Как архивировать документы в бумажном виде: Правила архивирования документов в организации :: BusinessMan.ru

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

• При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
• Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
• Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
• Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
• Учитываться должны все электронные документы.
• В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

• Дата предоставления документа.
• Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
• Наименование структурного подразделения.
• Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

как заставить вашу компанию работать лучше

Источник: «Делис Архив»

Те, кто читал сказку о Белоснежке, знают, что одним из важнейших секретов эффективного менеджмента является порядок. Попробуйте провести хотя бы одну генеральную уборку в документах – и уже завтра составление квартального отчета или поиск очередной платежки не будут казаться кошмаром номер один в вашей офисной жизни. Но прежде запаситесь терпением: процесс архивной обработки может приготовить для вас ряд «сказочных» сюрпризов.           

Что такое архивная обработка и для чего она нужна

Архивная обработка – не роскошь, не прихоть и не навязчивая идея скрупулезных архивистов, одержимых желанием создать стройную вселенную гармонии и порядка, не вставая с рабочего места. Как было сказано ранее, архивация документов имеет под собой четкие организационные обоснования. Грамотно проведенная обработка документов помогает избежать проблем, связанных с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов. Она также облегчает поиск необходимых для составления отчетов документов и восстановления утраченной информации на основе архивированных документов, а при переезде компании с одного места позволяет учесть и сохранить все до последнего листочка.

Особую важность процедуры архивной обработки документов имеют для составления справок социально-правового характера (подтверждение стажа, квалификации  и др.), для которых могут потребоваться документы по личному составу, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность и др. Более того, в отдельных случаях архивация необходима для высвобождения офисных площадей (возможное сокращение объема – в несколько раз!) за счет одновременного уничтожения ненужных документов с «лишней» историей. Если вы уже сталкивались с передачей документов на государственное хранение, то должны знать, что у документов без архивной обработки нет шансов попасть в госархив. Таковы требования архивного законодательства РФ.

Основные этапы архивной обработки документов

Проведение экспертизы ценности документов. В ходе экспертизы устанавливается научная, историческая и практическая ценность документов. Те документы, которые представляют для организации ту или иную ценность, подлежат дальнейшей архивной обработке. Среди них непременно окажутся:

• Документы, связанные с основной деятельностью организации: учредительные документы, протоколы заседаний совета директоров и акционеров, приказы по основной деятельности, собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сметы расходов и доходов, штатные расписания.
• Документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью: регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и их приложения, договоры об оказании и получении услуг и др.

• Документы по личному составу: трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу и увольнении, переводе работников, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости, лицевые счета), личные карточки уволенных сотрудников (форма Т-2).

Систематизация документов и формирование дел

Описание и оформление дел. Эта процедура регламентируется архивным законом РФ и включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Для дел временного срока хранения допускается частичное оформление дел.

Создание описей. После оформления дел составляется их опись (систематизированный перечень справочного характера, состоящий из заголовков дел) и в некоторых случаях историческая справка к архивному фонду. Правила заполнения описей дел определены в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06. 02.2002 года. Сложность этого этапа заключается в том, что обычно описи приходится составлять без номенклатуры дел.

На основании результатов основных этапов возможно проведение других процедур, связанных с подготовкой дел к уничтожению, передачей документов на хранение в государственный архив и разработкой номенклатуры дел. Каждая из них может быть выполнена как в комплексе с другими мероприятиями, так и отдельно от них.

Особые случаи из практики архивной обработки

Определение сроков хранения. Несмотря на то, что существуют утвержденные типовые перечни документов, образующихся в деятельности организации, и разработаны специализированные онлайн-сервисы для определения сроков хранения документов, нередко отнести тот или иной документ к конкретному виду в зависимости от сроков хранения оказывается весьма проблематично.

Некоторые документы до сих не входят не в один список документов основного перечня. В СССР эту проблему решали с помощью введения системы отраслевых перечней, которые включали специфичные для каждой отрасли (строительной, нефтегазовой и др.) документы. Сегодня специалистам архивных компаний приходится обращаться к таким перечням для установления сроков хранения отдельных документов, однако простым смертным получить доступ к перечням подобного рода достаточно сложно. К примеру, многие кредитные организации во время архивной обработки к своему удивлению обнаруживают, что до сих пор нет соответствующего перечня документов, согласно которому их можно классифицировать. Как правило, в архивных компаниях с большим опытом архивной обработки эта проблема решается на законных основаниях, но для этого архивистам требуется изучить множество нормативно-правовых актов и при необходимости подключить к работе других специалистов.

Кроме этого, возможны ошибки, связанные с незнанием нюансов хранения отдельных видов документов, сроки хранения которых законодательно установлены в перечнях. Так, при определении срока хранения договоров обычно забывают о том, что он вычисляется с учетом срока действия договора. Например, ипотечный договор может в конечном итоге храниться не 5 лет, а 30 лет из расчета: 25 лет ипотеки + 5 лет хранения договора. В случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов отсутствие важного договора может привести к неприятным последствиям для организации. В других ситуациях пострадавшими могут оказаться работники компании, как иллюстрирует практика ОАО «Российские железные дороги». При архивной обработке документов по личному составу на основе типового перечня сотрудники установили, что табель учета рабочего времени должен храниться 1 год. Однако в том же самом перечне указано, что если дело касается вредного производства, то табель необходимо сохранять на протяжении 75 лет. В результате неверного определения срока хранения документа табели были уничтожены, а работники РЖД остались без значительной прибавки к пенсии в будущем.

Описание и оформление дел. Нумерация всех (!) листов дел, составление объемных описей и в финале мастерская почти декоративно-прикладного искусства с переплетными работами и оформлением обложек. При таком раскладе приходится либо отвлекаться от выполнения своих прямых обязанностей, либо работать сверхурочно, либо обращаться за помощью к сторонней компании. От того, насколько грамотно и качественно выполнены описание и оформление дел, в дальнейшем зависят быстрота и удобство работы с документами (поиск, копирование, сканирование и др.). Еще до рутинного этапа оформления могут возникнуть сложности с формированием дел. Например, не во всех личных карточках работников Т-2 (кадровое делопроизводство) указана дата увольнения сотрудника. В такой ситуации приходится поднимать другие документы (это может быть приказ об увольнении), чтобы восстановить дату, или же формировать другое «специфическое» дело.  

Как определить состав мероприятий по архивной обработке

Помимо общего объема хранимой документации и процессов движения и учета документов, экспресс-аудит помогает проанализировать риски утраты документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также эффективность использования архивных площадей. Излишне говорить о том, что проведение предварительной оценки может уберечь от дополнительных денежных затрат, связанных с неправильным определением архивных нужд организации, и некоторых ошибок, которые случаются из-за незнания правовых и организационных тонкостей мероприятий по архивной обработке.

Как сдать документы в архив на хранение: подготовка и порядок передачи

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации;
• код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• количество листов;
• даты дела;
• архивный шифр дела;
• срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Полезные материалы

Поделиться в соц. сетях:

Документальный архив микропредприятия

Документы, будь-то на бумажных носителях или в электронном виде, группируются и хранятся в соответствии с номенклатурой дел. Соответственно, от вида документов наши папки будут либо картонные (пластиковые), либо электронные (виртуальные).

Для любого микропредприятия может использоваться следующая примерная номенклатура дел:

Данная номенклатура дел характерна для микропредприятий в форме ООО, но ее легко можно адаптировать и для ИП, а также дополнять или изменять по своему усмотрению.

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

5 главных советов по архивированию бумажных документов и управлению ими

Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете своими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование. Если вы не организованы в отношении того, как вы ведете процесс архивирования записей, это может привести к замедлению повседневных операций, юридическим проблемам и недовольству клиентов. Вот основные советы по архивированию бумажных документов.

1. Сначала удалите ненужные файлы

Архивирование бумажных документов выполняется быстрее и проще, если вы начнете с очистки файлов.Начните с избавления от файлов, срок хранения которых превышает установленные законом. Профессиональная служба уничтожения упрощает для вас процесс очистки файлов. Мешки для безопасного уничтожения документов сбрасываются на вашем предприятии до начала вашего проекта очистки, а затем собираются, когда они заполняются. Весь процесс уничтожения осуществляется проверенными профессионалами, которые соблюдают строгий протокол цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат об уничтожении предоставляется после уничтожения ваших документов.

2. Проверка сроков хранения записей

Архивные документы имеют определенные «сроки хранения», поэтому важно ознакомиться с инструкциями по хранению, чтобы обеспечить архивирование в течение правильного периода времени. Перед окончательной доработкой политики хранения записей обратитесь за советом к партнеру по управлению документами, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.

3. Выделите подходящее место для хранения

Большинство архивных бумажных документов редко доступны до их уничтожения, но тем временем они должны храниться в месте, где они должным образом защищены и сохранены.Бумажные документы особенно уязвимы для непоправимого ущерба в результате пожаров, наводнений и стихийных бедствий. В результате архивирование должно происходить в безопасном удаленном помещении.

Профессиональный архивный центр специально разработан для защиты ваших документов от катастроф, которые могут случиться с вашим учреждением. Все файлы хранятся на стеллажах высокой плотности, защищающих их от пыли, мусора и влаги. Кроме того, архивный центр оснащен следующими функциями для обеспечения долгосрочной защиты и сохранения документов:

• Климат-контроль
• Системы обнаружения и предотвращения пожара
• Пожарный надзиратель

4. Обеспечьте быстрый и точный поиск

Вам могут не понадобиться ваши архивные записи очень часто, но когда вы это сделаете, их поиск должен быть быстрым и эффективным. Большинство локальных архивных систем плохо организованы и требуют рыться в ящиках, чтобы найти важную информацию. Когда ваши архивные записи хранятся вне офиса в центре документации, они получают штриховой код и отслеживаются для быстрого доступа и оперативно извлекаются, когда они вам нужны.

5. Оцифруйте свои активные файлы

Архивирование бумажных документов также означает наличие решения для наиболее активных записей.Оцифровка ваших активных файлов избавляет от трудоемких поисков одного важного документа в нескольких комнатах и ​​картотеках. В профессиональной службе сканирования документов во время обработки изображений используется приложение оптического распознавания символов (OCR), поэтому оцифрованные файлы можно быстро найти с помощью простого поиска по ключевым словам. Активные документы будут на расстоянии одного щелчка мыши, а не в углу вашего офиса.

Следуйте этим советам, чтобы начать работу сегодня. И обращайтесь к нам, если вам понадобится помощь.

Archive Document Data Storage (ADDS) предоставляет решения по управлению записями и информацией для предприятий в Лондоне, Бристоле, Бате и Суиндоне. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или заполните форму на этой странице.

Как заархивировать или восстановить документы и папки Paper

Эта статья предназначена для пользователей Dropbox, использующих более старую версию Dropbox Paper. Архивирование недоступно для пользователей Dropbox Paper версии 2020.

Чтобы узнать, используете ли вы старую версию Dropbox Paper:

1. Войдите в Dropbox.com.
2. Щелкните Создать новый файл .

Если вы не видите Dropbox Paper в раскрывающемся меню, значит, вы используете старую версию.

Если вы видите Dropbox Paper в раскрывающемся меню, значит, вы используете Dropbox Paper версии 2020.

Только создатели и пользователи с разрешением на редактирование могут архивировать документы Paper. Когда документ Paper заархивирован, он становится доступным только для чтения для всех, кому предоставлен доступ.

Как заархивировать документ Paper

1. Откройте документ, который хотите заархивировать.
2. Щелкните «… » (многоточие).
3. Щелкните Архив .

Как заархивировать папку Paper

1. Наведите указатель мыши на папку, которую хотите заархивировать.
   
2. Установите флажок.
3. Щелкните Архив .

Как найти и восстановить заархивированный документ Paper

1. Войдите на dropbox.com.
2. Щелкните Бумага в левом столбце.
3. Щелкните вкладку Документы .
4. Щелкните раскрывающееся меню сортировки / фильтрации в правом верхнем углу списка документов. По умолчанию установлено значение Недавно просмотрели .
5. Щелкните Архивировано . Вы увидите список ваших заархивированных документов.
6. Щелкните документ, чтобы открыть его.
7. Щелкните «… » (многоточие) в правом верхнем углу.
8. Нажмите Восстановить .

Как найти и восстановить архивную папку Paper

1. Войдите в Dropbox.com.
2. Щелкните Бумага в левом столбце.
3. Щелкните вкладку Папки .
4. Щелкните раскрывающееся меню сортировки / фильтрации в правом верхнем углу списка документов. По умолчанию установлено значение по алфавиту .
5. Щелкните Архивировано .
6. Щелкните папку.
7. Нажмите Восстановить .

Как навсегда удалить папку Paper

1. Заархивируйте папку.
2. Щелкните Папки .
3. Щелкните Архивировано .
4. Щелкните папку.
5. Щелкните Безвозвратно удалить .
6. Щелкните Безвозвратно удалить .

Примечание о документах, заархивированных до 1 июня 2017 г.

Paper, заархивированные до 1 июня 2017 г., будут перемещены на вкладку Deleted в Paper (вместо того, чтобы оставаться в Archived ).

Раньше Dropbox Paper не предлагал простой способ удаления документов. Таким образом, многие пользователи использовали бы Archive для удаления документов из своего списка документов, когда они действительно хотели их удалить.Теперь, когда Paper имеет возможность удалять, мы переместим все заархивированные документы в список Deleted .

Если документ, который вы хотите сохранить, попадает в список Deleted , не беспокойтесь: вы можете легко переместить эти документы обратно в список Archive .

Хранение семейных бумаг и фотографий

Хранить предметы при низкой температуре и низкой относительной влажности

• Чем ниже температура, тем дольше ваши вещи прослужат, потому что более низкие температуры замедляют скорость химического разложения и уменьшают активность насекомых. Поддерживайте температуру ниже 75 градусов по Фаренгейту (F).
  
• Поддерживайте относительную влажность (rH) ниже 65%, чтобы предотвратить рост плесени и снизить активность насекомых.
  
• Избегайте очень низкой относительной влажности, потому что относительная влажность ниже 15% может вызвать хрупкость.

Рассмотрите возможность холодного хранения ацетатных негативов, цветных негативов, отпечатков и слайдов

• Негативы из ацетата и цветные негативы, слайды и отпечатки подвержены выцветанию и порче в течение десятилетий при хранении при комнатной температуре.Хранение в холодильнике может замедлить это ухудшение, но для этого требуется специальная упаковка и специальные меры. Узнайте, как подготовить предметы для холодного хранения, на веб-сайте холодного хранения Службы национальных парков.

Снизить риск повреждения водой, насекомыми и грызунами

• Храните предметы в сырых подвалах, гаражах и горячих чердаках.
  
• Храните предметы вдали от источников утечек и наводнений, таких как трубы, окна или известные протечки на крыше.
  
• Храните предметы на полке, чтобы они не промокли.
  
• Храните предметы вдали от пищи и воды, привлекательных для насекомых и грызунов.

Упаковка семейных бумаг и фотографий для хранения. Коробки, папки, рулоны, рукава, альбомы и альбомы для вырезок, о боже!

Используйте контейнеры, которые:

• Достаточно большие, чтобы оригиналы лежали ровно или вертикально без складывания или изгиба
  
• Правильные размеры, поэтому предметы не сдвигаются
  • Используйте разделительную доску, если не хватает предметов для заполнения вертикальной коробки.
  • Не переполняйте коробку.

• Изготовлены из картона или папок, не содержащих лигнина и кислоты, или забуференных.
  
• Сдали ПАТ при хранении фотографий

Рулоны

Большие гибкие листы можно хранить свернутыми.

• Накатайте на прочную трубу, чтобы уменьшить вероятность ее раздавливания.
  
• Используйте бумажный тюбик архивного качества с низким содержанием лигнина.
  
• Выберите трубку, которая как минимум на два дюйма длиннее ширины самого широкого листа.
  
• На одну трубу можно наматывать пять листов. Накатайте на трубку все пять листов одновременно, а не один за другим.

Как наматывать на трубу:

Рукава

Если ваши оригиналы хрупкие, порванные или часто используемые, поместите каждый лист в L-образный рукав из полиэстера. Эти рукава снижают риск разрывов и других повреждений при обращении с ними.

• Поместите только один элемент в конверт и убедитесь, что все части текста или изображения видны. Таким образом, предмет может оставаться в рукаве во время просмотра.
  
• Используйте рукава большего размера, чем оригинал. Любая часть оригинала, выходящая за пределы рукава, может быть повреждена.
  
• Не используйте рукава в книгах. Острые края полиэстера разорвут страницу книги.

Альбомы

Существует множество безопасных стилей и типов переплета, в том числе спиральные, кольцевые, столбчатые или зажимные или традиционные сшитые переплетные материалы. Обложка альбома может быть тканью, прочным пластиком или кожей.Выберите внешний вид и стиль понравившегося альбома. Более важным, чем материал обложки, является качество страниц альбома и других материалов, непосредственно контактирующих с фотографиями и бумагами.

Избегайте переполнения альбомов; не добавляйте слишком много элементов на страницы или слишком много страниц в альбом. Это может привести к повреждению страниц альбома и прикрепленных к нему элементов, а также затруднить использование.

Самый безопасный метод крепления фотографий и бумаги — без клея или клея.Это можно сделать по:

• Использование страниц или конвертов, не содержащих кислоты, и рукавов из прочных пластиков, таких как полиэстер, полипропилен или полиэтилен.
  
• Использование уголков из бескислотной бумаги или прочных пластиковых пленок, таких как полиэстер, полипропилен или полиэтилен.

Материалы, которых следует избегать при хранении семейных бумаг

Материалы, которые могут причинить физический ущерб, со временем обесцветятся, сочатся с краев или их будет трудно удалить в будущем, в том числе:

Где купить консервы

Подумайте, как вы собираетесь использовать расходные материалы, прежде чем покупать их.Выберите подходящий материал для вашей ситуации.

Архивирование. Бумажные документы — Скачать PDF

СПЕЦИАЛИСТИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖЕР ПО ПРАКТИКЕ

РУКОВОДСТВО ПО УСТАНОВКЕ ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТИЧЕСКОГО ПРАКТИЧЕСКОГО МЕНЕДЖЕРА с использованием БАЗЫ ДАННЫХ MICROSOFT SQL SERVER Обновлено в октябре 2009 г. Все права защищены.Без воспроизведения, передачи, транскрипции, хранения в поисковой системе,