Как научиться участвовать в тендерах: что такое госзакупки, как подать заявку, пошаговая инструкция – Блог “Альфа-Банка”

Покупатели обычно просят показать отчеты не менее чем за два года при торгах на работу. Хотя это не всегда так с контрактами меньшего размера, иногда вместо этого можно использовать сильные тематические исследования. По нашему опыту, три года торговли — это прочная основа для начала участия в торгах.

При подаче заявок на участие в торгах и тендерах будет оцениваться ваше экономическое финансовое положение. Это будет определяться следующим:

• Годовой оборот
• Финансовые коэффициенты
• Страхование [ы]

Предложения и тендеры потребуют от вас включения до трех тематических исследований прошлых контрактов, которые вы поставили. Они должны быть аналогичны по объему и сложности той, на которую вы делаете ставку. Они должны быть в течение последних трех-пяти лет. Покупатель хочет видеть, что вы успешно выполнили прошлые контракты и на вас можно положиться.

Прежде чем вы начнете писать свой ответ на предложение, вы должны сначала спросить себя, сможете ли вы выполнить контракт. Следует внимательно прочитать спецификацию. Для того, чтобы иметь право на участие, могут потребоваться определенные квалификации или аккредитации. Убедившись, что вы соответствуете всем критериям, подумайте еще раз. Есть ли у вас ресурсы для выполнения контракта? Есть несколько локаций? У вас достаточно персонала? Это все, что вам нужно учитывать, прежде чем приступать к ответу на ставку.

Итак, теперь, когда вы знаете процессы и процедуры торгов и тендеров, вам может быть интересно, где их найти. Нет недостатка в веб-сайтах, предлагающих многосекторальные тендеры и потенциальных клиентов. В идеале вам следует искать отраслевой портал, на котором публикуются уникальные возможности частного и государственного секторов.

Если вы просто полагаетесь на коды CPV, вы можете упустить важные возможности. Это связано с тем, что коды CPV часто неправильно обозначаются. У нашей дочерней компании Hudson Discover есть 11 отраслевых порталов для проведения тендеров. Вы можете фильтровать результаты по ключевому слову, бюджету, местоположению и т. д., что упрощает процесс.

Эти сектора состоят из;

• Healthcare Tenders
• Creative Tenders
• Facilities Tenders
• Construction Tenders
• Technology Tenders
• Logistics Tenders
• Research Tenders
• Consultancy Tenders
• HR Tenders
• Finance Tenders
• Hospitality Tenders

Теперь, когда вы немного познакомились с тем, что требуется, возможно, вам нужна помощь в написании. Писательство — сильная сторона не всех, и это нормально. Аутсорсинг предложения, которое вы нашли, чтобы предложить специалистам по написанию предложений, может помочь вам заключить следующий контракт.

Мы в Hudson Succeed гордимся тем, что являемся экспертами в написании предложений. У нас 87% успеха и более 60 лет опыта написания коллективных предложений. Мы предлагаем четыре уровня поддержки при написании предложений, чтобы удовлетворить любые потребности бизнеса. Вам может не понадобиться, чтобы вся заявка была написана для вас; вам может просто понадобиться его корректура перед отправкой. Мы можем помочь с этим.

Вы успешно подписаны!

Получайте лучший контент от Converge прямо в свой почтовый ящик каждый месяц.

Что такое торги в бизнесе и как успешно проводить торги?

Деловые тендеры очень распространены среди крупных предприятий и государственных организаций.

Когда возникает потребность в поставке или обмене товаров, группа закупок объявляет тендер, чтобы потенциальные поставщики знали, что они принимают предложения.

Этот формальный подход играет жизненно важную роль в определении подходящих поставщиков или покупателей в нужное время для крупномасштабного проекта.

Объявление тендера означает официальное объявление для общественности посредством рекламы в газетах или других отраслевых изданиях.

Тендерный процесс включает в себя множество подробных и тщательных шагов, от подачи предложений до присуждения контракта.

В этом блоге вы подробно узнаете, как работают бизнес-тендеры, как проводить тендеры и методы оценки тендеров.

Что такое торги в бизнесе?

Тендер – это бизнес-процесс, когда компания объявляет тендер и получает многочисленные предложения от поставщиков или подрядчиков, проявляющих интерес к своим открытым проектам.

Комитет по закупкам со стороны покупателя занимается всем процессом, чтобы найти поставщика, соответствующего их потребностям в сырье, товарах или услугах.

Процесс торгов начинается, когда компании-покупатели объявляют тендер с кратким изложением того, что им требуется.

Процесс тендерных закупок часто имеет крайние сроки для каждого этапа. Таким образом, до истечения срока заинтересованные поставщики подают технические и финансовые предложения и ждут процесса оценки.

К концу торгов покупатель найдет идеальное соответствие среди полученных предложений.

Как работает тендер?

Когда компании необходимо найти поставщика с помощью простого и справедливого для всех участников процесса, они выбирают процесс тендерных закупок.

Комитет по закупкам инициирует его, отправляя запрос на тендер (RTF), чтобы попросить поставщиков представить свои предложения.

Чтобы покончить со злоупотреблениями, используемыми для получения таких проектов, как взяточничество, фаворитизм, кумовство и т. д., деловые тендеры создают справедливую и равноправную основу для равной конкуренции всех.

Он защищен строгими законами, чтобы обеспечить справедливость и равные возможности для всех.

Поскольку тендеры объявляются публично, любой продавец может участвовать и делать ставки.

После получения заявки на участие в тендере заинтересованные лица приступают к подготовке своих предложений и подготовке к участию в тендере.

Ответный документ, который отправляет поставщик, называется «тендером», в котором указывается, как он может удовлетворить требования покупателя.

Поставщики также включают свои конкурентоспособные тарифные планы, характер работы, предполагаемые даты поставки и другие сведения, которые решает покупатель.

Как выглядит успешный тендер?

#1 — Предтендерный этап

Это когда потребность в конкретном товаре или открытом проекте определяется, развивается в идею, а затем в запрос на участие в тендере или ценовое предложение.

Структура этого процесса меняется от отрасли к отрасли.

Группа по закупкам назначает консультанта для проверки потребностей и составления плана, бюджета и сроков поставки.

Предварительный тендер является важным этапом; даже одна ошибка здесь может привести вас к неподходящему клиенту.

Перед составлением окончательного запроса необходимо учесть множество факторов.

#2 — Этап предварительной квалификации

Это когда вы просматриваете список поставщиков, заинтересованных в подаче предложений, и отфильтровываете неквалифицированные. Это необязательный шаг, а не фактический процесс торгов.

Вы можете прямо объявить о своем запросе на участие в тендере, минуя этот этап. Но тем самым вы экономите время как себе, так и покупателю.

Этап предварительного квалификационного отбора также позволяет участнику тендера привлечь подрядчика на раннем этапе, когда участники проводят мозговой штурм, чтобы найти экологически чистые и экономичные решения для выполнения проекта.

#3 — Тендерная контрактная документация

Тендерная документация подготовлена ​​для подробного руководства по проведению тендера и условий, связанных с выполнением проекта, наряду с техническими аспектами и проектными спецификациями.

Чем больше информации содержится в тендерной документации, тем лучше для участника тендера сделать образцовое предложение.

После того, как документ будет готов, в местной газете будет объявлено о официальном приглашении участников торгов к участию в коммерческих тендерах.

Это объявление будет включать в себя название проекта, тендерные требования, тип требуемых подрядчиков, тендерный сбор, местонахождение и окончательную дату представления.

№4 — Прием тендеров и оценка

Запрос на тендер отправлен, и вы начинаете получать тендеры от различных поставщиков. Любая заявка, отправленная после истечения крайнего срока подачи, не должна приниматься.

Руководящие принципы и правила оценки тендеров, установленные владельцем проекта, должны быть задокументированы и доведены до сведения участников торгов.

Сюда входят факторы, по которым будет оцениваться и учитываться предложение, например, вес экологических и других факторов риска.

Вы определяете, соответствуют ли тендерные требования их предложениям и имеют ли они право заниматься проектом и соблюдать условия.

Те, кто не соответствует, не будут рассматриваться для дальнейших торгов. Владельцы проектов должны тщательно просматривать каждую заявку, чтобы понять и выявить любые основные риски или узкие места.

Сейчас это может показаться экономичным вариантом, но суммируйте неожиданные затраты и расходы, потраченные на снижение рисков в будущем, которые могут возникнуть на вашем пути.

Не выбирайте того, кто предложит самую низкую цену, и не отдавайте предпочтение на основе заявленной цены. Цель должна состоять в том, чтобы найти идеального поставщика/подрядчика, который обеспечит реальное соотношение цены и качества.

#5 — Присуждение тендерного контракта

Среди квалифицированных участников последнего этапа выберите участника, который выполнил все поставленные вами условия вместе с факторами риска.

Кроме того, участник торгов предложил справедливую модель ценообразования, не оставляющую места для неожиданных затрат. Это будет лучший тендер из всех, кто принесет вам пользу в долгосрочной перспективе.

Сообщите о своих результатах выбранному участнику торгов и присудите ему тендерный контракт, если он его примет. Каждому участнику должно быть направлено официальное уведомление о результатах.

О чем нужно помнить, прежде чем объявить тендер

Планируете объявить тендер? Вот несколько напоминаний, на которые следует обратить внимание, прежде чем отправлять заявку на участие в тендере.

1. Проверьте свои намерения

Прежде чем объявить тендер, вы должны тщательно оценить, существует ли реальная потребность в закупках, или ее можно избежать или отложить.

Проверьте требования, уровень срочности и доступные бюджеты, прежде чем принять решение о проведении тендера.

2. Предоставьте четкий формат ответа на тендер

Сформулируйте свои деловые тендеры в ясной форме, не оставляя места для вопросов и разъяснений.

Ваш участник торгов должен легко понять и понять, как должна быть структурирована его заявка, чтобы ее приняли.

3. Предоставьте подробную информацию о процессе оценки и отбора

Поставщик должен иметь возможность видеть шаги и соображения, которые приведут к успешному выбору предложения.

4. Установите правильную цену

Участник торгов воспользуется своим шансом сделать ставку только после того, как ознакомится с приемлемым ценовым диапазоном вашего проекта.

Их ответы будут зависеть от числа, которое вы укажете, ниже, немного выше или выше заявленной цены.

Поскольку это ваш проект, вы можете быть человеком, который правильно его оценит и предложит цену, которая будет справедливой и разумной для обеих сторон.

5. Практика конфиденциальности предложений

Привлеките больше предложений, приняв конфиденциальность предложений, когда цена одного участника торгов не будет видна другому, пока процесс тендера не будет закрыт.

Участники торгов не должны чувствовать, что они конкурируют друг с другом и изменять цены в зависимости от того, что предлагают другие. Раньше заявки были заперты в большом физическом отделении до окончательной даты подачи, чтобы избежать утечки заявок и столкновений между участниками торгов.

Открыто сообщайте участникам торгов о политике конфиденциальности ваших предложений и таким образом укрепляйте свою репутацию.

6. Минимальный период открытия

Компаниям требуется время, чтобы рассмотреть вашу заявку на участие в тендере, подготовить тендерную документацию, определить цену предложения и сделать окончательный вариант.

Поэтому при установке минимального периода открытия будьте внимательны и устанавливайте разумное время. Но не сдвигайте крайний срок слишком далеко, так как они могут откладывать или не подавать заявку.

Что включить в тендерную документацию?

Для успешного проведения тендера вам необходимо сначала подготовить запрос на документ тендерного контракта. Включение подробностей является обязательным условием, чтобы ориентироваться на правильных поставщиков и избегать ненужного общения.

В обязательном порядке добавьте следующие данные, чтобы сделать ваш тендерный процесс закупки успешным.

Информация о компании

Запрос тендерной документации должен содержать информацию о компании участника тендера, контактную информацию, адрес, адрес электронной почты, страну и т. д., чтобы участники торгов знали, откуда поступил контракт на тендер.

Если вы собираетесь оставить цену тендера открытой, укажите диапазон предложения или фактическую цену тендера. Участники торгов будут указывать свою стоимость на основе цены, которую вы укажете здесь.

Также необходимо указать дату официального объявления тендера и окончательную дату подачи тендерных предложений.

Письмо-приглашение

На этом этапе вы официально уведомите поставщиков о тендере и пригласите их принять участие.

Критерии, необходимые для участия в тендерных торгах

Здесь вы должны перечислить свои ожидания и требования, которым должен соответствовать участник торгов, чтобы сделать предложение.

Четко упомянув термины, вы можете ускорить процесс проверки. Это может быть оборот компании или участие в подобных проектах, упомяните их в своем запросе предложений.

Запрос подтверждения и подтверждающих документов для проверки перечисленных критериев. Вы также можете попросить участника торгов добавить, какой процесс он использует при производстве товаров.

Ожидание стандартов

Если вы ожидаете получить товары или услуги, соответствующие определенным стандартам, укажите их здесь. Укажите стандарты или аккредитации, такие как ISO, IEC, ISI и т. д.

Другие условия, которые должен знать участник торгов

Здесь клиент должен упомянуть любые условия, с которыми участник торгов должен быть ознакомлен перед тем, как делать тендерные торги.

В нем также должны быть перечислены обязанности, которые должен выполнить участник торгов после принятия тендерного контракта.

Коммерческие тендеры также должны содержать требования и срок поставки (если это краткосрочный контракт).

Этот раздел должен быть четким и исчерпывающим, чтобы участник торгов мог уверенно сделать ставку и не переусердствовать.

Примечание

Если это закрытый тендер, возможно, вы уже просмотрели профили участников торгов и узнали объем их работ.

Закрытые торги — это когда вы уже выбрали участников торгов и провели предварительный квалификационный раунд.

Открытые торги — это когда участники торгов начинают процесс торгов, принимая ЗП.

Процесс тендерных закупок

Укажите, как будет проходить процесс тендерных торгов и что участники торгов могут ожидать дальше.

На этом этапе вы также укажете, как их предложение будет анализироваться и сравниваться с другими участниками торгов.

Процесс оценки тендерных предложений

Оценка тендерных предложений является наиболее важным процессом, который необходимо проводить тщательно.

Происходит после того, как вы объявили тендер и получили на него ответы. Оценка тендера происходит в два этапа.

1. Этап предварительного квалификационного отбора

На этом этапе приглашаются представители участников торгов, и тендеры проверяются, чтобы отфильтровать тех, кто соответствует условиям.

Эта комиссия по предварительному квалификационному отбору будет присутствовать с контрольным списком для проверки подтверждающих документов, представленных участниками тендера, на следующих основаниях.

• Наличие соответствующих лицензий на осуществление тендерной контрактной деятельности и поставок в регионе, указанном в извещении о тендере.

• Аудиторские и налоговые документы за последние три года.

• Подтверждение личности компании, регистрационные документы, пан, ИТ и налоговые документы.

• Обеспечение наличия объектов инфраструктуры и сырья для заключения тендерного контракта.

Комитет проверит каждый документ, представленный участниками торгов, и отклонит те, которые не представили доказательства должным образом. Участники торгов, прошедшие предварительную квалификацию на этом этапе, будут переведены на следующий этап, который представляет собой процесс технической оценки.

2. Этап технической оценки

На этом этапе комитет оценивает участников торгов от 0 до 10 и делает процесс отбора конкурентным.

Существует множество факторов, на основе которых комитет будет оценивать участников торгов и оценивать их по каждому критерию, и эти критерии могут меняться в зависимости от отрасли.

На основе итоговой оценки будет выбран поставщик.

• Проверка того, насколько их процесс соответствует требованиям. Технические лицензии и сертификаты принадлежат участникам тендера, независимо от того, активны они или нет.

• Общий многолетний опыт и аналогичные проекты, реализованные ранее.

• Техническое понимание и глубокие знания тендерного контракта.

• Независимо от того, есть ли у них материалы, рабочая сила и средства снабжения для осуществления проекта, комитет решит, сколько баллов оставить в качестве порогового процента. Претенденты, набравшие более высокие баллы, являются технически квалифицированными и переходят на этап финансовой оценки.

3. Этап финансовой оценки

На этом этапе комитет должен решить, является ли цена, предложенная участниками торгов в их деловых тендерах, разумной и стоит ли товаров/услуг, которые они получат.

Поскольку комитету известна цена всех квалифицированных предложений, он должен решить, является ли она действительной, сравнив ее с рыночными ценами, стоимостью, указанной другими поставщиками, и стоимостью, предложенной предыдущими поставщиками.

Члены комитета могут обсуждать вопросы с участниками торгов в этом раунде. Так что, если они хотят каких-либо разъяснений по ставке и хотят подтвердить окончательную цену, они могут это сделать.

Каждое общение должно быть в письменном формате и записано. Участник торгов должен быть уведомлен о том, что это не для целей переговоров, а только для уточнения окончательной цены.

Предложение с наименьшей коммерческой ценой получит максимальное количество баллов, а остальные предложения оцениваются последовательно исходя из этого. Формула для оценки других участников торгов:

P = y*(μ/z)

P = балл участника торгов 

y = максимальное количество баллов, установленное для этапа финансовой оценки 

μ = цена участника с самой низкой ценой

z = цена оцениваемого участника торгов

лучшее предложение, которое предлагает соотношение цены и качества.



Чтобы определить победителя тендерных торгов, сложите баллы по технической и финансовой оценке для каждого участника торгов.

4. Завершение оценки и присуждение контракта

Теперь участник торгов, набравший наибольшее количество баллов, будет признан победителем и будет вызван для дальнейшего обсуждения.

Во время этого они могут провести заключительные переговоры и поговорить о реализации проекта или поставке товаров/услуг.

Различные команды из победившей заявки выйдут вперед, чтобы прояснить свои опасения и вопросы.