Как писать деловые письма: Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Содержание

Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Самоловских Наталья Юрист

15 января 2021

99368

Распечатать

Размер шрифта:

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Содержание

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;

запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;

используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt. ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Скачать образец официального письма в организацию с просьбой предоставить документы

Скачать образец письма руководителю организации (незаполненный)

Скачать образец написания официального письма в организацию

‘;}

Распечатать

Самоловских Наталья Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

как написать, примеры, фразы и образец

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

Адрес отправителя
Дата
Адрес получателя
Приветствие
Вступление
Основная часть
Заключение
Вежливое окончание
Подпись

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

Pushkin Media Group
ul. Partizanskaya, d. 35
Moscow
121351
Russia

Пушкин Медиа Групп
улица Партизанская, д. 35
Москва
121351
Россия

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год.

Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

Jonathan Livingston LLC
248A Marylebone Road
London
NW1 6JZ
UK

20 September 2020

Mr Jonathan Barnes
Chief Executive Officer
InterContinental Hotels Group PLC
68 Baker Street
London
NW2 2LK
UK

Jonathan Livingston LLC
248A Мэрилбоун-Роуд
Лондон

NW1 6JZ
Великобритания

20 сентября 2020

Мистеру Джонатану Барнсу
Главному исполнительному директору
InterContinental Hotels Group PLC
68 Бейкер-стрит
Лондон
NW2 2LK
Великобритания

А вот пример написания даты по-американски:

Viacom Inc.
1515 Broadway
New York, NY 10036
United States

August 07, 2019

Mr Gary Steed
Head of Entertainment
The CW Network LLC
3300 West Olive Avenue # 300,
Burbank, CA 91505,
United States

Viacom Inc.
1515, улица Бродвей
Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036
США

7 августа 2019

Мистеру Гэри Стиду
Главе отдела развлекательного вещания
The CW Network LLC
3300 Западная Оливковая авеню # 300,
Бербанк, Калифорния, 91505,
США

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

Имя и фамилия получателя
Должность
Название отдела (при необходимости)
Название организации
Номер дома, название улицы, номер офиса
Город
Индекс
Страна

Пример:

Mr Harry White 20 December 2020
Chairman — Board of Directors
Modest Management LLC
91 Baker Street
London
SW6 3BU
UK

Мистеру Гарри Уайту 20 декабря 2020
Председателю совета директоров
Modest Management LLC
91 Улица Бейкер
Лондон
SW6 3BU
Великобритания

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Пример:

Ms. Zelda Jones
Chief Marketing Officer
Widgets Inc.
989 Straight Road
Springfield, OR 97477
United States

Мисс Зельде Джонс
Директору по маркетингу
Widgets Inc.
989 Шоссе Стрэйт
Спрингфилд, Орегон 97477
США

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;
Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

Dear Mr Styles,
Dear Ms Nielsen,

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Reynolds:
Dear Ms. Halliwell:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
With reference to your letter of 15 June, I. .. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

Thank you for your letter regarding the… — Спасибо за ваше письмо о…
Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о…
Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about… — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

Для писем-жалоб:

I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
After careful consideration we have decided to. .. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.

Для продолжения общения:

I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

Для извинений:

Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Для благодарности:

Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),

Менее официозные прощания в деловых письмах:

All the best, — Всего наилучшего,
Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
Best regards, — С уважением,

Самые неформальные подписи:

Best, — Всего наилучшего,
Take care! — Всех благ!

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

Имя и фамилия
Должность (при необходимости).

Общие советы

Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).
Не используйте can и will при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно.
Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Для печати писем используйте стандартный формат А4.

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

75 New Road
Lincoln
LN2 3AE
UK

Jennifer Doherty 25 October 2020
Head of Recruitment
Bioniq Health-Tech Solutions Ltd
1–45 Durham Street
London
SE11 5JH
UK

Dear Ms Doherty,

I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company.

I recently graduated with honours from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in marketing, and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq.

In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them to develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels.

I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours.

While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff.

I look forward to discussing my application with you.

Best regards,

Lynette Peterson

75 Нью Роуд
Линкольн
LN2 3AE
Великобритания

Дженнифер Доэрти 25 октября 2020
Главе отдела по набору персонала
Bioniq Health-Tech Solutions Ltd
1–45 Дарем-стрит
Лондон
SE11 5JH
Великобритания

Уважаемая мисс Доэрти,

Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании.

Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, думаю, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq.

На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах.

Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, как мне кажется, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша.

Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды.

С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик.

С уважением,

Линетт Питерсон

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:

Обложка: stocksolutions/Shutterstock.com

Проверьте, знаете ли вы 100 главных английских слов

Центр письма | Написание деловых писем

Хорошее деловое письмо должно быть кратким, прямым и вежливым. Если возможно, он должен быть ограничен одной машинописной страницей с одинарным интервалом. Из-за своей краткости деловое письмо часто оценивают по небольшим, но важным вещам: формату, грамматике, пунктуации, началу и заключению. Деловое письмо — не место для экспериментов с причудливыми шрифтами или экспериментальными стилями письма.

Два основных стиля

Стиль полного блока: Выровнять все элементы по левому краю.
Измененный стиль блока: В середине страницы выровняйте обратный адрес, дату, закрытие, подпись и напечатанное имя; выровняйте другие элементы по левому полю страницы.

Элементы стандартного делового письма

Обратный адрес: Ваш адрес (или адрес компании, которую вы представляете). Если вы используете готовые канцелярские принадлежности, нет необходимости перепечатывать информацию.
Дата: Оставьте две пустые строки после обратного адреса. Всегда указывайте месяц по буквам, включая день, запятую и год.
Внутренний адрес: Оставьте две пустые строки после даты. Затем введите адрес человека или компании, которым вы пишете.
Приветствие: Введите Уважаемый, затем имя человека. Завершите строку двоеточием. Если вы не знаете имени человека, используйте титул (например, Уважаемый редактор, Уважаемая госпожа).
Текст: Выровняйте сообщение по левому краю. Пропустите строку перед началом нового абзаца, но не делайте отступ в первой строке абзаца. Убедитесь, что каждый абзац написан ясно и лаконично.
Закрытие: Оставьте две строки пробела после последнего абзаца основного текста, затем используйте обычное закрытие с запятой (т. е. С уважением, С уважением, С уважением).
Подпись: Ваша подпись должна быть ниже вашего закрытия. Если вы не установили личные отношения с человеком, которому пишете, используйте свое имя и фамилию.
Имя и должность: Через четыре строки после закрытия введите свое полное имя. Не указывайте титул (мистер или миссис). Если вы пишете от имени организации, введите свой заголовок в следующей строке.
Сокращения в конце письма: Если вы отправляете копию письма кому-либо, кроме адресата, используйте cc: и имя человека. Используйте прил. или Приложение, если вы что-то прилагаете к письму. Если его печатает кто-то другой, поставьте инициалы автора заглавными буквами, затем косую черту и инициалы машинистки строчными буквами: MT/fjr. В строке должно быть только одно сокращение.

Пошаговое руководство, которое поможет вам писать деловые письма

Добро пожаловать в последний пост в нашем пошаговом руководстве для бизнес-писателей . Если вы пишете для бизнеса, вам нужно писать письма. В этом посте мы приводим пошаговое руководство, которое поможет вам написать деловых писем .

Что такое стандартное деловое письмо?

Стандартное или базовое деловое письмо — это письмо, написанное с использованием формального языка. Обычно мы отправляем письма между предприятиями или организациями, а также когда предприятия и организации официально общаются со своими клиентами и клиентами.

ГЛАВНЫЙ СОВЕТ: Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook.

Стандартный формат делового письма:

Ваш адрес: Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», стоит первым. Не указывайте это, если вы используете фирменный бланк. Он должен быть выровнен по правому краю (пример 1), но вы также можете его выровнять по левому краю (пример 2). Добавление адреса электронной почты не является обязательным.
Дата: Напишите дату под обратным адресом. Вы можете разместить дату справа или слева от письма, но большинство южноафриканских компаний размещают дату слева. Если у вас руководство по стилю , узнайте, что предпочитает ваша компания.
Имя и адрес получателя: Укажите имя и адрес получателя под датой, как это будет указано на конверте. Он должен быть с левой стороны.
Приветствие: Оставьте пробел в одну строку, затем напишите «Уважаемый мистер Джонс» или «Уважаемый господин/госпожа» слева. Следите за запятой. (Это не обязательно.)
Тема: Оставить пробел в одну строку под приветствием. Он может располагаться по центру страницы и может быть выделен жирным шрифтом, прописными буквами или и тем, и другим, чтобы выделиться.
Текст вашего письма: Основная часть вашего письма должна иметь одинарный интервал между строками и пустую строку или двойной пробел (без отступа) перед каждым новым абзацем. Каждый абзац должен начинаться с левой стороны. Его следует оставить обоснованным.
Закрытие, ваше имя и подпись: Оставить пробел в одну строку. Закончите соответствующей заключительной фразой, такой как «Искренне ваш» или «С наилучшими пожеланиями», и запятой. (Запятая не обязательна.) Оставьте несколько пустых строк после закрытия, чтобы вы могли подписать письмо, а затем введите свое имя. Укажите название своей должности и название компании в строке ниже. Закрытие, ваше имя и подпись должны быть слева.

В Южной Африке мы придерживаемся формата стандартного делового письма в Великобритании, который может немного отличаться от формата в США. Если вы из США, пожалуйста, проверьте, нужно ли вам что-то изменить.

Стандартное деловое письмо должно включать:

1. Причина написания

Я пишу:

узнать
извиняюсь за
подтвердить
комментарий к
подать заявку на

После того, как вы изложили причину написания делового письма, перейдите к конкретной цели вашего письма. Вот несколько вариантов:

Запрос
Не могли бы вы?
Я был бы благодарен, если бы вы могли

, согласившись на запросы
Я был бы в восторге от

, давая плохие новости
К сожалению,
Я боюсь, что

2. Заключение

Спасибо за помощь.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если мы можем чем-то помочь.

3. Ссылка на будущий контакт

Я с нетерпением жду:

звонка от вас в ближайшее время.
встретимся в следующий вторник.
увидимся в следующий четверг.

4. Финиш

Помните, что запятая не обязательна.

С уважением, (Если вы не знаете человека, которому пишете)
С уважением, (Если вы знаете имя человека, которому вы пишете)
С наилучшими пожеланиями,
С уважением, (Если человек является близким деловым контактом или другом)

Два примера

Деловое письмо, пример 1

Загрузите его здесь: Стандартное деловое письмо – пример 1

Деловое письмо, пример 2

Загрузите его здесь: Стандартное деловое письмо – пример 2

43

Главный совет : Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, изучите наши рабочие тетради для делового письма

Аманда Паттерсон

Если вам понравился этот пост, прочтите:

Советы по форматированию для профессиональных писателей
10 советов по форматированию, чтобы сделать ваш онлайн-текст более удобным для пользователя
9 вещей, которые нужно сделать перед написанием делового документа
Почему нам нужно изложить это в письменной форме
12 Super Subject Lines — шпаргалка для бизнес-писателей
Объяснение пассивного залога

ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ.

Как писать деловые письма: Образец написания официального письма в организацию в 2022 году