Как нумеруются личные дела работников: Личные карточки и личные дела работников

Как нумеруются личные дела работников: Личные карточки и личные дела работников

Документы

Карта сайта —

Версия для слабовидящих

Главная / Администрация / Структурные подразделения / Архивный отдел / Источникам комплектования

Какие документы должны быть включены в дело сотрудника?

Аккуратное ведение документации, а также безопасное хранение, хранение и ведение личных дел сотрудников являются важной практикой для всех работодателей. Помимо защиты безопасности конфиденциальных данных, , это также юридическое обязательство, определенное рядом трудовых законов . Например, Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили все трудовые книжки в течение одного года. В случае увольнения работника его кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения.

В этом руководстве мы поделимся контрольным списком файлов сотрудников , чтобы помочь вам вести точный учет всех ваших сотрудников. Мы также обсудим несколько передовых методов управления файлами отдела кадров, чтобы помочь вам соответствовать требованиям.

Содержание

Файл сотрудника, также известный как запись о сотруднике, — это бумажная или электронная папка, состоящая из документов сотрудников, в которых подробно описаны отношения между сотрудником и компанией. Документы охватывают весь жизненный цикл сотрудника, от права найма до увольнения или увольнения. Файлы сотрудников также должны содержать основные документы сотрудников и информацию о компенсации в соответствии с федеральным трудовым законодательством и законодательством штата.

Итак, почему файлы сотрудников так важны и как долго работодатели хранят записи сотрудников?

Во-первых, анкеты сотрудников могут служить доказательством дисциплинарного прошлого сотрудника в случае увольнения или спора. Во-вторых, они помогают вам эффективно отслеживать цели производительности, посещаемость и уровень производительности. Наконец, они служат письменным отчетом о развитии обучения и требованиях.

Помимо того, что это является хорошей деловой практикой, также необходимо вести определенные записи о сотрудниках, чтобы соответствовать определенным положениям как федерального законодательства, так и законодательства штата. Законы, такие как EEOC и FLSA, определяют, какая информация должна или должна быть собрана, что ваша компания может делать с этой информацией и как долго вы должны хранить свои записи о сотрудниках. Убедитесь, что вы знаете обо всех требованиях в вашем регионе.

Файл сотрудника содержит ряд документов, охватывающих весь жизненный цикл сотрудника, от приема на работу до увольнения сотрудника из вашей компании. Одни документы требуются по закону, другие просто рекомендуются.

Вот некоторые из стандартных документов, обычно содержащихся в файлах сотрудников.

Сюда входят любые личные данные, к которым вам как работодателю необходим доступ. Например, полное имя, адрес, образование и квалификация, а также дата рождения. Также рекомендуется вести учет номеров экстренных служб сотрудников.

Большинство работодателей также ведут учет документов, касающихся процесса найма, в личном деле сотрудника. Это обычно включает в себя описания вакансий, заявления о приеме на работу, резюме, заметки о собеседовании и рекомендации.

Также рекомендуется вести учет любых подписанных подтверждений в виде письменного отчета о том, что сотрудник понял все политики, содержащиеся в вашем руководстве для сотрудников. Это защитит вас от любых потенциальных дисциплинарных проблем или споров.

Помимо документов о приеме на работу, упомянутых выше, вы также должны вести учет всех трудовых договоров в своих личных делах сотрудников. Сюда входят письма с предложениями, трудовые договоры, соглашения о конфиденциальности или неразглашении, профсоюзные договоры, договоры о неконкуренции и соглашения об отказе от вымогательства. Вам также необходимо сохранить копию любого соглашения, касающегося служебных автомобилей или бизнес-кредитных карт.

Это может включать любое или все перечисленное ниже. Здесь нет никаких юридических обязательств, поэтому записи, которые вы ведете, будут зависеть от стратегического плана управления персоналом вашей компании и вашего годового плана управления персоналом.

• Копии любых оценок эффективности или оценок
• Самооценка сотрудников
• Любые записи о проблемах с производительностью вместе с корректирующими или дисциплинарными мерами, где это уместно
• Планы повышения эффективности
• Благодарности сотрудников , такие как сертификаты или награды
• Протоколы обучения и планы развития
• Копии любых внутренних или внешних жалоб на сотрудника
• Записи об обучении или образовании
• Записи о повышении или понижении в должности

Особенно важно вести учет этих документов, если ваша компания проходит процесс управления изменениями.

Вы должны вести письменный учет заработной платы и компенсационного пакета сотрудника и обновлять его личный файл каждый раз, когда его заработная плата корректируется. Вам также необходимо вести учет всех форм W-4 и бенефициаров, ведомостей заработной платы и табель учета рабочего времени.

Однако убедитесь, что документы не содержат конфиденциальных данных о заработной плате, таких как реквизиты банковского счета или номера социального страхования. Вы должны хранить их в отдельном файле платежной ведомости или базе данных.

Если сотрудник уволен или подает уведомление, его кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения по закону. Вы также должны вести учет любой информации, касающейся их прекращения, чтобы защитить вас в случае возникновения спора.

Сюда обычно входят следующие документы:

• Заявление об увольнении или увольнении сотрудника
• При увольнении укажите причины, по которым вы уволили сотрудника
• Бланки выездного собеседования
• Уведомление кобры
• Окончательная аттестация сотрудников
• Формы пособия по безработице
• Копия последней зарплаты сотрудника, включая подтверждение выплаты отпускных и возврата любого имущества компании.

Как мы уже видели, есть некоторые документы сотрудников, которые вы должны хранить в своих файлах сотрудников по закону, и другие, которые рекомендуется. Рекомендуется регулярно просматривать записи о сотрудниках, которые вы ведете, когда проводите кадровый аудит.

По закону вы должны хранить копии следующих личных дел сотрудников. Убедитесь, что вы включили их в свой контрольный список соответствия кадров:

• Основная информация о сотруднике: Имя, адрес, номер телефона и контактные данные для экстренной связи
• Формы налоговых удержаний IRS: W-4 и/или W-9
• Данные о заработной плате и компенсациях , как указано выше
• Контракты или соглашения , как указано выше
• Формы пособий работникам: формы для регистрации в медицинских учреждениях и соглашения о льготах, пенсионные формы 401(k), соглашения FSA, соглашения HSA и т. д.
• Документы об алиментах, включая любые юридические или судебные документы
• Компенсации работникам , включая любые поданные претензии
• Документы о расторжении договора , как указано выше.

Помимо документов, которые мы уже рассмотрели, есть и другие конфиденциальные документы, которые вам следует вести учет. Вы должны хранить эти документы отдельно от ваших стандартных дел сотрудников.

Включите проверку в контрольный список кадрового аудита, чтобы убедиться, что следующие конфиденциальные документы не включены в личное дело сотрудника:

• Личные данные сотрудника, такие как реквизиты банковского счета, номера социального страхования или иммиграционные документы
• Все, что связано с правом работника, например формы I-9 и копии водительских прав
• Документы, относящиеся к текущему расследованию сотрудников
• Проверка биографических данных, где это уместно.
• Записи перед приемом на работу (за исключением заявлений)
• Записи о равных возможностях при трудоустройстве (EEO)
• Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)
• Любые другие медицинские записи, такие как записи врача.

Управление файлами сотрудников — это действие по хранению, хранению и уничтожению записей компании при соблюдении нормативных требований. Это может быть одной из самых сложных областей управления персоналом, поскольку существует ряд законов штатов и федеральных законов, определяющих, какие записи необходимо вести, как мы видели выше.

Вы можете хранить файлы сотрудников в бумажном формате в запертом шкафу, если хотите. Однако этот метод может быть грязным, и может потребоваться много времени, чтобы найти данные, когда они вам нужны . Кроме того, вам нужно место для физического хранения записей обо всех ваших сотрудниках, что может быть проблемой, особенно если вы крупная компания. Более того, вам необходимо убедиться, что вы постоянно ограничиваете доступ неуполномоченных сотрудников. Это непрактично и неэффективно.

Вместо этого большинство компаний в наши дни предпочитают использовать электронную файловую систему персонала, также известную как цифровая система управления файлами сотрудников. Таким образом, вы можете хранить все свои документы в Интернете с помощью зашифрованной службы, защищая вас от несанкционированного доступа, обеспечивая соответствие требованиям и экономя ваше время и место.

Как мы только что видели, лучший способ обеспечить соответствие аудита компании — это использовать надежную систему электронного документооборота (СЭД), также известную как система электронного документооборота HR, чтобы управлять всеми файлами ваших сотрудников. Это позволяет вам хранить, находить и управлять всеми вашими записями о сотрудниках, а также поддерживать безопасные и конфиденциальные файлы для всех данных о сотрудниках, независимо от требований к вашей внутренней папке сотрудников.

Преимущества использования программного обеспечения для управления делами сотрудников и оцифровки файлов сотрудников включают:

• Повышение производительности отдела кадров
• Централизованные и оптимизированные документы.
• Легкий доступ к метрикам и аналитике
• Безопасность, конфиденциальность и соблюдение законодательства.
• С помощью управления цифровыми персональными файлами вы можете видеть, какие документы у вас есть, отсутствуют ли какие-либо документы, а также могут ли какие-либо документы быть устаревшими или несоответствующими.

Вместо использования традиционной системы HR-документации самым безопасным и надежным методом хранения личных дел сотрудников в одном месте является использование цифрового решения , такого как программное обеспечение Factorial HR. Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Кроме того, поскольку решение размещено в облаке, вы и ваши сотрудники можете получить к нему доступ из любого места. Это особенно полезно, если ваша компания нанимает удаленных сотрудников или внедряет гибкий график работы.

Более того, помимо управления документами, вы можете использовать дополнительные функции программного обеспечения для управления персоналом для управления каждым этапом жизненного цикла сотрудника, от приема на работу до увольнения. Это значительно упрощает координацию данных сотрудников со всеми вашими процессами и обеспечивает соответствие файлов сотрудников на всех уровнях вашей компании.

Что хранить в личных делах сотрудников

Лиза Герин, J.D.

Немногим из нас нравится иметь дело с документами, но время, потраченное на надлежащее создание и ведение личных дел сотрудников, окупится в долгосрочной перспективе. У вас будут все важные документы, относящиеся к каждому сотруднику, в одном месте, которые легко доступны, когда придет время принимать решения о продвижении по службе или увольнениях, подавать налоговые декларации или проводить государственные проверки. А если вам придется уволить проблемного сотрудника, тщательное документирование защитит вас от юридической опасности.

В худшем случае личное дело может стать уликой в ​​судебном процессе, возбужденном недовольным бывшим сотрудником. Убедитесь, что вы включили все периодические оценки, повышения, благодарности и дисциплинарные взыскания в свои личные дела, чтобы у вас всегда был легкий доступ к необходимой информации, а также для защиты вашей компании в случае судебного процесса.

В этой статье объясняется, что следует хранить и что не следует хранить в личных делах сотрудников. Чтобы получить помощь в создании надежной и эффективной кадровой политики, возьмите экземпляр Создайте свой собственный справочник для сотрудников , Лиза Герин и Эми ДельПо (Ноло).

Что хранить в личном деле

Вы должны начать ведение личного дела на каждого сотрудника в день приема на работу. Большинство, но не все важные документы, связанные с работой, должны быть включены в файл, в том числе:

• должностная инструкция для должности
• заявление о приеме на работу и/или резюме
• предложение о работе
• Форма IRS W-4 (Свидетельство об удержании работника)
• квитанция или расписка в справочнике сотрудника
• оценки производительности
• формы, относящиеся к вознаграждениям работникам
• формы с указанием ближайших родственников и экстренных контактов
• жалобы от клиентов и/или коллег
• награды или благодарности за отличную работу
• записи о посещении или завершении учебных программ
• предупреждения и/или другие дисциплинарные взыскания
• заметки о явке или опоздании
• любой контракт, письменное соглашение, расписка или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение о неконкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией), и
• документы, касающиеся ухода работника из компании (например, причины, по которым работник ушел или был уволен, документы о безработице, формы продления страховки и т. д.).

Просмотр личных дел

Вам следует установить время для периодического просмотра личных дел каждого сотрудника, возможно, при проведении ежегодной оценки сотрудника. Во время этой проверки подумайте, являются ли документы в файле точными, актуальными и полными. Несколько вопросов для размышления:

• Содержит ли файл все письменные оценки сотрудника?
• Отражены ли в файле все повышения, продвижения по службе и поощрения сотрудника?
• Отображены ли в файле все предупреждения или другие дисциплинарные меры, примененные к сотруднику?
• Если ваши политики предусматривают, что письменные предупреждения или другие записи о дисциплинарном взыскании будут удалены из личного дела сотрудника по истечении определенного периода, были ли они удалены?
• Если у сотрудника был план повышения эффективности, испытательный срок или период обучения или другой временный статус, закончился ли он? Был ли файл обновлен, чтобы отразить текущий статус сотрудника?
• Если справочник сотрудника был обновлен после того, как сотрудник начал работать на вас, содержит ли файл квитанцию ​​или подтверждение для самой последней версии?
• Содержит ли файл текущие версии каждого контракта или другого соглашения между вами и сотрудником?

Что не следует хранить в личном деле

Ваши личные дела не должны быть вместилищем для каждого документа, заметки или мысли о сотруднике. Вот некоторые области, на которые следует обратить внимание:

Медицинские записи. Не помещать медицинские записи в личное дело. Если у вашего работника есть инвалидность, вы по закону обязаны хранить все медицинские записи работника в отдельном файле и предоставлять доступ только нескольким людям. Даже для работников, не являющихся инвалидами, у вас может быть юридическое обязательство хранить медицинские записи в тайне (и в любом случае это хорошая идея). Для получения дополнительной информации о хранении медицинских записей прочитайте статью Ноло «Сохранение личных файлов и медицинских записей в тайне».

Форма I-9с. Не помещайте форму I-9 в личные дела ваших сотрудников. (Форма I-9 — это форма Службы гражданства и иммиграции США (USCIS), ранее INS. Вы должны заполнить форму I-9 для всех сотрудников, подтвердив, что вы проверили, чтобы убедиться, что сотрудники имеют законное право работать в США.)

Вы должны поместить все формы I-9 в одну папку для USCIS. Правительство имеет право проверять эти формы, и если оно это сделает, вы не хотите, чтобы агенты одновременно просматривали информацию об остальном персонале сотрудника и личную информацию. Это не только поставит под угрозу конфиденциальность ваших сотрудников, но также может открыть ваш бизнес для дополнительных вопросов и расследований.

Лишний материал. Несмотря на то, что личное дело сотрудника может содержать любые другие рабочие документы, не переусердствуйте. Помните, что во многих штатах сотрудники имеют право просматривать свои личные дела. (Для получения дополнительной информации прочитайте статью Ноло «Доступ сотрудников к личным файлам: требуется ли это?») Неосторожные записи, которые напрямую не связаны с работой и квалификацией сотрудников — например, ссылки на личную жизнь сотрудников или политические убеждения, необоснованная критика или комментарии. о расе сотрудников, сексе или религии вернутся, чтобы преследовать вас. Хорошее эмпирическое правило: не помещайте в личное дело ничего, что не хотели бы видеть присяжные.