Как написать докладную записку на сотрудника: Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец написания работником документа, отличие от служебной, законодательные основы

Как написать докладную записку на сотрудника: Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец написания работником документа, отличие от служебной, законодательные основы

Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной и объяснительной записок, справки \ КонсультантПлюс

Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной

и объяснительной записок, справки

3.131. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества (его подразделения), выполнении поручений (указаний), заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями) и др.

Докладная записка составляется по инициативе должностного лица общества, работника подразделения общества или по указанию президента (вице-президента), руководителя подразделения общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть записки содержит суть излагаемого в записке вопроса, ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку, вторая — выводы, предложения, просьбы.

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) с начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Вместе с докладной запиской, в которой содержится, в частности, предложение о необходимости издания (подготовки) приказа, распоряжения или другого документа, должен представляться подготовленный для подписания проект такого документа, согласованный с причастными должностными лицами (вместо включения в записку формулировки «при Вашем согласии будет подготовлен проект распоряжения (письма)…»), что ускорит решение поставленного в записке вопроса и позволит избежать лишней внутренней переписки.

3.132. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но подготавливается должностным лицом одного подразделения общества и направляется должностному лицу другого подразделения (либо одним вице-президентом другому вице-президенту).

Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин ее написания) и предложения, просьбы, заявки и др.

3.133. Докладная и служебная записки должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер, которые оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

3.134. Пояснительная записка составляется для обоснования целесообразности издания прилагаемого документа, разъяснения содержания отдельных положений документа, подготовленного для подписания или утверждения (проекта приказа, распоряжения или иного документа, программы, сметы, плана и др.).

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается ответственным исполнителем.

При представлении на подпись (утверждение) проекта документа с пояснительной запиской в ЕАСД регистрируется только проект документа. Записка не регистрируется, а прилагается к этому проекту как файл.

3.135. В объяснительной записке автор дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением какого-либо действия, имеющего негативные последствия.

3.136. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества и его подразделений, а также для подтверждения сведений об их работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В названии справки кратко отражается существо вопроса и может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Образец докладной записки | Делопроизводство

Помещено в тему: Информационно-справочные документы

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О. Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е. С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

К записи 666 комментариев

« Старые комментарии

Свежие комментарии »

Оставить комментарий

примеров того, как написать памятку сотрудникам | Work

Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

Когда вы запускали свою компанию, общение не вызывало проблем. Разговор лицом к лицу означал, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то возникали вопросы, на месте получали ответ. В то время вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение до того, как слухи укоренятся. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе. Пришло время отправить памятку.

Когда все должны знать

Если вы когда-нибудь играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего у полученного сообщения с первоначальными намерениями отправителя. Чтобы написать эффективную записку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, держите его коротким. Чем меньше слов вы используете в своей записке, тем больше вероятность того, что все поймут, что вы хотите передать. Включите в памятку призыв к действию и завершите ее простым действием.

Совет

Заканчивайте информационные заметки фразой «Действий не требуется», — говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

Объявление о смене руководства на высоком уровне

Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто еще в игре, а кто нет. Заметки помогут вам представить нового босса, попрощавшись со старым. Знание того, кто отвечает и каких изменений следует ожидать, помогает компании удерживать сотрудников и поддерживать моральный дух. Заметки также позволяют входящему менеджеру:

• Представление новых сотрудников или правил.
  
• Предотвратить или пресечь слухи.
  
• Соберите достоверные отзывы.
  

Примеры:

Внедрить новых сотрудников или политики меморан Hines

Уважаемый персонал Comstock: С 15 марта 2018 г. у вас будет новый региональный менеджер пятого округа. После 35 лет непрерывной службы я покидаю всех вас, чтобы преследовать захватывающее будущее.

Мне было очень приятно обучать мою преемницу, Джеральдину Хайнс, в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что она разделяет видение компании и является предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу, когда мы объединим наши колл-центры и расширим доступность наших донорских сайтов.

Пожалуйста, подарите Джеральдине такой же уровень совершенства, какой вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

С уважением.

Том Пирсон, уходящий менеджер, округ пять

Предотвратить или слухи о сквош. увольнений в наших магазинах в Аризоне. Я заверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая. До этого времени никаких действий не требуется.

С искне,

Аллен Грейсон, генеральный менеджер

Сбор.

В прошлом году наш маршрут Buddy Walk and Fun Run проходил по Томас-роуд. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Пожалуйста, ранжируйте прилагаемые новые маршруты. Рейтинг будет готов через пять дней. Отправьте свой рейтинг по электронной почте Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 мест, которые она получит, получат подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

Ссылки

• Курс копирайтинга: Как написать эффективный меморандум
• Inc.: Не позволяйте текучести кадров отвлекать ваших сотрудников

Писатель Био

Джейн Смит использовала свой B. S. Ed. степени в работе во всем, от работы и жилищных услуг до продажи систем очистки воды. Находясь на низкоэффективной должности менеджера программы, Смит нанял персонал, проинспектировал и утвердил достаточное количество домов поставщиков, чтобы сократить время ожидания с двух лет до двух месяцев и увеличить использование услуг на 30 процентов в квартал. В 2017 году она помогла своей команде продать системы очистки воды и оборудование для обеспечения безопасности на сумму более 350 000 долларов и в настоящее время является партнером своей дочери в качестве независимого представителя Avon в Avon Beauty by Laura.

Как написать записку начальнику или подчиненным

Что такое записка?

«Меморандум» — это сокращение от слова «меморандум». Это широко используемая форма общения в деловой среде.

Проще говоря, служебная записка — это документ для общения с другими сотрудниками компании. Обычно он будет кратким и предназначен для быстрого предоставления информации без чрезмерного расшифровки читателем.

Некоторые из наиболее распространенных причин, по которым люди предпочитают отправлять заметки, включают:

• Информирование сотрудников об изменениях в политике компании
• Подтверждение договоров
• Запрос информации от отдельных лиц в команде или более широком отделе

Заметки обычно отправляются по электронной почте. Это самый быстрый и простой способ донести информацию до большого количества людей из разных отделов в кратчайшие сроки.

Типы заметок

Хотя записки могут быть отправлены по разным причинам, они обычно попадают в одну из трех различных категорий:

• Запрос
• Подтверждение
• Предложение

Запрос

Эти типы заметок предназначены для запроса чего-либо от получателя. Они должны быть тщательно сформулированы, чтобы максимизировать потенциал положительного ответа.

Как правило, записка с запросом должна содержать информацию о вашем запросе, а также причины, по которым этот запрос выгоден для компании.

Подтверждение

Памятка-подтверждение звучит именно так. Это меморандум, используемый для подтверждения соглашения между отдельными лицами или группами.

Как правило, после устного соглашения отправляется записка-подтверждение, которую можно использовать для перечисления деталей соглашения для дальнейшего использования.

Когда кто-то отправляет записку-подтверждение, он обычно перечисляет информацию, которая была согласована, и просит обратную связь, если что-то было неправильно понято.

Предложение

Когда кто-то отправляет записку такого типа, он обычно вносит предложения или выдвигает идеи по рабочим вопросам. Это может быть связано с решением проблем или с текущим проектом.

Записки с предложениями также могут основываться на мыслительных процессах, которые были установлены во время мозгового штурма.

Предприятия растут и процветают, когда сотрудников поощряют мыслить нестандартно и предлагать друг другу идеи и решения. Отправка заметок, которые попадают в категорию предложений, — отличный способ обеспечить этот рост без необходимости чрезмерных или бесконечных встреч.

Шаги по написанию заметки

Хотя каждая записка будет немного отличаться в зависимости от ее цели и автора, они, как правило, имеют схожие функции и форматы.

Ваш заголовок — это первое, что увидит получатель. Он должен включать информацию о теме, отправителе и дате.

Включение этой информации поможет получателю идентифицировать записки, которые наиболее срочно нуждаются в ответе.

Сделайте первое предложение понятным

Вступительное предложение должно содержать самую важную информацию. Если у получателя мало времени, он сможет прочитать первое предложение и понять общую записку.

Напишите один или два абзаца, чтобы расширить ваши ключевые моменты

Хотя вы всегда должны делать свою записку как можно короче, обычно необходимо добавить больше информации, чем может содержаться во вступительном предложении.

Убедитесь, что ваша записка содержит только самую важную информацию. Это гарантирует, что получатель сможет полностью понять отправляемое ему сообщение.

Рассмотрите маркированные списки

Если вы не можете сократить свою заметку до одного или двух коротких абзацев, рассмотрите возможность использования маркированных списков. Они помогают разбивать длинные абзацы на легко усваиваемые части.

При необходимости включите призыв к действию

Если ваша записка предназначена для того, чтобы попросить кого-то что-то сделать, убедитесь, что это ясно. Если вам нужен ответ от получателя, рассмотрите возможность добавления чего-то вроде «требуется ответ» в строке темы.

Также может быть полезно попросить, чтобы ответы были отправлены к указанной дате в конце вашей записки. Это может помочь подтолкнуть получателей к более быстрому ответу.

Не забывайте свои контактные данные

Это особенно важно, если вы отправляете записку людям, с которыми не общаетесь регулярно. Включение вашей контактной информации помогает им легко ответить вам, если им это нужно, и означает, что у них есть ваша контактная информация, если она им понадобится в будущем.

Большинство людей предпочитает указывать адрес электронной почты и номер телефона в нижней части своих заметок.

Не забудьте приложить вложения, если это необходимо

Мы все были там. Вы просите получателя просмотреть вложение, но забываете его добавить. Если вы потратите несколько секунд на проверку заметки перед нажатием кнопки «Отправить», это поможет избежать этой ошибки.

Проверьте свой язык или использование жаргона

Ваша записка всегда должна быть адаптирована для целевой аудитории. Важно проверить язык и жаргон, которые вы используете.

Если вы разговариваете с сотрудниками вашего отдела, могут использоваться общепонятные специальные термины. Эти термины не обязательно будут использоваться и пониматься где-либо еще внутри компании.

Если вы отправляете служебную записку за пределы своего отдела, возможно, вам придется изменить слова, которые вы использовали.

Как написать записку начальнику или подчиненным

Вычитка

Ваша записка может быть ограничена во времени, и вы можете чувствовать, что у вас недостаточно времени, чтобы вычитать ее, но вы всегда должны находить время, чтобы просмотреть ее свою работу перед отправкой.

Если вы потратите время на проверку своей заметки, это может существенно повлиять на то, как ваше сообщение будет получено. Вычитка поможет избежать простых орфографических и грамматических ошибок.

Безошибочная записка поможет ему выглядеть более профессионально. Это также хороший способ убедиться, что ваша записка имеет смысл и содержит всю необходимую информацию.

Как написать служебную записку своему начальнику

Во многих ситуациях вам может понадобиться написать служебную записку своему начальнику. Например, вы можете попросить разрешения посетить конференцию или предоставить обновленную информацию о ходе проекта.

Если вы отправляете записку своему боссу, важно убедиться, что вы делаете это правильно.

Что нужно помнить

• Используйте формальный язык – В конце концов, они ваш начальник, а не друг.
• Будьте краткими . Важно, чтобы заметки были как можно короче, не пропуская важную информацию.
• Убедитесь, что это актуально – Если с ситуацией может справиться кто-то другой, поговорите с ним, прежде чем беспокоить своего босса.
• Опишите, какую пользу ваша записка может принести компании в целом. – Менеджеры будут сосредоточены на более широкой картине и захотят знать, что их решения принесут пользу компании. Если вы отправляете записку с просьбой о дополнительном обучении или предлагаете идею для компании, укажите, как это будет хорошо для компании в целом.

Как написать записку своим сотрудникам

Отправить записку своим сотрудникам во многих отношениях проще, чем отправить записку своему начальнику.

Что нужно помнить

• Укажите соответствующую тему
  – Укажите причину записки в строке темы.
• Будьте лаконичны – Четко объясните, что вам нужно или чего вы хотите.
• Сохраните копию для своего архива. . У вас будут доказательства, если ваш сотрудник заявит, что не видел или неправильно понял служебную записку.
• При необходимости используйте формальную лексику . Часто вы можете говорить более непринужденно, но важно знать, когда использовать формальную лексику.
• Подумайте о правильном получателе(ах) – Подумайте, нужно ли отправить записку отдельному лицу или компании в целом. Это повлияет на тип языка, который вы используете, и на то, как вы формируете свои заметки.
• Используйте соответствующий язык – Подумайте, поймет ли ваш получатель жаргон и сокращения в вашей записке. Если они вряд ли поймут, упростите формулировку.

Пример памятки

Для вашего босса

Кому: Джо Джонсу
От: Барри Уайт
Тема: Семинар по маркетингу – 20 июня
Дата: 03.04.22

Я недавно получил информацию о семинаре по маркетингу в конце июня этого года, и я хотел бы посещать.

Как руководитель отдела маркетинга я считаю жизненно важным быть в курсе последних новостей, информации и тенденций в моей отрасли. Это позволяет мне постоянно расти в рамках своей роли, что, в свою очередь, дает наилучшие возможные результаты для моего отдела.

Буду признателен, если вы санкционируете этот семинар как мероприятие, связанное с работой, до конца этого месяца, чтобы у меня было достаточно времени, чтобы забронировать место.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

Барри Уайт
Руководитель отдела маркетинга
email@email

Для ваших сотрудников

Кому: Отделу продаж
От кого: Грейс Маллой
Тема: Результаты за этот квартал
Дата: 31/06/22 обновленная информация о работе отдела продаж за последний квартал.