Как делается опись документов образец: Опись документов: образец 2020

Как делается опись документов образец: Опись документов: образец 2020

Содержание

Опись документов: образец 2020

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной. Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.


Шаблон (в другую организацию)

Шаблон (в архив)

Опись документов - образец 2020

На странице представлен образец документа «Опись документов» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 26,0 кб

Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов. При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.

Что необходимо вносить в бланк описи

Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:

  • номер по порядку;
  • наименование документов;
  • количество страниц в них.

Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.

В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Начало документа «Опись документов»

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Как делается опись документов?

Под термином «опись» в первую очередь подразумевается процесс инвентаризации бумаг перед сдачей их в архив. Результатом этого является систематизированный справочник, который раскрывает состав и содержание документов, хранящихся на предприятии.

Составление описи выполняется в соответствии с установленными правилами и формой. Последняя обязательно включает в себя титульный лист, оглавление, статьи с описанием документов в виде таблицы и лист-заверитель.

Опись документов всегда составляется в двух экземплярах. Процесс этот достаточно трудоемкий и имеет четкий алгоритм.

Подготовительный этап

Перед составлением описи дел их обязательно систематизируют в определенном порядке. Как правило, дела сначала раскладывают по годам, а затем внутри каждого года – по структурным подразделениям. Далее в каждой такой группе документы располагают в порядке их значимости. Например, сначала могут идти приказы, затем планы и сметы, отчеты, доклады и т.д.

В завершении для каждого сформированного дела указывается его порядковый номер, индекс, заголовок, дата создания и информация о количестве листов.

При систематизации бумаг также необходимо учитывать, что на дела постоянного хранения, со сроком свыше 10 лет, и по личному составу описи составляются отдельно. Бумаги с истекшим сроком и не представляющие ценности в архивный справочник не включаются. Для них проводится отдельная процедура – списание документов.

Основной этап

По возможности опись лучше выполнять на фирменном бланке организации. Однако это требование не является обязательным. Внесение дел в опись осуществляется в том порядке, в котором они были системазированы. При этом каждое из них получает индивидуальный номер. В случае если дело состоит из нескольких томов, то и они вносятся в документ отдельными пунктами.

Сама опись представляет собой таблицу установленной формы, которая включает в себя следующие столбцы:

  • № п/п.
  • Индекс дела.
  • Заголовок.
  • Дата составления.
  • Количество листов в деле.
  • Срок хранения.
  • Примечания.

Все эти данные соответственно переписываются с обложки дела. В графу «Примечания» могут быть внесены какие-либо особые отметки, например, о физическом состоянии документов и т.д. Однако в делопроизводстве эта графа заполняется редко.

Завершающий этап

После того, как все дела были внесены в опись, приступают к окончательному оформлению документа. На последней странице (под таблицей) указывается дата составления справочника, число внесенных дел прописью, а также проставляются подписи ответственных лиц.

Только после выполнения всех этих действий готовая опись может быть представлена по месту требования.

Образцы и бланки описей документов 2020 года

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  • Титульный лист.
  • Наименование описи.
  • Оглавление.
  • Предисловие.
  • Опись.
  • Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  • Указатели.
  • Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  • Библиография.
  • Перечень используемых терминов.
  • Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи  

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  • Наименование компании, ее адрес.
  • Исходящий номер.
  • Заголовок.
  • Список документом, указание номера каждого из них.
  • Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  • Закончился срок хранения.
  • Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Как составить опись документов

Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.

Виды описей

В архивоведении существует несколько понятий описи документов:

  • Внутренняя опись.
  • Опись структурных подразделений.
  • Опись документов для постоянного хранения.

Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.

Внутренняя опись

Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:

  • Черновики.
  • Документы, в которых не раскрывается смысл из названия заголовка.
  • Судебные дела.
  • Личные и особо ценные бумаги.

Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.

Список документов в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись с информацией о количестве дел и листов в описи.

Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется. Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы. Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.

Опись структурных подразделений

Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:

  • Для постоянного хранения.
  • Для временного хранения (на 5 лет и больше, на 10 лет и более).
  • По составу личных документов.

Опись дoкументов для постоянного хранения

Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:

  • Описания передаваемых дел.
  • Итоговая запись.
  • Лист-заверитель.
  • Дополнительная информация к списку передаваемых дел.

Образец (пример) описи документов можно скачать здесь.

Общие принципы

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

  • Порядковые номера документов.
  • Индексы
  • Даты.
  • Заголовки документов.
  • Номера листков дела.
  • Заметки и примечания.
  • Пометки об особой важности документа (при необходимости).
  • Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

Индекс дела Наименование дел Дата Кол-во листов Примечания
1 2 3 4 5 6
1 03-15 Документы, содержащие управленческую информацию (планы, аргументация, деловая переписка). 05.06.2010 -12.08.2010 209 В письме генерального директора ЗАО «…» от 15.07.2010 присутствует таблица нормированных расходов на функционирование административного персонала на 3 листах

В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).

Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.

Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:

  • Один остается у исполнителя.
  • Второй – у архивариуса.
  • Третий и четвертый – отдаются в архив населенного пункта.

Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений. Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей. Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.

Последствия неверно составленной описи

Составить опись документов не так трудно. Но главное – уделить должное внимание мелочам, и тогда получится избежать потери необходимых документов и обвинений в халатности. К примеру, в организации проходит плановая налоговая проверка, которая запрашивает отчеты прошлогодней давности. По ошибке рядового сотрудника бухгалтерии отчет был подшит в папку с сопроводительными письмами и не указан в описи. Тогда сотрудник не имеет возможности найти и представить необходимые документы, что может привести к штрафным санкциям и дисциплинарному наказанию.

Внутренняя опись документов дела - образец 2020

На странице представлен образец документа «Внутренняя опись документов дела» с возможностью скачать его в формате xls.

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 12,0 кб

Внутренняя опись является документом, который необходим каждому предприятию для организации учета документации и правильного ее хранения в своем архиве. Данную опись осуществляют также в случаях, когда документы являются особо ценными или секретными. Если архив по определенным причинам был поврежден, то документацию можно восстановить согласно данной описи.

Благодаря тому, что документы, которые внесены в опись, имеют четкую структуру и информацию, есть возможность воссоздания по ним различных исторических архивов, с которыми по ряду обстоятельств в течение некоторого времени не проводилось никакой работы. К тому же грамотно составленная внутренняя опись поможет оптимизировать архив предприятия при его чрезмерной наполненности.

Правила составления внутренней описи

Данный документ должен быть составлен в соответствии со строго определенными требованиями. Он представляет собой таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • номер по порядку;
  • индекс документа;
  • дату составления документа;
  • его наименование или заголовок;
  • примечание, в котором можно дать краткое описание документации.

В нижней части таблицы цифрами и прописью фиксируется общее количество внесенных документов, а также число страниц данной внутренней описи. Документ подписывает сотрудник, его составивший. Он указывает название своей должности и обязательно расшифровывает подпись. В самом низу внутренней описи необходимо поставить дату ее составления.

Скачать образец документа

Скачать в .xls

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Начало документа «Внутренняя опись документов дела»

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .xls

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Как создать инвентарный лист [с бесплатным примером загрузки]

Инвентарный лист - это электронная таблица, которую можно использовать для регистрации уровней запасов и отслеживания оборачиваемости запасов. Инвентарные листы - важная часть управления запасами, которую владельцы бизнеса и менеджеры могут использовать для организации своих запасов.

Ниже вы найдете бесплатную загрузку инвентарного листа, а также шаги и советы по созданию собственного инвентарного листа.

Как создать инвентарный лист:

1.Откройте новую электронную таблицу в Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers или другой программе.

Вы можете использовать любую программу для работы с электронными таблицами, которая вам удобна. Функции и возможности могут немного отличаться друг от друга, но процесс, по сути, одинаков, независимо от того, какое программное обеспечение вы используете. Просто убедитесь, что вы используете программу, которая облегчает доступ, редактирование и сохранение инвентарного листа.

2. Назовите ваши заголовки.

Первая информация, которую необходимо ввести в электронную таблицу, - это заголовок каждого столбца.Вы можете настроить заголовки в зависимости от типа бизнеса, которым вы управляете, и ваших приоритетов управления запасами. Общие заголовки включают:

  • Наименование товара
  • Серийный номер
  • Стоимость единицы товара
  • Количество единиц на складе
  • Цена продажи
  • Минимальное количество заказа
  • Время заказа
  • Поставщик

3. Введите позиции и их соответствующая информация.

Когда вы настраиваете свой инвентарный лист в первый раз, это займет больше времени, потому что вам нужно вводить информацию в каждом столбце для каждого элемента.Из месяца в месяц ваша информация о ценах или стоимости может не меняться, но ваш уровень запасов будет расти и падать.

4. Сохраните лист и обновите его во время инвентаризации.

Как только ваш лист настроен со всеми правильными категориями и информацией о продукте, обязательно сохраните его и храните в легко доступном месте на основном рабочем компьютере. Когда вы проводите еженедельную или ежемесячную инвентарную проверку, вы можете использовать свой инвентарный лист для обновления своих записей и отслеживания изменений.

Часто задаваемые вопросы:

Как мне составить инвентарный лист?

Просто откройте пустую электронную таблицу на своем компьютере и создайте заголовки столбцов.Заголовки могут быть такими, как «Серийный номер», «Описание» и «Имя элемента». Вы можете использовать строки под этими заголовками для ввода новой информации и редактирования старой информации.

Как вы ведете учет с помощью таблицы инвентаризации?

  • Получите программное обеспечение для инвентаризации с помощью аналитики продаж в реальном времени.
  • Обеспечить точное прогнозирование.
  • Продаем товар в хронологическом порядке.
  • Приоритетность самых дорогих продуктов.
  • Не запасайте низкооборотный запас.
  • Следите за своим инвентарем.
  • Управление активами, такими как основные машины.
  • Обеспечить контроль качества.

Как отслеживать товарные запасы в Excel?

Вы можете отправить копию своего инвентарного листа Excel своим сотрудникам, чтобы они могли открыть файл и изменить его самостоятельно, но имейте в виду, что внесенные изменения не изменят ваш исходный файл. Следите за тем, кто имеет самую последнюю версию, если вы используете Excel для отслеживания запасов.

Как вы пишете инвентарь?

Составьте инвентарный лист, что очень просто.Просто откройте пустую электронную таблицу на своем компьютере и создайте заголовки столбцов. Заголовки могут быть такими, как «Серийный номер», «Описание» и «Имя элемента». Используйте строки под этими заголовками для ввода новой информации и редактирования старой информации.

Как вы храните инвентарь?

Составьте инвентарный лист. Получите программное обеспечение с аналитикой продаж в режиме реального времени, продавайте товары в хронологическом порядке, расставляйте приоритеты в отношении самых дорогих продуктов и не продавайте запасы на низких оборотах. Также обязательно следите за своим инвентарем.

Что такое инвентарь?

Товарный инвентарь - это продукт, который ваш бизнес покупает для перепродажи.

Могу ли я поделиться инвентарным листом Excel со своими сотрудниками?

Да. Вы можете отправить копию своего инвентарного листа Excel своим сотрудникам, чтобы они могли открыть файл и изменить его самостоятельно, но имейте в виду, что внесенные изменения не изменят ваш исходный файл. Если вы используете Excel для отслеживания запасов, внимательно следите за тем, у кого самая последняя версия.

Что такое инвентаризационный баланс?

Баланс инвентаризации фокусируется на финансовом состоянии вашего управления запасами, показывая, сколько вам стоило приобрести товары, которые у вас есть в наличии, и общую стоимость оставшихся запасов. Подобная электронная таблица инвентаря поможет вам определить, не являются ли ваши уровни инвентаря слишком высокими.

Есть ли бесплатное программное обеспечение для управления запасами в Excel?

Да. Excel не обязательно является программой управления запасами, но в программное обеспечение встроено множество инструментов, которые делают управление запасами в Excel популярным выбором.Вы можете использовать функцию сортировки, чтобы упорядочить числа или формулы для вычисления значений. Наш образец инвентарного листа является документом Excel.

Где я могу найти бесплатные инвентарные листы?

Оба приведенных выше шаблона являются бесплатными инвентарными листами. Все, что вам нужно сделать, это загрузить их, чтобы начать использовать их прямо сейчас.

Как создать домашний инвентарь

Начните инвентаризацию вашего дома сейчас

Если вы только настраиваете домашнее хозяйство, начать домашний инвентарь относительно просто. Однако если вы прожили в одном доме много лет, задача создания списка может показаться сложной, но это не обязательно. Начните здесь.

  • Выберите простое место для начала - Отличное место для начала - отдельная зона, например, небольшой кухонный шкаф, шкаф для спортивного снаряжения или полка для сумок.
  • Список недавних покупок - Еще один способ начать с недавних покупок - войти в привычку инвентаря и затем вернуться к своим старым вещам.
  • Включите основную информацию - В общем, опишите каждый предмет, который вы записали, и отметьте, где вы его приобрели, марку и модель, что вы заплатили, и любую другую информацию, которая может помочь в случае, если вам необходимо подать заявку.
  • Подсчет одежды по общей категории - Например, «5 пар джинсов, 3 пары кроссовок…» Запишите любые предметы, которые особенно ценны.
  • Запись серийных номеров - Обычно встречающиеся на задней или нижней части основных приборов и электронного оборудования, серийные номера являются полезным справочным материалом.
  • Проверьте покрытие больших предметов билетов - Ювелирные изделия, предметы искусства и предметы коллекционирования могут увеличиться в стоимости и могут потребовать специального покрытия отдельно от стандартного страхового полиса для домовладельцев. Пока вы составляете свой домашний инвентарь, проконсультируйтесь с вашим агентом, чтобы убедиться, что у вас есть достаточная страховка для этих предметов за до потери .
  • Не забывайте о сторонних предметах - Ваши вещи, хранящиеся в хранилище, также покрываются страховкой ваших домовладельцев. Убедитесь, что вы включили их в свой инвентарь.
  • Сохраните доказательство ценности - Храните квитанции о продажах, контракты на закупку и оценки в своем списке.
  • Не перегружайтесь - Как только вы начали инвентаризацию, продолжайте идти, даже если вы не можете сделать все это сразу. Лучше иметь неполный инвентарь, чем вообще ничего.

Используйте технологии, чтобы сделать ваш домашний инвентарь проще

Достаточно простого карандаша и бумаги, но технология может значительно облегчить создание домашнего инвентаря.

  • Фотосъемка - Создайте фото-запись ваших вещей. Захватывайте важные отдельные предметы, а также целые комнаты, шкафы или ящики. Пометьте свои фотографии тем, что изображено, где вы их купили, маркой или моделью - любую информацию, которая может быть важна для замены и / или получения компенсации за предмет.Используйте свой смартфон или цифровую камеру - некоторые дают вам возможность добавить описание элемента при сохранении фотографии.
  • Запишите на пленку - Пройдите по вашему дому или квартире, снимая видео и описывая содержание. Например, вы можете описать содержимое кухонного шкафа: «Маки на голубом» от Lenox, сервис для 12, который включает в себя тарелку, салатницу, миску, чашку и блюдце. Приобретено в 2015 году ».
  • Использование приложения - Существует множество параметров мобильного приложения, которые могут помочь вам создавать и хранить записи о ваших вещах по комнатам.

Следите за тем, чтобы ваш домашний инвентарь был в актуальном состоянии и безопасно хранился

Ваш домашний инвентарь полезен только в том случае, если он точен, и вы можете получить к нему доступ, чтобы предоставить информацию своей страховой компании в случае пожара, кражи или другого разрушительного стихийного бедствия. Независимо от носителя, который вы использовали для создания своего списка, сохраняйте его резервную копию и в надежном месте.

  • Добавление значительных новых покупок в ваш список - Сделайте привычкой добавлять информацию об элементе и квитанции в ваш инвентарь, пока детали свежи в вашем уме.
  • Храните копию своего бумажного инвентаря вне дома. - Храните ее вместе с соответствующими квитанциями и оценками в сейфе или в доме друга или родственника. Сделайте хотя бы одну резервную копию вашего инвентарного документа и сохраните его отдельно. Самый простой способ сделать цифровые резервные копии вашего бумажного списка - сфотографировать его на своем смартфоне.
  • Резервное копирование цифровых файлов - Сохраняйте копию на внешнем диске или в учетной записи онлайн-хранилища.
  • Понимание вашего приложения - Убедитесь, что введенная вами информация поддерживается разработчиком приложения и что вы знаете, как получить доступ к информации, когда вам это нужно.

Следующие шаги: После того, как вы взяли свой инвентарь, узнайте, сколько страховки домовладельцев вам нужно.

,

Как управлять инвентарем для малого бизнеса

Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы убедиться, что вы на пути к успеху. Одна из самых неотъемлемых частей вашего бизнеса - управление запасами.

Как распорядилось управление запасами в вашем малом бизнесе? Были ли у вас нужные продукты, когда они вам нужны? Вы потеряли в бизнесе, когда товаров нет в наличии? Или вы потеряли деньги из-за избытка акций?

В этой статье мы обсудим основные методы управления запасами, объясним, что нужно искать в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и расскажем о некоторых лучших практиках управления запасами.

Продавайте с умом с нашей торговой точкой

Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

Что такое управление запасами?

Управление запасами - это часть управления цепочками поставок, которая стремится всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда это сделано эффективно, предприятия снижают затраты на перевозку избыточных запасов при максимизации продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать ваши запасы в режиме реального времени, чтобы упростить этот процесс.

Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь подходящие продукты в нужном количестве под рукой и избегать товаров, которых нет в наличии, и средств, связанных с избыточным запасом. Вы также можете гарантировать, что ваши продукты будут проданы вовремя, чтобы избежать порчи или морального износа, или потратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

  • Сократите расходы, улучшите денежный поток и увеличьте прибыль вашего бизнеса
  • Отслеживайте свой инвентарь в режиме реального времени
  • Помочь вам прогнозировать спрос
  • Предотвращение дефицита продукции и производства
  • Предотвратите избыточный запас и слишком много сырья
  • Позволяет легко анализировать запасы на любом устройстве
  • Быть доступным прямо с вашей торговой точки
  • Оптимизировать организацию склада и драгоценное время сотрудников
  • Предложите быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
  • Позволяет управлять несколькими местоположениями, отслеживать запасы в нескольких местах или на складах

Методы управления запасами и лучшие практики для малого бизнеса

Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

  1. Точная настройка вашего прогноза. Точное прогнозирование жизненно важно. Ваши прогнозируемые расчеты продаж должны основываться на таких факторах, как исторические данные о продажах (если вы продаете с Square, посмотрите эту информацию на своей онлайн-панели инструментов), рыночные тенденции, прогнозируемый рост и экономику, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. Д.
  2. Используйте подход FIFO (первым пришел, первым вышел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были приобретены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как продукты питания, цветы и косметика.Например, владелец бара должен знать материалы за решеткой и применять методы FIFO для улучшения инвентаря бара. Это также хорошая идея для товаров не скоропортящихся продуктов, поскольку предметы, которые сидят слишком долго, могут быть повреждены, или иным образом устареть и не продаваться. Лучший способ применить FIFO в складском помещении или на складе - это добавлять новые товары со спины, чтобы более старые продукты были впереди.
  3. Определение запаса для низких оборотов. Если у вас есть запасы, которые вообще не продавались в течение последних шести-12 месяцев, возможно, пришло время прекратить складировать этот товар.Вы могли бы также рассмотреть различные стратегии избавления от этих акций - например, специальные скидки или рекламные акции - поскольку избыточные акции тратят впустую ваше пространство и капитал.
  4. Аудит ваших акций. Даже при наличии хорошего программного обеспечения для управления запасами периодически вам все равно нужно фактически подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что ваши запасы соответствуют вашим ожиданиям. Предприятия используют различные методы, в том числе ежегодный инвентаризация на конец года, которая подсчитывает каждый отдельный товар, и постоянную выборочную проверку, которая может быть наиболее полезной для продуктов, которые быстро перемещаются или имеют проблемы с запасами.
  5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square напрямую подключается к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные уведомления о наличии товара на складе, чтобы вы всегда знали, каких товаров мало или нет в наличии, чтобы вы могли заказать больше в срок.
  6. Отслеживайте уровень запасов в любое время. Наличие надежной системы для отслеживания уровня ваших запасов, расставляя приоритеты для самых дорогих продуктов.Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, делая большую часть тяжелой работы за вас.
  7. Сократить время ремонта оборудования. Основная техника не всегда в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный кусок техники может быть дорогостоящим. Контроль вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы, прежде чем возникнут проблемы.
  8. Не забудьте про контроль качества. Независимо от вашей специальности, важно убедиться, что все ваши продукты выглядят великолепно и работают хорошо.Это может быть так же просто, как если бы сотрудники проводили быструю проверку во время проверок на складе, которая включает контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукта.
  9. Аренда штатного контроллера. Контроль запаса используется для отображения количества инвентаря, имеющегося у вас в данный момент, и применяется ко всем элементам от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который отвечает за него. Контроллер запасов обрабатывает все заказы на поставку, получает поставки и следит за тем, чтобы все поступившее совпадение соответствовало тому, что было заказано.
  10. Помните свои азбуку. Многим предприятиям полезно иметь более жесткий контроль над предметами более высокой стоимости, группируя предметы инвентаря в категории A, B и C.
  11. Рассмотреть возможность доставки. Если ваш бизнес применяет методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не занимая запасы самостоятельно. Вместо этого, оптовик или производитель несут ответственность за проведение инвентаризации и доставку товаров, когда покупатель покупает в вашем магазине.Таким образом, вы не будете беспокоиться о наличии, хранении или пополнении запасов. Многие владельцы, открывающие интернет-магазин, используют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

Продукты, классифицируемые как A - товары с большими билетами, - составляют наименьший процент запасов и имеют наибольшую годовую стоимость потребления. Продукты, сгруппированные в категорию C - наименее дорогие товары - составляют самый большой процент запасов и имеют самую низкую годовую стоимость потребления.B продукты между ними. Годовая стоимость потребления - это годовая потребность, умноженная на стоимость товара.

В приведенной ниже таблице показано (на основе рекомендаций Lokad), как предприятия могут это сломать:

Пример анализа запасов ABC
Классификация Процент инвентаря Годовая стоимость потребления
A 10-20% 70-80%
B 30% 15-25%
C 50% 5%

Площадь для розничной торговли:

Система инвентаризации в точках продаж для малого бизнеса
POS-терминал

Square предлагает бесплатное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любой точки мира.Наша система отлично подходит для розничной торговли по всем каналам и синхронизируется с вашей торговой точкой и интернет-магазином.

Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные оповещения о наличии товара на складе, которого мало или мало, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть в наличии. Вы можете узнать больше о том, как использовать его здесь.

Если вам нужно более сложное решение, POS-решения Square прекрасно интегрируются с Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам.Или поработайте с разработчиком, чтобы создать специальное программное решение для управления запасами с помощью API Square Items.

Square Inventory management example

Как отслеживать и управлять инвентарем на площади
Бесплатное облачное программное обеспечение для управления запасами

Square предоставляет вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или в натуральном выражении. Для товаров с включенным товарным запасом количество товаров обновляется в зависимости от продаж из приложения Square, счетов-фактур Square и вашего интернет-магазина. Инвентаризация отслеживается и управляется для каждого местоположения (и может выполняться с помощью SKU).

Как отследить инвентарь по номеру

Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

  1. Посетите библиотеку предметов на своей панели инструментов.
  2. Выберите предмет.
  3. Отрегулируйте количество предметов и их местоположение (инвентарь устанавливается, редактируется и отслеживается для каждого места).

После того, как вы активировали инвентарь, вы будете получать оповещения на своей панели инструментов о том, что товары на складе мало или проданы, поэтому вы будете знать, когда следует переупорядочить и пополнить запасы.Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

Как выполнить массовую загрузку инвентаря

Есть куча предметов для включения? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о вашем текущем запасе и обновить его количество, используя инструмент импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
Все, что вам нужно сделать, это:

  1. Посетите библиотеку предметов на своей панели инструментов.
  2. Нажмите Изменить элемент библиотеки .
  3. Загрузите наш файл шаблона (включая всю вашу библиотеку предметов).
  4. Откройте файл и добавьте свой инвентарь по элементам в столбце с надписью Новое количество [Местоположение] .
  5. Вы также можете обновить свое фондовое оповещение включено [Местоположение] .
  6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Импорт инвентаризации и нажмите Загрузить .

Вы можете узнать больше об управлении запасами с помощью Inventory CSV в нашем Центре поддержки.

Советы для предприятий, которые делают свою продукцию

Некоторые предприятия владеют всей своей цепочкой поставок - например, производитель и продавец сумок ручной работы.

Вместо того чтобы получать готовую продукцию от других поставщиков, ваш бизнес получает сырье, которое вы затем превращаете в предметы для продажи. Инвентарь для этих видов бизнеса обычно состоит из трех категорий:

  • Сырье для производства продукции
  • Незавершенное производство
  • Готовая продукция

В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос.Он списал с убытков 2,25 млрд долларов на сырье и комплектующие для оборудования. Одним из ключевых факторов потерь было то, что моделирование управления запасами Cisco было далеко и плохо прогнозировало показатели продаж.

Советы для предприятий розничной торговли

Но даже если вы не многонациональный бизнес, хорошее управление розничными запасами может помочь вам сэкономить кучу денег. Хотя может быть заманчиво покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточного запаса не всегда хорошо для конечного результата.

Избыточный запас проблематичен по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы можете рискнуть потерять деньги, если не сможете вовремя продать продукты. (Это особенно актуально для сезонных продуктов. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать с убытком, если вообще продадите товары.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение избыточного запаса.

С другой стороны, слишком мало товара на руках может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели заходят в ваш обычный магазин, чтобы узнать, что их любимого продукта нет в наличии. Если вы думаете, что они просто вернутся, когда товара на складе, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей GT Nexus показало, что 63 процента покупателей, которые столкнулись с отсутствием товара на складе, предпочли купить товар у конкурента или не покупали его вообще.

Проверка потерянных, поврежденных или украденных предметов

Сокращение запасов в розничном магазине часто называют усадкой.Средний процент сокращения в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году сокращение расходов ритейлеров превысило 49 миллионов долларов, согласно Национальному исследованию безопасности розничной торговли.

Существует четыре основных категории сокращения запасов из-за потерь и краж. Согласно исследованию, проведенному в 2014 году, на долю краж в магазинах приходится 38 процентов сокращения розничных продаж, кражи сотрудников - 34,5 процента, ошибки в оформлении документов - 16 процентов, а мошенничество с поставщиками или поставщиками - семь процентов.Некоторые эксперты также имеют пятую категорию, которая охватывает все неизвестные причины потери инвентаря; он составляет шесть процентов от общего сокращения запасов.

Когда товары повреждены, они также включаются как часть усадки. Повреждение может произойти, когда вы находитесь на пути к вашему магазину или в самом магазине.
Как бы то ни было, усадка является очень дорогостоящей проблемой для розничной торговли и может привести к потере прибыли. И это двойной удар - вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать инвентарь, чтобы получить доход.

Чтобы покрыть эти потенциальные потери, вы можете увеличить цены на ваши товары, передав стоимость вашим покупателям. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может понадобиться увеличить процессы, которые предотвращают кражи и потери, например безопасность, что увеличивает ваш общий бюджет.

Хотя усадка - это то, что вам необходимо учитывать в нижней строке, вам не нужно просто воспринимать это как затраты на ведение бизнеса. Желательно поговорить с вашим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть убытки от несчастных случаев и кражи, связанные с запасами, в вашей личной или корпоративной налоговой декларации.

FAQ

Разве электронные таблицы не являются хорошим способом управления запасами?
Электронные таблицы

не являются эффективным инструментом управления запасами, поскольку их необходимо обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устарели. Кроме того, электронные таблицы не могут масштабироваться с вашим бизнесом, не могут общаться с вашим POS и не показывают, как продаются ваши продукты.

Дорогое программное обеспечение для управления запасами?

Не обязательно. Хотя некоторые программы для управления запасами стоят сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square бесплатно при регистрации.

Какие приложения для управления запасами в настоящее время предлагает Square?
У

Square есть два приложения, которые малые предприятия могут использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.

Если вы владеете бизнесом только с одним местоположением, Square Point of Sale идеально подойдет вам. Но если у вас несколько местоположений, мы рекомендуем Square for Retail, поскольку эта система управления запасами позволяет вам управлять запасами в нескольких местах (в том числе перемещать запасы между местоположениями), создавать или получать заказы на покупку, управлять поставщиками и создавать отчеты COGS.

Вот различия между двумя приложениями:

приложение Квадратная панель приборов Квадрат для розничной торговли
Стоимость Бесплатно $ 60 / месяц / за регистр
Массовая загрузка товара Да Да
Контроль запасов в нескольких местах Да Да
Установить оповещения о низком запасе Да Да
Получить запас в приложении Да
Создание и печать этикеток со штрих-кодом из панели инструментов Да
Согласовать усадку / пометить элементы как потерянные Да
Отслеживать потерянные, поврежденные или возвращенные запасы Да

Нужна помощь в управлении запасами? Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

.Домашний инвентарь

: Как оформить документ на личную собственность

  • Категории
    • Обустройство дома
      • Кухня
        • Техника для кухни
        • Кухонная Backsplash
        • Кухонные шкафы
        • Кухонные столешницы
        • Кухонный пол
        • Кухонная утварь
        • Освещение кухни
        • Модернизация кухни
      • Ванная комната
        • Аксессуары для ванной комнаты
        • Пол в ванной комнате
        • Освещение ванной комнаты
        • Модернизация ванной комнаты
        • Раковины и смесители для ванной
        • Ванные Туалеты
        • Ванная комната Тщеславие & Столешница
        • Вентиляторы для ванной
        • Ванны и душевые кабины
      • Палуб и патио
        • Очистка и ремонт палуб
        • Композитные колоды
        • Бетонные дворики
        • Ступеньки и перила
        • Paver Patios
        • Палубы для окраски и покраски Patios
        • Деревянные палубы
      • Газон & Сад
        • Животные и дикая природа
        • Кактусы и тропические растения
        • Контейнерные сады
        • Ограждение
        • Цветы
        • Фрукты и овощи
        • Основы садоводства
        • Садово-огородный инструмент
        • Травяные Сады
        • Комнатные растения
        • Ирригация и полив
        • Ландшафтный дизайн и дизайн
        • Уход за газонами
        • Газонокосилки
        • ежемесячных списков дел для газонов и садов
        • Органическое садоводство
        • Уличная мебель
        • Бассейны и водные объекты
        • Почва и удобрения
        • Деревья и кустарники
      • Другие комнаты
        • Чердак
        • Подвал
        • Спальня
        • Шкаф
        • Гараж
        • Прачечная
        • Гостиная
        • Мастерская
      • Ремонт и установка
        • Электромонтаж и Ремонт
        • Установка и ремонт напольных покрытий
        • Отопление Охлаждение Техническое обслуживание
        • Установка изоляции
        • Сантехника Установка и ремонт
        • Установка и ремонт крыш
        • Ремонт стен и потолков
        • Ремонт водонагревателей
      • Экстерьер
        • Crawl Space
        • Подъездная дорога
        • Входные двери
        • Внешняя уборка дома
        • Внешняя окраска и окраска
        • Внешние Ступени
        • Водосточные желоба и водосточные трубы
        • Дом Фонд
        • Тротуары и дорожки
        • Сайдинг
        • Windows
      • Интерьер
        • Камин
        • Мебель и аксессуары
        • Межкомнатные двери
        • Интерьер дома Уборка
        • Внутреннее освещение
        • Внутренняя покраска и отделка
        • Молдинг
        • Лестница
        • Хранение
        • Обои
    • Лучшие новые продукты
    • Простые решения
    • Калькуляторы
    • How-To
      • Видео с практическими рекомендациями
    • Сезонный
      • 4 сезона владения недвижимостью
      • Весна
      • Осень
      • Зима
      • Лето
      • Суровая погода
    • Специальная серия
      • 4 сезона владения недвижимостью
      • Регистрация в Челси
      • Going Green
      • Номер С Видом
      • Сегодня история домовладельца
      • Сегодняшняя баня
      • Сегодняшнее дополнение
    • Домовладелец Руководства и обзоры
  • видео
  • Часы
  • Слушай
    • Сегодняшний Домовладелец Podcast
    • Сегодняшняя радиопостановка домовладельцев
  • Потоковых Полных Эпизодов
,

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о