Как организовать мероприятие с нуля: 25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

Содержание

25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

Опубликовано 17 сентября 2018

Мероприятие — лучший способ сбора средств, повышения узнаваемости вашей организации, а также приятное времяпрепровождение (если все организовано хорошо). В фильме «Криминальное чтиво» (Pulp Fiction) Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени. Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.

«Подготовка мероприятия на стадии «ах, да, точно, скоро мероприятие!»

1. Не в ЦА! — эту фразу хотя бы раз слышали все, кто хоть раз сталкивался с рекламой и терпел неудачу. А еще это пункт №1 во всех занятиях по маркетингу и event-сфере — нужно четко понимать целевую аудиторию вашего мероприятия. Начните с определения ЦА, и со всеми остальными пунктами все станет проще и понятнее.

2. Нам нужен список! Вы обязательно похвастаетесь своей невероятной памятью позже в кругу друзей, а для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.

3. Ответ на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашего НКО или потенциальных доноров, а в первую очередь для себя. Этот вопрос должен вызывать у вас недоумение и желание ответить: «Как зачем? В смысле зачем?». Не стесняйтесь ставить для себя и крупные цели, например, получить несколько грантов, ведь так вы будете действовать увереннее и разумнее.

4. «Друзья мои, тут Бритни Спирс приезжает. Мы не сможем.» По возможности сверяйтесь с афишей и погодными сводками на выбранную дату, чтобы потенциальные гости вашего мероприятия не пропустили его или не ходили с кислыми минами по вашему фуршету, расстраиваясь, что не попали куда-то еще. С погодой сложнее, ведь мы призываем вас планировать все заранее, но, используйте здравый смысл: концерт на открытом воздухе в конце августа — не самая лучшая затея.

5. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится место действия, подведет кейтеринг-партнер — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — адаптируйтесь. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь, рухнет сайт для пожертвований — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и дождевиков, а также запасной онлайн-кошелек. Классно же?

«Бухгалтер, милый мой бухгалтер…»

6. Калькулятор — наш друг. Казалось бы, такой простой и очевидный пункт, но отчего-то многие project-менеджеры упорно откладывают моменты подсчетов. Финансовый план — это то, что нужно составить раньше всего. Там вы должны подсчитать все затраты, возможный заработок в виде пожертвований, гранты от фондов и спонсоров. Конечно, найти спонсоров мероприятия — это самый лучший и простой вариант. Если со спонсорами не получается, то стоит объявить предварительную продажу билетов, чтобы хотя бы примерно понимать, сколько придет людей и сколько денег вы получите. Отправятся ли деньги с билетов в фонд вашего НКО или на что-то конкретное — уже решать вам.

7. Снимайте розовые очки. Занижайте бюджет и финансовые цели, ведь потратите вы, скорее всего, больше, а заработаете меньше, чем запланировали. Лучше потом обрадоваться, чем подсчитывать потери.

8. Попросите у людей. Мы уже рассказывали, что краудфандинг — наш друг, товарищ и брат. Почему бы не устроить краудфандинговую кампанию по сбору денег на ваше мероприятие? Обычно люди с радостью вносят пожертвования, а потом приходят посмотреть, на что были потрачены их кровные.

«Приходите, ну, пожалуйста…»

9. Реклама. Реклама, реклама, реклама… и еще раз реклама.

10. Зачем? Наш любимый вопрос, помните? Теперь настало время ответить на него для тех, кого вы хотите увидеть на вашем мероприятии. Емко отразите в рекламном сообщении, зачем к вам, собственно, приходить.

11. Друзья не придут… если их не позвать. Не будьте так уверены, что ваши друзья точно придут без предварительного уведомления. Не стесняйтесь напоминать о себе, а если в вашем event’e участвуют спикеры — попросите их проинформировать о мероприятии и свою аудиторию через доступные им каналы.

12. СМИритесь. Масс-медиа — ваши друзья. Если у вас уже есть свой пул журналистов — заручитесь их поддержкой. Помните, о вашем НКО говорят устами представителей СМИ, а значит, с журналистами нужно уметь общаться. Следите за качеством изданий, которые о вас пишут или снимают видеосюжеты, ведь в этом есть прямая связь с вашей репутацией (и репутацией вашего мероприятия)

13. Социальные сети. Весь мир сейчас в соцсетях. Если упоминаний о вашем мероприятии нет в Фейсбуке, Твиттере, Инстаграме или Вконтакте, то считайте, что вашего event’a просто не существует. У вас также должен быть свой хэштег мероприятия (желательно запоминающийся). Не стесняйтесь проплачивать рекламу в соцсетях, ведь она работает лучше, а стоит дешевле.

14. Видео с котиками. Нет, необязательно, конечно, с котиками, но свой след на платформе YouTube вы непременно должны оставить. Воспринимайте ее как отдельную площадку для рекламы вашего мероприятия, которая при должном применении может оказаться лучшей среди прочих. Снимайте видео-приглашения, процесс подготовки — в общем, все, что может оказаться интересным вашим зрителям.

15. Блогеры! Скоро этот пункт будет объединен с пунктом «СМИ», но пока о нем нужно говорить отдельно. Некоторые блогеры давно обогнали по популярности самые известные телеканалы, и с этим нужно считаться. Видеоблогеры очень охотно идут на контакт с НКО, поэтому не упустите шанс познакомиться с кем-нибудь, кто может быть интересен вашей аудитории, либо наоборот — вы можете быть потенциально интересны его подписчикам.

16. Онлайн-регистрация или никакой вообще. Регистрация на мероприятие может понадобиться в разных ситуациях. Если она вам все же нужна, то используйте онлайн-сервисы (электронную почту, Google Docs и так далее) и социальные сети. Любой другой способ — это неудобно и в 95% случаях отпугивает потенциальных посетителей.

Поделим пьесу по ролям

17. Все в одиночку… это плохо. Даже если ваш НКО состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вовлечено в проект. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело.

18. Любите спонсоров. Нисколько не стесняйтесь уделять больше внимания тем, кто напрямую помогает вам средствами — будь то гранты от фондов или просто жертвователи больших сумм. Даже если и ваши, и их помыслы целиком состоят из искренности и добродетели, почувствовать себя особенным хочется каждому. Это, в свою очередь, сподвигнет других пожертвовать вам больше.

19. «Вам понравилось?» Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.

20. В свет софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!

21. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.

22. «Вы прирожденный оратор!» Риторическая подготовка в жизни не помешает никогда. Если вы стесняетесь говорить на публике или вовсе не умеете, запишитесь на пару уроков риторического мастерства и ораторского искусства. Проверено, что каких-то два занятия многократно увеличивают вашу лингвистическую привлекательность (а вместе с ней и природную).

23. Приоденьтесь! Да, это очевидный пункт, в котором мы ненавязчиво просим вас не являться на ваш event в спортивном костюме, если только мероприятие изначально этого не подразумевает.

24. Не нервничайте! Хм, нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.

25. Готово, вы восхитительны!

Любое мероприятие — это стресс. Особенно для НКО, которые привыкли существовать без большого количества средств. Но то, что можно выжать из одного event’a, с легкостью перекрывает все возможные финансовые и эмоциональные потери. Поэтому если вы еще не решились — решайтесь, а если уже решили — дерзайте! Удачи!

10 советов по организации успешного мероприятия

Инструменты

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

—

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Вы должны включить Javascript в вашем браузере для оптимальной работы сайта и отображения разделов полностью.

Как спланировать мероприятие за 15 простых шагов

Хотите знать, как спланировать мероприятие? При проведении мероприятия многое зависит от выбора места проведения до выбора состава спикеров. Суть в подготовке: отметьте важные дела, чтобы вы могли сосредоточиться на объединении всего и, самое главное, получить удовольствие от своего мероприятия. В нашем окончательном руководстве описаны все основные шаги по организации мероприятия. Кроме того, он упрощает каждый шаг процесса, чтобы сделать планирование максимально простым.

1. Подумайте о цели и целевой аудитории вашего мероприятия

Чего вы хотите достичь своим мероприятием? Это может показаться очевидным, но сосредоточенность на цели вашего мероприятия с самого начала поможет вам реализовать свое видение. Также важно определить аудиторию, которую вы хотите привлечь, и начать думать о лучших способах обращения к ней с помощью маркетинга и продвижения. Если вы имеете в виду более молодую аудиторию, вы, скорее всего, найдете ее и свяжетесь с ней в социальных сетях, таких как TikTok, в то время как более авторитетные каналы, такие как Facebook, лучше работают для пожилых людей.

2. Установите бюджет мероприятия

Вы проводите мероприятие для получения прибыли или просто для покрытия расходов? Может быть, цель состоит в том, чтобы собрать средства на благотворительность или благое дело? Будут ли билеты бесплатными или платными, и если платными, то сколько они будут стоить? Что бы вы ни решили, ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на финансовых показателях вашего мероприятия, независимо от того, проводите ли вы его виртуально или лично.

3. Определитесь с датой и местом проведения

Уточнив эти ключевые детали на раннем этапе мероприятия, вы сможете поделиться ими с потенциальными спикерами или гостями, создав более четкое и ценное предложение. Подумайте о том, что вам нужно от места проведения (местоположение, доступность, кухонное оборудование, лицензия на алкоголь и т. д.), а также о том, какое время года лучше всего подходит для вашего мероприятия, а затем начните обращаться к потенциальным местам проведения.

Если ваше мероприятие проходит виртуально, подумайте о платформе, которую вы могли бы использовать. Zoom отлично подходит для работы с большим количеством участников, а Vimeo предоставляет доступ к удобным интерактивным функциям, таким как вопросы и ответы и опросы.

4. Обдумайте содержание вашего мероприятия

Теперь пришло время подумать о времени, составив расписание мероприятия. Организуете ли вы конференцию с несколькими панельными дискуссиями и семинарами или онлайн-вопросы и ответы с одним автором, учет каждой минуты вашего мероприятия поможет вам сосредоточиться на бронировании и договоренностях, которые вам необходимо сделать.

5. Поговорите с поставщиками и спикерами

Следующим шагом, который необходимо учитывать при организации мероприятия, является поиск поставщиков. От ди-джеев и декораторов до фуд-траков и художников по макияжу — успех вашего мероприятия во многом зависит от вашей способности найти замечательных людей для работы. Настало также время приступить к поиску спикеров и проверке наличия докладчиков и специальных гостей. Узнайте, подходят ли они для вашего мероприятия, проверив, где они уже появлялись и какую аудиторию они привлекают.

6. Обратитесь к спонсорам с предложением

Составьте список своих идеальных спонсоров. Тщательно подумайте о том, что вы хотите от них и что вы можете предложить в обмен на их поддержку, будь то фирменные товары или спонсируемое выступление. Это партнерство, поэтому придумайте взаимовыгодное спонсорское предложение.

7. Планирование мер по охране труда и технике безопасности

Если вы проводите свое мероприятие лично, застрахованы от любых непредвиденных обстоятельств, проведя оценку рисков и составив план охраны труда и техники безопасности для защиты поставщиков и посетителей от потенциальных проблем. В это время ограничения могут означать меры социального дистанцирования или строгие требования к средствам индивидуальной защиты (СИЗ), поэтому примите это во внимание. Для виртуальных мероприятий рассмотрите возможность поделиться списком правил и кодексом поведения с участниками до большого дня.

8. Продвигать, продвигать, продвигать

Не существует универсального подхода к маркетингу событий, поэтому изучите все доступные варианты продвижения. Тизерные кампании и предложения раннего бронирования — отличные способы создать шумиху. Вы также можете объединиться со своими спонсорами, когда речь идет о продвижении, поглощении или розыгрыше в социальных сетях. Создание уникального хэштега может стать отличным способом поощрения пользовательского контента и создания онлайн-беседы.

9. Продать билеты

Следующим шагом по организации мероприятия: продажа билетов. Придумайте свои типы билетов и цены и создайте страницу событий, которая будет столь же вдохновляющей, сколь и информативной. Вы можете настроить страницу своего мероприятия с помощью Eventbrite, чтобы сделать ее более привлекательной. Рассмотрите цены раннего бронирования, VIP-уровни и варианты возврата. Eventbrite также позволяет отслеживать продажи билетов в режиме реального времени, чтобы увидеть, насколько эффективна ваша маркетинговая тактика.

10. Отправка напоминаний

За несколько дней до мероприятия очень важно найти время, чтобы связаться со всеми. А мы имеем в виду каждый . Отправьте участникам электронное письмо с инструкциями о том, как найти место проведения или как войти в вашу платформу видеохостинга, свяжитесь с поставщиками, чтобы подтвердить время, и спросите выступающих, есть ли у них какие-либо особые пожелания. Предварительные разговоры такого рода могут сэкономить вам драгоценное время в течение дня.

11. Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств

Хотя вся ваша тяжелая работа будет направлена на то, чтобы ваше мероприятие прошло гладко, все же лучше быть реалистом и быть готовым к любому исходу. Таким образом, вы можете придумать план того, как вы можете реагировать на непредвиденные препятствия (например, отмену выступающих, провал места проведения или изменение COVID-19).ограничений) и принять такие меры, как четкие правила возврата средств и виртуальные резервные копии, чтобы помочь избежать потенциальных катастроф.

12. Просмотрите контрольный список «дополнительных мелочей»

Перед важным днем просмотрите расписание мероприятий и подумайте, не пропустили ли вы что-нибудь. Знаки, указывающие путь к месту проведения, мусорные мешки и мусорные баки, разбросанные по территории, и дополнительная копия списка участников могут избавить вас от смущения в течение дня. Для виртуальных мероприятий дважды проверьте настройки платформы, например, какие участники или выступающие могут включать или выключать свои микрофоны, чтобы презентация была более качественной.

13. Развлекайтесь

По возможности делегируйте полномочия, прислушивайтесь к советам опытных организаторов мероприятий и не бойтесь просить о помощи. Это означает, что важно делиться важными документами, такими как расписание и контактные данные поставщиков, с другими, чтобы всегда был кто-то под рукой с важной информацией о событии, когда это необходимо. Как только все это закончится, сосредоточьтесь на том, чтобы наслаждаться своим мероприятием.

14. Помните о действиях после мероприятия

Размещение фотографий и репост сообщений от посетителей в социальных сетях может просто убедить людей в том, что они должны купить билеты на ваше следующее мероприятие. В конце концов, никто не хочет страдать от FOMO. Также рекомендуется лично обратиться к поставщикам и спонсорам, чтобы поблагодарить их и попросить их оставить отзыв. Постарайтесь извлечь уроки из их ответов и посмотреть, можно ли что-то улучшить в будущем.

15. Измерьте успех вашего мероприятия

Обратите внимание на ключевые показатели, такие как количество участников, прибыль, привлечение потенциальных клиентов и ответы на опросы. Что измеряется, как говорится, то и управляется. Уделяя небольшое количество времени после каждого мероприятия, вы можете внести эти небольшие изменения, чтобы сделать следующее более успешным, чем ваши цели.

Важность подготовки

Потратив время на планирование мероприятия за четыре-шесть месяцев, вы сможете превратить любую идею в успех. Совершенствуйте свои навыки организатора мероприятий и используйте эти шаги по управлению мероприятиями, чтобы избежать любых проблем в последнюю минуту и создать впечатление, от которого ваша аудитория не сможет отказаться.

Готовы начать планирование? Загрузите наш пакет ресурсов по планированию мероприятий, который поможет вам в этом процессе.

Как спланировать мероприятие: 10-этапное руководство по планированию мероприятий

Организовать ли небольшое совещание или организовать большую конференцию, планирование мероприятия — это огромная задача! Каждое мероприятие, независимо от того, насколько оно простое или сложное, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны начать учитывать на раннем этапе, чтобы сделать процесс как можно менее стрессовым.

Несмотря на то, что нет двух одинаковых мероприятий, каждое мероприятие имеет разные цели, бюджет и аудиторию; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ускорить процесс планирования, не сбиться с пути и максимизировать успех вашего мероприятия.

Содержание

1. Определение целей и задач
2. Составление бюджета
3. Создайте свою команду
4. Выберите место и дату
5. Разработка фирменного стиля мероприятия
6. Планируйте свою программу
7. Подтверждение спонсоров, экспонентов и спикеров
8. Определение и выбор технических инструментов
9. Создание плана маркетинга и продвижения
10. Определите размер

Нужна дополнительная поддержка? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который обеспечивает основу при планировании вашего следующего мероприятия. См. полный контрольный список.

1. Определите цели и задачи

Прежде чем приступить непосредственно к логистике, например, к месту проведения или докладчикам, вы должны потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вы должны ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого события?

Это почему , что побудило вас спланировать мероприятие в первую очередь. Вы ищете:

Увеличение продаж? Поддержать запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть сочетание нескольких целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут способствовать достижению вашей конечной цели. Вот несколько примеров целей события:

Увеличить регистрацию на 10% по сравнению с последним событием

Увеличение дохода на 25% по сравнению с последним событием
Получите 100 предзаказов на будущий продукт
Увеличить количество упоминаний/подписок/репостов в социальных сетях во время мероприятия

Определив свои цели и задачи, вы можете составить предварительный план мероприятия. Ваша область должна предлагать ключевые детали и указывать, как вы достигнете намеченных целей. Хотя это и не обязательно, вы должны изложить предварительные детали мероприятия, в том числе:

Даты. Ваши временные рамки для события, т.е. через 9 месяцев.
Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10 000 человек? Вы должны начать думать о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вам также следует учитывать демографические данные ваших посетителей.

Местоположение. Ваше мероприятие является локальным? Или он будет размещен в месте назначения? Начните создавать краткий список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собрать тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная конференция пользователей. Организуете внутреннее собрание или собрание ассоциации? День небольших сессий может быть уместным.

Построение ваших целей и предварительный объем проекта позволит вам сформулировать свое мероприятие и заручиться поддержкой руководства. Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут вам перейти к следующим этапам планирования.

2. Составьте бюджет мероприятия

Составление бюджета – важный начальный этап планирования мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, установление бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее спланируете весь свой бюджет, продолжите обновлять его по мере окончательной доработки переменных и будете очень близко к процессу.

В зависимости от вашего общего бюджета и первоначального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределяться по вашим потребностям.

Согласно Eventbrite, «Бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), спикеров и талантов (32%), печатные материалы (29%), места проведения (18%)».

Когда ваш план будет утвержден, вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, будут меняться, просто не забывайте вести точный бюджет, который также отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите. И поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, планировщики часто вносят коррективы, чтобы убедиться, что вы поддерживаете свой бюджет.

3. Создайте команду для проведения мероприятий

Для небольших мероприятий вы можете лично выполнять многие или все задачи, описанные в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы создаете команду с нуля, важно заранее определить роли, чтобы обеспечить подотчетность. Все члены команды должны отчитываться перед менеджером проекта, который имеет представление обо всех движущихся элементах.

Создание идеальной команды для проведения мероприятий

По данным Eventbrite, только на 12% мероприятий есть команды из десяти и более человек, а чаще всего от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько шляп. Если вы относитесь к тем немногим, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

Менеджер проекта

Контролирует все движущиеся части, описанные ниже, этот человек несет полную ответственность за выполнение мероприятия. . Управляет бюджетом. Управляет стратегией. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Площадка/выставочный зал

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров на месте, а также волонтеров и персонала на месте: охрана, фотография и еда/напитки. Они помнят всех по именам и знают, где находятся все выходы.

Составление расписания

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает с докладчиками и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и сообщалось нужным сторонам. Ваш специалист по планированию координирует встречи на мероприятии, и он живет для того, чтобы превратить посетителей в успешных сетевиков.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры создали все визуальные элементы для печатных и веб-материалов, таких как расписания, сопутствующие материалы, регистрация и вывески, а также все необходимое для мобильного приложения для мероприятий. Чтобы сломать это: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите поработать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и стратегию выбора времени для ускорения регистрации, наблюдает за брендингом, общается с зарегистрировавшимися, координирует продвижение в социальных сетях и отношения со СМИ, а также отправляет и измеряет последующие действия. материалы. О, и они просто сумасшедшие для измеримой производительности.

Эта команда гарантирует, что у гостя есть все, что ему нужно, чтобы получить максимальную отдачу от мероприятия, от карт, расписаний, информации о спикерах и способах общения. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и регистрация

Эти люди владеют настройками регистрации, работают с поставщиком программного обеспечения, производят бейджи и управляют ими, составляют отчеты и обеспечивают бесперебойную работу процесса регистрации (до и во время мероприятия).

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием мест для стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением связей с общественными организациями. У них убийственное время и отличные навыки работы с людьми.

Поддержание порядка в команде

Когда команда сформирована, вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка каждого элемента действия с указанием владельцев, зависимостей, сроков выполнения и статуса выполнения. Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с вашими целями события верхнего уровня.

Инструменты управления мероприятиями

Инструменты управления проектами упрощают управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты для учета всех движущихся частей. Имея возможность назначать и отслеживать проекты, руководитель проекта может поддерживать точное представление о ходе выполнения и сроках с помощью следующих инструментов:

Асана
Трелло
Smartsheet

4. Выберите место и дату

Выбор места и даты проведения мероприятия – это два основных фактора, которые будут определять остальную часть плана вашего проекта. Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда места будут доступны. При выборе места проведения вам также придется учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения, — говорит Роми, ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве по проведению мероприятий с полным спектром услуг в Ванкувере. «Январь и февраль насыщены конференциями по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре». Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочной площадью.

Пока вы изучаете информацию и начинаете общаться с представителями различных заведений, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что все подходит. Ищите бюджет, тематическое соответствие, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), помещения и персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты по всему залу? Как обстоят дела с управлением пожарами и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь обсуждать цены. По данным EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка фирменного стиля мероприятия

От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида на месте — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд мероприятия обеспечивает видение и помогает определить направление вашего мероприятия.

60 % миллениалов в США ожидают постоянного взаимодействия с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

Выбирая брендинг для мероприятия, учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но при этом должен иметь собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы будете вплетать бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Когда речь идет о брендинге мероприятий, обычно это включает:

Название события. Первый важный шаг. Название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
Тема. Одно только имя не может рассказать всю историю. Часто события создают тему, чтобы связать событие воедино.
Логотип, цвета, типографика. Все маркетинговые точки соприкосновения должны быть согласованными.
Декор на месте, электронная почта, вывески и многое другое. В то время как каждая точка взаимодействия не должна быть гипербрендирована. Отдельные элементы должны собираться вместе, чтобы поддерживать историю, которую вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт вашего мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также ваше приложение для мероприятия.

Хотите узнать больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим руководством по брендингу мероприятий.
В этом руководстве мы глубоко погружаемся в элементы бренда, которые должны учитываться на каждом мероприятии, + как развивать эти элементы!

6.

Планируйте свою программу

Составьте план как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это один «трек» семинаров и докладов, или у участников будет выбор между несколькими сеансами в определенное время? Когда вы ответите на эти предварительные вопросы, вы сможете начать строить высокоуровневое представление вашей программы мероприятия.

Не волнуйтесь: не обязательно иметь окончательное расписание до того, как вы начнете продвигать мероприятие. Вы можете внести изменения в расписание после того, как начнете продвигать свое мероприятие и число регистраций начнет расти. Технологии позволяют быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят узнать, чего ожидать, поэтому будет лучше, если базовая структура будет подтверждена как можно раньше. Кроме того, расписание также является важным аргументом в пользу спонсоров!

Прочие соображения

В дополнение к основной программе мероприятия необходимо учитывать ряд других аспектов программы. Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

Еда и напитки. Будете ли вы предоставлять обед или закуски?
Дополнительные мероприятия, такие как «счастливые часы», возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
Развлечения. Мероприятие завершится праздником или вечеринкой?

7. Подтвердите спонсоров, экспонентов и спикеров

Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать несколько мнений представителей отрасли. Спикеры, спонсоры и экспоненты — это обычные способы повысить ценность ваших посетителей и компенсировать расходы.

Спикеры

Если ваше мероприятие основано на сеансах, вам необходимо определить докладчиков для каждого сеанса. Вот два способа добавить спикеров:

Призыв к участию в сеансах

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого призыва к представлению материалов для сеансов — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве докладчиков. Как правило, открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сессии, в которой излагаются тема сессии и ценностное предложение. При этом ваша команда будет просматривать представленные тезисы, выбирать спикеров и общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не был выбран.

Лично пригласить докладчиков

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных лиц, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, предоставьте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также передайте свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные спикеры часто ожидают вознаграждения, а также проезда и проживания.

Управление спикерами

Как только ваши спикеры будут определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Создайте соглашение с докладчиком, в котором будет указана необходимая информация, например, ожидаемая презентация, крайние сроки содержания, доступная технология на месте и компенсация. Заранее четко изложите свои ожидания, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки первоначального подтверждения и согласия говорящего. Хотите, чтобы презентации ваших спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от спикеров представить свои окончательные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый спикер получил его вовремя.

Спонсоры

74% участников мероприятия говорят, что после мероприятия у них сложилось более положительное мнение о компании, бренде, продукте или услуге, которые продвигаются.
– EMI & Mosaic

Составьте список спонсоров, которых вы хотите привлечь к участию в вашем мероприятии. Прежде чем связаться с ними, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу они получат от участия в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим посетителям. Потратьте время на создание индивидуальных предложений, которые подчеркивают эти уникальные преимущества и обязательно подчеркивают их при обращении.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать различные уровни стоимости и выгоды. В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские предложения, такие как:

Спонсируемый лаундж
Wi-Fi и зарядная станция для телефона
Спонсорство приложения для мероприятий
Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, которые нужны вашим посетителям, и о том, какие из них могут принести пользу мероприятию.

Экспоненты

Еще один распространенный способ привлечь спонсоров — пакет экспонентов. При этом у вас обычно будет место на вашем мероприятии, посвященное вашим экспонентам. Каждое соглашение о спонсорстве с экспонентами предусматривает определенное количество выделенного пространства, которое ваши экспоненты могут занимать, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вы должны быть уверены, что посетители будут общаться с вашими экспонентами. Запланируйте специальные временные блоки для экспонентов, чтобы побудить посетителей ходить и участвовать.

8. Определите и выберите свои технические инструменты

Технологии улучшают пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя следующее мероприятие, вы должны определить свои технологические потребности и сроки реализации. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до события, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управление регистрацией участников становится проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты. Вы захотите выбрать свою платформу заранее, чтобы вы могли продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на веб-сайт регистрации.

Технология повышения производительности

Мы рассмотрели это выше, но повторим еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. Мероприятия сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает снять часть стресса. Trello может помочь вам начать с правильного пути с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.
Eventbrite, 2019

Оптимизируйте общение и улучшите впечатления участников с помощью приложения для мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое вы можете создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать индивидуальную повестку дня, взаимодействовать с другими посетителями и т. д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной и информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для проведения мероприятий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии проведения мероприятий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?
Начните работу с Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

У вас есть большое сообщество, разбросанное по регионам или странам? Прямые трансляции — отличный способ подключиться и расширить охват вашего мероприятия. Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределы физического мероприятия.

Инструменты взаимодействия

Технологии меняют то, как зрители ожидают взаимодействия, и события всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте о внедрении локальных технологий, таких как стена социальных сетей или цифровые пакеты с сувенирами , , а также инструменты геймификации мероприятия, которые побуждают посетителей принимать участие в мероприятии.

9. Создайте план маркетинга и продвижения

Как вы собираетесь привлекать аудиторию на хорошо спланированное мероприятие?

Каждое успешное мероприятие имеет план маркетинга и продвижения, чтобы распространить информацию и вызвать волнение. Но с чего начать? Существует множество различных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и ведения блога до онлайн-рекламы и даже рекламных щитов — но независимо от того, какую тактику вы выберете, каждая тактика должна стать стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Компоненты маркетингового плана мероприятий:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо установить конкретные маркетинговые цели и задачи. Подобно всеобъемлющим целям вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

Увеличение онлайн-регистрации на 15% по сравнению с прошлым годом
Привлечь x объем трафика на веб-сайт мероприятия
Увеличить количество загрузок приложений для мероприятий, умноженное на x
Увеличение вовлеченности в социальные сети на 20% по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей. Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, таких как онлайн-реклама, видеомаркетинг, социальные сети, маркетинг по электронной почте, связи с общественностью и т. д.

Решая, какую тактику использовать, вам необходимо иметь представление о своей целевой аудитории. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть выбранной вами тактикой. Если вы ориентируете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о геотаргетированной рекламе.

Временная шкала и тактовая частота

По мере того, как вы будете определять тактику, вы должны приступить к построению маркетинговой временной шкалы, которая позволит получить представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решите использовать маркетинг по электронной почте, вам следует планировать каждое электронное письмо, которое вы планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга

Дата	Тема электронной почты
4.13	Сохранить дату
5,27	Открыты цены раннего бронирования
6,15	Объявление основного докладчика
6,26	Захватывающее объявление темы сеанса
7,1	Последний шанс получить раннюю цену
8. 1	Закрытие регистрации

Для более подробного ознакомления с созданием надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия ознакомьтесь с нашим Руководством по маркетингу мероприятий .

10. Определите меру

Как вы будете измерять успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы будете оценивать ваше событие задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика

Сколько билетов вы продали и из каких источников? Какова была стоимость одного участника? И сколько квалифицированных потенциальных клиентов вы получили? Сколько предзаказов вы продали? После того, как мероприятие закончилось, вот несколько показателей, которые вы можете измерить.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны проанализировать его качественно. Чтобы понять настроение и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Опросы событий

В дополнение к цифрам, это еще один способ измерить успех в отзывах от ваших посетителей. С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии мероприятия участниками, что поможет вам определить сильные и слабые стороны мероприятия. Потому что, давайте посмотрим правде в глаза, даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Социальные сети и Интернет

Ваши подписчики более активны, чем обычно, на канале вашей компании? Пишут ли зарегистрированные о событии на своих каналах? Кроме того, прочитайте сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники. Посты полны похвал? Было ли больше, чем несколько общих жалоб? Вы должны отслеживать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы уловить тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятия

Вместе каждый из этих элементов составляет генеральный план мероприятия.

Как организовать мероприятие с нуля: 25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться