Как оформляется деловое письмо: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как оформляется деловое письмо: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Правила оформления и шаблон официального письма на английском языке

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура.

Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
2. красная строка не используется;
3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
4. выравнивание делается по левому краю.

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Пример:

Online-school of foreign languages «LINGVISTER»

121 Suvorov St

Kaluga 248000

Russia

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

Пример:

16 December 2014

В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

Пример:

December 16, 2014

Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

• полное имя
• должность
• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Пример:

Mr Christopher Nolan

Executive Producer

Syncopy Films Inc.

4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

Burbank, CA 91522

USA

Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

Dear Mr Vice President:

Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

Dear Mr Nolan,

Dear Christopher,

В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

Dear Sirs,

Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

Dear Sir or Madam,

Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

Пример:

Dear Mr Nolan,

SAN DIEGO COMIC CON 2014

Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

• I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
• I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
• I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• I appreciate any feedback you may have.

Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

Kind regards,

Best regards,

Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример:

Yours sincerely,

GREGORY PECK

CEO

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Project Manager

Правило №10: Упомяните вложения в письме.

Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

Пример:

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Project Manager

Enc

Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Помещено в тему: Оформление документов

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо

необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

• «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

• сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
• затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
• завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

• Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
• «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
• «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

К записи 337 комментариев

« Старые комментарии

Пошаговое руководство, которое поможет вам писать деловые письма

Добро пожаловать в последний пост в наших пошаговых руководствах для деловых писателей . Если вы пишете для бизнеса, вам нужно писать письма. В этом посте мы приводим пошаговое руководство, которое поможет вам написать деловых писем .

Что такое стандартное деловое письмо?

Стандартное или базовое деловое письмо — это письмо, написанное с использованием формального языка. Обычно мы отправляем письма между предприятиями или организациями, а также когда предприятия и организации официально общаются со своими клиентами и клиентами.

ГЛАВНЫЙ СОВЕТ: Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook.

Стандартный формат делового письма:

1. Ваш адрес: Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», стоит первым. Не указывайте это, если вы используете фирменный бланк. Он должен быть выровнен по правому краю (пример 1), но вы также можете его выровнять по левому краю (пример 2). Добавление адреса электронной почты не является обязательным.
2. Дата:  Напишите дату под обратным адресом. Вы можете разместить дату справа или слева от письма, но большинство южноафриканских компаний размещают дату слева. Если у вас руководство по стилю , узнайте, что предпочитает ваша компания.
3. Имя и адрес получателя:  Укажите имя и адрес получателя под датой, как это будет указано на конверте. Он должен быть с левой стороны.  
4. Приветствие:  Оставьте пробел в одну строку, затем напишите «Уважаемый мистер Джонс» или «Уважаемый господин/госпожа» слева. Следите за запятой. (Это не обязательно.)  
5. Тема:  Оставьте пробел в одну строку под приветствием. Он может располагаться по центру страницы и может быть выделен жирным шрифтом, прописными буквами или и тем, и другим, чтобы выделиться.  
6. Текст вашего письма:  Основная часть вашего письма должна иметь одинарный интервал между строками и пустую строку или двойной пробел (без отступа) перед каждым новым абзацем. Каждый абзац должен начинаться с левой стороны. Его следует оставить обоснованным.
7. Закрытие, ваше имя и подпись:  Оставить пробел в одну строку. Закончите соответствующей заключительной фразой, такой как «Искренне ваш» или «С наилучшими пожеланиями», и запятой. (Запятая не обязательна.) Оставьте несколько пустых строк после закрытия, чтобы вы могли подписать письмо, а затем введите свое имя. Укажите название своей должности и название компании в строке ниже. Закрытие, ваше имя и подпись должны быть слева.

В Южной Африке мы придерживаемся формата стандартного делового письма в Великобритании, который может немного отличаться от формата в США. Если вы из США, пожалуйста, проверьте, нужно ли вам что-то изменить.

Стандартное деловое письмо должно включать:

1. Причина написания

Я пишу:

• узнать
• извиняюсь за
• подтвердить
• комментарий к
• подать заявку на

После того, как вы изложили причину написания делового письма, переходите к конкретной цели вашего письма. Вот несколько вариантов:  

Запрос
Не могли бы вы?
Я был бы благодарен, если бы вы могли

согласиться с запросами
Я был бы рад

, давая плохие новости
К сожалению,
Я боюсь, что

.

2. Заключение

Спасибо за помощь.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если мы можем чем-то помочь.

3. Ссылка на будущий контакт

Я с нетерпением жду:

1. звонка от вас в ближайшее время.
2. встретимся с вами в следующий вторник.
3. увидимся в следующий четверг.  

4. Финиш

Помните, что запятая не обязательна.

1. С уважением, (Если вы не знаете человека, которому пишете)
2. С уважением, (Если вы знаете имя человека, которому вы пишете)
3. С наилучшими пожеланиями,
4. С уважением, (Если человек является близким деловым контактом или другом)

Два примера

Деловое письмо, пример 1

Загрузите его здесь: Стандартное деловое письмо — пример 1

Деловое письмо, пример 2

Загрузите его здесь: Стандартное деловое письмо — пример 2

7

Главный совет : Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, изучите наши рабочие тетради для делового письма

 Аманда Паттерсон

Если вам понравился этот пост, прочтите:

1. Советы по форматированию для профессиональных писателей
2. 10 советов по форматированию, чтобы сделать ваш онлайн-текст более удобным для пользователя
3. 9 вещей, которые нужно сделать перед написанием делового документа
4. Почему нам нужно изложить это в письменной форме
5. 12 Super Subject Lines — шпаргалка для деловых писателей
6. Объяснение пассивного залога

ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ. Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook.

Опубликовано: 28 января 2020 г.

Деловое письмо – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления о приеме на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений. В то время как примеры, которые обсуждаются конкретно, — это письмо-заявка и сопроводительное письмо, этот раздаточный материал также освещает стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как рекомендации по политике, рекламные объявления, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор. В то время как нормы варьируются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория, как правило, ценят тексты, которые сообщают эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, может быть полезно подумать о стратегиях, которые используют деловые писатели для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, исследование прошлых тенденций, примеры, аналогию, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников. Ваше знание аудитории и отношение к ней помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения очень важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь писать, подумайте над следующими вопросами:

• Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
• Что ваша аудитория должна узнать из вашего документа?
• Как вы будете привлекать внимание читателей, когда боретесь за их внимание?
• Как вы поможете читателю эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, изображения, полужирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
• Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
• Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель – оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
• Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно совмещать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
• В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль своего письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Название. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или необходимо приветствие? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались по формальному титулу, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьей стороне, знаете ли вы, какое название и местоимения использовать? Когда имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято адресовать ваше письмо «Кому это может касаться». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Дополнительную информацию о титулах, именах и местоимениях можно найти в нашем раздаточном материале «Язык, учитывающий гендерные аспекты».

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский родным языком всех ваших слушателей? Используете ли вы идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны человеку с другим знанием английского языка? Например, используете ли вы выражения, требующие знания культуры США?

Культура . Есть ли у вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они воспримут ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы организации, задав следующие вопросы:

• Какой это тип документа (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, записка и т. д.)?
• Какова общая длина документа?
• Как организован документ?
• Какой длины абзацы или разделы?

Как организована деловая переписка?

Общей организационной структурой, используемой в различных жанрах делового письма, является OABC: начало, повестка дня, основная часть и завершение. Хотя точное содержание вашего открытия, повестки дня, основной части и завершения может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

• Открытие: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или темой, которую вы будете обсуждать. Это позволяет им понять, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
• Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения. Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
• Текст: В этом разделе вы делаете основные выводы и передаете свое общее сообщение читателю. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
• Закрытие: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и включаете любые последующие действия или рекомендации по мере необходимости. В большинстве случаев вы можете запросить встречу для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловой переписке?

Деловые писатели, как правило, отдают предпочтение четкому и лаконичному общению. При написании делового письма внимательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам общаться более эффективно:

Активный голос. Одним из навыков делового письма является способность тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой действующее лицо предложения ставится в качестве его грамматического подлежащего. В целом, активный залог кажется более четким, прямым и кратким, чем пассивный залог, которые являются элементами хорошего делового письма. Тем не менее, пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочитает простой и понятный язык жаргону, потому что это позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с тем, что выглядит как жаргон. Спросите себя, может ли этот язык функционировать как стенография или помогает устанавливать ожидания или нормы в деловых отношениях. Понимание вашей аудитории и того, почему они могут либо использовать жаргон, либо избегать его, поможет вам определить, что наиболее подходит для вашего собственного письма.

Тон. Хотя деловое письмо должно быть четким и кратким, «краткий» не обязательно означает «прямой». Когда вы пишете, подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как ваша аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не собираемся давать вам финансирование.
Тщательно изучив это предложение, мы решили отдать приоритет другим проектам в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первое предложение, которое излишне резко и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, также может быть полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоном после прочтения документа. Каково главное сообщение? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где написано более-менее убедительно? Если вам нужны дополнительные идеи, ознакомьтесь с нашим раздаточным материалом по получению отзывов.

Пересмотр

Во многих случаях деловая переписка — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях внимание к деталям особенно важно. Полезной стратегией для пересмотра делового письма является использование аббревиатуры CLOUD: Coherence, Length, Organization, Unity, and Development. Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как эти разделы работают вместе, чтобы подчеркнуть наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

• Насколько связен каждый отдельный компонент вашего документа?
• Соответствует ли каждый компонент рекомендациям length (если они предусмотрены) или иным образом кратко передает ваше сообщение? Наш раздаточный материал по лаконичности дает 7 распространенных шаблонов письма, которые делают письмо менее кратким, о чем вы, возможно, захотите помнить, когда пишете для бизнеса.
• Является ли информация четкой организовал ?
• Каким образом унифицировано сообщение передается всеми компонентами вместе взятыми?
• Ваши идеи полностью развиты , или у вашего читателя могут возникнуть важные вопросы?

Когда вы ответите на эти вопросы и начнете пересматривать, пересмотр вашей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы определили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумаете эти элементы, запросите обратную связь от другого человека, чтобы убедиться, что ваш черновик понятен, а ваши идеи полностью разработаны. Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать ваши слова и оценить собственный тон.

Примеры делового письма

Теперь, когда вы готовы начать писать, вы можете посмотреть несколько примеров делового письма, которые помогут вам в процессе составления черновика. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации. Дополнительные примеры см. на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявлениям

Возможно, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу или стипендии. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его в том, что вы являетесь подходящим кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные соображения и соглашения, он по-прежнему следует схеме организации OABC и обычно состоит из 3-4 абзацев.

• Открытие: В начале письма укажите причину написания. Обычно это включает в себя упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите конкретно, как вы узнали о работе.
• Повестка дня: В сопроводительном письме раздел повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала кратко излагая ваши интересы в должности, компании или организации. Что отличает вас от ваших конкурентов? Почему вы заинтересованы в работе именно в этой должности или компании? Этот раздел может быть объединен с первым абзацем.
• Body: Здесь вы указываете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, демонстрирующие ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы претендуете на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете указать другие признаки, по которым вы подходите для компании или должности, например приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, представленную в вашем резюме.
• Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и подход к читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на свое резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для последующих действий. Не забудьте закрыть письмо, поблагодарив читателя за уделенное время и внимание, прежде чем печатать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец № 1) написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании построить новый компьютерный центр. Автор не претендует на конкретную вакансию, а описывает позицию, которую он ищет. Второе письмо (образец № 2) исходит от выпускницы колледжа, которая не указывает, откуда она узнала о вакансиях, поскольку не уверена, доступна ли вакансия.

Образец №1

6123 Фаррингтон Роуд
кв. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020 г.

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор отдела кадров:

Я только что прочитал статью в News and Observer о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема. Я хотел бы подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Насколько я понимаю, компания Taylor производит как внутреннюю, так и клиентскую документацию. Мои технические навыки письма, описанные в прилагаемом резюме, хорошо подходят для вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. В дополнение к прохождению широкого круга курсов я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по электронной почте krock@devry. alumni.edu. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду ответа от вас.

С уважением,

Рэймонд Крок

Образец № 2

6123 Фаррингтон Роуд
кв. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020 г.

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая мисс ЛаМоника Джонс:

Я ищу должность в вашем инженерном отделе, где я мог бы использовать свои знания в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы работать в отделе, разрабатывавшем Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени завершить программу разработки компьютерных систем. С сентября 2019 г.Через университет я участвовал в программе профессиональной подготовки в Computer Systems International в Роли. В программе я был назначен учеником в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был стажером программиста в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация о пройденных мной академических курсах включена в прилагаемое резюме.

Если в Taylor Inc. открыта вакансия, сообщите мне, к кому мне следует обратиться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду ответа от вас.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — например, об отправке вашего резюме рекрутеру или о представлении вашего проекта на курс — и могут даже принимать форму электронного письма. Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто состоят всего из одного или двух кратких абзацев, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

• Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
• Повестка дня: Во втором необязательном абзаце вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете, в качестве повестки дня для вашего читателя. Например, в письме, сопровождающем предложение, могут быть указаны разделы предложения, которые могут представлять особый интерес для читателя.
• Body: Затем вы можете представить один или два ключевых момента, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
• Завершение: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свою задачу.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первое письмо (образец № 1) коротко и по делу. Второе письмо (образец № 2) немного более подробное, поскольку касается способа сбора информации.

Образец №1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020 г.

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый мистер Ино:

Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения Eastern, о нашей установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим услугам
[email protected]

Приложение: отчет

Образец № 2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020 г.

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Переулок с ограниченным обзором
Durham, NC 27708

Уважаемый мистер Ино:

Прилагаю отчет с оценкой нашего энергопотребления за год по запросу вице-президента Джона Бренана от 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, менеджером по эксплуатации завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Опрос был отложен из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что отчет предоставит вам информацию, необходимую для предоставления нам сметы расходов на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за помощь в подготовке опроса. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: отчет

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем обратную связь.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Письмо и устная речь для бизнеса , 4-е изд. Прово, Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.

Кови, Стивен. 2002. Руководство по стилю делового и технического письма , 5-е изд. Река Аппер-Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.

Локер, Китти и Донна Кинзер. 2012. Деловое и административное общение , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.

О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Простой язык, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. Руководство по написанию Tar Heel , ред.