Кадровый учет в организации документы кадрового учета: Ведение кадровой документации в филиале

Кадровый учет в организации документы кадрового учета: Ведение кадровой документации в филиале

Ведение кадрового учета 🧠 Кнопка

Любой компании, где работают наемные работники, закон предписывает вести кадровый учет. Это касается не только индивидуальных предпринимателей, но и обществ с ограниченной ответственностью, а также иных форм ведения бизнеса. Кадровые документы относятся к разным аспектам, связанным с персоналом. Это и организационные моменты, и расчет зарплат, и отчисления в фонды. Чаще всего всеми этими вопросами занимается либо штатный бухгалтер, либо непосредственно руководитель.

Что такое кадровый учет

Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:

• факт принятия на работу сотрудника;
• занимаемая им должность, а также ее смена;
• дата и причины увольнения.

Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.

Какие виды документов кадрового учета существуют

Все бумаги, регулирующие отношения нанимателя и сотрудника, можно разделить на несколько категорий:

• удостоверяющие деятельность — к ним относятся трудовые книжки, договора и прочие бумаги, подтверждающие законность трудовой деятельности;
• распорядительные — к ним относятся приказы о назначении на определенную должность, а также письменные подтверждения других распоряжений;
• внутренние — сюда можно отнести служебную переписку, касающуюся вопросов трудоустройства;
• регистрационные — в первую очередь, это журналы, в которых фиксируются входящие и исходящие трудовые документы, акты и распоряжения, касающиеся сотрудников;
• расчетные — это карточки сотрудников, табеля рабочего времени и т. д.

Посмотрите, как просто использовать Кнопку

Познакомьтесь с командой

Оцените формат работы и личный кабинет

Изучите пример ведения компании

Попробовать бесплатно

Какие документы кадрового учета необходимы

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т. д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

• личные карточки работников;
• должностные инструкции;
• штатное расписание;
• правила трудового распорядка организации;
• график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Аутсорсинг кадрового учета

Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются трудовых взаимоотношений. Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.

Выгоды

• экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
• квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
• гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
• уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Какими вопросами занимается учет кадров ИП

• Поиск, наем, оформление персонала.
• Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
• Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
• Ведение всех связанных с персоналом документов.

Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая. Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.

Обязательная кадровая документация

Как только предприниматель или организация нанимает работников, приходится вести целый пакет обязательных документов:

• табели работников с расчетом времени и оплаты;
• приказ о зачислении в штат, об отпуске, премии, увольнении;
• рабочее расписание, графики отпусков, внутренний распорядок;
• книги учета приказов и всех остальных кадровых бумаг;
• командировочная документация;
• договора и трудовые книжки.

В зависимости от специфики предприятия могут потребоваться дополнительные бумаги. Например, это может быть договор материальной ответственности, если сотруднику предстоит работать с финансами или другими ценностями. Его подписывают в том числе кассиры. Если работа посменная, то нужно оформить и сменный график. Некоторые предприниматели также заключают с сотрудниками договора о неразглашении коммерческой тайны.

Кадровые документы можно условно разделить на 3 категории: нормативные, организационные и учетные. Внутренние нормативы — это трудовой распорядок, инструкции, в том числе должностные, и по охране труда. Ведение всех этих бумаг помогает предотвратить конфликты между сотрудниками и работодателем в будущем. Организационная документация охватывает учет командировок, приказов, а также графики отпусков и штатное расписание. А вот непосредственно к учетной документации относятся договора, карточки сотрудников, объяснительные записки, заявления и тому подобное.

Ведение кадровой документации при приеме на работу

Когда вы принимаете сотрудника в штат, первым делом следует получить от него пакет документов. В него входит удостоверение личности, идентификационный код, страховой номер лицевого счета, диплом или другие бумаги, подтверждающие его квалификацию. При наличии этих документов следует заключить договор. На данном этапе также подписывают дополнительные бумаги, связанные со спецификой работы. Например, договор материальной ответственности или о неразглашении коммерческой тайны.

Далее ведение кадровых документов требует, чтобы договоры зарегистрировали и издали приказ о зачислении сотрудника в штат. Обратите внимание, что ваш новый подчиненный обязан ознакомиться с этим приказом.

Затем вносят соответствующие записи в трудовую книжку, книги учета, создают карточки специалиста. Если на предприятии используют табели учета, в них также нужно сразу вписать нового сотрудника.

Ваш персональный бухгалтер — Кадровый учет. Кадровое делопроизводство. Организация кадрового учета.

 

Веду кадровый учет для организаций и ИП. Для организаций и предпринимателей, которые состоят на обслуживании по бухгалтерскому учету, кадровый учет входит в основную услугу. Так же выполняю разовую работу по организации кадрового учета, восстановлению запущенного или ведению учета в течение какого-то периода. При необходмости консультирую по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

 Что входит в понятие кадрового учета для малых предприятий и ИП.

Кадровый учет и делопроизводство — это комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом по трудовой деятельности сотрудников. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности.

При приеме на работу нового сотрудника, согласно ТК РФ,  делаются копии следующих документов:

• паспорт РФ с отметкой о прописке или регистрации
• военный билет
• пенсионное страховое свидетельство
• ИНН
• диплом или свидетельство об образовании

Все копии остаются в отделе кадров, а подлинники работодатель имеет право потребовать в любое время для ознакомления с ними. Трудовую книжку заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже и оформляется работодателем в течение первых пяти рабочих дней, согласно статье 66 ТК РФ. Кроме трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником организации заключают 

трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре должны быть указаны условия труда, размер заработной платы, возможные доплаты и надбавки.

 Обобщая существующую практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников, как правило, до 30-50 человек:

• штатное расписание
• правила внутреннего трудового распорядка
• должностные инструкции на каждого работника
• приказы по личному составу
• приказы о поощрениях, командировках, отпусках
• приказы по основной деятельности предприятия
• личная карточка на каждого работника
• трудовой договор на каждого работника
• график отпусков
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• коллективный договор между работодателем и работниками

С отдельными сотрудниками могут быть заключены договоры о неразглашении коммерческой тайны или договоры о материальной ответственности.

Кризисное время для многих предприятий диктует необходимость проведения мер, направленных на сокращение издержек:

• сокращение численности персонала
• ликвидация структурных подразделений
• сокращение расходов на персонал
• сокращение рабочего дня, рабочей недели сотрудников

Все это требует точности и соответствия требованиям ТК РФ.

В малых предприятиях зачастую вопросы кадрового делопроизводства ложатся на сотрудников, не имеющих опыта в данном деле. Типовые договоры и стандартные шаблоны документов частично могут помочь в делопроизводстве, но они могут не отражать последние изменения законодательства. Если у Вас есть сложности, вопросы по кадровому учету, который ведется в Вашей организации, можно воспользоваться консультациями. Консультация может быть по телефону, по электронной почте, по скайпу или же лично.

Стоимость ведения кадрового учета, а так же организация, восстановление делопроизводства можно посмотреть в разделе цены.

 

Политика личного дела

Назначение

Чтобы иметь полную, точную и актуальную информацию о трудовой деятельности сотрудника в Университете штата Мичиган, университет ведет кадровые записи, которые составляют личное дело каждого сотрудника. Эта политика устанавливает ожидания университета в отношении создания, использования и ведения личного дела сотрудника.

Определение

Личное дело сотрудника состоит из личных записей, которые могут представлять собой гибрид бумажных и электронных записей и могут храниться в центральном отделе кадров, подразделении или в цифровом виде. Основной закон штата Мичиган, регулирующий кадровые дела, Закон Булларда-Плавецкого о праве сотрудников на информацию, определяет «кадровые дела» как включающие любые «записи, хранящиеся у работодателя, в той мере, в какой эти записи используются или использовались, или могут влиять на квалификацию этого работника при найме, продвижении по службе, переводе, дополнительной компенсации или дисциплинарных взысканиях или использоваться в этой связи».

Университет использует это определение при определении кадрового учета. Коллективные договоры университета могут также содержать положения, применимые к содержанию и ведению личного дела. Дополнительную информацию о конкретных документах, составляющих личное дело, см. в таблицах в разделе «Содержание» ниже.

Применимость

Требования этой политики распространяются на всех сотрудников университета, включая исполнительных директоров, преподавателей и академический персонал, вспомогательный персонал, временных и дежурных сотрудников, ассистентов выпускников, студентов, оплачиваемых стажеров и оплачиваемых стажеров. Лица с бесплатным статусом и волонтеры не являются сотрудниками университета; поэтому университет не ведет личных дел на таких лиц.

Содержимое

Элементы, включенные в личное дело

Личное дело будет включать, помимо прочего, записи в таблице ниже, если это применимо к сотруднику.

Запись личного дела
Материалы заявления о приеме на работу.
Обезличенные рекомендательные письма.
Письмо-предложение и принятие.
Трудовой договор.
Формы и подтверждающая документация, связанная с наймом работника или изменением статуса занятости и/или должностных обязанностей.
Подтверждение или формы согласия сотрудников, связанные с наймом, ориентацией или трудоустройством.
Текущая зарплата и история зарплат.
Специальные или дополнительные платежные формы.
Копии необходимых сертификатов/лицензий/степеней образования.
Любой требуемый сертификат обучения в университете или подразделении, если он используется в отношении квалификации этого сотрудника для трудоустройства, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарного взыскания.
Конфликт интересов при приеме на работу.
Оценка эффективности, постановка целей и план профессионального развития, а также любой связанный план повышения эффективности и/или промежуточная или испытательная оценка.
Награды или другие официальные признания, полученные университетом.
Записи о консультировании по эффективности.
Дисциплинарное взыскание, включая любой письменный выговор, отстранение от должности или увольнение, а также любые прилагаемые документы. Удержание может регулироваться коллективным договором для определенных категорий сотрудников.
Письма-соглашения для работников по коллективному договору.
Резюме окончательных отчетов о расследованиях и определений в соответствии с Политикой о насилии в отношениях и сексуальных домогательствах, Разделом IX и Антидискриминационной политикой (гендерная дискриминация и месть, основанная только на гендерной дискриминации), в которых сотрудник является ответчиком, должны быть включены в личное дело. [1]
Любая запись, не указанная выше, которая использовалась или может повлиять или использоваться в отношении квалификации работника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарного взыскания.

Материалы, не относящиеся к личному делу / Материалы, подлежащие раздельному хранению

Элементы, перечисленные в таблице ниже, как правило, не считаются персональными записями и не являются частью личного дела и должны храниться отдельно от личного дела.

Неличные материалы дела
Данные EEO/позитивных действий.
Рекомендательные письма, если они не обезличены.
Материалы по планированию персонала, которые относятся к более чем одному сотруднику, включая повышение заработной платы, планы премирования руководства, продвижение по службе и назначение на работу.
Информация о лице, отличном от сотрудника, если раскрытие информации будет представлять собой необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.
Проверка биографических данных
Форма I-9s
Записи, хранящиеся исполнительным, административным или профессиональным служащим, которые хранятся в единоличном владении создателя записи и не доступны или не передаются другим лицам. Однако запись о происшествии или факте в отношении работника может быть внесена в кадровое дело, если она внесена не позднее чем через 6 месяцев со дня происшествия или дня, когда этот факт стал известен.
Медицинская информация. [2]
Документация об отпуске, связанная с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, инвалидностью или компенсационным отпуском или действием. [3]
Заявления о разумном приспособлении и соответствующая документация в соответствии с Законом об американцах-инвалидах. [4]
Выбор плана страхования и/или льгот и информация о бенефициаре.

Дополнения или удаления в личном деле

Запрос сотрудника на добавление или удаление информации из личного дела должен быть направлен менеджеру отдела кадров МГУ, академическому отделу кадров или назначенному представителю отдела кадров МГУ. По обоюдному согласию между отделом кадров МГУ или академическим отделом кадров и сотрудником информация, содержащаяся в личном деле, может быть удалена или исправлена. При недостижении соглашения работник может подать в отдел кадров МСУ письменное заявление с разъяснением позиции работника. Заявление не должно превышать 5 листов бумаги размером 8½ дюймов на 11 дюймов и должно быть помещено в личное дело.

Доступ к личному делу

1. Доступ сотрудника
   Не реже двух раз в год сотрудник может просматривать и проверять личное дело сотрудника. Сотрудник должен отправить письменный запрос на рассмотрение файла в отдел кадров МГУ, [email protected]. Отдел кадров MSU обработает все запросы в личных делах и соберет все записи личных дел, в том числе находящиеся за пределами отдела кадров MSU, для просмотра сотрудником. После того, как запрос будет обработан, отдел кадров MSU свяжется с сотрудником, чтобы запланировать проверку. Во всех случаях лица, рассматривающие документы, будут сопровождаться уполномоченным представителем университета. Проверка проводится в отделе кадров МГУ в обычное рабочее время. Если проверка в обычное рабочее время потребует от работника перерыва в работе, работнику должно быть предоставлено какое-либо другое разумное время или возможность для проверки. После просмотра сотрудник может получить копию части или всего личного дела, и в этом случае могут взиматься только фактические расходы.
2. Доступ персонала университета
   Должностные лица университета, исполнительные менеджеры, деканы, заведующие отделами, супервайзеры, специалисты по кадрам, следователи, представители офиса главного юрисконсульта или другой персонал университета, имеющий деловую необходимость в этом, может проверять персонал отдельного лица файл по запросу и демонстрация необходимости бизнеса.
3. Доступ третьих лиц
   1. Закон о свободе информации штата Мичиган
      Запрос в соответствии с Законом о свободе информации о личном деле должен быть направлен в Управление Закона о свободе информации МГУ для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены напрямую отвечать на запросы Закона о свободе информации.
   2. Повестка/повестка в суд
      Повестка или повестка в суд по личному делу должна быть направлена ​​в офис главного юрисконсульта для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены принимать услуги по вызову или повестке в суд.
   3. Дисциплинарное взыскание
      В большинстве случаев сотруднику будет предоставлено письменное уведомление, прежде чем он разгласит информацию о дисциплинарном взыскании, содержащемся в личном деле, третьей стороне ^[5] . Письменное уведомление должно быть отправлено первоклассной почтой на последний известный адрес сотрудника и должно быть отправлено по почте не позднее дня разглашения информации из личного дела. Любое дисциплинарное взыскание старше четырех лет не будет передано третьему лицу, за исключением случаев, когда оно предписано в судебном иске стороне в этом судебном иске и других ограниченных обстоятельствах, описанных в Законе Булларда Плавецкого о праве знать, MCL 423.507.

Ведение и хранение личных дел

Отдел кадров МГУ отвечает за составление всех личных дел сотрудников, включая сбор документации из подразделений и электронных систем или других областей по мере необходимости. Ожидается, что подразделения будут выполнять все запросы кадрового отдела MSU. Персональное дело и составляющие его кадровые записи должны храниться в соответствии с законом, Графиком хранения кадровой документации МГУ и применимыми коллективными договорами.

Нарушения

Любой, кто нарушает эту политику, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

История

Выпущено: 01.01.20
Пересмотрено: 01.05.22

---

Часто задаваемые вопросы о кадровой политике

Сноски:

[1] В кратком изложении характер расследования будет описан достаточно подробно, чтобы разумный рецензент мог определить потенциальные модели поведения; сообщит, было ли обнаружено нарушение; и если да, то наложенные санкции.

[2] Обратите внимание, что медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела и рассматриваться как конфиденциальная, раскрываемая только в случае необходимости в соответствии с 29 CFR 1630.14.

[3] См. сноску 2.

[4] См. сноску 3.

[5] Третья сторона, используемая в настоящей политике, не включает профсоюзную организацию, представляющую работника, государственное учреждение, запрашивающее информацию, или суд, предписывающий предоставление информации .

Советы по организации записей о сотрудниках

Владельцу малого бизнеса не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали нанимать сотрудников, что приводит к большому количеству бумажной работы.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по кадрам. Как вы решаете эту проблему, когда вы главный? Каков наилучший подход к ведению учета сотрудников по мере роста вашего бизнеса и персонала?

Вот несколько рекомендаций по настройке эффективной и соответствующей требованиям системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажный или электронный?

Многие предприятия начинают с бумажной системы учета. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но в конечном итоге это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, согласованность является ключом к эффективному ведению записей. Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, упорядочите записи платежной ведомости таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные и единые имена.

Настройте свои основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам потребуется вести три типа записей о сотрудниках: персонал, платежная ведомость и медицинские файлы.

Личные дела включают историю трудоустройства и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и экстренных случаях, а также подписанное подтверждение справочника сотрудников вашей компании. Со временем вы можете добавить обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и письма об увольнении.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на трудоустройство в США) в личном деле. Храните эти формы все вместе в отдельном файле. Если ваш бизнес выбран для проверки или расследования, связанного с иммиграцией, следователь попросит проверить эти формы. Раздельное хранение этих записей помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск того, что ваш бизнес подвергнется дополнительным расследованиям.

Документы, относящиеся к заработной плате, пособиям и финансовым вознаграждениям, должны быть подшиты к заработной плате. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать формы заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы для сотрудников, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по безопасности и гигиене труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудников в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA), если те Законы распространяются на ваш бизнес.