Как делать запись в трудовой книжке: Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Содержание

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
В графе 4 укажите дату заявления.
Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
- в графу 12 — внесите запись из трудовой;
- в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Как сделать запись в трудовой книжке? Примеры в картинках

С 16 ноября 2016 года ставить печать в трудовой книжке не обязательно если организация от неё отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).

В 2015 году печать для организаций сделали необязательной, однако в трудовых книжках её всё равно надо ставить.

Трудовой кодекс

Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей — физических лиц

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме».

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

«Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

… трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; …

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Статья 66. Трудовая книжка

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

«…В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

«…В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».

Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться

«Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

… задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

Запись в трудовой без оформления

организация существует 2 года, никто официально не оформлен, т.е. трудовые у всех на руках… предложили сделать запись липовую с того момента как работает сотрудник, и кому когда надо дату увольнения проставить..вопрос в том какие последствия могут быть, отчислений то не было…но и никому не хочется на новом месте работы доказывать что два года не было простоя и человек на самом деле работал, поэтому чтобы стаж по трудовой не терять многим эта идея понравилась.

.. стоит ли делать эту запись в трудовую или потом больше проблем от этой записи будет?

Комментарии

Лично я бы сделала запись. Последствия — этот стаж в пенсию не засчитают.)

его итак уже не засчитают…. два года и еще не известно сколько в такой ситуации

Ну вы же могли и не знать, что никаких отчислений не было, какие проблемы.

.. Думаю, зависит от должности, если в том же ключе собираетесь продолжать работать, то имеет смысл вписать. Но тс-с-с, я вам этого не говорила…

стаж всех мало волнует, волнует больше не будет ли вопросов со стороны налоговиков и из бухгалтерии

вопросы налоговиков если и будут, то скорее всего к работадателю, который и должен был эти налоги перечислять. А насчет бухгалтерии не поняла, это вам предложили в обход вашей же бухгалтерии?

нет у нас так таковой бухгалтерии нет, отдел кадров которые так же не пристроены.

.имелось в виду что на новой работе у бухгалтерии не возникнет вопросов почему не дали с старой работе корешка (забыла как справка называется где доходы)

2НДФЛ что ли? Ну не дали вам ее при увольнении, а теперь и организации нет, взять негде. Не предоставят налоговые льготы, всего и делов-то.

тогда ладно, спасибо большое! успокоили

но скажу честно, я бы не стала.

.. хотя многие так делают в шарашкиных конторах

Натаlie Питерская

Россея, моя ты Россея от Мурманска и до…. Чего там….

Натаlie Питерская

Так и существуем! Это ж надо до такого дойти!

Не мудрено.

…. Я уже ничему не удивляюсь…..
И таких контор море… Гоблинское отношение к людям и к их судьбе, от этого все через….. Да.

Натаlie Питерская

Дык, все лементарно, Ватсон… да и денег в бюджете на нужды тех же трудящихся будет побольше;-) Было бы желание!

Вот именно!!! Желания-то и не наблюдается…. Вот где собака порылась…

слов нет!!!
зачем вам запись, если организации как таковой не существует и пенсии тоже не будет, чтоб проблем не было говорите что работали по договору подряда или что то в этом роде, а как вы хотите чревато последствиями, и очень даже неприятными.

какими? я же работаю, но не оформлена…тут пусть без отчислений но стаж сохранятся…а так знаете ли на собеседованиях доказывай что да как

а зачем вам стаж? он нужен токо для начисления пенсии, а насчет собеседований… работодатель возьмет и проверит, щас это практикуют, а вашей фирмы и в помине нет, что тада?

Колотуша

и для расчёта больничных листов, тоже нужен стаж.

там общий нужен если у тя есть 8 лет, то не важно скока еще в плюсе будет

стаж, который теперь важен только для пенсии, не будет зачтен, так как отчислений в ПФР не было…

Липовая запись она и есть липовая, потом могут возникнуть всякие неприятные вопросы по поводу этой записи у представителей пенсионного фонда, а так же и налоговой инспекции.

.. Стаж Ваш не сохраняется в любом случае, потому что страховой стаж засчитывается на основании записи в трудовую книжку и налоговых отчислений, производимых организацией. Так, что извините, Вы можете продолжать батрачить дальше.

Колотуша

налоговой инспекции записи в трудовой не нужны, они только по справкам работают.

А в пенсионном фонде? мне проверяли в пенсионном раз записи в ТК сотрудников, придираются к каждой запятой.

ОРМ

неизвестно какие будут требования законодательства и формальные процедуры к моменту оформления вашей пенсии, что если государство вообще откажется признавать любой стаж при наличии каких либо несовпадений в трудовой и начислениях? у нас каждый день новости…
лучше уж объяснять работодателю, что работали без оформления, большинству это понятно…

Про работу без оформления понятно тем работодателям, кто сам так работает, а «белые» компании сразу интересуются: раз у вас там все незаконно, то вы, наверное, не знаете, как надо работать с соблюдением законодательства.

Вы работали по одной схеме, мы работаем по другой. Ваш опыт нам не подходит. Актуально для бухгалтеров, кадровиков.

Красная шапочка_

Если не было отчислений, то нафига вам этот стаж?
Пенсию начисляют от отчислений.

Больничные начисляют в зависимости от страхового стажа, т.е. когда были отчисления страховые, а если вы официально не были оформлены и страховых взносов не делали, то и стажа нет.

Стаж при получении больничного листа в организации считают по трудовой книжке работника — это делает или кадровик или бухгалтер. Если он этот стаж вам засчитает и начислит пособие по нетрудоспособности например 100%, а без этого стажа у вас д.б. 80%, и при проверке ФСС это всплывет, то ФСС просто не возместит вашей организации пособие по нетрудоспособности выплаченное вам, соответственно эти деньги выплатил работодатель, но вам они не были положены. Скажите какому работодателю понравится платить из собственного кармана?
Хотя этот факт может и не всплыть.

Tatiana N

«Больничные начисляют в зависимости от страхового стажа, т.е. когда были отчисления страховые»

Неверно информируете. Страховой стаж для оплаты больничных листов пока считается исключительно по трудовой книжке… Других вариантов до 31.12.2010 года не предусмотрено.

Натаlie Питерская

+ мну.

Tatiana N

Не, а как ФСС будет проверять, платило ли взносы гос. предприятие в тысяча девятьсот лохматом году, когда и взносов-то не было?

Вот с 01 января с больничными станет хуже. Тогда и ЗП за 2 года понадобится, и факт уплаты дателем взносов всяких-разных… А пока только ТрКн и есть единственный документ для определения страх. стажа при расчете больничного.

А то щас насоветуют, как обычно…

Натаlie Питерская

Я думаю и с этим первоянварским будут что-то отменять. Вчерась же говорили: они его почти в тайне пропустили, закончик этот. А общественность-то возмущена.
Дык… Какой вопрос, такой ответ;-)

Tatiana N

Отменять? Мудрая мысль.

.. Как будто легко сейчас собрать справки по незвестной еще форме о ЗП за 2 года у разных дателей, прошедших через твою жизнь… Ничего, что кризис на дворе и люди соглашаются на стремных дателей, любую работу и на такой срок, сколько выдержат? И когда гонять за справками? Во время болезни или после, отпрашиваясь с работы?

Натаlie Питерская

Я думаю, денег пытаются сэкономить… А еще, может, предвыборная реклама: ну типа сча как президент задумается и кааааааааааак отменит. Ну как с 60 часами;-)

Tatiana N

в 60 часов просто поиграли.

.. некоторые мальчики

Натаlie Питерская

Да и тут, возможно, игры;-)

в 19лохматом не будет проверять. но когда будет объединена база о выплате страховых взносов ПФРф и ФСС. то выяснить работал или нет сотрудник станет очень просто.
Спросите в бухгалтерии как возмещаются в ФСС средства на пособие по нетрудоспособности и как потом проверяются больничные и за какой период могут проверить.

Тогда и поймете чем связана липовая запись в трудовой и проверки ФСС

Tatiana N

О, ну-ну…

Когда объединят, тогда и встанет вопрос липовых записей… Речь шла о периоде по 31.12.2010 года, Вы невнимательны.

И так, на всякий случай… Я зам. главбуха… 13 лет стажа.

А Вы мне второй день рассказываете, как считаются и возмещаются больничные, аха… Проверок на своем веку видела достаточно, как и возвращала средства из фондов и прочих бюджетов… И неправильно еще рассказываете… Ладно, мне… А тут есть не сильно сведующие в бухгалтерии, поверят Вашей информации.

Насколько я понимаю, это форум.

а форум предполагает обсуждение. Я бы не стала делать запись в трудовой и объяснила почему — это мое мнение.
А то что Вы зам гл бух я за вас рада, но и Вы не являетесь истиной в последней инстанции. а неправильно или нет в данном случае не судить вам, а проверяющим — ко мне как к кадровику с 8 летним стажем (конечно это не 13 лет) ни у ФСС, ни у Трудовой, ни у прокуратуры не было претензий, а проверки были. Вот устроитесь в эти структуры и тогда «судьей » будете правильно или неправильно. Напоминаю это форум.

Tatiana N

Тон подобный оставьте для подчиненных…

И если даете советы БУХГАЛТЕРСКОГО толку, то хотя бы имейте представление о бухгалтерии, а не ссылайте туда. ..

может и не предусмотрено, но проверка ФСС может пройти и через 2 года, а тогда они и проверить смогут насколько соответствует страховой стаж реальности

Tatiana N

Вообще не поняла, причем здесь 2 года и проверка ФСС?

Есть документ — трудовая книжка сотрудника. По ней устанавливается страховой стаж. Других документов нет на сегодняшний момент. Если сотрудник уволен, то трудно без копии ТрКн доказать, что тот стаж для расчета больничного определен верно. Оставляйте себе копии.

ФСС пока еще никак не связан с ПФР, откуда по данным СЗВ-К и индивидуальным сведениям перс. учета можно более или менее выяснить соответствие стажа в ТрКн и реального стажа, на который работодатель платил взносы.

И потом… Разве сотрудник отвечает за действия недобросовестного работодателя, не перечислявшего взносы на работников, трудившихся по ТрКн?

Так что трудовая книжка пока (подчеркиваю: пока) — единственный способ подсчета страхового стажа. И для инспекторов ФСС тоже.

а в тр. кн при записи указывается номер приказа о приеме на работу и акой номер указывает недобросовестный работодатель. который таковой приказ не издавал?
Да, сейчас тр. кн. это единственный способ подсчета страхового стажа.

но за 3 года, в течение которых должны храниться больничные, многое может поменяться, а может и нет.

Tatiana N

Вы мне про Фому, я Вам про Ерему…

Если запись левая, то и номер приказа, естественно, поставят от балды…

И как заполняют ТрКн, что является первичным докусментом для записи, я ОЧЕНЬ давно знаю…

Вы б комментарии читали б повнимательней.

это не работа, а какая-то детская самодеятельность!

Согласен, совершенно несерьезно.

Кто должен делать записи в трудовой книжке? — Оперсонале

Содержание статьи

Устраиваясь на работу, человек заключает с работодателем трудовой договор, после чего на предприятии выдается указ о принятии на работу нового сотрудника. Для получения трудовой книжки необходимо проработать как минимум 5 дней. Но кто делает записи в трудовой книжке, знают не все.

Кто вносит записи?

Записи в трудовую книжку может внести исключительно уполномоченный на это сотрудник предприятия или частного предпринимателя. Чаще всего сюда относят:

директора компании;
главного бухгалтера;
сотрудника кадровой службы.

Первый и второй случаи характерны для тех предприятий, которые отличаются своими малыми размерами и не располагают отделом кадров. Независимо от размеров организации, запись должна иметь установленную форму и включать в себя:

порядковый номер;
наименование должности;
дата приема на работу;
наименование и дата выдачи подтверждающего документа.

После внесения записи она подтверждается подписью кадрового сотрудника. Важно отметить, что перед внесением соответствующей записи ее необходимо предоставить к ознакомлению владельцу книжки, чтобы он убедился в правильности всех данных. Это необходимо еще и потому, что именно владелец несет ответственность за трудовую книжку и все данные, которые в ней хранятся.

Основные ошибки, которых нужно избегать

Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки. Они могут стать причиной существенных проблем, вплоть до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа. Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег.

Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения. Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.

Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку. Каждая запись в трудовой документ должна вноситься на основании приказа. И хотя инструкция ведения трудовых книжек требует точности отображения данных из приказа, оттуда нужно брать исключительно самую важную информацию. В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные подробности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.

Частично решить проблему работодателю поможет использование специального штампа, оттиск которого может полностью заменять наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению. Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером. Делается это в соответствии с требованиями о признании записи недействительной, которые полностью описаны в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и оформления трудовых книжек.

Как сделать первые записи в трудовой книжке — Оперсонале

Содержание статьи

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

В документах не могут иметь место сокращенные записи.
В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения;
информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

ФИО;
дата рождения;
образование, специальность, квалификационный уровень;
дата приема на работу;
подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника;
гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:

Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Запись в трудовой книжке ИП самому себе как сделать

Многих предпринимателей мучает вопрос, должен ли сделать запись в трудовой книжке ИП самому себе. Не стоит забывать, что именно этот документ в России выступает основным, подтверждающим стаж в качестве работника. Книжка оформляется вне зависимости от того, на кого работает гражданин. Поэтому с сотрудниками всё понятно, однако вопрос по поводу самого предпринимателя у многих остаётся. Важно тщательно разобраться в этой теме.

Ведёт ли ИП трудовую книжку на себя?

Кодексом установлено, что предприниматели могут являться полноценными работодателями. Исходя из этого, можно предположить, что ИП стоит внести запись в принадлежащую ему трудовую книжку. На деле ситуация гораздо сложнее.

Именно на основании названного выше кодекса устанавливается статус ИП, который ему присваивается при ведении трудовых отношений. Названный законодательный акт содержит информацию о том, что предприниматель не может выступать работником. Такой статус приобретает исключительно гражданин, который трудится на ИП. Чтобы избежать ответственности на сотрудника должен быть оформлен пакет соответствующих документов.

Пытаясь найти ответ на поставленный в заголовке вопрос, важно учесть два факта, установленных законодательством:

ИП обязан оформлять трудовые книжки сотрудникам, работающим на него.
Предприниматель не может считаться работником в том смысле, который вкладывает в это понятие закон.

Основываясь на приведённые выше суждения, которые прямо вытекают из ТК РФ, можно сделать однозначный вывод. Предприниматель не должен вносить записи в трудовую книжку самому себе. Законодательство не предусматривает такого права либо обязанности.

Записи вносятся исключительно в соответствии с заключённым между предпринимателем и принятым на должность сотрудником договором. В то же время, подписать подобное соглашение сам с собой ИП не может. Получается, что предприниматель не вправе оформить самому себе книжку.

Стаж ИП

Многие не понимают: раз именно книжка выступает основным документом о трудовой деятельности, каким образом учитывается стаж при её отсутствии? Ответ на этот вопрос даёт пенсионное законодательство РФ.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Здесь чётко установлено, что период, в течение которого гражданин занимается предпринимательской деятельностью, учитывается при расчёте стажа. Получается, что для ИП документом, который подтверждает стаж, становится свидетельство, выдаваемое при государственной регистрации.

Вопрос расчёта длительности стажа волнует в первую очередь тех, кто задумывается о пенсиях в РФ. Предприниматель имеет право на выплаты от государства при достижении соответствующего возраста. Однако есть одно НО – чтобы получать пенсию ИП должен сначала её накопить.

С этой целью придётся делать следующие отчисления:

Фиксированные страховые взносы в пенсионный фонд за себя. Размер таких платежей необходимо уточнять ежегодно. Законодательно установленная величина фиксированных взносов периодически меняется.
В пенсионный фонд РФ придётся делать отчисления и за каждого сотрудника предпринимателя. При этом размер взносов определяется величиной оплаты за работу и премий.

ИП должен помнить, что он вправе отказаться от выплаты фиксированных сумм на себя. Однако после этого он не сможет претендовать на получение пенсии.

Немногие становятся ИП сразу при достижении работоспособного возраста. Большинство россиян сначала устраиваются в какую-либо компанию по найму. Естественно, в ходе трудоустройства работодателем оформляется соответствующая запись в трудовой книжке. Впоследствии этот гражданин может стать предпринимателем. В этот момент и возникает проблема, как будет рассчитываться стаж. В практике случаются и обратные ситуации – ИП решает прекратить ведение принадлежащего ему бизнеса и устроиться на работу по найму. Стаж в обеих описанных ситуациях подтверждается двумя документами – это трудовая книжка и свидетельство о прохождении регистрации в качестве предпринимателя.

При достижении возраста ИП следует направиться в Пенсионный фонд с целью получения справки, подтверждающей, что он вносил взносы, которые установлены законом.

Этот документ будет также отражать стаж гражданина в качестве предпринимателя. В соответствии со справкой в совокупности с книжкой рассчитывается общая длительность периода деятельности.

Трудовые книжки ИП для работников

Законом предусмотрена обязанность предпринимателя оформлять трудовые книжки для своих сотрудников, работающих у него по найму. Единственное условие, при котором оформлять запись нет необходимости – в случае приёма на временную работу.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

При принятии сотрудника к ИП на работу, которая является основной, новому работнику необходимо сделать запись. Закон разрешает делать это не сразу, а через пять дней после вступления в должность.

Важно чётко соблюдать порядок заполнения трудовой книжки.

Главными правилами при этом являются следующие:

Наименование работодателя следует указывать полностью. Именно поэтому не допускается сокращать организационно-правовую форму до аббревиатуры. То есть следует написать целиком – индивидуальный предприниматель.
Если трудоустройство осуществляется впервые, новый работодатель обязан завести трудовую книжку. Сотрудник должен приобрести бланк самостоятельно за свой счёт либо согласиться на удержание его стоимости из заработной платы. При оформлении новой трудовой книжки важно правильно заполнить титульный лист. Здесь указываются данные работника на основании паспорта или другого документа, подтверждающего личность. Информация об образовании указывается в соответствии с дипломом.
В записях используются исключительно арабские цифры для указания дат.
При увольнении помимо причины обязательно указание ссылки на статью ТК.
Каждая запись должна иметь соответствующий порядковый номер.
В обязательном порядке указывается наименование должности, на которую принят сотрудник. Делается это в соответствии со штатным расписанием. Если осуществляется перевод на другую должность, это также отражается в рассматриваемом документе.

Предприниматель обязан соблюдать все правила заполнения трудовой книжки. Делаем при этом акцент на том, что нарушение норм законодательства влечет наказание в соответствии с российским законодательством.

Особенности ведения

Предприниматель должен знать, как правильно сделать запись в трудовую книжку.

При этом важно соблюдать общие для всех правила, но и знать некоторые особенности:

Ссылка на документы, подтверждающие факт внесения записи, может отсутствовать. При увольнении, переводе на другую должность и прочих обстоятельствах предприниматель не обязан издавать соответствующий приказ.
При трудоустройстве и увольнении предприниматель самостоятельно делает соответствующие записи в трудовой книжке. В крупных компаниях этот документ заполняет кадровый работник, которого у ИП попросту нет.
Если при увольнении работник по каким-то причинам не забрал трудовую книжку, предприниматель обязан сделать всё, что предусмотрено законом. В первую очередь делаются попытки связаться с бывшим сотрудником или его родственниками. Если такие меры не помогли, трудовая книжка отправляется заказным письмом по адресу проживания. Если оно не будет получено, предприниматель обязан хранить бланк у себя, пока работник не объявится.
Записи, а также внесённые изменения в трудовую книжку заверяются печатью. Между тем, ИП вправе поставить только подпись. Связано это с тем, что по закону он имеет право не использовать в деятельности печать.

Предприниматель также должен знать, что в трудовую книжку не делают записи о дисциплинарных взысканиях. Единственное исключение – увольнение не по собственному желанию, а по причине серьёзных проступков. Информация о причине расторжения договора и сведения о награждениях должны отражаться в трудовой книжке обязательно.

Предприниматель может столкнуться с ситуацией, когда работник отказывается предоставить собственную трудовую книжку, которая у него велась ранее. Отказ в такой ситуации от записи о трудоустройстве может грозить штрафом. В то же время оформлять новую трудовую книжку было бы противозаконно.

Предприниматель в такой ситуации должен составить соответствующий акт. Важно привлечь двух свидетелей, которые согласятся письменно подтвердить правоту предпринимателя. В акте следует указать, что работник отказался от предоставления трудовой книжки. Если сотрудник назвал причину, её тоже следует отразить в составляемом документе. В тех случаях, когда работник без указания оснований отказался предоставить трудовую книжку, это также указывается в акте.

Важно чётко соблюдать все особенности внесения записей о трудоустройстве. Если предприниматель не соблюдает законодательство, ему грозит ответственность. Как минимум придётся оплатить штрафы.

Предприниматель не должен вносить запись в трудовую книжку самому себе. Стаж определяется на основании свидетельства о регистрации. В то же время оформлять этот документ сотрудникам, работающим по найму на ИП, он обязан. При этом важно соблюдать целый ряд правил по заполнению трудовой книжки. Если нарушить законодательство, предпринимателю может грозить серьёзная ответственность.

Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

Приведем точную формулировку нормы Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439-ФЗ), на которую ссылаются специалисты Минтруда в Письме № 14-2/В-150.

Таким образом, в законе отсутствует требование о выдаче трудовой книжки «в день подачи заявления работником», как отмечено в Письме № 14-2/В-150.

По нашему мнению, совокупность норм федеральных законов, регламентирующих переход на электронные трудовые книжки, включая норму ст. 65 ТК РФ об обязанности работодателя в течение 2020 года оформлять бумажные трудовые книжки впервые, обязывает работодателей в 2020 году вести бумажные трудовые книжки своих работников.

Следовательно, выдача трудовых книжек на руки работникам, подавшим заявления о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в электронной форме, возможна только в 2021 году.

Уточним: заявление является основанием для выдачи трудовой книжки на руки. А документом, подтверждающим выдачу, является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой работник распишется в получении трудовой книжки.

Из формулировки этого абзаца можно понять, что запись вносится в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, однако имеется в виду, что в соответствии с этой статьей предоставляются сведения о трудовой деятельности. А запись в трудовую книжку должна соответствовать формулировке второго предложения ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Предложенная в Письме № 14-2/В-150 формулировка не вполне соответствует второму предложению ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ:

1) в трудовой книжке работника уже имеются его «фамилия, имя, отчество», нет никакой нужды указывать их еще и в этой записи;

2) поскольку Ф. И.О. работника указывать не требуется, нормативная формулировка предписывает слово «работник», а не варианты «ему (ей)»;

3) в записи предписана ссылка только на ст. 66.1 ТК РФ, делать ссылку еще и на Федеральный закон № 439-ФЗ не требуется, тем более что в Письме № 14-2/В-150 указана ч. 2 вместо ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Таким образом, исходя из анализа правовых норм, запись в трудовой книжке, сделанная точно по тексту Федерального закона № 439-ФЗ, по нашему мнению, должна иметь следующий вид (пример).

Заметим, что основная часть записи может быть выполнена путем проставления штампа. Штамп может быть сделан сразу на две графы (гр. 3 и 4), чтобы вручную осталось только проставить порядковый номер записи (гр. 1), дату выдачи трудовой книжки на руки работнику (гр. 2), подпись ответственного лица и работника (гр. 3) и дату (а в случае регистрации — и номер) заявления (гр. 4).

В Письме № 14-2/В-150 нет ответа на ту часть вопроса, где спрашивается, нужно ли заверять запись по аналогии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1]. В законах также нет ответа на этот вопрос.

Однако мы полагаем, что это все же стоит делать (как показано в нашем примере).

Прежде всего отметим, несмотря на то что законодательство не требует указывать в книге учета движения трудовых книжек, что трудовая книжка выдана именно в связи с принятием работником решения о переходе на сведения о трудовой деятельности, это имеет смысл делать — для вашего удобства.

Мы согласны со специалистами Минтруда России, что отметку в книге учета движения трудовых книжек стоит сделать. Полагаем, достаточно краткой пометки «СТД» в гр. 12 или 13: такая пометка вполне информативна и кроме нее ничего не требуется.

Более того, если вы не сделаете никакой пометки или записи в книге учета движения трудовых книжек, то все равно нарушения в этом не будет.

Другими словами, специалисты Минтруда России не рекомендуют собирать с работников заявления до июля 2020 года. Мы согласны, что не стоит торопиться со сбором заявлений. Более того, рекомендуем заняться этой процедурой только ближе к концу года.

Тем не менее у нас нет законных оснований отказать в принятии заявления от работника, который подал его инициативно — до получения уведомления. Однако в этом случае рекомендуем немедленно вручить работнику соответствующее уведомление, чтобы иметь доказательство того, что он проинформирован о последствиях своего отказа от ведения бумажной трудовой книжки: вернуться к ней, если он передумает, будет уже невозможно.

[1] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажной трудовой книжки вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и соответствуют правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим примеры кадров, как оформить записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в конкретный отдел, впишите его название.
В графе 4 укажите дату и номер приказа иного решения работодателя, согласно которому работник.

сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия его наименование.

Запись о переводе

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дата перевода.
В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника.По желанию сотрудника основного работодателя внести запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — он может попросить вас попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которой сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
В графе 4 укажите копии документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу другую организацию.Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
В графе 3 сделником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой статьи на статью ТК РФ.
В графе 4 укажите дату заявления.
Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
- в графу 12 — внесите запись из трудовой;
- в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дата ее внесения.
В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
Внесите правильную запись.В графе 4 даты и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — ссылка на статью ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы получить согласие с планом работы в организации.

Увольнение в порядке перевода

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся.Дайте ссылку на статью ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы обеспечить работу с сотрудниками о работе в организации.
В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Как сделать запись в трудовой книжке? Примеры в картинках

С 16 2016 года ставить печать в ноябре трудовой книжке не обязательно, если организация от нее отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).

Трудовой кодекс

Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей — физических лиц

Работодатель — физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязанность вести трудовые книжки на каждом работнике в, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме ».

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и копий

«По письменному заявлению работника обязан не трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовой книжку в целях его обязательного социального страхования, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводх на работу» другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другого).Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник не обязан выполнять трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющего обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю »

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

«Если не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового лица, поступающем на работу, предъявляет работодателю:

При заключении трудового договора первого трудового договора и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по служебной обязанности по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку ».

Статья 66. Трудовая книжка

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него выше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основного.

В трудовой книжке вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводы на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

«… В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

«… В день прекращения трудового договора обязанность выдать работнику трудовую книжку и произвести с расчетом в соответствии со 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему надлежащим образом копии документов, связанной с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку или отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику при необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления от уведомления о задержке трудовой книжки. Работодатель также несет ответственность за задержку выдачи трудовых книжек в случаях несовпадения последнего дня работы с днем прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 первой статьи 81 или части 4 части первой статьи 83 Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания срока в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса.По письменному обращению работника, получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не трех рабочих дней со дня обращения работника ».

«Работодатель обязан возместить работнику не полученный заработок во всех случаях незаконного лишения его трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

… задержка работодателя выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной формы или причины не формулировки увольнения работника ».

Запись в трудовой книжке | SPOK.BY

На работу в организацию принята новая сотрудница, о чем в трудовой книжке сделана запись. Позже она представила справки нескольких мест работы (которых числилась несколько месяцев) и попросила внести записи об этих работах в трудовую книжку.

Как сделать запись на предыдущих местах работы, если внесена запись о приеме на нашу работу в нашу организацию?

Вносить записи с предыдущих мест работы не надо.

Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих сверх 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п. 4 Инструкции).

Лица, принимаемые на работу не впервые, предъявляют нанимателю трудовую книжку (п.5 Инструкции).

Как следует из приведенных норм законодательства обязанность по ведению, заполнению, выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, их учет и хранение возложена на нанимателя.

Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «сведения о работе» трудовой книжки (п.26 Инструкции).

Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника — в день увольнения.

Вносимые в трудовую книжку должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

Вместе с тем п. 53 Инструкции предусмотрены, что в случае обнаружения пропущенной записи, неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившей запись, допустившим ошибку или неточность.Допускается внесение указанного нанимателем по месту работы на основании соответствующих документов.

Из анализа приведенных норм п. 26 и 53 Инструкции следует, что наниматель по новому месту нанимателей вносит пропущенную запись, но не записи о периодх работы у других нанимателей.

На основании изложенного у нового нанимателя отсутствует право на внесение записей о периодх работы работника до поступления к данному нанимателю на основании судебного работника справок.

Мария Ковалевич, юрист

Правомерно ли продолжать делать записи в трудовой книжке гражданина Белоруссии, куда вшит вкладыш российского образца?

Боитесь совершить ошибку?

Консультация предоставлена 22. 10.2019.2014 г.

В организацию принята на работу работница с трудовой книжкой гражданина Белоруссии (выдана в 2000 году, серия «ПК»). В эту книжку вшит вкладыш российского образца, в котором предыдущие работодатели вносили соответствующие записи. Работница на данный момент уже получила гражданство РФ, имеет паспорт РФ.

Правомерно ли продолжать делать записи в этом вкладыше, или стоит завести новую трудовую книжку?

Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей являются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время на территории РФ выдаются трудовые книжки, форма, а также Правила ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения трудовых книжек) утверждены постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

Трудовые книжки иностранного образца

В свою очередь, трудовые книжки иностранного образца не должны указывать для фиксации трудового стажа на территории Российской Федерации. Поэтому, если при приеме на работу в российскую организацию работник предоставил иностранную трудовую книжку, работодателю необходимо оформить ему трудовую книжку, форма утверждена Постановлением N 225.При этом работодатель не обязан переносить записи из иностранной трудовой книжки во вновь выдаваемую (смотрите также письмо Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1).

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Пунктом 38 установлено, что в случае в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вносится вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.Этой же нормой прямо установлено, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этой форме трудовой книжки и вкладыша к ней должны быть установленного (на территории России) образца (смотрите, например, решение Владимирского областного суда от 12.08.2013 по делу N 3-36 / 2013).

Обращаем внимание, что возможность оформления вкладыша взамен трудовой книжки лицу, устраивающемуся на работу и не имеющему трудовой книжки установленного образца, законом не предоставена. «Заказыш без трудовой книжки» установленного образца недействителен, работодатель не вправе вносить в него записи, соответственно в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, можно говорить об отсутствии трудовой книжки.

Согласно части пятой ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по служебной обязанности по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, на основании заявления работника по оформлению трудовой книжки в связи с отсутствием у себя дома неоформления прежними работодателями работодателю следует оформить работнику трудовую книжку установленного (российского) образца и внести в нее соответствующую запись о приеме работника на работу.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Кудряшов Максим

Все юридические консультации

отмена, запись, образец заполнения в 2021 году

Понятие трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников N 58 от 29.07.93, утвержденной Приказом Министерства труда, Министерства юстиции, социальной защиты населения.

Прежде всего, трудовая книжка является основным документом по трудовой деятельности сотрудника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников независимо от формы собственности предприятия, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

При поступлении на работу сотрудник обязан предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленномном. Прием на работу без трудовой книжки не допускается!

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия, учреждениями в учреждении работника не 5 дней, после принятия на работу.Сведения о работнике заверяется подписью специально уполномоченного лица и печатью.

В трудовую книжку вносятся :

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение. Записи о наименовании работы или должности, на которые принят работник, производятся: для рабочих в соответствии с наименованиями профессий, указанные в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих в соответствии с обозначением должностей указанных в Ед номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; поощрения в соответствии с действующим законодательством;
сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждением.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

С каждой записью, вносит в трудовую книжку, о назначениях, перемещениях и увольнении этим предприниматель обязан ознакомить владельца книжки.

В день увольнения трудовая книжка должна быть выдана работнику. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства.

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию, зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам. вносит в трудовую книжку с указанием этих причин.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятий, учреждений, организаций как бланки строгой отчетности, а при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрения и поощрения, внесенных в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в учреждении, организации, заверяются подписью руководителя предприятия, организации, организации или специально уполномоченного им лица и печатью.

Лицо, обязано заявить об этом администрации по последней трудовой книжке. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат».

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, ведение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность за указанные законом случаи и иную ответственность.

Как заполнять трудовую книжку?

Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и соответствующей статьи, пункт закона.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, перевод на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрения вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 2019 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «05.01.2019».

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, заверяются печатью: запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрения.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника расписку в личной карточке, которая должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша) .

Министерство и ведомства по согласованию с использованием отраслевых профсоюзами, как исключение, разрешить предприятиям, работают в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии). соответствующей сообщений с отметкой об этой личной карточке.

Исправления в трудовой книжке

В случае неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также награждениях и поощрения и т.д., исправление выполнено владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. В случае необходимости владелец или уполномоченный им выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книг сведений о работе.

. при Совете Министров Крыма.

Исправленные о работе, о переводе на сведения о работе, о награждениях и поощрениях и других должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В утраты приказа или распоряжения или несоответствие их выполненной работы исправление сведений о работе на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, указанных в трудовой книжке.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления занесенных ранее записей.

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допусков.

В случае необходимости, например, изменения записи о работе после соответствующего порядкового номера, дата внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то

недействительна «. Приняты по такой-то профессии (должности) и в графе 4 повторяются дата приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись, с которой неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода установленного органа, рассматривающего трудовые споры, и восстановления на прежней работе или формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за

Нет такой-то недействительна «уволен… и отмечается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшей признанной недействительной, по просьбе работника выдается «Дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Занесение в трудовую книжку сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник подтверждает правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и с ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

В графе 3 раздела «Сведения о работе» как заголовок пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, о в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принятый или назначенный в такой-то цех, отдела, подразделение, на участок, производство» с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, которую выполняет принятый работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение .

Показатели, в этих Списках обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указывается в отдельном порядке. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформлен в таком же порядке, как и прием на работу.

«Предприятие такое-то с-то число переименовано в такое-то» распоряжение), его дата и номер.

Для студентов, слушателей, студентов, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики и при прохождении стажировки подтверждена справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения). Справки хранятся в личных делах указанных лиц, как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанных с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т.д.), хранятся непосредственно у работников.

Физические лица делают записи в трудовых книжках работников о приеме на работу и увольнении с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в государственной службе занятости. При приеме на работу вносится запись: «Принятый на работу» (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору

(Указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости), при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (Дата и номер регистрации трудового договора государственного службой занятости: «трудовой договор (номер номер ), зарегистрированный (дата) «), а при увольнении — запись:» Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украина) «, при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрацией государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью руководителя органа государственной службы занятости независимо от места регистрации трудового договора, удостоверяются его печатью.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Записи о причине увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего положения на соответствующую статью, пункта закона. Например, «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТ Украины ».

При расторжении трудового договора по указанию этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию» в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТ Украины «.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер. Днем увольнения последний день работы.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: «Уволен в связи с переводом работы в такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТ Украины».

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую организацию, п.5 ст.36 КЗоТ Украины».

В случае осуществления мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на решение Правительства Украины.Например, в графе 3 записывается «Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украина» и далее в скобках указано соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии».

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится размер 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой второй его выдаче должен внести штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного 1938 и 1974 образцов).

Как восстановить трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнений в другие сроки владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о награждениях» и «сведения о поощрениях» при заполнении совпадающих данных вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на данное уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносит запись об общем стаже его работы до поступления на предприятие, который подтвержден документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владельцем трудовой книжки.

После этого общего стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по следующему периодам работы в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется на название предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую было принято работника.Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводится на постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанные выше сведения о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которых произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Собственник или уполномоченный им орган выполняющего работнику получение документов, подтверждающий стаж его работы, предшествующему поступлению на предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, делается надпись «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника дополнительной чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал.

Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной форме в письменной форме из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра Служба безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где работал работник, предоставляется в произвольной ситуации.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата периода работы переносятся в трудовую книжку.При этом на первой странице дубликата делается надпись: «Дубликат аннулирован», заверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращается его владельцу.

Образец бланка трудовой книжки

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабинета Министров Украины
от 27 апреля 1993 г. р. № 301

{На основании данных трудовой книжки установлено, что колонцифри проставляется на всех страницах трудовой книжки, а ее номер — на страницах 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64, после КМДно с Постановою № 131 от 02. 03.94}

Зразок

ГЕРБ УКРАЇНИ

ТРУДОВА

КНИЖКА

Сторінка 1 ГербУкраїни ТРУДОВА КНИЖКА СЕРІЯ ……… № Прізвище _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Ім’я _______________________________________________________________________ Ім’я _______________________________________________________________________ Ім’я _______________________________________________________________________ По батьать Ім’я _______________________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________ ___________________ Дата ___________________________ 19 _____________________ Дата рождения ___________________________________________________________ ___________________ Дата ___________________ Дата рожденияПідпис власника книжки ________________________

М.

П.

Особые, индивидуальные за вид трудовых книжек _______________________________
(розбірливо)

Сторінка 2-17 (8 обращений) ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ Серія і номер *

№ запису	Дата			Компьютеры, переведенные на роботу, переведены на другую роботу и причины (с указанием значений и посылок на статтю, пункт закона)	При внесении чего внесено записать (документ, иого дата і номер)
№ запису	число	місяць	район
1	2			3	4

Сторінка 18-21 (2 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ

№ запису	Дата			Відомості про награждение орденами и медалями, присвоение почесних звань	При внесении чего внесено записать (документ, иого дата і номер)
№ запису	число	місяць	район
1	2			3	4

__________ * Серія і номер зазначаються на одній с чотирьох сторінок кожного розгорнутого листа трудової книжки. Сторінка 22-29 (4 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ

№ запису	Дата			Домашние устройства, связанные с роботою на предприятиях, в установках или органах	При внесении чего внесено записать (документ, иого дата і номер)
№ запису	число	місяць	район
1	2			3	4

Сторінка 30-31 (1 розворот) ВІДОМОСТІ ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЇ ________________________________________________________________________________

Кто должен делать записи в трудовой книжке? — Оперсонале

Содержание статьи

Устраиваясь на работу, человек заключает с работодателем трудовой договор, после чего на предприятии выдается указание о принятии на работу нового сотрудника. Для получения трудовой книжки необходимо проработать как минимум 5 дней. Но кто делает записи в трудовой книжке, знают не все.

Кто вносит записи?

директора компании;
главного бухгалтера;
сотрудника кадровой службы.

Первый и второй случаи характерны для тех предприятий, которые отличаются малыми размерами и не отделом кадров.Независимо от установки размеров, запись должна иметь форму и вход в себя:

порядковый номер;
на название должности;
дата приема на работу;
наименование и дата выдачи подтверждающего документа.

После внесения записи она подтверждается подписью кадрового сотрудника. Важно отметить, что перед внесением записи ее необходимо ввести в ознакомление владельцу книжки.Это необходимо еще и потому, что владелец несет ответственность за трудовую книжку и все данные, которые в ней хранятся.

Основные ошибки, которых нужно исключить

Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки. Они могут стать причиной существенных проблем, до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа. Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег.

Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник либо директор компании при внесении записи использует сокращения. Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения учета трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.

Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку.Каждый в трудовой документ должен вноситься на основании приказа. И инструкция по эксплуатации трудовых книжек требует точности показателей из приказа. В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные полезности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.

Частично решить проблему работодателю поможет использование специальной штампа, оттиск которого может полностью заменить наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению.Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером. Делается это в соответствии с требованиями о признании записи недействительной, которые полностью соответствуют требованиям в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и оформления трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки в Беларуси с примерами в 2021 году

В этой статье мы приведем наглядные примеры того, как заполнить трудовую книжку в 2020 году в определенных случаях (РБ). Ниже указаны основные случаи и образцы заполнения.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Как видите тут максимально просто-в поля пишите свои данные, дату рождения, образование, профессию и всё. На этом титульный лист заканчивается.

Внесение записи об образовании

Заполнив титульный лист, поцу образ, данный выше. нужно теперь указать об образовании. Указывайте номер диплома, дату выдачи и кем выдан. Вместе с трудовой книжкой вы сделайте копию диплома и в нем непосредственно более подробные данные, нежели в трудовой.Смотрите образец записи в трудовой:

Прием на работу после ВУЗа

Данный пример будет очень полезен для молодых специалистов, которые только что выпустились и хотят пойти на свою первую работу после получения диплома.

Указываете период вашего обучения в учебном заведении, номер диплома и его выдачи. Затем уже вписывается место работы на которую вы только что пошли и должность.

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Дан пример увольнения по соглашению сторон. Если вы уволены по другой причине, то указывайте в сведениях о работе конкретную причину увольнения и статью на нормативный правовой акт. Заполняется дата, причина увольнения и на основании чего работник уволен.

Если вступил (а) в брак

Очень актуально для девушек, реже-для мужчин. Слева вписываете какая фамилия была и на какую изменена и на основании чего (свидетельство о регистрации брака). В последующем, при вводе фамилии (развод) необходимо указать основание (свидетельство о расторжении брака) и вписать фамилию, которую вы взяли.В графе «Фамилия» снова зачеркивается предыдущая фамилия и пишется другая.

О призыве на военную службу

А теперь это уже актуально для мужчин. Вы устроились на работу, но приходит осень, а с ней и призыв в Вооруженные Силы Республики Беларусь. Придется отдавать долг Родине. Издается указ и вносится запись об увольнении по теме на военную службу.

Если на работе присвоили новую категорию / квалификацию

Издается отдельный приказ о присвоении новой категории и вносится в трудовую книжку.

Как делать запись в трудовой книжке: Примеры заполнения бумажной трудовой книжки