Как организация участвует в тендере: что такое госзакупки, как подать заявку, пошаговая инструкция – Блог “Альфа-Банка”

Как организация участвует в тендере: что такое госзакупки, как подать заявку, пошаговая инструкция – Блог “Альфа-Банка”

Как стать поставщиком в системе госзакупок и участвовать в тендерах

Рассказываем, как стать поставщиком, принять решение участвовать в госзакупках и начать действовать

• Первый шаг — понять, что такое государственные закупки и что именно нужно для участия в торгах.

Прежде всего победа в государственном тендере — это возможность для торговых и производственных компаний, а также для организаций, предоставляющих услуги, вывести бизнес на качественно иной уровень.

• Не просто один раз получить прибыль за исполненный заказ, а подтвердить свою высокую и надежную деловую репутацию, которая обеспечит позитивное отношение партнеров и клиентов к вам, доверие и уверенность в положительных результатах сотрудничества.
• Участие в торгах и победа в закупке приводят к усилению позиций вашей компании на рынке.

Как начать участвовать в торгах?

Для того чтобы подать заявку и принять участие в торгах, необходимо:

• Определиться, какие именно закупки вас интересуют — государственные или коммерческие: от этого зависит, какой сертификат электронной подписи понадобится в торгах, где будут проводиться электронные торги, и какими законами будут определены правила участия.
• Приобрести подходящий сертификат электронной подписи, то есть такой, который примут на нужной вам электронной торговой площадке (ЭТП).
• Зарегистрироваться в Единой информационной системе и выйти на одну из восьми электронных торговых площадок.
• Подготовить все документы, подтверждающие ваше соответствие требованиям закона. 
• Найти подходящую закупку и изучить ее документацию, а также требования заказчика, подготовить документы, которые убедят заказчика, что ваш товар (работы, услуга) полностью соответствует его требованиям.
• Подать заявку на участие в закупке.

Тендер — это конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки, на принципах состязательности, справедливости и эффективности. В российской деловой и производственной практике употребляется наряду с понятиями «госзакупки», «конкурсы», «электронный аукцион», «торги».

Обратите внимание на сроки!

• Помимо сроков, которые установлены законом, необходимо также учитывать фактические сроки, необходимые для подготовки тех или иных документов. Планированием участия нужно заниматься заблаговременно.
• На практике подготовка пакета документов для участия в государственном тендере может занять до 20 календарных дней (в зависимости от условий закупочной процедуры). И срок подачи заявок может оказаться короче.

Как оформить конверт для участия в конкурсе?

Некоторых участников интересует, какая информация должна содержаться на конверте конкурсной документации. 

• На конверте обязательно следует указать реквизиты заказчика, кому направляется конверт. Свои контактные данные на конверте участник не пишет. Они должны содержаться вместе с остальной документацией внутри конверта.

Обучение для поставщиков по 44-ФЗ

Повышение квалификации онлайн, 128 ак. часов, Удостоверение

Посмотреть программу

Как привлечь эксперта?

Для привлечения к осуществлению закупки эксперта, экспертной организации заказчику необходимо их выбрать и заключить с ними контракт. Заключить контракт лучше заранее, т.к. для выбора эксперта, экспертной организации и заключения контракта необходимо время:

• на практике это может занять от двух недель до трех месяцев.

В качестве эксперта может выступать физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, обладающее специальными познаниями, опытом, квалификацией в области науки, техники, искусства или ремесла (п. 15 ст. 3 44-ФЗ).

В качестве экспертной организации выступает юридическое лицо. Работники юридического лица должны обладать специальными познаниями, опытом, квалификацией в области науки, техники, искусства или ремесла.

Но не каждое лицо, обладающее такими познаниями, опытом, квалификацией, может быть привлечено заказчиком в качестве эксперта, экспертной организации.

В ч. 2 ст. 41 Закона № 44-ФЗ определен перечень лиц, которые не могут привлекаться к проведению экспертизы. К ним относятся лица, с помощью которых заказчик или поставщик прямо и (или) косвенно может оказывать влияние на результат проводимой экспертизы, в частности:

• лица, являющиеся либо являвшиеся в течение двух лет, предшествующих дате проведения экспертизы, должностными лицами или работниками заказчика или поставщика;
• лица, имеющие имущественные интересы в заключении контракта, в отношении которого проводится экспертиза;
• близкие родственники, усыновители или усыновленные дети руководителя заказчика, членов комиссии по осуществлению закупок, руководителя контрактной службы, контрактного управляющего, должностных лиц или работников поставщика либо лица, состоящие с ними в браке;
• юридические лица, в которых заказчик или поставщик имеют право распоряжаться более чем 20% общего количества голосов либо более чем 20% вкладов, долей.

Эксперт или экспертная организация обязаны письменно уведомить заказчика и поставщика о допустимости своего участия в проведении экспертизы и отсутствии оснований для недопуска к ее проведению (здесь закон не уточняет, какие именно доказательства должен предоставить эксперт).

Практические советы поставщикам от эксперта Контур.Школы

Госзакупки для начинающих. Инструкция поставщику — рекомендуем вебинар поставщикам, которые планируют начать участие в государственных торгах, а также всем, кто желает получить или систематизировать свои знания об участии в торгах. Смотрите видео бесплатно, проходите онлайн-тест и получайте электронный сертификат Контур.Школы.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

58 915

принципы участия, процедура подготовки, порядок проведения

Говоря простыми словами, тендерная система подразумевает конкретную задачу и предложения по ее решению, из которых заказчик выбирает наиболее подходящее. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным мотивам. Один из наиболее распространенных – выбор поставщика или подрядчика, способного предложить товар или услугу необходимого качества по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть изучение рынка через анализ предварительных заявок. Государственные компании и муниципальные учреждения обязаны отбирать исполнителей по конкурентному принципу. Такие госзакупки призваны минимизировать возможность коррупции и проводятся в соответствии с пунктами федерального законодательства.

Разновидности процедуры торгов

В целом торги подразделяются на две группы. В первую входят ценовые закупки, типичными представителями которых выступают аукционы. Во вторую – конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев, установленных заказчиком. Это актуально, в частности, для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление требований к конкурсантам – то, чем тендер отличается от аукциона. Основным (если не единственным) критерием последнего является наиболее низкая цена.

По принципу организации конкурентные торги подразделяются на открытые, закрытые и специализированные. В открытых тендерах могут принять участие все желающие.

Такой подход имеет два главных преимущества:

• Претенденты на исполнение заказа имеют возможность ознакомиться с нюансами конкурсной борьбы и объективно оценить свои шансы на победу.
• Заказчик получает доступ к огромному количеству предложений, из которых может выбрать наиболее подходящее.

Как правило, тендеры открытого типа применяются в госзакупках. Они позитивно влияют на рынок, поскольку хорошо мотивируют потенциальных исполнителей и провоцируют конкуренцию. Но, в то же время, процесс их организации весьма трудоемкий.

Закрытые тендеры характеризуются главным образом тем, что их участники приглашаются непосредственно организатором торгов в индивидуальном порядке. Количество претендентов в данном случае сильно ограничено, что значительно сокращает организационные расходы.

Обычно в закрытых тендерах принимают участие четыре-пять компаний, чей рейтинг, репутация и прочие показатели удовлетворяют выдвинутым требованиям. Список участников разглашению не подлежит.

К разновидности закрытых торгов относятся специализированные тендеры с ограниченным участием. Здесь нет четко установленного количества претендентов, оно может варьироваться. Ограничения же касаются конкретных критериев, обусловленных заказчиком. Это может быть обязательное гражданство страны, в которой проводится конкурс, персональное приглашение или что-то еще.

Во сколько этапов проходят торги?

С точки зрения возможности изменения конкурсных требований тендеры классифицируются как одноэтапные и двухэтапные. Первый вариант не предполагает каких-либо переговоров – все делается в один заход, включая подачу документов на участие и победу. Во втором случае на первом этапе разрабатывается черновой вариант техзадания, на основе которого участники готовят свои предложения. На втором этапе согласуются детали и проводятся переговоры.

Кто может принимать участие в тендерах?

Как видно из вышеприведенной типологии торгов, требования к претендентам во многом зависят от разновидности конкурса. Принять участие в открытом тендере может любая компания, чья деятельность имеет отношение к его тематике. Для молодых развивающихся бизнесов это хороший шанс получить опыт и ответить на ряд вопросов: с чего начать и как участвовать в торгах, что значит выиграть тендер и что это дает в перспективе.

Условия и требования, согласно которым подбираются участники закрытых коммерческих конкурсов, гораздо более жесткие. Здесь все решает организатор мероприятия, и в список приглашенных новичку не попасть. Обычными участниками таких тендеров являются крупные компании с крепкой репутацией, высоким рейтингом и большим опытом выполнения подобных заказов.

Порядок проведения тендеров

Организация торгов начинается с создания перечня проектных задач, которые подлежат выполнению после выбора победителя. На этой стадии также устанавливается тип компаний-участников и определяется вид мероприятия (конкурс или аукцион). Далее составляется бриф, включающий в себя основные требования к участникам тендера и цели его проведения. Перечень ключевых моментов брифа выглядит следующим образом:

• сфера деятельности организатора торгов;
• цели, преследуемые заказчиком;
• требования к претендентам;
• ожидаемый от победителя результат;
• необходимые для участия в тендере документы;
• оценочные критерии определения победителя;
• сроки, отведенные на проведение соревнования.

На завершающем этапе определяется состав участников, рассылаются приглашения компаниям, пожелавшим выступить в роли претендента на исполнение заказа. Непосредственно конкурс проходит по следующей схеме:

• Предварительный отбор – кандидаты информируют организатора, каким образом они намерены решать поставленные заказчиком задачи. По результатам анализа предложений выбираются лучшие участники.
• Презентация проектов – кандидаты стараются представить свой товар или услугу в наиболее выгодном свете, чтобы убедить заказчика в своей эффективности. На презентациях выступают представители руководства компаний.
• Окончательный отбор – по результатам рассмотрения проектов на их соответствие требованиям и целям заказчика выбирается конкретный исполнитель. Данное решение принимается в ходе совещания тендерной комиссии.
• Объявление результатов – выполняется оповещение участников конкурса о том, какая компания победила в торгах. Это делается лично, через сайт или СМИ.

Как повысить шансы на победу в тендере?

Прежде всего потенциальным участникам торгов следует позаботиться о том, чтобы необходимая документация была правильно оформлена и вовремя передана организаторам. Состав пакета документов может меняться в зависимости от характера тендера. Работу с документами мы рекомендуем доверить специалисту. Также большое значение имеют профессионализм и репутация участника, умение выгодно презентовать себя и свою компанию. Новичкам поможет тендерное юридическое сопровождение.

Обеспечение контракта

По закону для участия в тендерах требуется финансовое обеспечение выполнения контрактных обязательств победителем конкурса. Выполнить данное условие можно двумя способами: внести наличные средства на счет заказчика или воспользоваться банковской гарантией. Второй вариант удобнее – не нужно тратить собственные деньги и выводить их из оборота компании.

Действия после победы в тендере

Выигравший в торгах должен подписать контракт. В течение пяти дней после размещения на электронной площадке ЕИС протокола о признании победителя заказчик публикует проект контракта. В нем указаны цена и характер товара/услуги, но еще нет подписей. За следующие пять дней поставщик проверяет проект и либо подписывает контракт, либо составляет протокол разногласий с замечаниями. Во втором случае проект возвращается на доработку.

Резюмируем, что если у вашей компании есть возможность поучаствовать в тендере, ей следует воспользоваться. Даже если у вас нет такого опыта. Все, что нужно для участия в торгах, можно узнать из открытых источников, а инструкции специалистов повысят шансы на победу.

Как это работает, на примере

Что такое тендер?

Термин «тендер» относится к приглашению принять участие в торгах по проекту. Тендеры обычно относятся к процессу, посредством которого правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в установленные сроки. Слово «тендер» может также относиться к принятию официального предложения, такого как предложение о поглощении. Эта форма торгов представляет собой процесс, посредством которого акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.

Key Takeaways

• Тендер обычно относится к процессу, посредством которого правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в установленные сроки.
• Тендерное предложение — это публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить свои акции на продажу по определенной цене в течение определенного времени.
• Запрос на участие в тендере — это официальное и структурированное приглашение поставщикам подать конкурентные предложения на поставку сырья, продуктов или услуг.
• Термин тендер также относится к процессу, посредством которого акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.
• Крупные институциональные инвесторы покупают государственные ценные бумаги на конкурсных торгах, а мелкие инвесторы покупают государственные ценные бумаги на неконкурентных торгах.

Тендер

Как работает тендер

Как отмечалось выше, тендер — это термин, используемый в бизнесе для обозначения приглашения правительства и других организаций подать заявку на получение контракта. Большинство учреждений имеют четко определенный процесс тендера для проектов или закупок. Существуют также специальные процессы для управления открытием, оценкой и окончательным выбором поставщиков. Это гарантирует честность и прозрачность процесса отбора.

Запрос на участие в тендере — это официальное и структурированное приглашение поставщиков подать конкурентные предложения на поставку сырья, продуктов или услуг. Поскольку это публичный и открытый процесс, были приняты законы, регулирующие этот процесс, чтобы обеспечить честную конкуренцию между участниками торгов.

Например, без законов могут процветать взяточничество и кумовство. Тендерные услуги доступны для потенциальных участников торгов и включают в себя широкий спектр тендеров из частных и государственных источников. Эти услуги включают в себя подготовку подходящих предложений, координацию процесса для обеспечения соблюдения сроков и обеспечение соблюдения применимых законов.

В частном секторе запросы на участие в торгах называются запросами предложений (ЗП). Это позволяет потенциальным участникам торгов реагировать на определенные потребности эмитента.

Тендерное и тендерное предложение

Не путайте термин «тендер» с тендерным предложением, как это часто делает большинство людей. Последнее представляет собой публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить свои акции на продажу по определенной цене в течение определенного времени. Чтобы побудить акционеров выпустить определенное количество акций, предложение обычно превышает текущую рыночную стоимость акций. В США тендерные предложения тщательно изучаются и подлежат широкому регулированию.

Например, 13 декабря 2021 г. компания Dell (DELL) объявила о закрытии тендерного предложения по выкупу акций ценных бумаг компании. Для финансирования выкупа акций компания использовала наличные деньги, а также чистую выручку от продажи старших облигаций на сумму 2,25 миллиарда долларов.

Поскольку сделка нацелена непосредственно на акционеров, она фактически исключает высшее руководство из процесса, если только эти члены руководства не являются также крупными акционерами. Если у приобретающей компании уже есть заметная доля в целевой компании (которая называется плацдармом), меньшинства оставшихся акционеров может быть достаточно, чтобы предлагающая компания стала мажоритарным акционером.

Если запрошенные акции не выпущены к установленному сроку, сделка часто считается недействительной. Если это произойдет, это фактически позволит акционерам заблокировать сделку.

Конкурсный тендер в сравнении с неконкурентным тендером

Термины «конкурентные торги» и «неконкурентные торги» относятся к двум различным методам, которые правительства используют для продажи государственных ценных бумаг. В Соединенных Штатах правительство продает казначейские ценные бумаги, такие как облигации, векселя и банкноты, чтобы помочь финансировать операции правительства. Индивидуальные инвесторы, коммерческие банки, корпорации, пенсионные фонды, брокеры и дилеры являются одними из типичных покупателей государственных ценных бумаг. В обмен на инвестиции в эти ценные бумаги покупатели получат обещание правительства о полном погашении долга по наступлении срока погашения вместе с оговоренной процентной выплатой.

Есть два способа, которыми инвесторы могут приобрести государственные ценные бумаги — через конкурсные торги и неконкурентные торги. Конкурсный тендер — это процесс торгов, в ходе которого крупные институциональные инвесторы покупают вновь выпущенные государственные ценные бумаги. Эти институциональные инвесторы конкурируют друг с другом за покупку ценных бумаг на аукционе. Инвестор, предложивший самую высокую цену, выиграет аукцион и сможет приобрести ценную бумагу по цене предложения.

Более мелкие неинституциональные инвесторы покупают государственные ценные бумаги на неконкурентных торгах. Цена на эти ценные бумаги устанавливается крупными институциональными инвесторами в ходе конкурсных торгов. Например, когда Казначейство США выставляет на аукцион ценные бумаги для крупных институциональных инвесторов, оно будет использовать выигравшую ставку для определения справедливой рыночной стоимости (FMV) своих ценных бумаг. Затем он будет использовать это значение, чтобы установить цену, которую более мелкие инвесторы будут платить во время неконкурентного тендера.

Казначейство США выпускает облигации сроком на 20 или 30 лет и выплачивает фиксированную процентную ставку каждые шесть месяцев до погашения.

Примеры тендерных предложений

В США многие владельцы бизнеса стремятся расширить свой бизнес, становясь государственными подрядчиками с федеральными, государственными или местными органами власти. Они продают услуги или товары правительствам и различным агентствам. Федеральные агентства, которые обычно покупают у подрядчиков, включают Агентство по управлению оборонными контрактами, Министерство энергетики, Министерство образования, Министерство здравоохранения и социальных служб и Министерство внутренней безопасности.

Стать подрядчиком требует, чтобы предприятия конкурировали друг с другом, представляя предложения и расценки на основе требований, изложенных правительством или агентством в их приглашении к участию в тендере. Этот процесс также называется объявлением торгов. Федеральное правительство США перечисляет возможности контрактов в доступной для поиска базе данных, которая помогает владельцам бизнеса сопоставлять открытые возможности с продуктами или услугами, которые они предлагают. В базе данных также перечислены уведомления о предварительных запросах, уведомления о запросах и уведомления о присуждении.

Что означает тендер в бизнесе и финансах?

Тендер может иметь несколько различных значений в финансовом бизнесе. Наиболее распространенным определением этого слова является приглашение принять участие в торгах по проекту — обычно это крупная заявка от подрядчиков на проекты со стороны правительств и финансовых учреждений. Это может также относиться к принятию официального предложения, которое может включать предложение о поглощении. В этом случае акционеры выставляют свои акции размещающей организации.

Какие примеры торгов?

Некоторые из наиболее распространенных примеров торгов включают процесс представления подрядчиками различных уровней правительства. Например, частные компании конкурируют друг с другом, чтобы стать государственными подрядчиками. Процесс включает в себя подачу предложений с указанием стоимости в зависимости от требуемой работы. Правительственными учреждениями, которые обычно подают заявки, являются Министерство энергетики, Министерство здравоохранения и социальных служб и Министерство внутренней безопасности.

Какие шаги необходимо предпринять в процессе тендера?

Этапы тендерного процесса обычно включают объявление заявок, подачу заявок, процесс отбора и заключение контракта. После того, как все эти шаги выполнены, подрядчик начинает проект и видит его завершение.

В чем разница между тендером и тендерным предложением?

Люди часто путают термины тендер и тендерное предложение. Тендер (или торги) в основном определяется как приглашение подать заявку на проект. Правительства и другие организации обычно призывают подрядчиков представить предложения по проектам, которые необходимо выполнить. Они рассматривают эти предложения и выбирают лучшее для работы.

Тендерное предложение, с другой стороны, делается публичной компанией или третьей стороной на покупку акций у акционеров другой компании. Претендентом является лицо, подающее тендерное предложение.

Практический результат

Тендер — это часто используемый термин в бизнесе, финансах и инвестициях, который может иметь различные значения. В бизнес-среде под тендером понимается процесс, когда правительства приглашают поставщиков принять участие в торгах за право работать над государственными проектами или предоставлять товары или другие услуги.

При покупке государственных ценных бумаг, таких как векселя, облигации и банкноты казначейства США, тендер имеет другое значение. Это относится к процессу торгов, в котором инвесторы покупают эти ценные бумаги. При выкупе акций тендерное предложение относится к ходатайству корпорации о выкупе своих акций у акционеров. Другие варианты использования этого термина включают короткие тендеры и хеджированные тендеры.

Что такое торги в бизнесе и как успешно участвовать в торгах?

Деловые тендеры очень распространены среди крупных предприятий и государственных организаций.

Когда возникает необходимость в поставке или обмене товаров, группа закупок объявляет тендер, чтобы потенциальные поставщики знали, что они принимают предложения.

Этот формальный подход играет жизненно важную роль в определении подходящих поставщиков или покупателей в нужное время для крупномасштабного проекта.

Объявление тендера означает официальное объявление для общественности посредством рекламы в газетах или других отраслевых изданиях.

Тендерный процесс включает в себя множество подробных и тщательных шагов, от подачи предложений до присуждения контракта.

В этом блоге вы подробно узнаете, как работают бизнес-тендеры, как проводить тендеры и методы оценки тендеров.

Что такое торги в бизнесе?

Тендер — это бизнес-процесс, когда компания объявляет тендер и получает многочисленные предложения от поставщиков или подрядчиков, проявляющих интерес к своим открытым проектам.

Комитет по закупкам со стороны покупателя занимается всем процессом поиска поставщика, соответствующего их потребностям в сырье, товарах или услугах.

Процесс торгов начинается, когда компании-покупатели объявляют тендер с кратким изложением того, что им требуется.

Процесс тендерных закупок часто имеет крайние сроки для каждого этапа. Таким образом, до истечения срока заинтересованные поставщики подают технические и финансовые предложения и ждут процесса оценки.

К концу торгов покупатель найдет идеальное соответствие среди полученных предложений.

Как работает тендер?

Когда компании необходимо найти поставщика с помощью процесса, который является простым и справедливым для всех участников, они выбирают процесс тендерных закупок.

Комитет по закупкам инициирует его, отправляя запрос на тендер (RTF), чтобы попросить поставщиков представить свои предложения.

Чтобы покончить со злоупотреблениями, используемыми для получения таких проектов, как взяточничество, фаворитизм, кумовство и т. д., деловые тендеры создают справедливую и равноправную основу для равной конкуренции всех.

Он защищен строгими законами, гарантирующими справедливость и равные возможности для всех.

Поскольку тендеры объявляются публично, любой продавец может участвовать и делать ставки.

Получив заявку на участие в тендере, заинтересованные лица начинают подготовку своих предложений и готовятся к участию в тендере.

Ответный документ, который отправляет поставщик, называется «тендером», в котором указывается, как он может удовлетворить требования покупателя.

Поставщики также указывают свои конкурентоспособные тарифные планы, характер работы, предполагаемые сроки поставки и другие сведения, которые решает покупатель.

Как выглядит успешный тендер?

#1 — Предтендерный этап

Это когда потребность в конкретном товаре или открытом проекте определяется, развивается в идею, а затем в запрос на участие в тендере или ценовое предложение.

 

Структура этого процесса меняется от отрасли к отрасли.

Группа по закупкам назначает консультанта для проверки потребностей и составления плана, бюджета и сроков поставки.

Предварительный тендер является важным этапом; даже одна ошибка здесь может привести вас к неподходящему клиенту.

Перед составлением окончательного запроса необходимо учесть множество факторов.

#2 — Этап предварительной квалификации

Это когда вы просматриваете список поставщиков, заинтересованных в подаче предложений, и отфильтровываете неквалифицированные. Это необязательный шаг, а не фактический процесс торгов.

Вы можете прямо объявить о своем запросе на участие в тендере, минуя этот этап. Но тем самым вы экономите время как себе, так и покупателю.

Этап предварительного квалификационного отбора также позволяет участнику тендера на раннем этапе привлечь подрядчика, когда участники проводят мозговой штурм, чтобы найти экологически чистые и экономичные решения для выполнения проекта.

#3 — Тендерная контрактная документация

Тендерная документация подготовлена ​​для подробного руководства по проведению тендера и условий, связанных с выполнением проекта, наряду с техническими аспектами и проектными спецификациями.

Чем больше информации содержится в тендерной документации, тем лучше для участника тендера сделать образцовое предложение.

После того, как документ будет готов, в местной газете будет размещена реклама, официально приглашающая участников торгов подавать коммерческие тендеры.

Это объявление будет включать название проекта, тендерные требования, тип требуемых подрядчиков, тендерный сбор, местонахождение и окончательную дату представления.

№4 — Прием тендеров и оценка

Запрос на тендер отправлен, и вы начинаете получать тендеры от различных поставщиков. Любая заявка, отправленная после истечения крайнего срока подачи, не должна приниматься.

Руководящие принципы и правила оценки тендеров, установленные владельцем проекта, должны быть задокументированы и доведены до сведения участников торгов.

Сюда входят факторы, по которым будет оцениваться и учитываться предложение, например, вес экологических и других факторов риска.

Вы определяете, соответствуют ли тендерные требования их предложениям и имеют ли они право заниматься проектом и соблюдать условия.

Те, кто не соответствует, не будут рассматриваться для дальнейших торгов. Владельцы проектов должны тщательно просматривать каждую заявку, чтобы понять и выявить любые основные риски или узкие места.

Сейчас это может показаться экономичным вариантом, но суммируйте неожиданные затраты и расходы, потраченные на снижение рисков в будущем, которые могут возникнуть на вашем пути.

Не выбирайте того, кто предложит самую низкую цену, и не отдавайте предпочтение на основе заявленной цены. Цель должна состоять в том, чтобы найти идеального поставщика/подрядчика, который обеспечит реальное соотношение цены и качества.

#5 — Присуждение тендерного контракта

Среди квалифицированных участников последнего этапа выберите участника, который выполнил все поставленные вами условия вместе с факторами риска.

Кроме того, участник торгов предложил справедливую модель ценообразования, не оставляющую места для неожиданных затрат. Это будет лучший тендер из всех, кто принесет вам пользу в долгосрочной перспективе.

Сообщите о своих результатах выбранному участнику торгов и присудите ему тендерный контракт, если он его примет. Каждому участнику должно быть направлено официальное уведомление о результатах.

О чем нужно помнить, прежде чем объявить тендер

Планируете объявить тендер? Вот несколько напоминаний, на которые следует обратить внимание, прежде чем отправлять заявку на участие в тендере.

1. Проверьте свои намерения

Прежде чем объявить тендер, вы должны тщательно оценить, существует ли реальная потребность в закупках или ее можно избежать или отложить.

Проверьте требования, уровень срочности и доступные бюджеты, прежде чем принять решение о проведении тендера.

2. Предоставьте четкий формат ответа на тендер

Сформулируйте свои деловые тендеры в ясной форме, не оставляя места для вопросов и разъяснений.

Ваш участник торгов должен легко понять и понять, как должна быть структурирована его заявка, чтобы ее приняли.

3. Предоставьте подробную информацию о процессе оценки и отбора

Поставщик должен иметь возможность видеть шаги и соображения, которые приведут к успешному выбору предложения.

4. Установите правильную цену

Участник торгов воспользуется своим шансом сделать ставку только после того, как ознакомится с приемлемым ценовым диапазоном вашего проекта.

Их ответы будут зависеть от числа, которое вы укажете, ниже, немного выше или выше заявленной цены.

Поскольку это ваш проект, вы можете быть человеком, который правильно его оценит и предложит цену, которая будет справедливой и разумной для обеих сторон.

5. Практика конфиденциальности предложений

Привлеките больше предложений, приняв конфиденциальность предложений, при которой цена одного участника торгов не будет видна другому, пока процесс тендера не будет закрыт.

Участники торгов не должны чувствовать, что они конкурируют друг с другом, и изменять цены в зависимости от того, что предлагают другие. Раньше заявки были заперты в большом физическом отделении до окончательной даты подачи, чтобы избежать утечки заявок и столкновений между участниками торгов.

Открыто сообщайте участникам тендера о политике конфиденциальности ваших предложений и таким образом укрепляйте свою репутацию.

6. Минимальный период открытия

Компаниям требуется время, чтобы рассмотреть вашу заявку на участие в тендере, подготовить тендерную документацию, определить цену предложения и сделать окончательный запрос.

Поэтому при установке минимального периода открытия будьте внимательны и устанавливайте разумное время. Но не сдвигайте крайний срок слишком далеко, так как они могут откладывать или не подавать заявку.

Что включить в тендерную документацию?

Для успешного проведения тендера вам необходимо сначала подготовить запрос на документ тендерного контракта. Включение подробностей является обязательным условием, чтобы ориентироваться на правильных поставщиков и избегать ненужного общения.

В обязательном порядке добавьте следующие данные, чтобы сделать ваш тендерный процесс закупки успешным.

Информация о компании

В запросе тендерной документации должны быть указаны сведения о компании участника тендера, контактная информация, адрес, электронная почта, страна и т.д.

Если вы собираетесь оставить цену тендера открытой, укажите диапазон предложения или фактическую цену тендера. Участники торгов будут указывать свою стоимость на основе цены, которую вы укажете здесь.

Также необходимо указать дату официального объявления тендера и окончательную дату подачи тендерных предложений.

Письмо-приглашение

На этом этапе вы официально уведомите поставщиков о тендере и пригласите их принять участие.

Критерии, необходимые для участия в тендерных торгах

Здесь вы должны перечислить свои ожидания и требования, которым должен соответствовать участник торгов, чтобы сделать предложение.

Четко упомянув термины, вы можете ускорить процесс проверки. Это может быть оборот компании или участие в подобных проектах, упомяните их в своем запросе предложений.

Запрос подтверждения и подтверждающих документов для проверки перечисленных критериев. Вы также можете попросить участника торгов добавить, какой процесс он использует при производстве товаров.

Ожидание стандартов

Если вы ожидаете получить товары или услуги, соответствующие определенным стандартам, укажите их здесь. Укажите стандарты или аккредитации, такие как ISO, IEC, ISI и т. д.

Другие условия, которые должен знать участник торгов

Здесь клиент должен упомянуть любые условия, с которыми участник торгов должен быть ознакомлен до подачи заявки на участие в тендере.

В нем также должны быть перечислены обязанности, которые должен выполнить участник торгов после принятия тендерного контракта.

Коммерческие тендеры также должны содержать требования и срок поставки (если это краткосрочный контракт).

Этот раздел должен быть четким и исчерпывающим, чтобы участник торгов мог уверенно сделать ставку и не переусердствовать.

Примечание

Если это закрытый тендер, возможно, вы уже просмотрели профили участников торгов и узнали объем их работ.

Закрытые торги — это когда вы уже выбрали участников торгов и провели раунд предварительного квалификационного отбора.

Открытые торги — это когда участники торгов начинают процесс торгов, принимая ЗП.

Процесс тендерных закупок

Укажите, как будет происходить процесс тендерных торгов и что участники торгов могут ожидать дальше.

На этом этапе вы также укажете, как их предложение будет анализироваться и сравниваться с другими участниками торгов.

Процесс оценки тендеров

Оценка тендеров является наиболее важным процессом, который необходимо проводить тщательно.

Происходит после того, как вы объявили тендер и получили на него ответы. Оценка тендера происходит в два этапа.

1. Этап предварительного квалификационного отбора

На этом этапе приглашаются представители участников торгов, и тендеры проверяются, чтобы отфильтровать тех, кто соответствует условиям.

Эта комиссия по предварительному квалификационному отбору будет присутствовать с контрольным списком для проверки подтверждающих документов, представленных участниками тендера, на следующих основаниях.

• Наличие соответствующих лицензий на осуществление тендерной контрактной деятельности и поставок в регионе, указанном в извещении о тендере.

• Аудиторские и налоговые документы за последние три года.

• Подтверждение личности компании, регистрационные документы, пан, ИТ и налоговые регистрационные документы.

• Обеспечение наличия объектов инфраструктуры и сырья для заключения тендерного контракта.

Комитет проверит каждый документ, представленный участниками торгов, и отклонит те, которые не представили доказательства должным образом. Участники торгов, прошедшие предварительную квалификацию на этом этапе, будут переведены на следующий этап, который представляет собой процесс технической оценки.

2. Этап технической оценки

На этом этапе комитет оценивает участников торгов от 0 до 10 и делает процесс отбора конкурентным.

Существует множество факторов, на основе которых комитет будет оценивать участников торгов и оценивать их по каждому критерию, и эти критерии могут меняться в зависимости от отрасли.

На основе итоговой оценки будет выбран поставщик.

• Проверка того, насколько их процесс соответствует требованиям. Технические лицензии и сертификаты принадлежат участникам тендера, независимо от того, активны они или нет.

• Общий многолетний опыт и аналогичные проекты, реализованные ранее.

• Техническое понимание и глубокие знания тендерного контракта.

• Независимо от того, есть ли у них материалы, рабочая сила и средства снабжения для осуществления проекта, комитет решит, сколько баллов оставить в качестве порогового процента. Претенденты, набравшие более высокие баллы, являются технически квалифицированными и переходят на этап финансовой оценки.

3. Этап финансовой оценки

На этом этапе комитет должен решить, является ли цена, предложенная участниками торгов в их деловых тендерах, разумной и стоит ли товаров/услуг, которые они получат.

Поскольку комитету известна цена всех квалифицированных предложений, он должен решить, является ли она действительной, сравнив ее с рыночными ценами, стоимостью, указанной другими поставщиками, и стоимостью, предложенной предыдущими поставщиками.

Члены комитета могут обсуждать вопросы с участниками торгов в этом раунде. Так что, если они хотят каких-либо разъяснений по ставке и хотят подтвердить окончательную цену, они могут это сделать.

Каждое общение должно быть в письменном формате и записано. Участник торгов должен быть уведомлен о том, что это не для целей переговоров, а только для уточнения окончательной цены.

Предложение с наименьшей коммерческой ценой получит максимальное количество баллов, а остальные предложения оцениваются последовательно исходя из этого. Формула для оценки других участников торгов:

P = y*(μ/z)

P = балл участника торгов 

y = максимальное количество баллов, установленное для этапа финансовой оценки 

μ = цена участника с самой низкой ценой

z = цена оцениваемого участника торгов

После подсчета баллов по каждому предложению поставщик с наивысшим баллом будет выбран в качестве поставщика лучшее предложение, которое предлагает соотношение цены и качества.



Чтобы определить победителя тендерных торгов, сложите баллы по технической и финансовой оценке для каждого участника торгов.

4. Завершение оценки и присуждение контракта

Теперь участник торгов, набравший наибольшее количество баллов, будет признан победителем и будет вызван для дальнейшего обсуждения.

Во время этого они могут провести заключительные переговоры и поговорить о реализации проекта или поставке товаров/услуг.