Как оформить график работы: Образец графика работы 2020 и 2021

Содержание

Готовим приказ о графике работы

График работы формируют заранее, чтобы новый работник знакомился с ним перед подписанием трудового договора и согласием с графиком. Иногда вносят изменения, тогда работник знакомится с ними и подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору. Новый график утверждается приказом гендиректора.

Соблюдение трудовых норм

График работы — не юридически значимый документ. Если рабочий режим нарушает работник или работодатель, то конфликт решается с помощью графика работы. Работник, опираясь на график, может защищать свои права в суде или путем переговоров с работодателем. Руководитель может привлечь к административной ответственности сотрудника, вплоть до увольнения.

Составляя новый график, согласуйте его с представительным органом работников, если он есть на предприятии, иначе график считается недействительным (ст. 372 ТК РФ).

Важно соблюдать нормы закона: ограничения по времени рабочего дня, продолжительность отдыха, установление сменной работы из гл. 16 ТК РФ. Выделим некоторые нормы:

каждый сотрудник работает не более 40 часов в неделю;
беременные женщины, сотрудницы с детьми до трех лет или с детьми-инвалидами до 14 лет, несовершеннолетние сотрудники должны работать не более 30 часов в неделю;
при сменном режиме суббота и воскресенье могут быть рабочими днями;
работа в выходные и праздничные дни подлежит дополнительной оплате;
если работа в выходные и праздники была сверхурочной, то оплата должна совершаться по двойной ставке.

Составление приказа

График работы составляет руководитель организации или руководители отделов. Затем его утверждают приказом генерального директора организации. Законодательство не устанавливает единого формата для приказа о графике работы. Он пишется в свободной форме, вручную или с помощью программы. При этом любой приказ — стандартизированный документ, в котором соблюдают структуру:

Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма и полное наименование организации — эти данные выносятся в шапку приказа. В шапке могут присутствовать товарный знак и эмблема фирмы. Если у предприятия есть стандартный бланк для документов, он используется для приказа о графике работы.

После шапки пишем название документа заглавными буквами: ПРИКАЗ. Далее указываем номер, место составления (город) и дату приказа.
Затем тексту приказа предшествует подзаголовок, который кратко отвечает на вопрос: о чем этот приказ.
Далее раскрывается причина приказа: в связи с производственной необходимостью или другими обстоятельствами. Завершается эта преамбула словом «приказываю».
Здесь начинается распорядительная часть приказа, где перечисляются будущие изменения. Пропишите условия, на которых на предприятии будут выполняться работы: какими работниками, в течение какого срока, как распределяется рабочее время, как производится оплата работ и все, что важно зафиксировать. Если текст приказа занимает несколько листов, их нумеруют, проставляя номера со второго листа.

В заключение ставится дата, должность и ФИО руководителя, документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
Приказ сопровождается листом рассылки, в котором перечисляются все отделы или работники, которые должны с ним ознакомиться и подставить роспись здесь же — на листе рассылки.
График работ можно добавить к приказу в форме приложения.

Ознакомление работников с новым графиком

При приеме на работу нового сотрудника вопрос решается просто: работника знакомят с графиком под роспись, затем заключается трудовой договор.

При изменении рабочего графика для работающих сотрудников схема сложнее. Сотрудников нужно уведомить об изменении графика письменно, под роспись, за два месяца в произвольной форме. Если сотрудник согласен с условиями, то через два месяца после уведомления нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как оформить гибкий график работы? — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Как оформить гибкий график работы?

Договоренность о гибком графике между работодателем и сотрудником должна быть письменной. Если при приеме на работу, стороны договариваются о гибком графике, то это необходимо отразить в трудовом договоре. Если сотрудник переходит на новый режим работы, то ему необходимо подать согласованное с руководителем дополнительное соглашение о смене графика, на базе которого вносятся изменения в трудовой договор.

Гибкий график можно оформить для конкретного работника или целого подразделения. В этом случае гибкий график закрепляется в трудовом договоре всех сотрудников отдела и в правилах внутреннего трудового распорядка, а также прочих нормативных актах компании.

Обычно график работы в организации отражается в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном и трудовом договорах. При переходе сотрудника на новый режим труда, новый график будет отражен только в дополнительном соглашении к трудовому договору и в приказе об утверждении изменений.

Что нужно делать сотруднику и работодателю, чтобы перейти на гибкий график?

Чтобы перейти на гибкий график, сотруднику нужно подать заявление произвольного образца с прошением. Работодатель должен одобрить заявление, в этом случае выходит приказ, после подписания которого между сторонами заключается дополнительное соглашение с датой вступления изменения в силу.

Если работодатель вводит гибкий график, то подразделения формируют рапорт, в котором указывают доводы в пользу смены режима работы. На основании документа подготавливается приказ, где указывается срок перехода на новый график работы и отмечаются сотрудники и подразделения, которые переходят на новый режим. Информация доносится до сотрудников. Когда срок перехода наступает, формируется другой приказ со списком работников, которые переходят на гибкий график с датой вступления решения в силу. После выхода этого документа заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудниками, если гибкий график вводится навсегда. Если он вводится временно, то будет действовать до истечения срока, отмеченного в приказе.

Отменить гибкий график можно по статье 74 ТК РФ по причине изменения или исчезновения причин, повлиявших на ввод такого режима. Сотрудник может попросить перевестись на фиксированную рабочую неделю, если его должность не входит в список Приказа Министерства связи РФ № 112.

Сотрудники связи, которые могут перейти на гибкий график:

сотрудники, устраняющие последствия аварий и повреждений средств связи;
сотрудники радиоцентров, радиостанций, телецентров, ретрансляционных телестанций, радиовещательных телестанций, радиовещательных и радиотрансляционных узлов, радиорелейных магистралей при работе организаций сеансами;
персонал центров управления системами и сетями спутниковой связи и вещания, центров космической связи, земных станций спутниковой связи и приема-передачи программ телерадиовещания, изображений газетных полос при работе организаций круглосуточно или сеансами.

операторы связи на производственных операциях по приему-отправке, погрузке-разгрузке, перевозке почты, сортировке письменной корреспонденции, экспедированию периодических изданий, выемке писем из почтовых ящиков.

Нормативно-правовая база перехода на гибкий график

Согласно статье 102 ТК РФ при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку сотрудником общего количества часов в течение рабочего дня, недели, месяца и других периодов.

Согласно статье 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным графиком для отдельных категорий сотрудников, продолжительность смены и неполного рабочего дня, время начала и окончания работы, время перерывов, количество смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, согласно правилам внутреннего трудового распорядка в соответствии с ТК и другими правовыми актами трудового права, коллективным договором, соглашениями. Для сотрудников с другим режимом рабочего времени, отличным от общих правил, рабочий режим устанавливается согласно трудовому договору.

Формирование рабочего графика сотрудников

Любое предприятие имеет свой рабочий график. Для каждого из них он составляется индивидуально, в зависимости от характерных особенностей процесса производства. Однако имеется общепринятые требования к формированию, расписание, о которых мы поговорим далее. Прочитав эту статью, вы узнаете, как составить график работы сотрудников.

Принципы формирования графика. Главным правилом, которого необходимо придерживаться при формировании графика является соблюдение правовым нормам.

Для соответствия графика этим нормам нужно в процессе его создания принимать во внимание длительность смены на предприятии. Например, если предприятие трудится в одну смену, то длительность смены должна составлять примерно 8 часов, с учетом времени на часовой обеденный перерыв.

Содержание статьи:

Общие сведения

СПРАВКА! Помимо этого, нужно принимать во внимание род деятельности организации, количество посетителей и особенности их обслуживания.

Виды графиков работы

Согласно российского законодательства, есть несколько графиков работы, которые регламентируются коллективным соглашением. Итак, имеются следующие графики работы:
— работа в одну смену;
— сменный график;
— гибкий график;
— неполный рабочий день;
— ненормированный график;
— вахтовый способ.

Сменный график — определение

Работа в смены является таким распорядком, когда в разные дни рабочий график может меняться. Данная схема нужна в таких организациях, которые работают круглосуточно. К таким относятся полиция, скорая помощь, пожарная часть, магазины, супермаркеты, МЧС, заправки, кинотеатры, кафе и так далее.

Помимо этого, график работы 2/2 составляются для банковских учреждений. Они, конечно, работают не круглосуточно, но это нужно для обслуживания клиентов по телефону. В этом случае рабочий день продолжительностью 8 часов накладывает на сотрудников и управляющих некоторые неудобства, которое с легкостью решаются с помощью введения сменного графика работы.

В законе прописано, что в сутках должны непременно работать 2 смены, продолжительность каждой из которых не может быть длиннее 12 часов.

СПРАВКА! Однако на деле нередки случаи, когда смена продолжается 24 часа.

Подробности

Особенности работы по сменам

Существует несколько вариантов посменного графика в зависимости от деятельности предприятия, особенностей процесса производства, социально — экономических моментов и так далее.

Первым вариантом является график работы по 12 часов. Обычно это одна дневная смена с 8 утра до 8 вечера и одна ночная смена с 8 вечера до 8 утра, продолжительность которой составляет 12 часов.

Работа в 3 смены с составлением графика для 4 бригад. Такой график удобен для предприятий и фабрик, которые осуществляют непрерывный цикл производства и имеют большой штат сотрудников. Обычно такой график подразумевает следующей смены:

— 4 выхода в ночь продолжительностью 8 часов, затем 2 выходных;

— 4 выхода в день продолжительностью 8 часов, затем выходной;

— 4 выхода в вечер, затем выходной.

График в 3 смены, составленный для 5 бригад:

— 2 дня работы в день по 8 часов, затем 2 выходных;

— 2 дня работы в вечер по 8 часов, затем сутки на отдых;

— 2 дня работы в ночь продолжительностью 8 часов, затем 3 выходных.

Составляя график работы 3/3, нужно помнить, что длительность отдыха без перерыва в неделю должна составлять не менее 42 часов. Рабочая смена должна длится не более 12 часов.

Также может быть график с продолжительностью 10 часов, например, с 10 до 20 часов.

Обзор работы по видам смен

Особенности ночной смены

Следующие сотрудники не допускаются для работы в ночную смену:
— лица в возрасте до 18 лет;
— беременные женщины;
— лица, которых нельзя привлечь к ночной работе из-за внутренних норм и в соответствии с отраслевой документацией;
Помимо этого есть еще следующие категории работников, которые могут работать в ночную смену только с их письменного согласия. Это:
— женщины, у которых есть дети до 3 лет;
— инвалиды;
— лица, ухаживающие за детьми-инвалидами;
— лица, ухаживающие за больными родственниками, что подтверждается справкой из медучреждения;
— опекуны и матери-одиночки с детьми в возрасте до 5 лет.

СПРАВКА! Начальство предприятий может самостоятельно определять график работы в зависимости от своих потребностей.

Стоит сказать, что все-таки оптимальным является график работы в 4 смены. Рабочую деятельность в две смены не всегда хорошо сказываются на работоспособности работников, а деятельность в три смены не позволяет полностью задействовать все ресурсы. Это обусловлено тем, что сотрудник не может войти в трудовой режим из — за того, что рабочее время постоянно меняется.

Законодательная база

Трудовые отношения между нанимателем и сотрудниками регулируется с помощью трудового кодекса. Статья 103 освещает вопросы составления сменных графиков работ.

Из-за того, что сменный рабочий график обязывает нанимателя создавать внутри структурных подразделений малочисленные группы, то формируется коллективное соглашение.

Заключая такое соглашение, наниматель должен поговорить с представителями профсоюза, при его наличии. Наниматель должен самостоятельно познакомить сотрудников с утвержденным вариантом договора в срок за месяц до начала его вступления в действие.

Составляя коллективное соглашение, нужно обязательно учитывать следующие моменты:

— один человек не может подряд работать 2 смены;

— каждый из сотрудников должен обязательно отдыхать не менее 42 часов без перерыва в неделю;

— перерывы в течение трудовой смены обязательно должны быть предусмотрены;

— общее количество рабочего времени в неделю не может превышать 40.

Составление графиков работы сотрудников

Для того, чтобы организовать рабочий процесс, нужно сформировать и утвердить сменный график работы. Он должен включать в себя следующее:
— информацию о составе смен;
— график работы;
— время, в которое начинается и заканчивается смена;
— время на перерыв.

СПРАВКА! Конкретного образца для создания графика нет, поэтому любая компания может делать его в свободной форме.

Обычно график составляют в excel или в ворде. Образец графика работы сотрудников можно поискать в интернете, забив в поисковик » график работы в excel для чайников», «график работы на месяц в экселе» и так далее.

Что необходимо учитывать при формировании графика работы

Конкретного ответа на этот вопрос не существует, потому что каждое предприятие имеет свою специфику, поэтому сформировать определенный шаблон нельзя. Составляя график работы, начальство должно обращать внимание на специфику работы, на слабые и сильные стороны сотрудников, и уже отталкиваясь от этих данных, создавать подходящий состав смен и утверждать для них оптимальное время работы.

Наилучшим вариантом формирования графика работы является нумерация смен. Затем нужно объединить под одним номером несколько фамилий работников и определить для них рабочее время. Все гениальное просто.

Нюансы составления графика

Создавая график работы, нужно обращать внимание на следующее:

Рабочий день перед праздничным должен продолжаться на 1 час меньше.
Если дневная и ночная смена оплачиваются одинаково, то время ночной должно быть уменьшено на 1 час.
Сверхурочные часы не включается в график.
Если на смену попадает выходной день по календарю, то он, естественно, будет также рабочим.
Праздничные рабочие дни должны оплачиваться по двойному тарифу.
Другим вариантом оплаты праздничного дня является предоставление сотруднику лишнего выходного.

Утверждение графика работы сотрудников

Для введения в действие нового трудового графика, необходимо сформировать коллективное соглашение. График работы обязательно должен быть регламентирован нормами внутреннего распорядка.

Любой работник обязательно должен быть ознакомлен с графиком смены еще при приеме на работу, что фиксируется в трудовом соглашении.

Обычно все трудности возникают в процессе перехода на сменное рабочее расписание. О том, что график работы меняется, сотрудников должны уведомить в письменной форме за два месяца до этого. В случае, если посменная работа плохо влияет на выполнение других обязанностей, то официальные изменения должны быть внесены в трудовой договор. Если это сделать не получается, то по прошествии 2 месяцев, если не хватает мест, либо работник отказывается, он может быть уволен.

Новый рабочий график обычно вводится в действие с помощью локального нормативного акта. Например, директор издает приказ график работы сотрудников или инструкцию, в которой указаны все необходимые данные о работе смен.

СПРАВКА! Абсолютно все работники должны ознакомиться с графиком работы на месяц, заверенный директором, и тоже подписать его.

Как исключить переработку

Предприятия, которые переходят на новый рабочий график, обычно изменяют и принцип учета рабочего времени. При этом они переходят с обычной нормы в неделю на суммированный учет. В таком случае переработка высчитывается так:

Наниматель определяет временной промежуток (на месяц, квартал или год).
Высчитывается число смен при доступном графике работы.
Количеств смен сопоставляется с бригадами.
Делаются выводы о переработке.

Заключение

Сотрудники, работающие по сменному трудовому графику, имеют все права, которой прописаны в Трудовом кодексе. К ним относятся:
Продолжительность непрерывной смены не может превышать установленного законодательством времени.
Количество часов на отдых сотрудников в неделю прописано в 110 статье Трудового кодекса.
Один сотрудник не может трудиться подряд две смены без перерыва.
Ночной считается смена, когда больше половины ее времени приходится на отрезок с 22:00 до 6:00.

Правомерность распорядка может быть оспорена в суде, если он был нарушен или не согласован с профсоюзом. Если имеется необходимость работы в праздничный день, то сотрудник может выбрать либо двойную оплату, либо дополнительный день отдыха.

Как составить график для вахтовиков? | HR-elearning

Елена Кожемякина,
Управляющий партнер юридической фирмы BLS.

ТК РФ дает широкие возможности для организации оптимального режима работы. Исходя из специфики деятельности, отрасли, географии HR-специалисты могут использовать гибкие режимы, сменный график и др. Вахтовый метод, который используют по технологическим, климатическим и другим причинам, по сути тоже представляет собой один из режимов работы. Но с его организацией и контролем все немного сложнее. Давайте оценим, как составить такой график.

Справка: вахтовый метод работы.
Вахтовый метод работы по Трудовому кодексу регулируется главой 47. В целом Трудовой кодекс РФ вахтовый метод понимает как сумму времени производства работ и интервала отдыха между сменами.

Работа вахтовым методом (ТК) ограничена по длительности периодом в месяц. Исключения составляют особенные случаи на отдельных объектах, из-за которых указанный период могут увеличить до 3 месяцев (для этого нужно учесть мнение профсоюзного органа рабочих, если он есть). При его отсутствии действуют в рамках ст. 74 ТК.
Вахтовый метод ТК РФ снабжает гарантией обеспечения работников жильем, когда они находятся на месте проведения работ (ст. 297).
Обозначенный вид деятельности используется при нефтегазовой и угольной добыче, разработке драгметаллов, рыбном промысле, лесозаготовке, а также в сфере транспорта, строительства, геологии и других.

Режим работы на вахте, как сменный график, надо оформлять на весь учетный период времени. Чаще всего для суммирования работы в расчет берут полгода или год. Это правило объясняется ст. 301 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней, время труда и отдыха в учетном периоде определяется графиком работы на вахте.

Эта норма Кодекса фиксирует первые 2 правил вахты: график необходимо устанавливать с учетом мнения профсоюза (если он есть), о режиме работы надо сообщить сотрудникам за 2 месяца до его введения в действие. Новые же сотрудники знакомятся с графиком –при приеме на работу.

Каких-то требований и формы к составлению и этого документа закон не предусматривает. Однако в нем в любом случае должны быть основные технические параметры. Прежде всего, стоит указать сам учетный период для такого графика. Также неплохо определить продолжительность, начало и окончания смены, перерывы и т.д.

Кроме того, формируя график, необходимо помнить ряд других условий. Например, для вахтовой работы нельзя планировать график за пределами установленного рабочего времени и выходных дней. То есть нельзя включать сверхурочный труд и ненормированную работу). Другой нюанс – планировать работу ночью можно только, если такая возможность согласована в договоре с сотрудником. При этом ночной труд уравнивается с продолжительностью дневной работы, он не сокращается, и норма часов не уменьшается. Также не уменьшается продолжительность предпраздничного рабочего дня, а переработку можно компенсировать дополнительным отдыхом или оплатой, как для сверхурочной работы. Естественно, в вахтовом графике необходимо планировать еженедельный непрерывный отдых, в соответствии с нормами ТК РФ.

Наконец, самое главное: продолжительность вахты не должна превышать одного месяца, а продолжительность ежедневной смены – не более 12 часов.

Но наиболее трудное для HR связано с другим. Как быть, если кто-то из сотрудников не прибыл на вахту в отведенное время, например, уволился или заболел? В этом случае компания может привлекать работников сверх продолжительности вахты, до того момента, когда прибудет новая смена. Но в такой ситуации работодатель обязан принять все меры, чтобы организовать ее прибытие как можно быстрее. Кстати, это требование основано еще на Постановлении Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ».

При этом нельзя забывать о ч.6 ст. 99 ТК РФ. Она напоминает, что сверхурочная работа не должна превышать для работника 4 часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Свою «лепту» внесла и пандемия. Так, до конца 2020 г. действуют Временные правила работы вахтовым методом, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 28.04.2020 №601. Они уточняют, если вахтовые работники не могут прибыть вовремя именно из-за мер по предупреждению коронавируса, допускается изменение продолжительности вахты, учетного периода и графика работы на вахте. Но это возможно только при согласии сотрудников. Если же изменение графика вахты с вирусом «не связано», для этого должны быть организационные или технические изменения труда, о чем говорится в ст. 74 ТК РФ.

Другими словами, вахтовый режим при кажущейся гибкости – весьма строгая процедура. И строгость ее не только в том, что сотрудник обязан соблюдать установленные правила и графики. Работодатель очень ограничен в своих действиях, которые часто требуют согласования с персоналом. А экстренные односторонние меры чреваты сбоем режима, конфликтами с сотрудниками и нарушениями Трудового кодекса РФ. Снизить риск огромных штрафов можно лишь четким и правильным документальным фондом.

Скачать образец Графика по вахтовому методы работы >>>

Как правильно организовать работу по графику сменности?

В большинстве организаций сотрудники работают только в рабочие дни и не более 40 часов в неделю. Но существуют рабочие места, где такой график работы изначально невыполним. Например, сторожа или охранники, которые должны обеспечивать круглосуточное дежурство. Либо продавцы и кассиры в магазинах, которые функционируют без выходных. Для таких случаев предусмотрен вариант работа по графику сменности. Очень важно правильно составить и оформить такие графики.

Форма графика сменности не регламентирована законодательством. Поэтому на каждом предприятии графики сменности оформляют по своим формам. Нужно обязательно указать фамилии и должности работников, время начала и конца смен, время обеденного перерыва и порядок чередования смен.
Составлением графика сменности обычно занимается или бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Этот график должен быть утвержден руководителем и каждый из сотрудников, чья фамилия присутствует в графике, должен ознакомиться с графиком и расписаться в этом. Причем законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен с графиком не менее чем за месяц до начала его действия. То есть, если график составлен на март, то даты утверждения и ознакомления должна стоять январские или ранее.

Обычно, если сотрудники работают по графику сменности, то периодом суммированного учета рабочего времени выбирают не неделю (как обычно), а месяц, квартал или год. При недельном расчете рабочего времени часто не удается избежать значительных переработок свыше нормальной сорокачасовой рабочей недели. Если рабочий день сотрудника попадает на праздничный день, то предприятие обязано предоставить ему отгул. Либо оплатить в двойном размере, но только с письменного согласия работника.

Изменение графика сменности происходит по той же схеме, что и составление: новый график должен быть утвержден руководителем и предоставлен для ознакомления сотрудникам не менее чем за месяц до введения изменений. Срок хранения графиков сменности – пять лет.

Нужно помнить, что составление графика сменности не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени. Табель составляется уже по факту и его содержание может отличаться от того, которое планировалось по графику. Ведь кто-то мог заболеть, прогулять и т.п. А вместо него мог быть вызван другой сотрудник.

Особо следует остановиться на примере графика работы для водителей автотранспорта. Эта работа связана с опасностью для жизни самих водителей и других участников дорожного движения. Поэтому условия работы, соблюдение норм рабочего времени находится под особым контролем.

При составлении графика сменности для водителей не рекомендуется устанавливать продолжительность смены 12 часов и более. Обычно суммированный учет рабочего времени водителей не превышает десяти часов. Если же по условиям рейсового задания невозможно ограничить смену 12 часами, в рейс отправляют двух водителей и в кабине машины должно быть оборудовано место для отдыха второго водителя.

Возможно, Вам будет полезно:

Как составить график работы салона красоты

Чтобы каждый сотрудник четко знал, когда он работает и отдыхает, составляется график работы для салона красоты. Это документ, регламентирующий порядок распределения рабочего времени мастеров, администраторов, бухгалтера, уборщицы по различным периодам. Чтобы утвержденный график был эффективным, он составляется с учетом интересов компании. При этом важно не нарушить права работников, которые регламентируются трудовым законодательством.

Разбираемся с рабочим режимом

Он регулируется 4 и 5 разделами ТК РФ. Специалисты салона красоты обслуживают клиентов в течение регламентированного времени. Нормальная его продолжительность составляет не более 40 час. в неделю. Рабочий режим персонала прописывается в правилах внутреннего трудового распорядка и контрактах. При этом требовать от сотрудников вы имеете право только то, что указали в данных документах.

Если вам потребуется привлечь мастеров для сверхурочной работы, предварительно получите их письменное согласие. Такая необходимость возникает, когда по объективным причинам невозможно своевременно завершить начатую процедуру или она не доделана, а также при неявке сменщика. Запрещается работать сверхурочно беременным, несовершеннолетним и иным лицам, указанным в действующих нормативно-правовых актах.

Трудиться сверхурочно можно не больше 4 часов два дня подряд. В год должно насчитаться не больше 120 час.

Рабочий режим подразумевает установление следующих параметров:

Длительность каждой рабочей недели — неполная или полная с 1 или 2 выходными, предоставляемыми по фиксированному или скользящему графику.
Особенности ненормированной работы.
Длительность всех смен, их количество в сутки.
Временные рамки перерывов, начала и завершения дня.

При установке ненормированной работы пропишите ее условия в локальных НПА, предварительно получив согласие профсоюзов. Если у мастера еще предусмотрено неполное рабочее время, учтите, что ему разрешается ненормированно работать по неполным неделям, но с полной сменой. Также ему положен дополнительный оплачиваемый отпуск. Длится он 3 — 7 календарных дней.

Ненормированная трудовая деятельность не подразумевает под собой неограниченную продолжительность рабочей смены. У таких специалистов должен быть четкий распорядок дня с его началом и окончанием. Привлекать для работы их разрешается эпизодически и только по объективной необходимости. Это время не будет считаться сверхурочным. Пока для таких случаев трудовым законодательством не разграничены временные рамки переработки.

Для персонала салонов красоты применимы следующие режимы:

гибкий график — утверждается индивидуально, при этом обеспечивается требуемое суммарное количество рабочих часов за определенный период;
посменный — персонал выполняет обязанности по утвержденному графику, где указывается длительность работы;
фиксированный — повторяется еженедельно и состоит из определенного набора рабочих дней;
раздробленный — рабочий день разделяется на отдельные части, удобен при неравномерных загрузках в течение смены;
круглосуточный режим работы — используется, когда нельзя прерывать деятельность.

По закону у основного и вспомогательного персонала непрерывное время для восстановления сил должно составлять не меньше 42 часов.

Формируется ФОТ для различных категорий лиц с учетом требований справочников работ и профессий (ЕТКС), должностей, специалистов, руководящего состава (ЕКСД), профессиональных стандартов. Дополнительно учитываются мнения профсоюзных организаций, общественных объединений работников, Российской трехсторонней комиссии по урегулированию социально-трудовых споров.

Особенности рабочих режимов и условий труда для отдельных лиц

Трудовой контракт разрешается заключать с четырнадцатилетними работниками. Наниматель предварительно получает согласие (письменное) одного из родителей или попечителя. Молодых работников разрешается привлекать только к легкому труду, который не причиняет ущерба здоровью и не мешает получению образования. Несовершеннолетним лицам запрещено работать по ночам и сверхурочно.

Ночной признается работа, начинающаяся в 22:00 и заканчивающаяся в 6:00. Если такой режим обусловлен особенностями деятельности организации, продолжительность ночной и дневной смен уравниваются между собой.

Персоналу, работающему в ночное время, зарплата начисляется по повышенным тарифам. Точные суммы для них регламентируются локальными НПА и коллективными соглашениями.

По закону все работники должны иметь дни для отдыха. Общий — это воскресенье, второй день прописывается в коллективном соглашении. Если в вашем салоне требуется непрерывное выполнение деятельности, затрагивающее выходные дни, тогда работа в субботу или воскресенье по утвержденному графику не сможет приравняться к работе в выходной.

Государственные праздники относятся ко всем. Даже когда такая смена мастера установлена графиком. Но оплачивается по повышенной ставке только время, которое было фактически отработано в праздничные дни — от 0 до 24 час.

Молодежи, лицам с ограниченными возможностями и специалистам с осложненными условиями труда установлены ограничения на число отработанных часов в неделю:

24 час. лицам возрастом до 16 лет и 35 час. — с 16 до 18 лет;
35 час. инвалидам 1 и 2 группы;
36 час. работникам, чьи рабочие места по результатам специальной оценки отнесены к 3 или 4 категории опасности.

Мастерам, работающим посменно, введены нормативы одной смены:

лицам, получающим общее образование или на базе средне-профессиональных учебных заведений, работающих во время каникул: с 14 до 15 лет — 4 час., с 15 до 16 лет — 5 час., с 16 — до 18 лет — 7 час.;
совмещающим школьное образование, посещающим средне-профессиональные образовательные учреждения: с 14 до 16 лет — 2,5 час., с 16 до 18 лет. — 4 час.;
лицам с ограниченными возможностями — согласно рекомендациям, указанным в медицинских заключениях;
на работах с опасными, осложненными условиями: 8 час. при 36 часовой неделе, 6 час. — 30 часовой рабочей неделе.

Разбираемся с графиками на основе примеров

За образец возьмем парикмахерскую, работающую без выходных с 09:00 утра до 21:00 вечера.

Функции администратора возложены на двух человек. Они трудятся по скользящему 12 часовому графику «два через два». В течение рабочего года каждому из них положен отпуск 24 календарных дня.

Суммарное число рабочих дней составит 170, часов — 2071. При таком графике работы каждый администратор будет перерабатывать месячную и годовую нормы, поэтому по закону им необходимо предоставлять дополнительные дни, чтобы отдохнуть, а также доплатить за праздники (см. ст. 153 ТК РФ). Если нанять 3 человек, то персонал не сможет отработать нормальную продолжительность рабочего времени. Тогда администраторам придется доплачивать до среднего уровня заработка. Для уменьшения переработки можно немного откорректировать график, предусмотрев каждому сотруднику получасовой обеденный перерыв.

Рабочие графики мастеров чаще устанавливаются в зависимости от их специализации:

шестичасовой для парикмахеров по схеме «утро-вечер» или «день через день» по 12 часов;
дневные смены для косметологов, как пример, с 12.00 до 20.00;
12 часов для мастеров маникюра-педикюра.

Специалисты, получающие зарплату в виде процента от выполненной процедуры, стремятся выходить только под запись. Из-за такой схемы работы салон теряет клиентов «с улицы». Дисциплинировать мастеров помогут три основных инструмента:

административный — рабочий режим и обязанности прописать в должностных инструкциях, трудовом договоре;
финансовый — повысить число записанных клиентов;
социальный — по-человечески договориться с сотрудником.

Наиболее эффективно сочетание всех названых методов. Чтобы замотивировать мастеров постоянно присутствовать в салоне, увеличьте загрузку в течение рабочего дня. Если ситуация не изменится, значит этот мастер не ваш специалист.

Уборщик служебных помещений относится к вспомогательному персоналу. В его обязанности обычно входит мытье полов, других поверхностей, очистка зеркал, раковин, вынос мусора. Наведение порядка в помещении площадью 120 кв. м. занимает в среднем 2 часа. Поэтому график уборки может предполагать как ежедневное посещение салона, так и 3 — 4 выхода в неделю утром до 09.00 или вечером после 21.00.

Автоматизируем работу с персоналом

Составлять рабочие графики можно через CRM. С помощью специальных инструментов задается режим работы салона красоты, вносится персональная информация о каждом сотруднике с указанием его рабочих смен. Программы позволяют просматривать график и загруженность мастеров на несколько дней, недель и месяцев вперед. На основе этой информации можно равномерно распределять загрузку специалистов, а также увидеть время, когда в салон приходит больше всего клиентов. Если в этот период проводились акции, графики наглядно продемонстрируют реакцию целевой аудитории на мероприятия.

CRM-системы, помимо автоматизации взаимодействия с клиентами, позволяют вести учет и контролировать основные бизнес-процессы в салонах красоты. За счет оперативной обработки информации своевременно выявляются различные риски и скрытые возможности. С помощью CRM можно формировать целевые уровни для каждого мастера, а по итогам отчетного периода оценивать полученный результат.

Выводы

Рабочие графики — это не только нормативный документ, но и действенный инструмент для установления правил. Их должны придерживаться все сотрудники, чтобы обеспечить нормальную деятельность салона красоты. Четкость, слаженность и дисциплина помогают достичь результата, поддерживают нужный темп работы и формируют командный дух.

График работы салона красоты

Как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Первоначально назначение сотруднику графика работы выполняется документом Прием на работу, но изменить график сотрудника в ЗУП 3.1 можно двумя документами. Рассмотрим пошагово как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП, используя эти документы, а также рассмотрим важную настройку программы, которую следует учитывать при изменении графика работы сотрудника.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Использование документа «Изменение графика работы списком»

Использование документа Изменение графика работы списком удобно в том случае, если происходит изменение графика для списка сотрудников, а также для случаев, когда требуется скорректировать только график, без необходимости вводить прочие кадровые изменения (позицию, плановые начисления и т.п.).

Документ Изменение графика работы списком можно найти в журнале документов Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения раздела Кадры:

В документе необходимо:

Указать график, на который будут переводиться сотрудник или сотрудники.
Ввести дату, с которой изменяется график сотрудника. Также можно указать период, если график устанавливается на определенный период.
Подобрать сотрудников.

После заполнения документа, в нем показывается ФОТ и совокупная тарифная ставка, которые рассчитаны с учетом нового графика сотрудника:

Использование документа «Кадровый перевод»

Если вместе с графиком требуется выполнить перевод сотрудника на другую позицию и/или изменить прочие кадровые данные (ставка, вид занятости, право на отпуск, плановые начисления, аванс, порядок пересчета), то удобнее изменить график вместе с этими данными в документе Кадровый перевод.

В документе Кадровый перевод необходимо:

Выбрать сотрудника.
Указать дату или период перевода. Эта дата или период будет общей для всего документа.
Изменить график работы — изменение выполняется на вкладке Главное. Устанавливается флажок Перевести на другой график и указывается новый график сотрудника:

Настройка нормы времени при изменении графика не с первого числа месяца

В случае если сотруднику назначено плановое начисление, зависящее от нормы времени графика работы, и происходит изменение графика работы этого сотрудника не с первого числа месяца, следует учитывать, что в 1С 8.3 ЗУП 3.1 в этом случае норма времени может рассчитываться двумя способами, в зависимости от установленного переключателя в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени):

Рассмотрим на примере, чем отличаются две эти настройки.

Сотрудник Долохов В.С. имеет плановое начисление Оплата по окладу (по часам) с типовой формулой расчета. С 15 декабря сотрудник переводится с графика «Пятидневка» на график «Смена 1».

Норма, установленная в графике «Пятидневка» на декабрь 2018 года: 21 день; 167 часов:

Для графика «Смена 1»: 11 дней и 132 часа:

В настройках расчета зарплаты установлен переключатель Исходя из графика работы до и после изменения:

В этом случае при расчете зарплаты сотрудника, оклад до перевода на новый график будет рассчитываться из нормы графика «Пятидневка», а оклад за период после изменения — по норме графика «Смена 1»:

Изменим настройку расчета зарплаты, установим переключатель Исходя из индивидуального графика работы:

В этом случае необходимо ввести за декабрь по сотруднику Долохову документ Индивидуальный график работы (Зарплата – Индивидуальные графики). Просто заполнить его по сотруднику и провести. В этом случае в документе будет рассчитана совокупная норма с учетом этих двух графиков:

И именно с учетом этой нормы будет рассчитан оклад и до, и после изменения графика:

См. также:
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что достигли чего-то значительного.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в реализации высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных задач.
Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу. Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас есть достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для нужд наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Запланируйте высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие сосредоточиваются более эффективно днем или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но оставление некоторого свободного места в вашем расписании дает вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.
Шаг 5: Запланировать дополнительное время
Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.
Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность
Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам второй, третий и четвертый и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.
Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.
Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!
Ключевые моменты
Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.
Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:
Определите время, которое у вас есть.
Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнить, чтобы добиться успеха в своей работе.
Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
Блокирование в соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
Запланируйте действия, направленные на решение ваших приоритетов и личных целей, на оставшееся время.
Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.
Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.
Скачать лист
4 совета по составлению распорядка дня
Вы знаете, что нужно составлять свой распорядок дня, но с чего именно начать? Многие люди рассматривают тайм-менеджмент как сверхдержаву — уж точно простой смертный не смог бы вместить все это между 9 и 5! Но эффективно организовать свой ежедневный график на работе просто, если у вас есть план, и это умение, которому может научиться каждый.Эти четыре руководящих принципа помогут вам составить свой распорядок дня.
Думай, прежде чем действовать
Как выглядит начало твоего дня? Вы приходите в офис, садитесь за стол и не знаете, с чего начать? Или, может быть, вы просто берете первое дело наверху стопки, независимо от его срочности или важности? Ни то, ни другое не является особенно эффективным способом начать день. Потратьте всего несколько минут на планирование своего ежедневного расписания — просмотр ваших встреч и встреч, выяснение того, какие задачи являются вашими главными приоритетами, и фактическое включение их в свой календарь, чтобы вы знали, что важные дела не будут провалены — делает Вся разница в том, как много вы достигли, к концу дела.
Начни с чего-то большого
Многие люди тратят первый или два часа своего дня на «напряженную работу» (проверка электронной почты, просмотр веб-страниц, открытие почты и т. Д.) Вместо того, чтобы составлять ежедневный график. Такие «легкие» занятия легко отнимают у вас время, и у вас возникает ощущение, будто вы зря потратили все утро. Выберите одну большую задачу, которую нужно решить, как только вы попадете в офис. Это должно быть то, над чем вы откладываете, что приближается к сроку или просто висит над вашей головой.Сделайте это первым делом, прежде чем делать что-либо еще, и даже если вы ничего не добьетесь, у вас все равно будет продуктивный день!
Разбейте свой день на блоки
В сегодняшнем стремительном и бурном деловом мире многозадачность стала нормой — люди часто чувствуют, что они не могут быть продуктивными, если они не выполняют 15 задач одновременно. Но на самом деле вы добьетесь большего, если сможете посвятить часть времени одному занятию, уделить ему все свое внимание и фактически закончить его, прежде чем переходить к следующему заданию.Выясните, сколько времени вам нужно, чтобы выполнить задание, и отметьте его в своем календаре. Затем попробуйте запланировать любые другие встречи или мероприятия, которые могут прервать вашу работу на другое время в течение дня. Если у вас назначена встреча с самим собой, вы должны уважать это так же, как и любое другое обязательство в вашем календаре.
Время выхода до выхода
Когда свисток раздается в 17:00, для вас естественно желание прыгнуть в машину, как Фред Флинтстоун, и уехать домой.Но если вы потратите всего несколько минут на планирование своего распорядка дня накануне вечером, это может означать разницу между организованностью и хаосом на следующее утро. Прекратите работу примерно на 15 минут раньше, приведите в порядок свой стол и уберите незакрепленные предметы. Просмотрите свои дела и просмотрите свое ежедневное расписание на следующий день, чтобы решить, над каким проектом вы планируете приступить в первую очередь. Положите материалы для этого задания на свой стол. Вы сможете сразу же приступить к делу, как только приедете, не теряя времени, спрашивая себя: «Что мне нужно сделать сегодня?»
Автор: Рамона Крил, профессиональный организатор
График работы
сотрудников: передовой опыт на 2021 год
В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.
Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.
Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников.В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.
Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.
Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров.Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».
87 процентов
заявили, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.
55 процентов
заявили, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.
Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты операций, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству. Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских автопроизводителей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1 доллар.5 миллионов ненужных сверхурочных в течение первого года реализации.
Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.
Bersin от Deloitte
Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.
Шаг 1: Определение потребностей в рабочей силе
Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей.Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения. Вы хотите:
Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения
Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой должности, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Есть бесчисленное множество способов определить местоположение (например,g., отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.
Определите исторические тенденции
Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса.Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.
Определить требуемые квалификации
Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной.Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.
Объедините время и посещаемость
Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.
Шаг 2: оценка пула рабочих
Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.
Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:
План впереди
Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.
Анализируйте и распределяйте ресурсы
Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.
Включить все ресурсы в расписание
Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.
Программное обеспечение для планирования персонала
Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в рабочей силе и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.
Шаг 3: Определите правила планирования
Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.
Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде
Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем это разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.
Стаж
Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.
Обучение и сертификация
Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.
Шаг 4: Назначьте смены сотрудников
Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.
На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые удовлетворяют потребности в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.
Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в своих графиках работы.
Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:
Квалификация
Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют требованиям для нее. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.
Правила планирования
Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.
Эффективность сотрудников
Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.
Наличие
Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменения расписания. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для удовлетворения сотрудников, при этом создавая эффективный график.
Настройки
Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая количество прогулов и текучести кадров.
Конфигурация расширенного профиля
Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программу для планирования работы сотрудников, убедитесь, что она поддерживает данные вашего профиля.
Автоматическое назначение смен
Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали — непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.
Плохое расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.
Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.
Шаг 5: Управление изменениями расписания
Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это означает, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с момента публикации до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.
Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:
Колебания спроса
В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного расписания с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.
Изменения в доступности сотрудников
Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.
Неявка сотрудников
Реагировать на ситуацию в последнюю минуту — это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.
Средства связи
Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — фантастический способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.
Интеграции
Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.
Сотрудники, способные управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого нет.
Абердин Групп
Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка
Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.
В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:
Точность прогнозов
Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его, чтобы анализировать отклонения и сотрудничать в своей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.
Оценка ресурсов
Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, если вы заметите всплеск количества совпадающих запросов на отпуск, это поможет вам заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.
Процессы планирования рабочей силы
Проверяйте ключевые процессы с другими составителями графиков, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.
Аналитика и отчетность
Правильное программное обеспечение для планирования будет собирать данные, необходимые для оценки и раскрытия информации. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.
Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий
Программное обеспечение
для составления расписания идеально подходит для повышения эффективности управления процессом составления расписания сотрудников — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.
Настраиваемое программное обеспечение для планирования работы сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс планирования:
При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
Аналитика и возможности отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
Узнайте больше о том, как программное обеспечение для планирования сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.
Расписание да Винчи — как организовать свой день и неделю для максимальной производительности
@ adrian.iliopoulos
Адриан Илиопулос
Я мыслитель, писатель и YouTube-блогер. Я создаю эссе, заставляющие задуматься, и видео-эссе.
В настоящее время я работаю над несколькими проектами и понял, что структура и правильная оценка психологических и физиологических параметров являются ключом к обеспечению продуктивного графика.
Без структуры ваши шансы на полноценный и сбалансированный образ жизни резко снижаются, а ваша мотивация и настроение страдают от уважения.
Независимо от того, насколько вы заняты в своей жизни, расписание, которое я предложу сегодня, окажется бесценным. Я решил назвать его «Расписание да Винчи», потому что он вдохновлен самой легендой. Леонардо да Винчи сказал: «Как хорошо наполненный день приносит благословенный сон, так и хорошо занятая жизнь приносит благословенную смерть».
Эта цитата оказала большое влияние на мою жизнь вместе с другой цитатой Ирвина Ялома, которая гласит: «Тревога смерти сильнее у тех, кто чувствует, что они прожили невыполненную жизнь.
В моем стремлении к полноценной жизни они оба вдохновили меня на то, чтобы постоянно воссоздавать свое расписание, чтобы сделать его более творческим, целеустремленным и увлекательным. «График да Винчи» — результат этого процесса.
Введите «График Да Винчи»
Основные загадки, которые пытается решить «График Да Винчи»:
Как проявлять творческий подход и ежедневно входить в поток
Как не позволить прерываниям разрушить ваш поток
Как перестать откладывать дела на потом и довести дело до конца
Как не допустить выгорания
Как убедиться, что вы достаточно общаетесь и уравновешиваете работу с игрой
Основная идея этого — позволить себе достаточно гибкости в вашем расписании, чтобы не перегружать вас большим количеством задач.
Вот как это работает:
Разбор «Графика да Винчи» — как организовать свой день
Многие люди предлагают начинать планирование в первый день недели, чтобы вы могли позволить себе какое-то время, чтобы восстановиться после выходных. Это не правильно. Планирование должно начаться в воскресенье вечером.
Это потому, что понедельник должен быть вашим днем «глубокого погружения». Считайте понедельник эквивалентом раннего утра, но в течение недели.Утром ваш ум отдохнул, и он может поразить вас своей производительностью. Ваши «ранние часы» на неделе — понедельник-вторник-среда.
Чтобы воспользоваться этой параллелью, вам нужно запланировать свои задачи на воскресенье.
Каждое воскресенье вечером, около 20:00, сядьте за свой стол, подумайте о своих выходных, сосредоточьтесь и начните планировать свою неделю.
Когда дело доходит до планирования, сложнее всего расставить приоритеты.
Вы должны быть предельно честны с собой и тщательно классифицировать свои задачи в зависимости от того, насколько они важны и насколько серьезной работы они влекут за собой.
С моей точки зрения, примерно так должен выглядеть ваш еженедельный и дневной план:
Позвольте мне уточнить.
Во-первых, нам нужно использовать следующую категоризацию для ежедневного плана:
Глубокая работа
Работа администратора
Встречи
Фитнес
Нетворкинг / Встречи
Играть
Глубокая работа включает в себя тяжелую глубокую работу и мягкая глубокая работа
Я решил разделить глубокую работу на эти две категории, потому что глубокая работа — это спектр.Этот спектр зависит от предпочтений каждого человека. Например, у меня есть два вида деятельности, которые требуют серьезной работы: письмо и программирование.
Я начал программировать недавно, и, хотя это сложная задача, из-за моей аналитической и математической натуры мне это легче, чем писать. Таким образом, для меня программирование рассматривается как мягкая глубокая работа, а написание — как тяжелая глубокая работа.
По сути, это означает, что в зависимости от того, как вы оцениваете свои глубокие рабочие задачи, тяжелые из них нужно выполнять с понедельника по среду, а второстепенные — с четверга по пятницу.
Работа администратора
Работа администратора включает такие вещи, как электронная почта, организация документов, заказ расходных материалов, планирование встреч и т. Д. Короче говоря, все, что может сделать личный помощник, но когда вы не можете себе этого позволить, вы нужно доделать себя.
Эти задачи очень важны и часто могут занять больше времени, чем ожидалось. Следовательно, очень важно оценить, методом проб и ошибок, время, необходимое для их выполнения, и соответствующим образом спланировать.
Trello и Basecamp — два инструмента, которые существенно помогают мне в организации работы администратора.
Встречи
Когда вы работаете в компании, встречи являются важным элементом вашего расписания. Да, они важны, и, по моему опыту, они определенно могут улучшить тимбилдинг и поток проектов, но чаще всего они могут быть пустой тратой времени.
Мое правило для собраний называется «правило раннего-позднего». Это правило предполагает, что для того, чтобы встреча не прервала ваш рабочий процесс, встречи нужно планировать либо рано утром, либо поздно вечером.Это до 10 часов утра и после 14 часов.
Если вы работаете на начальном этапе, вам сложно контролировать этот процесс. Что вы можете попробовать, так это обсудить важность непрерывной глубокой работы со своим руководителем и помочь ему принять ваше предложение. Если вы управляете командой, вы определенно можете наслаждаться большей гибкостью в этой области, поскольку обычно вы являетесь организатором.
Фитнес
Фитнес для меня включает бег и тренажерный зал. Я бегаю на 2–3 мили почти каждое утро и хожу в спортзал 3–4 раза в неделю.Бег включен в мой утренний распорядок, о котором я немного расскажу. Что касается тренажерного зала, то я люблю заниматься сразу после работы, чтобы не утомляться поздно вечером. Я обязательно ем что-нибудь около 16:00 и хожу в спортзал около 18:00.
С точки зрения организации тренировки обычно проходят с понедельника по среду по пятницу и один раз в выходные. Мне нравится, когда это так, потому что это помогает мне планировать встречи и другие мероприятия в течение недели.
Сети и встречи
Как минимум один или два раза в неделю Мне нравится посещать встречи и другие сетевые мероприятия.Я считаю это важным, потому что это позволяет мне бросить вызов самому себе, улучшить свой питч и помочь мне изучить различные мировоззрения и жизненные философии.
Встречи не обязательно должны быть связаны с бизнесом. Это могут быть встречи по философии, литературные встречи или даже встречи по фитнесу. Идея этого подхода заключается в том, что вы позволяете себе оставаться на связи, увеличиваете свой социальный охват, а также удовлетворяете свою потребность в чувствах племени.
Meetup и Internations — два моих любимых веб-сайта по этой причине.
Играть
Это время, когда можно пошалить и предаться удовольствиям. Эти удовольствия могут варьироваться от чтения и просмотра видео на YouTube до видеоигр и походов с друзьями за напитками.
Это зависит исключительно от вас и ваших личных предпочтений, но мой опыт показал, что планирование может помочь вам получить еще больше удовольствия от этого процесса.
Например, я люблю писать друзьям и заранее договариваться с ними на неделю.Или мне нравится планировать фильм на вечер среды. Или мне нравится планировать определенное время, когда я занимаюсь некоторыми из моих хобби, таких как музыка и изучение новых языков.
Чтобы упростить вам этот процесс, я создал образец шаблона, который вы можете скачать здесь .
Дополнения к «Графику Да Винчи» Список задач
Список задач — самый мощный инструмент повышения производительности. Он действительно воплощает в себе суть продуктивности и помогает избавиться от лишнего мусора в мозгу.Каждый день утром записывайте 5 самых важных задач и эффективно распределяйте их по категориям. Один должен включать глубокую работу, а остальные должны принадлежать рабочему домену администратора.
Поток
Поток возникает, когда вы погружаетесь в непрерывную глубокую работу. Уловка состоит в том, чтобы слушать музыку, которая вам нравится (желательно с ритмом, который может помочь мозговым волнам координировать и стимулировать фокус), и отключать все внешние раздражители, такие как электронная почта, телефон и нерелевантные вкладки браузера.
Вам нужно хороших 15 минут, чтобы войти в поток, и вы можете работать до четырех часов в этом состоянии. Поэтому предлагаю работать в этом самолете с 10 до 14 часов.
Утренний распорядок
Я предлагаю очень тщательный утренний распорядок в моей рабочей тетради «30 вызовов — 30 дней — ноль отговорок». Эта процедура настолько подробна и интенсивна, что длится почти 3 часа. Для целей «Графика да Винчи» я предложу кое-что более простое, но столь же эффективное:
Просыпайтесь в 6.30 утра. Бегите 2–3 мили. Примите холодный душ. Позаботьтесь о своей коже. Если вы голодаете, ничего не ешьте. Если вы не поститесь, приготовьте себе обильный и здоровый завтрак. Прочитайте книгу в течение 30 минут. Читайте новости или вещи, которые вас интересуют в течение 20 минут. Медитируйте в течение 10–15 минут. Идите на работу. Выходные
в На данный момент я должен заниматься тремя разными проектами, а это значит, что я также работаю по выходным.
Однако это не означает, что я позволяю себе выгореть. Я считаю, что выходить из дома — это очень здоровая привычка, и хотя бы раз в неделю мне нравится ходить в клуб или бар.
Если я выхожу допоздна, я сплю не менее 8 часов и просыпаюсь, повторяя свой обычный утренний распорядок. Затем я погружаюсь в занятия, которые мне нравятся. Это может включать в себя работу над проектами, серфинг на YouTube, встречи с друзьями и т. Д.
В любом случае выходные — это время, когда все разрешено, и все, что вы делаете, должно проходить без стресса.
Заключительные мысли
Структурирование вашего рабочего дня и недели похоже на расчистку вашего личного пространства.
Когда вы устраняете беспорядок, ваш разум воспринимает окружающую среду как организованную область, что позволяет ему более эффективно анализировать закономерности. Таким образом, вы сможете наслаждаться эффективным распорядком дня и ложиться спать сытым. Прямо как да Винчи.
Итак, приступим к структуре.
И это замечательный человек, Леонардо да Винчи. Пусть он всегда будет для всех нас источником вдохновения.
Хотите больше? Если вы чувствуете, что можете бросить вызов себе даже больше, чем я предлагал в этой статье, попробуйте «30 вызовов — 30 дней — ноль оправданий.«Этот амбициозный проект направлен на то, чтобы сделать вашу жизнь более структурированной и помочь вам усвоить привычки, предложенные наиболее успешными и влиятельными фигурами во всем мире. Проверить это. Вам нечего терять и так много приобретать.
Хотите еще большего? Присоединяйтесь к более чем 10 000 читателей, которые входят в мой квинтэссенциальный круг. Я пришлю вам свои еженедельные размышления и свои 50 самых влиятельных книг. Присоединяйтесь сюда .
И последнее…
Если вам понравилась эта история, обязательно подпишитесь на меня в Twitter для ежедневного вдохновения и на Medium так что не Не пропустите мой следующий, нажмите кнопку 👏 ниже и поделитесь, чтобы помочь другим найти его!
Связанные истории
Теги
Присоединяйтесь к хакеру Полдень Создайте бесплатную учетную запись, чтобы разблокировать свой собственный опыт чтения.
Как составить график работы: полное руководство
1. График работы с полной занятостью
Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день. Обычная рабочая неделя с полным рабочим днем - с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.
2. Неполный график
Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.
3. Фиксированный график работы
Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы. Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:
График работы 04.05.09
9/80 график работы
10/80 график работы
2-2 3-2 2-3 график 9
4 дня по 3 выходного графика
4.Гибкий график работы
Менее жесткие, чем фиксированный график работы, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.
Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день. Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.
5. Раздельный график работы
Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.
Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов. Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.
Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.
Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?
Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.
Нет сомнений в том, что посменные предприятия очень выигрывают от правильного планирования. Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.
Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы.Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок при составлении расписания:
1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.
Допустим, вы используете Excel для планирования рабочего графика и рассылки его по электронной почте. И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.
Совершенно неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.
Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.
Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)
2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.
Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.
Мы рекомендуем уведомить ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять все необходимые меры. Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday.Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.
Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.
Таким образом, сотрудники могут также подать запрос на смену с большим количеством уведомлений, что означает, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.
3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента по графику.
Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!
Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет эта информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).
Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных на настройку и обновление расписания после его распространения.
Просто будьте осторожны и не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменную торговлю на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.
4. Делайте расписание максимально предсказуемым.
Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.
5. Сведите к минимуму конфликты планирования.
Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.
И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — в первую очередь попытаться минимизировать их.Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам своей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.
Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы против программного обеспечения
Мы будем откровенны. Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.
И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:
Excel
Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
Низкая кривая обучения для базового использования
Настраиваемый
Расширенная функциональность
Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X
Создание и обновление занимает много времени
подвержен ошибкам
Не передается
Доступен только в одном месте
Нет контроля над разными версиями
Нет истории изменений
Невозможно воспользоваться расширенными функциями без специального обучения
Не улавливает конфликты расписания
Ограниченная информация
Не допускает сотрудничества
Google Таблицы
Бесплатно
Низкая кривая обучения для базового использования
Доступен с любого устройства
Создан для совместной работы
Интегрируется с Google Suite
Требуется время на создание и обновление
Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
Не обнаруживает конфликтов расписания
Ограниченная информация
Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.
Программа для планирования работ
Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%)
Доступно, в зависимости от провайдера
Доступен с любого устройства
Разрешает смену смены
Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
Может создавать расписания на основе набора навыков
Можно настроить предупреждения о соответствии
Кривая обучения с переходом на новую платформу
Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена
Примечание: В дополнение к вышеперечисленным параметрам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для одиноких людей, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.
Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.
В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:
Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.
Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но его использование для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.
По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.
Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:
Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.
Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.
Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет слишком легко упустить деталь или потратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.
Однако хорошее приложение для планирования работы может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.
Расписания в электронных таблицах медленно строятся и обслуживаются.
Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.
В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.
Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.
Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных о расписании трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.
С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете выяснить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.
Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:
Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?
Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.
Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить. Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:
Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать роста текучести кадров.
Потеря денег. Происходит из четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!
Начало работы с графиком работы
Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:
Как стать профессионалом в организации рабочего графика
Опубликовано: 06.05.2020 14:53:00
Фото: pixabay.com
Многие менеджеры часто думают, что информации о количестве отделов, сотрудников и рабочих часов достаточно, чтобы правильно составить расписание сотрудников. Такой подход может быть приемлемым для менеджеров, которые не любят тратить слишком много времени и / или принимают во внимание человеческий фактор.
Мы считаем, что настоящий эксперт должен быть щепетильным, когда дело касается создания оптимальных условий работы. В нашей последней статье рассказывается не о том, как составить график работы, а о том, как заставить его работать максимально эффективно.
Составление графика работы начинается с установки оптимального времени работы
Самая распространенная ошибка менеджеров — установление рабочего времени без учета предпочтений работников. Прежде чем создавать расписание сотрудников, определите, какое рабочее время они предпочитают. Может быть, одни из них более продуктивны утром, а другие предпочитают вечера.
Не пытайтесь бегать за каждым рабочим. Вместо этого попросите их всех предоставить диаграмму доступности.В идеале эта таблица должна содержать не только предпочтительные рабочие часы и дни. Он также может включать информацию о том, когда сотрудник может быть доступен для некоторой дополнительной работы, например, если есть коллега, который позвонил по болезни.
Наличие диаграммы доступности для всех сотрудников облегчит поиск замены для любого сотрудника. Это особенно важно, когда расписание нужно изменить как можно скорее. Менеджеры должны уважать настройки доступности работников, если они хотят поддерживать хорошие отношения с сотрудниками и минимизировать текучесть кадров.Мы советуем вам использовать единую базу данных, в которой будет храниться информация о предпочтениях в отношении доступности персонала.
Не забывайте, что иногда сотрудники не могут заставить себя работать. Из-за этого они должны иметь возможность подавать заявки на отгул. Чтобы избежать непредвиденного хаоса, эти запросы должны подаваться упорядоченно. Менеджеры должны четко указать, у кого есть право на отпуск, а у кого нет. Например, работник недавно взял отпуск или попросил несколько перерывов в течение рабочего дня.Его запрос будет отклонен, но он будет проинформирован, когда запрос можно будет сделать снова. Крайний срок этих запросов и частота их подачи должны быть предельно ясны.
Подготовка к неожиданным изменениям в организации рабочего графика
У хорошего менеджера должна быть резервная стратегия на случай, если все остальные потерпят неудачу. Даже если есть список сотрудников, которые могут прийти на работу в короткие сроки, менеджеры должны подготовиться к ситуации, когда ни один из сотрудников недоступен.
Чтобы избежать этого сценария, должен быть список частично занятых работников, с которыми можно связаться, когда нет обычных заменителей. Эту стратегию могут легко использовать менеджеры call-центра и техподдержки.
Самое разумное — попросить помощи у бывших сотрудников. Они могут больше не быть частью команды, но находятся в хороших отношениях с руководством. Мы рекомендуем обращать внимание на бывших коллег, которые в настоящее время работают неполный рабочий день или являются безработными.Они определенно не будут возражать против работы со своими бывшими коллегами, и им будет меньше объяснений о том, какая работа должна быть выполнена.
Создание расписания сотрудников — это командная работа
Менеджеры часто забывают, что планирование сотрудников не должно быть скучной одиночной задачей. Вовлечение других сотрудников значительно снимает с них рабочую нагрузку и помогает улучшить командные отношения.
Использование специализированных программ расписания — один из самых быстрых способов заложить основу для расписания сотрудников.Например, сервис Shifton позволяет создавать график работы для всех сотрудников на основе готовых сменных шаблонов.
Менеджеры могут передать эти графики смен наиболее квалифицированным рабочим. Так они выберут для себя наиболее продуктивные смены. После этого остальные возможности можно передать другим коллегам.
После этого менеджеры
должны будут составить график работы и внести необходимые изменения. Расписание можно публиковать только после того, как оно будет отшлифовано до упора.Мы предлагаем вам попробовать этот метод в течение нескольких месяцев, прежде чем решить, подходит ли он для вашей компании.
Организация рабочего времени пойдет быстрее, если рабочие найдут себе замену
Менеджерам будет намного проще составлять графики работы сотрудников, если они попросят сотрудников искать себе замену. Если сотрудник заболеет или не сможет заставить его работать по какой-либо другой причине, на его месте найдется как минимум пара человек. Такой подход сохранит рабочий процесс и обеспечит работникам дополнительный доход.
Компания должна иметь средства, чтобы не брать слишком много выходных и перерывов. Сотрудники должны понимать, что все смены и замены производятся через руководство и не вступят в силу, если им не будет дан зеленый свет. Система обмена должна позволять сотрудникам с одинаковым опытом и знаниями обмениваться друг с другом сменами.
Если вы поручаете сотрудникам самостоятельно найти замену, вы дадите им понять, что обычные сотрудники играют такую же роль в организации рабочего процесса, как и менеджеры.Кроме того, сотрудники будут более серьезно относиться к своему графику работы.
12 способов продуктивно структурировать свой рабочий день
Если вы устали от повседневной рутины и хотите немного встряхнуть ситуацию, у меня для вас хорошие новости: есть множество разных способов настроить себя на успех каждый день . Независимо от того, занимаетесь ли вы списком дел с ручкой и бумагой или занимаетесь поэтапным планированием, у вас есть множество вариантов, чтобы переключить его и посмотреть, что еще работает для вас.
Вот 12 различных способов структурировать свой рабочий день и сделать его интересным.
Наиболее распространенные стратегии успеха включают структурирование дня по времени. То есть выяснить, какое время для работы наиболее продуктивно: утро, день или вечер, и придерживаться его. (TeamGantt)
Вы также можете смоделировать свой день, посмотрев на то, что делают успешные люди, и увидев, что вам лучше всего подражать. (Forbes)
Если вам нужна более подробная структура для выполнения задачи, ознакомьтесь с этим почасовым планом для идеального рабочего дня. (кварцевый)
Хотите более продуктивное утро? Откажитесь от электронных писем и сначала займитесь чем-нибудь интересным для себя. (AllBusiness)
Еще один способ мотивировать себя на выполнение работы — это визуализировать свои задачи вместо того, чтобы писать (или печатать) их. (Zapier)
Окончательный распорядок дня не прекращается только в часы работы в офисе — он связан с питанием, физическими упражнениями и достаточным отдыхом. (The Huffington Post)
Вы также можете взглянуть на то, как живут богатые, хотя Рамзи в Blog Tyrant объясняет, почему это не лучшая цель, к которой нужно стремиться. (Blog Tyrant)
Вы тот, кому нужна творческая энергия для выполнения работы? Вот как составить график задач для достижения максимальной творческой эффективности. (Fast Company)
Если выполнение вашей должности, наряду с производительностью, — это то, что вам нужно, попробуйте уловки, такие как ежедневная единственная цель, чтобы стимулировать вашу мотивацию. (Выберите мозг)
И не пытайтесь переключить все сразу — вам лучше внести простые изменения. (Союз фрилансеров)
Вы фрилансер, который сам устанавливает свое время? Ознакомьтесь с этими расписаниями других фрилансеров, чтобы понять, как вы можете проводить свое время. (Site Point)
Не готовы полностью отказаться от своей обычной рутины? Без проблем.