Как написать график работы образец: Образец графика работы 2020 и 2021

Как написать график работы образец: Образец графика работы 2020 и 2021

График работы сотрудников: образец 2021

График работы — это обязательное условие трудовых взаимоотношений, которое определяет, сколько должен трудиться той или иной работник. Продолжительность трудовой смены, перерывы на отдых и прием пищи — все эти периоды должны быть закреплены в трудовом договоре либо в отдельном документе. В статье расскажем, что такое график работы, для чего необходим документ, и как правильно его составить. Актуальные примеры и готовые образцы доступны для бесплатного скачивания.

Начнем с понятий

Итак, что такое график рабочего времени? Это документ, содержащий порядок распределения трудовых периодов и перерывов на отдых в течение определенного расчетного периода. Данный термин используются повсеместно. Однако несмотря на его популярность, не многие встречались с этим документом. Разберемся, почему?

Итак, среднестатистический работник трудится 8 часов в день и пять дней в неделю — это стандартная пятидневка или 40-часовая рабочая неделя.

Для таких работников отдельное составление графика работы не требуется. Да и зачем. Пришел на работу к девяти, «отсидел» до шести с перерывом на обед — зарплату получил.

Для специалистов данной категории ключевые условия о продолжительности трудового времени и отдыха обычно прописываются в трудовом договоре. То есть определяют при трудоустройстве. Но ведь не все работают на пятидневке. Так вот, если время труда у конкретного работодателя отличается от общепринятых стандартных норм, то необходим график работы, как правильно оформить образец — рассмотрим далее.

Однако не стоит полагать, что только исключительные условия труда являются основанием для утверждения отдельного документа. Вовсе нет. Так, режимность рабочего времени может быть утверждена и для трудящихся на пятидневке. Например, если на предприятии предусмотрено несколько смен или совмещены разные продолжительности труда.

В чем предназначение

Определимся, для чего нужен ГР сотрудников? Для того чтобы определить продолжительность труда и отдыха для каждого работника в отдельности на определенный отрезок времени. Например, утвердить смены для производственного цеха на март 2020 года. Этот документ позволяет решить сразу несколько задач. Он необходим для:

• определения режима труда;
• упорядочения сменности, продолжительности труда и отдыха;
• для выявления переработок, сверхурочных часов;
• для определения размера оплаты труда (совмещения, замещения, работа в ночное и вечернее время),
• для составления статистической отчетности.

Однако не стоит путать документ с табелем учета рабочего времени. ГРВ — это то, как будут работать сотрудники, а табель — это часы, смены и дни, учтенные по факту, то есть уже отработанные. Подробнее — в материале «График учета рабочего времени, как правильно составить».

Особенности составления

Итак, прежде чем определить, как составить рабочий график, обозначим ключевые особенности составления документа.

Кто должен составлять график работы сотрудников? Составлением документа должен заниматься сам руководитель либо ответственный работник, в должностные обязанности которого включены такие действия. Допустимо возложить обязанности на кадровика, секретаря, бухгалтера или, например, начальника отдела или смены. В любом случае к подготовке требуется подойти ответственно.

При разработке документа необходимо руководствоваться действующими нормами и требованиями трудового законодательства, а также положениями локальных распоряжений (коллективный договор, внутренний распорядок, отдельные приказы и распоряжения руководства).

Унифицированная форма отсутствует, поэтому придется разработать бланк самостоятельно. Закрепите структуру и формат документа в отдельном распоряжении руководителя.

Как оформить график работы сотрудников, примерный бланк:

Заполненный бланк утверждают приказом. Затем знакомят работников с содержанием распоряжения под подпись. Если кто-то отказался расписаться в ознакомлении, то составляется соответствующий акт.

При обычном режиме

Итак, как правильно написать график работы? В первую очередь изучите локальные положения и нормативы, действующие внутри организации. Затем укажите начало и окончание рабочей смены, дня. Если смена предусматривает перерывы на отдых или на приемы пищи (как определено в колдоговоре и внутреннем распорядке), закрепите данные перерывы по утвержденным нормам. Теперь обозначьте продолжительность смены, дня, их количество в расчетном периоде. Также закрепите порядок чередования труда и отдыха.

Стоит отметить, что на предприятии могут быть установлены не только стандартные нормы труда, но и сокращенные. Подробнее — в материале «Сокращенный рабочий день: 4 примера расчетов».

Пример, как составить график работы на 3 человека (4 человека, 5 человек…).

Сменные режимы

Такие режимы труда обычно устанавливаются на предприятиях и производственных организациях. Простыми словами, когда производственный цикл (процесс) требует круглосуточного труда (обслуживания, сопровождения, изготовления). Именно в таком случае работодатель заинтересован организовать несколько смен, чтобы производственный цикл не останавливался.

Такой режим труда совершенно не похож на стандартную пятидневку. Это может быть и работа два через два, и иные способы чередования смен. Общие инструкции и актуальные примеры представлены в специальном материале «Как сделать сменный график работы».

---

Бланк

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

образец заполнения с учетом специфики деятельности предприятия

Напряженный ритм современной жизни требует, чтобы многие производства работали круглосуточно. С необходимостью перевода работы с односменного варианта на двухсменный и даже трехсменный часто сталкиваются и небольшие фирмы, когда выполнение важного заказа требует оптимизации рабочего времени. Однако не всегда составленный график отвечает всем требованиям законодательства. Как составить образец графика работы, вы узнаете в данной статье.

График работы: требования нормативной базы

Как известно, право на труд является основным из прав граждан государства. И как неотъемлемая часть прав и свобод гражданина, независимо от его положения и статуса, это право охраняется государством. Но это только с одной стороны.

Нормы права, регулирующие составление графика работы

С другой стороны, работник в процессе реализации этого права часто сталкивается с ситуацией, когда предлагаемая работа имеет свои специфические характеристики, например, необходимость работы в две смены или переход на трехсменную систему, или даже круглосуточный режим работы. Такой вариант, как правило, предлагается во время начала правовых отношений между работодателем и наемным работником в виде подписания трудового договора.

В дальнейшем в процессе исполнения служебных обязанностей работник и работодатель используют для урегулирования всех вопросов, связанных с учетом рабочего времени, прядка смен и графика работы существующее на сегодняшний день законодательство, в котором прописывается в том числе варианты рабочего времени.

В число законодательных актов, регулирующих распределение рабочего времени, специфику посменной работы, а также условий отдыха прежде всего следует отнести Трудовой кодекс. В статьях этого сборника законов определяются все основные моменты, связанные с составлением графика работы.

Однако, сам кодекс не раскрывает такие специфические моменты, как другие права граждан и способы их реализации. Здесь нужно указать, что граждане могут обладать особыми правами и статусом, который государством не внесен в Трудовой кодекс, но при этом работник имеет гарантированную льготу или преимущество. К этим документам относятся законодательные акты, регулирующие работу:

• несовершеннолетних граждан;
• граждан, имеющих различные степени инвалидности;
• тех, кто совмещает работу и учебу;
• матерей, воспитывающих детей в неполных семьях;
• женщин в период беременности;
• работников, имеющих статус ветеранов труда;
• работников, задействованных на вредных и тяжелых производствах;
• работников, работающих вахтовым методом.

Отраслевые коллективные договоры, в которых на основании законодательства и прописывается все моменты, связанные с режимами и графиками работы, также определяют нормативы рабочего времени.

Режимы работы

Понятие режима работы введено Трудовым кодексом. Это понятие раскрывает основные виды графиков производственной деятельности персонала в процессе трудового времени, которые могут быть установлены администрацией предприятия, при этом они нисколько не противоречат законодательству.

Режимы работы: ненормированный рабочий день

Такой компромисс, как выбор режима рабочего времени, позволяет создать для персонала наиболее комфортные условия производственной деятельности, а работодателю —  обеспечить максимальное задействование трудящихся в производстве.

Согласно Трудовому кодексу в коллективном трудовом договоре между коллективом и работодателем могут быть учтены и реализованы на практике следующие варианты режима работы:

1. Односменный или обычный режим работы.
2. Режим, при котором рабочий день может быть ненормированный — режим ненормированного рабочего времени.
3. Режим, при котором учитываются все пожелания работника и для которого устанавливается гибкий режим рабочего времени.
4.  Вариант, при котором производственные задания выполняются несколькими сменами работников в период определенной части суток или круглосуточно — сменный режим работы.
5. Режим вахтовой работы.
6. Вариант, при котором рабочее время дробится на несколько отрезков — режим дробленого рабочего дня.

Обычный режим характеризуется работой в дневное время во время полной загрузки 5 или 6 дней в неделю. Для такого режима работы устанавливается рабочая неделя с выходным или двумя выходными и нормативное количество рабочих часов.

Для такой односменной работы кроме основного режима рабочего времени возможно привлечение персонала и в дополнительное время — сверхурочные часы, которые при острой необходимости производства по решению работодателя отрабатываются работниками.

Ненормированный режим работы в основном применяется к управленческому персоналу и предусматривает выполнение как своих непосредственных обязанностей, так и обязанностей, делегированных им руководством в плане контрольно-ревизионных поручений.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает организацию трудовой деятельности с учетом интересов и запросов работника. Правда, это не означает что нормативное количество рабочего времени при этом не будет выполнено. Работник хоть и имеет право при этом графике самостоятельно изменять начало и конец работы, но норму часов обязательно должен выполнить.

Сменная работа включает в себя организацию производственного процесса таким образом, чтобы максимально эффективно задействовать все производственные мощности и трудовые ресурсы для выполнения производственных задач. Сменная работа обычно объявляется на какой-то период. Особенностью нормирования этого вида режима выступает обязательное соблюдение установленной законодательством нормы времени для 5- или 6-дневной рабочей недели.

Кроме этого, для сменного режима разрабатывается график, когда работники выполняют производственные задания, чередуясь между собой и переходя из смены в смену.

Необходимость введения сменного графика

Урегулирование вопроса переводом работника в смены закреплено в ст.103 Трудового кодекса. Согласно документу, делать это возможно при возникновении объективных обстоятельств, сложившихся на производстве:

• если технологический режим производства не укладывается в одну смену;
• существует необходимость увеличить нагрузку на оборудование с целью его более рационального использования.

Когда введение сменного графика — это необходимость

Принцип сменного графика работы предусматривает задействование на выполнении одних и тех же производственных заданий групп персонала на протяжении нормального по продолжительности времени работы. Таким образом, составляя документ, необходимо учитывать прежде всего потребности производства в выполнении наиболее важных процессов.

Разбивка рабочего времени по сменам и составление сменного графика работы относится к компетенции администрации предприятия и не требует согласования с другими органами, это прямая обязанность работодателя. Все этапы составления, согласования и утверждения графика, должны быть сделаны заблаговременно, чтобы к моменту введения в действие документа все технологические процессы были переведены в нужный режим, а персонал получил уведомление о переходе на посменную работу.

Согласно законодательству, согласование графика, его целесообразности и привлечения дополнительного персонала для работы посменно обязательно должно пройти в представительном органе рабочих предприятия. Кроме этого, вопросы, которые могут касаться сменной модели работы, должны быть отражены в коллективном договоре. При отсутствии такого органа сменный график обязательно доводится до всего персонала в виде нормативного акта предприятия, утвержденного администрацией.

Порядок оформления

График работы, в каком бы виде он ни был составлен, является официальным документом, а значит на него распространяются все требования, связанные с порядком оформления документов.

Опытные кадровики и бухгалтера требуют, чтобы график был оформлен с обязательным выполнением их требований, особенно это касается учета ночных работ, дополнительных работ, переработки во время выходных и праздничных дней. Но это касается финального варианта документа с отображением всего персонала, задействованного на производстве, тех кто трудится посменно во время сдачи его для начисления зарплаты.

Предварительно график составляется с учетом всех возможных требований и условий производства, связанных с необходимостью задействования оборудования и персонала. Разработка подобного документа должна учитывать в первую очередь возможность выполнения плана-задания на имеющемся оборудовании персоналом без возможных производственных аварий.

В график обязательно должны быть включены все обязательные производственные процессы, в том числе и техническое обслуживание оборудования. Просто привлечение для работы в 2-3 смены персонала без полной загрузки оборудования смысла не имеет, тем более что по условиям оплаты работа в ночные смены и выходные оплачивается в большем размере.

Составление графика на период или утверждение решения о переходе на постоянный сменный режим должно учитывать нормативные показатели рабочего времени для каждой профессии, индивидуальные качества работников и в итоге не должно влиять на годовой баланс трудового времени.

Для предприятий, загрузка которых меняется в зависимости от поступающих заказов и не требующих предельно жесткого технологического ритма процесса производства, возможен вариант временного введения сменного режима работы. В таком случае обязательно рассчитывается, чтобы был баланс рабочего времени.

И как выход, возможно привлечение персонала на сверхурочные работы вместо введения полноценной второй смены. Законодательство при этом допускает, что работник будет занят на работе дополнительные 4 часа с соответствующими условиями оплаты.

Но в то же время привлечение персонала на подобные мероприятия нельзя делать 2 дня подряд. Проводя расчет графика, включая в него сверхурочные часы, руководителю нужно ориентироваться и в годовой норме этого вида работ. Она составляет не больше 120 часов в год на одного сотрудника.

О суммированном учете рабочего времени смотрите этот видеоматериал:

При составлении документа нужно учитывать:

1. Факторы, влияющие на условия работы — закрепленные законодательством условия труда по профессии и спискам вредности производства.
2. Наличие у сотрудников индивидуальных льгот, подтвержденных соответствующими документами.
3. Гарантии, которые защищены законодательством относительно условий труда — продолжительность трудового времени во время смены, количество перерывов в работе, времени, необходимого для отдыха во время рабочей смены и для приема пищи.
4. Время для междусменного отдыха.
5. Порядок перехода в другие смены и смена рабочего графика.

Образец, как составить график работы

Планирование производства сталкивается с необходимостью рационального распределения ресурсов, в том числе и персонала. Одним из вариантов наглядного отображения такого распределения выступают графики работы или графики сменности.

По сути, график сменности — это расписание, обозначающее, когда работник должен выходить на работу и когда ее заканчивать, исходя из того, в какую смену ему пришлось трудиться. Удобство сменного графика как отчетного документа заключается в том, что по нему очень легко получить всю информацию, касающуюся участия каждого в общем результате работы.

При планировании сменного режима учитывается и такой фактор, как порядок чередования смен. Для персонала, привлекаемого к работе посменно, обычно применяется два вида чередования смен:

1. Прямой — когда смены меняются в порядке возрастания.
2. Обратный — замены рабочих смен в обратном порядке из первой в третью, из третьей во вторую.

Правила составления графика работы

Алгоритм составления сменного расписания заключается в распределении ресурсов предприятия таким образом, чтобы максимально эффективно использовать и промышленное оборудование, и работников для выполнения поставленных задач.

Специального бланка графика смен в законодательстве сегодня не предусмотрено, поэтому в большинстве случаев это результат работы управленческого персонала, но здесь существенную помощь могут оказать современные компьютерные технологии планирования.

При составлении сменного графика работы вручную берется во внимание:

• временной период, на который составляется график;
• минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
• сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
• какой порядок выхода работников для работы;
• длительность по времени каждой рабочей смены, четкое определение времени начала работы и окончания;
• обязательные перерывы во время смены, как технологические, так и вызванные условиями охраны труда работников — на обед, на отдых;
• режим ежедневного отдыха между сменами;
• обязательный еженедельный отдых для работников;
• определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

Для составления графика на сегодняшний день используются как новые документы и методические рекомендации, так и те, что были разработаны еще в период Советского Союза, например, метод рекомендованный Госкомтруда СССР 1988 года.

Введение в действие

Процесс перевода предприятия на посменную работу, кроме технологического имеет еще и управленческие аспекты, которые важно учитывать как в процессе составления документа, так и на протяжении введения его в действие. Сменный график, по сути, — это только один из документов, который разрабатывается на предприятии. Кроме него, необходимо разработать и внедрить целую систему работы, охватывающую буквально все стороны жизнедеятельности предприятия.

Введение в действие сменного графика работы начинается с момента разработки и согласования его проекта со всеми подразделениями, участвующими в производственном цикле. Отдельно график согласовывается с представительным органом работников предприятия.

На завершающем этапе он подписывается ответственным за разработку должностным лицом и утверждается руководителем предприятия, сам график может быть узаконен как приложение к приказу по предприятию о смене режима работы.

После подписания соответствующего распоряжения и до введения его в действие не позднее чем за 1 месяц график должен быть доведен под подпись всем работникам предприятия.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Индивидуальный график работы сотрудника (образец)

В трудовом законодательстве понятие «индивидуальный график работы» отсутствует, но это не означает, что работодатель не может установить для сотрудника режим работы, отличный от режима остальных работников. Что нужно учесть, составляя индивидуальный график работы сотрудника, расскажем далее.

Когда может применяться индивидуальный график

Индивидуальный график, как правило, обусловлен личными или семейными обстоятельствами, когда работник не может трудиться в стандартном режиме. Инициатором установления особого графика зачастую является сам работник, и если работодатель согласен, стороны договариваются об индивидуальном распорядке рабочего дня.

Закон позволяет работодателю самостоятельно определять ситуации, в которых допустимо применение индивидуального режима работы.

Такой рабочий график может определяться, например, для внешних совместителей, или для должностей, которые не требуют постоянного нахождения сотрудника в офисе (курьеры, уборщицы, и т.п.). В любом случае его введение является изменением условий труда, поэтому он должен быть согласован сторонами трудовых отношений и зафиксирован в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуации, в которых можно установить индивидуальный режим работы, весьма разнообразны, например:

• Работник учится на дневном отделении ВУЗа, в связи с чем может присутствовать на работе только во второй половине дня. В этом случае его индивидуальный график работы будет учитывать график учебный, при этом можно установить неполное рабочее время.
• Личные обстоятельства не позволяют сотруднику находиться на работе ежедневно или в общеустановленные часы. Его индивидуальный график может предусматривать неполную рабочую неделю, либо гибкий режим работы. При гибком графике (когда время начала и окончания рабочего дня для работника четко не установлено), для учета отработанных часов следует предусмотреть возможность фиксации времени его прихода на работу и ухода (например, в специальном журнале или с помощью электронного пропуска).

В ряде случаев работодатель обязан выполнить пожелание работника об установлении ему индивидуального режима работы наряду с неполным рабочем временем. Это касается (ст. 93 ТК РФ): одного из родителей ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), лиц, ухаживающих за больными родственниками (при наличии соответствующего медзаключения), беременных женщин. При этом их индивидуальный график должен учитывать условия производственного процесса у конкретного работодателя.

Так, индивидуальный график работы сотрудника, имеющего детей до 14 лет, может включать неполное рабочее время (например, 6 часов в день) и режим работы в удобные работнику часы (например, с 10-00 ч до 16-00 ч.).

Читайте также: Табель учета рабочего времени

Оформление индивидуального графика

Индивидуальный режим может быть установлен работнику на любом этапе:

• при заключении трудового договора – индивидуальный график отражается в договоре, при этом его условия следует привести и в приказе о приеме на работу;
• когда работник уже трудится (независимо от длительности отношений с работодателем) – в этом случае индивидуальный режим работы устанавливают на основании заявления работника и фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

График, действующий лишь для конкретного сотрудника, может устанавливаться как на определенный срок, так и на неограниченный период.

Как можно отразить в трудовом договоре индивидуальный график работы сотрудника? Образец примерных формулировок может быть следующим:

• При неполном рабочем дне — «Работнику устанавливается неполный рабочий день со следующим графиком работы: понедельник-четверг – время работы с 14-00 ч. до 18-00 ч., пятница – время работы с 12-00 ч до 16-00 ч. Выходные дни — суббота, воскресенье».
• При неполной рабочей неделе — «Работнику устанавливается неполная рабочая неделя и индивидуальный график работы: рабочие дни – понедельник — четверг, время работы с 10-30 ч. до 19-00 ч., перерыв на обед с 14-00 до 14-30 ч.; выходные дни – пятница, суббота, воскресенье».
• При гибком графике – «Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: рабочие дни – понедельник – пятница; время обязательного присутствия на рабочем месте – ежедневно с 14-00 ч. до 16-00 ч.; время начала и окончания работы – на усмотрение работника; общее время работы – 8 часов в день. Время обеденного перерыва составляет 45 мин. и в продолжительность рабочего времени не включается. Выходные дни – суббота, воскресенье».

Как составить график работы на вахте (образец)

График работы при вахтовом методе труда — один из важнейших документов. О том, что обусловливает эту значимость и как составить график, — в нашем материале.

Назначение графика при вахтовом методе

Вахтовый метод труда применяется, когда место ведения работ настолько удалено от места, где проживают работники, что ежедневная доставка их до / от места работы становится нецелесообразной. Поэтому работников вывозят к месту работы, и они в течение определенного времени (называемого вахтой) там живут и трудятся (как правило, уделяя труду больше времени, чем в обычных условиях). Затем они едут домой отдыхать, используя при этом все полагающиеся им за время работы выходные, а им на смену приезжает другая вахта.

Такой режим чаще всего применяется на непрерывных производствах и требует очень четкой организации труда. Основную роль в этой организации играет график работы, который составляется как по вахтам, так и в отдельности для каждого вахтовика, задействованного в соответствующей вахте.

Индивидуальное составление графиков для работников является необходимостью, т. к. этот документ должен учитывать не только время их отдыха после вахты, но также и периоды нахождения в очередных отпусках, что никак не влияет на график смены вахт, но требует подбора замены для отдыхающего работника. Вместе с тем графики для работников одной и той же вахты целесообразно объединять в единые документы.

Удаленность места работы требует отражения в графике не только периодов труда и отдыха, но и дней, выделяемых на доставку до / от места работы. Особенностью этих дней является то, что они могут как входить, так и не входить в число дней междувахтового отдыха.

Законодательство позволяет обходиться без предоставления еженедельных дней отдыха во время вахты. Об их наличии или отсутствии будет свидетельствовать график.

Учет времени, посвящаемого труду и отдыху, при вахтовом методе осуществляется суммированно. Составление графика позволяет оценить перспективу наличия подлежащей дополнительной оплате переработки за учетный период для каждого конкретного работника.

Таким образом, график, составляемый при вахтовом методе, дает возможность:

• спланировать смену вахтовиков на месте работы;
• организовать своевременную доставку до/от этого места;
• отразить особенности организации рабочего времени на вахте;
• оценить затраты на оплату труда, необходимость и величину предстоящих обязательных доплат за время вахты.

Если у вас остались вопросы по организации вахтовой работы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Правила составления графика работы на вахте

График следует составлять заблаговременно, согласовывая его с профсоюзным органом и доводя до сведения работника не позднее, чем за 2 месяца до начала применения (ст. 301 ТК РФ).

Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 (п. 4.2) рекомендует формировать это документ сразу на год, хотя достаточным может оказаться его создание в рамках учетного периода, используемого при суммированной оценке времени труда и отдыха (он может равняться месяцу, кварталу или большему числу месяцев, но не более 12).

Отразить в графике необходимо дни:

• работы;
• выходных, предоставляемых на рабочем месте;
• доставки до/от места работы;
• междувахтового отдыха.

Здесь же целесообразно показать все особенности организации рабочего времени:

• продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания;
• характеристику перерывов, предоставляемых для принятия пищи;
• продолжительность междусменного перерыва;
• факт включения или невключения дней доставки в период междувахтового отдыха;
• количественные характеристики времени работы (число дней и часов, отрабатываемых помесячно и за учетный период).

Установленной формы у графика работы нет. Индивидуально формируемый документ можно создавать на основе отражающей дни месяца части таблицы, присутствующей в табеле учета рабочего времени, предусмотрев в нем графу для подписи сотрудника, свидетельствующей о его ознакомлении с графиком.

Образец графика работы на вахте Скачать

График работы вахтовым методом на год вы можете скачать на сайте КонсультантПлюс.

Подводим итоги

• График работы, составляемый при вахтовом методе, способствует четкой организации труда, позволяет отразить в нем все особенности рабочего времени и времени отдыха, дает возможность оценить объемы выплат в адрес каждого конкретного работника.
• Обязательного отражения в графике требуют дни работы, дни отдыха и дни, проводимые в пути до / от места работы. Составлять его целесообразно на период, выбранный в качестве учетного для суммированного учета.
• Установленной формы график работ не имеет. За его основу можно взять часть таблицы, отражающей дни месяца, из табеля учета рабочего времени, добавив в нее графы для необходимой информации (например, для подписи работника об ознакомлении).

порядок переноса рабочего времени, как правильно составить

Обычно у каждого работника предприятия есть собственный график работы. В нем указано, сколько времени человек должен находиться на своем законном месте. Иногда случаются ситуации, когда у сотрудника больше нет возможности быть на работе в установленное время.

При этом искать новое место работы нет никакого желания. В качестве компромисса можно попробовать договориться об изменении режима труда.

Содержание статьи

Что такое график рабочего времени

График рабочего времени представляет распределение рабочих часов и времени отдыха сотрудников в течение конкретного календарного срока. Необходимость в данном документе обычно возникает в контексте статьи 103 ТК РФ, когда происходит превышение установленных законодательством норм работы:

1. Не более восьми часов в течение дня.
2. Не более сорока часов в неделю.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время определяется как период исполнения сотрудником его трудовых обязанностей. В статье 100 ТК РФ написано, что данный режим может быть во внутреннем трудовом распорядке либо в индивидуальном/коллективном трудовом договоре (в особенности, если он отличается от стандартного).

От того, какой режим закреплен в данном документе, будет зависеть порядок его изменения. Предусмотрено два основных способа изменения существующего режима:

1. По желанию сотрудника.
2. По желанию руководства.

В случае, когда режим работы изменяется по желанию руководства, то все происходит в одностороннем порядке. Сотрудника только оповещают с соблюдением всех сроков и установленных процедур, прописанных в действующем ТК РФ.

При изменении режима по желанию работника он должен подать соответствующее заявление и обсудить новые условия режима со своим руководителем.

Порядок изменения по инициативе работника или работодателя

Если возникли различные семейные обстоятельства или любые другие причины, сотрудник имеет право поменять рабочий график, попросив своего руководителя. Для этого ему необходимо направить соответствующее заявление.

После того как непосредственный руководитель рассмотрит заявление, он принимает решение об одобрении или отказе. Причин для внесения поправок может быть достаточно много, например:

1. Работник переехал на новое место жительство и теперь ему приходится больше времени тратить на дорогу до работы.
2. В семье появился ребенок.
3. При выходе сотрудницы из декрета она имеет право обсудить новые трудовые условия.
4. Поменялось финансовое положение в семье и по этой причине приходится подрабатывать на стороне.
5. Прочее.

Рабочий график может быть изменен в случаях, когда руководителю важно не фактическое пребывание сотрудника на его рабочем месте, а непосредственно результат его труда.

Бывает так, что компания вынуждена изменить рабочий график отдельного сотрудника или целого отдела. Например, происходит переход производства на круглосуточный режим, требуется организовать новые смены, и отдельных работников теперь нужно перевести на рабочий график сутки через трое.

Подобный переход может не устроить некоторых сотрудников, в этом случае необходимо правильно подготовить документы о переходе на другой график работы либо на увольнение для сотрудников, которые не готовы идти на какие-либо компромиссы.

Согласно положениям действующего ТК РФ, руководство должно оповестить персонал об изменении графика минимум за два месяца. Сделать это можно при помощи персонального или коллективного оповещения. При этом каждый сотрудник должен расписаться о том, что он был оповещён о подобных изменениях

Персональные уведомления должны составлять в двух вариантах. Одно остается у руководства, второе — у сотрудника. На первом документе ставится пометка о вручении с подписью работника. Так, в дальнейшем работодатель сможет избежать жалоб о том, что сотрудников никто не оповестил.

Принуждать переходить на новый график никто не имеет право. Однако если нет возможности работать по старому, то данному сотруднику придется уволиться.

Если работник согласен с переходом на новый график, то он просто расписывается в листе оповещения. Если нет, и найти компромисс не получается, то работнику предлагают другие подходящие вакансии. Если его ничего не устраивает, то его могут уволить согласно статье 77 ТК РФ.

Роль заявления и необходимо ли оно

Заявление выступает в качестве дополнения к основному трудовому договору. Именно оно и является основанием, по которому работник перешел на другой график.

Даже если руководитель и сотрудник договорились устно, заявление все равно необходимо для того, чтобы оформить все официально.

Образец документа и требования к составлению

На законодательном уровне не предусмотрено строгих требований в отношении данного документа. Однако каждый работодатель имеет право самостоятельно издать акт с утверждение образца подобного заявления. Если ничего подобного нет, то можно писать в свободной форме.

Пошаговая инструкция написания выглядит следующим образом:

1. Как всегда в документах подобного рода сверху в правом углу указывается название компании и ФИО руководителя. После этого вносятся данные сотрудника.
2. Чуть ниже по центру нужно написать слово «Заявление».
3. В тексте документа должна быть указана причина, по которой работник хочет поменять установленный режим труда. Поэтому вначале пишется «Прошу внести изменения в мой рабочий график». После этого указывается существующий график и тот, по которому планируется работать в дальнейшем. Далее следует указать причину. Если предполагается, что данные изменения будут временными, то этот момент следует также указать.
4. После этого сотрудник должен поставить свою подпись, полную фамилию и имя, а также дату.

Если что-либо в отношении документа осталось непонятным можно просмотреть образец:

Документы для скачивания (бесплатно)

После того как руководитель ознакомиться с данным документом, он должен принять решение, согласиться с подобным предложением или отклонить его. Если его решение будет положительным, тогда на бланке ставится пометка «Согласовано». Затем документ должны передать в отдел кадров для последующего оформления документов.

К основному трудовому соглашению делаются специальные пометки с введением нового, нестандартного для организации графика. Если руководитель отказал, то стороны могут подробно обсудить данный вопрос для достижения возможного компромисса.

Как пишется заявление на изменение графика работы? Образец и правила заполнения

Юридическая консультация > Административное право > Оформление документов > Как пишется заявление на изменение графика работы? Образец и правила заполнения

Отношения между работником и работодателем регулируются правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или трудовым договором, если условия труда данного работника отличаются от всех остальных сотрудников данной организации.

Если возникла необходимость изменить график рабочего времени, нужно знать, как правильно оформить эти изменения в зависимости от того, в каком документе прописан график.

Изменение рабочего графика по инициативе работника

Заявление на изменение графика работы — первый шаг

Если по семейным обстоятельствам или другим причинам возникла необходимость изменить график работы, сотрудник может попросить об этом руководство с помощью заявления.

Оно рассматривается, после чего руководитель структурного подразделения примет решение о согласии или об отказе. Причин для изменения графика может быть множество:

• Смена места жительства, в результате чего работнику стало труднее добираться до работы.
• Появление ребенка в семье. Если работница выходит из декрета, она может договориться с руководством о новых условиях труда.
• Изменение материального положения, из-за чего приходится искать подработки и т. д.

Изменение графика возможно, если для работодателя важно не время присутствия на рабочем месте, а результат труда.

Для документального оформления новых условий работник пишет заявление на изменение графика работы, образец включает следующую информацию:

• В шапке документа указываются данные руководителя организации, а также ФИО и должность сотрудника. Указывается название структурного подразделения (если оно есть). 
• После названия документа работник вписывает формулировку: «Прошу изменить режим моего рабочего времени» и указывает прежний и новый режим. Например, 5-дневная неделя продолжительностью 40 часов меняется на неполную 5-дневную неделю с общей продолжительностью работы 30 часов с сокращением рабочего дня до 6 часов. Указывается причина изменения графика.
• Необязательно расписывать ее подробно, обычно сотрудник пишет «По семейным обстоятельствам» или «В связи с изменением места жительства» и т. д. Подробные причины можно изложить непосредственному начальству устно.  Указывается характер изменения графика – временный или постоянный. Если оно является временным, нужно указать срок изменения времени работы.
• Ставится подпись с расшифровкой и дата заполнения заявления.
• Ниже пишут слово «Согласовано» и указывают данные начальника подразделения, который согласует новые условия труда.
• Если у работодателя нет возражений, заявление согласуется, данные передаются в кадровую службу и в бухгалтерию.
• После этого с работником оформляется дополнительное соглашение, с указанием нового рабочего времени.

Изменение рабочего графика по инициативе работодателя

Заявление на изменение графика работы: образец

Иногда возникает необходимость поменять рабочий график сотрудников одного подразделения или всего предприятия. К примеру, производство переводится на круглосуточный режим, и необходимо ввести новые смены, или часть сотрудников нужно перевести на работу сутки через трое. Естественно, такие условия могут не понравиться части работников, и нужно правильно оформить документы о переводе на новый график или увольнении, чтобы избежать взаимных претензий.

По ТК РФ, работодатель обязан уведомить сотрудников об изменении рабочего графика минимум за 2 месяца. Можно оформить коллективное уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись или разослать персональные уведомления для каждого сотрудника с указанием его нового графика. Если кто-то отказывается ставить подпись под уведомлением, об этом составляется акт.

Персональные уведомления составляются в двух экземплярах, причем на том, что остается у работодателя, обязательно ставится отметка о вручении с подписью работника. Эта мера предосторожности позволяет избежать претензий о несвоевременном уведомлении сотрудников о переводе на новый график.

В любом случае работодатель не имеет права принуждать сотрудников работать по новому графику. К его разработке необходимо привлекать представителей профсоюза, если он есть на предприятии. Все изменения в правилах трудового распорядка должны быть согласованы с руководителем профсоюза или другого органа, представляющего интересы работников в организации.

Работодатель издает приказ о переводе на новый график. Если работник согласен, он либо ставит свою подпись в приказе с подтверждением согласия, либо пишет заявление на имя руководства. После этого в двух экземплярах оформляется дополнительное соглашение с новым графиком: один остается работодателю, второй – работнику.

Можно ли уволить сотрудника при отказе?

Изменение графика работы — не повод для увольнения!

Если работник не согласен на новые условия труда, работодатель обязуется предложить ему все имеющиеся на предприятии вакансии, соответствующие его квалификации. Вакантные должности необходимо предлагать только в письменной форме, все они должны находиться в данной местности.

Если сотрудника не устраивает ни одна из предложенных вакансий, и он не согласен работать по новому графику, его можно уволить по ст. 77 ТК РФ (отказ работника от должности в связи с изменениями в трудовом договоре). В этом случае предприятие обязуется выплатить ему выходное пособие в размере двухнедельного заработка.

Важно: предлагать нужно в том числе нижестоящие должности, без этого увольнение будет признано незаконным, и суд обяжет восстановить сотрудника на рабочем месте.

При правильном оформлении документации перевод части сотрудников или всего коллектива на новый график пройдет без проблем и взаимных претензий работодателя и сотрудников.

Чтобы узнать, как оформить режим рабочего времени сотрудников, посмотрите видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры. К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, пользуетесь ли вы приложениями для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худшего и использования лучших инструментов для работы.В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем создать идеальный график работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох из-за того, что во вторник запланировано несколько крупных вечеринок.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный график работы. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает хозяином, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хорош повар на своем рабочем месте, это не значит, что он умеет работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
3. Сотрудники с недостаточным или избыточным расписанием. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств. Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше денег за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваших сотрудников счастливыми, обеспечивая при этом максимальную эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, пожалуй, самая основная часть создания рабочего графика. Настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватало на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

• Имя сотрудника
• Соответствующие навыки
• Сертификаты
• Статус полной или частичной занятости
• Ограничения сверхурочной работы
• Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
• Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошные и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в отличной в остальном смене, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
2. Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Сочетание одних из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность при любых сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установление метода коммуникации в рамках всей команды позволяет вам и вашим сотрудникам точно знать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, использующий эту технологию всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

• Составить график и перенести личные обязательства
• Торговые смены
• Найти замену
• Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — это облачное приложение. Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения ваших сотрудников и запросы на отгулы в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что относится к вашему бизнесу. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут стать все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени в зависимости от конкретной ситуации, но вы всегда должны учитывать такие вещи, как трудовой стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (стаж и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, поддерживает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников сделать часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

• Взять на себя часть бремени
• Удержать их в своей работе.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на своих сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ снизить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить столь же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите свое согласие.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам нужно будет найти кого-нибудь для работы.Это такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда мы и получаем поговорку: «Самые продуманные планы мышей и людей…», чтобы обозначить тот факт, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечного поиска неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с программой, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на том, чтобы составить наилучшее возможное расписание.

Затем, во время процесса планирования, Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить график работы

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального графика работы для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управлять рестораном или любым другим бизнесом всегда будет нелегко.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

Шаблон еженедельного расписания работы для Excel — ProjectManager.com

Шаблон рабочего расписания является важным рычагом в управлении ресурсами ваших сотрудников, поэтому вы можете контролировать свой проект по мере его продвижения к успешному завершению. Организуйте рабочий график своей команды, чтобы лучше управлять рабочим процессом своего проекта, с помощью этого простого шаблона еженедельного графика работы.Вы можете отметить дни, когда ваша команда работает над проектом или определенной задачей, а также узнать их ставку заработной платы и часы, потраченные на выполнение этих задач.

Что такое график работы?

График работы — это список сотрудников с указанием их местонахождения, рабочего времени и обязанностей за определенный период времени, например неделю или месяц.

Есть расписание с 9 до 17. Это традиционная модель, которая работает с понедельника по пятницу, но есть некоторые задания, которые выполняются немного иначе.«Понедельник» на самом деле может начаться в среду, а затем воскресенье — новая пятница. Это зависит от типа работы.

Шаблон рабочего графика ProjectManager.com

Затем есть посменный график работы, когда компания делит день на смены, обычно потому, что работа ведется круглосуточно и без выходных. Затем командам назначают определенные периоды времени, обычно с восьмичасовыми интервалами. Эти смены могут быть фиксированными или меняться изо дня в день или из недели в неделю, что называется графиком ротации.

Гибкий график работы — это когда член вашей команды может варьировать время прибытия и отъезда, часто даже выбирая дни, когда они хотят работать, при условии, что они выполняют свои задачи в отведенный срок.

Наконец, есть графики неполной и полной занятости. Полный рабочий день составляет 40 часов в неделю, хотя это определение не принято. Стандартное время для неполного рабочего дня — менее 40 часов в неделю. Опять же, ни одно из этих определений не высечено на камне и варьируется от организации к организации. Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, получают пособие, но не имеют права на сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю.

Зачем нужен шаблон рабочего графика

Независимо от того, чем вы занимаетесь, рабочий график является важным элементом вашей продуктивности и эффективности.

Одна из причин заключается в том, что рабочий график помогает вам выполнять ваши задачи организованным образом. График работы снижает стоимость ресурсов и гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своей команды в то время, которое вы запланировали для проекта.

График работы также поможет вам уложиться в сроки. Это структура, которая помогает сосредоточиться на целях, делая проект более управляемым и легким для достижения результатов.

Вы также можете помочь определить работу с рабочим графиком.У вас есть только определенное количество времени на выполнение проекта, а рабочий график помогает вам расставить приоритеты в этой работе, указав, что и когда нужно сделать.

Это может быть неочевидно, но график сотрудников помогает сбалансировать работу и личную жизнь, что делает вашу команду более лояльной и помогает удерживать таланты. Имея четко определенный график работы, ваша команда четко знает, когда от них ожидается работа, а когда — нет. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут сгореть.

Итак, рабочий график помогает управлять командой, а также снижает уровень стресса до минимума. Звучит как беспроигрышный вариант. Шаблоны автоматизируют процесс и избавляют вас от необходимости изобретать велосипед. Начните работу с этим простым шаблоном рабочего графика, который поможет вам в кратчайшие сроки приступить к работе.

Шаблон рабочего графика только поможет вам в управлении доступностью вашей команды. Программное обеспечение для управления проектами упрощает планирование задач и позволяет сбалансировать рабочую нагрузку команды.Облачное программное обеспечение ProjectManager.com позволяет вам настроить доступность вашей команды, от PTO до отпуска и праздников. Теперь вы можете легко и быстро составить график работы. Инструменты ресурсов, такие как наша диаграмма рабочей нагрузки, показывают, у кого слишком много или слишком мало заданий. Затем вы можете сбалансировать рабочую нагрузку, перераспределив ее прямо на этой странице, повысив продуктивность всех и обеспечив отличный график работы.

Создавайте сбалансированные графики работы с помощью диаграмм Ганта ProjectManager.com и инструментов управления ресурсами.- Попробовать бесплатно!

Как использовать шаблон рабочего графика

После того, как вы скачали шаблон рабочего расписания в Excel, выполните следующие простые шаги, и вы сможете начать пользоваться его преимуществами.

1. Откройте бесплатный шаблон рабочего расписания
2. Откройте вкладку График работы сотрудника
3. Щелкните ячейку под столбцом под названием сотрудник
4. Перечислите всех своих сотрудников по именам в другой строке
5. Рядом с именем укажите задачи сотрудника и проект
.
6. Отметьте дни, в которые каждый сотрудник должен работать

Это так просто.Шаблон расписания сотрудников отображается на ежемесячном дисплее, но вы можете настроить его на еженедельное или ежедневное отображение в зависимости от ваших потребностей.

Что можно и чего нельзя сделать с помощью этого шаблона рабочего графика

Получение контроля над доступностью вашей команды и умение эффективно планировать ее необходимо для успешного выполнения проекта. Наш бесплатный шаблон рабочего графика — это первый шаг к тому, чтобы это обещание стало реальностью. Но шаблоны могут идти только так далеко. Хотя они и полезны, вы обнаружите, что они не дают вам гибкости и контроля, которые можно получить с помощью программного обеспечения для управления проектами в Интернете.

Что может сделать этот шаблон рабочего графика

Шаблон рабочего графика может собирать данные о члене вашей команды и их графике работы. В нем есть место, где вы можете составить ряд для каждого сотрудника по имени, задаче и проекту, над которым они работают. Есть даже место для списка их задач и дней, по которым они должны работать. Но шаблон по замыслу является статическим документом. Если вы хотите обновить его, это нужно делать вручную, что отнимает много драгоценного времени.

Чего не может сделать этот шаблон рабочего графика

Как отмечалось выше, шаблон представляет собой отдельный документ.Да, это электронная таблица, и вы можете загрузить ее на свой компьютер и при необходимости изменить доступность, но будьте осторожны, чтобы не было больше одной версии, иначе вы можете составить расписание на основе неточных данных. Поскольку шаблон хранится на компьютере, члены команды не могут совместно работать и обновлять свой статус, и эти данные не собираются в режиме реального времени. С помощью онлайн-инструмента, такого как ProjectManager.com, есть один рабочий график, который всегда обновляется в режиме реального времени, поэтому менеджеры знают о доступности своей команды

Как ProjectManager.com помогает составлять график работы

Думайте о шаблоне бесплатного рабочего графика как о первом этапе вашего плана по управлению рабочей нагрузкой. Это хороший способ организовать свою команду и собрать дни и часы. Теперь у вас есть вся эта информация в одном месте.

Проблема с этим местом в том, что оно отделено от всех остальных мест, где вы работаете. Если вы управляете проектом, значит, вы используете какое-то программное обеспечение для управления проектами, например ProjectManager.com, чтобы контролировать различные элементы вашего проекта и привести его к успешному завершению.

Когда вы вручную вводите данные из шаблона бесплатного рабочего графика в ProjectManager.com, теперь у вас есть видимость назначений всех членов вашей команды по одному или нескольким проектам. С первого взгляда вы можете увидеть, какие задачи выполняются вовремя, какие — по графику, а какие просрочены.

Вы также можете посмотреть:

• Кто над чем работает
• Какова запланированная и фактическая загруженность ваших ресурсов
• Кто готов к дополнительной работе, а кто перегружен

Управление рабочим графиком с помощью онлайн-инструмента управления проектами, такого как ProjectManager.com значительно упрощает управление рабочей нагрузкой вашей команды, чем переход от одного документа к другому или от приложения к приложению, и все это ведет к высокой производительности проекта.

шаблонов для дополнения вашего рабочего графика

Наш бесплатный шаблон рабочего графика — один из многих, которые могут быть включены в график вашего проекта. Это также один из многих бесплатных шаблонов, которые мы предлагаем на нашем сайте. Вот три дополнительных шаблона, которые полезны на каждом этапе вашего проекта.

Шаблон расписания

Как отмечалось выше, шаблон рабочего графика не обновляется сам по себе, для этого вам понадобится программное обеспечение для онлайн-управления проектами.Но если вы не готовы сделать этот шаг вперед, вы можете увеличить рабочий график с помощью нашего бесплатного шаблона расписания. Это документ, с помощью которого ваша команда может вести учет своего рабочего времени, чтобы вы могли получать зарплату и отслеживать их работу.

Шаблон диаграммы Ганта

Мы не хотим бросать наш шаблон рабочего расписания в тупик, но если вы затрудняетесь сделать его частью своего расписания проекта, почему бы не перейти на наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта? Вместо записи дат вы можете создать фактическое расписание.В шаблоне диаграммы Ганта перечислены задачи и их продолжительность на временной шкале проекта, поэтому вы можете видеть весь проект сразу. Затем разбейте его на этапы, настроив цвета и отметив начало или конец этих этапов с помощью функции вехи.

Шаблон отслеживания задач

Расписания меняются по разным причинам, многие из которых связаны с задачами. Задачи могут быть заблокированы, заблокированы или их ресурсы не сбалансированы. Чтобы ваша команда не отставала от графика, вы должны следить за своими задачами.Используйте бесплатный шаблон отслеживания задач, чтобы отслеживать задачи, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения, выявлять любые проблемы и разрешать их до того, как они превратятся в проблемы. Конечно, использование ProjectManager.com дает вам возможности, расширяющие возможности шаблонов.

Связанное содержимое

ProjectManager.com — это не только онлайн-решение для управления проектами, но и центр знаний для менеджеров проектов по всему миру. Благодаря еженедельной публикации обучающих видеороликов по управлению проектами в дополнение к нескольким сообщениям в блогах, каждый найдет что-то для себя, от ученика до подмастерья.

Ниже приведены некоторые из опубликованных нами за последние годы сообщений, связанных с расписанием, которые могут помочь вам получить максимальную отдачу от вашего шаблона рабочего расписания.

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам более эффективно управлять командами, чтобы привести проекты к успешному завершению. Поскольку это онлайн-инструмент для PM, нет необходимости в сложной установке сервера. К программному обеспечению можно получить доступ в любом месте и в любое время. Более того, вы получите наиболее точную картину своего проекта на данный момент с его отчетами в реальном времени.Затем вы можете увидеть все аспекты проекта сразу на одной странице с его панелью управления, графическим представлением показателей проекта, которыми легко поделиться для простой отчетности. Нажмите здесь, чтобы начать 30-дневную бесплатную пробную версию!

Как составить график работы: полное руководство

Это будет либо огромным подъемом эго, либо пугающей перспективой для вас, но вот сделка:

Если вы устанавливаете график работы для своей команды, это одна из самых важных ролей в вашем бизнесе.

Почему? Потому что вы оказываете самое непосредственное влияние на сотрудников — сердце бизнеса.

На их моральный дух и продуктивность будет влиять ваша способность помогать им совмещать конкурирующие приоритеты, независимо от того, совмещают ли они образование, семью, хобби или дополнительную работу. Никакого давления, правда?

Но похоже, что мы склонны чаще говорить о том, что нужно сотрудникам от своих менеджеров, чтобы помочь им эффективно сбалансировать свою работу и личную жизнь.И не то, что нужно менеджерам, чтобы оправдать ожидания своих сотрудников, в виде хорошо управляемого и оптимизированного графика работы.

Вот почему мы создали это полное руководство по составлению расписания сотрудников, чтобы помочь таким менеджерам, как вы.

Ниже мы рассмотрим причины, по которым так важно обеспечить бесперебойную работу вашего расписания. Мы также поделимся некоторыми проверенными советами и ресурсами по планированию, которые помогут вам добиться более тесного взаимодействия с вашей командой.

В конце концов, вы, несомненно, стараетесь избегать того, чтобы наблюдать за выходом своих лучших и опытных сотрудников за дверь. Хотя расписание — лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и ценными, это важный первый шаг в правильном направлении.

Есть чему поучиться. Так что расслабьтесь, расслабьтесь и включите свой свиток.

Содержание:

• Бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
• Какой график работы у сотрудника?
• Какие бывают типы графиков работы?
• Эффективное управление штатным расписанием
• Сравнение различных инструментов планирования работ
• Почему вам следует использовать программное обеспечение для планирования работы?
• Приступаем к построению рабочего графика

Не забудьте прихватить бесплатный шаблон графика работы сотрудника

Неспособность спланировать — значит потерпеть неудачу.Вы, наверное, слышали эту цитату раньше, и для этого есть веская причина. Это верно — особенно для сменных менеджеров и менеджеров по персоналу.

И первый ключевой шаг к планированию эффективного графика работы начинается с использования шаблона. Однако, если у вас его еще нет, значит, вы попали в нужное место. Вы можете быстро создать простую версию, используя наш бесплатный шаблон рабочего расписания. Это позволит вам отслеживать основные данные, такие как отработанные смены, отсутствие на работе и расчет заработной платы.

Итак, нет оправдания тому, чтобы не организовать свой рабочий график и не высвободить время для того, чтобы не упустить список дел.А когда вы будете готовы перейти на более комплексное решение, подумайте об альтернативе, например о приложении рабочего графика Planday.

И вообще, что такое график работы сотрудника?

Проще говоря, график работы означает дни и часы в данной неделе, в которые вы ожидаете, что ваш работник… э-э… будет работать! Это фундаментальная административная задача, призванная обеспечить максимально бесперебойную работу вашего бизнеса с идеальным количеством квалифицированных, опытных членов команды, работающих в нужное время дня и недели.

Существует множество вариантов графика работы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и они могут меняться в зависимости от сезона. Как правило, если ваш бизнес работает более 10 часов в определенный рабочий день (или даже работает круглосуточно), вы будете планировать сменных (а не постоянных или постоянных) сотрудников.

При приеме на работу на открытые должности в вашей компании тип графика, который вам нужен, должен быть изложен в описании должности и четко разъяснен в процессе приема на работу.Ваши потенциальные новые сотрудники захотят узнать, будет ли график работы соответствовать их образу жизни и обязанностям и, в конечном итоге, будет ли эта роль жизнеспособной для них в долгосрочной перспективе.

Для ознакомления с различными типами графиков работы см. «Различные типы графиков работы» ниже.

Сколько времени мне нужно, чтобы составлять недельный график работы?

Ваш рабочий день ограничен количеством часов и может показаться бесконечным количеством задач, которые нужно выполнить.

Нет никаких сомнений в том, что составление еженедельного графика работы может отнимать много времени. Фактически, клиенты Planday часто называют планирование наиболее ручной и повторяющейся административной задачей. Учет дополнительных факторов, таких как звонки членов команды по болезни и уход в ежегодный отпуск — очевидно, что вам есть над чем работать при управлении расписанием команды.

Вот что сказал один менеджер:

«Я провожу несколько часов в неделю, как на работе, так и вне ее, составляя графики с помощью Excel, чтобы обеспечить выполнение каждой смены.”

Мы также заметили эту общую тему в чате с другими менеджерами, которые занимаются ротацией для своего бизнеса:

Многие менеджеры не уверены (или даже боятся дать количественную оценку), сколько именно времени они тратят на работу по расписанию своих сотрудников каждую неделю.

Тебе кажется, что этот сценарий слишком распространен? Если вы не совсем уверены, сколько часов вы действительно проводите по расписанию, но это чертовски много, мы рекомендуем вам немного почувствовать страх и попробовать этот небольшой эксперимент в следующий раз, когда вы будете разбираться с еженедельным график:

• Загрузите бесплатное приложение для отслеживания времени (нам нравится Toggl и Clockify).
• В течение всей недели отслеживайте время, которое вы тратите на построение и управление расписанием своей команды. (Не забывайте и о времени, потраченном на внесение изменений после того, как вы его фактически распространили!)
• Если график отнимает у вас более 5 часов в неделю, возможно, пришло время внедрить лучшую систему.

В конце концов, почему бы не высвободить это время для работы, которая увеличивает ценность вашего бизнеса, будь то набор персонала, обучение или адаптация?

Если вы хотите отыграть 80% этих часов из окончательного расписания, тогда мы здесь, чтобы поболтать! В программе планирования Planday есть множество функций, позволяющих сэкономить время, которые помогут вам сокращать рабочие часы каждую неделю.

Какие существуют типы графиков работы?

Не существует идеального, универсального для всех графика работы для вашей команды. Различные модели могут лучше работать для разных организаций и отраслей. Размер вашей компании в целом также повлияет на рабочие модели, которым вы будете следовать.

Посменная работа — это норма для предприятий, которым требуется круглосуточное или расширенное покрытие для учета повышения производительности в периоды пиковой нагрузки.Типичная офисная работа, которая, как правило, соответствует обычному рабочему графику, чаще всего предлагает своим сотрудникам полный рабочий день.

Если вы потратили какое-то время на поиск примеров для подражания, скорее всего, вы тоже были ошеломлены. Чтобы упростить задачу, вот несколько примеров различных схем смены, которые вы можете использовать в своей команде:

1. Очное расписание

Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день.Обычная полная рабочая неделя — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

2. График неполного рабочего времени

Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

3. Фиксированный график работы

Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие работники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы.Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

• 5/4/9 график работы
• 9/80 график работы
• 10/80 график работы
• 2-2 3-2 2-3 график 9
• 4 дня по 3 выходного графика

4. Гибкий график работы

Менее жесткие, чем фиксированный рабочий график, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день.Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

5. Раздельный график работы

Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов.Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования.Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы. Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

Допустим, вы используете Excel для планирования своего рабочего графика и рассылаете его по электронной почте.И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

Неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.

Мы рекомендуем уведомить ваших сотрудников за две недели о предстоящих часах работы, чтобы они могли принять все необходимые меры.Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday. Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

Таким образом, сотрудники могут также подать запрос на смену с большим количеством уведомлений, что означает, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента расписания.

Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!

Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет эта информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.

Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменную торговлю на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

Мы не говорим здесь о случайных неудобствах — постоянно меняющиеся графики смен напрямую связаны с ухудшением когнитивных функций и ухудшением физического здоровья ваших сотрудников.

5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — в первую очередь попытаться минимизировать их. Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам своей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы против программного обеспечения

Мы будем откровенны здесь.Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

Excel

Преимущества

• Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
• Низкая кривая обучения для базового использования
• Настраиваемый
• Расширенная функциональность
• Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X

Недостатки

• Время создания и обновления
• Возможна ошибка
• Не передается
• Доступен только в одном месте
• Нет контроля над разными версиями
• Нет истории изменений
• Невозможно воспользоваться расширенными функциями без специального обучения
• Не улавливает конфликты расписания
• Ограниченная информация
• Не допускает сотрудничества

Google Таблицы

Преимущества

• Бесплатно
• Низкая кривая обучения для базового использования
• Доступен с любого устройства
• Создан для совместной работы
• Интегрируется с Google Suite

Недостатки

• Требуется время на создание и обновление
• Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
• Невозможно воспользоваться расширенными функциями без специального обучения
• Не улавливает конфликты расписания
• Ограниченная информация

Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.

Программа для планирования работ

Преимущества

• Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%).
• Доступно, в зависимости от провайдера
• Доступен с любого устройства
• Разрешает смену смены
• Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
• Может создавать расписания на основе набора навыков
• Может устанавливать предупреждения о соответствии

Недостатки

• Кривая обучения с переходом на новую платформу
• Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

Примечание. В дополнение к вышеперечисленным вариантам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для отдельных лиц, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.

В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но использование его для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет очень легко упустить деталь или тратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных расписания трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете выяснить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

Узнать больше

Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить.Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

• Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти ваши файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
• Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
• У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
• Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать роста текучести кадров.
• Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
• Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

Начало работы с графиком работы

Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

1.Составьте бюджет для заработной платы.

Обязательно отметьте все переменные, которые вызовут колебания в расписании (будь то периоды занятости, государственные праздники и т. Д.).

2. Попросите всех сотрудников сообщить о доступности и рабочих предпочтениях.

Удобно, Planday автоматизирует этот шаг от вашего имени.

3. Настройте сотрудников на платформе планирования работы.

Здесь вы можете ввести контрактные часы, установленные для каждого сотрудника, и другую важную информацию, которая вам нужна.Скорее всего, они будут включать в себя следующие варианты:

• Навыки
• Квалификация
• Любые ограничения сверхурочной работы

4. Оцените виды смен, на которые вам нужно страхование.

Скорее всего, вам потребуются разные должности для ведения бизнеса, поэтому этот шаг особенно важен, если вы разрешаете сменную торговлю.

Если вы используете инструмент планирования смен, такой как Planday, вы можете автоматически ограничивать смены смен на основе различных наборов навыков.Это подводит нас к следующему пункту…

5. Оформите политику смены смены.

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной странице, когда речь идет о вашей политике смены смены.

Возможно, стоит подумать об ограничении сделок менее чем за 24 часа до начала смены, поскольку менее вероятно, что другой член команды подберет это на поздней стадии.

И убедитесь, что у вас есть право вето на любые смены смены — например, вы можете не захотеть, чтобы ваши самые опытные сотрудники обменивались сменами с менее опытными членами команды, когда в ту же смену работают и новенькие сотрудники.

Когда у вас будет вся эта информация в инструменте планирования, вы можете начать составлять карты открытых смен, которые вам необходимо заполнить. Конечно, построение расписания — это не разовая работа.

6. Используйте шаблон, чтобы сэкономить время.

Не нужно каждый раз начинать с нуля. После того, как вы установили расписание, которое работает в течение установленного периода, на который вы работаете заранее (будь то неделя, две недели или месяц), вы легко сможете использовать свое расписание в качестве шаблона для всех будущих расписаний.

Это касается того, что вам нужно для начала (и, надеюсь, не слишком перегруженного). Делайте шаги шаг за шагом, дайте себе возможность внести изменения в свой процесс планирования, и, если вы так склонны, подумайте о том, чтобы попробовать и Planday. У тебя есть это!

Больше никаких таблиц: поприветствуйте свой цифровой рабочий график от Planday.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию или запланируйте демонстрацию сегодня.

Пример расписания сотрудников: 8 часов в день, 7 дней в неделю, график работы 5 часов и 2 выходных

«Как мне создать график работы на 8 часов в день, 7 дней в неделю? Я бы хотел, чтобы мои сотрудники работали 40 часов в неделю, 5 дней в неделю, 2 дня в выходной.

Прежде чем мы начнем разрабатывать план-график для этого рабочего графика, давайте посмотрим на ограничения, налагаемые последовательностью включения / выключения дней. Учитывая правило 5 рабочих и 2 выходных, вам понадобится минимум 7 сотрудников, чтобы работать 8 часов в день 7 дней в неделю. Количество команд (группа сотрудников, которые следуют одному и тому же графику), необходимое для этого плана расписания, составляет 7, по одной команде для каждой уникальной смены. Для простоты мы назначим по одному сотруднику в каждую команду. Обратите внимание, что в любой день будут работать только 5 сотрудников, в то время как остальные 2 сотрудника будут отключены.

Поскольку мы хотим, чтобы период планирования составлял 7 недель (49 дней), чтобы у всех были равные выходные по выходным, в графике работы есть 7 этапов (49 дней / 7-дневные модели). В этом графике работы каждый сотрудник вернется к своему первоначальному графику через семь недель, как показано ниже. Обратите внимание, что у нас может быть 7-дневный период планирования, если мы не хотим чередовать выходные дни.

Создавайте графики смен за считанные минуты с помощью Snap Schedule 365

Онлайн-планирование, которое сэкономит вам часы и позволит назначить нужных людей на нужную смену в нужное время.

Нет установки. Без скачивания. Работайте где угодно, когда угодно и на любом устройстве.

Чтобы создать файл расписания с помощью Snap Schedule, выполните следующие действия:

1) Создайте новый файл расписания. Щелкните здесь, чтобы просмотреть видеоурок.

2) Создайте 7 сотрудников и 7 команд. Назначьте по одному сотруднику в каждую команду.

3) Создайте 8-часовую смену.

4) Используя команду «Управление схемами смены», создайте новую схему смены, как показано.

5) Используя «Управление планом расписания», создайте новый план расписания, как показано ниже.

6) Чтобы сгенерировать расписания сотрудников из этого плана, нажмите кнопку «Создать расписание» и следуйте инструкциям на экране. После завершения просмотрите назначения расписания и внесите необходимые изменения. Используйте Snap Schedule для управления отпусками, праздниками, нерабочими днями, а также для печати и распространения графиков работы.

Соглашение о гибком рабочем графике

Это соглашение о гибком рабочем графике заключено между [Название компании] и [Имя сотрудника].

Это соглашение вступает в силу с [дата] и будет действовать бессрочно, если оно не будет изменено или расторгнуто [Название компании] или сотрудником.В случае, если компания или сотрудник намереваются расторгнуть это соглашение, будет предоставлено письменное уведомление как минимум за четыре недели. В случае возникновения чрезвычайной ситуации на рабочем месте действие настоящего соглашения может быть приостановлено немедленно и на неопределенный срок. Это соглашение может быть пересмотрено в любое время по запросу любой из сторон.

Согласованный гибкий график работы описывается следующим образом:
_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Настоящее соглашение подлежит выполнению сотрудником следующих условий на постоянной основе:

• Сотрудник должен выполнять все рабочие обязанности в удовлетворительном состоянии. уровень исполнения.
• График работы сотрудника не мешает нормальному взаимодействию с его руководителем, коллегами или клиентами.
• График работы сотрудника не влияет отрицательно на способность других сотрудников компании выполнять свою работу.
• Сотрудник останется доступным для коллег, которые должны работать в обычные часы работы компании.
  
• Оплачиваемый отпуск сотрудника будет зарабатываться и использоваться таким же образом, как и до этого соглашения о гибком графике работы, и подпадать под действие всех других применимых политик компании в отношении отпусков.

Все обязанности и ответственность сотрудника, а также условия найма в компании остаются неизменными, за исключением тех, которые были специально изменены настоящим соглашением. Любое несоблюдение этого соглашения сотрудником может привести к изменению или прекращению гибкого режима работы, установленного этим соглашением.

Я прочитал и понимаю это соглашение и все его положения. Подписываясь ниже, я соглашаюсь соблюдать его положения и условия.

Подпись сотрудника: Дата:

Подпись руководителя: Дата:

Как создать график проекта с примерами • Asana

Новый рабочий проект часто сигнализирует о начале другого приключения, наполненного заинтересованными сторонами, сроками, результатами и инструменты. Но независимо от того, является ли ваш проект запуском нового продукта, мероприятием для поставщиков, ежегодным редакционным календарем или даже адаптацией сотрудников, вам понадобится график проекта, чтобы добраться до него.

Возможность составить график проекта с четкими планами, процессами и обязанностями очень важна для того, чтобы ваша команда не сбивалась с пути, знала, кто и когда что делает, и видела, как все части взаимосвязаны. Хотя это может занять некоторое время, хорошо составленный график проекта повысит эффективность, подотчетность и ясность. И эти три слова — музыка для всех (особенно для вашего начальника, который доверил вам этот проект). Вы также сможете сократить количество инструментов, которые должны помочь вам управлять проектом, но на самом деле усложняют процесс.

На вашей визитной карточке может не быть менеджера проекта под вашим именем, но знаете что? Для этого проекта, и многих из них вы встретите в будущем, это ваша де-факто роль. Прими это! Когда вы научитесь думать как руководитель проекта, вы снова будете на пути к тому, чтобы работа снова работала.

[Загрузить отчет: ROI of Work Management]

Как создавать графики проекта

Теперь, когда вы готовы и желаете продвигаться вперед в качестве менеджера проекта, пора приступить к планированию и составлению графика проекта.Поскольку процесс планирования управления проектом может показаться вам немного чуждым, вот список шагов, которые вы можете предпринять при построении плана проекта:

1. Определите цели вашего проекта. Запишите, каковы ваши ключевые этапы или результаты, которые в конечном итоге сделают этот проект успешным.
2. Определите все заинтересованные стороны. Составьте список всех людей, которые должны быть вовлечены в ваш проект, даже если их роль сводится к простому утверждению.
3. Определите окончательный срок. В конце концов, когда вам нужно полностью завершить проект? Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы учесть конфликты, которые, без сомнения, возникнут у вас на пути.
4. Перечислите каждый шаг или задачу. Возьмите те вехи и конечные результаты, которые вы определили на шаге 1, и разбейте их на более мелкие задачи и подзадачи, чтобы убедиться, что охватываются все основы.
5. Назначьте члена группы, ответственного за каждую задачу. Решите, кто возьмется за каждую задачу и подзадачу, и будьте прозрачны в сроках.Помните, что ваши коллеги, скорее всего, одновременно занимаются другими проектами. Помните об их рабочей нагрузке, чтобы они не чувствовали себя перегруженными.
6. Вернитесь назад, чтобы установить сроки выполнения для каждой задачи. Выясните, сколько времени займет выполнение каждой задачи (ее начальная и конечная дата), зная, что задержки неизбежны. Также важно учитывать последовательность, поскольку определенные задачи нужно будет завершить, прежде чем можно будет начать другую.
7. Составьте расписание проекта в одном инструменте и поделитесь им со своей командой. Вы успешно составили план своего проекта, и теперь важно организовать его так, чтобы все участники могли видеть и работать с ним. Поиск инструмента, который поможет вам сделать и то, и другое, будет иметь решающее значение для вашего успеха.

Как только у вас будет подробный график проекта, ваше практическое управление проектом сократится, и у вас (и вашей команды) будет больше часов в день, которые можно потратить на качественную работу. В конце концов, разве не поэтому вас наняли?

Примеры расписания проектов

После того, как вы выполните все вышеперечисленные шаги, у вас будет четкое расписание, в котором указаны расписание и этапы вашего проекта.Ниже приведены несколько примеров того, как они могут выглядеть:

Пример расписания мероприятий

Планируете виртуальное мероприятие? В вашем расписании будет указано все, что нужно сделать, и когда, до вашего важного дня.

Совет от Asana: Начните работу над планом следующего мероприятия с помощью шаблона управления проектами.

Пример графика запуска продукта

Для вашего следующего нового продукта создайте иерархическую структуру работ, наметив все ваши шаги и зависимости, а затем просмотрите их в одном проекте, которым легко поделиться, чтобы ваша команда не сбивалась с пути.

Совет от Asana : Быстрый старт при запуске следующего продукта с помощью шаблона.

Пример расписания маркетинговой кампании

Точно знайте, что происходит в любой момент вашей маркетинговой кампании, с планом проекта, в котором расписано все:

Совет от Asana : Начните свою следующую маркетинговую кампанию с помощью шаблона.

Следующие шаги после завершения графика проекта

Цель графика проекта — выполнить больше работы с большей эффективностью.Видение общей картины вашего проекта и создание хорошо продуманного плана означает меньше стресса и больше продуктивности. После того, как вы составили план, вам нужно сделать еще два важных шага.

Поделитесь этим со своей командой

Поделившись своим расписанием проекта, члены команды четко поймут свои обязанности по проекту и получат возможность поделиться своими частями плана. Начните с отправки расписания проекта всем участникам и попросите дать конкретную обратную связь (вопросы, проблемы или идеи).

Сохраняйте организованность, предлагая централизованное расположение для доставки всех ответов и установления четких сроков для поощрения своевременных действий со стороны членов команды. Собрав все отзывы, создайте обновленную версию расписания проекта и повторно поделитесь ею со всеми заинтересованными сторонами. Кроме того, убедитесь, что график вашего проекта включен во всю важную документацию по планированию проекта, такую ​​как краткое изложение проекта и исполнительное резюме.

Адаптируйте его по ходу дела

Гераклит знал кое-что в Древней Греции, когда размышлял о том, что единственное, что постоянно, — это перемены.То же самое и с планом вашего проекта. После того, как вы приступили к проекту, убедитесь, что вы постоянно следите за своим расписанием. При необходимости адаптируйте его при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Централизованное управление расписанием проекта и всеми активами проекта поможет каждому получить единый источник достоверной информации и обеспечить использование самой последней версии расписания проекта.

Повысьте эффективность: превратите свои планы и расписания в шаблоны

Чтобы сэкономить еще больше времени при планировании проектов, используйте проверенный шаблон и прекратите изобретать колесо каждый раз, когда нажимаете «Go» в новом проекте.

Если ваш текущий проект — ежегодное мероприятие, скажем, выставка поставщиков, то нетрудно создать четкий график проекта, чтобы вы могли строить его для следующего. И какие еще проекты, над которыми вы работаете, каждый раз проходят один и тот же процесс? Например, выставка вашего поставщика может разделять схожие задачи с обедом виртуального клиента, который вы организуете позже в этом году. Наличие шаблона расписания проекта означает, что вы сможете запускать будущие проекты быстрее и эффективнее.

Где следует составлять график проекта?

Если вы хотите получить новую роль в качестве менеджера проекта де-факто, а также получить более эффективный подход к своей работе, создав графики проекта, то, вероятно, пришло время перейти на универсальный инструмент. (Да, такие есть!)

Инструменты управления работой доступны, чтобы помочь вам построить динамические графики проекта и интуитивно понятные диаграммы Ганта, такие как временные рамки, которые обеспечивают четкую видимость на всех этапах и для всех заинтересованных сторон. Скажите «долго» электронной почте, таблицам и чату, которые не разговаривают друг с другом.

Разработка и управление расписанием проекта в централизованной системе позволяет создавать каждый шаг и определять его продолжительность с помощью календаря проекта, создавать задачи и подзадачи и назначать их соответствующему человеку. Если вам нужно скорректировать план проекта, вы можете быстро внести изменения в инструмент, и все заинтересованные стороны будут уведомлены. Различные виды вашего расписания учитывают все стили работы и обучения, и ваши рабочие процессы будут органично объединены, потому что вы всегда будете знать, кто и когда что делает.

[Прочтите: Создайте свою собственную команду и календари проектов]

Работайте эффективнее, с графиками проекта

Поздравляю, де-факто руководитель проекта, вы на пути к тому, чтобы работать умнее. У вас есть образ мышления и шаги, необходимые для того, чтобы начать переделывать — оживлять — свой процесс реализации проектов. Вы можете сделать все вышеперечисленное (и многое другое) с помощью решения для управления работой, такого как Asana. Считайте это вашим универсальным инструментом для успеха проекта. Удачного планирования!

Как сделать шаблон ежемесячного графика работы

Составление оптимального шаблона рабочего графика сотрудников требует навыков, терпения и множества проб и ошибок.К счастью, мы собрали некоторую полезную информацию, которую вы можете использовать, чтобы создать (или выбрать) тот, который лучше всего подходит для вашей команды и проекта.

Вот все, что вам нужно знать о том, как создать идеальный шаблон рабочего графика.

Почему важны шаблоны рабочего графика

Проще говоря, шаблон ежемесячного графика работы сотрудника облегчает выполнение ваших ролей как в управлении профессиональными услугами, так и в планировании проектов. Вы не только даете своим сотрудникам четкое представление о предстоящей рабочей нагрузке, но и создаете возможность для повышения производительности.

Для вас это означает, что больше не нужно писать расписания с нуля и подсчитывать, сколько времени требуется для выполнения каждой задачи или серии. Для ваших сотрудников это означает, что они могут наслаждаться более равномерно распределенной рабочей нагрузкой, а также повторяемым процессом, который улучшает их собственные усилия. Наконец, для ваших клиентов это означает более точные сроки и прогнозы бюджета. Итак, выигрывают все!

Думая о своей команде при создании шаблона рабочего графика сотрудника

При создании своего первого четырехнедельного или даже семидневного шаблона рабочего графика учитывайте приведенные ниже моменты.Ответы на эти вопросы покажут, кто лучше всего подходит для каждого этапа и задачи проекта, сколько людей вы назначите на каждый этап, а также прошлые препятствия, которых вы можете предвидеть на этот раз.

• Каковы их сильные и слабые стороны как индивидуально, так и в команде?
• Кто из ваших сотрудников лучше всего подходит для выполнения специализированных задач, необходимых в данном конкретном проекте?
• Сколько сотрудников из каждого отдела потребовалось, чтобы выполнить рабочую нагрузку прошлой недели или рабочую нагрузку, необходимую для аналогичного планирования проекта?
• Какие новые стратегии вы можете использовать, чтобы помочь своим сотрудникам работать более эффективно?
• Были ли ваши прошлые графики равномерно распределены по рабочей нагрузке, и если нет, как вы можете убедиться, что на этот раз вы используете всех членов команды одинаково?
• Учли ли вы запросы на отгулы, возможные больничные и другие конфликты проекта для каждого члена команды, прежде чем приступить к созданию шаблона рабочего графика своего сотрудника?

Итак, вкратце, вы хотите уделить время тому, чтобы рассмотреть, как каждый человек функционирует как личность.Затем подумайте о команде в целом и о том, как они могут удовлетворить потребности шаблона.

Как создать эффективный шаблон рабочего графика

Эти три основных пункта контрольного списка помогут вам разработать шаблон-победитель для любого проекта.

• Выберите подходящий инструмент . Программное обеспечение для управления проектами очень эффективно для создания графика работы сотрудников. Не только легко просматривать проект и планирование одновременно, но вы также можете воспользоваться преимуществами множества уже проверенных и проверенных настраиваемых шаблонов, которые уже включены.
• Обзор прошлых графиков работы . Сравните прошлые расписания с отчетами по проектам, чтобы определить свои самые большие победы и поражения. Это может помочь вам определить шаблоны планирования, которые стоит повторно использовать (или предотвращать) в будущем.
• Ожидайте появления препятствий . Учитывайте потенциальные препятствия, такие как ожидаемые и неожиданные выходные дни сотрудников (например, чрезвычайные ситуации и время отпуска), конфликты с текущими проектами и любые проблемы с клиентами, которые могут повлиять на вашу команду во время проекта.

5 особенностей шаблона хорошего ежемесячного графика работы

Лучший шаблон рабочего графика сотрудника будет включать каждое из следующих действий. Хотя многие инструменты имеют больше функций, чем перечисленные, мы выбрали эти, исходя из их эффективности для решения проблем планирования, о которых мы упоминали ранее. Теперь, без лишних слов, давайте рассмотрим каждую обязательную функцию и способы их использования в Wrike.

1. Повторяющиеся рабочие процессы

Автоматизируйте большую часть процесса принятия решений, просто копируя прошлые успешные попытки выполнения аналогичных проектов, серий или задач.Не нужно изобретать велосипед, если вы уже знаете, что работает!

Как использовать Wrike: Если вы хотите продублировать рабочий процесс в Wrike, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть рабочий процесс, который вы хотите скопировать, открыть его страницу меню и выбрать «Дублировать рабочий процесс». Это так просто.

2. Индивидуальное управление задачами

Каждый элемент действия, необходимый для вашего проекта, должен быть настраиваемым. Вам также нужно будет назначить задачу для команды или отдельного человека, мгновенно просматривать обновления о ходе выполнения и определять точные даты начала и окончания проекта.

Как использовать Wrike: Когда в Wrike все этапы проекта изложены, вы можете легко добавлять визуальные задачи к каждому этапу. Также есть разделы для добавления подзадач, заметок, процессов и инструкций. Таким образом, вы можете быть уверены, что ни одна деталь не будет упущена из виду.

3. Учет рабочего времени и отчетность

С помощью автоматизированных инструментов легко отслеживать часы работы сотрудников и объем работ по проекту. И, имея все ваши рабочие данные в одном месте, вы можете легко обслуживать клиентов, выставляющих счета, с точными номерами и подтверждающими документами из одной программы.

Как использовать Wrike: Ознакомьтесь с этим коротким двухминутным руководством по отслеживанию времени в Wrike, чтобы понять, насколько прост на самом деле этот процесс.

Взаимодействие с другими людьми

4. Диаграммы Ганта

Диаграммы

Ганта помогают организовать шаблон рабочего графика вашего сотрудника, давая вам полную картину сроков, задач и прогресса. Затем вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы определить, сколько часов или дней требуется каждому сотруднику или команде для отдельных этапов.

Как использовать Wrike: Диаграммы Ганта обрабатывают сложный набор значений, но их легко интерпретировать и создавать.Выберите папку Project и добавьте все необходимые задачи (вместе с их крайними сроками, связанными зависимостями и ожидаемой продолжительностью). Затем нанесите их на диаграмму Ганта с помощью инструмента перетаскивания, чтобы получить четкое представление о проекте в целом.

5. Панели мониторинга прогресса

Когда вы составляете шаблон ежемесячного обзора рабочего графика, вы должны иметь четкое представление о том, как выглядит рабочая нагрузка каждого, какие задачи (если таковые имеются) были отложены и где можно было бы немного поворачивать вперед.Вот тут-то и пригодятся информационные панели для обзора прогресса. Они автоматически дают вам визуальное представление о том, где все находятся на любом этапе проекта.

Итак, когда вы составляете свой график, вы можете дважды проверить, что реально для каждого человека в любой момент, без необходимости пересылать электронные письма туда и обратно или постоянно проверять.

Как использовать Wrike: У вас может быть от 10 до 200 различных панелей мониторинга в зависимости от того, какой вариант Wrike вы выбрали.Но на каждой панели инструментов вы можете выбрать цветную кодировку шагов, дублировать или удалить задачи, а также напрямую общаться со своими сотрудниками, если вам нужно следить за ними. Вы также можете выбрать, какие виджеты приборной панели будут включены в ваше представление, чтобы на первом месте и в центре была только самая важная информация.

Теперь вы готовы создать замечательный шаблон рабочего графика сотрудников

Как видно из приведенных выше примеров, Wrike легко использовать, чтобы повысить эффективность и сделать весь процесс планирования проекта прозрачным для всех участников.