Как писать докладную на имя директора: Как пишется докладная записка на имя директора. Форма и виды докладных записок

Как писать докладную на имя директора: Как пишется докладная записка на имя директора. Форма и виды докладных записок

Соц-защита.рф

В современной школе у учителя не очень много возможностей влияния на поведение, успеваемость обучающихся. Плохие оценки, замечания в дневнике часто бывают безрезультатны. Одна из форм работы с проблемными детьми, подростками – докладная на ученика руководству школы.

Докладная на ученика

Факт информирования директора делает благоразумными многих детей, а родителей заставляет принять участие в решении проблем. У руководителя есть больше, чем у обычного учителя рычагов влияния на проблему.

В каких случаях нужно писать докладную

Письменный доклад первому руководителю учебного заведения не должен быть предметом каждодневной практики. Это следует делать только в нестандартных ситуациях.

Чаще всего докладная – это жалоба на неприемлемое поведение ученика, которое не позволяет нормально проводить уроки, создает угрозу моральному и физическому здоровью окружающих.

Документ пишут в следующих случаях:

• проявления агрессии по отношению к другим детям, учителю, персоналу школы;
• появления в неадекватном состоянии;
• оскорбления в адрес любых окружающих;
• драки;
• длительного отсутствия без подтверждения уважительных причин;
• регулярного невыполнения заданий;
• любых других нарушений устава учебного заведения.

Учитель не должен замыкаться с проблемами наедине. Следует обязательно информировать директора о сложных учениках. Первый руководитель сможет найти решение, адекватное возникшей ситуации, пригласит для беседы родителей, психологов, специалистов по работе с проблемной молодежью.

Чаще всего докладную на плохого ученика подает классный руководитель. Хорошо зная ребенка, он может оценить ситуацию в целом, понять являются ли нарушения систематическими или необычное поведение спровоцировано какими-то экстремальными обстоятельствами.

Как писать докладную на ученика

При нестандартном поведении учеников по вполне понятным причинам учитель находится в эмоциональном возбуждении. В таком состоянии ничего писать не нужно, следует сначала успокоиться, а затем лаконично изложить суть проблемы на бумаге.

Учитель часто пытается найти образец докладной, но каждая проблема по-своему уникальна, формулировать ее нужно самостоятельно. Ориентироваться можно только на форму изложения. Один из примеров представлен ниже.

Как видно их образца, докладная от учителя на ученика директору школы составляется в обычной форме:

• справа пишется стандартная «шапка»;
• по центру ниже пишется слово «Докладная»;
• далее излагается суть событий;
• внизу указывается дата и ставится подпись учителя.

Основной текст призван доводить до сведения, ставить в известность, поэтому начинать написание докладной следует с этих слов. Если имеются аудио-, видео-, письменное подтверждения нарушений поведения, их нужно перечислить в документе и приложить.

Зачастую докладная на ученика позволяет подействовать на проблемного ребенка, но эта мера не должна быть постоянной, иначе не будет восприниматься должным образом.

Учитель должен описать меры, которые были приняты им до информирования руководства. Желательно указать, что действия педагога соответствовали уставу школы, другим нормативным документам. Это косвенно подтвердит юридическую компетентность преподавателя, готовность защищать собственные права.

---

В конце текста обычно формулируют просьбу, предложение о конкретных мерах по отношению к нарушителю. Это может быть приглашение на индивидуальную беседу к директору, вызов на заседание всего педагогического коллектива, информирование родителей о ситуации от имени руководства школы, перевод ученика в другую группу.

---

Докладная записка на ученика за хамское поведение должна аргументироваться особенно обстоятельно. Весьма вероятно, что у родителей ученика другое понимание этических норм, отличающееся от общепринятых и допустимых в школе. В документе придется конкретно описать слова и действия учащегося, чтобы ни у кого не возникало сомнений в их неправомерности. Образец докладной на ученика о плохом поведении приведен ниже.

Из примера видно, что учитель вынужден цитировать прямую речь юного хулигана, чтобы оскорбительность его слов и действий была очевидной.

Иногда у педагогов, персонала, родителей одноклассников проблемного подростка возникает желание составить докладную на ученика в полицию.

Однако такой формы обращения в органы защиты правопорядка не существует. В полицию можно писать заявление. Делать это желательно сразу после инцидента, пока все еще точно помнят и могут подтвердить события.

Докладная на ученика младших классов

В младшей школе обычно нарушения бывают иными. Малыши ведут себя так, как принято в семье, поэтому проблему следует обозначить, а воспитательные усилия приложить, прежде всего, к родителям. При необходимости для индивидуальной работы с ребенком можно призвать психолога школы.

Образец докладной о нарушении дисциплины в младших классах приведен ниже.

В приведенной в примере ситуации директор может пригласить на беседу родителей, обратиться в органы опеки, организовать индивидуальную работу школьного психолога с ребенком.

Докладные от родителей

Желание учителя проинформировать руководство о неблагополучии заслуживает уважения. Гораздо хуже, когда педагоги замалчивают проблемы. Ученик постоянно обижает одного или нескольких одноклассников, позволяет себе драться, а учитель делает вид, что все в порядке. В таком случае выходом может стать докладная на ученика от родительницы ребенка, претерпевающего агрессивные действия от юного хулигана.

Докладные от родителей

Документ пишется так же, как и любая другая докладная. В нем нужно конкретно описать неправомерные действия, реакцию на них учителя, охарактеризовать ситуацию в классе в целом, по видению родителя.

---

Докладная на плохого ученика подлежит обязательной регистрации у секретаря. Реакция директора или его заместителя не заставит себя ждать, поэтому нужно приготовиться к встрече, прийти на нее в спокойном состоянии с аргументами, подтверждающими изложенные события.

Докладная записка

Докладная записка – документ для внутреннего пользования, который составляется и публикуется с целью донесения какой-либо информации. Составление и оформление докладной записки лежит на сотрудниках, поэтому желательно иметь представление о том, как правильно написать докладную записку, что в ней отразить. Как составляется докладная записка на сотрудника, директора, другого руководителя, по какой форме ее следует писать – разбираемся вместе.

Главное о докладной записке

Докладная на имя директора или любого другого руководителя имеет статус внутреннего документа. Ее составление может иметь несколько целей:

• информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах;
• призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.

Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника организации. Что касается субординации, то соответствующие принципы в данном случае не применяются. Так, главы подразделений, отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор может даже не догадываться. Соответственно, сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя.

Обратите внимание! Докладная записка на имя директора или другого вышестоящего руководителя может быть написана даже работником, представляющим так называемое низшее звено.

Информировать о такой записке своего непосредственного руководителя он не будет обязан.

В каких случаях нужна докладная записка

Как правило, докладные записки составляются и направляются в конкретных случаях и с конкретными целями:

• информирование руководства о наличии проблемы хозяйственного, производственного характера;
• информирование руководства о чрезвычайном происшествии или ситуации;
• жалоба на поведение или на действия коллег;
• выражение личного мнения и видения конкретных задач, ситуация;
• отчет о выполненной сотрудником работе;
• запрос на получение разрешение от руководства на те или иные действия.

Докладная записка считается внутренним документом, однако она может быть внешней.

Пример

Николай решил поблагодарить сотрудника из организации, с которой в рамках сложного проекта сотрудничала его компания.

Для этого он подготовил докладную записку на имя этого сотрудника и направил ее лично ему, не регистрируя записку у своего непосредственного руководителя.

Не следует путать докладную записку с объяснительной или со служебной запиской. Основное отличие заключается в том, что докладная транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству. В то же время, служебная записка используется как форма распространения информации между департаментами, подразделениями. Объяснительная записка – вариант, если сотруднику нужно изложить конкретные причины, в силу которых был нарушен регламент внутреннего распорядка.

Правила составления и написания докладной

Докладная записка составляется в произвольной форме, так как законом конкретная форма докладной не закреплена и не регламентирована. Впрочем, форму можно назвать лишь условно произвольной, так как составлять записку необходимо по определенной структуре.

Условно она делится на несколько частей:

• описание характера проблемы или ситуации;
• выражение автором докладной записки своего мнения, видения;
• описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.

Записка может быть написана от руки, также ее можно напечатать на принтере в стандартном формате. В записке необходимо указать следующую информацию:

• наименование подразделения, из которого направляется записка;
• дата составления документа;
• описание ситуации, проблемы;
• конкретные предложения, исходящие от автора документа;
• личная подпись автора документа.

В таком виде докладную записку можно направлять тому, кому она адресована.

Обратите внимание! Если докладная записка готовится для отправки в стороннюю компанию, она приобретает статус исходящего документа. В обязательном порядке ему присваивается номер. Для оформления документа необходимо использовать фирменный бланк установленной докладной, также прописываются сведения об отправителе, указывается город.

Виды докладных записок

Докладная записка может быть составлена, если до руководства необходимо донести факты о нарушении трудовой дисциплины. В этом случае документ станет официальным подтверждением совершенного проступка, и именно он будет основанием для наказания сотрудника, который нарушил дисциплину.

Если в докладной записке отражается информация о том, что тот или иной сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, руководство будет в курсе. В свою очередь, это может повлечь последствия со стороны либо органов контроля, либо контрагентов.

В компании может иметь место факт некорректного поведения отдельных сотрудников. Если коллеги понимают, что об этом должно знать руководство, можно также подготовить, оформить и направить докладную записку. В ней нужно будет рассказать о том, что поведение сотрудника недопустимо, описать его, привести аргументы. Также в записке автор имеет право потребовать применить к коллеге конкретные меры, в том числе, наказание, и попросить руководство обязать его не допускать впредь подобных проступков.

Если вы не знаете, как оформляется докладная записка, ее образец поможет вам правильно составить и заполнить документ.

Образец заявления

Образец заполнения докладной записки

Скачать

Рассмотрение докладной записки

После того, как руководитель получит докладную записку, он должен будет внимательно ознакомиться с ее содержанием, сутью описанной проблемы, с ситуацией, и принять взвешенное решение. Оно оформляется в виде резолюции, которая проставляется руководителем прямо на докладной записке.

Докладная записка с резолюцией руководителя – документ, обладающий юридической силой. В таком виде он может рассматриваться как основание для выполнения ряда действий и мероприятий в дальнейшем.

Уже после того, как все меры будут приняты, а действия проведены, докладная записка с резолюцией руководителя отправляется на хранение – она подшивается в книгу с приказами, справками, заявлениями, служебными записками, либо в тем документам, которые были составлены на основании докладной записки. Срок хранения документа – от 3 до 5 лет.

Другие виды записок

Как уже отмечалось, в российских организациях предусмотрены и другие виды записок, в числе которых – служебная записка. У такого документа отсутствует официальный статус, он не предусмотрен в ОКУД.

Среди целей составления и направления служебных записок:

• запрос интересующей информации;
• выдача требуемых инструкций;
• сопровождение иного сообщения – в данном случае речь идет о сопроводительной записке;
• извещение или объявление.

В служебной записке отображаются сведения о том, что побудило автора к ее составлению – причины могут быть указаны в виде заявки, просьбы или предложения. К примеру, в документе может присутствовать информация об изменениях, произошедших в культуре поведения на предприятии, о перемещении сотрудников.

Подпись на служебной записке ставит:

• руководитель подразделения;
• специалист.

Датой записки принято считать дату ее фактического составления и подписания.

Объяснительная записка

К категории внутренних документов также относится и объяснительная записка. В ней, как можно предположить, объясняются причины случая, действия, происшествия, возникновения определенных обстоятельств. Такой документ составляет сотрудник компании для передачи вышестоящим сотрудникам.

В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснения в письменном виде. Для таких случаев предусмотрена объяснительная записка. В ней сотрудник рассказывает о причинах, перечисляет обстоятельства, в которых был совершен проступок. На основе этого документа руководитель и будет принимать решение. Также объяснительная записка считается одним из главных оснований оценки тяжести проступка и обстоятельств, обусловивших его совершение.

Объяснительные записки могут различаться по своему содержанию:

• пояснение и уточнение конкретных положений выполненной сотрудником работы;
• объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.

Такой документ составляется в единственном экземпляре в условно произвольной форме. Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и структурное подразделение.

Работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставление объяснительной записки, в том числе, и для того, чтобы обезопасить себя от возможных неправомерных действий со стороны персонала, если возникнет трудовой спор. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении объяснительной, написанной исключительно от руки, так как это сводит к минимуму риск подмены документа.

Для того, чтобы максимально унифицировать информационно-справочные документы, объяснительные записки просят готовить с учетом требований ГОСТ 6.30-2003. В качестве приложений можно использовать документы, которые так или иначе оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства.

Как и в случае с докладной, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона нет, однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые могут применяться в разных обстоятельствах. Однако это вовсе не означает, что сотрудник обязан писать записки в полном соответствии с ними. Даже если документ составлен не по установленной в компании форме, он считается действительным.

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

При возникновении трудовых и других споров, в которых докладная или объяснительная могут использоваться как доказательства, обращайтесь за профессиональной консультацией в Европейскую Юридическую Службу.

Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела

В мировом суде слушалось дела, в рамках которого Игоря Иванова обвинили в совершении клеветы, распространении заведомо ложных сведений, порочащих честь и достоинство другого лица и подрывающих его репутацию. Потерпевшим по делу был признан Алексей Петров. В исковом требовании были указаны обстоятельства совершения преступления: Иванов, занимая должность декана одного из факультетов вуза, получил от заведующего кафедрой докладную записку от 22 апреля 2021 года, на которой он поставил свою резолюцию следующего вида — «Отделу кадров: прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в качестве преподавателя в письменном виде», после чего передал завизированную докладную записку начальнику отдела кадров факультета.

Кроме того, Игорь Иванов передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и запросил объяснения у Алексея Петрова тех обстоятельств, которые были изложены в докладной записке. Иванов, проигнорировав объяснения, которые Петров привел в служебной записке, подписал приказ об объявлении Петрову выговора за совершение дисциплинарного проступка, которое выразилось в нарушении трудовой дисциплины, Указанный приказ был передан для регистрации в отделе делопроизводства факультета. Петров после регистрации приказа потребовал проставить на нем согласующую визу.

Петров вменяет Иванову нарушение трудовой дисциплины, однако сведения, внесенные в приказ, сам Иванов считает недостоверными. Заведомая ложность указанных в приказе сведений о совершении дисциплинарного проступка определяется тем, что трудовые обязанности, трактуемые Петровым как дисциплинарный проступок, уполномоченным представителем работодателя на Иванова фактически не возлагались. Петров как уполномоченный представитель работодателя не возлагал на Иванова трудовые обязанности в виде приказа, распоряжения, служебного задания, о чем Петрову было известно.

Сведения о том, что Иванов нарушил трудовую дисциплину, опорочили честь и достоинство сотрудника, и подорвали его репутацию. Кроме того, по этим обстоятельствам было наложено незаконное дисциплинарное взыскание (выговор).

Суд, рассмотрев дело, и изучив его материалы, в том числе, докладную записку, вынес решение – признать Петрова невиновным в совершении преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 128.1 УК РФ и оправдать его в связи с отсутствием в его действиях состава преступления.

Читайте также Как оформить должностную инструкцию

Частые вопросы

Для чего составляется докладная на работника?

+

Целью может быть информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах или призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.

Чем докладная записка отличается от служебной записки?

+

Докладная записка транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству.

Что должно быть отражено в докладной записке?

+

Описание характера проблемы или ситуации, выражение автором докладной записки своего мнения, видения, а также описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.

Каким образом руководитель реагирует на докладную записку?

+

После того, как руководитель ознакомится с докладной запиской, он проставляет на ней свою резолюцию, выражая, тем самым, решение по описанной в документе ситуации.

Заключение эксперта

Докладная записка необходима, если сотрудник имеет желание и намерение сообщить своему руководству о какой-либо ситуации, проблеме, рассказать о важных, на его взгляд, обстоятельствах. В форме докладной записки может быть подано предложение, жалоба. В соответствии с законом, записка отправляется на хранение и находится там в период от трех до пяти лет, используется как основание для принятых руководством решений по тому или иному вопросу.

Как написать управленческую записку | Small Business

By Beth Rifkin

Предприятия используют служебные записки для распространения информации среди множества людей. Такие служебные записки подробно описывают новости о политике, событиях или инициативах, например, и доставляют информацию всем соответствующим руководителям одновременно. Создание эффективного меморандума для руководства предполагает понимание вашей аудитории и осознание того, что менеджеры получают много корреспонденции в течение дня. Напишите заметку ясно и лаконично, с интересующей темой, чтобы привлечь внимание.

1. Отправляйте памятку только тем руководителям, которым необходима информация. Рассылка заметок всем руководителям в организации каждый раз, когда они пишутся, может снизить вероятность того, что записка будет прочитана. Будучи избирательными, менеджеры будут знать, получили ли они письмо, содержание, вероятно, важно.

2. Напишите сильную тему или строку Re:, чтобы привлечь внимание читателя. Вместо чего-то обычного, например, «Обновление программы льгот для здоровья», вы можете написать: «В программу здравоохранения добавлены интересные новые льготы!»

3. Обобщите цель статьи в первом предложении. Менеджеры будут использовать это в качестве руководства, чтобы определить, следует ли им продолжать чтение. Общее начало служебной записки может привести занятого менеджера к выводу, что информация не стоит его времени, поэтому включите в первую строку достаточно подробностей, чтобы убедить менеджеров в служебной записке.

4. Записка должна быть короткой и лаконичной. Используйте комбинацию абзацев и маркеров для быстрого чтения. В то же время включите достаточно контента, чтобы четко объяснить информацию. Многие люди привыкли публиковать короткие посты в социальных сетях, чтобы донести свою точку зрения; понять разницу между служебной запиской, адресованной менеджерам, и, например, обновлением в Твиттере. В меморандуме должно содержаться удовлетворительное резюме проблемы.

5. Уточните любые следующие шаги или обязанности читателей. Четко укажите, нужно ли им собрать определенную информацию, посетить семинар, обучить своих подчиненных этому вопросу или что-то еще, что требует дополнительных действий. Укажите конкретный крайний срок для действий, если он есть.

6. Укажите контактное имя и информацию, если у кого-либо из менеджеров возникнут вопросы относительно содержания меморандума.

Ссылки

• Wall Street Journal: Как писать заметки
• Онлайн-лаборатория письма Purdue: Записка: Аудитория и цель

Предупреждения

• Не думайте, что записка будет конфиденциальной, даже если она помечена как таковая. Любой письменный документ может попасть в чужие руки или быть замеченным посторонними глазами. Конфиденциальная информация должна передаваться в устной, а не в письменной форме.

Писатель Биография

Бет Рифкин пишет статьи на тему здоровья и фитнеса с 2005 года. Ее подписи включают «Tennis Life», «Ms. Fitness», «Triathlon Magazine», «Inside Tennis» и другие. Она имеет степень бакалавра делового администрирования Университета Темпл.

Части памятки — Purdue OWL®

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить проблемы с написанием служебных записок, обсуждая, что такое служебная записка, описывая части служебной записки и предоставляя примеры и пояснения, которые сделают ваши служебные записки более эффективными.

Стандартные заметки разделены на сегменты, чтобы упорядочить информацию и помочь достичь цели автора.

Заголовок Сегмент

Сегмент заголовка имеет следующий общий формат:

КОМУ: (имена и должности читателей)

ОТ: (ваше имя и должность)

ДАТА: (полная и текущая дата)

ТЕМА: (о чем записка, каким-то образом выделено)

Убедитесь, что вы обращаетесь к читателю по его или ее правильному имени и должности. Вы можете называть президента компании «Макси» на поле для гольфа или в неформальной записке, но «Рита Максвелл, президент» больше подходит для официальной записки. Будьте конкретны и лаконичны в строке темы. Например, тема «Одежда» может означать что угодно: от обновления дресс-кода до производственной проблемы. Вместо этого используйте что-то вроде «Реклама осенней линии одежды».

Открывающий сегмент

Цель служебной записки обычно указывается в первом абзаце и включает в себя: цель служебной записки, контекст и проблему, а также конкретное задание или задачу. Прежде чем баловать читателя подробностями и контекстом, дайте ему краткий обзор того, о чем будет эта записка. Выбор того, насколько конкретным будет ваше введение, зависит от стиля вашего плана заметок. Чем более прямым является план памятки, тем более подробным должно быть введение. Включение цели меморандума поможет прояснить причину, по которой аудитория должна прочитать этот документ. Введение должно быть кратким: примерно как короткий абзац.

Контекст

Контекст — это событие, обстоятельство или предыстория проблемы, которую вы решаете. Вы можете использовать абзац или несколько предложений, чтобы установить предысторию и обозначить проблему. Часто достаточно использовать начало предложения, чтобы полностью объяснить контекст, например,

.

«Благодаря исследованию и анализу рынка…»

Включите только то, что нужно вашему читателю, но убедитесь, что это понятно.

Сегмент задач

Одной из важных частей служебной записки является постановка задачи, в которой вы должны описать, что вы делаете, чтобы решить проблему. Если действие было запрошено, ваша задача может быть обозначена предложением, начинающимся, например,

«Вы просили, чтобы я посмотрел на…»

Если вы хотите объяснить свои намерения, вы можете сказать:

«Чтобы определить наилучший метод продвижения новой линии падения, я…»

Включайте ровно столько информации, сколько необходимо лицам, принимающим решения в данном контексте, но будьте убедительны в том, что существует реальная проблема. Не увлекайтесь незначительными подробностями. Если у вас возникли проблемы с формулировкой задачи, подумайте, прояснили ли вы ситуацию. Возможно, вам потребуется больше планирования, прежде чем вы будете готовы написать записку. Убедитесь, что ваш прогноз целей делит вашу тему на наиболее важные темы, которые нужны лицу, принимающему решения.

Итоговый сегмент

Если ваша заметка длиннее страницы, вы можете включить в нее отдельный сегмент сводки. Однако этот раздел не является обязательным для коротких заметок и не должен занимать много места. Этот сегмент содержит краткое изложение ключевых рекомендаций, которые вы получили. Это поможет вашему читателю сразу понять ключевые моменты памятки. Этот сегмент может также включать ссылки на методы и источники, которые вы использовали в своем исследовании.

Сегменты обсуждения

Сегменты обсуждения — это самые длинные части меморандума, в которые вы включаете все детали, поддерживающие ваши идеи. Начните с самой важной информации. Это может означать, что вы начнете с ключевых выводов или рекомендаций. Начните с самой общей информации и переходите к конкретным или подтверждающим фактам.