах

Теперь у вас есть возможность не только прослушать семинар, но и бесплатно получить сертификат участника, который подтвердит ваш профессиональный рост и пригодится вам для общения с нынешним и будущими работодателями.

Для этого необходимо выслать на электронный адрес [email protected] письмо с темой «Сертификат», в котором указать:

• Ваше ФИО полностью
• Название семинара, который вы прослушали
• Почтовый адрес с индексом, на который мы вам вышлем сертификат.
• По желанию: отзывы и комментарии (нам будет приятно 🙂

Если Вы планируете прослушать несколько семинаров, то лучше присылать их общим списком, чтобы мы могли отправить все сертификаты одним письмом.

Отправка сертификатов происходит примерно раз в неделю (по мере того, как успеваем их печатать). После получения сообщения о том, что сертификат отправлен — ожидайте письма. Если оно не приходит (такое очень редко, но бывает), обязательно сообщите нам об этом, мы вышлем сертификат повторно.

Оставить отзыв

Коллеги, поделитесь Вашим мнением: что понравилось, чем можно дополнить тему и т.д. Ваше мнение важно для нас.
Давайте развиваться вместе!

 

Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство :: BusinessMan.ru

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие — регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

• ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• регистрации кадровых приказов;
• регистрации приказов о приеме на работу;
• регистрации приказов по очередным отпускам;
• учета больничных листов;
• регистрации трудовых договоров;
• учета командированных работников;
• учета рабочего времени;
• учета движения трудовых книжек;
• учета личных карточек;
• учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
2. Разработать внутренние нормативные документы.
3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

пошаговые инструкции для начинающих и опытных кадровиков

Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.

Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.

Что это такое, основы процесса

Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации. Так, необходимо обеспечивать:

• Правильное заполнение документов.
• Удобное хранение.
• Внесение необходимых исправлений.
• Ведение номенклатуры документов.
• Своевременное уничтожение.

Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.

Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.

Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:

• Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
• Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
• Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
• Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
• Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
• Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
• Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Пошаговый процесс делопроизводства

Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании. Для того чтобы организовать процесс, необходимо:

1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации.
6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).
8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.

Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:

• Штатное расписание.
• Трудовые книжки и договоры.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
• Личные карточки.
• Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
• Ведомости, касающиеся заработных плат.
• Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
• Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках, о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.

Подробнее о всех необходимых документах, требованиях к их составлению вы можете посмотреть на следующем видео:

Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

До 2006 года индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки.

Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:

• Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
• Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
• График сменности.
• Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
• Положение о премировании и т. п.

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.

Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.

Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.

10 современных HR-вызовов

Такие вопросы, как поток денежных средств, конкуренция и рост доходов, являются главными для владельцев малого бизнеса и их команд. Наряду с этими проблемами возникает еще одна область, с которой сталкиваются многие компании: управление человеческими ресурсами.

Управление человеческими ресурсами (HRM) включает:

• Разработка и анализ работы
• Планирование персонала
• Обучение и развитие
• Управление эффективностью
• Компенсации и льготы
• Юридические вопросы

HRM может стать проблемой, особенно для малого бизнеса, у которого обычно нет отдела кадров, на который можно положиться.Они могут быть ограничены одним сотрудником отдела кадров, или эта ответственность может по-прежнему принадлежать генеральному директору. Тем не менее, владельцы малого бизнеса должны понимать проблемы, с которыми они сталкиваются, чтобы быть готовыми решать кадровые вопросы по мере роста своей компании и сотрудников.

Вот 10 самых распространенных сегодня проблем с человеческими ресурсами, а также решения, которые вы можете быстро внедрить в свой бизнес.

# 1 Соответствие законам и постановлениям

Не отставать от меняющегося законодательства о занятости — нелегкая задача для владельцев бизнеса.Многие предпочитают игнорировать законы о занятости, полагая, что они не применимы к их бизнесу. Но это может означать проверки, судебные иски и, возможно, даже конец вашей компании.

Решение:

Независимо от того, насколько велик ваш бизнес или мал, важно убедиться, что вы соблюдаете местные, государственные и федеральные законы о труде. Существуют правила во всем: от практики приема на работу, выплаты заработной платы и безопасности на рабочем месте. Уделите несколько минут, чтобы прочитать США.Руководство Министерства труда по закону о занятости.

# 2 Изменения в руководстве

По мере роста бизнеса вместе с ним растут и его стратегии, структура и внутренние процессы. Некоторым сотрудникам трудно справиться с этими изменениями. Многие компании испытывают снижение производительности и морального духа в периоды перемен.

Решение:

Владельцы бизнеса должны сосредоточиться на том, чтобы рассказать о преимуществах изменений для всех. Регулярные собрания сотрудников — хорошее место для начала.Когда ваша команда поймет, почему, как и когда произошли изменения, они с большей вероятностью присоединятся к делу.

# 3 Развитие лидерства

Недавнее исследование показало, что более трети компаний в лучшем случае выполняют среднюю работу по реализации программ развития лидерских качеств. Тридцать шесть процентов компаний, опрошенных в рамках исследования «Состояние развития лидерства» Brandon Hall Group, признали, что их методы развития лидерства ниже среднего.

Решение:

Развитие лидерских качеств имеет решающее значение для поддержания заинтересованности и мотивации вашей управленческой команды, а также для подготовки их к новым обязанностям в будущем.Сделайте это частью культуры. Создавайте для них возможности использовать свои сильные стороны каждый день. Достижение целей мотивирует их и даст им возможность развить свои навыки.

# 4 Обучение и развитие персонала

Инвестиции в обучение и развитие сотрудников низшего звена — еще одна распространенная кадровая проблема. Некоторым компаниям сложно найти для этого ресурсы. Сотрудники на передовой — одни из ваших самых трудолюбивых, и у них может не быть времени на обучение.

Решение:

Обучение и развитие не требует много времени или денег. Нанимайте менеджеров и высшее руководство для наставничества своих подчиненных сотрудников. Вы также можете организовать онлайн-курсы обучения, чтобы люди могли двигаться в своем собственном темпе. Инвестируйте в свой персонал, и у вас будет лояльная, продуктивная команда.

# 5 Адаптация к инновациям

Технологии постоянно меняются. Компании должны быстро адаптироваться, иначе конкуренты рискнут остаться незамеченными.Перед владельцами малого бизнеса стоит задача заставить сотрудников осваивать инновации и изучать новые технологии.

Решение:

Связь критична. При любых изменениях убедитесь, что ваша команда понимает, почему, когда и как. Установите четкие цели для реализации инициатив и предоставьте сотрудникам необходимое обучение, чтобы они могли освоиться с этим.

# 6 Компенсация

Многие компании пытаются решить, как лучше структурировать вознаграждение сотрудников.Малым предприятиям приходится конкурировать не только с предприятиями аналогичного размера, но и с корпорациями с большими бюджетами на оплату труда. Кроме того, вы должны учитывать стоимость льгот, обучения, налогов и других расходов, которые могут в 1,5–3 раза превышать заработную плату сотрудника.

Решение:

Несмотря на то, что зарплата важна, она не всегда является самым важным фактором для кандидатов на работу. Создание системы поощрения сотрудников за отличную работу — один из способов компенсировать более низкую зарплату.Кроме того, рассмотрите возможность предложения программ поощрения, таких как участие в прибыли или бонусы, которые могут быть беспроигрышными для сотрудника и компании.

# 7 Понимание пакетов преимуществ

Закон о доступном медицинском обслуживании стал проблемой для многих малых предприятий в последние несколько лет. Рост расходов на здравоохранение означает, что компании должны либо переложить эти расходы на сотрудников, либо снизить свою прибыль. Поскольку хорошие пакеты льгот могут быть решающим фактором для потенциальных сотрудников, понимание их является ключевым моментом.

Решение:

Для малого бизнеса с менее чем 50 сотрудниками существует множество вариантов предоставления льгот в сфере здравоохранения. Один из вариантов — приобрести план на торговой площадке Small Business Health Options Program (SHOP). Это дает вам возможность получить налоговую скидку, которая поможет компенсировать расходы.

И не забывайте о таких преимуществах, как:

• Отпуск без ограничений
• Время гибкости
• Бесплатные закуски
• Программы оздоровления
• Коммунальные услуги

Эти льготы представляют собой доступные способы предложить дополнительные льготы, и они чрезвычайно популярны среди сегодняшних сотрудников!

# 8 Набор талантливых сотрудников

Привлечение талантов — это огромные затраты времени и денег.Предпринимателям сложно найти баланс между поддержанием бизнеса и наймом нужных людей в нужное время. Кроме того, невозможно узнать, подходит ли кандидат на самом деле, пока он не проработает на вас какое-то время.

Решение:

Один из лучших способов найти нужных людей для вашего бизнеса — это использовать кадровую компанию. Они предлагают временные решения для найма, которые позволяют вам опробовать новых сотрудников с минимальным риском или без него.Вы сэкономите время, деньги и нервы и, возможно, даже найдете будущего руководителя или делового партнера.

# 9 Сохранение талантливых сотрудников

Конкуренция за талантливых сотрудников очень высока. У стартапов и небольших компаний нет больших бюджетов на пенсионные планы, дорогие страховые планы и другие дорогостоящие вещи, которые есть у их более крупных конкурентов — по крайней мере, пока. Текучка кадров обходится дорого и может отрицательно сказаться на росте бизнеса.

Решение:

Адаптация сотрудников очень эффективна.Исследования показывают, что наличие структурированного процесса адаптации означает, что у сотрудников на 58% больше шансов остаться в компании в течение трех и более лет. Прочтите нашу статью о 5 технологических решениях для адаптации сотрудников, которые должна использовать ваша компания, чтобы узнать о возможных вариантах.

# 10 Разнообразие рабочих мест

Несколько поколений. Этнические и культурные различия. Это лишь некоторые из многих факторов, которые делают разнообразие рабочих мест постоянной проблемой для малого бизнеса.Риск судебных исков за неспособность защитить сотрудников от преследований вполне реален.

Решение:

Создание культуры командной работы и уважения сохранит рабочую среду позитивной и продуктивной. Кроме того, совершенно необходимо реализовать программу обучения разнообразию. Работодатели несут ответственность за установление стандартов поведения на рабочем месте. Стандарты и систему подотчетности следует устанавливать заранее.

Почему необходимо эффективное управление персоналом

Сотрудники — лучший актив компании.Малые предприятия, инвестирующие в свои команды, будут быстрее расти и опередить своих конкурентов.

Вот еще несколько причин, чтобы сосредоточиться на эффективном УЧР:

• Создает уникальную культуру рабочего места
• Подчеркивает правила, ожидания и стандарты рабочего места
• Помогает каждому понять разнообразие рабочих мест
• Облегчает общение между HR и сотрудниками
• Повышает важность обучения и развития
• Устраняет неуверенность сотрудников

Важно знать общие проблемы с персоналом, чтобы вы могли внедрить правильные политики и процедуры прямо сейчас.Понимание сложностей, связанных с выплатами сотрудникам, трудовым законодательством, развитием лидерских качеств и другими аспектами, поможет вам опередить конкурентов и достичь своих бизнес-целей в этом году и в ближайшие годы.

Многие компании борются с проблемами человеческих ресурсов, но коучинговые и консультационные услуги Culturra всегда готовы помочь. Мы тренируем и консультируем владельцев бизнеса, команд высшего звена, руководящий состав и менеджеров по персоналу малого и среднего бизнеса, стремящихся реализовать свой наивысший потенциал.Если вы готовы вывести свой бизнес и руководящую команду на новый уровень, свяжитесь с нами сегодня.

ресурса

http://www.villanovau.com/resources/hr/human-resource-management-challenges/
https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/0316/pages/the- big-issues -front-hr.aspx
http://www.managers.org.uk/insights/opinion/2013/april/the-most-common-issues-faced-by-human-resource-managers
http: //www.eremedia.com/tlnt/new-study-the-top-10-best-practices-of-high-impact-hr-organizations/

.

Руководство по управлению вашими (недавно) удаленными сотрудниками

Краткое содержание

Из-за эпидемии Covid-19 многие сотрудники и их руководители впервые начинают работать вне офиса и разлучены друг с другом. К счастью, есть конкретные, основанные на исследованиях шаги, которые менеджеры могут предпринять без особых усилий для повышения вовлеченности и производительности удаленных сотрудников, даже если на подготовку мало времени. Во-первых, важно понимать общие проблемы, от изоляции до отвлекающих факторов и отсутствия личного наблюдения.Затем менеджеры могут поддерживать удаленных сотрудников с помощью 1) регулярных структурированных проверок; 2) несколько вариантов общения (и установленные нормы для каждого; 3) возможности для социального взаимодействия; и 4) постоянное ободрение и эмоциональная поддержка.

Ада Якота / Getty Images

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы весь контент HBR доставлялся вам в почтовый ящик, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

В ответ на неопределенность, представленную Covid-19, многие компании и университеты попросили своих сотрудников работать удаленно.В то время как почти четверть рабочей силы США уже работает из дома хотя бы часть времени, новая политика заставляет многих сотрудников и их менеджеров работать вне офиса и впервые в жизни отдельно друг от друга.

Хотя всегда предпочтительно заранее установить четкую политику в отношении удаленной работы и обучения, во время кризиса или других быстро меняющихся обстоятельств такой уровень подготовки может оказаться невозможным. К счастью, есть конкретные, основанные на исследованиях шаги, которые менеджеры могут предпринять без особых усилий для повышения вовлеченности и производительности удаленных сотрудников, даже если на подготовку мало времени.

Общие проблемы удаленной работы

Для начала менеджеры должны понимать факторы, которые могут сделать удаленную работу особенно сложной. В противном случае у высокоэффективных сотрудников может наблюдаться снижение производительности и вовлеченности, когда они начнут работать удаленно, особенно при отсутствии подготовки и обучения. Проблемы, присущие удаленной работе, включают:

Отсутствие личного контроля: Как руководители, так и их сотрудники часто выражают озабоченность отсутствием личного взаимодействия.Руководители обеспокоены тем, что сотрудники не будут работать так же усердно или эффективно (хотя исследования показывают иное, по крайней мере, для некоторых видов работ). Многие сотрудники, с другой стороны, борются с ограниченным доступом к управленческой поддержке и общению. В некоторых случаях сотрудники чувствуют, что удаленные менеджеры оторваны от их потребностей и поэтому не поддерживают и не помогают в выполнении их работы.

Отсутствие доступа к информации: Новые удаленные сотрудники часто удивляются дополнительным затратам времени и усилий, необходимых для поиска информации от коллег.Даже получение ответов на кажущиеся простыми вопросы может показаться большим препятствием для работника, работающего дома.

Это явление распространяется не только на работу, связанную с задачами, но и на проблемы межличностного общения, которые могут возникнуть среди удаленных коллег. Исследования показали, что недостаток «взаимных знаний» среди удаленных сотрудников приводит к снижению готовности дать коллегам возможность сомневаться в трудных ситуациях. Например, если вы знаете, что у вашего коллеги по работе тяжелый день, вы будете рассматривать резкое письмо от него как естественный продукт стресса.Однако если вы получите это электронное письмо от удаленного сотрудника, не понимающего его текущих обстоятельств, вы, скорее всего, обидитесь или, как минимум, плохо оцените профессионализм своего коллеги.

Социальная изоляция: Одиночество — одна из самых распространенных жалоб на удаленную работу, когда сотрудники пропускают неформальное социальное взаимодействие в офисе. Считается, что экстраверты могут больше страдать от изоляции в краткосрочной перспективе, особенно если у них нет возможности общаться с другими в своей удаленной рабочей среде.Однако в течение более длительного периода времени изоляция может заставить любого сотрудника чувствовать себя менее «принадлежащим» своей организации и даже может привести к усилению намерения покинуть компанию.

Что отвлекает дома: Мы часто видим фотографии, изображающие удаленную работу, на которых изображен родитель, держащий ребенка и печатающий на ноутбуке, часто сидящий на диване или полу в гостиной. Фактически, это ужасное представление об эффективной виртуальной работе. Как правило, мы рекомендуем работодателям обеспечить своим удаленным сотрудникам выделенное рабочее место и надлежащий уход за детьми, прежде чем разрешать им работать удаленно.Тем не менее, в случае внезапного перехода к виртуальной работе существует гораздо больше шансов, что сотрудники будут бороться с неоптимальными рабочими пространствами и (в случае закрытия школ и детских садов) неожиданными родительскими обязанностями. Даже в обычных обстоятельствах семейные и домашние потребности могут мешать удаленной работе; Руководителям следует ожидать, что эти отвлекающие факторы будут больше во время этого незапланированного перехода от работы из дома.

Как менеджеры могут поддерживать удаленных сотрудников

Несмотря на то, что удаленная работа может быть сопряжена с проблемами, есть также относительно быстрые и недорогие меры, которые менеджеры могут сделать, чтобы облегчить переход.Действия, которые вы можете предпринять сегодня, включают:

Установите структурированные ежедневные проверки: Многие успешные удаленные менеджеры устанавливают ежедневные звонки со своими удаленными сотрудниками. Это может быть серия телефонных разговоров один на один, если ваши сотрудники работают более независимо друг от друга, или группового звонка, если их работа требует тесного сотрудничества. Важной особенностью является то, что звонки являются регулярными и предсказуемыми, и что они представляют собой форум, на котором сотрудники знают, что они могут проконсультироваться с вами, и что их проблемы и вопросы будут услышаны.

Предоставьте несколько различных вариантов коммуникационных технологий: Одной электронной почты недостаточно. Удаленные сотрудники выигрывают от наличия «более богатой» технологии, такой как видеоконференцсвязь, которая дает участникам многие визуальные подсказки, которые у них были бы, если бы они были лицом к лицу. Видеоконференцсвязь имеет много преимуществ, особенно для небольших групп: визуальные подсказки позволяют расширить «взаимные знания» о коллегах, а также помогают уменьшить чувство изоляции между командами. Видео также особенно полезно для сложных или деликатных разговоров, поскольку оно кажется более личным, чем письменное или только аудио общение.

Бывают и другие обстоятельства, когда быстрое сотрудничество важнее визуальных деталей. Для таких ситуаций предоставьте индивидуальные функции обмена сообщениями с поддержкой мобильных устройств (например, Slack, Zoom, Microsoft Teams и т. Д.), Которые можно использовать для более простых и менее формальных разговоров, а также для срочного общения.

Дополнительная литература

Если у вашей компании еще нет технологических инструментов, есть недорогие способы получить простые версии этих инструментов для вашей команды в качестве краткосрочного решения.Перед использованием любого из этих инструментов проконсультируйтесь с ИТ-отделом вашей организации, чтобы убедиться в надлежащем уровне безопасности данных.

А затем установите «правила взаимодействия»: Удаленная работа становится более эффективной и удовлетворительной, когда менеджеры устанавливают ожидания в отношении частоты, средств и идеального времени общения для своих команд. Например: «Мы используем видеоконференцсвязь для ежедневных встреч, но мы используем мгновенные сообщения, когда что-то срочно». Кроме того, если вы можете, сообщите своим сотрудникам, как лучше и когда лучше всего связаться с вами в течение рабочего дня (например,g., «Я обычно более доступен в конце дня для специальных телефонных или видео-разговоров, но если в этот день возникнет чрезвычайная ситуация, отправьте мне текстовое сообщение»). Наконец, следите за общением между членами команды ( насколько это возможно), чтобы гарантировать, что они обмениваются информацией по мере необходимости.

Мы рекомендуем менеджерам как можно скорее установить эти «правила взаимодействия» с сотрудниками, в идеале — во время первой онлайн-встречи. Хотя некоторые варианты выбора конкретных ожиданий могут быть лучше других, наиболее важным фактором является то, что все сотрудники разделяют одинаковый набор ожиданий в отношении общения.

Предоставьте возможности для удаленного социального взаимодействия: Один из наиболее важных шагов, которые может предпринять руководитель, — это структурировать способы социального взаимодействия сотрудников (то есть неформальные разговоры на нерабочие темы) при удаленной работе. Это верно для всех удаленных сотрудников, но особенно для сотрудников, которые были внезапно уволены из офиса.

Самый простой способ наладить базовое социальное взаимодействие — оставить некоторое время в начале командных звонков только для нерабочих вопросов (например,g., «Мы собираемся потратить первые несколько минут, просто догоняя друг друга. Как ты провел выходные?»). Другие варианты включают виртуальные вечеринки с пиццей (на которых пицца доставляется всем членам команды во время видеоконференции) или виртуальные корпоративные вечеринки (на которых заранее могут быть отправлены «пакеты обслуживания» для одновременного открытия и наслаждения). Хотя эти типы событий могут казаться искусственными или вынужденными, опытные менеджеры удаленных сотрудников (и сами сотрудники) сообщают, что виртуальные события помогают уменьшить чувство изоляции, способствуя чувству принадлежности.

Предложите воодушевление и эмоциональную поддержку: Особенно в контексте резкого перехода к удаленной работе для менеджеров важно осознавать стресс, прислушиваться к тревогам и беспокойствам сотрудников и сопереживать их трудностям. Если недавно удаленный сотрудник явно испытывает трудности, но не выражает стресса или беспокойства, спросите его, как у него дела. Даже общий вопрос, такой как «Как эта ситуация с удаленной работой работает для вас до сих пор?» может получить важную информацию, которую вы иначе не услышите.Задав вопрос, внимательно выслушайте ответ и вкратце перескажите его сотруднику, чтобы убедиться, что вы правильно поняли. Пусть в центре внимания этого разговора будет стресс или проблемы сотрудника (а не ваши собственные).

Исследования эмоционального интеллекта и эмоционального заражения показывают, что сотрудники обращаются к своим менеджерам за подсказками о том, как реагировать на внезапные изменения или кризисные ситуации. Если менеджер сообщает о стрессе и беспомощности, это окажет на сотрудников то, что Дэниел Гоулман назвал «эффектом просачивания вниз».Эффективные руководители используют двусторонний подход, признавая стресс и беспокойство, которые сотрудники могут испытывать в сложных обстоятельствах, но также подтверждают свое доверие к своей команде, используя такие фразы, как «у нас есть это» или «это сложно, но я знаю, что мы справимся »или« давайте поищем способы использовать наши сильные стороны в это время ». С такой поддержкой сотрудники с большей вероятностью примут вызов, целеустремленно и сосредоточенно.

Мы добавим нашу собственную примечание для поощрения менеджеров, впервые сталкивающихся с удаленной работой: вы получили это.Дайте нам знать в комментариях свои собственные советы по управлению удаленными сотрудниками.

Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки — лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

.

Вопросы и ответы на собеседовании с учителем английского

Если вы захотите стать преподавателем английского языка, вас, несомненно, вызовут из академии на собеседование. Как вы себя чувствуете? Возможно, поначалу вы чувствуете себя некомфортно и испытываете некоторую тревогу, входя в комнату для интервью перед группой преподавателей, которые вас оценивают. Но вам не нужно беспокоиться об этом, если вы хорошо подготовленный и квалифицированный кандидат и подготовитесь к собеседованию, тогда вы уменьшите свою нервозность и будете более уверены в себе.Действительно, подготовка к собеседованию, вероятно, является ключом к получению новой работы. Здесь перечислены распространенные вопросы и ответы на собеседовании с учителями английского языка, которые дадут вам некоторые идеи о том, на что заранее ответить. Вы можете просмотреть и подумать о том, что вы скажете в интервью.

Вопросы и ответы на собеседовании с учителем английского

Вопросы и ответы на собеседовании с учителем английского

1. Расскажите о себе.
Это вопрос, который задают первым.Отлично! Представьтесь кратко группе преподавателей, интервьюеры хотят знать, кто вы. Сообщите им свое имя и квалификацию. Произведите хорошее первое впечатление, у нас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление, первое впечатление оставляет ваш образ в их памяти, поэтому вы всегда должны представить свое представление впечатляюще. Не забудьте ограничить ответ 2 минутами.

2. Почему мы должны вас нанять?
Отвечая на этот вопрос, вы можете поделиться своими знаниями, опытом работы, если у вас есть, и навыками, связанными с работой.И наконец, расскажите им о своей карьерной цели. Например, вы можете ответить так:
(Поскольку я новичок, у меня есть теоретические знания, но я могу сделать тяжелую работу для вашей организации. И я приложу все свои усилия для хорошего прогресса организации, будучи пунктуальной и искренне. Я могу закончить порученную мне работу вовремя и постараюсь выполнить все потребности академии.
Что касается моего опыта работы, я полностью удовлетворяю требования для этой работы. Я искренен в своей работе и ни в коем случае не подведет.Обещаю, что вы никогда не пожалеете о решении назначить меня в свою организацию.)

3. Что вы можете рассказать мне о своем плане управления классом?
Первоначально убедитесь, что вы четко заявили, что управление классом — это не наказание, а активное участие учеников во всех ваших уроках и что вы — активный учитель. Покажите свой энтузиазм, страсть, отличные организаторские способности и то, как вы будете держать студентов в напряжении и создавать теплую и увлекательную атмосферу, чтобы студенты с нетерпением ждали прихода в академию каждый день.

4. Что вы будете делать, если урок не удастся?
Иногда что-то выходит за рамки плана, и план урока не работает, так что бы вы сделали, чтобы придумать термин для этой проблемы. В ответ на этот вопрос укажите конкретный случай, когда урок не запускается. Вы можете ответить следующим образом:
(Я сконцентрируюсь на анализе того, что не работает хорошо. И каковы слабые стороны урока, тогда я улучшу качество уроков, например сделаю их менее сложным, используя полезные ресурсы, изучение опыта других учителей и пересмотр моего управления классом.Мне нужно знать, что сбои случались, и у меня есть способность и ясность их решения.)

5. Почему возникают проблемы с управлением классом?
Почему возникают проблемы с управлением классом и как вы планируете решать эти проблемы с управлением классом? Ваши ответы на этот вопрос должны быть по возможности конкретными с конкретными примерами. Вы должны показать интервьюерам, как это выглядит, если бы они были в вашем классе. Чтобы дать вам представление, вы можете сказать что-то вроде этого:
(Проблемы с управлением классом возникают по двум основным причинам: 1.Скука, 2. Замешательство. Оба эти вопроса начинаются со второго ученика, входящего в класс. Если учащиеся будут активно участвовать в уроке, им не будет скучно, и они запутаются, когда урок будет сложным или виртуальным. Сделав уроки менее сложными и практичными, я бы предложил термины по этим вопросам.)

6. Расскажите мне об учителе, который вдохновил вас, и о том, чему вы научились у этого учителя.
Этот тип вопроса на собеседовании с учителем создан для выявления ваших ценностей и мотивации.Вам нужно подготовить несколько примеров, в которых покажут их поведение и стили обучения, которые вас вдохновили. Как вы пытались передать урок, который вы узнали от него или нее, своим ученикам? Подчеркните в своем ответе качества, которые были бы ценными на должности преподавателя, на которую вы претендуете.

7. Как вы справляетесь с проблемными учениками?
Иногда ученики задают учителю и другим ученикам в классе проблему, как вы справляетесь с такими учениками. Постарайтесь ответить так, чтобы убедить интервьюеров, что у вас хватит ума контролировать таких студентов.Возможный ответ может быть следующим:
(Будучи инструктором, мы должны получать от учеников две вещи: 1. Любовь, 2. Уважение. Подумайте об этом, когда ученики любят и уважают учителя, и тогда они никогда не создадут ничего. Более того, у ленивого учителя будут проблемные ученики. Учитель, который вовлекает учеников в урок и создает теплую и интересную обстановку, никогда не столкнется с проблемным учеником.)

8. В чем ваши сильные стороны?
Поделитесь своими сильными сторонами и последовательностью.Например, у учителя должны быть следующие сильные стороны:

• Возможность адаптации
• Трудолюбивый
• Честный
• Гибкость
• Оптимистичный
• Более быстрое принятие решений
• Стойкость
• Целеустремленный
  (Я честный, целеустремленный и трудолюбивый учитель с позитивным отношением к своей карьере и своей жизни.)

9. Каковы ваши слабые стороны?
Вы можете рассказать интервьюерам о некоторых своих слабостях. Ваши слабости не должны отрицательно сказаться на вашей карьере. Чтобы дать вам представление, вы можете сказать им следующие моменты:

• Прямая связь
• Нетерпеливый
• Чувствительный
• Более разговорчивый
• Доверие людям очень быстро.
• Я не могу отказать, когда кто-то просит о помощи.
• Очень быстро принимать решения.
• Мне трудно говорить неправду.
• Я немного поленился, что меня не интересует.

10. Почему вы уволились с предыдущей работы и ищете ее?
Во-первых, спасибо предыдущей организации и объясните, что вы узнали из прошлого опыта работы, а затем поделитесь своей причиной смены работы. В качестве иллюстрации вы можете ответить следующим образом:
(Я благодарен своей предыдущей организации, потому что я многому у них научился.По моему мнению, изменения необходимы каждому, чтобы улучшить свои навыки, знания, личностный рост и финансовый рост. И ваша организация — лучшая платформа, на которой я могу узнать больше, применить свои навыки и улучшить свой карьерный рост. )

11. Какие качества вы ищите в директоре школы?
Этот тип вопросов задается для того, чтобы узнать ваше мнение об успешном директоре школы и о том, какими качествами должны обладать учитель и директор. В ответ на этот вопрос вы можете ответить следующим образом:
(Наличие видения и четкой цели, планирование и мотивация, общение и видимость, последовательность и подотчетность, забота, воспитание и развитие сотрудников и студентов — вот качества, которыми должен обладать директор .)

12. У вас есть вопросы?
Сначала выразите благодарность, а затем вы можете спросить о структуре вашей заработной платы, графике работы, месте работы, надбавке за сверхурочную работу и транспортных средствах следующим образом:
(Спасибо за предоставленную возможность. Сэр, я хотел бы узнать о работе расписание и транспортные средства, а также каково будет место работы и размер заработной платы для этой работы в вашей организации.)

Рекомендуется: Если вы ищете работу преподавателя онлайн, посетите Jooble, и найдите тысячи вакансий по всему миру.

.

Top 50 DevOps Interview Вопросы и ответы

• Home

• Testing

  • • Back
    • Agile Testing
    • BugZilla
    • Cucumber
    • Database Testing
    • 000 J2 Назад
    • JUnit
    • LoadRunner
    • Ручное тестирование
    • Мобильное тестирование
    • Mantis
    • Почтальон
    • QTP
    • Назад
    • Центр качества (ALM)
    • SAP Testing
    • Управление тестированием
    • TestLink

• SAP

  • • Назад
    • ABAP
    • APO
    • Начинающий
    • Basis
    • BODS
    • BI
    • BPC
    • CO
    • Назад
    • CRM
    • Crystal Reports
    • QM4000
    • QM4
    • Заработная плата
    • Назад
    • PI / PO
    • PP
    • SD
    • SAPUI5
    • Безопасность
    • Менеджер решений
    • Successfactors
    • Учебники SAP
  • Apache
    • AngularJS
    • ASP.Net
    • C
    • C #
    • C ++
    • CodeIgniter
    • СУБД
    • JavaScript
    • Назад
    • Java
    • JSP
    • Kotlin
    • Linux
    • Linux
    • Kotlin
    • Linux
    js
    • Perl
    • Назад
    • PHP
    • PL / SQL
    • PostgreSQL
    • Python
    • ReactJS
    • Ruby & Rails
    • Scala
    • SQL
    000
    • SQL
    0000003 SQL0000003 SQL000
    • UML
    • VB.Net
    • VBScript
    • Веб-службы
    • WPF

  • Обязательно учите!

    • • Назад
      • Бухгалтерский учет
      • Алгоритмы
      • Android
      • Блокчейн
      • Business Analyst
      • Создание веб-сайта
      • CCNA
      • Облачные вычисления
      • 00030003 COBOL
        9000 Compiler
        9000 Встроенные системы
        • 00030003 9000 Compiler 9000
        • Ethical Hacking
        • Учебные пособия по Excel
        • Программирование на Go
        • IoT
        • ITIL
        • Jenkins
        • MIS
        • Сети
        • Операционная система
        • 00030003
        • Назад
        Управление проектами Обзоры
        • Salesforce
        • SEO
        • Разработка программного обеспечения
        • VB A

      • Big Data

        • • Назад
          • AWS
          • BigData
          • Cassandra
          • Cognos
          • Хранилище данных
          0003
          • HBOps
          0003
          • HBOps
          0003
          • MicroStrategy
      .