Как писать деловое письмо: Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

Как писать деловое письмо: Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

Содержание

Как написать деловое письмо: образцы и шаблоны, правила оформления официальных писем

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму.  

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

  • официальное приветствие;
  • вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
  • главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
  • заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
  • контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  • вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы.  

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  • Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
  • Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  • Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе [email protected], заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  • «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  • «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
  • «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  • «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
  • «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  • «Follow RE: телефонный звонок»;
  • «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

  • Спасибо за уделённое время;
  • С уважением;
  • Заранее благодарю за ответ;
  • С нетерпением жду Вашего ответа;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения. Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  • Имя;
  • Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  • Должность;
  • Статусы, профессиональные награды, степени.
  • Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  • информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  • запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
  • претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  • нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

  • тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участни

КАК НАУЧИТЬСЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНО ПИСАТЬ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА САМОМУ – И НАУЧИТЬ СВОЮ КОМАНДУ

23 Февраля 2010 года

Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам – все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Все это убеждает или не убеждает, продает или не продает.

Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты? И не только от нас лично, но и от наших работников или подчиненных, ото всей нашей организации?
Путей всего 4.
Начнем с тех, которые подходят всем, кто ведет всю свою деловую переписку сам.

Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше, и в конце концов научиться.

Этот путь приходит в голову сам собой – и не только вам. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернет и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники.
Представьте себе, что ваш спортивный тренер готовит вас к стометровке. Вы бежите первый раз – получается очень медленно. Тренер говорит вам: бегите еще. Все равно медленно. Тогда еще. И еще. Вряд ли вы при таком подходе когда-нибудь пробежите достаточно быстро. Вместе с тренером вам нужно в первую очередь разобраться, что мешает бежать быстрее. Может быть вы неправильно стартуете, неэффективно работаете во время бега руками, не так дышит? Сначала нужно поставить вам технику бега, а уж потом заставлять вас постоянными тренировками эту технику отрабатывать.

Не меньше важна техника и в деловом письме. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить. Как выстраивать отношения с адресатом, смягчать негатив, усиливать позитив. Без этого от практики мало толку.
Итого – первый путь это скорее миф, а не путь. На практике не работает.

Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов – и практиковаться

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Логично, но. Найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Как

3 правила деловой переписки. Надо ли писать 'с уважением'? Образцы делового письма

Содержание:

Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги "Новые правила деловой переписки", приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.

Структура делового письма

Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

  1. Имя отправителя
  2. Тему письма
  3. Приветствие
  4. Суть разговора
  5. Вопрос или призыв
  6. Подпись
  7. Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.

Спам Личное письмо
Тульская типография Анна Николаева
Alex Rich Александр Болдарев
Выиграй Миллион Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути Стоит отдельно, не мешает
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица... Здравствуйте, Антон!
У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица...

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Долго и не по теме Краткое введение в тему
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции. Мы общались на конференции по поводу совместной акции.
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие... Итоги нашего разговора: ...

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса С вопросом
Это мои предложения по процессу работы над проектом. Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?
Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане. Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно.

Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка "с уважением" не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, "с уважением" можно не писать.

Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или "Телеграм". Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.

Что можно убрать из делового письма

Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?

Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж...

Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: "Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель". Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: "Леша, клиент вчера написал вот такое письмо..."

Это сообщение проверено на вирусы антивирусом "Кусь" — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.

Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: "Прости, пишу с телефона". Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.

Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

История переписки: сохранять или нет?

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.

Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.

Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:

Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.

В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.

До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.

Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.

В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.

Как правильно составить деловое письмо?

Деловое письмо – это официальный документ, целью которого является установление контактов между различными организациями, учреждениями, предприятиями или же между членами одного рабочего коллектива внутри такового. Таким образом, деловое письмо является одним из жанров официально-делового стиля. Написание делового письма требует определённых знаний и навыков. С основными из них мы познакомимся в данной статье.

Во-первых, необходимо определить цель делового письма. Выделяются следующие возможные типы писем по цели их написания:

Тип письма Назначение письма
письмо-прошение содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие
письмо-уведомление информирует о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес для адресата или могут его заинтересовать
письмо-предупреждение предупреждает о прекращении предыдущей договорённости в случае невыполнения адресатом данных им обязательств
письмо-запрос содержит вопрос или некое деловое предложение
письмо-ответ содержит запрошенные сведения
письмо-предложение (оферта) разновидность коммерческого письма, содержит заявление лица о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий
письмо-претензия (рекламация) другая разновидность коммерческого письма: содержит претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков
письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении обязательств и описание мер, которые будут приняты в случае их неисполнения
письмо-гарантия содержит в себе подтверждения обязательств или оговоренных ранее условий
письмо-подтверждение содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.
письмо-благодарность содержит выражение благодарности по какому-либо поводу
письмо-поздравление содержит поздравления по какому-либо поводу
письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие
письмо-рекомендация письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы, или письмо с рекомендациями известного адресату человека (организации)
письмо-соболезнование содержит соболезнования по какому-то поводу
инструктивное письмо содержит указания и разъяснения подведомственным организациям
сопроводительное письмо состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п.

Итак, какое именно письмо вы собираетесь написать, выполняя первое задание проекта?

Определив цель, мы можем приступать к составлению плана письма.

Для этого нам нужно знать, как строится деловое письмо. Оно имеет чёткую структуру. Рассмотрим её по пунктам.

Пункт 1. Деловое письмо должно быть озаглавлено. В заголовке в краткой форме отражается цель письма. Например, заголовок делового письма может быть следующим: «Просьба», «Информация», «Приглашение» и т.д.

Пункт 2. Текст делового письма обязательно должно начинаться с обращения к адресату. Для этого используются общепринятые формы вежливости:

Уважаемый (имя, отчество)!

Уважаемый господин/госпожа… !

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Глубокоуважаемый (имя, отчество)!

Глубокоуважаемый господин... !

В переписке принято указывать звание адресата или его профессию:

Достопочтенный министр!

Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!

Уважаемый директор!

Уважаемый судья!

Обращение завершают восклицательным знаком, а первое слово текста письма пишут с большой буквы и с нового абзаца.

Если адресат письма знаком вам лично, то допустимо начать деловое письмо с пожелания здоровья:

Здравствуйте, уважаемый Александр Фёдорович!

или:

Уважаемый Александр Фёдорович! Здравствуйте.

* Примечание 1. Отсутствие обращения является нарушением этикета деловой переписки и будет истолковано как пренебрежение к адресату.

** Примечание 2. Не следует использовать при обращении сокращения (например: Здравствуйте, ув. А.Ф.!) – это также является нарушением этикета деловой переписки и выказывает пренебрежительное отношение к адресату.

Пункт 3. Если вы пишете адресату впервые, необходимо начать с представления. К примеру:

Здравствуйте, уважаемый Дмитрий Данилович!

Меня зовут Мария Романова, я являюсь ученицей 8 «А» класса школы 1235.

Пункт 4. Основной текст делового письма состоит из двух частей, логически связанных между собой.

В первой части (вводной) приводится описание фактов и событий, послуживших поводом для написания письма. Во второй части (основной) излагается содержание письма: в зависимости от цели это может быть просьба, сообщение информации, предложение, предостережение и т.д.

Пример основного текста делового письма:

Уважаемые коллеги, выезд экспертов в структурные подразделения МГПУ в рамках аккредитации состоится с 23 по 27 июня.

По распоряжению проректора заведующие кафедрами в эти дни должны находиться на рабочих местах. Преподаватели обязаны работать строго по расписанию. Отклонения от расписания без уважительной причины не допускаются.

В первой абзаце письма содержится описание событий, послуживших поводом для его написания. Это вводная часть. Второй абзац – основная часть, в ней выражается требование к адресатам письма: находиться на рабочих местах и работать строго по расписанию.

Пункт 5. Деловое письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и подписывается. Для подписи используются стандартные обороты: «С уважением… (И.О.Ф.)»*, «С благодарностью…», «Искренне Ваш…».Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости.

Пример:

Благодарю Вас за оказанное доверие.

С уважением, Елена Сергеевна Степанова.

подпись

(если письмо пишется от руки)

*Замечание.После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай. Однако старшая норма русского языка сохраняет запись без запятой, например:

С уважением

Елена Сергеевна Степанова

Напоследок – несколько полезных советов, которые помогут при написании делового письма:

Совет 1: при написании делового письма точно излагайте информацию.

Совет 2: будьте лаконичны, но приводите информацию в достаточной степени точно и подробно.

Совет 3: используйте нейтральный тон изложения, избегайте эмоционально насыщенной лексики (междометий ух!, ого!, ага!, упс… и т.д., модальных слов (кажется, по-моему, думается, действительно, на самом деле и т.д. ), слов с суффиксами субъективной оценки (лёгонький, домик, трудноватенько, девка, девчурка и т.д.).

Совет 4:выражайте уважение к адресату письма – пишите местоимение Вы с заглавной буквы, используйте только уважительные формулировки. Не рекомендуется намекать адресату на его невнимательность, навязывать заранее спланированный исход вопроса. Нетактично употреблять в письме слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно»: удачнее будет заменить их такими выражениями, как «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно просим сразу же сообщить о своём решении». Нельзя начинать письмо словами отказа, более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения.

Совет 5: письмо должно быть составлено грамотно (грамотность подразумевает знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, правильный выбор стилистических вариантов слов (нейтральных, официально-деловых), в деловом письме не могут употребляться разговорные слова, просторечия, жаргонизмы, диалектизмы, а правильное орфографическое и пунктуационное оформление текста должно быть безупречным.

Совет 6: поскольку язык деловой переписки характеризуется повторяемостью и единообразием речевых средств, используйте речевые клише (штампы), которые помогут конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, исключить возможность двоякого толкования одного конкретного текста.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 337 комментариев

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

  • Wouldn't — would not
  • I’m — I am
  • I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

  • Mr — обращение к мужчине;
  • Mrs — к замужней женщине;
  • Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
  • Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

  • I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
  • In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
  • Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
  • I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
  • I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
  • Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

  • Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
  • I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
  • If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
  • Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
  • Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
  • Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

  • Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
  • Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
  • Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black

 

Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.

 

I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company's success.

 

Looking forward to your answer.

 

Yours sincerely,

Jack White

Дорогой мистер Блэк,

 

В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.

 

Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.

 

Искренне Ваш,

Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Как написать эффективное письмо на деловом английском за 3 простых шага

Некоторые вещи никогда не меняются.

Возьмем, к примеру, важность написания деловых писем .

Вы можете подумать, что в наши дни мы пишем только электронные письма начальникам, коллегам и клиентам.

Однако даже в нашем мире высоких технологий деловая переписка все еще имеет влияние (власть или влияние).

Это потому, что деловые письма достигают трех результатов, которых электронная почта и текстовые сообщения просто не могут дать.

Загрузить: Этот пост в блоге доступен в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)


Важность деловых писем

1. Деловые письма укрепляют голос власти .

Как утверждает Мигель Франсиско Руис Гарридо в своей книге «Коммуникация на английском языке для международного бизнеса I», руководители предпочитают передавать информацию, используя письменную документацию, а не другие формы коммуникации.

Эти руководители используют деловые письма для передачи важной информации о таких проблемах, как организационные изменения или сдвиги в политике.

2. Деловые письма дают нечто осязаемое (то, что читатель может потрогать) в руки читателя .

Электронные письма часто теряются, удаляются или помещаются не в ту цифровую папку. Электронное письмо легко пропустить или забыть. Электронное письмо легко удалить или даже пропустить его.Важное электронное письмо может появиться в вашей нежелательной почте вместо вашего почтового ящика.

Вы бы не представляли, как ваш самый важный клиент говорит: «Ой, должно быть, я удалил это письмо». Это может означать разницу между хорошей продажей и потерянными часами тяжелой работы.

Конверты с адресами получателя и отправителя письма никуда не пропадают и не остаются без внимания.

3. Деловые письма показывают вашу заботу .

Тот факт, что вы потратили время на то, чтобы написать и отправить деловое письмо, вместо того, чтобы набрать короткую заметку и нажать кнопку мыши, показывает читателю, что вы заботитесь.

Но сила деловых писем выходит за рамки усилий.

Согласно Брайану Гарнеру в своей статье «Хорошо составленное письмо все равно выполняет свою работу», вы можете использовать тон письма, чтобы изменить чувства человека, которому вы пишете.

Итак, дорогой читатель, давайте узнаем, как вы составляете это важнейшее деловое письмо.

У вас проблемы с английским во время деловых видеозвонков?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе... вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь? Это называется Creativa.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру - начните с Creativa сегодня.

Другой английский в личных и деловых письмах

Итак, почему я продолжаю ставить слово «бизнес» перед словом «письмо»?

Дело в том, что деловые письма - это не то же самое, что личные.

Видите ли, эти два типа писем имеют следующие различия:

Форматы

Деловые письма имеют особый формат, тогда как личные письма вообще не должны соответствовать никакому формату.

Постарайтесь вспомнить последнее встреченное вами деловое письмо на английском языке. Или взгляните на один сейчас. Вы можете найти множество примеров в Интернете. Что ты видишь?

Дайте угадаю. Перед вами напечатанная буква с полями в 1 дюйм. Это одинарный интервал.Между абзацами и вводными строками в начале письма есть двойной интервал (например, дата и тема). В начале абзаца нет отступа. Другими словами, буква выровнена по левому краю.

Нет, я не умею читать мысли. Это как раз правильный формат делового письма.

Личное письмо совсем другое. Его можно печатать, но рукописные письма имеют индивидуальный характер, который некоторые люди ценят. А личные письма свободны от ограничений формата деловых писем.

Содержание

Никогда, никогда не обсуждайте личные проблемы в деловом письме, если только они не повлияют на бизнес. Даже в сопроводительных письмах вы никогда не говорите о своих личных проблемах. Нацельте контент на цель. В случае сопроводительного письма вам нужно будет рассказать о том, как ваш опыт может помочь компании добиться успеха.

Деловые письма преследуют конкретную цель. Вы пишете, чтобы устроиться на работу, пожаловаться, ответить на жалобу, узнать о чем-либо или ответить на запрос.Это всегда связано с бизнесом. Это оно.

Однако этого ограничения для личных писем нет. У вас есть свобода писать обо всем, что вы хотите, в любом порядке. В личном письме можно даже немного поговорить о бизнесе, если это часть того, что вы хотите сказать.

Длина

Я видел рукописные личные письма длиной в три страницы. Это слишком долго для деловых писем.

Деловое письмо - это одна страница. Научитесь быть краткими.

Язык и пунктуация

Кто использует двоеточия (:) в наши дни? Авторы деловых писем делают.

Кто обычно использует специфическую лексику, связанную с целью письма? Составители деловых писем.

Кто изо всех сил пытается использовать правильные слова, потому что выбор слова может определить тон буквы? Авторы деловых писем делают.

Авторы личных писем могут неправильно использовать знаки препинания или не следовать правилам использования заглавных букв, и, если они не пишут учителю английского языка, все в порядке.

Чтобы написать эффективное деловое письмо на английском языке, необходимо знать следующие элементы делового письма:

1. Правильный формат

2. Правильный стиль письма

3. Ключевые английские фразы

1. Знать Правый формат

Читатели деловых писем ожидают увидеть стандартный формат, когда их глаза будут двигаться вниз по письму. Некоторые авторы деловых писем могут использовать блочный формат. Другие могут выбрать формат с отступом.В любом случае вы найдете ту же информацию. Вот информация, которую вам необходимо указать:

Адрес отправителя

Если вы используете фирменный бланк, он может уже существовать. Если нет, напишите это:

Ваш почтовый адрес

Ваш город, штат, почтовый индекс

Вам не нужно указывать здесь свое имя, так как ваша подпись будет в конце.

Дата

Дата, когда вы закончили писать это письмо, - это дата, которую вы собираетесь написать на самом письме.Вы можете подумать, что это самая легкая часть письма. В конце концов, вы знаете дату. Но пока не читайте следующий раздел этой статьи. Есть небольшая деталь, о которой вам нужно знать.

При письме в компанию в США укажите месяц перед днем. Например:

10 июня 2015 года.

Европейцы, однако, ставят день перед месяцем. При обращении в компанию в Европе напишите это так:

10 июня 2015 г.

Укажите дату в соответствующем формате.

Внутренний адрес

Фраза «внутренний адрес» - это просто причудливый способ сказать «адрес получателя». Итак, вы знаете адрес.

Но подождите, кому вы пишете? Я имею в виду, как точно зовут этого человека и титул? Вы действительно хотите написать письмо конкретному человеку, поэтому вам нужно его имя и его фамилия (фамилия), и вам нужно, чтобы они оба были написаны идеально. Но как найти имя, если вам не хватает этой информации?

Просто поработайте детективом.Посмотрите на сайт компании.

Сможете ли вы найти имя человека, которому вы пишете? Нет? Затем позвоните в компанию. Контактное лицо часто может сообщить имя, которое вы ищете.

Если вы пишете деловое письмо определенному отделу или офису, а не одному человеку, то вам следует пройти описанный выше процесс и отправить письмо одному конкретному человеку в этом отделе или офисе.

Приветствие

Помните то имя, которое вы использовали во внутреннем адресе? Вы собираетесь использовать его здесь снова.

Но прежде чем вы начнете писать, вам нужно кое-что узнать. (Как обычно.) Ваше приветствие всегда будет начинаться со слова «дорогой». Что следует за словом «дорогой», зависит от ваших отношений с человеком, которому вы пишете.

Вы лично знаете этого человека? Хорошо, тогда, если этого человека зовут Джейк Браун, подойдет «Дорогой Джейк:». Если вы не знаете Джейка, напишите «Уважаемый мистер Браун:». Если у Джейка есть титул вроде «Доктор» затем используйте это вместо «Мистер».

А как насчет женщин? Вопрос здесь в том, пишете ли вы «Уважаемая мисс…» или «Уважаемая миссис…»? В наши дни довольно часто используется фраза «Мисс.», Если вы не знаете семейное положение получателя письма.

Вложения

Изображения ваших вложений иногда появляются в конце электронного письма. Что ж, эти изображения воссоздают формат делового письма.

Может быть достаточно просто ввести слово «Enclosures» после закрытия. Совершенно нормально перечислить и то, что вы добавили. Убедитесь, что вы не забыли прикрепить все, что есть в списке!

Закрытие

Вы знаете такие слова, как «искренне» и «искренне ваш»? Это слова, которые появляются в вашем заключении.После этого вы оставите место для своей собственноручной подписи .

Затем введите свое имя.

Это будет выглядеть так.

С уважением,

Ваша напечатанная подпись

Вы должны поставить свою подпись вручную в поле между «С уважением» и вашей напечатанной подписью.

Кузов

Наконец. Пора научиться выражать то, что вы хотите сказать в деловом письме. И угадайте, что.Это действительно не так уж и сложно.

Тело вашего делового письма будет содержать только несколько абзацев.

Используйте свой первый абзац, чтобы рассказать читателю, почему вы пишете. Другими словами, вы захотите изложить суть письма.

После этого абзаца добавьте параграф или два, обосновывающих ваши основные положения с помощью предыстории и вспомогательной информации.

Напишите последний абзац, еще раз указав цель письма. Вы также можете запросить действие в этом параграфе.

Инициалы машиниста

Этот раздел необходим только в том случае, если вы не набирали письмо.Если кто-то набрал его за вас, его инициалы появятся внизу письма.

2. Знайте правильный стиль письма

Будьте краткими

Вы можете подумать, что тема вашего письма является самым важным вопросом в мире. Я уверен, что это важно для вас, но помните, что у человека, которому вы пишете, есть много людей, которые пишут ему, все с одной и той же идеей: «Мое письмо самое важное из всех».

Этому человеку нужно найти время, чтобы прочитать эти письма в течение своего напряженного дня.

Хотите, чтобы получатель письма прочитал ваше письмо? Тогда сделайте это кратко.

Честно говоря, какое письмо вы бы прочитали, если бы были очень, очень заняты? Письмо на трех страницах или быстрое письмо на одной странице?

Будьте профессиональны и вежливы

Следование этому правилу почти автоматически поможет вам сделать ваше письмо кратким и по существу.

Не волнуйтесь. Не начинайте писать на не связанные темы. Знайте свою аудиторию и сосредоточьтесь на том, что вы хотите сказать ему / ей для достижения своей цели.

Будьте ясны

Возможно, вы много работали, чтобы выучить жаргон . Жаргон - это специализированный технический словарь, используемый в вашей отрасли или компании.

Однако вам не следует использовать этот словарь в своих деловых письмах. Все могут не знать одни и те же конкретные термины, которые знакомы вам.

Цель вашего письма не в том, чтобы продемонстрировать свой словарный запас. Ваш читатель может полностью упустить суть, когда он или она пытается определить слова. Хуже того, ваш читатель может решить вообще не читать письмо, если оно выглядит слишком сложным.

Используйте короткие предложения. Используйте короткие слова. Держите его простым . Например, вместо того, чтобы писать «во всех случаях», просто напишите «всегда». Не используйте слово «использовать», если вместо этого можно написать «использовать».

Скажите, что вы хотите сказать, и двигайтесь дальше.

Будьте грамматически правильными

Вы действительно хотите, чтобы ваш читатель знал, какие у вас прекрасные грамматические навыки. Это легко сделать.

Одно из самых важных правил, которому нужно следовать - согласование субъект-глагол .

Вот совет, который пригодится даже носителям английского языка. Какую глагольную форму следует использовать после «никто», «кто-то», «все», «ни», «все», «каждый» и «либо»? Следует ли использовать глагол в единственном или множественном числе? Например, вы бы написали «никто не знает s » (единственное число) или «никто не знает» (множественное число)?

Ответ: Форма глагола единственного числа. Итак, вы могли бы написать: «Никто не знает…»

Также избегайте распространенных ошибок, таких как путаница «аффект» и «эффект». Лично я знаю многих носителей английского языка, которые время от времени задаются вопросом, какой из них использовать.Но, прочитав это, вы никогда не совершите этой ошибки.

«Воздействовать» - это глагол. Это означает «влиять».

Результат слияния повлияет на курс акций .
«Эффект» Это означает «результат».

Новости о слиянии ужасно повлияли на мой портфель .

Узнайте о других типичных английских ошибках, подобных этой, чтобы сделать свое письмо более совершенным.

Будьте активны

Деловые письма не должны быть скучными и скучными.Используйте активных глаголов , чтобы активизировать ваше письмо. Что я имею в виду? Посмотреть на себя.

Какое предложение вам больше нравится?

A. Джо добавил несколько интересных комментариев.

B. Несколько интересных комментариев были добавлены Джо.

Не знаю, как вы, но определенно предпочитаю предложение A . Ваши читатели тоже будут. Похоже, Джо действительно работает там. Джо - главный субъект этого предложения, и мы описываем его как активно выполняющего работу.В предложении B Джо идет последним, и похоже, что он делает эту работу менее активно.

3. Знайте ключевые английские фразы

А теперь, дорогой читатель. И еще одна информация, которая вам понадобится, чтобы писать отличные деловые письма на английском языке.

Что это? фраз на английском языке , которые помогут вам написать письмо.

Видите ли, когда деловые люди читают письма, они смотрят на них, ожидая увидеть определенные фразы. Эти фразы дают им представление о том, что будет дальше, и эта подсказка помогает им быстро понять содержание письма.

Итак, чтобы написать четкое письмо, вы должны убедиться, что охватили эти моменты соответствующими фразами.

Это различные элементы содержания вашего делового письма, которые я собираюсь дать вам фразы для написания:

  • Ссылка на будущий контакт

Теперь давайте посмотрим на лучшие фразы, которые можно использовать для каждого из этих разделов.

Приветствие

Приветствие, которое вы используете, зависит от того, знаете ли вы имя своего читателя.Помните, это не личное письмо. Это означает, что вам нужно задать официальный тон.

Обычно используется одно из этих приветствий:

  • Уважаемый господин или госпожа (если имя получателя неизвестно)
  • Уважаемый мистер Смит (если имя известно, но вы не знакомы с получателем)
  • Уважаемый Джим (если вы знаете получателя)

Поставьте запятую после имени и оставьте пробел между приветствием и первой строкой вашего письма.Например:

Уважаемый г-н Смит,

Я пишу на…

Причина написания

Как лучше всего четко объяснить, чего вы хотите? Скажите людям напрямую. Скажите им, что именно вы хотите, в первой строке письма. Вы собираетесь открыть письмо, указав причину, по которой пишете.

Вот несколько примеров:

Я пишу на…

  • … спрашиваю о…
  • … извиняюсь за…
  • … подтверждаю…
  • … комментирую…
  • … подаю заявку на…

In бизнес, люди обычно пишут электронные письма по адресу:

  • уточнить что-то
  • подтвердить что-то
  • сообщить кому-то о чем-то
  • сообщить о чем-то
  • сообщить кому-то о чем-то
  • ответить на что-то
  • запросить что-то
  • сообщить кому-то о чем-то
  • поблагодарить кого-то за что-то
  • обновить кого-то

Одно из вышеперечисленных, скорее всего, будет вашим поводом для написания.Используйте такую ​​фразу, а затем кратко изложите конкретную причину написания.

Например:

Уважаемый г-н Смит,

Я пишу, чтобы запросить копию ежемесячного отчета исследовательского отдела за январь 2016 года.

Сопроводительные документы

Некоторые деловые письма также включают документы, которые поддержите информацию в вашем письме или информацию, которую запросил человек, которому вы пишете.

Так как не все письма содержат такие документы, читатель может пропустить их или не уделить им должного внимания, когда они включены.
Избегайте этого, говоря им, чего ожидать.

Просто напишите:

  • В приложении вы найдете…

Например:

В приложении вы найдете мое резюме и сопроводительное письмо.

Заключительные замечания

Читатели также ищут сигналы о том, что письмо приближается к концу.

Вот несколько примеров фраз, обозначающих конец буквы.

  • Свяжитесь с нами еще раз, если…
    … мы сможем вам чем-то помочь.
    … есть какие-то проблемы.
    … у вас есть вопросы.

Ссылка на будущий контакт

Вам также необходимо рассказать читателям, что вы ожидаете от них дальше.
Примеры фраз, которые вы можете использовать:

  • Я с нетерпением жду…
    … скоро от вас услышим.
    … до встречи в следующий вторник.
    … увидимся в следующий четверг.

Закрытие

Теперь пора по-настоящему закончить письмо.

Наиболее распространенные закрытия деловых писем:

  • С уважением, (Если вы не знаете имя человека, которому пишете)
  • С уважением, (Если вы знаете имя человека, которому вы пишете)
  • С уважением, (Если человек является близким деловым контактом или другом)

Хорошо.

Теперь ваша очередь написать что-нибудь.

У вас есть деловое письмо, которое вам нужно написать на английском языке? Тогда вперед.

Вы готовы написать отличное деловое письмо на английском сегодня!

Загрузить: Этот пост в блоге доступен в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)


И еще кое-что…

Хотите, чтобы ваши письма в офисном чате звучали как носитель английского языка? Тогда вам понравится FluentU.FluentU берет видеоролики из реального мира - например, вдохновляющие выступления, трейлеры к фильмам, новости и многое другое - и превращает их в индивидуальные и увлекательные уроки изучения английского языка.

Это огромная коллекция аутентичных английских видео, которые люди в англоязычном мире на самом деле смотрят регулярно.

Если говорить более конкретно, FluentU имеет целую бизнес-категорию , заполненную подлинными бизнес-видео, охватывающими шесть языковых уровней.

Чтобы показать разнообразие видео даже внутри одной категории, на FluentU есть бизнес-видео «Знакомство с коллегами по бизнесу», «Деловые модные словечки», «Управляйте своим почтовым ящиком!» и «Что Уоррен Баффет думает о наличных деньгах.»

Дополнительным бонусом является то, что если вы захотите позже поработать над другими темами, просто используйте ту же знакомую платформу FluentU для обучения с видео из других категорий, таких как« Наука и техника »,« Политика и общество », или смешайте их вверх с «Искусство и развлечения» или «Здоровье и образ жизни».

Каждое произносимое слово снабжено субтитрами с контекстным определением, изображением и несколькими примерами предложений.

Все, что вам нужно сделать, это нажать или щелкнуть одно из слов в этих субтитрах, чтобы получить дополнительную информацию.Например, если вы нажмете на слово «принес», вы увидите следующее:

Кроме того, все эти отличные видеоролики сопровождаются интерактивными функциями и инструментами активного обучения , такими как мультимедийные карточки и забавные игры, такие как « заполнить бланк."

Если вам интересно смотреть веселые, релевантные видео и активно практиковать язык в процессе, обязательно создайте учетную запись FluentU и попробуйте эту уникальную программу изучения языков!

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Формат делового письма, Как написать деловое письмо

Перейти к основному содержанию
  • Принтеры и расходные материалы
    • Все принтеры Все принтеры
      • Все принтеры
      • Принтеры для домашнего офиса
      • Офисные лазерные принтеры
      • Многофункциональные / МФУ
      • Цифровые листовые печатные машины
      • Струйные прессы с непрерывной подачей
      • Поиск продукта
    • Расходные материалы для принтеров Расходные материалы для принтеров
      • Все расходные материалы для принтеров
      • \ Мои расходные материалы Войти
      • Вход в систему по расходным материалам
      • Тонер Xerox для принтеров сторонних производителей
      • Проверьте статус вашего заказа
      • Помощник по расходным материалам Xerox eConcierge
    • Сканеры
    • Интернет-магазин
  • Решения и услуги
    • Рекомендуемое программное обеспечение Рекомендуемое программное обеспечение
      • Рекомендуемое программное обеспечение
      • Программное обеспечение для управления печатью
      • Решения для рабочих мест
      • Программное обеспечение для рабочего процесса печатной продукции
      • Программное обеспечение для персонализации XMPie
      • DocuShare Управление корпоративным контентом
    • Решения для офисной печати Решения для офисной печати
      • Решения для офисной печати
      • Решения для офисных рабочих процессов
      • Технология ConnectKey
      • приложений рабочего процесса
      • Мобильные решения
    • Промышленность Промышленность
      • Образование
      • Здравоохранение
      • Страхование
      • Правительство
      • Розничная торговля
    • Роль Роль
      • Креативы
      • Финансы
      • Операции

Форматы деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение - это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной - и, возможно, даже важной - частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, например по электронной почте. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, поскольку автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут сохранить. Иногда события, отмеченные буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма все еще имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно отформатированное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях - это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

  • Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, должно описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
  • Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
  • Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем - продемонстрировать, что вы недовольны, не будучи чрезмерно злым. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
  • Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Смысл в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
  • Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями - смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что действительно работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
  • Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
  • Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок - быть быстрым и точным при общении.
  • Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
  • Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
  • Письмо-запрос. Ключевым моментом в таких письмах является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
  • Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
  • Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего ухода.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры форматов деловых писем

Итак, допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

  1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
  2. Дата. Должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему было написано письмо, особенно если оно касалось определенного события или деловой ситуации.
  3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» - верный способ положить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать его, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
  5. Кузов. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в случае с любым другим сообщением, ясность и краткость обычно лучше всего отражаются на писателе.
  6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
  7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда речь идет о передаче профессионализма в деловом письме. Основное правило заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу - вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны располагаться между предложениями через один интервал, чтобы на странице было больше места. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта - Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих способностей и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше урезать его, чем уменьшать размер шрифта.

Наценка. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля размером 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, но полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Я хочу получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. - быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и выбрать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Я хочу получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. - быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выравнивается слева.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый Mr.Уайльд:

Я хочу получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. - быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок - хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов, когда дело доходит до установки соответствующего тона в письме:

  • Не производите впечатление высокомерного или высокомерного.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
  • Как правило, рекомендуется переходить к сути как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время - деньги».
  • При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
  • При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте краткий и профессиональный тон делового письма, но также будьте чуткими к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к управлению продажами нашей компании. S

Как оформить деловое письмо

  1. Карьера
  2. Деловое общение
  3. Деловое письмо
  4. Как сделать Форматирование делового письма

Сью Фокс

Вы пишете большинство деловых писем с намерением заставить читателя ответить.Пишите деловые письма с четкой целью, делая их безошибочными, дружелюбными и уместными. Вся деловая переписка должна быть на фирменном бланке, а форма остальной части делового письма стандартизирована. Все деловые письма содержат следующие элементы:

  • Дата: От трех до шести строк под фирменным бланком, выравнивание слева или справа. Строка дат содержит месяц (полностью прописанный), день и год.

  • Адрес получателя: От трех до шести строк под линией дат, сдвиньте левый край.Адрес получателя состоит из:

    • Свидетельство любезности и ФИО получателя

    • Фирменное наименование адресата

    • Название компании

    • Почтовый адрес

    • Город, штат и почтовый индекс

  • Приветствие или приветствие: Одна или две строки ниже последней строки адреса получателя.

    Если вы используете имя лично, вы можете сделать это в своем приветствии.

  • Тело: Начинается на одну строку ниже приветствия. В теле письма содержится все, что вы хотите сказать.

  • Бесплатное закрытие: Две строки ниже последней строки текста письма, по левому краю или по центру.

    Все следующие заключения уместны в деловых письмах, когда вы не знаете адресата: Искренне Ваш, Искренне Ваш, Искренне Ваш, Искренне, Искренне Ваш, Искренне Ваш.

  • Подпись: Сразу под приветственным закрытием вы ставите от руки свою подпись.

    Сразу под собственноручной подписью введите свою подпись и название компании.

  • Окончательные обозначения: Две строки под вашей подписью. Например, если вы отправляете копии письма другим людям, вы можете ввести cc :, , а затем имена тех, кто получил письмо, в алфавитном порядке.

На этом рисунке показан пример соответствующего делового письма.

Щелкните здесь, чтобы познакомиться поближе.

Об авторе книги
Сью Фокс - автор Etiquette For Dummies , 2nd Edition, и профессиональный член Международной ассоциации консультантов по протоколу (IAPC) в Вашингтоне, округ Колумбия,

Как написать деловое письмо на английском?

Автор: Manjusha Подано на деловом английском

Деловые письма пишутся по разным причинам.Независимо от того, являетесь ли вы студентом или профессионалом, вам время от времени нужно будет писать деловые письма.

Бизнесмены заняты. У них не будет времени и терпения читать длинные запутанные письма. Так что пусть ваше письмо будет кратким и по существу. Включите только актуальную информацию, но убедитесь, что в вашем письме есть вся необходимая информация.

Если вы пишете письмо, чтобы получить некоторую информацию, четко укажите, какая информация вам нужна. Если вы отвечаете на письмо, укажите всю информацию, которую запросил получатель.

Деловые письма обычно следуют некоторым общим правилам. Вот их обзор.

Разместите свой адрес в правом верхнем углу страницы. Оставьте пустую строку и укажите дату точно под адресом. В письмах, написанных на бумаге, адрес которой напечатан вверху страницы, дата может быть проставлена ​​слева.

В официальных и деловых письмах укажите имя и адрес человека, которому вы пишете, в левой части страницы, начиная с того же уровня, что и дата, или немного ниже.

Начните букву слева. Самый распространенный способ обращения к людям в деловом письме - по должности и фамилии. Пример: Уважаемый г-н Мэтьюз / Уважаемая г-жа Салливан

Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте приветствие, например «Уважаемый господин, уважаемые господа, дорогой господин мадам» или «Уважаемая госпожа».

После Уважаемый Х поставьте запятую или вообще ничего. В американском английском после приветствия принято ставить двоеточие.

Оставьте пустую строку после Уважаемый X и начните снова слева.Не делайте отступы в абзацах.

Начните текст письма с четкого указания причины вашего письма. (Пример: я пишу, чтобы сообщить вам, что нас интересует ---)

Если вы хотите, чтобы получатель ответил вам, включите такие выражения, как Жду ответа от вас или Мы будем очень признательны за ответ .

Закройте письмо благодарностью.

Официальные письма обычно заканчиваются с уважением.

Принято искренне ставить заключительную формулу перед Вашим.Общие выражения: с наилучшими пожеланиями и с уважением.

Подпишите свое полное имя, но не включайте заголовок.

Разделы в статье

Пример официального письма и конверта
Как написать письмо с извинениями
Образец письма с извинениями
Образец письма с личными извинениями
Советы по написанию электронной почты
Составление резюме

Если вы не найдете здесь то, что вам нужно, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Все права защищены. Авторские права © 2006-2015 perfectyourenglish.com

Как оформить деловое письмо

Деловые письма по-прежнему важны даже в нашу цифровую эпоху, поскольку они используются для документирования покупок, юридической и страховой информации, пенсионных выплат, сопроводительных писем и многих других деловых операций, требующих формальной доставки. Правильно оформленное деловое письмо состоит из нескольких основных частей, которые при правильном использовании демонстрируют уровень формального профессионализма, необходимый в бизнесе.

Большинство деловых писем обычно печатаются на фирменных бланках компании, которые уже содержат название компании, адрес, веб-сайт, телефонную и факсимильную информацию, уже напечатанную на бумаге, поэтому обычно нет необходимости начинать с имени и адреса отправителя вверху. слева от письма.

Форматы деловых писем

Два наиболее часто используемых формата букв - это стиль блока и модифицированный стиль блока. Самый популярный стиль, используемый сегодня в бизнесе, - это блочный стиль, показанный ниже, где вся буква выровнена по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Другой распространенный стиль письма - это модифицированный стиль блока, в котором тело письма, а также адреса отправителя и получателя по-прежнему выровнены по левому краю и с одинарным интервалом, но дата и приветственное закрытие расположены по центру.

Основные части делового письма

Независимо от того, какой стиль делового письма вы выберете, основные части делового письма остаются неизменными. Они включают дату, внутренний адрес, приветствие, тело, закрытие и вложения.Иногда также включаются инициалы машиниста и дополнительные примечания к приложению и копии.

Примечание. Некоторые из ссылок, которые вы видите ниже, являются моими партнерскими реферальными ссылками. Это вам ничего не будет стоить, но помогает мне компенсировать расходы на ведение блога по навыкам работы в офисе. Спасибо за поддержку!

Основные части делового письма

Строка дат : Если вы печатаете на фирменном бланке компании, письма обычно начинаются с даты, поскольку дата позволяет получателю узнать, когда письмо было отправлено, и полезна при повторном обращении к нему позже.Дата набирается на расстоянии 2 дюймов от верха листа, что можно сделать, нажав клавишу ВВОД 5 раз сверху документа при использовании одинарного межстрочного интервала в Word.

Внутренний адрес : это имя и адрес человека, получающего письмо. Обычно он печатается на четыре строки ниже даты.

Приветствие (также называемое приветствием) : В официальных деловых письмах приветствие должно заканчиваться двоеточием. Приветствие обычно начинается со слова Dear , за которым следует имя человека, получившего письмо.Например, Dear Ms. Brown .

Тело : Тело письма начинается через две строки после приветствия. Основная часть письма - это основная часть письма, которая обычно составляет не менее двух абзацев.

Шрифты : В этом примере наша буква набирается с использованием шрифта Word по умолчанию, Calibri, в шаблоне документа New Blank. Наиболее распространенные шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Arial размером 10 или 12 пунктов, часто используются в деловой переписке.Не используйте слишком декоративные или специализированные шрифты в деловых письмах, поскольку они будут восприниматься как непрофессиональные и их труднее читать.

Бесплатное закрытие : Введите две закрывающие строки после окончания текста письма. Наиболее распространенными линиями закрытия для общих деловых целей являются С уважением, или С уважением, .

Блок подписи : через четыре строки после закрытия введите имя подписавшего. Это дает достаточно места для подписи.

Enclosure Notation : Иногда обозначается как enclosure, Enc или Encl, и часто сопровождается числом, например Enclosures (3).

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ