Как организовать документооборот: Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Для того, чтобы начать работу с сервисом, необходимо зарегистрироваться. На ваш электронный ящик придёт письмо, содержащее ссылку для скачивания десктопного агента.

Также вам потребуется выбрать необходимый вам тариф. «Простой бизнес» предлагает как платные, так и бесплатные версии программы, вам нужно выбрать ту, которая наиболее отвечает вашим потребностям.

А вот что вы сможете делать, установив программу «Простой бизнес».

1. Наладить документооборот

Все документы организации хранятся в базе системы. Используя поиск, нужный документ можно отыскать за несколько секунд. Полезная возможность: при помощи системы можно обмениваться документами с госучреждениями. Например, сдавать отчётность в налоговую, используя электронную цифровую подпись.

2. Управлять проектами и задачами

В этом разделе можно ставить задачи и срок их выполнения, назначать ответственных. Всегда у вас перед глазами будет вся история работы над проектами и задачами, переписка с клиентами и сотрудниками. Есть и ещё один полезный подраздел — «Мои дела», в котором каждый пользователь программы может организовать свои личные дела и расставить приоритеты для себя, также можно вести учёт личного времени.

3. Управлять персоналом

На сервисе можно хранить все необходимые данные о сотрудниках: анкеты, резюме и т.д. При помощи программы можно сформировать структуру компании (сделать, например, разбивку по отделам) и на её основе настроить доступ к проектам и задачам.

4. Связываться при помощи программы с сотрудниками и клиентами

Связь с клиентами можно поддерживать при помощи телефонии, SMS-сообщений, видеоконференции — всё это делается также через программу.

У программы интуитивный и приятный интерфейс. Название «Простой бизнес» оправдывает себя: её действительно просто и быстро установить и легко в ней разобраться. Я за несколько секунд находила нужные мне разделы.

Служба поддержки также работает отлично. Через несколько дней после установки программы, мне позвонила девушка и поинтересовалась, разобралась ли я с программой, всё ли прошло успешно и не нужна ли мне какая-либо помощь. Чуть позже на почте я обнаружила письмо, в котором подробно описывалось, как подключить некоторые полезные функции программы.

Те возможности, о которых я упомянула в статье, — это лишь верхушка айсберга, на самом деле у программы их гораздо больше, чтобы узнать о них подробнее, почитайте справку на портале «Простой бизнес» или посмотрите видео-уроки на prostoy.tv.

Кстати, сам портал также достоин пристального внимания. На нём вы сможете найти очень много полезной информации, посвященной организации бизнеса и личной эффективности.

7 практических шагов / Хабр

За время карантина и удаленной работы выявилось много внутренних проблем у компаний, которые с таким режимом взаимодействия столкнулись впервые. Мало того, даже если предприятие старается их решать и настраивать по-новому свои управленческие процессы, требующие планирования и согласования, то не факт, что партнеры или компании-клиенты также оперативно смогли среагировать на возникшую ситуацию, что добавляет внешних проблем.

Основные проблемы документооборота «на удаленке»

Около трети сотрудников разных российских компаний оказались не способны оперативно коммуницировать и решать вопросы удаленно — это подтверждает апрельский опрос исследовательского центра портала SuperJob, согласно которому 32% работающих удаленно россиян признают, что качество их дистанционной работы стало хуже. Идут значительные задержки согласований, получения и подписания документов, контрактов, а значит — работа сильно замедляется.

Например, мы начали заключать важный договор с крупной компанией-партнером еще до карантина, и им оставалось только провести принятую у них процедуру согласования дня за 3-4, чтобы мы начали большую совместную работу по этому проекту. Но тут начался карантин. И это выбило из колеи все регламентные процедуры нашего партнера – его сотрудники жалуются, что дома невозможно согласовать документы, поскольку им нужно собрать не меньше 12 подписей разных отделов: то документ потерялся, то не знают, чья сейчас очередь его подписывать, то не могут пообщаться с руководителем, который постоянно занят из-за огромного количества навалившихся на него дел…

Если на предприятии больше 10 пользователей, участвующих в цепочке документооборота, но при этом у них нет согласованного регламента на такие случаи (а кто же мог такой случай предположить?), то почти у всех возникает проблема потери документов, задержки во времени. Быстро организоваться, к сожалению, не получается.

Не забудем и про проблемы безопасности: есть компании (государственные, финансовые и пр.), у которых запрещено пользоваться скайпом, «зумом» и прочими подобными средствами коммуникации, нельзя использовать личные «домашние» компьютеры для работы, устанавливать ряд программ на удаленные «рабочие» компьютеры (только в защищенном периметре) – все это влияет, безусловно, негативно и на работу таких компаний, и на работу их партнеров и клиентов.

Работая в офисах, люди привыкли многие вопросы решать при личном общении, на совещаниях и переговорах. И сейчас такое устное общение требуется переводить в письменное, а это не всем удобно. Например, в компании было принято для согласования документа дойти до директора и отдать договор его секретарю на подпись. Как сейчас быть? Звонить директору по телефону или скайпу? Но сотрудник, во-первых, может не знать номера мобильного телефона кого-то из руководителей, а во-вторых, трудно найти время в графике топ-менеджера или гендиректора на обсуждение своего вопроса. Обратиться за помощью к секретарю или делопроизводителю? Но секретарь или помощник руководителя тоже может пребывать в шоке от изменившихся условий работы (может, у нее дома двое маленьких детей, постоянно требующих внимания, или другие личные трудности), и работать сейчас из дома этот сотрудник будет далеко не так оперативно, как было ранее в привычном офисе.

Регламент многих предприятий зачастую ведется на устных договоренностях – по принципу «мы так привыкли». Система теперь сбоит: работники не знают, как дозвониться до нужного человека в той или иной компании, нет и внутренней телефонной базы, нет общего хранилища информации, чтобы посмотреть что и как, телефоны руководящего состава не всем доступны и т.д.

И еще одна большая проблема – большинство компаний в России привыкли подписывать договоры и важные документы ручкой на бумаге. А значит при удаленной работе либо надо ждать приезда курьера (а много ли их в компании, хватает ли на всех?), либо руководитель должен ехать в офис и подписывать бумаги там, но далеко не всем компаниям выдают ежедневные пропуска для поездок на работу.

Какие последствия?

Задержки платежей и несвоевременные принятия решений, например, о пересмотре цен, о ценообразовании, что сейчас крайне актуально. Ведь в бизнесе на карантине почти каждый день что-то меняется, и держаться на плаву компаниям можно только при оперативности принятия решений и эффективных реагирований на вызовы рынка. А если существует замедление согласования документов, то это может привести к срыву срока поставок, к затовариваниям на складах, к дефициту того или иного товара, к ухудшению взаимодействия с клиентами, к репутационным рискам и прочим проблемам.

Например, если компания привыкла вести свой управленческий учет в «экселе» (а это распространенное явление в России), то такой учет не дает возможности ввода оперативной информации – невозможно ее быстро согласовать и четко структурировать. Вся эта файловая структура также не дает одновременно работать нескольким пользователям, что приводит к замедлению получения информации, трудностям в формировании отчетов и «стопорит» работу всего предприятия.

Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?

1. Составьте и разошлите сотрудникам базу руководителей, чтобы они понимали, с кем и по какому средству связи лучше всего коммуницировать (например, руководитель отдела продаж оперативно отвечает по скайпу и телефону, а главбух общается только в Телеграме).
2. Разработайте регламенты взаимодействия для удаленной работы и ознакомьте с ними всех сотрудников, чтобы они знали, как действовать в новых условиях.
3. Если процесс визирования довольно длинный, то стоит установить в компании специальные ИТ-программы для документооборота. Их много сейчас на рынке, и они позволяют облегчить деятельность по согласованию документов. Вся история хранится в таких программах, и всегда можно посмотреть: кем уже согласован нужный документ, у кого он сейчас на подписи, отклонен ли он, по какой причине и т.д.

   Внедрение программ документооборота возможно и удаленно – программа устанавливается на сервер компании, а потом пользователям, работающим из дома, предоставляется доступ к ней. Таким образом можно повысить эффективность удаленного документооборота и решить внутренние проблемы компании по этому поводу.

4. Чтобы решить внешние проблемы с подписанием договоров с партнерами и компаниями-клиентами, предприятиям надо активнее включаться в систему электронного документооборота – это юридически значимый оборот документами между организациями, на законодательном уровне на этот счет уже все прописано.

   Для этого нужно подключиться к сервисам по документообороту, обратившись к официальным компаниям, которые имеют право подключить электронный документооборот, составить с ними заявление, отправить оператору связи и подключить. После чего можно отправлять своим партнерам документы в электронном виде, подписывая их цифровой подписью.

5. Организовать в компании единую сеть удаленного доступа сотрудников – этот момент обязательно надо проработать не только со своими техническими специалистами, но и со службой безопасности.
6. Проблема безопасности вступает в спор с проблемой оперативности работы. Да, такие вопросы, как политика ценообразования, инвестирования, закупка тех или иных товаров, производство продукции, требуют оперативных решений. Но как не пострадать при скором решении этих задач от злоумышленников и активизировавшихся хакеров?

   На рынке сейчас есть множество различных предложений о безопасных подключениях – изучайте внимательно вместе со специалистами по безопасности.

7. Не забывайте про своих системных администраторов и других ИТ-специалистах, на которых сейчас большая нагрузка, некоторые вынуждены работать чуть ли не круглосуточно. Именно они могут организовать бесперебойную удаленную работу и помочь компании.

Но если вы столкнулись с нехваткой своих специалистов, количество которых было достаточно в обычное время, то можно обратиться за помощью к сертифицированным партнерам специализированных компаний (например, партнеры «1С», с которыми работают бухгалтерии большинства компаний в нашей стране).

Вот семь основных шагов, благодаря которым можно наладить внутренний и внешний документооборот и организовать эффективную работу «на удаленке». Мы сами в нашей компании пользуемся этими методами, что помогло нам оперативно решать наши задачи и не замедлять рабочие процессы.

Кстати, удаленная работа сотрудников может значительно экономить ресурсы предприятия, но это уже другая тема для разговора.

Кадровый документооборот при удаленной работе

задать вопрос Бесплатно

Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.

Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.

Речь пойдет об отделе кадров. Это сервисное подразделение выполняет много критически важных функций и без него не обходится ни одна компания. Сотрудники отдела кадров ежедневно имеют дело с большим количеством документации, связанной с оформлением командировок, отпусков, переработок и т.д. Для подобных документов по российскому законодательству необходим оригинал заявления от сотрудника с его подписью.

Как обычно работает документооборот в отделе кадров при удаленных сотрудниках? Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.

Даже в организациях, подразделения которых находятся на одной территории, постоянно возникают сложности с такими документами. Что уж говорить про филиально-распределенные структуры. Оригиналы документов зачастую теряются, заполняются неправильно, корректируются и переписываются. Все это очень усложняет работу специалистов отдела кадров, а главное, приводит к грубым нарушениям кадрового делопроизводства, что может повлечь за собой большие штрафы на организацию и материально-административную ответственность для должностных лиц.

Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы. Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок. И весь этот гигантский поток бумаг должен обрабатывать отдел кадров, находящийся в управляющей компании.

Несовершенства данного процесса очевидны:

• низкая скорость обработки документов;
• большой объем бумаг;
• сложности в организации порядка и контроля процесса.

Как упростить кадровый документооборот? В этой статье мы расскажем, как облегчить работу специалистов отдела кадров и организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников при помощи интеграции решений «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»).

Вы узнаете:

• Как упростить кадровый документооборот?
• Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
• Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Как упростить кадровый документооборот?

Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет;
• северный отпуск;
• командировка;
• работа в нерабочий день;
• отгул.

Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:

• филиально-распределенную структуру;
• территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
• представителей, находящихся в различных регионах России.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

• в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
• в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
• заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
• в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
• далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
• в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника. Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника. Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

• если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
• если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»

Подводя итоги, стоит еще раз отметить преимущества, которые дает автоматизация кадрового документооборота. Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» позволяет:

• навести порядок в организации работы кадровой службы;
• снять часть нагрузки со специалистов отдела кадров;
• уменьшить количество ошибок при работе с документами;
• увеличить скорость обработки документов;
• значительно снизить трудоемкость кадрового делопроизводства;
• контролировать процесс документооборота на всех этапах прохождения заявки;
• организовать централизованное управление графиком работы сотрудников.

Если вас заинтересовало наше решение для автоматизации отдела кадров и вы хотите узнать о нем больше – обращайтесь за консультацией к специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!

Окончательное руководство по организации офисной файловой системы на 2020 год

Последнее обновление 17 марта 2020 г.

Поздоровайтесь с новым десятилетием и распрощайтесь с путаницей старых и устаревших офисных систем хранения. Поскольку стало легче найти лучший способ систематизировать бумажные файлы и использовать новые технологии хранения в работе, сейчас идеальное время для организации!

Мы изложили ряд важных шагов для бизнеса любого размера, пытающегося внедрить офисную файловую систему. Добро пожаловать в руководство по офису — от управления файлами на компьютере до простых в использовании служебных программ.

Перспектива запуска, организации или наведения порядка в офисной файловой системе может заставить даже самых смелых из нас спрятаться за списком других, более важных «дел». Вам больше не нужно прятаться! Эти проверенные на практике советы помогут вам привести и поддерживать вашу офисную файловую систему в рабочем состоянии.

Многие из этих советов пришли прямо из нашей группы офисных менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.

Советы по подаче документов в офис Быстрый поиск:

Цветовой код

Люди используют цветовое кодирование с тех пор, как офисные документы — и офисные файловые системы для их организации — стали фактом жизни несколько десятилетий назад. Проверенная временем техника цветового кодирования никогда не подведет, и ее относительно быстро и легко осуществить, даже если у вас особенно сложная система хранения документов. Цветовое кодирование вдохновит вас на сортировку файлов по разумным категориям, быстрый поиск файлов и добавление удовольствия в процесс хранения.

Этот организационный метод — идеальный способ превратить груды бумаги в упорядоченные пакеты, которые можно предсказать наилучшим образом. Лучше всего то, что цветовое кодирование работает как с физическими, так и с цифровыми файлами, и если вам нужно организовать оба типа файлов, вы можете легко использовать одну и ту же систему цветового кодирования для каждого из них.

Как получить:

• Взгляните на все файлы, необходимые для организации и определения нескольких организационных категорий. (Может потребоваться несколько проходов, чтобы действительно распознать закономерности и обозначить свои категории.)
• Присвойте каждой категории цвет. (Некоторые категории включают финансовые, человеческие ресурсы, контракты и помещения.)

Просмотрите категории вместе со своими командами и руководителями. Цветовая координация не будет работать, если никто не понимает выбранные вами категории.

• Соберите материалы для цветовой кодировки. (Это могут быть цветные папки, которые можно разместить на книжной полке, или просто кусочки цветной ленты для васи, которые можно наклеить на ящики картотеки.)

• • Swag.com предлагает множество продуктов для организаций в ярких цветах, которые идеально подходят для цветного кодирования. Эти варианты имеют преимущество перед другими вариантами, потому что вы можете напечатать на них логотип вашей компании или другой дизайн.
  • Оцените эти настраиваемые преимущества организации офиса:

• Сделайте цветовую кодировку! Отсортируйте файлы по категориям с цветовой кодировкой и почувствуйте организационный дзен с каждым файлом, который вы перетаскиваете (или перетаскиваете) в аккуратный сосуд с цветовой кодировкой.
• Создайте краткую справочную таблицу правил, чтобы упростить процесс цветового кодирования для вас (при добавлении новых файлов) и всех, кто поможет вам организовать систему хранения документов в офисе в будущем.

Почему это работает:

Цветовое кодирование похоже на процесс обучения, известный как «разбиение на части», который Тренер по электронному обучению определяет как «… стратегию разбиения информации на кусочки размером с укус, чтобы мозг мог легче усваивать новую информацию.”

Когда вы кодируете гору бумаги цветом, вы превращаете беспорядочную массу информации в куски, которые вы и ваш мозг можете легко отсортировать, когда вам нужно найти что-то конкретное. Если вам нужно найти счет в стопке бумаги, вы можете быть ошеломлены и сдаться, но если вам нужно найти счет в вашей новой системе с цветовой кодировкой, тогда вы будете знать, что нужно искать зеленый флаг, который означает «Финансовые документы».

Оцифровать

Когда вы оцифровываете файлы, вы, по сути, создаете безбумажную файловую систему.Многим людям намного проще организовать цифровую файловую систему вместо бумажной системы хранения после того, как каждый бумажный файл был преобразован в цифровой формат. Если вы решите оцифровать файлы, вам нужно будет начать со сканирования и преобразования старых файлов, что может занять много времени и трудозатрат.

Как получить:

Особая благодарность Франциско из нашей группы на Facebook за выделение этих указателей!

• Решите, как организовать файлы в цифровом виде.Будете ли вы использовать готовое программное обеспечение, сетевой диск, обслуживаемый вашей собственной группой ИТ (информационных технологий), или бесплатную облачную платформу, такую ​​как Google Drive?
• Используйте надежную и эффективную сканирующую машину. (Франциско использовал машину Richo с возможностью сканировать документы и отправлять их в заранее назначенные папки в сети.)

Francisco также рекомендует:

«Определите, есть ли у вас место для резервного копирования ваших документов в облачном хранилище. Это особенно важно, если вы работаете с документами, которые в случае потери могут нанести огромный ущерб клиентам, клиентам или другим бизнес-операциям.”

• Определите, кто будет иметь доступ к добавлению и упорядочиванию файлов в вашей системе.
• Разработайте стандартное соглашение об именах для отсканированных файлов. Это упростит поиск файлов в вашей безбумажной системе.
• Франциско рекомендует добавлять даты (или, по крайней мере, годы) к именам файлов, чтобы было легче узнать, когда их удалить или заархивировать. В библиотеках Penn есть прекрасный список рекомендаций по именованию файлов, которые помогут вам начать работу.
• Создайте карту вашей будущей цифровой файловой системы.Сделайте этот макет как можно точнее, чтобы вы могли предвидеть любые проблемы с вашей схемой организации. По завершении проекта обновите карту, чтобы учесть все изменения, внесенные вами в процессе. Когда вы закончите, эта карта поможет вам легко находить нужные объекты при знакомстве со своей новой системой.
• Отсканируйте ваши документы:
  • Используйте штамп или наклейки, чтобы отметить физические файлы, которые уже были отсканированы в систему.
  • Если ваша цифровая файловая система позволяет, добавьте ключевые слова в каждый документ, чтобы упростить поиск файлов.
  • Не торопитесь, чтобы избежать ошибок. Однажды даже простая ошибка может сделать невозможным найти нужный файл. Сканирование документов в вашу новую систему — это трудоемкий процесс, но помните: со временем все будет готово!

Почему это работает:

Цифровые файловые системы автоматизируют «поиск файлов» в вашей офисной файловой системе. Вместо того, чтобы листать папки и стопки, рискуя при этом порезаться на бумаге и головной боли, цифровая система позволит вам искать по нескольким ключевым словам или сортировать файлы в алфавитном списке и легко находить то, что вам нужно.

также позволяют легко добавлять новые файлы и даже разделять обязанности по хранению файлов между командами. Настройка требует много работы, но сэкономленное время и стресс того стоит.

Установить срок годности

Это может показаться обманом, но один из лучших способов организовать файловую систему офиса — уменьшить количество файлов, которые вам нужно систематизировать. Отсортировать файлы по содержанию может быть сложно, так как трудно определить, какие файлы нужно сохранить, а какие можно выбросить, но удаление файлов по возрасту представляет собой безопасный стандартизованный способ решить, что можно выбросить.

Как получить:

• Установите возраст «выброса» для ваших файлов — 1 год, 5 лет, 10 лет… в зависимости от того, что кажется подходящим для файлов, которые вы храните, и вида бизнеса, который вы ведете.
  • Если вы опасаетесь, что файлы могут вам снова понадобиться, просто переместите их в «архивный» ящик или папку, организованную по годам. (Это, по крайней мере, предотвратит загромождение вашей основной файловой системы устаревшими документами.)
• Создайте повторяющуюся встречу в своем календаре — возможно, в первую неделю нового года — для масштабной очистки файлов.

Почему это работает:

Удаление старых файлов сохраняет вашу систему чистой, организованной и актуальной. Это также экономит ваше время, поддерживая систему в рабочем состоянии, и помогает не тратить зря время, упорядочивая файлы, которые больше никому не понадобятся.

Разделяй и властвуй

Если файлы, которые вам нужно систематизировать, относятся только к определенным отделам, попросите человека в каждой из этих групп организовать свои файлы, пока вы создаете общую структуру управления файлами.

Как получить:

• Создайте организационную структуру на основе отдела вместо использования категорий, которые группируют файлы на основе общих тем, таких как финансы или человеческие ресурсы.
• Разделите файлы соответствующим образом.
• Отнесите файлы профильному специалисту из каждого отдела, желательно тому, кого вы знаете, с удивительными организаторскими способностями. Попросите этого добровольца логически организовать файлы и создать ключ для справки.
• Соберите упорядоченные файлы по отделам и добавьте их в вашу общую систему.

Почему это работает:

Прося людей, которые будут разбираться в файлах и которым потребуется доступ, принять участие в процессе организации, вы убедитесь, что ваша система будет работать.

Упорядочить файлы на стенах

Крепите держатели для файлов прямо на стене, а не используйте шкаф или полку.

Как получить:

• Создайте свои организационные категории и определите, какие типы документов подпадают под каждую категорию.
• Установите вместительные настенные держатели в одной из общих зон вашего офиса. (Подберите привлекательные держатели, соответствующие бренду вашей компании, чтобы сделать это усилие вдвойне, как инициативу по дизайну офиса.) Обозначьте каждый держатель по основной категории, а затем укажите, какие типы файлов должны помещаться в каждый. Подумайте, как сделать этикетку понятной для занятых сотрудников за несколько секунд или меньше.

Какие файлы здесь?

• Счета
• Квитанции
• Запросы на возмещение
  • Напишите всем сотрудникам компании, чтобы они объяснили ваш процесс.Вместо того, чтобы приносить вам файлы, люди могут добавлять их прямо к держателям.
• При необходимости очищайте файлы раз в неделю.

Почему это работает:

Office являются коллективными ресурсами, поэтому логично, что их организация должна быть коллективной ответственностью. Хотя у вас могут быть амбициозные планы по поддержанию офисной файловой системы в идеальном состоянии, все может развалиться, если и когда вы будете заняты.Эта система гарантирует, что файлы будут упорядочены по категориям, а не скапливаются в беспорядочной куче.

Упорядочить по важности

Любой, кто когда-либо просматривал файлы, понимает страстное желание найти именно то, что вам нужно, вместо того, чтобы найти 100 вещей, которые вам не нужны. Например, попробуйте организовать файлы в офисе по важности, чтобы поиск документов был для всех более приятным.

Как получить:

• Опросите сотрудников и спросите, какие офисные файлы им нужно было найти или получить к ним доступ в течение года.(Сделайте это обследование обязательным и при необходимости обратитесь за помощью к руководству.)

Просматривайте ответы и группируйте типы файлов по уровням в соответствии с требованиями доступа. (Согласно вашему опросу, верхний уровень — это пять наиболее часто используемых типов файлов.)

• Организуйте свою систему, цифровую или физическую, в соответствии с этими категориями. Не забудьте также распределить по категориям и пометить субфайлы. Например, вы можете пометить файлы верхнего уровня как «Важнейшие файлы» и включить отдельные метки для «квитанций», «контрактов» и «результатов опроса».”

Почему это работает:

Всем нужна файловая система, которая, кажется, предвосхищает именно то, что им нужно. Организуя свою систему на основе «правила большинства», у вас больше шансов создать файловую систему, которая действительно предоставляет именно то, что нужно людям.

Планируем регулярную организацию

Даже лучшая офисная файловая система не будет организована сама по себе. Лучше всего иметь это в виду и планировать еженедельно немного поработать, чтобы система была организована.Прилагать небольшие усилия на регулярной основе будет гораздо менее утомительно, чем пытаться сразу очистить годовые неправильно управляемые файлы.

Как получить:

Установите повторяющееся напоминание в календаре и помните, что эта задача должна быть священной. Заручитесь помощью коллег, чтобы держать себя в руках и сделать еженедельное мероприятие веселым. (Вы также можете установить вознаграждение, чтобы повысить свою организационную мотивацию.)

Почему это работает:

Поддержание системы в порядке более реалистично и управляемо, чем создание системы с нуля один раз в год.

Отдельные текущие работы от завершенных

Этот гениальный совет от Mind Tools упрощает всю файловую систему. Вы по-прежнему можете упорядочивать файлы для завершенных проектов, но отделение их от файлов, связанных с текущей работой, сделает поиск файлов намного быстрее и эффективнее.

Как получить:

• Сохраните любую существующую технику категоризации, которая сработала для вас, но добавьте две общие категории: «Завершено» и «В процессе».”
• Добавьте отметки времени или метки для группировки файлов по дате завершения, ожидаемой или фактической.
• Добавьте ожидаемые даты завершения в свой календарь, чтобы знать, когда пора пойти и заняться организацией.

Почему это работает:

Файлы, относящиеся к незавершенной работе, логически являются теми, к которым людям будет нужен доступ больше всего, и организация файловой системы по срочности и частоте доступа — один из лучших способов убедиться, что ваша файловая система не только практична, но и удобна. эффективно организованный.

Бонусный совет: Найдите способ сделать организацию вашей файловой системы увлекательной или, по крайней мере, выполнимой. Может быть, для этого нужно подобрать красивые принадлежности, которые сделают работу приятной, или нанять коллегу, который поможет вам, чтобы вы могли делиться качественными разговорами во время организационных сессий.

Просто придумайте, как сделать так, чтобы задача организации файлов работала на вас — это лучший способ убедиться, что важная задача организации файлов не превратится в одну из ужасных.

Может быть, у вас слишком много советов по организации? Мы думаем, что нет! Поделитесь своими советами ниже, чтобы мы все могли наслаждаться суперорганизованными офисами!

П.С. Многие из этих советов пришли прямо от нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.

Ресурсы Office How To:

36 идей офисного декора, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу

25 эпических идей для офисной вечеринки, о которых все будут говорить неделями

19 отличных офисных идей для максимальной производительности

25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно можно прочитать

101 Веселые офисные игры и занятия, которые делают работу потрясающей

15 креативных идей макета офиса, которые очень волнуют людей

7 забавных офисных идей на день рождения, которые так же просты, как пирог

Календарь событий на рабочем месте: офисные мероприятия на каждую часть года

Мы предоставили офисным домашним животным бесплатно поводья на рабочем месте — вот как это улучшило наш офис

Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится

Планируете переезд в офис? Вот что вам нужно знать

Как создать аутентичную среду при запуске в любом офисе

18 идей праздничных вечеринок, которые очень интересны для небольших компаний

Как сделать ваш следующий визит в компанию незабываемым

Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится

Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе

7 творческих способов сделать запоминающиеся объявления для новых сотрудников

21 веселая офисная розыгрыш, за которую (надеюсь) вас не уволят

17 идей компании, которые действительно хотят сотрудники

Шпаргалка от А до Я для выбора лучшей услуги конференц-связи

Полное руководство по созданию успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]

Как устроить отступление компании, о котором все будут в восторге

Как убрать и упорядочить квитанции

Эта миссия предназначена для выполнения во время работы над заданием «Организация квитанций и налоговых документов» здесь, на сайте, которое является одним из 52-недельных заданий «Организованное домашнее задание».

Различайте старые квитанции и квитанции, которые вы получаете сейчас

Во время этой миссии я различаю весь беспорядок с квитанциями, который у вас сейчас есть в вашем доме, который, возможно, накопился за годы и годы, и те квитанции, которые с этого момента будут продолжать поступать в ваш дом почти ежедневно или еженедельно. на.

Но эта организационная система не может справиться со старыми квитанциями, которые в настоящее время являются проблемой бумажного беспорядка в вашем доме, сейчас.Но это то, над чем мы работаем в сегодняшней миссии.

И да, в зависимости от того, сколько квитанций вам нужно обработать, это не обязательно будет 15-минутная миссия. Но, как и с любой миссией, которая занимает у вас больше 15 минут, я предлагаю выполнять ее по 15 минут за раз, пока вы не избавитесь от бумажного беспорядка!

Какие квитанции хранить, а не бросать (или утилизировать)

Вот фотография ее тайника с квитанциями, присланная одним из читателей, Сюзанной. Она сказала: «Я полагаю, это не считается файловой системой? Задача, МНЕ НУЖНА!»

Затем, когда вы соберете все свои старые квитанции и будете готовы приступить к очистке тех, которые вам не нужны,

Краткое содержание этой статьи состоит в том, что большинство квитанций не нужно хранить долгое время. Такие вещи, как квитанции из продуктового магазина, быстрая поездка в аптеку, покупка бензина и т. Д., Являются просто повседневными расходами, и как только вы подтвердите, что выписка по кредитной карте или выписка по счету совпадает с квитанцией, и не было никаких ошибок, эти квитанции можно выбросить.

Но есть, конечно, исключения из любого широкого обобщения. Сюда входят любые квитанции, даже на предметы повседневного обихода, которые вы позже захотите вернуть, поскольку обычно вам нужна квитанция для возврата.

Дополнительные исключения включают в себя более крупные билеты, которые вам могут понадобиться или которые вы захотите сохранить для домашнего инвентаря или для использования гарантии в случае необходимости.

Кроме того, любые квитанции, необходимые в качестве резервных документов для ваших налогов, следует хранить не вместе со всеми вашими общими квитанциями, а вместо этого с вашими налоговыми документами в вашем ежегодном налоговом органайзере.

Не нервничайте, выбрасывая квитанции, потому что, если серьезно, большинство из них вам больше никогда не понадобится

Однако большинство квитанций не попадают в эту категорию, поэтому не зацикливайтесь на этих квитанциях, чтобы не избавиться от лишнего и беспорядочного.

Кроме того, если вы действительно переживаете по этому поводу, я настоятельно рекомендую вам подготовить конверты с квитанциями и начать использовать еженедельный сеанс работы с документами, о котором я упоминал выше. Нет, это не поможет вам с тем, что вы делали с квитанциями в прошлом, но теперь это исправит, и это очень важно, и что-то, что даст вам много спокойствия в будущем. .

Чтобы вдохновить вас на то, как расчистить и упорядочить свои квитанции, начиная с сегодняшнего дня, я добавил несколько фотографий ниже от читателей, которые уже справились с этой проблемой очистки бумажных документов, чтобы показать вам свои результаты и то, чего вы тоже можете достичь. !

Результаты от читателей, которые разложили квитанции

Хотя избавление от всего беспорядка с квитанциями может показаться сложной задачей, вы можете это сделать! Просто разбейте проект на более мелкие отрезки времени и сосредоточьтесь на одной небольшой стопке квитанций, прежде чем сосредоточиться на следующей, и вы не будете перегружены.

Чтобы помочь вам, проверьте результаты, когда другие читатели выполнили эту миссию.

Отличная работа, Шарлин! Она также поднимает важную проблему при выполнении этой миссии, а именно: вы захотите уничтожить все квитанции, на которых есть личная информация.Вы можете прочитать здесь мои критерии относительно того, какие документы следует уничтожить при расхламлении, чтобы убедиться, что вы не открываете себя для выявления кражи при избавлении от беспорядка.

Наконец, вот фотография, присланная читателем, Пэт, который сказал: «Спасибо за толчок сегодня утром! Квитанций на 2 недели нет! Я думаю, мне нужно прекратить делать покупки! »

Какая самая старая квитанция вы нашли во время сеансов расхолаживания?

Если да, то я призываю вас, как я уже упоминал ранее, заниматься проектом по 15 минут за раз.Атакуйте эти стопки квитанций по очереди, пока вы не избавитесь от всего, что вам больше не нужно хранить вообще, и у вас не останется гораздо более управляемая стопка, которую нужно систематизировать и хранить.

После того, как вы выполнили эту миссию, я хотел бы услышать от вас, показывая мне, чего вы достигли. Вы можете отправить свои фотографии здесь, и лучшие фотографии будут размещены здесь, на сайте.

Еще я хотел бы услышать от вас, сколько лет самому старому чеку, который вы нашли? Читатель, Марло, прислал фотографию выше, показывая квитанцию, которую она нашла за 2005 год при выполнении этой миссии!

Она сказала: «Я нашла эту реликвию в коробке из-под обуви, заполненной квитанциями за более чем десятилетнюю историю!»

Готовы ли вы убрать беспорядок в своем доме?

У меня есть целая серия 15-минутных миссий по очистке (в итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить.

Просто выберите те, которые вы хотите сделать, которые окажут большое влияние на ваш дом. Но если вы хотите, чтобы кто-то еще сообщил вам порядок, вы также можете взять 15-минутный ежедневный календарь миссий по очистке от мусора и следить за ним, пока мы все вместе избавляемся от беспорядка в наших домах!

Связанные страницы, которые могут вам понравиться

Избавление от беспорядка в бумагах Зал славы

Удаление беспорядка Зал славы

От того, как убрать беспорядок и упорядочить квитанции на главную страницу

Gitflow Workflow | Учебник Atlassian Git

Gitflow Workflow — это дизайн рабочего процесса Git, который был впервые опубликован и стал популярным Винсентом Дриссеном в nvie. Рабочий процесс Gitflow определяет строгую модель ветвления, разработанную для выпуска проекта. Это обеспечивает надежную основу для управления более крупными проектами.

Gitflow идеально подходит для проектов, у которых есть запланированный цикл выпуска. Этот рабочий процесс не добавляет никаких новых концепций или команд, помимо того, что требуется для рабочего процесса Feature Branch.Вместо этого он назначает очень конкретные роли разным ветвям и определяет, как и когда они должны взаимодействовать. В дополнение к функция веток, он использует отдельные ветки для подготовки, поддержки и записи выпусков. Конечно, вы также можете использовать все преимущества рабочего процесса Feature Branch: запросы на вытягивание, изолированные эксперименты и более эффективное сотрудничество.

Начало работы

Gitflow — это просто абстрактная идея рабочего процесса Git. Это означает, что он определяет, какие ветви создавать и как их объединять.Ниже мы коснемся целей веток. Набор инструментов git-flow — это реальный инструмент командной строки, в котором есть процесс установки. Процесс установки git-flow прост. Пакеты для git-flow доступны в нескольких операционных системах. В системах OSX вы можете выполнить brew install git-flow . В Windows вам нужно будет загрузить и установить git-flow. После установки git-flow вы можете использовать его в своем проекте, выполнив git flow init . Git-flow — это оболочка для Git.Команда git flow init является расширением команды git init по умолчанию и ничего не меняет в вашем репозитории, кроме создания веток для вас.

Как это работает

Разработка и управление ветвями

Вместо одной главной ветви этот рабочий процесс использует две ветви для записи истории проекта. В ветви master хранится официальная история выпусков, а в ветви develop используется ветвь интеграции для функций.Также удобно отмечать все коммиты в ветке master номером версии.

Первый шаг — дополнить master по умолчанию веткой develop . Простой способ сделать это — создать для одного разработчика пустую ветку develop локально и отправить ее на сервер:

  git branch разработка git push -u origin develop  

Эта ветка будет содержать полную историю проекта, тогда как master будет содержать сокращенную версию.Другим разработчикам теперь следует клонировать центральный репозиторий и создать ветку отслеживания для разработки .

При использовании библиотеки расширений git-flow выполнение git flow init в существующем репо создаст ветку develop :

  $ git flow init Инициализированный пустой репозиторий Git в ~ / project / .git / Ветвей пока нет. Базовые ветви должны быть созданы сейчас. Имя ветки для производственных выпусков: [master] Имя ветки для разработки «следующего выпуска»: [develop] Как назвать префиксы поддерживающих веток? Функциональные ветки? [feature /] Выпустить ветки? [выпуск /] Ветви исправлений? [hotfix /] Поддержка веток? [support /] Префикс тега версии? [] $ git branch * мастер разработки  

Feature Branch

Каждая новая функция должна находиться в своей собственной ветке, которую можно отправить в центральный репозиторий для резервного копирования / совместной работы.Но вместо ответвлений от master , feature ветки используют development в качестве родительской. Когда функция завершена, она снова включается в разработку. Функции никогда не должны напрямую взаимодействовать с master .

Обратите внимание, что включает ветвей в сочетании с develop ветвь для всех целей и задач является рабочим процессом Feature Branch. Но рабочий процесс Gitflow на этом не заканчивается.

Feature веток обычно создаются на основе последней ветки develop .

Создание функциональной ветви

Без расширений git-flow:

  git checkout разработка git checkout -b feature_branch  

При использовании расширения git-flow:

  git flow feature start feature_branch  

Продолжайте работу и используйте Git, как обычно.

Завершение функциональной ветви

Когда вы закончите разработку функции, следующим шагом будет объединение feature_branch с develop .

Без расширений git-flow:

  git checkout разработка git merge feature_branch  

Использование расширений git-flow:

  отделка функции потока git feature_branch  

После того, как development приобретет достаточно функций для выпуска (или приближается заранее определенная дата выпуска), вы разветвляете release ветвь develop . Создание этой ветки запускает следующий цикл выпуска, поэтому после этого момента новые функции не могут быть добавлены — в эту ветвь должны входить только исправления ошибок, создание документации и другие задачи, ориентированные на выпуск.Как только он будет готов к отправке, ветка release объединяется с master и помечается номером версии. Кроме того, его следует снова объединить с development , который, возможно, продолжал работать с момента начала выпуска.

Использование выделенной ветки для подготовки выпусков позволяет одной команде доработать текущий выпуск, в то время как другая группа продолжает работать над функциями для следующего выпуска. Это также создает четко определенные фазы развития (например,g., легко сказать: «На этой неделе мы готовимся к версии 4.0» и на самом деле увидеть это в структуре репозитория).

Создание релиза веток — еще одна простая операция ветвления. Подобно функция веток, релиз веток основаны на development ветке. Новую ветку выпуска можно создать с помощью следующих методов.

Без расширений git-flow:

  git checkout develop git checkout -b release / 0.1.0  

При использовании расширений git-flow:

  $ git flow release start 0.1.0 Перешел на новую ветку release / 0.1.0  

Когда релиз будет готов к отправке, он будет объединен с master и development , после чего будет удалена ветка release . Важно снова выполнить слияние с development , потому что критические обновления могли быть добавлены в ветку release , и они должны быть доступны для новых функций.Если ваша организация делает упор на проверку кода, это было бы идеальным местом для запроса на вытягивание.

Чтобы завершить ветку выпуска , используйте следующие методы:

Без расширений git-flow:

  git checkout master git merge release / 0.1.0  

Или с расширением git-flow:

  git flow release finish '0.1.0'  

Ветви исправлений

Maintenance или «hotfix» ветки используются для быстрого исправления производственных выпусков. Hotfix ветки очень похожи на релизов веток и имеют веток, за исключением того, что они основаны на master вместо development . Это единственная ветвь, которая должна разветвляться непосредственно от master . Как только исправление будет завершено, оно должно быть объединено как с master , так и с develop (или текущей веткой release ), а master должно быть помечено обновленным номером версии.

Наличие выделенной линии разработки для исправления ошибок позволяет вашей команде решать проблемы, не прерывая остальной рабочий процесс и не дожидаясь следующего цикла выпуска.Вы можете рассматривать ветви обслуживания как специальные ветви выпуска , которые работают напрямую с master . Ветвь hotfix может быть создана следующими способами:

Без расширений git-flow:

  git checkout master git checkout -b ветка_отправки  

При использовании расширений git-flow:

  $ git flow hotfix start hotfix_branch  

Подобно завершению ветки release , ветка hotfix объединяется с master и development.

  git checkout master git merge hotfix_branch git checkout develop git merge hotfix_branch git branch -D hotfix_branch  

  $ git flow hotfix finish hotfix_branch  

Пример

Полный пример, демонстрирующий поток перехода функции, следующий. Предполагая, что у нас есть репо с веткой master .

  git checkout master 
 git checkout -b develop 
 git checkout -b feature_branch 
 # работа происходит в ветке функций 
 git checkout develop 
 git merge feature_branch 
 git checkout master 
 git merge develop 
 git branch -d feature_branch  900

 
 В дополнение к функции   и , выпуск , пример исправления   выглядит следующим образом: 
 
  git checkout master git checkout -b hotfix_branch # работа выполнена, коммиты добавлены в hotfix_branch git checkout develop git merge hotfix_branch git checkout master git merge hotfix_branch  
 Сводка 
 Здесь мы обсудили рабочий процесс Gitflow.Gitflow - это один из многих стилей рабочих процессов Git, которые вы и ваша команда можете использовать.
 Некоторые ключевые моменты, которые нужно знать о Gitflow:
 Рабочий процесс отлично подходит для рабочего процесса на основе выпуска программного обеспечения.
 Gitflow предлагает выделенный канал для исправлений в производство. 
 Общий поток Gitflow:
 Ветвь  develop  создана из  master 
 Ветвь  release  создана из  develop 
  Feature  веток созданы из  develop 
 Когда функция  завершена, она объединяется с ветвью  develop 
 Когда завершена ветка  release , она объединяется с  develop  и  master 
 Если обнаружена проблема в  master  ветвь  hotfix  создается из  master 
 После того, как исправление   завершено, оно объединяется с  develop  и  master 
 Затем узнайте о рабочем процессе Forking Workflow или посетите нашу страницу сравнения рабочих процессов.
 .
 Тактик, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте 
 Мэдлин Харрелл
 6 ноября 2017
 Рассмотрите возможность утренних поездок на работу. Вы знаете маршрут наизусть и наверняка сможете проехать по нему во сне. Поэтому, когда всплывают такие вещи, как строительство, преграды или объездные дороги, это может расстраивать, отвлекая вас от эффективного выполнения поставленной задачи.
 Работа в загроможденном пространстве очень похожа на поездку по городу в пятницу днем: неизбежно будут некоторые объездные дороги, движение транспорта и другие вещи, которые выбивают вас из игры и затрудняют выполнение работы.Когда вы тратите дополнительное время на поиск материалов или принадлежностей, ваш рабочий процесс - и ход мыслей - прерывается.
 Замечательные вещи случаются, когда вы находите время, чтобы переосмыслить, как вы организуете свое рабочее пространство. Упорядочение и организация вашего рабочего пространства означает меньше времени на поиск и больше времени на продуктивность. Вам больше не придется прерывать ход мыслей / конференц-связь, чтобы найти что-то, или отвлекаться на беспорядок, который окружает вас в любой день.
 Кроме того, ваши коллеги могут начать думать, что вы от природы аккуратный человек.Бонус. Просто не вздрагивайте, когда вы понимаете, сколько времени вы потратили на просмотр документов, чтобы найти нужную печатную версию этого запроса предложений.
 Без лишних слов, давайте рассмотрим те приглашения на прошлогоднюю праздничную вечеринку, которые все еще лежат в ящике вашего стола.
 Как организовать свой рабочий стол 
 Тактика №1: Очистите свое пространство. 
 Начало работы - самая сложная часть. Организация рабочего места начинается с полной чистки. Уберите все со своего стола, из своей файловой системы, из своих ящиков и шкафов и решите, что стоит сохранить, а от чего стоит отказаться.Вы можете в конечном итоге получить большие груды файлов и старые материалы конференций на полу, но конечный результат того стоит.
 Тактика № 2: Убирайте свое пространство… и держите его в чистоте. 
 Теперь, когда вы очистили свое пространство от беспорядка, вы можете заметить всю пыль, которая скопилась за вашей стопкой неиспользованных канцелярских принадлежностей и записок недельной давности. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы дать своему рабочему столу новый старт… дополнительные баллы, если вы используете спиртовые салфетки или полироль для дерева, в зависимости от того.
 Тактика № 3: Решите, какие сваи должны остаться, а какие можно убрать.
 Мы все этим занимаемся: копим бумаги и проекты. «Но что, если мне это понадобится позже?» Поверьте мне, вы этого не сделаете. Некоторые вещи важны и выдерживают испытание временем, и, возможно, они заслуживают отдельной папки. Но временные документы следует упорядочить и датировать или выбросить в мусорное ведро.
 Это может показаться трудным, но по мере сортировки станет легче. Вы, несомненно, найдете некоторые вещи, которые, возможно, захотите оставить «на всякий случай», но имейте смелость отпустить то, что вам больше не помогает.Вы, вероятно, найдете некоторые жемчужины, но вы, вероятно, сможете выбросить версию 1 этого плана проекта из первого квартала.
 Tactic # 4: Маркируйте все (серьезно, все). 
 Если вы так решите, покупка хорошего производителя этикеток сэкономит вам время, которое вы тратите на поиски чего-либо. Будь то печатная копия карты продукта или степлер, у вас нет времени тратить время на поиск потерянных предметов. Легче оставаться организованным, когда знаешь, где все находится.
 Утренние распорядки 15 успешных бизнес-лидеров: чему вы научитесь?
 Тактика № 5: Выделите определенные места для определенных вещей.
 Помните об этом при маркировке, и вы больше никогда не будете тратить время на поиск предметов. Когда придет время вернуть свои достойные вещи на стол и в ящики, вы будете точно знать, куда их все складывать. Канцелярские товары в этом ящике, старые файлы в этом ящике, файлы встреч в этом лотке, чашка для ручки в углу и т. Д.
 Тактика № 6: Решите, что помещается в ящики, а какие скобы остаются над палубой 
 .
 Пополняя свой стол тщательно проверенными предметами, решите, какие предметы можно убрать, а какие использовать ежедневно.Я советую убрать большинство предметов на минимальный чистый стол, но каждому свое. Справедливое предупреждение: будет утомительно смотреть на те предметы, которые вы всегда надеетесь использовать, но никогда не получите шанса.
 Tactic # 7: Возьмите любой настольный органайзер, на котором держится ваша лодка. 
 Нет конца огромному изобилию настольных органайзеров, доступных в любом магазине или суперцентре. Независимо от того, используете ли вы матовый, золотой или нержавеющий стол, органайзер для стола может быть бесконечно ценным при хранении разумного количества офисных принадлежностей на вашем столе.К некоторым даже прикреплен файловый держатель. Отлично.
 Tactic # 8: Пересмотрите свою файловую систему. 
 Вместо того, чтобы безрассудно бросать файлы в шкаф, организуйте файлы так, как вам удобнее. Он может быть в алфавитном порядке, или это может быть приоритет ваших проектов по важности. Каким бы способом вы это ни делали, это должно иметь смысл только для вас.
 Tactic # 9: Создайте папки для встреч. 
 Создайте папку, предназначенную только для встреч, будь то сопроводительные материалы, заметки к презентации или заметки к чужой презентации.Наличие папки, предназначенной исключительно для материалов встречи, означает, что у вас будет единое окно на случай, если вы не укажете следующие шаги или вам понадобится помощь в подготовке к последующим действиям.
 
 Tactic # 10: Создайте папки для людей / проектов. 
 В зависимости от динамики вашей команды создайте папки для проектов (командная среда) или людей (работа один на один). Как и в случае с папкой для собраний, вы точно знаете, какой файл вытащить, когда члену команды нужен конкретный документ, связанный с проектом.
 Tactic # 11: Получите аналоговый почтовый ящик. 
 Inboxes предназначены не только для цифрового мира. Получите лоток для входящих сообщений для своего стола, чтобы вы всегда знали, когда кто-то заходит с материалами, даже когда вы находитесь далеко от своего стола. Это также убережет сообщения / сообщения от других от ваших тщательно организованных встреч и документов по проекту.
 Тактика № 12: Отделите бумагу от оборудования. 
 Это может показаться легкой задачей, но эти надоедливые бумаги всегда возвращаются в стопки на вашем рабочем столе.После настройки файловой системы выделите место подальше от компьютера, чтобы вы могли полностью подключиться к Интернету, а не читать заметки с той встречи на прошлой неделе, на которой вам вообще не нужно было присутствовать.
 Тактика № 13: Используйте маловероятное пространство. 
 От окна до стены всегда больше места для хранения вещей, чем кажется на первый взгляд. У вашего стола есть неиспользуемый подоконник? Бросьте туда подставку для карандашей или лоток для входящих сообщений и сэкономьте ценное рабочее пространство. Есть немного пустого места на стене? Существует около миллиона способов сделать пробковую доску для заметок или личных вещей, которые вам бы не хотелось загромождать стол.
 Задача № 14: Выразить себя. 
 Всем комфортнее работать в таком месте, где они себя чувствуют. Независимо от того, означает ли это привезти определенное количество личных вещей (будьте осторожны) или оживите обстановку в офисе, чтобы отразить вашу уникальную личность, всегда нормально чувствовать себя как дома в своем пространстве. Нужны ли вам фотографии вашей собаки или просто какие-то выразительные канцелярские принадлежности ... вы это сделаете.
 Нужно вдохновение? У Марты Стюарт есть несколько очень забавных идей.
 Tactic # 15: Сделайте это частью еженедельного распорядка. 
 Конечно, легко наклеить наклейку на документ и сказать, что вы избавитесь от него в следующий вторник. Без расписания ваши благонамеренные даты истечения срока будут приходить и уходить без календарного напоминания. Продолжайте сортировать и выбрасывать документы после того, как они выполнили свою задачу. Все эти предложения бесполезны без установленного режима.
 Тактика №16: Создайте собственное место для хранения вещей. 
 Итак, вы организовали все свои папки и файлы и спрятали все свои лишние вещи вне поля зрения.Куда ставите новые дополнения? Всегда кошерно добавлять на рабочий стол дополнительный ящик стола. Некоторые настольные органайзеры включают дополнительный лоток или ящик под держателем для файлов, поэтому он не занимает лишнего места. Как по волшебству.
 Tactic # 17: Создайте свое личное пространство. 
 Как бы вы ни старались, легко позволить элементам накапливаться в течение дня, когда вы много работаете. Даже когда случаются эти временные неудачи, убедитесь, что есть одна вещь, в которой вы не идете на компромисс: пустое пространство.Держите одну секцию стола свободной, желательно сбоку от руки с мышью. Таким образом, когда станет казаться, что беспорядок приближается, у вас всегда будет немного места для работы.
 Тактика № 18: Выпрямите перед уходом. 
 Используйте последние пять минут своего дня, чтобы убрать со своего стола беспорядок, который мог скопиться в течение дня. Вам не нужно каждую ночь атаковать монитор тряпкой, но простая очистка использованных кофейных чашек, контейнера для обеда и любых неорганизованных документов поможет вам спокойно покинуть рабочее место.Это дзен-способ расстаться с работой, а утром всегда приятно прийти к чистому столу.
 Еда на вынос 
 Возможно, вы заметили некоторые темы в этих предложениях. Итак, что мы узнали в целом?
 Вывод №1: Все дело в бумаге. 
 Если вы не заметили, мы много говорили об управлении документами и защите вашей файловой системы от ошибок. Несмотря на рост цифровых коммуникаций, на вашем рабочем столе неизбежно будут скапливаться посторонние бумаги и документы.Они являются виновниками большинства настольных туалетов и могут затруднить поддержание порядка.
 Организация ваших документов в систему хранения, которая находит отклик у вас, поможет вам точно знать, где находятся знания, в любое время, когда они вам понадобятся. Больше не нужно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное над проектом или паниковать перед важной встречей, потому что вы не можете найти свои заметки.
 Вывод № 2: Будьте жестокими при очистке и сортировке. 
 Выбирать фаворитов - это нормально. Всегда соблюдайте осторожность, чтобы сохранить все, что может вам понадобиться, но будьте уверены, что это необходимо.И если вам это нужно, убедитесь, что у вас есть для этого место. Даже если при создании папок с проектами или людьми вы попадете в затруднительное положение, это принесет гораздо больше спокойствия, чем окружение беспорядка и пыли.
 Плюс, проектируя новое пространство, вы сможете выразить себя больше в чистой окружающей среде. Неважно, тратитесь ли вы на модный настольный органайзер или просто счастливы избавиться от кучи лишней разной работы, вы всегда будете настроены на успех в своем рабочем процессе. Меньше отвлекающих факторов, больше места, чтобы быть собой без всех старых вещей, которые вас сдерживают.
 Вывод № 3: Расскажите сами. 
 С ума сойти с этим этикетщиком. Промаркируйте каждый ящик и полку, которые у вас есть. Нет предела тому, насколько вы организованы в своем личном пространстве. Это включает вышеупомянутую чрезмерно детализированную категоризацию документов. Это нормально, если в вашем новом держателе файлов будет десять папок, потому что вы будете точно знать, где все находится, когда вам это нужно. Больше нет проблем с производительностью.
 Вывод № 4: Это может не произойти сразу.
 Некоторые люди связывают очистку и реорганизацию вашего пространства с разрывом плохих отношений. Я не согласен. В отличие от плохих отношений, когда вы определенно ДОЛЖНЫ разорвать их как можно скорее, становление более организованным человеком с более организованным пространством иногда может быть длительным процессом.
 Если у вас поначалу возникнут проблемы с выработкой некоторых из этих новых привычек, не переживайте. Поддерживать чистоту в помещении может быть очень сложно, особенно когда вы уложились в срок, много путешествуете по работе или у вас много проектов, которыми нужно управлять.Для людей, работающих удаленно, я уверен, что поддержание чистоты на рабочем месте - это то же самое, что и поддержание чистоты в доме, что всегда является сложной задачей. Но если ежедневно уделять пару минут хотя бы одному из этих скромных предложений, в конечном итоге вы получите большие результаты и рабочий стол, которым вы можете гордиться.
 .