Кадровый аудит это: Кадровый аудит в 2019 году

Кадровый аудит это: Кадровый аудит в 2019 году

Кадровый аудит в 2019 году

Узнайте, как свести к минимуму риск суда или штрафа за невыполнение требований трудового законодательства. Проведите внутреннюю аудиторскую проверку документации по кадрам, чтобы привести дела в порядок и избежать претензий ГИТ.

---

Что такое кадровый аудит организации

Кадровый аудит — это проверка отдельных документов и системы кадрового делопроизводства в целом. Что происходит во время аудита: специалисты оценивают эффективность работы кадровой службы, находят недочеты и риски, способные негативно отразиться на компании. Жалобы, судебные иски и внеплановые инспекторские визиты сейчас не редкость. Но грамотный подход к организации кадрового учета и привычка держать все документы в идеальном порядке помогает избежать проблем и встретить любую проверку во всеоружии!

Как часто следует проводить аудит кадровой документации

Регулярный аудит кадрового делопроизводства минимизирует риск штрафов за нарушение трудового законодательства. Работодатель сам решает, нужен ли компании кадровый аудит персонала, исходя из сложившихся обстоятельств.

Чаще всего аудит кадровой службы проводится:

• При смене руководителя компании или специалиста по кадрам.
• В процессе подготовки к плановой проверке или при угрозе внеплановой проверки. Например, после конфликтного увольнения или задержки зарплаты.
• После внесения изменений в законодательные акты.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция

Проведение кадрового аудита можно поручить сторонним специалистам. Сотрудники специализированной компании возьмут на себя организацию процедуры от первого до последнего этапа, составят по ее результатам подробный отчет о найденных ошибках и нарушениях, разработают рекомендации по их устранению. Но услуги высококвалифицированных экспертов обходятся недешево, поэтому многие работодатели предпочитают проводить кадровый аудит своими силами.

Как провести кадровый аудит самостоятельно: 5 шагов

Шаг 1.

Издайте приказ о проведении проверки. Документ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет. В распорядительной части приказа напишите, с какой целью проводится аудит, кому поручена проверка документов и каковы ее сроки. Ответственным может быть как один, так и несколько сотрудников.

Шаг 2. Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие даже одного договора, положения или соглашения из обязательного списка грозит работодателю крупным штрафом. Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Условно все обязательные документы можно поделить на две группы:

• Безусловно обязательные — должны быть в каждой организации независимо от ее режима работы, сферы деятельности и организационно-правовой формы. Сюда относятся некоторые локальные нормативные акты и другие документы, необходимость которых закреплена трудовым законодательством (закон-основание смотрите в таблице ниже ↓). К этой же категории относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу. Что касается локальных нормативных актов, то от обязанности их разрабатывать освобождены только микропредприятия, использующие типовую форму трудового договора.
• Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях. Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности. Аналогичный статус имеют положения о премировании, аттестации и неразглашении коммерческой тайны, перечни материально ответственных сотрудников и должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной материальной ответственности, коллективный договор и т.д.

Таблица. Документы, безусловно обязательные для всех работодателей 

Документы, безусловно обязательные для всех работодателей	Норма-основание
Правила внутреннего трудового распорядка	ст.  189, 190 ТК РФ
Инструкции по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек	п. 40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Трудовые договоры с работниками	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки	ст. 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников	п.  12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ

Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Совет   Принимая нового сотрудника в штат, не забудьте ознакомить его с должностной инструкцией и локальными нормативными актами до того, как подпишете с ним трудовой договор.

Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов. После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления. Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить.

Совет   Поскольку многие кадровые процедуры связаны со сбором и хранением персональных данных сотрудников, не забывайте запрашивать у них письменное согласие на обработку личной информации. О персональных данных в Институте есть отдельный курс. Там рассказано о новых правилах.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их. Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника. Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью. Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу.

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Совет   Уделите особое внимание документам, касающимся разных видов льгот. Почти в любой организации есть льготники: инвалиды, «вредники», «северяне», лица с семейными обязанностями и другие сотрудники, которым работодатель предоставляет дополнительные социальные гарантии — от права уходить в отпуск в любое удобное время до особого режима работы. Проверьте, все ли требования закона соблюдены, и если нет, как можно скорее предоставьте работникам положенные льготы.

Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы. Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом. Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока. В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно. Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д.

Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы. Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки. Так будет проще контролировать процесс.

К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки. Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

10 других ошибок и проблем

• График отпусков неправильно оформлен или вовсе отсутствует.
• Ответственные должностные лица не проверены на дисквалификацию.
• Неверно заполнены трудовые книжки работников — отсутствуют записи о переводах, записи о приеме на работу внесены с опозданием, не актуализированы сведения о владельцах, неверно проставлены ссылки на статьи Трудового кодекса РФ.
• Трудовые договоры заполнены некорректно — отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, не прописаны обязательные условия, не указаны точные даты выплаты зарплаты.
• Не разработаны должностные инструкции, упоминаемые в трудовых договорах.
• Нет документов, подтверждающих факт ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами, приказами и соглашениями, имеющими непосредственное отношение к их работе.
• Не ведутся табели учета рабочего времени и регистрационные журналы/книги.
• Личные карточки недозаполнены, отсутствуют или содержат неактуальные данные.
• Разработаны не все локальные акты из обязательного перечня.
• Штатное расписание не утверждалось либо устарело.

 

Если подобные нарушения всплывут во время инспекторской проверки, компании грозит масса неприятностей — вплоть до судебных разбирательств и многотысячных штрафов. А вовремя проведенный аудит снизит существующие риски и сэкономит деньги работодателя. Чтобы справиться своими силами и ничего не упустить из виду при работе с документами, поступайте на курс «Подготовка к проверке ГИТ».

Кадровый аудит — что это такое?!

01.01.70

Спросите любого эксперта, консультанта, специалиста или руководителя службы персонала: «Что такое Кадровый Аудит». ..и вы услышите множество мнений по данному вопросу. Вы столкнетесь как с узким толкованием (например, что это это аудит кадрового документооборота), функциональным толкованием (например, что это аудит человеческих ресурсов, а по простому оценка персонала по тем или иным компетенциями, критериям и т.п.), так и системным понимаем, которого придерживаемся и мы. Об этом и будет наша статья.

 

Кадровый аудит (КА) – это комплексная оценка человеческих ресурсов (ЧР) и системы работы с ними на предмет их соответствия целям и стратегии компании, а также выявление причин (с оценкой их влияния и значимости) возникновения проблем в функционировании компании, с последующими рекомендациями по приведению системы управления человеческими ресурсами и/или человеческих ресурсов в соответствие с потребностями бизнеса. Предметом КА являются все составляющие системы управления человеческими ресурсами (см.рис.)

 

Под управлением человеческими ресурсами (УЧР) понимается специализированное направление деятельности в системе управления компанией, в рамках которой персонал рассматривается как стратегический ресурс компании, который необходимо формировать, развивать и сохранять для достижения стратегических целей компании.

 

 

Кадровый аудит целесообразно проводить, если необходимо:

• проанализировать целесообразность инвестиций в систему УЧР и персонал
• проанализировать соответствие системы УЧР бизнесу/стратегии компании, сравнить фактическое состояние системы УЧР с требуемым/идеальным состоянием
• получить экспертную оценку, «взгляд со стороны» на систему УЧР
• получить оценку проблемных областей и рекомендации по их разрешению, усовершенствовать систему УЧР
• оценить эффективность использования ЧР
• оценить эффективность работы службы УЧР и квалификацию ее сотрудников
• провести сравнение с конкурентами (оценить преимущества и недостатки)

 

Из чего состоит кадровый аудит:

  1. Анализ системы управления человеческими ресурсами (система УЧР)

 

Цель: оценка системы УЧР на предмет соответствия бизнес-стратегии и потребностям организации.

• аудит целей системы УЧР – выявление требуемых характеристик/параметров человеческих ресурсов, оценка их соответствия целям бизнеса.
• стратегии УЧР – оценка выбранной стратегии (в случае ее наличия и единого понимания), ее согласования со стратегией компании, условиями внешней и внутренней среды, а также наличие плана реализации и анализ затрат.
• политики УЧР — выявление принципов (принятых ограничений) работы с ЧР и оценка их соответствия стратегии УЧР и потребностям компании.
• функции/технологии/процедуры УЧР – выявление действий и способов, осуществляемых для преобразования ЧР в соответствии с поставленными целями, стратегией и политикой УЧР, их регламентированность. Выявление конкретных алгоритмов (операций), осуществляемых для реализации функций и выполнения технологий УЧР, оценка их соответствия. Также определяются стандарты выполнения и показатели эффективности.
• субъекты УЧР – определение подразделений/должностей, которые занимаются реализацией процессов системы УЧР

 

2. Анализ наличествующих человеческих ресурсов

 Цель: оценка соответствия структуры, количества и качества ЧР потребностям развития организации, выявление количественных показателей оценки ЧР

• анализ структуры персонала – выявление категорий, групп человеческих ресурсов и определение соотношений между ними (в том числе оценка норм управляемости и численности): абсолютные и относительные показатели
• анализ квалификационной структуры по выявленным категориям и группам – выявление профессиональной, образовательной структуры персонала и уровня знаний сотрудников
• анализ уровня удовлетворенности/мотивированности персонала – определение уровня удовлетворения сотрудников организацией и условиями работ, системой управления, оценкой их заслуг и уровнем вознаграждения.
• анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности с целью сравнительного анализа по отрасли и внутри компании, а также определение внутрифирменных норм и оценки влияния всех этих показателей на эффективность работы компании
• проведение оценки персонала – на предмет знания функций, порядка выполнения процедур, соблюдения норм и правил, выполнение стандартов, а также соответствия квалификации и навыков сложности выполняемых работ, оценка потенциала развития.

 

3. Анализ распределения функций системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР

  Цель: анализ распределения функций и процедур УЧР между линейными службами и службой УЧР

• анализ организационной структуры службы УЧР
• определение и анализ функций/процедур службы УЧР
• выявление и анализ функций/процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения
• анализ технологий и оценка эффективности реализации (в том числе затрат) функций и процедур УЧР
• оценка эффективности работы службы УЧР и квалификации сотрудников службы

Главным критерием оценки эффективности внедрения совершенствований в работу персонала и улучшения системы управления у компании является улучшение качества работы и повышение производительности труда сотрудников, с целью повышения отдачи от вложенных средств (прибыли).

 

Анализ системы УЧР целесообразно рассматривать на 3-х уровнях:

1. корпоративные стандарты работы с персоналом;

2. отраслевые стандарты работы с персоналом;

3. межотраслевые стандарты работы с персоналом;

 

 

Улучшение системы УЧР возможно посредством:

1. изучения практики УЧР в подразделениях компании (разных бизнес-подразделениях) с целью выявления наиболее эффективных подходов в работе с персоналом и распространения лучшего опыта (внедрение корпоративных стандартов)

2. сравнительного анализа практики работы с персоналом с конкурентами (сравнение с отраслевыми стандартами)

Изучение практики работы с персоналом в конкурирующих компаниях необходимо для анализа конкурентоспособности компании на рынке труда (конкуренты могут предлагать более привлекательные условия работы, иметь более высокие стандарты работы с персоналом и тем самым привлекать более лучшие ресурсы, а также ограничивать возможность компании-клиента в части привлечения и удержания необходимого ему персонала).

Анализ российской практики показал, что пока в отраслях нет единых стандартов работы с персоналом. Для выяснения практики работы с персоналом необходимо проводить дополнительное исследование. В первую очередь, необходимо изучить условия работы, которые предлагают конкуренты потенциальным сотрудникам (например, посредством Salary Survey)

3. анализа и сравнения с лучшими мировыми/межотраслевыми стандартами работы с персоналом и организации системы УЧР для повышения эффективности управления в целом (сравнение с межотраслевыми стандартами и устоявшимися практиками УЧР)

Представленные три уровня анализа системы УЧР представляют собой «широту» кадрового аудита, являются отдельными задачами по улучшению системы УЧР и представляют собой логические уровни проведения кадрового аудита.

 

Среди методов проведения КА можно выделить:

 

п/п	Составляющие КА	Методы
1	анализ системы управления человеческими ресурсами
	аудит целей системы УЧР	§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, директоров и ключевых сотрудников § анализ блока целевых показателей в корпоративным бизнес-плане (раздел «человеческие ресурсы») на согласование с целями верхнего порядка
	аудит стратегии УЧР	§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, руководителя кадровой службы и директоров подразделений § анализ документов по стратегии УЧР и компании, а также плана работы с персоналом на текущий период § анализ бюджета расходов на персонал и реализацию функций УЧР
	аудит политики УЧР	§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, руководителя кадровой службы и директоров подразделений § анализ документов по кадровой политики компании
	аудит функций / технологий / процедур УЧР	§ интервьюирование и/или опрос руководителя и специалистов кадровой службы, а также руководителей линейных служб § анализ Положений о компании и подразделениях § анализ системы ДОУ (документационного обеспечения управления) § анализ регламентов, описывающих функции УЧР (о найме, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т. п.) § анализ инструкций, технологических карт, бланков, описывающих процесс реализации функций § моделирование системы УЧР § анализ показателей, характеризующих эффективность выполнение функций и процедур
2	анализ человеческих ресурсов
	анализ структуры персонала / квалификационной структуры	§ интервью с руководителем и специалистами кадровой службы § анализ кадровой статистики компании § анализ структуры персонала § анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, технологические карты § анализ документов и материалов предыдущих оценок персонала
	анализ уровня удовлетворенности / мотивированности персонала	§ опрос (возможно выборочный для уменьшения затрат на проведение) § анализ показателей дисциплины § анализ текучести и ее причин § анализ документов и материалов предыдущих оценок персонала § сравнительный анализ показателей по подразделениям
	анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности	§ анализ показателей трудовых норм § анализ показателей производительности § анализ статей затрат и определение экономической эффективности § сравнительный анализ показателей по подразделениям
	оценка персонала	§ проведение оценки работы методом «тайного покупателя» § метод экспертной оценки § метод оценки на 3600 § оценка путем моделирования рабочих ситуаций
3	анализ распределения функции системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР
	анализ организационной структуры/функций и процедур кадровой службы	§ интервью с руководителем кадровой службы и ключевыми специалистами § проведение опроса (по функциям) § анализ регламентов, описывающих деятельность службы УЧР § анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценки/аттестации, вознаграждении, обучении и т. п.): положения, инструкции, тех.карты
	выявление функций и процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения	§ интервью с руководителями подразделений § анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, технологические карты § опрос, заполнения бланков по реализации процедур и «поставщик»-«клиент»
	оценка эффективности реализации функций и процедур УЧР и эффективности работы службы УЧР	§ оценка показателей, характеризующих выполнение процедур и их сравнение по подразделениям § оценка стоимости выполнения функций и их сравнение по подразделениям § оценка показателей, характеризующих эффективность работы службы УЧР

 

Оценить затраты на проведение каждого блока можно после определения/оценки наличия и доступности необходимой информации, а также требуемой глубины и точности кадрового аудита. Предварительно ее можно будет определить после установочных встреч с руководителями компании и подразделений, которые помогут определить количество, объем документации регламентирующей работу с персоналом документации, глубину требуемого анализа и необходимые методы кадрового аудита.

 

 

 

Возможно проведение кадрового аудита по двум разным схемам:

1. полный аудит системы УЧР

2. пре-аудит системы УЧР

 

1. Полный аудит системы УЧР

Аудит системы УЧР необходимо проводить по 3-м уровням: внутрифирменные, отраслевые, межотраслевые/мировые стандарты с целью оценки возможностей применения компанией практик работы с персоналом, используемых лучшими подразделениями внутри компании, лучшими компаниями в отрасли, а также тех практик, которые являются наиболее эффективными инструментами УЧР в мировой практике.

В данном случае общая логика работ будет следующей:

• анализ существующей информации о системе УЧР, персонале и субъектах (подразделениях), которые реализуют функции системы. Проходит в форме установочных встреч с руководителями, которые ответственны за формирование и реализацию системы УЧР
• определение источников и методов сбора необходимой недостающей информации
• проведение анализа полученной информации по составляющим и уровням кадрового аудита
• подготовка отчета о результатах кадрового аудита, который будет содержать в себе полное описание системы УЧР, ее соответствие бизнесу/стратегии компании, соответствие человеческих ресурсов потребностям компании, степень реализации необходимых функций и оценка эффективности системы УЧР. В заключительной части будут выводы и рекомендации по улучшению и преобразованию системы УЧР, с выделением приоритетности предлагаемых мероприятий.

В данном случае, экономия средств компании может быть достигнута за счет ограничения числа исследуемых подразделений, выделения наиболее приоритетных для исследования, с точки зрения руководства компании направлений работы с персоналом, а также за счет использования по возможности опосредованных методов сбора информации (опроса, анкетирования, анализ документов).

После оценки, выбора источников информации и методов проведения кадрового аудита подготавливается подробная программа планируемых действий (что? для чего? когда? длительность? альтернативные способы? стоимость?), после чего начинается проведение кадрового аудита.

После каждого отдельного этапа реализации программы кадрового аудита и оценки полученной информации, принимается решение о достаточности полученной информации для принятия необходимых управленческих решений и, соответственно, о целесообразности дальнейшего проведения программы кадрового аудита.

 

2. Пре-аудит системы УЧР

С целью общей оценки необходимости проведения и минимизации стоимости работ по кадровому аудиту предлагается проводить предварительный анализ состояния ЧР и проверить гипотезу о том, что «в лучших подразделениях наиболее эффективно построена система работы с персоналом и лучшие ресурсы» (система работы с персоналом может существовать и функционировать, но при этом не быть формализованной, не иметь общих стандартов и соответственно отличаться от подразделения к подразделению. ), и соответственно наоборот.

Фактически будет проведен анализ по второй составляющей предложенной модели кадрового аудита на необходимом и достаточном уровне для принятия решения о целесообразности более глубокого анализа и оценки сложившейся системы УЧР (это, в свою очередь, также позволит избежать дублирования работ в случае перехода на схему «полного аудита системы УЧР»)– текущая оценка сотрудников.

В данном случае общая логика работ будет следующей:

• анализ кадровой статистики
• экспресс-анализ существующей кадровой документации
• сбор информации о практике работы с персоналом в подразделении

С целью минимизации стоимости работ возможно проведение оценки эффективности работы подразделений (экономическая эффективность, производительность труда), их ранжирование и определение минимально необходимого количества подразделений в каждой из категорий: «лучшие», «средние», «худшие». Это позволит достичь экономии времени и средств.

• анализ полученной информации
• подготовка отчета о выявленной зависимости/закономерности между эффективностью работы подразделения и качеством человеческих ресурсов/практики работы с персоналом
• анализ системы работы с персоналом в выбранных подразделениях (в случае выявления четкой закономерности между качеством ЧР/практики работы с персоналом и эффективностью работы подразделения в целом) и определение отличий в технологиях работы с персоналом между подразделениями
• в случае необходимости, проведение оценки работы (результативности и производительности) сотрудников, а также оценка квалификации и качества выполнения ими необходимых функций.
• подготовка отчета о лучших практиках работы с персоналом, выявленных в лучших подразделениях; выводы и рекомендации относительно их внедрения в работу других подразделений компании, а также способах последующего улучшения реализации данных практик работы с персоналом

в случае необходимости, подготовка отчета о проблемных областях в работе с персоналом, возможных способах их решений, определение приоритетных направлений кадровой и организационной работы и необходимости более глубокого анализа системы УЧР

 

Автор:Р. О.НИКИФОРОВ

Источник:http://www.rhr.ru/index/sovet/tech/15412,0.html

Поделиться ссылкой:

Аудит кадрового делопроизводства. Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита

• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.
• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут сёрьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.
• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.
• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.

Стоимость аудита кадров

В каждом случае стоимость кадрового аудита рассчитывается с учётом индивидуальных факторов и зависит от объема работ. Наша компания предлагает оптимальные цены, учитывающие трудоемкость проверки кадровой документации и сложность работ по проведению кадрового аудита. Для оценки полных затрат на выполнение аудита отдела кадров требуется предварительная информация по кадровому делопроизводству и состоянию кадровой документации, которая определяется после встреч с руководителями и ведущими специалистами предприятия или организации. Кадровый аудит предполагает тщательную экспертизу кадровой документации, поэтому его стоимость связана не только со штатной численностью персонала компании, но и с временным периодом, за который проводится проверка кадровых документов.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает провести выборочный или полный кадровый консалтинг и аудит кадров на Вашем предприятии или в организации. Опытные специалисты выполнят профессиональный аудит кадрового делопроизводства и кадровый аудит управления персоналом, а также помогут разрешить спорные и конфликтные ситуации с учетом интересов всех сторон. Наша компания всегда дорожит доверием клиентов и гарантирует абсолютную конфиденциальность данных по аудиту кадровой документации.

Кадровый аудит | Современный предприниматель

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Цели и задачи кадрового аудита

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Сюда относится:

• проверка наличия всех документов, установленных законодательством;
• проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками;
• проверка условий труда, создаваемых для сотрудников предприятия;
• кадровый аудит персонала – проверка социально-психологического климата в рабочем коллективе.

Проведение аудита может ставить перед собой как все вышеуказанные цели, так и выполняться только в одном направлении. Например, аудиторы будут проверять только документацию отдела кадров.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи:

• приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства;
• выявление и исправления типичных ошибок при ведении кадрового делопроизводства;
• повышение уровня удовлетворенности персонала предприятия и улучшение условия труда.

Его проводят в следующих случаях:

• плановая проверка на предприятии;
• смена работника, ответственного за ведение документов отдела кадров;
• предстоящая проверка компании со стороны вышестоящих организаций или проверяющих органов.
• при кардинальных изменениях в законодательстве.

Можно провести кадровый аудит своими силами или пригласить стороннюю организацию.

Методы кадрового аудита

Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:

• Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
• Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
• Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.

Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.

Этапы проведения кадрового аудита

Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:

1. Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
2. Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
3. Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.

Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.

► как проводить кадровый аудит в организации, анализ персонала

Вовлечённость — это характеристика взаимоотношений между компанией и сотрудником, которая показывает степень готовности и желания сотрудника выполнять действия, выходящие за рамки его прямых обязанностей, и прилагать дополнительные усилия для достижения целей организации.

Чем больше уровень вовлечённости сотрудника, тем больше усилий он будет прилагать для выполнения своих рабочих задач и реализации целей компании. Иными словами, то, насколько сотрудник будет использовать свой потенциал, работая у Вас, зависит от уровня его вовлечённости в работу. Именно поэтому невозможно оценивать эффективность сотрудников без оценки их вовлечённости.

Вовлечённость — это не личное качество человека. Вовлечённость сотрудников формируется в процессе их работы в компании. И в основном уровень вовлечённости сотрудников зависит от компетенций и действий их руководителей. Поэтому уровень вовлечённости конкретного отдела или филиала — это показатель того, насколько его руководитель компетентен и эффективен в области управления персоналом. Как правило, чем хуже вовлечённость сотрудников, тем больше ошибок существует в системе управлении персоналом.

Лучшим способом понять истинный уровень вовлечённости в компании, является тестирование компании на вовлечённость персонала. Это очень точный срез ситуации на сейчас, дающий массу данных для управленческих решений. Компаниям, в которых 30 и более сотрудников, я рекомендую один раз в год делать такое тестирование. Если тестирование будет в будущем, а уровень вовлечённости в подразделении надо понять уже сейчас, это можно сделать, будучи достаточно компетентным в людях и наблюдательным. Есть ряд признаков, по которым можно определить уровень вовлечённости сотрудников.

В компаниях с низкой вовлечённостью сотрудники обычно больше создают вид трудовой деятельности, чем работают. Они часто занимаются в рабочее время посторонними делами, а также обычно находятся на работе “от звонка до звонка”. Если Вы видите, что сотрудники в каком-то отделе часто отвлекаются на личные вопросы во время работы, сидят в интернете, постоянно выходят на перекур и покидают свои рабочие места сразу же после окончания рабочего дня — это показатель того, что они низко вовлечены в работу, а планы и цели компании им, скорее всего, не важны.

Ещё одним признаком низкой вовлечённости является то, что сотрудники работают безо всякого энтузиазма, не прикладывая особых усилий для выполнения поставленных задач. А в случае возникновения трудностей или нестандартных ситуаций, они не берут на себя ответственность и не проявляют инициативу в решении ситуации, ждут указаний от руководителя. В результате, в компании часто будут срываются сроки работ, и многие задачи будут выполнены недостаточно качественно, “для галочки”.

Вы также можете получить представление об уровне вовлечённости персонала по тому, как сотрудники взаимодействуют между собой. В компаниях с низкой вовлечённостью сотрудники часто разбиваются на неформальные группы, которые дружат друг против друга. В таких компаниях сотрудники из разных отделов порой могут находиться в состоянии “холодной войны” или просто не общаться друг с другом. Если большая часть рабочего времени сотрудников занята выяснением личных отношений и междоусобными конфликтами — это показатель того, что персонал данной компании или отдела не вовлечён в работу.

Сотрудники, которые не вовлечены в работу, зачастую противодействуют всем нововведениям и инициативам. И руководителям обычно намного сложнее мотивировать подчинённых с низким уровнем вовлечённости. Поэтому стоит обратить внимание на поведение сотрудников в тот момент, когда руководитель предлагает им, к примеру, обучиться работать в новой программе для более качественного ведения базы клиентов. Если сотрудники критикуют решение руководства и стараются найти любой повод, чтобы замедлить внедрение изменений, это говорит о том, что в компании есть проблемы с вовлечённостью.

Ещё одним показателем уровня вовлечённости является количество сотрудников, которые работают в компании длительное время. В компаниях с низким уровнем вовлечённости обычно высокая текучесть кадров. Это вызвано тем, что сотрудники, которые не вовлечены в работу, обычно остаются с компанией не потому, что они разделяют ценности компании или считают цели и миссию компании достойными, а потому, что данное место работы приносит им наибольшую выгоду. Поэтому они могут перейти на другое место работы, если получат более выгодное предложение, или если у компании наступят трудные времена. Узнав данные о том, сколько людей уволилось в периоды, когда компания сталкивалась с трудностями, можно получить хорошее представление об уровне вовлечённости персонала.

Наблюдая за поведением сотрудников, также можно заметить, когда у персонала компании высокий уровень вовлечённости. Как правило, вовлечённые сотрудники радеют за свою компанию и стараются внести максимальный вклад в её развитие. Поэтому они могут прикладывать дополнительные усилия и выполнять действия, которые выходят за рамки их прямых обязанностей, чтобы реализовать цели компании. Например, вовлечённые сотрудники могут задерживаться на работе или приезжать на работу в выходные, чтобы своевременно завершить важный для компании проект, не требуя за это дополнительной оплаты.

Показателем уровня вовлечённости также является то, сколько людей пришло работать в компанию по рекомендации её сотрудников. Сотрудники с высоким уровнем вовлечённости, как правило, активно рекомендуют свою компанию в качестве работодателя. Вовлечённые сотрудники обычно связывают своё будущее с компанией, в которой они работают, и поэтому хотят, чтобы она успешно развивалась. Следовательно, когда они встречают хорошего специалиста, который находится в поисках работы, им хочется привлечь его в свою компанию. И если люди, которые успешно работают в компании длительное время, когда-то пришли туда по рекомендации других сотрудников — это признак того, что в компании высокая вовлечённость. Но не стоит это путать с ситуацией, когда сотрудник тянет в компанию своих родственников и друзей, так как тут хорошо платят и мало контролируют. Это совсем другая ситуация, и она противоречит самому определению вовлеченного сотрудника.

Чтобы получить правильное представление о степени эффективности сотрудника компании, необходимо сопоставить его потенциал и уровень  вовлечённости. Если сотрудник не вовлечен в работу, значит он не использует весь свой потенциал. И чтобы увеличить его эффективность, при условии хорошего потенциала, нужно в первую очередь повысить его вовлечённость, что можно сделать с помощью правильной работы и понимания его ценностей. Намного труднее повышать эффективность персонала, если в компании достаточно высокая вовлечённость, но при этом многим сотрудникам не хватает потенциала для достижения нужных результатов работы. В этом случае необходимо повышать потенциал сотрудников, часто это намного более длительный, трудный и дорогой процесс. Поэтому гораздо выгоднее нанимать сотрудников с хорошим потенциалом.

На простых должностях можно повысить потенциал сотрудников с помощью обучения. Правильное обучение развивает в человеке новые способности и навыки, в результате чего ему может быть легче справляться с рабочей нагрузкой и достигать более высоких показателей работы. Но при этом желательно осознать, что когда в компанию попадают люди с низким потенциалом — то это в первую очередь является следствием ошибок в найме. А ошибка найма — это всегда ошибка управления. Ошибки в найме обычно вызваны неумением создать поток продуктивных кандидатов и незнанием того, на что нужно смотреть, чтобы правильно оценивать кандидатов и принимать верные решения о найме. Значит в этом случае для повышения эффективности компании нужно пересмотреть существующую систему найма и получить знания, которые помогут лучше разбираться в людях и нанимать персонал с высоким потенциалом.

Хочу обратить Ваше внимание на то, что для объективной оценки работы сотрудников будет лучше, если кадровый аудит в Вашей компании будет проводить независимый специалист. Во-первых, специалист обычно знает, на что нужно смотреть и обращать внимание, чтобы понять состояние дел. Он долго этому учился. А во-вторых, у него не будет субъективного отношения к сотрудникам Вашей компании. Ведь если кадровый аудит будет проводить один из руководителей или HR-менеджер компании, их отношение к сотрудникам может влиять на результаты их оценки. Оценивая эффективность своих сотрудников, им надо смотреть правде в глаза, а это очень не просто делать, и часто хочется желаемое выдать за действительное.

Кроме того, для достоверности результатов кадрового аудита сотрудники не должны знать о том, что в данный момент проводится оценка их работы. В противном случае они начнут неестественно себя вести, стараясь показать себя с самой лучшей стороны и создать о себе максимально хорошее впечатление. В результате Вы не получите достоверной картины того, как обстоят дела в Вашей компании. Возможно, аудитору стоит временно “устроиться на работу” в Вашу компанию. Это позволит ему наблюдать за естественным поведением сотрудников и не вызвать у них ощущение того, что их работу проверяют.

Если Вы, всё-таки, решите проводить кадровый аудит своими силами, я рекомендую Вам максимально стараться сохранять фокус именно на том, что я описал в этой статье. При оценке эффективности сотрудника, обязательно обращайте внимание на то, производится ли продукт работы на должности. Оценивая умение руководителя работать с персоналом, смотрите на результаты работы его подчинённых. А когда Вы оцениваете эффективность работы отделов компании, обращайте внимание на то, как часто они выполняют утверждённые рабочие планы. Смотрите на показатели вовлечённости персонала и делайте выводы. А если недостаточно знаний, то вложите в себя немного денег и времени и пройдите правильное обучение.  Только зная, куда смотреть, и основываясь на объективных показателях, Вы сможете получить полноценное представление о положении дел в Вашей компании, и понять, над чем нужно работать, чтобы повысить эффективность работы персонала.

Желаю Вам успеха, процветания и эффективного персонала!

Алексей Самойленко
Генеральный директор компании “Перформия Украина”

Кадровый аудит предприятия — инструмент оценки рисков отношений с персоналом и упреждения кадровых штрафов

контакты бухгалтерской компании “Збережені активи”

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99

е-mail:  [email protected] Viber Messenger Telegram

Содержание:

1. Что такое кадровый аудит: задачи, этапы проведения и ожидаемый результат
2. Виды и методы кадрового аудита организации
3. Когда проводить кадровый аудит

Вопросы делопроизводства на фирмах с каждым годом становятся все более второстепенными с точки зрения менеджмента. Но не с точки зрения закона. В эру автоматизации процессов планирования и учета бумажная возня со штатным расписанием, должностными инструкциями и личными делами каждого сотрудника вызывает понятное желание оставить подобные задачи до лучших, менее загруженных времен. Правда же в том, что такие времена, как правило, не наступают, если компания растет, масштабируется и развивается. А это означает, что большинство преуспевающих фирм содержит кадровое делопроизводство не в самом лучшем порядке. Более того, в случае проверок контролирующими органами именно ошибки в ведении учета кадров представляют значительные риски для топ-менеджмента и собственников.

Решить вопрос поможет вовремя проведенный качественный кадровый аудит. Его задача – выявить слабые места в ведении кадрового учета, просчитать возможные риски и их последствия и найти оптимальные пути устранения таковых до того, как компания попадет под бдительное наблюдения со стороны соответствующих инстанций. Как провести кадровый аудит? На что рассчитывать с точки зрения временных и финансовых ресурсов, чтобы обезопасить себя и компанию от незапланированных санкций со стороны государства? В чем должна заключаться суть официальной кадровой политики и кадрового аудита организации? Давайте разбираться.

Что такое кадровый аудит: задачи, этапы проведения и ожидаемый результат

 

Кадровая политика – сфера развития компаний, которой обычно практически не уделяют внимания на первых порах. Пока директор, бухгалтерия и собственники организации фокусируются на том, как извлечь максимальную прибыль при минимальных затратах, вывести на рынок собственный бренд, воспитать свою целевую аудиторию и заполучить конкретную нишу на рынке, оформлению штатных сотрудников уделяется минимум внимания. В лучшем случае, дело ограничивается договорами о приеме на работу и заявлениями на отпуск. На практике же, встречаются и неофициальные трудовые отношения, то есть не оформленные документально, договорами, приказами, либо по инерции с прошлого, по незнанию.     Тем не менее, существует целая область контроля кадрового делопроизводства, за нарушения которого предусматриваются штрафы – в некоторых случаях очень нешуточные. Проведение кадрового аудита поможет проанализировать:

• состояние кадрового учета компании;
• структуру штата организации;
• ее соответствие требуемым нормам, а также корректность оформления всех документов, регулирующих взаимоотношения работодателя и сотрудников.

Это сэкономит не только оборотные средства в случае неожиданной проверки, но и массу времени, энергии и здоровья директора компании. Проведение кадрового аудита чаще всего происходит в несколько отдельных этапов:

1. Подготовка к проверке и оценке кадровой политики компании. На этом этапе определяется группа сотрудников или перечень привлеченных аудиторов для работы с сотрудниками и документами.
2. Изучение и оценка пакета имеющихся документов из области кадрового делопроизводства фирмы. Здесь важно полностью изучить оформленные ранее договора, штатное расписание и прочие документы, если таковые имеются.
3. Проверка списка имеющейся документации на соответствие полному перечню необходимой согласно законодательству Украины. На этой стадии важно понять, где имеются “пробелы” в правильном ведении кадрового делопроизводства.
4. Анализ областей высокого риска для конкретной фирмы: то есть здесь изучается наличие в штате иностранцев и легитимность их оформления, наличия переработок и сверхурочных работ и аудит оплаты труда, условия сотрудничества во время испытательного срока, документальное закрепление материальной ответственности за отдельными работниками, присутствие в штате компании инвалидов и людей с ограниченной трудоспособностью и порядок трудовых взаимоотношений с ними.
5. Разработка перечня рекомендаций по изменению кадровой политики в результате проведения кадрового аудита компании. На данном этапе создается развернутый список рекомендаций, касающихся немедленных и долгосрочных действий, призванных оптимизировать кадровое делопроизводство компании, привести его в соответствие к требованиям Закона и устранить риски привлечения к ответственности в результате плановых или незапланированных проверок органами контроля за исполнением трудового законодательства.

Эти этапы могут быть составляющими единого процесса проведения кадрового аудита. В таком случае проверка длится от двух до восьми недель – в зависимости от масштаба компании и задач кадрового аудита в конкретном случае. Иногда этапы проверки грамотности кадровой политики компании проводятся с разрывами между ними, если это сопряжено с особенностями функционирования фирмы и наличием ранее запланированных мероприятий (реструктуризации проектных команд, завершения сезона для выполнения отдельных работ и т.п.).

Виды и методы кадрового аудита организации

Кадровый аудит на фирме может проводиться двумя методами:

1. Внутренний аудит кадров – обеспечивается собственными силами сотрудников компании. К его проведению, как правило, привлекают директора, ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника (обычно это бухгалтер или деловод), секретаря директора, юриста, психолога и штатного бизнес-тренера, если таковые имеются. Задача внутреннего аудита – выявить слабые места в ведении кадрового делопроизводства, изучить климат взаимоотношений внутри компании и порядок распределения обязанностей между сотрудниками. Он обходится дешевле (а иногда и без дополнительных затрат), но дает ограниченную картину. С одной стороны, не все сотрудники готовы честно ответить руководству на вопросы, боясь увольнений или недовольства. С другой стороны, неспециализированные сотрудники компании не всегда могут учесть все риски, особенно в свете свежих изменений законодательства в сфере трудовых взаимоотношений.
2. Внешний кадровый аудит – это комплекс мероприятий по оценке кадровой политики компании, проведенный с привлечением специализированных внешних аудиторов. Такой метод имеет свои достоинства: он дает наиболее объективную картину реальности, позволяет щепетильно изучить каждое направление без отрыва сотрудников от исполнения непосредственных обязанностей и трезво оценить как риски и возможные санкции, так и эффективность работы каждого наемного сотрудника, вовлеченность команд в решение задач разной сложности, атмосферу в коллективе.

Как провести кадровый аудит – своими силами или с привлечением независимых экспертов, – решают топ-менеджеры или собственники компании. Это часто сопряжено с тем, какого вида проверка нужна на данном этапе:

• Полный кадровый аудит организации предусматривает оценку кадрового делопроизводства во всех областях (оформление трудовых договоров, начисление заработной платы, порядок отпусков, премирования, внутренних штрафов, регламентации рабочего времени, командировок, распределения обязанностей и ответственности).
• Избирательный кадровый аудит организации направлен на выполнение конкретной задачи из области кадрового делопроизводства. Это чаще всего разработка трудовых договоров, штатного расписания и должностных обязанностей.

Если избирательный кадровый аудит довольно часто проводится внутренне, силами самого предприятия, и имеет смысл, то в случае полной проверки консультанты мирового уровня и собственники успешных компаний советуют привлекать специалистов. Такой подход позволит не просто поставить галочку, а получить полную картину организационной структуры компании, оценку мотивации и эффективности персонала и защититься от всевозможных рисков в случае проверки органами. Стоимость кадрового аудита, осуществляемого экспертами, будет выше. Но это относится, скорее, не к области затрат, а к области инвестиций, которые непременно отображаются в капитализации компании и часто приносят таким образом большие дивиденды. Если вы ищите организацию, которая предоставит действительно качественные услуги подобного плана по доступной цене в Киеве или Львове, обращайтесь к специалистам компании АБ “Яновский и партнеры” холдинга “Западная консалтинговая группа”. Инвестируйте правильно!

Когда проводить кадровый аудит

Это – вопрос, который часто остается без внимания до того момента, когда внедрять изменения приходится в результате проверок и санкций со стороны контролирующих органов. Знание Трудового кодекса вместе со всеми его изменениями и дополнениями – обязательное требование к руководству организации. В то же время, на деле топам просто некогда заботиться такими вопросами. Зачастую, пока компания маленькая, кадровый учет находится на более или менее сносном уровне. Но как только компания входит в фазу стремительного роста и расширения, в отрасли кадровой политики воцаряется хаос, текучка кадров, дублирование должностных обязанностей или выпадение некоторых. Кадровый аудит организации стоит проводить запланировано и регулярно каждый раз после масштабного изменения структуры персонала компании. Если же таковой возможности нет, обязательно провести проверку и оценку трудового делопроизводства необходимо, если:

• к руководству организации пришел новый директор или произошла смена собственников;
• планируется увольнение или замена сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство в компании;
• подходит срок обязательной плановой проверки;
• произошли изменения в трудовом законодательстве Украины, и появились многочисленные нововведения;
• был уволен сотрудник компании, который может обратиться в контролирующие органы с заявлением о нарушениях трудового законодательства в конкретной компании;
• произошла реструктуризация предприятия или смена видов деятельности.

Правильно проведенный кадровый аудит организации позволит не только нивелировать риски, связанные с нарушением трудового законодательства. Он также открывает большие возможности для повышения производительности труда, улучшения климата внутри компании и формированию современных ценностей бренда и компании в целом.

Как проводится кадровый аудит?

Новости Как проводится кадровый аудит?

Развитие бизнеса невозможно, если нет развития персонала компании. Достаточно провести краткий анализ и диагностику структуры любой организации – кадровый аудит — для того, чтобы выяснить, какие именно сложности мешают нормальному ее продвижению на тематическом рынке.

Очень часто даже непосредственный руководитель компании не может четко ответить на вопрос, какие именно изменения требуется внести в том или ином направлении деятельности. Для того чтобы определить, в чем заключаются проблемы предприятия, нужно приложить определенные усилия и провести кадровый аудит предприятия – только так можно определить первостепенные задачи, требующие решения. Как показывает практика, большинство компаний проводит только поверхностный анализ, тогда как решение проблемы требует более глубокого подхода для того, чтобы организация могла и дальше развиваться и со временем выйти на новый уровень.

Руководитель предприятия чувствует потребность в проведении профессиональной, а главное, независимой экспертизы, коим и является кадровый аудит, позволяющий решить определенные задачи с соответствующим результатом, но сложность ожидает его и на этом этапе. Заключается она в том, что выбор специальных программ, так же, как и консалтинговых компаний и частных специалистов, сегодня достаточно велик, все они предлагают определенные услуги, пользование которыми позволит сделать бизнес эффективнее. И что именно выбрать из всего этого разнообразия, понять довольно сложно.

Что представляет собой кадровый аудит?

Перед тем, как приступить к подбору специалистов, стоит провести диагностику предприятия – кадровый аудит, это позволит понять, что именно стоит предпринять для того, чтобы задачи, поставленные руководством перед компанией, решались максимально эффективно. Элементарно, даже между знаниями и умениями работниками и тем, что используется им в работе фактически, может существовать немалая разница. После того, как будет проведен кадровый аудит персонала, уже можно сделать определенные выводы о том, насколько подготовлены специалисты, стоит ли предпринимать какие-либо шаги для их дальнейшего профессионального роста, требуется ли внести поправки для последующего развития.

По сути, кадровый аудит представляет собой конкретный инструмент, позволяющий тщательным образом проанализировать кадровое положение фирмы и оценить уровень подготовленности специалистов, в ней работающих, независимо от их направления и уровня, тем самым позволяя понять, насколько эффективно действует система управления персоналом.

Результатом проведения кадрового аудита должен стать ответ на вопрос, как обстоят дела в компании на данный момент времени и что необходимо предпринять для того, чтобы устранить все несоответствия. Перед тем, как приступить к исследованию подобного рода, необходимо определиться с тем, кем именно оно будет проводиться. Часто для этой цели выбираются специалисты из штата самой компании, однако внутренние ресурсы нередко бывают чрезмерно загружены работой, а потому у них просто не хватает времени на то, чтобы решать еще какие-либо вопросы. Кроме того, взгляд со стороны обычно получается более «трезвым», а потому руководители предприятий все чаще обращаются за помощью к сторонним консультантам.

Как проводится кадровый аудит?

В качестве основных методов проведения кадрового аудита предприятия можно назвать анализ документации, анкетирование и интервьюирование руководителей отделов, проектирование, дискуссии в группах, наблюдение, контент-анализ и др. Однако самым эффективным методом, позволяющим дать более качественную оценку персоналу и его работе, является ассесмент-центр, субьективизм в котором практически сведен на нет. Для оценки деятельности каждого отдельного сотрудника консультантами, проводящими кадровый аудит персонала, привлекаются несколько специалистов и наблюдающих, в качестве которых нередко выступают другие работники той же организации. Помимо этого, каждый из наблюдателей должен дать оценку одновременно нескольким сотрудникам, что еще больше снижает возможную необъективность и позволяет значительно повысить уровень достоверности полученных результатов кадрового аудита. Итогом проведения данного мероприятия становится создание определенной системы оценок, позволяющей выяснить потенциал кадрового состава.

В процессе проведения кадрового аудита организации упор делается на три момента работы компании:

• кадровые процессы – работа предприятия, направленная на отношение к сотрудникам и создание определенного кадрового потенциала;
• структура предприятия – соотношение конкретных организационных моментов, уровень жесткости организационных процессов;
• соотношение количественных и качественных характеристик сотрудников.

Кадровые процессы в условиях проведения кадрового аудита предприятия позволяют сформировать определенный облик компании в целом, так как именно от их развития зависит, насколько удовлетворены своей работой и обстановкой внутри предприятия сотрудники.

Проведение кадрового аудита в этом направлении позволяет получить ответы на такие вопросы, как:

• наличие перспектив развития предприятия и потребности в увеличении либо сокращении штата сотрудников;
• перечень методов, позволяющих оптимально распространить информацию о необходимости увеличить кадровый состав;
• методы отбора персонала и способы оценки его знаний и умений;
• существующие системы стимулирования и их эффективность;
• используемые формы и методы обучения персонала;
• периодичность проведения аттестации, ее формы и результаты, в соответствии с которыми принимаются те или иные решения;
• проведение кадровой ротации;
• уровень социально-психологического климата и социальной напряженности внутри предприятия.

Объективные ответы на перечисленные вопросы традиционно используются при проведении кадрового аудита и позволяют получить наиболее полную картину того, насколько эффективны процессы, проводимые в компании. Таким образом, руководитель получает достоверную информацию о том, насколько качественно персонал справляется с поставленными перед ним задачами. Немаловажное значение в этом направление имеет и оценка того, насколько организованны процессы развития компании, для чего дополнительно проводится кадровый аудит организационной структуры.

Понятие организационной структуры

Под организационной структурой следует понимать цели, задачи и основную стратегию ведения бизнеса в той или иной организации. Сюда же можно отнести тип управления и конкретную корпоративную культуру, а также непосредственно систему управления, используемую на предприятии. В качестве еще одного немаловажного критерия, позволяющего провести кадровый аудит предприятия максимально точно, следует отметить наличие документации, в которой зафиксированы основные принципы работы каждого отдельного элемента в данной структуре и ее элементы, которые ни в коем случае не должны каким-то образом конфликтовать друг с другом. В условиях проведения кадрового аудита организации важно также понимать, какие именно механизмы используются в процессе принятия решений, насколько развито направление коммуникации между управленческим звеном и подчиненными, как проходит взаимодействие и сотрудничество между отделами и подразделениями, отвечающими за разные направления деятельности предприятия.

Далее проводится кадровый аудит потенциала предприятия. В первую очередь определяется, насколько качественной является команда, существующая внутри компании, и позволяет ли выбранная стратегия работать максимально эффективно. Для этого производится анализ действующего состава персонала, его профессиональных качеств. Кадровый аудит персонала позволяет понять укомплектованность существующего состава, соответствие его уровня подготовки, выявляется наличие потребности в проведении дополнительного обучения или повышения квалификации, уровень обеспеченности кадрами и др.

Использование перечисленных инструментов позволяет сделать качественный прогноз тенденций развития компании, а также сделать кадровый потенциал намного шире. Таким образом, кадровый аудит организации является одним из самых мощных и достоверных методов, позволяющих выстроить по-настоящему сильную организацию, защищенную от внешних раздражителей со всех сторон.

Кадровый аудит — ManagementMania.com

Что такое Кадровый аудит

Кадровый аудит — это термин, используемый для тематического исследования человеческих ресурсов в организации. Это своего рода аудит, его предметом является объективный и независимый обзор и оценка состояния и предложения решений по повышению эффективности отдельных лиц, подразделений и всей организации.

Кадровый аудит — это термин, используемый для тематического исследования человеческих ресурсов в организации .Кадровый аудит может иметь разные цели и преимущества в зависимости от текущих потребностей руководства организации. Это своего рода аудит, его предметом является объективный и независимый обзор и оценка состояния и предложения решений по повышению эффективности отдельных лиц, подразделений и всей организации. Это один из инструментов повышения эффективности и результативности организации, которая использует как мягкие, так и жесткие методы (например, Центр оценки, тайные методы, индивидуальные интервью) для поиска необходимой информации.Целью комплексного кадрового аудита является ответ на три основных вопроса:

• Сколько работников должно быть в организации для выполнения текущего объема работы?
• Какой рабочий из лучше всего подходит для данной работы?
• Как устроена система управления людьми ?

Использование кадрового аудита на практике : Кадровый аудит обычно используется в ситуациях, когда необходимо оценить состояние людей и улучшить функционирование организации.Однако менеджмент часто злоупотребляет кадровым аудитом, чтобы сократить количество сотрудников. Наиболее частые причины для проведения кадрового аудита:

• Повышение эффективности организации в целом и оптимизация человеческих ресурсов
• Оптимизация затрат и сокращение количества рабочих
• Совершенствование системы управления человеческими ресурсами в организации, включая систему мотивации
• Создание основы для индивидуального развития и карьерных планов сотрудников
• Усиление системного использования мотивационных инструментов в организации

Кадровый аудит, в частности, направлен на:

• Кадровые процессы
• Оценка текущего состояния человеческих ресурсов в организации
• Уровень качества персонала (компетенции, возможности, навыки)
• Правильная установка объема полномочий и ответственности работников
• Эффективное использование человеческих ресурсов
• Адекватность количества человеческих ресурсов (дефицит или избыток) — определение оптимального штатного расписания

Типичные результаты кадрового аудита:

• Оптимизированные и обновленные описания должностей, включая новые спецификации должностей
• Карта процессов и деятельности в организации — карта компетенций работников и организационных единиц
• Выявление недостатков квалификации
• Модель компетенций
• Аудит эффективности персонала
• Обзор использования отдельных частей организации
• Оценка уровня зрелости управления
• Предложение по сокращению ненужных и противоречивых предложений по созданию новых рабочих мест там, где они необходимы согласно аудиторской проверке
• Выявление слабых мест (описание и предупреждение о недостатках процессов, использование человеческого потенциала, использование людей с неправильными навыками, качествами и знаниями, отсутствие общения и т. Д.)
• Рекомендации и предложения по улучшению (итоговый отчет содержит описания и утверждения состояния, а также предложения по улучшению)
• Внедрение — поддержка в реализации (включает предложение о вовлечении работников в изменения, помощь в проведении интервью с работниками и т. Д.)
• и более

Кадровый аудит может быть ориентирован на всю организацию или только на выбранную часть организации (отдельные подразделения).Для нацеливания на людей или части организации, участвующие в аудите, используется карта процесса. Кадровый аудит обычно проводится группой экспертов или внешней компанией, которая в соответствии с определением аудита использует эталонную модель или опыт, с которым сравнивает реальность. В рамках аудита используются некоторые методы анализа процессов.

Что такое кадровый аудит и почему он важен?

1. Дом
2. Программ
3. Управление бизнесом
4. Что такое кадровый аудит и почему он важен?

Ресурсные статьи // Кадровые аудиты

могут помочь вашему бизнесу избежать кадровых проблем и добиться большего успеха.

Если у вас есть хотя бы один сотрудник, вам придется решать кадровые вопросы. От политики компании до пакетов льгот и должностных инструкций до заработной платы и окладов — все, что регулирует ваших сотрудников, входит в рамки того, что должен решать менеджер по персоналу. И, как вам скажут лучшие бизнес-школы, правильное управление человеческими ресурсами может стать решающим фактором между успехом или неудачей вашего бизнеса. Но как узнать, правильно ли вы распоряжаетесь человеческими ресурсами? Вот тут и приходит на помощь HR-аудит.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит — это объективная проверка кадровой политики, практики и процедур вашего бизнеса. Цель состоит в том, чтобы найти проблемные места и / или определить способы улучшения. Вы можете нанять стороннюю компанию для проведения аудита или поручить своему отделу кадров провести внутренний аудит.

Все ли HR-аудиты одинаковы?

Нет. Есть несколько типов кадрового аудита с разными целями. Двумя основными типами являются снижение рисков и создание стоимости.Хотя вы можете проводить оба типа аудитов одновременно, они будут сосредоточены на различных аспектах ваших кадровых процессов и политик. Снижение рисков в основном будет направлено на поиск областей, в которых у вас могут возникнуть проблемы с законом или где вы можете столкнуться с судебными исками, связанными с трудоустройством. Создание ценности будет в основном направлено на поиск областей, в которых ваши процессы и политики могут быть улучшены, чтобы максимизировать ценность ваших сотрудников или привлечь более качественных сотрудников.

Какие конкретные области изучает HR-аудит?

При проведении кадрового аудита вы можете изучить одну или несколько из следующих областей, в зависимости от ваших проблем, бюджета и временных рамок.

Соответствие
Любая команда руководителей отдела кадров захочет знать, что они соблюдают требования. Аудит соответствия кадровым требованиям фокусируется на том, насколько хорошо ваш бизнес соблюдает действующие местные, государственные и федеральные законы и правила в сфере занятости. Это аудит снижения рисков. Ваша цель — убедиться, что вы не нарушаете какие-либо законы и не подвергаете себя судебным искам.

Передовой опыт
Находится ли ваша команда по управлению персоналом на вершине своей игры? Аудит передового опыта в области управления персоналом сравнивает ваши кадровые процессы и политику с общепринятыми отраслевыми стандартами.Этот тип аудита может быть очень полезным для растущей компании, потому что он может помочь убедиться, что вы на правильном пути, увеличивая фонд заработной платы, создавая справочники, устанавливая должностные инструкции и устанавливая ожидания для ваших новых сотрудников.

Производительность
Аудит эффективности работы с персоналом включает в себя проверку кадровых досье с целью оценки качества обратной связи, которую ваши менеджеры предоставляют своим сотрудникам. Отсутствие качественной обратной связи может препятствовать росту сотрудников. Но аудит эффективности может выявить проблемы с вашим процессом проверки и обратной связи до того, как пострадает развитие сотрудников.

Конкурентоспособность
Какие пакеты вознаграждения составляют ваши менеджеры по персоналу? Конкурентоспособны ли ваши зарплаты, оклады и льготы? Аудит кадровой конкурентоспособности изучает все области вознаграждения сотрудников и льгот, чтобы оценить, делает ли ваш бизнес то, что ему нужно делать, чтобы привлекать наиболее квалифицированных сотрудников. Даже если вы не можете конкурировать по заработной плате или окладам, аудит конкурентоспособности может выявить другие области (например, возможности удаленной работы и гибкий график работы), которые могут улучшить вашу привлекательность для соискателей.

Специфическая функция
Специфическая функция аудита — это своего рода мини-аудит, при котором вы исследуете только одну область ваших HR-процессов или политик. Вы можете исследовать такие области, как управление заработной платой, политика проверки сотрудников, эффективность ведения документации и т. Д.

Почему важны кадровые аудиты?
Кадровый аудит — единственный способ полностью оценить, приносят ли ваши кадровые процессы пользу или вред вашему бизнесу в целом. Если вам грозит судебный процесс или уголовный процесс, если ваша кадровая система неэффективна, если ваши сотрудники не развиваются или вы не можете привлечь нужных сотрудников, пострадает ваш бизнес.Улучшите эти области, и вы увеличите свои шансы на успех.

Как узнать больше об управлении персоналом?

Хотя кадровый аудит жизненно важен, для управления человеческими ресурсами требуется гораздо больше, чем просто проверка ваших процессов и политик. Если вы хотите узнать, как лучше управлять своими кадровыми проблемами — или если вы хотите войти в сферу управления персоналом — один из лучших вариантов, который вы можете сделать, — это получить степень или сертификат, например, степень магистра в области лидерства с концентрацией человеческих ресурсов. , степень магистра в области человеческих ресурсов или сертификат о высшем образовании в области управления человеческими ресурсами.Благодаря таким программам вы можете получить знания, необходимые для начала или продвижения своей карьеры в сфере управления персоналом. А благодаря онлайн-обучению вы можете получить степень магистра или диплом о высшем образовании, не увольняясь с нынешней работы или не переезжая в другой город.

Когда вы решите получить степень в онлайн-университете, вы можете воспользоваться всем удобством и гибкостью, которые предоставляет онлайн-образование — отличный вариант для таких занятых людей, как вы.

Университет Уолдена — аккредитованное учреждение, предлагающее степень магистра в области управления человеческими ресурсами, степень магистра в области лидерства, сертификат о высшем образовании в области управления человеческими ресурсами и аналогичные программы.Расширьте возможности своей карьеры и получите степень в удобном и гибком формате, который соответствует вашей загруженной жизни.

Университет Уолдена аккредитован Комиссией по высшему образованию, www.hlcommission.org.

Определение кадрового аудита, его цель, виды и контрольный список

Первым шагом корпоративного роста является понимание ваших ловушек. Вы должны знать свои слабые места, чтобы продвигаться вперед. Таким образом, важно провести анализ производительности, чтобы узнать о слабых звеньях в организации.

В этом отношении аудит является эффективным способом сделать это. Они представляют собой углубленное изучение бизнес-процессов, чтобы понять его положительные и отрицательные стороны. Это дает четкое представление о том, что нужно изменить. Одним из таких важных аудитов в компании, среди многих других, является HR-аудит.

Что такое кадровый аудит?

Аудит кадровых ресурсов — это процесс оценки работы отдела кадров. Он исследует различные аспекты кадровых задач в компании. Это могут быть политики, процессы, процедуры, документация и системы.

Проверяя их, HR-аудит изучает различные направления работы персонала отдела кадров. Вот некоторые из них:

Эти разделы составляют важную часть функций HR в компании. Таким образом, изучение этих направлений дает четкое представление о работе персонала в компании.

Помимо проверки работы специалиста по персоналу, аудит персонала также служит многим другим целям. Вот краткий обзор некоторых из этих целей.

Цель кадрового аудита

• Обеспечение соответствия деятельности компании действующему законодательству
• Помогаем отделу кадров понять, как улучшить себя
• Анализ и правильное распределение ресурсов для человеческих ресурсов
• Является актом «должной осмотрительности» для потенциальных инвесторов и заинтересованных сторон компании
• Основа для будущих улучшений

Это были некоторые из целей проведения кадрового аудита.Однако, исходя из разных целей, следует учитывать и разные типы аудита персонала. Некоторые из них следующие.

Виды кадрового аудита

Для каждой проверенной операции знайте миссию … цель … причину существования.
— Ларри Сойер

1. И-9 Аудит

Эти аудиты проводятся для проверки наличия формы I-9 для всех сотрудников компании. Форма I-9 является юридическим требованием компаний для подтверждения того, что все их работники имеют действующее разрешение на работу.Этот шаг является обязательным при приеме на работу в Соединенных Штатах Америки.

Аудит I-9 проверяет наличие ошибок при заполнении данной формы. Он также учитывает необходимость дальнейшей документации в будущем.

2. Политика

При аудите политик проверяются текущие и будущие политики компании для обеспечения согласованности. Аудит политики также необходим для обеспечения полного соответствия регулирующим правовым нормам.

Статья по теме: Политика работы из дома: полное руководство для менеджеров

3.Аудит соблюдения правовых норм

Аудит соответствия

гарантирует, что практика компании соответствует всем законам о занятости. Эти аудиты изучают структуру отпусков, структуру инвалидности, здоровье и безопасность, кадровую политику, фонд заработной платы и т. Д.

4. Ведомственная

Этот вид аудита сводит все усилия к одному отделу. Это может быть заработная плата, льготы, результаты деятельности и т. Д. Аудит отделов постоянно меняет отделы, чтобы проверять различные подразделения компании.

5.Заработная плата и рабочее время

Этот аудит направлен на выявление ошибок в структуре заработной платы и рабочего времени сотрудников компании. Он проверяет установленные законом рабочие часы для всех, расчет заработной платы, расчет компенсации за сверхурочную работу и т. Д.

6. Безопасность

Аудит безопасности рассматривает шаги, необходимые для обеспечения здоровья сотрудников. Работая на месте или даже в офисе, работник может быть уязвим для многих аспектов, угрожающих его здоровью. Этот аудит гарантирует, что компания делает все возможное, чтобы ограничить риски на рабочем месте.

7. Наем

Как следует из названия, аудит при приеме на работу проверяет процесс приема на работу в компанию. Это гарантирует, что стратегии найма будут последовательными, эффективными, действенными и справедливыми.

8. Обучение сотрудников

Этот аудит проверяет программы обучения и развития сотрудников в компании. Он определяет, где необходимы новые программы обучения и как улучшить старые.

9. Пакет льгот и компенсаций

Аудит пакета льгот и компенсаций проверяет пакет заработной платы и льгот.Этот аудит рассматривает минимальную заработную плату, компенсацию в соответствии с целями компании, соответствующие выплаты сотрудникам и т. Д.

Это были несколько кадровых аудитов, которые компания должна провести для проверки своей юридической позиции и эффективности. Выполняя эти проверки, вы также должны проверить еще несколько вещей.

Контрольный список кадрового аудита

Контрольный список HR — это список вещей, на которые вы должны обращать внимание при проведении HR-аудитов в различных подразделениях. Эти контрольные списки, как правило, очень длинные, но вот некоторые важные моменты для различных отделов, чтобы они были краткими сегодня.

1. Записи сотрудников

• Прежде всего, проверьте работу вашей информационной системы по персоналу (HRIS). У вас должна быть надлежащая HRIS для эффективного отслеживания и поиска информации.
• Убедитесь, что у вас есть формы I-9 и все другие личные дела.
• Храните конфиденциальную информацию сотрудников отдельно. Одним из примеров здесь может быть информация о здоровье рабочих.

2. Справочник сотрудника

• Попросите юрисконсульта изучить национальные, региональные и местные законы о найме, которые могут иметь влияние на политику вашего офиса.
• Ежегодная проверка справочника на предмет ошибок
• Информирование сотрудников о любых новых изменениях в справочнике и получение их подтверждения за то же самое.

3. Процесс найма и адаптации

• Проверка того, что ваша система отслеживания кандидатов (ATS) работает нормально и в соответствии с вашими требованиями.
• Обеспечение и проверка жизнеспособности инструментов найма, которые использует компания
• Оцените идею внедрения системы напарников или наставников для новых сотрудников

Статья по теме: 6 Тест на определение личности при найме на работу, который должен знать каждый работодатель

4.Компенсация

Если вы заплатите арахис, вы получите обезьян
— Китайская пословица

• Проверьте национальную шкалу заработной платы, чтобы предложить конкурентоспособный пакет заработной платы и определить любые различия в оплате труда по признаку расы, инвалидности, пола, касты и т. Д.
• Создайте систему, чтобы определить, как вы определяете повышение заработной платы.
• Изучите действующий закон о заработной плате, чтобы проверить такие вопросы, как средняя заработная плата, минимальная заработная плата и т. Д.

5. Оценка производительности

6.Преимущества

• Проверьте и обновите текущий пакет льгот для сотрудников, чтобы предложить работникам более конкурентоспособный пакет.
• Эффективно сообщайте о льготах рабочему персоналу. Большинство рабочих вообще не понимают, какие преимущества у них есть. Примером этого является преимущество ESIC, которое большинство людей не знают, как использовать.
• Узнайте, в каких преимуществах ваши сотрудники больше всего нуждаются. Вы можете обратиться к импульсным опросам, чтобы понять, что такое разные сотрудники, какие льготы им лучше всего подходят и т. Д.

7. Обучение

• Определитесь с программами обучения для новых сотрудников каждого отдела.
• Подумайте о наличии программы наставничества в компании для обучения молодых людей старшими.
• Проведение ежегодного корпоративного тренинга по равным возможностям трудоустройства (EEO).

Статья по теме: Электронное обучение: новый способ обучения сотрудников

Чтобы провести успешный кадровый аудит, всегда оценивайте ситуацию с точки зрения сотрудников.Оценка производительности с точки зрения рабочего персонала откроет вам новую перспективу и покажет больше областей для улучшения.

Это были некоторые из моментов, которые вы должны рассмотреть при проведении кадрового аудита в различных подразделениях компании.

Заключение

Выводы аудита легко сделать, успешное изменение вывода — истинная ценность внутреннего аудита.
— Майкл Пьяцца

Проведение и определение надлежащего плана действий на основе HR-аудита так же важно, как и его наличие.Неправильный аудит может дать вводящие в заблуждение результаты, что может привести к неправильным управленческим решениям. Итак, вы должны иметь четкое представление об этих аудитах.

Приведенная выше информация должна дать вам четкое представление о том, что, почему и как нужно проводить в отношении аудита человеческих ресурсов.

Эту статью написал Джоти Пракаш Бармен . Он является внутренним контент-маркетологом по адресу Vantage Circle , интересуется музыкой и автомобилями. По любым связанным вопросам обращайтесь к редактору @ vantagecircle.ком

(PDF) Процесс кадрового аудита

37

Бизнес, менеджмент и образование, 2012, 10 (1): 25–37

Górnicza: Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, 13–16. ISBN 978-83-88936-39-5

Ludwiczyński, A. 2002. Metody startegicznego zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie, in

Szkice z zarządzania zasobami ludzkami. Варшава: WSzPiz im. Л. Козминьского.

Налепка А. 1995. Методика диагностики структуры организации рмы.Краков: Краковский университет

Экономика. ISBN 83-86439-39-4

Налепка, А. 2001. Strutura organacyjna. Краков: Антыква.

Налепка, А .; Козина, А. 2007. Подставы бадания структуры организации. Краков: Краковский университет

экономики.

Mikołajczyk, Z. 1998. Techniki organatoskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania. Варшава:

Wydawnictwo Naukowe PWN. ISBN 83-01-1121-X.

Pocztowski, A .; Мись, А. 2000. Analiza zasobów ludzkich w organacji.Краков: Краковский университет

экономики.

Padzik, K .; Лексикон, Х. Р. М. 2002. Podstawowe pojęcia z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi.

Варшава: К. Х. Бек.

Pocztowski, A. 2003. Zarządzanie zasobami ludzkimi. Варшава: PWE. ISBN 83-208-1468-5.

Pocztowski, A., et al. 2004. Zarządzanie zasobami ludzkimi wcesses fuzji i przejęć, in A.

Pocztowski (Ed.). Ocyna Ekonomiczna. Краков.

Сойер, Л.B .; Dittenhofer, M.A .; Шайнер, Дж. Х. 2003. Внутренний аудит Сойера. Практика

Современный внутренний аудит. Флорида: Институт внутренних аудиторов, Альтамонте-Спрингс.

Sidor-Rządkowska, M. 2000. Kształtowanie nowoczesnych systemów ocen pracowników. Краков:

Ocyna Ekonomiczna.

Sloman, M. 1997. Strategia szkolenia pracowników. Варшава: Wydawnictwo Naukowe PWN.

Stabryła, A., et al. 2009. Досконаление структуры организацийныч прзедсьенбиорств опартыч на види.

Варшава: Издательство К. Х. Бека. ISBN 978-83-255-0237-9.

Stoner, J. A. F .; Freeman, R.E .; Гилберт, Д. Р. мл. 2011. Kierowanie. Варшава: PWE.

Стандарты профессиональной практики внутреннего аудита. 2001. Флорида: Институт внутренних аудиторов

, Альтамонте-Спрингс.

ПРОЦЕССЫ ПЕРСОНАЛЬНОГО АУДИТА

W. Pająk

Santrauka

Auditas yra įvardijamas kaip viena organacijos ir vadybos problemų, Susidedanti is sudėtinių

problemų.Viena iš j — tyrimo metodologija. Kita vertus, gerinant organacijos veiklą, itin didelis vaid-

muo tenka vidiniam auditui. Šio straipsnio tikslas yra pritaikyti vidinio audito koncepciją žmogiškųjų

išteklių valdymui ir, nepaisant personalo audito metodologijos klausimų, suformuluoti riblemsas, ku

—

auditmia.

Reikšminiai žodžiai: auditas, audito metodologija, vidinis auditas, žmogiškųjų ištekli valdymas, metodai.

Wojciech PAJĄK.Доцент кафедры стратегического анализа Краковского университета

экономики. Научные интересы: стратегический менеджмент, управление человеческими ресурсами, менеджмент логистики —

возраст.

Важность кадрового аудита для организации

Важность кадрового аудита для организации!

Кадровый аудит может проводиться по всем аспектам управления человеческими ресурсами. Например, с точки зрения планирования потребности в кадрах, можно провести аудит эффективности прошлых прогнозов и составления расписаний, чтобы установить, насколько потребности были идентифицированы во времени.

Если такая проверка показывает, что прогноз был неточным, руководство может начать думать о том, как улучшить методы прогнозирования и переменные для получения более точных результатов в будущем.

Опять же, со временем описания могут устареть. Можно указать на пересмотренное мышление в отношении используемых до сих пор источников вербовки. Поиску кандидатов внутри организации часто не уделяют должного внимания, хотя он является основным мотивационным оружием в руках руководства.

В области организации кадровых ресурсов необходимо проанализировать, в какой степени отдел кадров действительно помог линейному руководству. Оценка может указывать на реорганизацию или даже обучение для нужд отдела кадров.

Также может быть произведена оценка эффективности интервью и психологических тестов, если таковые проводились, чтобы можно было внести улучшения в эти области.

В области укомплектования персоналом можно оценить эффективность, с которой были фактически отобраны и трудоустроены новые сотрудники.Эти учебные программы также можно оценить с точки зрения результатов, достигнутых такими программами. Это включает в себя анализ сотрудников на всех уровнях, а не только на уровне рабочего.

Мотивация персонала, пожалуй, самый важный аспект управления персоналом. Оценка может показать, действительно ли сотрудники считают, что организация хороша для работы и что у них есть блестящая карьера в ней, при условии, что они готовы приложить все усилия. Анализ, сравнивающий заработную плату, выплачиваемую внутри организации, с заработной платой, выплачиваемой в аналогичных компаниях за ее пределами, также может предоставить индикаторы правильной политики заработной платы для этой организации.

Кроме того, такие объекты, как освещение, вентиляция, санитария, отдых, обслуживание столовых и т. Д., Должны оцениваться с точки зрения их эффективности. Все это оказывает влияние на приверженность отдельных лиц и групп внутри организации целям организации. Коммуникация — еще один аспект, в котором очень часто случаются сбои.

Наконец, в области контроля трудовых ресурсов необходимо по возможности идентифицировать маргинальных сотрудников для исключения.Система аттестации также может быть проанализирована с точки зрения того, насколько она помогает оценить работу сотрудника в качестве помощи при переводе и продвижении по службе. Требования безопасности в организации также могут быть оценены, чтобы определить возможности для улучшения.

Таким образом, существует множество областей, в которых можно провести кадровый аудит для улучшения функции управления персоналом. Хорошая организация подготовит для этого свой собственный контрольный список.

Ценность кадрового аудита и его важность

Ваши люди — это основа вашего бизнеса.Их эффективность напрямую влияет на эффективность вашей компании. Поэтому планирование и реализация хорошей кадровой стратегии имеет важное значение — не только с точки зрения рабочей жизни ваших сотрудников, но и для успеха вашего бизнеса в целом.

Помимо этого, отдел кадров участвует в поддержании политик и процедур, другой документации компании и личных записей наших сотрудников.

Поэтому крайне важно провести «проверку запасов» того, где вы находитесь с точки зрения вышеизложенного, где вы хотите быть и где вам нужно быть, с точки зрения трудового законодательства вместе с обычаями и практикой того, что на самом деле происходит в бизнесе.

Аудиты человеческих ресурсов используются для оценки соответствия вашей кадровой политики и процедур. Они могут диагностировать проблемы до того, как они перерастут в реальные, и помогут найти правильные решения. Но аудит соответствия кадровым требованиям можно использовать не только для определения риска. Их можно использовать для определения того, что вы делаете правильно, для снижения эффективности и снижения затрат. Аудит соответствия персонала может помочь вам увидеть, как HR может лучше поддерживать ваши общие цели для построения лучшего бизнеса.

Проведение кадрового аудита:

• Защищает вас и снижает риски для вашего бизнеса и прибыли
• Гарантирует, что вы в курсе, соблюдаете и выполняете / следуете передовой практике в рамках трудового законодательства.
• Смещает акцент на более HR-функцию на стратегическом уровне — приведение деятельности в соответствие с общими бизнес-целями
• И определяет конкретные области, в которых улучшения имеют наиболее положительное влияние
Аудит

может помочь вам в достижении множества целей, таких как обеспечение соблюдения правовых норм; выявление пробелов в процессах и навыках, помогающих поддерживать или улучшать конкурентное преимущество; создание эффективной документации и технологических практик; и выявление сильных и слабых сторон в обучении, коммуникации и других методах найма.

Они также могут служить напоминанием о задачах, которые могут быть в «Списке дел», но должны быть выдвинуты на первый план в качестве приоритета. По сути, аудит соответствия выявит ваш анализ пробелов и проинформирует ваш план действий.

Аудит поможет выявить некоторые общие вопросы, такие как: —

• Есть ли у вас отсутствующие или устаревшие правила или методы?
• Является ли ваш справочник сотрудника всеобъемлющим и актуальным?
• Сообщены ли вопросы и процедуры вашей кадровой политики руководству и сотрудникам?
• Указывается ли ожидаемое поведение сотрудников в политике компании?
• Ясно изложена ли политика в отношении дискриминации и домогательств?

Проведя аудит, вы можете легко и точно получить правдивое и полное представление об эффективности ваших кадровых систем, политик и процедур, а также о том, где можно внести улучшения с максимальной эффективностью.

Как правило, кадровый аудит первоначально фокусируется на следующих областях:

• Соответствие законодательству
• Ведение учета в соответствии с законодательством о защите данных
• Системы служебной аттестации и документация
• Политика и процедуры / Справочник сотрудника
• HR-бланки, такие как заявление о приеме на работу, дисциплинарное уведомление, отчетные документы по времени, заявки на обучение

Чтобы помочь вам начать работу, мы составили контрольный список, который поможет вам подумать и собрать информацию, необходимую для анализа и начать вносить улучшения там, где это необходимо больше всего.

Контрольный список для вашего кадрового аудита

СПРАВОЧНИК И ОБЗОР
1. Есть ли у вас справочник для персонала / сотрудника и справочник менеджера?
2. Обучены ли менеджеры содержанию справочника, политикам и процедурам?
3. Как сообщается об обновлениях и изменениях в руководстве и политиках?

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ
1. Сколько различных трудовых договоров используется?
2. Обновлялись ли в последнее время какие-либо договорные условия?

ПОЛИТИКИ И ПРОЦЕДУРЫ
1.Существуют ли определенные политики и когда они в последний раз обновлялись.
2. Существует ли стандартный набор писем для процедур?

ОТНОШЕНИЯ С СОТРУДНИКАМИ — ДИСЦИПЛИНА И ЖАЛОБЫ
1. Сколько дисциплинарных вопросов или жалоб у вас возникло за последний год?
2. Были ли у вас судебные иски за последние 5 лет?

ЗАЩИТА И ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ
1. Кто в Компании назначается представителем компании в целях защиты данных?
2.Какая личная информация хранится в настоящее время?
3. Как хранятся и систематизируются личные дела сотрудников?

НАБОР, УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ И УДЕРЖАНИЕ
1. Есть ли у вас форма заявления о вакансиях и доступны ли описания должностей для всех должностей?
2. Выполняли ли вы анализ должности, чтобы определить качества, навыки, способности и знания, необходимые для работы?
3. Проводятся ли выездные интервью и кем?

НАБОР
1.Существует ли формальный процесс выявления вакансий?
2. Связан ли набор персонала с планированием человеческих ресурсов (прогнозируемыми потребностями в кадрах) или является чисто реактивным направлением замещения существующих сотрудников?
3. Измеряет ли ваша организация эффективность и стоимость этих источников найма?

ВЫБОР
1. Кто участвует в отборе и собеседовании персонала?
2. Использует ли компания стандартные формы для собеседования и отбора?
3.Обучены ли менеджеры по найму объективному отбору (например, методам собеседования, вопросам, связанным с должностью, и юридическим последствиям)?
4. Сколько кандидатов обычно проходят собеседование перед заполнением вакансии и на каком уровне?
5. Проводится ли адекватное тестирование и / или проверка биографических данных перед расширением предложения, чтобы убедиться, что человек обладает соответствующими навыками и знаниями?
6. Существует ли четкая процедура уведомления кандидатов (успешных и неуспешных)?

ИНДУКЦИЯ
1.Есть ли у вас стандартная процедура индукции, и если да, то как часто вы ее пересматриваете?
3. Есть ли у вас контрольный список, который подписан / датирован новым сотрудником и лицами, выполняющими процедуру?
4. У вас есть справочник или справочник по вводному обучению?

УПРАВЛЕНИЕ ПОСЕЩЕНИЕМ
1. Имеется ли в компании высокий уровень прогулов?
2. Принимаются ли своевременно и последовательно какие-либо необходимые меры по сокращению пропусков занятий?
3. Регистрируются ли и контролируются ли отсутствия на работе?
4.Проводятся ли собеседования по возвращении на работу?

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
1. Проводите ли вы аттестацию персонала?
2. Используете ли вы стандартные образцы документов экспертизы?
3. Обучены ли оценщики?
4. Проводите ли вы аудит для оценки последовательности в оценочных интервью?

«Одна вещь, которая ставит Make UK выше остальных, — это их команда юристов и специалистов по персоналу. Их поддержка, практичный подход и открытость означали, что у нас отличное партнерство и уровень доверия, которого мы не могли бы иметь ни с одним другим. организация.»

Сюзанна Гордон, менеджер по работе с коллегами в Великобритании и Ирландии, IKEA Ltd

Для многих предприятий, начиная с аудита персонала, может быть важным ингредиентом при определении того, как, что, где и когда эффективно управлять персоналом, а также инструментом управления повседневными делами и при планировании программ крупных организационных изменений.

Наша команда адвокатов, юристов и специалистов по персоналу предоставит все необходимые советы и рекомендации, которые помогут вам и вашему бизнесу добиться успеха.Если вы хотите обсудить свои потребности в аудите или узнать больше о поддержке, позвоните нам по телефону 0845 293 9850 или по электронной почте [электронная почта защищена]

Узнайте больше о том, чем мы можем помочь здесь

Аудит человеческих ресурсов (HR) — Словарь терминов

Кадровый аудит (кадровый аудит) — это объективная оценка, которой подвергается отдел кадров компании для определения законности, адекватности и эффективности их:

• Политики

• Практики

• Процессы

• Документация

• Системы

• Производительность

Кадровый аудит может проводиться либо внутренним отделом кадров, либо сторонним профессиональным оценщиком.

Целью кадрового аудита является получение информации, выявление пробелов и расстановка приоритетов для достижения соответствия законодательным и нормативным требованиям и достижения высочайшей производительности в ключевых областях. Аудит человеческих ресурсов дает проактивную возможность выяснить, что делается правильно, а что можно улучшить, чтобы существенно повлиять на общую производительность и прибыльность компании.

Результаты аудита человеческих ресурсов предоставляют лицам, принимающим решения (руководители компаний, акционеры и потенциальные инвесторы) информацию, необходимую для эффективного управления компанией.Это также помогает компании увидеть, где она находится на пути к достижению своих бизнес-целей, и выявляет области, в которых необходимо скорректировать курс, чтобы достичь таких целей.

Есть два основных компонента кадрового аудита, каждый из которых состоит из нескольких подкомпонентов:

1. Оценка кадровых политик, практик и процессов, включая:

2. 1. Набор персонала

   2. Удержание

   3. Компенсация

   4. Льготы

   5. Производительность

   6. Отношения с сотрудниками

   7. Обучение и развитие

3. 000 Обзор показателей HR

9112 9003 Незакрытые должности

4. Оборот

5. Отсутствия

6. Удовлетворенность

7. Жалобы и юридические жалобы

Основными причинами для снижения этих двух компонентов кадрового аудита юридический ри sk и найдите области, в которых можно создать ценность для привлечения и удержания лучших талантов.

Контрольный список кадрового аудита должен быть исчерпывающим и включать широкий спектр оцениваемых областей, таких как соответствие, стратегии, передовой опыт и конкретные функции.

Вот образец анкеты для аудита человеческих ресурсов, но отделу кадров каждой компании необходимо скорректировать, добавить и убрать конкретные вопросы, чтобы добиться максимально полного аудита. На некоторые вопросы лучше всего ответить с точки зрения сотрудников, чтобы получить более точное представление.

• Работают ли наши инструменты подбора персонала ?

• Являются ли стратегии найма последовательными, логичными, недискриминационными и успешными?

• Точны ли классификации должностей , и описания, и едино ли применяется требуемая квалификация?

• Хорошо ли работает система отслеживания заявителей ?

• Есть ли неправильная классификация освобожденных / не освобожденных от уплаты налогов рабочих мест?

• Заполняется ли форма I-9 (подтверждение права на трудоустройство) на каждого сотрудника?

• Достаточно ли программ обучения?

• Достаточно ли в картотеке персонала подробных обзоров производительности, , точных записей о любых претензиях сотрудников и без личной медицинской информации?

• Соответствуют ли правила посещаемости соответствующим действующим законам и постановлениям?

• Соответствует ли практика компании трудовому законодательству, например, оплачиваемый выходной , отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни , отпуск по инвалидности и т. Д.?

• Есть ли ошибки в структуре заработной платы, расчетах или удержаниях из заработной платы компании или любого сотрудника, ?

• Отражают ли заработная плата, и льготы текущие стандарты и ожидания?

• Все ли преимущества сообщены эффективно?

• Есть ли дискриминационные различия в компенсации?

• Есть ли свидетельства фаворитизма конкретных (или определенных групп) сотрудников?

• Все ли законы, политики и практики в области здравоохранения и безопасности актуальны и соблюдаются ли они?

• Как наша кадровая политика и практика соотносятся с лучшими практиками и практиками наших конкурентов?

• Все ли политики и практики четко изложены и последовательно соблюдаются?

• Есть ли ошибки в справочнике для сотрудников ?

• Были ли сотрудники ознакомлены с новыми изменениями в справочнике для сотрудников?

• Были ли проблемы с процессом обратной связи?

• Дают ли руководители качественную обратную связь о сотрудниках?

• Ведем ли мы журнал проблем с политиками или процедурами управления персоналом, которые еще не включены в справочник организации (это поможет выявить потенциальные риски и области для улучшения)?

Кадровый аудит должен проводиться не чаще одного раза в год, если он обширен.Более сжатые проверки отдельных областей могут проводиться каждые шесть месяцев или так часто, как ваш отдел кадров сочтет необходимым.

Вы можете подготовиться к кадровому аудиту, выполнив следующие семь шагов:

1. Поощряйте культуру непрерывного совершенствования.

2. Определите объем аудита человеческих ресурсов. Является ли он всеобъемлющим или сфокусированным на конкретной области?

3. Выберите вопросы аудита, которые позволят получить информацию и обеспечат полноту.

4. Определите, будет ли аудит проводиться изнутри или вне компании и кем.

5. Подготовьте тесты HR для сравнения результатов.

6. Обсудите, как и кому будут сообщаться результаты.

7. Запланируйте время и деньги, которые потребуются для проведения и завершения аудита человеческих ресурсов.

После того, как кадровый аудит был проведен, а данные были собраны и скомпилированы, результаты должны быть сравнены с заранее установленными контрольными показателями кадровых ресурсов.