Как писать докладную на сотрудника: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Как писать докладную на сотрудника: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка (образец) | Современный предприниматель

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

• «шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

• информационно-уведомительной части — раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

• резолютивной части — часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

• подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

• докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

• докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В.»

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание — замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф.»

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию — оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П.»

Ошибки в написании приведенного образца:

• не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

• не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

• не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Директору ООО «Прогресс-ХХI» Филатову Я.Л. От начальника гаража Деревянко А.Т.

 

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.

18.09.2018 г.

Докладная записка как мера воздействия на конфликтных сотрудников: невыполнение должностных обязанностей, хамское поведение и прочие проступки

Хамское поведение в обыденной жизни — очень неприятное явление. Споры о мотивах и целях такой жизненной позиции оставим психологам, но факт остаётся фактом — некоторые люди за бранным словом в карман не лезут. Особенно неприятна такая ситуация в пределах рабочего коллектива, где имеет место этика деловых отношений. Помимо откровенного хамства, некоторые личности могут досаждать рабочим моментам посредством уклонения от выполнения должностных обязанностей или невыполнения вовсе. Для противодействия таким сотрудникам необходимо уметь писать докладную записку, с образцами котрой можно легко ознакомиться.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

• Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
• Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
• Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Интересный факт: Составить документ можно исходя из собственного желания или по просьбе руководства.

Структура и форма правильного заполнения

По форме написания, а также по содержанию докладную можно сравнить со служебной запиской. Основную разницу документов составляет лишь подчинённость между отправителем и получателем. Докладная записка пишется на руководящее лицо рангом выше, а служебная равнозначному. Структура документа подразумевает следующее:

• Название фирмы;
• Указание типа документа;
• Номер, под которыми зарегистрирован документ и его дата;
• При написании докладной внешнего типа указывается место;
• ФИО, занимаемая должность лица, к которому обращён документ;
• Заголовок. Обычно начинается словами «О…», «Касательно…»;
• Основной текст. Его состав делится на две части. Первая повествует о возникшем конфликте или случившейся ситуации, вторая подразумевает конкретные способы по решению либо просьбу;
• В конце документа ставится подпись составителя с расшифровкой, указывается его должность.

Интересный факт: докладная записка не имеет законодательно утверждённой формы.

Приведённая выше структура действительна для любого типа докладной.

Образцы

Хамское поведение

Жалоба на хамское поведение пишется только на имя вышестоящего руководства.

Так следует оформлять жалобу за хамство

Прогул

К документу прилагается объяснительная сотрудника.

Оформление о прогуле

Нарушение трудовой дисциплины

Так выглядит эта докладная

Невыполнение должностных обязанностей

Невыполнение обязанностей

Оскорбление

Так следует оформлять докладную за оскорбление

Найти меры воздействия на неадекватное поведение сотрудников в коллективе не так трудно. Составленный материал поможет правильно классифицировать и написать служебную записку. Помните, что профилактика нездорового поведения в рабочем обществе также необходима. Подбор сотрудников имеет важную роль. Учитывайте все факторы и, возможно, вам не доведётся брать в руки листок бумаги для написания докладной.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Чем отличается служебная записка от докладной

Автор ГдеРазница На чтение 3 мин. Опубликовано 23.01.2019

Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник. Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.

Что такое служебная записка, когда она пишется

Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос. Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству. Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику. Может содержаться просьба, замечание или предложение.

Классификация:

• докладная;
• объяснительная;
• пояснительная;
• аналитическая.

Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.

Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.

Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме. В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.

Главная задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения. Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах. Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись. Кроме того, ставится печать компании. Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.

Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями. Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.

Что такое докладная, кем и когда пишется

Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации. Возможно указание на возможность решения проблемы.

Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.

Функции:

• урегулирование проблемы;
• предложение по улучшению производственной деятельности;
• донесение до руководящего состава мнения коллектива;
• при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
• отчет о ходе выполненной работы;
• информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.

Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.

Основные отличия документов

Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:

Служебная	Докладная
Может быть написана на имя любого сотрудника	Адресована только вышестоящему начальству
Внутренний вариант	Внешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компаний
Не имеет юридической силы	Имеет юридическую силу
Составляется на обычном листке бумаги	Используется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной переписки

Как правильно составить: образцы и бланки

При составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок. Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.

Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального – какие учебные заведения дают?

Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.

Чем отличается импорт и экспорт и что это такое – https://gderaznica.ru/social/import-i-eksport.html

Образцы можно скачать, перейдя по ссылке:

Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины.doc

Скачать пустой бланк служебной записки.doc

Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.

Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:

примеров того, как написать служебную записку сотрудникам | Работа

Автор: Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

Когда вы открыли свою компанию, общение не создавало проблем. Общение лицом к лицу означало, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то были вопросы, они получали ответ на месте. В то время вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение, прежде чем слухи пустят корни. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить памятку.

Когда все должны знать

Если вы когда-либо играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего имеет полученное сообщение с первоначальным намерением мессенджера. Чтобы написать эффективную памятку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, будьте краткими. Чем меньше слов вы используете в своей памятке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите в памятку призыв к действию и завершите простым выполнением действия.

Совет

Заканчивайте информационные записки фразой «Никаких действий не требуется», — говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

Объявление об изменении руководства на высшем уровне

Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто еще в игре, а кто нет. Записки помогут вам представить нового босса и попрощаться со старым. Знание того, кто главный и каких изменений следует ожидать, помогает компании сохранять сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому менеджеру:

• Представлять новых сотрудников или правила.
  
• Предотвратить или подавить слухи.
  
• Соберите достоверную обратную связь.
  

Представьте новых сотрудников или меморандум о политике

От: Том Пирсон, менеджер Пятого округа

Относительно: нового менеджера по приемам, Джеральдин Хайнс

Уважаемые сотрудники Comstock: С 15 марта , 2018 у вас будет новый региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной службы я оставляю всех вас в поисках прекрасного будущего.

Мне было приятно обучать мою преемницу Джеральдин Хайнс в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что разделяет стремление компании быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу, когда мы объединим наши центры обработки вызовов и расширим доступность наших сайтов-доноров.

Пожалуйста, дайте Джеральдине тот же уровень мастерства, который вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

Том Пирсон, менеджер по уходу, Пятый округ

Предотвращение или подавление слухов Памятка

Уважаемые члены команды Warshaw: В прошлом месяце ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Уверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая.До тех пор никаких действий не требуется.

Аллен Грейсон, генеральный директор

Соберите поддающуюся проверке записку обратной связи

Кому: синяя, зеленая и красная команды

Что касается: 10-го ежегодного забега для друзей 5K и развлекательного забега

В прошлом году наши маршруты Buddy Walk и Fun Run проходили вдоль Thomas Road. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть выставлены через пять дней. Отправьте свой рейтинг Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, выиграют подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

.

Как написать эффективную памятку

Это общее руководство о том, как написать служебную записку (также известную как «меморандум», если вы хотите быть технической), которая:

• … читается.
• … имеет ясную цель.
• … делает жизнь каждого проще.
• … передает ваше сообщение в кратчайшие сроки.

Приступим!

Что такое памятка?

Памятка — это записка для группы людей, говорящая им что-то сделать или информирующая о новой политике.

Примеры причин для отправки напоминания:

• ИТ-специалист отправляет напоминание о том, что все пароли необходимо обновлять каждые 60 дней.
• Офис-менеджер, напоминающий людям, что нужно до конца дня положить всю посуду в раковину.
• Генеральный директор объясняет новую бонусную политику.
• Вице-президент сообщает своему подразделению, что они отстают в течение года и должны достичь определенных показателей.

Памятка обычно отправляется по электронной почте и может заменить необходимость проводить целую встречу по небольшой теме, которую можно объяснить в памятке.

Записки имеют тенденцию становиться громкими и скучными… а длинные и скучные записки могут легко потерять много времени и вызвать у людей НЕНАВИСТЬ получать (и читать) будущие записки. Это плохо!

К счастью, есть несколько очень простых советов, которым мы можем следовать, которые сделают нашу памятку простой, быстрой и, возможно, веселой!

Прежде чем писать записку, запомните эти 5 вещей:

Многие записки длинные, бессвязные, и к концу вы даже не понимаете, о чем они, черт возьми.

Сначала задайте себе эти вопросы:

• «Это вообще ДОЛЖНА быть памятка?»
• «Это отнимет у людей время … это то, что может подождать?»
• «Если бы я получил эту памятку в почтовом ящике, я бы просто закатил глаза?»
• «Если бы я мог убедить людей предпринять ОДНО действие после прочтения этой памятки, что бы это было?»

Если вы не можете ответить ни на один из этих вопросов, возможно, вам нужно еще раз подумать, стоит ли вам отправлять эту памятку.

Излишние записки отнимают время, вызывают ненужное разочарование и заставляют работать уже занятых людей. Поэтому давайте перед отправкой убедитесь, что записка на 100% необходима!

Иногда заголовок заметки бывает до смешного длинным, что затрудняет чтение.

Заголовок часто не очень важен, поэтому вам нужно свести к минимуму пространство, которое занимает заголовок, например:

_______________________________
От: Невилл Медхора
Кому: Весь отдел продаж.
Причина: Отправьте мне сообщение о продвижении по квоте до 17:00 сегодня.
_______________________________

Помните, что многие люди открывают свои сообщения и электронные письма на разных устройствах, таких как планшеты и телефоны, и если ваш заголовок слишком длинный, им придется пролистать значительную часть, чтобы увидеть реальное содержание заметки.

Если вы следовали совету-памятке №1, то вы точно знаете, какое действие должны предпринять читатели вашей памятки. Приступите к этой части действия как можно быстрее!

Нет необходимости растягивать заметку, добавлять ненужные комментарии или использовать большие слова, чтобы выглядеть умно.Просто переходите к делу.

Если вы чувствуете себя умным или любителем приключений, не стесняйтесь использовать изображение, подобное этому!

Кто сказал, что хорошо составленные записки — это не весело? 🙂

Убедитесь, что вы повторили именно то, что вам нужно от людей в конце памятки:

_______________________________
ЧТО МНЕ НУЖНО ОТ КАЖДОГО:
Пришлите мне ваш любимый торт сегодня к 17:00!
_______________________________

Простое указание в конце того, что вам нужно от людей, значительно увеличит количество людей, которые предпримут действия.

Давайте сэкономим кучу времени для всех. Если что-то не требует никаких действий, просто скажите это!

В конце памятки просто напишите в конце:

_______________________________
Никаких действий не требуется.
_______________________________

Эти три слова дают понять, что им больше нечего делать.

Характеристики большой записки:

• Самый первый раздел напоминает им, какие действия следует предпринять.
• Главное сообщение очень короткое и по существу.
• Самый последний раздел напоминает им, какие действия следует предпринять.

Характеристики плохой записки:

• Сверхдлинный заголовок.
• Говорит очень «корпоративным тоном», который утомляет людей.
• Suuupppeerrr — длинный текст, который трудно читать.
• Множество ненужных деталей.
• Суть памятки не сразу очевидна.
• Последний раздел не описывает действия, которые необходимо предпринять.

Быстрый контрольный список, который нужно пройти перед отправкой памятки.

Следуя этому быстрому списку, вы можете превратить длинную и скучную памятку в быструю и эффективную памятку !

Поэтому, прежде чем отправлять напоминания, просто следуйте этим кратким инструкциям:

• Убедитесь, что действие, которое вы запрашиваете, достойно записки.
• Объясните заметку в заголовке одним предложением. Короче = лучше.
• Немедленно переходите к делу. Перечитайте памятку и избавьтесь от ненужной болтовни.
• Последняя часть памятки должна точно сказать, какие действия вы хотите, чтобы люди предприняли.

С уважением,
Невилл Медхора

Хотите показать своей команде отличный видеоролик о том, как написать памятку? Покажите им это видео «Как написать отличную памятку»!

Загрузите это памятное руководство в формате PDF, чтобы поделиться:

— Получите эту статью в виде файла PDF, Word или Google Doc —
— Сохраните ее в своих файлах для дальнейшего использования —
— Отправьте ее новым сотрудникам в офис —

П.S. Если эта статья в совокупности предотвращает 100 000 плохих заметок в год, мы можем сэкономить персонал во всем мире на 166666 потраченных впустую часов!

Каждую памятку отправляют 20 людям.
Каждая памятка тратит 5 минут на человека.
[100 000 записок] x [20 человек] x [5 минут] = 10 000 000 минут = сэкономлено 166 666 часов.

P.P.S. Отправьте ссылку на эту статью коллегам и друзьям:
https://copywritingcourse.com/how-to-write-a-memo/

Перед отъездом, знаете ли вы, что мы делаем отличный обучающий курс и даже помогаем вам писать текст, когда вам нужно?
Наши тренинги бывают быстрыми, действенными, и даже простое освоение одной новой концепции может быстро окупить все ваши вложения.Он обучает вас и коллег:

• Написание копии веб-сайта для продажи или подписки.
• Создание сообщений в блогах с высокой конверсией.
• Написание автоответчиков, которые автоматически рассылают маркетинг и продают.
• Написание электронных писем, привлекающих внимание и привлекающих внимание.

В Личном кабинете вы также получаете неограниченное количество критических отзывов, неограниченную помощь, неограниченное количество рабочих часов в реальном времени и неограниченное количество обзоров вашего контента. Если это похоже на то, что вы хотели бы начать изучать, потратьте несколько минут, чтобы проверить курс Копирайтинга..

Как адресовать памятку своим сотрудникам | Малый бизнес

Барбара Бин-Меллингер Обновлено 21 июля 2020 г.

Может показаться, что служебная записка — сокращение от «меморандум» — это документ, который можно быстро отбросить, не задумываясь над ним. Но хотя записки по своей природе краткие (не более двух страниц), вы можете и должны вложить в них много информации, чтобы их стоило прочитать. Это также зависит от того, кому адресована записка; в служебной записке президенту или сотрудникам писатель может сфокусироваться не только на своей команде.Передаете ли вы информацию или запрашиваете ответы, следование проверенному формату гарантирует, что вы предоставите всю информацию, которая нужна вашим получателям.

Начните с того, кому адресована памятка

Заголовок стоит первым в памятке, и это важно, потому что он сообщает получателям, о чем памятка и кто еще получает; Другими словами, кому адресована служебная записка — например, рассылает ли автор записку сотрудникам в целом или только своей команде — и почему они должны ее прочитать.Согласно Lexico, образец заголовка должен включать:

• Кому: Имя и должность физического лица
• Копия: Все остальные получатели
• ОТ: Ваше имя и должность
• ДАТА: Месяц, день, год без сокращений
• ТЕМА: Конкретный тема служебной записки

Онлайн-лаборатория письма (OWL) Университета Пердью подчеркивает, что, хотя записки не являются самым формальным способом общения, вы все равно должны называть получателей их полными именами, даже если их псевдонимы используются в масштабах всей компании.Поэтому к сотрудникам, которых все называют «Рыбками» или «Красными», следует обращаться по их настоящим именам в адресной строке.

Понимание важности темы

Вы бы надеялись, что записка президента компании, генерального директора или собственного менеджера сотрудника будет полностью прочитана всеми получателями. Но многие читатели заметок автоматически смотрят на строку темы, чтобы быстро рассказать им, о чем эта заметка. Они хотят оценить, насколько на самом деле важна для них записка и нужно ли им ее читать.Тема письма также дает читателям ориентир, позволяющий отвлечь их внимание от того, что они делали раньше.

Согласно Purdue’s OWL, тема письма должна соответствовать фактическому содержанию заметки. Да, он должен быть кратким, но четко указывать, что находится в памятке. Чтение примеров недостаточно конкретных тем и способов их улучшения может помочь вам понять разницу и улучшить свои темы, чтобы привлечь больше читателей:

1. ТЕМА: Безопасность ИЗМЕНЕНИЕ: Защитите свои личные вещи от кражи в офисе.
2. ТЕМА: Канцелярские товары ИЗМЕНЕНИЕ: Новый метод заказа канцелярских товаров.
3. ТЕМА: Недавние выпускники ИЗМЕНЕНИЕ: Недавние выпускники отправятся в турне на следующей неделе.

Сначала сформулируйте главную мысль

Заметки — это простые формы общения, а не тизеры, которые доводят до сути. После прочтения строки темы большинство читателей сразу же переходят к первому предложению, чтобы увидеть основную мысль заметки, поэтому поместите основную мысль в начало, желательно в первую строку.В статье о написании деловых заметок на веб-сайте Центра письма Университета Джорджа Мейсона говорится, что наиболее важным моментом при написании заметок является начало заметки с вашей основной мысли. Это позволяет читателю сразу узнать, о чем говорится в памятке.

Если ваша тема — «Защитите свои личные вещи от офисной кражи», первая строка вашей служебной записки может быть такой: «Недавно было несколько сообщений о краже личных вещей в офисе». Теперь вы привлекли их внимание.Тема письма была не просто предложением; в вашем офисе действительно произошли кражи. Затем добавьте дополнительные предложения, содержащие информацию, например: «Мы не смогли установить, кто несет ответственность за эти кражи, и из-за большого количества посетителей в наших офисах решение этой проблемы может занять некоторое время. Поэтому мы просим, ​​чтобы вы либо запираете личные вещи на столе, либо берете их с собой каждый раз, когда покидаете свое место «.

Если читатели захотят получить дополнительную информацию, они будут продолжать читать ваши вспомогательные статьи.Но если вы предоставите самую важную информацию заранее, большее количество читателей узнают, о чем эта памятка, даже если они не будут продолжать читать. Ваши сотрудники заняты своей работой и могут получать сотни электронных писем и служебных записок в течение дня, которые они не могут прочитать полностью. Однако, если они знают, о чем ваша записка, они, скорее всего, не забудут вернуться к ней после срочных встреч, телефонных звонков клиентов и сроков.

Используйте подзаголовки для направления читателей

Некоторые читатели любят просматривать документы, включая заметки, для поиска основных моментов, согласно Университету Джорджа Мейсона.Чтобы помочь им в этом, используйте информативные подзаголовки по всей заметке, чтобы, если все, что они прочитают, — это строка темы и подзаголовки, они ушли, понимая суть заметки. Убедитесь, что ваши подзаголовки ясны и понятны, как и тема. Здесь не место быть умным и загадочным.

Продолжая записку о офисных кражах, вы можете написать подзаголовок для каждой резервной точки, которую вы хотите создать, и выделить их жирным шрифтом, например:

• Кражи произошли за последние две недели
• Есть другие объяснения исключено
• Действия, которые вы должны предпринять сейчас

Разверните каждый подзаголовок в абзаце под ним.Для первого подзаголовка о времени краж укажите фактические даты совершения краж или соответствующую информацию, например, что все они произошли по пятницам. По второму предмету объясните, что возможность того, что предметы были просто потеряны, обсуждалась, но исключалась, поскольку произошло слишком много инцидентов, расположенных слишком близко друг к другу.

Рассмотрите возможность добавления резюме

После написания основной части вашей заметки, если она занимает целых две страницы и содержит много информации, вы можете добавить резюме — иногда называемое исполнительным резюме — которое читатели могут отсканировать, чтобы получить необходимую им информацию.Это необязательное резюме идет в начале памятки, поэтому вы фактически даете читателям предварительный просмотр того, что охватывает меморандум, хотя, согласно Purdue OWL, оно написано как резюме.

Начните с основного пункта памятки, затем следуйте пунктам, поддерживающим вашу основную идею, в том порядке, в котором они освещены в памятке. Затем четко укажите, какие действия вы хотите, чтобы читатели предприняли. Некоторые читатели предпочитают записки с резюме, потому что они могут прочитать заголовок и тему, а затем резюме и точно знать, что освещено в заметке, не читая целые две страницы.Однако, если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, вам не нужно добавлять резюме.

Открывать, закрывать и правильно форматировать

Мэри Каллен, тренер по написанию руководящих кадров и основатель Instructional Solutions, отмечает, что служебные записки являются внутренними документами, а деловые письма — внешними, а электронные письма — и тем и другим. Однако иногда, если вы работали в тесном сотрудничестве с клиентом над проектом, при общении с ним могут использоваться памятки. Записки не начинаются с приветствия и не заканчиваются заключительной подписью.

Purdue OWL объясняет, что, поскольку служебные записки являются деловыми документами, абзацы должны соответствовать деловому формату и быть выровнены по левому краю, а не с отступом, как в академическом письме. Строки должны быть одинарными, с двойными интервалами между абзацами. В заключение Каллен предлагает закончить записку сильным призывом к действию. Скажите читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то изменить способ выполнения процедуры, дать отзыв о теме заметки или просто запомнить информацию, когда она им понадобится.

.

Напишите убедительную записку сотруднику или коллеге

Подсказки

В убедительной записке вы должны постоянно помнить о чувствах читателя. Подумайте, как человек отреагирует на то, что вы говорите. Что могло бы убедить его или ее с наибольшей готовностью? Насколько вам следует полагаться на логику, а насколько — на эмоции?

Ступени

1. Начните с утверждения, которое привлекает внимание читателя к проблеме.

предложений

• У всех нас есть свои любимые раздражения, и все мы знаем, как легко человеку с другим характером проникнуть в нашу кожу. Однако, чтобы работать эффективно и производить качественную работу, мы должны сплотиться. Мы не можем позволить личностным различиям мешать нашей продуктивности.
• Поскольку до первичных выборов осталось меньше месяца, пора еще раз зарегистрироваться для голосования.
• Мы не можем просто игнорировать правительство. Иногда мы должны сделать так, чтобы наши голоса были услышаны. Поскольку законодательный орган штата скоро будет голосовать по законопроекту об образовании, это один из таких случаев.
• В течение некоторого времени у нас была относительно либеральная политика в отношении использования телефонов сотрудниками; но, как вы знаете, из-за злоупотреблений со стороны некоторых мы должны ужесточить политику для всех.
• Как коллега, я знаю, как вам всем нравится знакомиться с другими людьми в нашей области.У нас скоро появится такая возможность.

Фразы

• по опубликованному объявлению
• мне известно о вашем интересе к
• Поправка к трудовым договорам
• на последнем заседании правления
• из-за недавних происшествий
• потому что мы все хорошо работаем вместе
• в пользу всех
• стал нужен
• потребовал, чтобы все сотрудники
• столкнулись с некоторыми проблемами с
• издали директиву относительно
• есть некоторые опасения по поводу
• попросили воздержаться от
• — прекрасная возможность для
• настоятельно рекомендуется
• нужна возможность
• поднял вопрос относительно
Отчеты
• показывают, что
• проблема привела к
• эта новая политика будет
• на открытие линий связи
• для устранения путаницы
• для увеличения посещаемости на
• установят новый
• коснется всех сотрудников
• хотел бы объяснить

2.Укажите, что вы хотите убедить читателя сделать или не делать.

предложений

• Мы решили работать в более крупных командах в надежде, что это облегчит некоторые текущие личные конфликты. Тем не менее, мы призываем вас самостоятельно преодолевать свои разногласия. Нам очень нужна ваша поддержка и командная работа.
• На следующей неделе Doe Corporation спонсирует день регистрации избирателей для наших сотрудников.Мы надеемся, что все вы воспользуетесь этой возможностью, чтобы зарегистрироваться, если вы еще этого не сделали.
• Этот закон приведет к значительному сокращению доступных школьных фондов, что приведет к еще более низкому уровню заработной платы наших учителей, уменьшению количества учебников и других учебных материалов для наших учеников и еще одному увеличению размера классов. Мы призываем вас как ответственных граждан написать своему представителю и попросить его проголосовать против этого законопроекта.
• Мы знаем, что большинство из вас не злоупотребляют своими телефонными правами, и искренне ценим это.Но пока мы не сможем побудить тех немногих, кто злоупотребляет привилегиями, к сотрудничеству, мы все должны заплатить цену. Пожалуйста, сотрудничайте с нами и следуйте новой политике.
• Мы устраиваем прием для доктора Эрика Доу в среду с 17:30 до 19:00. Он прочтет лекцию в тот же день в 15:00. в комнате совета. Пожалуйста, приходите на прием или на лекцию.

Фразы

• придерживаться новой политики
• посоветовать всем сотрудникам
• принимают следующие меры
• просим о сотрудничестве с
• посещение обязательно
• каждый берет на себя личную ответственность за
• приглашаем вас представить свой
• необходимо, чтобы мы
• важен для
• обязательно, чтобы
• нужно улучшить связь
• Просьба, чтобы все
• просить всех сотрудников
• предлагаем, чтобы мы
• осознавать
• для преодоления этого препятствия
• для лучшего размещения
• для завершения проекта в срок
• верю, что это будет
• призываем вас воспользоваться этой возможностью на
• сформирует комитет
• хотелось бы всем в отделе

3.Объясните, почему читатель должен сотрудничать. Обращение внимания на личные выгоды поможет.

предложений

• Все мы испытываем удовлетворение, когда нам удается разрешить или избежать конфликта.
• Голосование — это один из способов стать активным гражданином и проявить свой патриотизм. Слишком многие из нас не пользуются этим правом.
• Если бы этот законопроект был принят, это не только было бы тяжелым для школ, но также увеличило бы налогооблагаемый доход каждого человека еще на пять процентов.
• Для нас большая честь видеть здесь доктора Эрика Доу. Мы все можем извлечь пользу из его обширных знаний и опыта.
• Если мы все объединимся и будем придерживаться новой политики, я думаю, нам станет намного легче для всех. Если после того, как мы все будем следовать этому правилу, мы обнаружим, что политика действительно слишком жесткая, мы можем снова заняться ее ослаблением.
• Совместная работа в команде не только улучшит качество вашей работы, но и повысит вашу общую продуктивность.Кроме того, это поможет вам ценить своих коллег и даже завести новых друзей.

Фразы

• все с нетерпением ждем
• может выиграть от
• зависят от каждого человека до
• на благо
• вложили много
• не сомневайтесь, что будете
• представьте результаты, если бы мы все
• Увеличение общей производительности
• расширить наши знания о
• может не сразу стать популярным
• нужно использовать
• по нашим наблюдениям
• требует постоянных усилий
• должен увидеть результаты раньше
• цель этого изменения —
• эта политика была разработана для
• для повышения квалификации
• до улучшения
• до успешного завершения
• будет отражено в нашем
• улучшит связь между
• расширит наше понимание
• минимизирует дублирование усилий

4.Завершите призывом к действию. Добавьте любую дополнительную информацию, которая может понадобиться читателю.

предложений

• Новые правила вступят в силу во вторник утром. Чтобы все работало, нам нужно сотрудничество каждого сотрудника.
• Компания проведет акцию регистрации избирателей в холле 20 сентября с 11:00 до 13:00. Это расписание должно позволить вам зарегистрироваться во время обеденного перерыва, если это ваше единственное доступное время.
• Сообщите нам, планируете ли вы присутствовать на приеме, чтобы мы могли предоставить достаточно прохладительных напитков.
• Этот закон не только нанесет вред образованию наших детей, но и лишит учителей того, чего они заслуживают. Сообщите своему представителю, что вы чувствуете сегодня.
• Давайте все приложим больше усилий, чтобы преодолеть наши разногласия и научиться работать вместе.

Фразы

• осмысленный путь к
• открыты для предложений
• может достичь нашей цели
• поощряем вас к
• за сотрудничество
• за ваш энтузиазм
• поддержите
• с нетерпением ждем
• взять на себя обязательство
• нужна ваша помощь с
• пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы
• разрешите на
• прилагает все усилия для создания
• в случае возникновения проблем
• воспользуйтесь возможностью на
• спасибо за
• до встречи в
• услышать ваше мнение и предложения
• внести необходимые изменения
• для плавного перехода
• призываем вас принять участие в
• встретится в
• состоится по адресу
• вступит в силу с
• приветствует ваш вклад

Статьи по теме

Связанные ресурсы

.