Кадровый документооборот в организации с нуля: Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Кадровый документооборот в организации с нуля: Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Если в компании есть хотя бы один работник, появляется обязанность вести кадровый учет. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год. 

Содержание

• Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
• В чем суть перехода на электронные кадровые документы
• Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
• Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
• Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
• Как переводить в ЭДО конкретные процессы
• Стоимость внедрения КЭДО
• С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Настройте ЭДО в кадрах и упростите работу с большим объемом документов 

Подключиться

Это не только трудовой договор и изменения к нему.

Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. 

Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.

Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат.

Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.

Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.

Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО. В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.

К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.

В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий  эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству.  

Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.

Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам

Подключиться

Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.

Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.

В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.

Для руководства компании

• Сокращение затрат на кадровый процесс.
• Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
• Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для кадровой службы

• Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
• Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
• Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
• Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.

Для сотрудников

• Подписание документов с компьютера или смартфона.
• Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
• Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.

Сделайте взаимодействие с сотрудниками проще и удобнее благодаря КЭДО

Подключиться

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Создание личного кабинета каждому сотруднику.
• Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.

Проконсультируем по вопросам внедрения и подключим КЭДО

Подключиться

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.

Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.

1. Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
2. Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
4. Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
5. Переходите на плановую нагрузку: планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.

Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).

Для обмена электронными документами с контрагентами используйте Диадок. Это законно, надежно и безопасно

Подключиться

Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Если в компании есть хотя бы один работник, появляется обязанность вести кадровый учет. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год. 

Содержание

• Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
• В чем суть перехода на электронные кадровые документы
• Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
• Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
• Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
• Как переводить в ЭДО конкретные процессы
• Стоимость внедрения КЭДО
• С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Настройте ЭДО в кадрах и упростите работу с большим объемом документов 

Подключиться

Это не только трудовой договор и изменения к нему. Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. 

Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.

Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.

Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.

Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО. В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.

К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.

В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий  эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству.  

Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.

Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам

Подключиться

Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.

Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.

В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.

Для руководства компании

• Сокращение затрат на кадровый процесс.
• Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
• Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для кадровой службы

• Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
• Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
• Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
• Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.

Для сотрудников

• Подписание документов с компьютера или смартфона.
• Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
• Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.

Сделайте взаимодействие с сотрудниками проще и удобнее благодаря КЭДО

Подключиться

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Создание личного кабинета каждому сотруднику.
• Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.

Проконсультируем по вопросам внедрения и подключим КЭДО

Подключиться

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.

Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.

1. Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
2. Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
4. Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
5. Переходите на плановую нагрузку: планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.

Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).

Для обмена электронными документами с контрагентами используйте Диадок. Это законно, надежно и безопасно

Подключиться

Документация по кадрам: пошаговое руководство

Сначала документация по кадрам может показаться серией утомительных административных задач, которые вы должны выполнять в рамках ведения бизнеса. Однако тщательная кадровая документация невероятно важна для вашего бизнеса.

Вот почему:

• Это история взаимодействия вашей компании с каждым сотрудником от начала до конца.

• Это ваша гарантия того, что вы соблюдаете федеральные, государственные и местные законы и правила в области занятости.

• Это ваша линия защиты в случае, если сотрудник подаст в суд на вашу компанию за дискриминацию, незаконное увольнение или по другой причине.

Для владельцы бизнеса и менеджеры, существует так много конфиденциальных данных о сотрудниках, которые должны управляться и защищаться, а также различные вопросы сотрудников, которые необходимо решать повседневная.

Нет наличие полных записей о сотрудниках, а также безопасное место, где это информация централизована, может быстро доставить вам неприятности.

Это это ваш помощник в создании исчерпывающей и точной кадровой документации. Он охватывает:

• Что вам нужно для документ
• Какая информация должны быть включены в вашу документацию
• Как вы собираете эта информация

Цель кадровой документации

Кому адаптируйте пословицу для целей HR: если вы не записываете, этого не было.

Когда создание письменных доказательств в поддержку ваших решений и политики, ваша цель быть заслуживающим доверия, справедливым и последовательным. Разумно действовать исходя из предположения что третья сторона может в какой-то момент просмотреть ваши записи.

Конфиденциальность также является важной частью ведения учета. Руководители и специалисты по персоналу имеют ответственность за управление информацией – переданной в письменной или устной форме – относительно производительности сотрудника или его личного статуса.

Это информация должна храниться в тайне и разглашаться только людям в вашем компании, которые должны знать.

Сейчас давайте рассмотрим наиболее важные области, в которых нужна хорошая кадровая документация. критический.

Ввод документов

Всякий раз, когда новые сотрудники присоединяются к организации, они проходят процесс адаптации.

Частью этого процесса является получение новыми сотрудниками стопки документов для заполнения и предоставления личной информации. Это включает в себя обмен чрезвычайно конфиденциальной информацией, такой как их:

• Водительские лицензия
• Паспорт
• Соц. Номер безопасности
• Банк информация об учетной записи
• Здоровье или медицинской информации
• Персональные контактная информация, такая как адреса и номера телефонов

Нет Правильное оформление документов при приеме на работу — одна из самых больших ошибок, которые работодатели могут сделать. Разглашение этой информации неавторизованной аудитории может нанести вред новому сотруднику и подвергнуть его риску кражи личных данных. Он также может посадить вашу компанию в юридические проблемы.

Хранение этих документов требует другого, более надежного уровня безопасности. Вам необходимо иметь протоколы для сбора, хранения и обслуживания конфиденциальной информации о сотрудниках назначенными представителями компании в окружение то есть:

• Безопасный
• Пароль защищенный

Процесс должен быть автономным и предназначен для хранения информации частный.

Кроме того, документы, содержащие конфиденциальные данные, должны храниться только для конкретной цели, для которой это необходимо.

В течение этого времени рекомендуется также попросить новых сотрудников подписать подробное описание работы с указанием их должности и обязанностей, которых следует избегать любые неясности позже.

Коммуникации производительности

Этот тип связи охватывает две основные категории:

1. Производительность разработка
2. Производительность исправление

Повышение эффективности

В этом сценарии сотрудник хорошо выполняет свою работу. Вы одобряете качество их работы. Однако, чтобы расширить набор навыков, предполагайте больше обязанностей или повышения по службе, сотруднику может потребоваться дополнительная подготовка.

Для этих двух сценариев процесс немного отличается.

Как задокументировать требования к обучению для сотрудника, принимающего на себя новые обязанности в той же роли:

• Запишите квалификацию этого сотрудника на текущую дату.
  • Объясните, почему этот человек готов взять на себя больше ответственности в рамках своей текущей роли.
  • Обратите внимание, что у них есть пропускная способность и стремление к росту.

• Попросите сотрудника подписать должностную инструкцию, в которой четко изложены новые ожидания от этой должности.

• Опишите необходимое обучение. Включите план обучения, продолжительность обучения и ожидаемый уровень компетентности в конце обучения. Попросите сотрудника подтвердить план, подписав этот документ.

• Запланируйте контрольные встречи в период обучения, чтобы убедиться, что сотрудник вовлечен, и предоставить любую необходимую поддержку и ресурсы.

• Укажите даты начала и окончания обучения.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Для сотрудников, проходящих обучение занять новую должность, выполнить те же действия – за одним исключением:

Сотрудник не должен подписывать обновленное описание работы, пока они не приступят к своей новой роли.

Корректировка производительности

В этом сценарии сотрудник плохо работает или не может удовлетворительно выполнять должностные обязанности.

Вам необходимо иметь сложный разговор с этим сотрудником, посвященный производительности улучшение. Вот как задокументировать плохую работу:

• Объясните сотруднику, что не так в его работе или поведении, избегая при этом личных нападок.

• Расскажите конкретно о своих ожиданиях и о том, почему результаты или поведение сотрудника оказались ниже ожиданий.

• При необходимости предложите индивидуальный коучинг или разработайте план повышения эффективности.
  • Опишите, что влечет за собой план обучения или усовершенствования и его продолжительность.
  • Определите, как выглядит улучшение.
  • Попросите сотрудника подтвердить разговор, подписав документ.

• Установите дату, к которой должно произойти улучшение, и какие ваши ожидания будут в будущем.

• Убедитесь, что сотрудник понимает, что без улучшения возможны действия, вплоть до увольнения. Если продолжающаяся неудовлетворительная работа может привести к увольнению, сотрудник должен об этом знать. Увольнение никогда не должно быть шоком для работника.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого разговора.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Проблемы с посещаемостью

Вы можете столкнуться с ситуация, когда сотрудник отлично справляется со своей работой – когда он присутствует.

Однако чрезмерное опоздание, отсутствие или перерывы в течение рабочего дня могут омрачить результат даже самый талантливый работник. Это также может снизить моральный дух и вызвать межличностные проблемы внутри команды, когда коллеги чувствуют, что они постоянно прикрывают кто-то, кто никогда не был там.

Вот как документировать бедных явка на работу:

• Объясните сотруднику, что он делает не так.

• Будьте конкретны.
  • Обратите внимание на дату каждого события.
  • Если возможно, укажите, насколько опоздал сотрудник, или, например, количество и продолжительность перерывов.

• Каждый раз, когда возникает проблема с посещаемостью, спросите сотрудника о причинах этого и включите ее в свои заметки.
  • Спросите сотрудника, чем вы можете ему помочь. Цель состоит не в том, чтобы вникать в личные проблемы сотрудника, а в том, чтобы определить, что можно сделать для решения проблемы.
    • Помните, что если проблема со здоровьем является причиной проблем с посещаемостью, вы несете ответственность за вовлечение сотрудника в интерактивный процесс, чтобы определить, может ли изменение работы помочь.
  • Или проблема с посещаемостью связана с тем, что работнику трудно встать с постели, когда утром звенит будильник?
  • Сотрудник приводит противоречивые оправдания? Вы хотите понять, почему сотрудник, кажется, предлагает противоречивые причины, и иметь возможность устранить расхождения, когда это необходимо.

• Сообщите сотруднику о своих ожиданиях. Скажите им: «Я ожидаю, что вы будете здесь в час Х. Если вы не подчинитесь, могут быть применены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения».

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ о том, что разговор состоялся.
  • Важно понимать, что сотрудник не согласен с содержанием. Если они отказываются его подписывать, задокументируйте отказ.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Документирование проблем с посещаемостью имеет решающее значение, поскольку оно обеспечивает запись информации, которая была предоставлена ​​вам во время отсутствия, опоздания или другого случая посещаемости. Даже если позже сотрудник скажет, что не присутствовал по другой причине, вы можете показать документацию исходного сообщения, которое вы получили от него.

Также важно быть снисходительным к сотруднику, если что-то случилось это было вне их контроля, например, автострада была закрыта во время их ездить. В этих обстоятельствах задокументируйте, почему вы утвердили причину отсутствия или опоздал.

Поймите, однако, что если вы извините одного сотрудника за отсутствие по этой причине, вы должны извинить всех сотрудников, которые отсутствовали по этой причине. Если есть задержка из-за пробок, возможно, это затронет более одного из ваших сотрудников, которые путешествуют по одному и тому же маршруту в одно и то же время. Всем должно быть предоставлено оправдание.

Это демонстрирует, что ваша организация справедлива и беспристрастна в применение своей политики, включая исключения, которые могут быть предусмотрены.

Соблюдение офисной политики

Сотрудник может заниматься любым количество действий, не соответствующих политике вашей организации:

• нарушение правила конфиденциальности или политики конфиденциальности
• неповиновение члену руководства
• непрофессиональное взаимодействие с коллегами
• нарушение дресс-кода
• нарушение политика в отношении социальных сетей 
• Встреча с коллегой  
• Нарушение правил безопасности

В более крайних случаях поведение сотрудника может привести к увольнению место. Как мы установили выше, задокументируйте то, что произошло, и добавьте это в кадровое дело.

В противном случае документирование несоблюдения политики организации следует обращаться следующим образом:

• С самого начала убедитесь, что в вашем руководстве для сотрудников четко отражены все применимые политики.

• Объясните сотруднику, почему он не соответствует требованиям. Быть конкретной.
  • Укажите политику, которая была нарушена, и укажите, где ее можно найти в справочнике для сотрудников.
  • Обратите внимание на дату каждого события.

• Помогите сотруднику понять, как он может улучшить свое поведение, чтобы соответствовать политике.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ о том, что разговор состоялся.
  • Важно отметить, что они не указывают на согласие с содержанием.
  • Если отказываются подписывать, отметить отказ на документе.

• Сообщите сотруднику, что продолжение такого поведения может привести к увольнению, если это применимо.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Медицинская документация

Больничный

При звонке работника в случае болезни у вас может возникнуть соблазн попросить справку от врача, чтобы оправдать свое время из офиса. Не так быстро.

Во многих штатах, округах и городах действуют законы об оплачиваемом отпуске. Не все из этих законы также ограничены временем болезни. Некоторые относятся к «безопасному времени». который применим к жертвам домашнего насилия или членам их семей, а некоторым просто оплачивается отпуск без ограничения по причине оставлять.

Несмотря на то, что большинство этих законов предусматривают определенный тип документации в определенных обстоятельствах, не все из них. Прежде чем просить сотрудников предоставить справка от врача, сначала определите, является ли ваш штат, город, округ или другой местонахождение имеет законы об оплачиваемом отпуске и что требуют эти законы.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте действует закон об оплачиваемом отпуске, вашим сотрудникам может быть разрешено использовать начисленное в соответствии с законом время, чтобы отсутствовать на работе без каких-либо документов в течение определенного периода времени. Задокументируйте количество дней, в течение которых сотрудник отсутствовал, и отметьте, что сотрудник использовал время в соответствии с действующим законодательством.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте не действует закон об оплачиваемом отпуске, вы можете потребовать документацию в виде справки от врача, которую затем следует добавить в личное дело.

Имейте в виду, что примечания могут быть субъективными или не содержать ключевой информации. Например, справка от врача не может указать, может ли работник вернуться на работу.

Отсутствие информации может затруднить обращение с сотрудниками в равной степени. Вы просите работника вернуться к своему врачу и получить новую записку? содержащие всю запрашиваемую информацию? Какая информация вообще требуется? В какое обстоятельство вы допускаете упущение?

Действуйте осторожно в этих случаи. Медицинская информация сотрудника является конфиденциальной, защищенной информацией.

Если вам нужна только записка заявив, что работник был осмотрен поставщиком медицинских услуг, вы можете не захотеть запрашивать дополнительную информацию.

Если есть вопрос о может ли сотрудник выполнять функции работы, вы можете спросить для получения дополнительной информации только об этом, но не о чем-либо, связанном с состояние здоровья, по которому работник отсутствовал.

Быть осторожным в том, как вы адрес в этих случаях может означать разницу между управлением хорошим документация и методы трудоустройства, а также непреднамеренное наткнуться на требование ADA.

Отпуск по болезни

Если работнику необходимо взять отпуск по причине беременность, личная болезнь или болезнь близкого члена семьи, они могут запросить больничный.

Во всех штатах действует федеральный Закон об отпуске по болезни семьи. (ФМЛА). Однако вам необходимо определить, является ли ваш штат, город, округ или в другом месте есть какие-либо дополнительные требования, которые выполняются одновременно или последовательно с FMLA.

Как правило, вам необходимо документировать:

• Наличие заболевания (но не его состояния), необходимый отпуск или график приспособлений, а также ожидаемую продолжительность отпуска.
  • Эту информацию предоставляет поставщик медицинских услуг. Состояние не должно быть названо, а в запросе документации должно быть указано, что диагноз или прогноз не запрашиваются.

• Дата, когда сотрудник может вернуться на работу, или ожидаемая продолжительность отпуска.
  • Поставщик медицинских услуг подает разрешение на возвращение к работе. Желательно, чтобы это был тот же человек, который разрешил отпуск.

• Является ли требуемый отпуск непрерывным или прерывистым, и соответствующие параметры.

Добавьте эту информацию в личный кабинет.

Приспособление для инвалидов

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует от работодателей предоставления разумных приспособлений для работников с ограниченными возможностями, чтобы они могли выполнять основные рабочие функции. (Примечание: сотрудники не должны быть в состоянии выполнять все аспекты работы, только основные функции.)

Так что же основная трудовая функция? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, что требуется для выполнения работы.

В рамках интерактивного процесса ADA вот что вам нужно задокументировать в личном деле:

• Включите запрос сотрудника на приспособление или объясните, как вы узнали о необходимости приспособления.
  • Сотрудникам не нужно официально запрашивать жилье.
  • Перескажите разговор и дату, когда он произошел, как можно точнее.
    • По возможности приведите цитаты из сделанных заявлений. Избегайте перефразирования комментариев, так как это может привести к неправильному документированию информации.

• Дайте свой ответ.
  • Что вы можете разместить?
    • Если вы не можете предоставить запрошенную модификацию, укажите почему.
  • О чем договорились между вами и сотрудником?

• Установите дату наблюдения. Это возможность оценить, нужно ли что-то изменить, и подтвердить, является ли приспособление эффективным или все еще необходимым.

Обновление документов

Правда, это не совсем обычный сценарий. Обычно это относится только к ситуации, когда работник является законным иностранцем резидент или владелец грин-карты.

Если у вас есть электронная система, в которой хранятся все личные дела, она должна оповещать вас, когда истекает срок действия любых служебных документов, особенно формы I-9.

Если у вас бумажная система, вы должны следить за сроками действия этих документов и соответствующим образом планировать.

Как только вы уведомите сотрудника, последующий процесс будет в значительной степени аналогичны протоколам и процессу обработки документов для адаптации.

Подводя итоги

Как владелец бизнеса или менеджер, вы должны быть в курсе всего. Хотя действительно требуется время, чтобы собирать и записывать информацию по мере ее поступления, поддерживая хорошее Кадровая документация облегчит вашу жизнь в долгосрочной перспективе и принесет решающее спокойствие.

Для дополнительную информацию о том, как улучшить HR-усилия вашей компании, загрузите нашу бесплатную электронная книга: 7 часов ошибки и как их избежать.

Руководство для начинающих по управлению HR-документами

Это устройство слишком маленькое

Если вы используете Galaxy Fold, рассмотрите возможность развернуть телефон или просмотреть его в полноэкранном режиме, чтобы оптимизировать работу.

Редакционная информация Мы не рассмотрели все доступные продукты или предложения. Компенсация может повлиять на порядок отображения предложений на странице, но компенсация не влияет на наши редакционные мнения и рейтинги.

Элизабет Гонсалес | Обновлено 5 августа 2022 г. — Впервые опубликовано 18 мая 2022 г.

Многие или все продукты здесь от наших партнеров, которые платят нам комиссию. Это то, как мы зарабатываем деньги. Но наша редакционная честность гарантирует, что компенсация не повлияет на мнения наших экспертов. Условия могут применяться к предложениям, перечисленным на этой странице.

Источник изображения: Getty Images

План управления кадровой документацией может сэкономить ваше административное время и головную боль, а также защитить вас от рисков. Узнайте, как создать его для малого бизнеса за шесть простых шагов.

Эффективное управление людьми является важнейшей функцией любого отдела кадров (HR). Но управление горой документов, которые сопровождают это, так же важно для успеха вашего бизнеса.

Успешная стратегия управления кадровой документацией защищает конфиденциальные данные, повышает эффективность администрирования и защищает ваш бизнес от рисков. Он также предоставляет вашим руководящим командам данные для принятия более эффективных решений.

Выполнив следующие действия, ваша компания сможет сократить бумажную гору HR-документов до нужного размера и заставить ваши HR-документы приносить пользу вашим командам.

Обзор: что такое управление документами HR?

Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших файлов.

Преимущества создания системы управления кадровой документацией

Хотя для разработки стратегий управления файлами для малого бизнеса требуется время, ваши инвестиции окупятся следующими преимуществами.

1. Соблюдение нормативных требований

Наиболее веским аргументом в пользу наличия официальной и эффективной стратегии работы с документами для отдела кадров является закон. Многочисленные федеральные законы требуют от работодателей хранить определенные записи о сотрудниках.

Некоторые должны храниться в безопасной среде. Многие из них имеют определенные сроки хранения. Ваша система хранения документов помогает обеспечить соблюдение всех соответствующих требований.

2. Юридическая защита

В дополнение к федеральным требованиям вы должны иметь возможность быстрого доступа к документам сотрудников, чтобы отвечать на проверки и запросы регулирующих органов, жалобы сотрудников и судебные иски.

Например, если сотрудник подает жалобу на дискриминацию, вам может потребоваться доступ к служебной аттестации, данным о вознаграждении, учету рабочего времени и посещаемости, документам о приеме на работу и т. д.

Если жалоба перерастет в расследование, проводимое Комиссией по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC), вам может потребоваться предоставить аналогичные документы, касающиеся целого класса сотрудников. Часто эти запросы зависят от времени.

Политика управления документами гарантирует, что вы сможете оперативно создавать полные HR-записи.

3. Безопасность и конфиденциальность

По закону работодатели также обязаны защищать конфиденциальные данные сотрудников, включая медицинскую информацию, информацию об инвалидности, номера социального страхования и другую личную информацию.

Система управления документами предписывает протоколы безопасности для выполнения этих требований. Примеры включают блокировку физических файлов, защиту компьютеров и другого оборудования информационных технологий (ИТ), когда они не используются, а также защиту электронных данных с помощью паролей и шифрования.

4. Административная эффективность

Единственное, что может быть хуже, чем работа с горой административных документов, это снова и снова взбираться на эту гору, охотясь за документами и воссоздавая потерянные данные. План управления документами имеет решающее значение для эффективного и организованного управления персоналом.

5. Поток данных

Эффективная политика управления документами упрощает доступ к документам и совместное использование для повышения эффективности рабочих процессов. Когда у вас есть четкое местоположение и путь для каждого документа, вы можете гарантировать, что нужные документы будут доступны нужным людям по запросу.

Управление электронными документами HR еще больше расширяет поток данных и доступ к ним.

Программное обеспечение, такое как DocSend, упрощает управление документами. Источник изображения: Author

Как настроить систему управления кадровой документацией

Независимо от размера вашего бизнеса, вы можете создать рабочую стратегию документооборота, которая сэкономит ваше время и нервы, выполнив следующие шаги:

Шаг 1: Карта ваши документы

Начните с определения всех кадровых документов, которые собирает ваша компания. Вот типичные документы, необходимые для управления функциями HR:

• Рекрутинговые документы: Объявления о вакансиях, описания вакансий, заявления, резюме, заметки о собеседованиях и результаты тестов
• Записи о найме: Вступительные документы, формы I-9, подтверждающие документы, трудовые договоры и данные о сотрудниках
• Контракты сотрудников: Подписанные справочники сотрудников, соглашения о конфиденциальности и неконкуренции, письменные политики управления персоналом и изменения политики
• Записи об инвалидности: Информация об инвалидности, запросы на приспособления и заявления на отпуск
• Медицинские и медицинские документы: Медицинские записи и генетическая информация
• Документы о пособиях: Планы, предложения и документы о зачислении справки и записи о безработице
• Записи о заработной плате: Записи о посещаемости, табели учета рабочего времени, платежные ведомости и налоговые формы
• Записи об отпусках: Запросы на отпуск и подтверждающие документы
• Записи о безопасности и несчастных случаях: Отчеты об инцидентах, медицинские записи, компенсации работникам, учебные материалы по технике безопасности и отчеты комитета по безопасности
• Учебные материалы: Записи и ресурсы обучения

Шаг 2: Определите потребности в доступе

Для каждого документа отдела кадров, который вы собираете или создаете, спросите себя:

• Кому нужен доступ к этому документу? Все работники? Надзорные органы? Персонал отдела кадров?
• Когда и как часто они могут понадобиться?
• Как они могут получить к нему доступ?

Шаг 3.

Определите требования и цели хранения

Далее вам нужно назначить сроки действия и триггеры для ваших документов. Триггеры — это события, запускающие отсчет времени истечения срока действия документа. Например, многие документы должны храниться в течение года после увольнения сотрудника, поэтому увольнение будет триггером для этих документов.

При настройке параметров хранения необходимо учитывать следующие вопросы:

• Какие документы вы обязаны хранить в соответствии с какими законами?
• Как долго вы должны их хранить?
• Какие события вызовут архивирование или уничтожение документа?
• Существуют ли такие причины, как юридическая ответственность, чтобы хранить их дольше? Какой уровень риска вас устраивает? Чем ниже ваша терпимость, тем дольше вы должны хранить документы.

Шаг 4. Определите уровень безопасности

Еще одним аспектом, который должен учитывать ваш план управления документами, является безопасность. Некоторые области для оценки включают в себя:

• Какой уровень безопасности требуется для защиты этого документа?
• Защищена ли содержащаяся в нем информация законом? Например, информация о здоровье и инвалидности должна храниться отдельно от папок с файлами сотрудников.
• Документ должен быть надежно утилизирован? Некоторые предметы необходимо измельчить, а другие, например устаревшие учебные пособия, можно просто выбросить.

Шаг 5. Создайте план хранения и архивирования

Теперь, когда вы собрали всю эту информацию для каждого типа документа, вы можете начать группировать ее для создания планов хранения, доступа, рабочего процесса и архивирования. Следующие шаги помогут вам преобразовать ваши данные в рабочий план:

• Бумага или цифра: Определите, какие файлы вы сохраните в бумажных копиях, а какие в цифровом виде. Можете ли вы полностью отказаться от бумаги?
• Группировка по точкам доступа: Группировка документов по точкам доступа для получения более полной картины доступа и потоков в вашей компании. Например, все сотрудники могут иметь доступ к библиотеке ресурсов. Менеджеры могут иметь доступ к определенному подмножеству записей о сотрудниках. HR будет иметь другой след документа.
• Примите во внимание требования безопасности: Отметьте группы документов, для которых требуются функции безопасности, такие как защита паролем. Если вы поддерживаете бумажные файлы, включите меры безопасности, такие как блокировка файлов и защита ИТ-оборудования 24/7. Вам также может понадобиться включить политику безопасности документов и обучение, чтобы создать эффективный план.

M-Files — еще одно высоко оцененное программное обеспечение для управления документами. Источник изображения: Author

Шаг 6: Используйте программное обеспечение для реализации вашего плана

Управление многими вашими документами и записями уже может осуществляться с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или управления персоналом. Вы также можете рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения для управления HR-документами, чтобы автоматизировать создание документов, доступ к ним и рабочие процессы.

Многие системы управления документами предоставляют автоматические уведомления о событиях, вызывающих срабатывание, и другие функции, облегчающие управление документами отдела кадров.

Управление цифровыми документами также упрощает обеспечение безопасности данных с помощью шифрования, защиты паролем и периодических проверок.

Заставьте кадровую документацию работать на вас

Комплексная, организованная система управления данными не только экономит ваше административное время и головную боль; это дает вам контроль.

Когда возникают жалобы или юридические проблемы, у вас под рукой есть доказательства, чтобы быстро отреагировать и защитить свой бизнес. Когда ваша команда HR занимается планированием и выработкой стратегии, у вас есть готовый доступ к данным, чтобы выявить возможности и принять обоснованные решения.

Если у вас есть вопросы о том, как у вас дела, у вас есть инструменты для получения быстрых ответов. Это результат, на который стоит рассчитывать.

Подобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями

Кэшбэк, вознаграждения за поездки, 0% начального финансирования в годовом исчислении: все это может быть отличными привилегиями кредитной карты для владельцев бизнеса. Но как найти подходящую кредитную карту для бизнеса? Сегодня на рынке множество предложений, и просеивание их, чтобы найти подходящее, может стать большой проблемой. Итак, мы проделали тяжелую работу за вас.

Начните работу с одной из наших лучших кредитных карт для бизнеса в 2022 году уже сегодня .

Об авторе

Элизабет Гонсалес — эксперт по правовым и нормативным вопросам, пишет для The Ascent и The Motley Fool.

Поделиться этой страницей Значок электронной почтыПоделиться этим сайтом по электронной почте

Мы твердо верим в Золотое правило, поэтому редакционные мнения принадлежат только нам и не были ранее рассмотрены, одобрены или одобрены включенными рекламодателями.