Как писать деловые письма: Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Как писать деловые письма: Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Самоловских Наталья Юрист

15 января 2021

101030

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Содержание

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Скачать образец официального письма в организацию с просьбой предоставить документы

Скачать образец письма руководителю организации (незаполненный)

Скачать образец написания официального письма в организацию

‘;}

Распечатать

Поделиться

Самоловских Наталья Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?

Тест на уровень английского

Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

• Ваше полное имя
• Название компании
• Номера телефонов и факсов
• Адрес электронной почты
• Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Проверьте, знаете ли вы слова по теме

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Центр письма | Написание деловых писем

Хорошее деловое письмо должно быть кратким, прямым и вежливым. Если возможно, он должен быть ограничен одной машинописной страницей с одинарным интервалом. Из-за своей краткости деловое письмо часто оценивают по небольшим, но важным вещам: формату, грамматике, пунктуации, началу и заключению. Деловое письмо — не место для экспериментов с причудливыми шрифтами или экспериментальными стилями письма.

• Стиль полного блока: Выровнять все элементы по левому краю.

• Измененный стиль блока: В середине страницы выровняйте обратный адрес, дату, закрытие, подпись и напечатанное имя; выровняйте другие элементы по левому полю страницы.

• Обратный адрес: Ваш адрес (или адрес компании, которую вы представляете). Если вы используете готовые канцелярские принадлежности, нет необходимости перепечатывать информацию.

• Дата: Оставьте две пустые строки после обратного адреса. Всегда указывайте месяц по буквам, включая день, запятую и год.

• Внутренний адрес: Оставьте две пустые строки после даты. Затем введите адрес человека или компании, которым вы пишете.

• Приветствие: Введите Уважаемый, затем имя человека. Завершите строку двоеточием. Если вы не знаете имени человека, используйте титул (например, Уважаемый редактор, Уважаемая госпожа).

• Текст: Выровняйте сообщение по левому краю. Пропустите строку перед началом нового абзаца, но не делайте отступ в первой строке абзаца. Убедитесь, что каждый абзац написан ясно и лаконично.

• Закрытие: Оставьте две строки пробела после последнего абзаца основного текста, затем используйте обычное закрытие с запятой (т. е. С уважением, С уважением, С уважением).

• Подпись: Ваша подпись должна быть ниже вашего закрытия. Если вы не установили личные отношения с человеком, которому пишете, используйте свое имя и фамилию.

• Имя и должность: Через четыре строки после закрытия введите свое полное имя. Не указывайте титул (мистер или миссис). Если вы пишете от имени организации, введите свой заголовок в следующей строке.

• Сокращения в конце письма: Если вы отправляете копию письма кому-либо, кроме адресата, используйте cc: и имя человека. Используйте прил. или Приложение, если вы что-то прилагаете к письму. Если его печатает кто-то другой, поставьте инициалы автора заглавными буквами, затем косую черту и инициалы машинистки строчными буквами: MT/fjr. В строке должно быть только одно сокращение.

Как написать деловое письмо: форматирование и советы

06 августа 2021 г.

Несмотря на то, что большая часть делового общения перешла в онлайн через электронную почту, видео и чаты, в нашем цифровом мире все еще есть много места для хорошо написанного и правильно отформатированного делового письма. Используйте это руководство о том, как написать деловое письмо, чтобы убедиться, что вы хорошо представляете себя (и свой бизнес), доносите свою точку зрения и можете добиться успеха в своем следующем письме.

Как форматировать деловое письмо

Подобно дресс-коду делового повседневного письма, деловое письмо обычно придерживается установленной структуры и стандарта. Независимо от того, запрашиваете ли вы открытую вакансию в сопроводительном письме, пишете ли благодарственное письмо кому-то из другой компании или ищете потенциального клиента, партнера или инвестора, есть определенные элементы, которые вы захотите включить в свое деловое письмо. :

• Ваша контактная информация: В бланке шаблона или в верхней части делового письма укажите свое имя, должность, компанию, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
• Дата: Даже если вы отправляете цифровую копию своего письма по электронной почте, принято указывать дату написания в начале вашей корреспонденции.
• Контактная информация получателя: Под датой и по ширине левого поля страницы укажите контактную информацию лица или компании, которым вы пишете.
• Вступительное приветствие: Начните свое письмо с формального приветствия, например «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия].» Если вы не уверены, кто именно будет на другом конце вашего письма, используйте приветствие «Кому это может касаться».
• Тело письма: После разрыва строки под приветствием напишите текст письма, используя строки с одинарным интервалом.
• Официальное закрытие и подпись: После того, как вы представили свое дело или запрос, подведите итог и повторите основную причину вашего письма, прежде чем подписать его с дополнительным завершением. Несмотря на то, что существует широкий спектр подходящих окончаний на выбор, вы можете упростить его, используя такие окончания, как «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Ниже вашего закрытия добавьте свое имя и, если оно у вас есть, вашу текущую должность. В качестве дополнительного штриха вы можете включить свою письменную подпись над вашим машинописным именем.

Советы по написанию делового письма

В дополнение к типичному форматированию делового письма, существуют некоторые правила написания, которым необходимо следовать, чтобы ваше письмо было хорошо принято:

• Будьте прямыми: Хотя в первый абзац основного текста письма обычно включают дружеское приветствие, важно быстро перейти к сути. Используйте первый абзац, чтобы прямо объяснить, почему именно вы пишете письмо, а затем перейдите к подробностям, чтобы поддержать ваш запрос или кандидатуру на работу в следующем абзаце.
• Будь краток: На протяжении всего письма тебе следует писать лаконично. Избегайте цветочных выражений и придерживайтесь формального тона в своем письме.
• Варианты предложения для продолжения: В заключительном абзаце вашего письма обязательно опишите, когда и как получатель может лучше всего связаться с вами, и, если применимо, наметьте конкретные шаги, которые можно предпринять для продвижения вперед с вашим запрос.
• Избегайте опечаток и ошибок любой ценой: Для большинства бизнес-запросов и заявлений о приеме на работу опечатки и грамматические ошибки отрицательно повлияют на ваши перспективы, если не приведут к прямому отказу. Дважды и трижды проверьте, что контактная информация в вашем письме не содержит ошибок, и используйте цифровой помощник по письму, такой как Microsoft Editor, чтобы выявить ошибки при подготовке письма.

После того, как вы напишете несколько деловых писем, содержание станет понятнее. Между тем, наличие настраиваемого фирменного бланка может максимально упростить процесс форматирования ваших деловых писем. Изучите ряд дизайнов шаблонов писем, доступных в Microsoft 365, чтобы найти тот, который соответствует вашему стилю, и получить преимущество при написании следующего делового письма.

Темы в этой статье

Теги

Пишу

Больше статей, подобных этой

Какой артикль в предложении?

Учить больше

голые потребности голых против.