Как оформить накладную: Как заполнить товарную накладную в 2023 году

Содержание

Как оформить электронную транспортную накладную

С марта 2022 года участники грузоперевозок могут передавать транспортные накладные в электронном виде — формат и порядок обмена утверждён федеральными органами. Рассказываем, как оформить ЭТрН:

— кто оформляет ЭТрН;

— в каких случаях нужно и не нужно оформлять накладную;

— файлы обмена ЭТрН, зачем нужны, кто подписывает.

Кто оформляет ЭТрН

ЭТрН оформляет грузоотправитель, либо лицо, осуществляющее погрузку в ТС, в редких случаях — экспедитор. Разберём на примерах.

Оформляет грузовладелец. Грузоотправителем может быть грузовладелец. Например, консервный завод сам находит перевозчика, оформляет груз и отправляет грузополучателю. Он же и оформляет ЭТрН.
Оформляет тот, кто отгружает груз. Тот же завод передаёт грузы 3PL-оператору, который развозит грузы покупателям завода. В таком случае оформляет ЭТрН представитель склада 3PL-оператора, который отгружает груз.
Оформляет экспедитор. Бывает так, что завод нанимает экспедитора, который организовывает перевозки, принимая груз во владение. Тогда грузоотправителем и подписантом ЭТрН является экспедитор.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

ЭТрН не нужно оформлять, если нет договора перевозки груза. Это происходит, когда грузовладелец перевозит груз и не нанимает перевозчика. Допустим, у завода есть автопарк с водителями, которые развозят грузы покупателям. В таком случае договора перевозки нет, ЭТрН оформлять не нужно, но нужно оформить другие документы, которые подтвердят затраты на перевозку. Например, путевой лист

Бывают отдельные виды грузов, например, алкоголь, при перевозке которых нужно оформлять товарно-транспортную накладную.

Как выглядит ЭТрН

ЭТрН — юридически-значимый документ, аналог бумажной транспортной накладной. Состоит из 8 файлов обмена (титулов):

четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.


Ситуация	Файл обмена	Сведения	Подпись
Погрузка	Т1	Об участниках перевозки, условиях договора, транспортном средстве и водителе, о грузе и сопроводительных документах.	УКЭП грузоотправителя или лица, ответственного за погрузку.
Погрузка	Т2	О состоянии груза на приёмке.	ПЭП водителя, УКЭП перевозчика.
Выгрузка	Т3	О приёме груза от перевозчика, фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приёмки.	УКЭП грузополучателя или уполномоченного на подписание от имени грузополучателя.
Выгрузка	Т4	О передаче груза получателю.	ПЭП водителя, УКЭП перевозчика.
Изменение финансового состояния перевозчика и грузополучателя	Т5	О выполнении перевозки, стоимости, порядке расчёта.	УКЭП перевозчика.
Подтверждение факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя.	Т6	Об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.	УКЭП грузоотправителя.
Переадресация	Т7	Об изменении конечного пункта доставки и (или) сведения о новом грузополучателе.	УКЭП перевозчика.
Смена водителя и/или ТС	Т8	О замене водителя или ТС.	УКЭП перевозчика.

После того, как грузополучатель подписал первый файл обмена, оператор ЭДО передаёт документ в ГИС ЭПД. Система проверяет формат, данные и присваивает идентификационный уникальный номер. После этого файл обмена попадает к участникам перевозки.

Где оформлять ЭТрН

Участники обмена оформляют и передают ЭТрН через операторов ЭДО в ГИС ЭПД. В перспективе оператор должен будет числиться в специальном реестре Минтранса.

Есть три способа оформления через оператора:

заполнять все данные вручную на платформе ЭДО;
заполнять в автоматическом режиме, если настроена интеграция между учётной системой и платформой ЭДО;
заполнять заявки на перевозку на платформе оператора или в учётной системе, затем — на основе заявки в пару кликов формировать ЭТрН.

Как оформлять ЭТрН через Ediweb

Логистическая платформа DropCat помогает управлять логистическим процессом от выбора контрагента и согласования условий перевозки до контроля маршрутов и передачи документов.

Платформа состоит из веб-сервиса и мобильного приложения для водителей, через которые участники перевозок могут создавать, подписывать и передавать электронные транспортные накладные.

Как подключиться к платформе:

Оставьте заявку.
С вами свяжутся наши эксперты, расскажут о вариантах работы на платформе, помогут определить сценарий обмена ЭТрН в вашей компании и предложат интеграционное решение для учётной системы.
После интеграции мы запустим пилотное тестирование с вашими реальными контрагентами, а затем поможем массово подключить контрагентов и запустить проект в продуктивную среду.

Платформа участвует в предпромышленной эксплуатации ГИС ЭПД.

25 мая 2022 г.

Анастасия Замашная

Редактор блога Ediweb

Title

Рассчитать
стоимость доставки Вызвать курьера Заявка на
грузоперевозку Заключить договор

Как оформить заказ
Как оформить накладную
Личный кабинет
Документы
Система скидок
Контроль качества

Скачать Инструкцию по заполнению электронной накладной

Скачать Инструкцию по заполнению бумажной накладной

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ!

Обращаем внимание, что MAILBOX осуществляет перевозку документов и грузов экспресс-почтой по двум накладным одновременно:
1. Накладная MAILBOX, заполненная отправителем
2. Перевозочная накладная партнера-перевозчика, заполненная сотрудником MAILBOX на основании накладной отправителя.

Движение груза по маршруту и вручение груза осуществляется по перевозочной накладной. Накладная, заполненная отправителем, также вручается клиенту при доставке.
Для оптимизации перевозки грузов и ускорения решения проблемных моментов при доставке в перевозочной накладной отправителем всегда является юридическое лицо MAILBOX ООО «УралМВЕ». Описание груза и документов, данные по получателю переносятся из накладной отправителя в полном виде.
При отправке документов на тендер в перевозочную накладную переносятся полностью данные по отправителю и получателю из накладной отправителя.
При отправке документов на тендер или запрос котировок необходимо указывать об этом в накладной. Такие накладные мы берем под особый контроль при доставке.

Выберите услугу:

Доставка почты

Доставка грузов

Аренда абонентского ящика

Другое

Заполните это поле

Реквизиты:

Не более 2 мб

Я хочу получать свежую информацию от MailBoxesEtc Челябинск

Вы должны согласиться с этим условием

Я согласен с условиями обработки персональных данных

Заполните это поле

Запомнить меня

Забыли пароль?

Данные для входа в ЛК предоставляются после заключения договора

Заполните это поле

Ваша заявка принята. Мы свяжемся с Вами
в течение 2х часов.

Ваша заявка на обратный звонок принята.
Мы свяжемся с Вами в течение 30-ти минут.

Ваша заявка принята.
Мы свяжемся с Вами в течение 30-ти минут.

Вы успешно подписаны на рассылку.

Ошибка при указание адресса

Как создать счет в Excel (шаблон включен)

9 мин. Читать

24 февраля 2023 г.

Малые предприятия могут создавать собственные счета в Microsoft Excel, чтобы начать выставлять клиентам счета за свои услуги. Вы можете использовать настраиваемый шаблон счета в Excel или создать свой собственный профессиональный счет с нуля.

Узнайте, как создать счет-фактуру в Excel, используя следующие разделы по выставлению счетов:

Как создать счет-фактуру из шаблона Excel (Windows)

Как сделать счет из шаблона Excel (Mac)

Как создать счет в Excel с нуля

Бесплатные шаблоны счетов Microsoft Excel

Заключение

Часто задаваемые вопросы

Как сделать счет из Excel Шаблон (Windows)

Предприятия могут использовать настраиваемые шаблоны Excel для выставления счетов своим клиентам. Чтобы создать счет из шаблона Excel на ПК с Windows, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel 9.0029

Чтобы начать составлять счет на основе шаблона Excel, сначала необходимо запустить Microsoft Excel на своем ПК.

2. Найдите шаблон счета-фактуры

После открытия Excel на вашем компьютере используйте панель поиска, расположенную в верхней части окна, и введите «счет-фактура», чтобы найти шаблоны счетов-фактур. Убедитесь, что вы подключены к Интернету, чтобы выполнить поиск.

3. Выберите свой шаблон

Просмотрите различные варианты шаблонов счетов, чтобы найти тот, который подходит для вашего бизнеса. Excel предлагает ряд шаблонов счетов, от счетов за продажу до счетов за обслуживание и счетов за отгрузку. Выберите шаблон, который соответствует вашим потребностям и имеет дизайн, соответствующий фирменному стилю вашей компании.

4. Откройте шаблон счета-фактуры

После того, как вы выбрали шаблон счета-фактуры, который вам подходит, щелкните шаблон, чтобы просмотреть его, а затем нажмите кнопку «Создать», чтобы открыть шаблон Excel в новом окне.

5. Настройте счет-фактуру

После того, как вы открыли новую электронную таблицу, используя выбранный вами шаблон, вам нужно будет отредактировать счет-фактуру, чтобы отразить детали вашего проекта. Обязательно укажите следующую информацию:

Логотип вашей компании, если он у вас есть
Ваша деловая контактная информация, включая ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты
Контактные данные вашего клиента
Дата счета-фактуры
Уникальный номер счета-фактуры
Срок платежа
Подробный список ваших услуг с кратким описанием, отработанными часами или количеством и ставкой
Итого по каждой услуге
Условия платежа, включая способы оплаты и сведения о штрафах за просрочку платежа
Общая сумма, подлежащая оплате по счету, включая применимые налоги

Прочтите это руководство по выставлению счетов, чтобы узнать, какую информацию компании должны включать в свои счета.

6. Сохраните счет-фактуру

После добавления всей необходимой информации в существующий шаблон счета-фактуры сохраните заполненную электронную таблицу на свой компьютер. Сохраните его как документ формата .xlxs, чтобы вы могли отредактировать его позже, если это необходимо. Вы также должны сохранить его в формате PDF и отправить эту версию своему клиенту, чтобы ее нельзя было изменить.

7. Отправить счет-фактуру

Отправьте заполненный счет-фактуру своему клиенту по электронной почте или по почте. Включите короткую сопроводительную записку, в которой выделяются важные детали, такие как дата оплаты счета и общая сумма задолженности.

Если вы ищете программное обеспечение для выставления счетов, но пока не хотите брать на себя обязательства, ознакомьтесь с бесплатной пробной версией, которую предлагает FreshBooks.

Как сделать счет из шаблона Excel (Mac)

Чтобы сделать счет с помощью шаблона Excel на компьютере Mac, выполните следующие действия по выставлению счета:

1.

Откройте Microsoft Excel

Сначала откройте Microsoft Excel. Нажмите «Файл» в строке меню, а затем нажмите «Создать из шаблона». Откроется страница с выбором доступных шаблонов счетов.

2. Поиск шаблона счета-фактуры

Чтобы отфильтровать результаты шаблона, щелкните строку поиска в правом верхнем углу страницы, введите «счет-фактура» и нажмите «Ввод» для поиска.

3. Выберите шаблон счета-фактуры

Существует множество шаблонов счетов-фактур Excel на выбор, включая шаблоны бизнес-счетов и шаблоны, в которых используются формулы для автоматического расчета налогов. Выберите тот, который предоставляет всю необходимую информацию и функции. Кроме того, убедитесь, что дизайн вашего любимого шаблона счета-фактуры соответствует фирменному стилю вашей компании.

4. Загрузите шаблон

После того, как вы нашли шаблон Excel, соответствующий потребностям вашего бизнеса, щелкните шаблон, чтобы открыть страницу предварительного просмотра. Затем нажмите кнопку «Создать», чтобы открыть его как новую электронную таблицу.

5. Настройте свой счет-фактуру

Отредактируйте шаблон счета-фактуры, чтобы включить конкретные детали проекта. Не забудьте указать следующую информацию:

Логотип вашей компании, если он у вас есть
Ваши деловые контактные данные, включая ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты
Контактная информация вашего клиента
Уникальный номер счета-фактуры
Дата счета-фактуры
Подробный список услуг, которые вы предоставили клиенту, включая количество или количество отработанных часов и ставку оплаты
Итого по каждой из ваших услуг
Ваши условия оплаты, включая принятые способы оплаты и условия оплаты за просрочку платежа
Срок платежа
Общая сумма к уплате, включая любые применимые налоги

6. Сохраните счет-фактуру

Когда вы заполните все детали проекта в своем счете-фактуре, сохраните электронную таблицу на свой компьютер в формате . xlxs и PDF. При отправке счета клиенту используйте версию в формате PDF, чтобы его нельзя было отредактировать после отправки.

7. Отправить счет-фактуру

Отправьте счет-фактуру своему клиенту по электронной почте или по почте. Включите краткое примечание, в котором указаны важные детали счета, такие как крайний срок оплаты и общая сумма к оплате.

Как создать счет в Excel с нуля

Узнайте, как создать счет в Excel с нуля, выполнив следующие простые шаги:

1. Откройте пустую книгу Excel

Чтобы начать создание нового счета в Excel, откройте Microsoft Excel на своем компьютере, а затем нажмите «Открыть пустую книгу». Откроется новая пустая таблица.

2. Создайте заголовок счета

Добавьте заголовок к счету. Включите важные платежные данные в заголовок, в том числе:

Логотип вашей компании
Контактная информация вашей компании
Дата счета-фактуры
Уникальный номер счета-фактуры

3.

Добавьте информацию о клиенте

Укажите контактную информацию вашего клиента, включая имя соответствующего контактного лица, адрес, адрес электронной почты и номер телефона.

4. Укажите дату платежа

Включите дату платежа в свой счет. Напишите полную дату платежа, т. е. «Платеж к оплате 31 декабря 2018 г.» вместо более расплывчатых терминов, таких как «Платеж к оплате через 30 дней», что может привести к путанице и пропущенным платежам.

5. Добавьте подробный список услуг

Создайте подробный список предоставленных вами услуг. Создайте столбец для описания каждой услуги, столбец для количества или отработанных часов и столбец для вашей ставки. Затем включите последний столбец с промежуточным итогом для каждой перечисленной услуги.

6. Добавьте общую сумму задолженности

Одним из преимуществ создания счетов в Excel является то, что электронная таблица может сделать за вас математические расчеты. Используйте функцию SUM в Excel, чтобы рассчитать общую сумму к оплате и добавить ее в конец счета. Например, если вам нужно сложить промежуточные итоги в столбце C из ячеек с четвертого по восьмой, чтобы рассчитать общую сумму, просто введите следующую формулу в ячейку C9.:

=СУММ(C4:C8)

7. Укажите условия платежа

Добавьте условия платежа в конец счета, включая принятые способы платежа и сведения о правилах оплаты за просрочку платежа.

Бесплатные шаблоны счетов-фактур Microsoft Excel

Вы можете загрузить в Интернете множество настраиваемых шаблонов счетов-фактур Excel. FreshBooks предлагает набор бесплатных шаблонов счетов, доступных для загрузки в форматах шаблонов Excel, Word и PDF. Шаблоны адаптированы к различным отраслям и бизнес-моделям.

Заключение

Microsoft Excel — мощный инструмент, который ежедневно используется предприятиями по всему миру. В дополнение ко многим другим функциям Excel может стать отличным способом создания счетов для вашего бизнеса.

Работаете ли вы с существующими шаблонами счетов или создаете свой собственный шаблон счета в Excel, встроенные функции электронных таблиц могут оказаться бесценными при организации процесса выставления счетов.

Если вам нужны мощные шаблоны счетов, которые помогут вам более эффективно выставлять счета и быстрее получать платежи, FreshBooks поможет вам. Ознакомьтесь с полным набором шаблонов счетов, чтобы начать работу.

Часто задаваемые вопросы о том, как создать счет в Excel

Ищете дополнительную информацию о шаблонах счетов или создании собственного счета в Excel? Вот некоторые часто задаваемые вопросы.

Могу ли я создать свой собственный шаблон счета?

Абсолютно! Если вы не найдете то, что ищете, среди шаблонов счетов, доступных в Интернете, вы можете довольно легко создать свой собственный. Создайте пустой шаблон в Excel и добавьте информацию о своей компании. Оставьте место для добавления всех других данных (информация о клиенте, номер счета, дата, сведения о проекте и ценах и т. д.) и сохраните их в виде редактируемого файла .xlxs для использования в будущем.

Какой лучший бесплатный шаблон счета-фактуры?

Существует бесчисленное множество отличных шаблонов счетов, доступных бесплатно в Интернете, в том числе некоторые из них включены в пакет Microsoft Office. Однако, если они не соответствуют вашим потребностям, FreshBooks предлагает целый ряд бесплатных шаблонов счетов для различных отраслей и приложений. Нажмите здесь, чтобы выбрать бесплатный шаблон счета-фактуры.

Каков наилучший формат счета-фактуры?

При сохранении счета для собственного использования (т. е. в качестве шаблона) лучше всего использовать редактируемый формат, например .doc/.docx (для Word) или .xlxs (для Excel). Это позволит вам легче добавлять и корректировать свои счета. Однако, когда пришло время отправить счет вашему клиенту, вы не хотите, чтобы документ редактировался, поэтому лучше использовать формат файла .pdf.

Как лучше выставлять счета в Word или Excel?

Это зависит от личных предпочтений и конкретных потребностей бизнеса. Word удобен для пользователя и обеспечивает более простую структуру, в то время как Excel подходит для сложных потребностей в выставлении счетов, поскольку он предоставляет больше функций, таких как возможность создавать формулы и автоматически подсчитывать итоги.

Какая лучшая программа для создания счетов?

Лучшей программой для создания счетов является Microsoft Excel, Microsoft Word, FreshBooks, Quickbooks и другие. FreshBooks предлагает ряд функций, включая шаблоны счетов, выставление счетов и интеграцию с бухгалтерским программным обеспечением.

Джейсон Дин, CPA

Об авторе

Джейсон Дин — опытный бухгалтер с более чем 15-летним опытом работы в сфере финансов и бухгалтерского учета в различных отраслях. Джейсон имеет степень бакалавра делового администрирования Университета Саймона Фрейзера и назначенного дипломированного бухгалтера. Фирма Джейсона, Notion CPA, является бухгалтерской фирмой, ориентированной на бизнес. Фирма специализируется на подготовке индивидуального и корпоративного налогообложения, одновременно выполняя частичную работу финансового директора и руководя бухгалтерскими и финансовыми функциями для нескольких предприятий малого и среднего бизнеса. В свободное время Джейсон играет на баскетбольной площадке, путешествует и проводит время с семьей.

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Создание шаблона счета для вашего бизнеса

Создание шаблона счета для вашего бизнеса от Belle Wong, J.D.

Использование шаблона счета-фактуры позволяет отправлять счета-фактуры, которые имеют согласованный профессиональный вид. Узнайте о том, что должны включать ваши счета, а также о нескольких способах создания собственного шаблона счета для вашего бизнеса.

Belle Wong, J.D.
, обновлено 01 февраля 2023 года · 3 минуты чтения

Выставление счетов — очень важная часть ведения бизнеса. Вы выполнили работу, но пока ваш клиент не получит от вас счет за эту работу, вам не заплатят.

Если вы новичок в деловом мире, вам может быть интересно, как составить профессионально выглядящий счет, который будет удобно отправлять вашим клиентам. Здесь пригодится шаблон счета-фактуры, и хорошая новость заключается в том, что создать собственный шаблон счета-фактуры для бизнеса несложно.

Основы счета

Если вы планируете создать собственный шаблон счета для своего бизнеса, рекомендуется ознакомиться с основным содержанием счета. Счета-фактуры могут содержать различную информацию, но все счета-фактуры должны содержать определенные сведения:

Дата . Обычно находится в верхней части счета. Дата счета — это дата, когда вы создали и отправили свой счет.
Номер счета-фактуры и/или заказа на поставку. Номер счета идентифицирует ваш счет как в вашей собственной системе бухгалтерского учета, так и в записях вашего клиента. Если ваш клиент присвоил вашей транзакции номер заказа на покупку, этот номер также должен появиться.
Информация о вашей компании. Сюда входят название вашей компании, имя контактного лица, адрес и логотип, который сообщает вашему клиенту, от кого выставлен счет.
Данные клиента. Ваш счет должен включать имя и адрес вашего клиента. Имея дело с компанией среднего или крупного размера, вы также можете указать имя человека, который будет иметь дело с вашим счетом или санкционировать его.
Детали транзакции. Этот раздел сообщает вашему клиенту, какие товары или услуги были приобретены.
Срок выполнения. Срок оплаты позволяет вашему клиенту узнать, когда ваш счет должен быть оплачен. Многие владельцы малого бизнеса запрашивают «нетто 30», что означает, что счет должен быть оплачен клиентом в течение 30 дней с момента получения.
Сумма к оплате. Помимо предоставления вашему клиенту общей суммы задолженности, вы можете предоставить разбивку этой суммы в зависимости от специфики транзакции, за которую вы выставляете счет. Кроме того, на общую сумму также повлияют любые налоги с продаж, которые вам, возможно, придется взимать.

Создание шаблона счета-фактуры

Если у вас есть четкое представление о том, как должны выглядеть ваши счета-фактуры, самое время приступить к созданию шаблона счета-фактуры. Это можно сделать несколькими способами:

Загружаемый шаблон счета . В Интернете можно найти различные загружаемые шаблоны счетов, и большинство из них легко настроить с помощью названия вашей компании, адреса и логотипа.
Шаблоны, созданные с нуля . Если вы умеете работать с электронными таблицами, текстовыми редакторами или программами для графического дизайна, вы можете создать собственный уникальный шаблон счета.
Генератор счетов. Онлайн-генератор счетов или программа для создания счетов могут помочь сделать работу по созданию счетов очень простой. Все, что вам нужно сделать, это ответить на несколько основных вопросов, и генератор счетов введет эту информацию в готовый формат счета.

Если вы никогда раньше не отправляли счет клиенту, создание шаблона счета для вашего бизнеса может показаться сложным процессом. Но на самом деле вам не нужны специальные дизайнерские навыки, чтобы составить профессионально выглядящий счет. Все, что нужно, это немного времени и некоторые исследования. А с шаблоном счета-фактуры выставление счетов вашим клиентам больше не будет такой рутиной.

Примеры счетов-фактур

Если это ваш первый бизнес, вам может быть сложно понять, как должен выглядеть ваш шаблон счета-фактуры. Если вы не уверены или хотели бы получить некоторые идеи, вы можете найти примеры счетов в Интернете. Друзья или члены семьи, которые работают не по найму или управляют собственным бизнесом, также являются хорошим источником вдохновения для вашего собственного шаблона счета.

В зависимости от отрасли, в которой вы ведете свой бизнес, важно отметить, что ваш счет, скорее всего, будет включать информацию в дополнение к основной информации, изложенной выше.

Например, шаблон счета за строительство может отличаться от шаблона счета подрядчика, поскольку он содержит другую информацию. А кто-то, кто работает не по найму и использует шаблон счета для самозанятости, может захотеть взглянуть на шаблон почасового счета для вдохновения, чтобы увидеть, как лучше всего включить информацию об услугах, которые будут оплачиваться почасово.

Как оформить накладную: Как заполнить товарную накладную в 2023 году