Как писать докладную записку на сотрудника образец: Докладная записка о некорректном хамском поведении сотрудника образец бланк реквизиты — Оренбург

Как писать докладную записку на сотрудника образец: Докладная записка о некорректном хамском поведении сотрудника образец бланк реквизиты — Оренбург

Как писать докладную записку?

Содержание

• 1 Виды докладных записок
• 2 Структура документа
• 3 Докладные записки на сотрудников
• 4 Образец докладной записки на сотрудника
• 5 Виды докладных записок
• 6 Структура документа
• 7 Докладные записки на сотрудников
• 8 Образец докладной записки на сотрудника
• 9 Виды докладных записок
• 10 Структура документа

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15.

Это быстро и бесплатно!

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

[1]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т. д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

[1]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

[1]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

1. Наследственные споры. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 816 c.
2. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.
3. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.

Татьяна Туманова

Приветствую вас! на нашем ресурсе. Я Татьяна Туманова. Я уже более 7 лет занимаюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Докладная записка на главного бухгалтера образец. Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25. 08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия. Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Когда и кем оформляется служебная записка?

Как написать заметку с примерами заметок

---

By Abhinav Girdhar  | Последнее обновление: 14 февраля 2023 г. 7:21 | 4 минуты чтения

Содержание

1. Как написать хорошую заметку?
2. Идеальный шаблон меморандума
3. Существуют ли онлайн-образцы меморандумов?
4. Особые типы памяток
5. Важные моменты, о которых следует помнить
6. Образец меморандума
7. Последние мысли

Мир становится цифровым, и большинство задач в офисах теперь выполняются с помощью новейших цифровых инструментов. Однако, когда дело доходит до внутренней коммуникации, большинство менеджеров делают ставку на скромный меморандум.

Короче говоря, мы называем это запиской. Написание меморандума становится утраченным искусством, и многие профессионалы, кажется, борются с ним. Вот почему я придумал пошаговое руководство, которое отвечает на вопрос — как написать меморандум.

Давайте сначала разберемся, для чего нужна записка. Меморандум или меморандум — наиболее полезный способ выдачи инструкций и напоминаний. Оно может быть распространено по электронной почте или, в редких случаях, размещено на портале сотрудников компании. Хотя это началось в виде печатной копии, но такая форма заметок сегодня редка и неактуальна.

Хороший шаблон меморандума должен учитывать следующее –

1. Lucidity

Меморандум должен быть четким и кратким. Это классический способ корпоративного общения, который всегда краток и по существу. Однако краткость не означает «всего несколько строк», и вполне возможно, что служебная записка может состоять из нескольких страниц или более. Идея состоит в том, что он должен исключить любые посторонние материалы.

2. Точность

Памятка обычно имеет конкретную, определенную цель. Памятка не только отправляется, но и может быть запрошена для модификации какого-либо аспекта бизнеса, который может повлечь за собой определенные риски. Таким образом, подчиненные довольно часто ищут служебную записку, чтобы защитить себя.

3. Идентификация автора

Может случиться так, что аудитория меморандума не описана должным образом, но обязательно, чтобы был указан автор. В служебной записке должно быть указано имя автора и его официальное назначение в организации, которая позволяет им издавать служебную записку.

Давайте углубимся и ответим на вопрос — как написать служебную записку.

Идеальный образец формата служебной записки должен включать следующее –

• Заголовок

Вверху будет слово – Меморандум. Это должно сопровождаться названием и адресом компании и другими соответствующими деталями. Эти детали добавляют аутентичности памятке.

• Получатель

Когда вы учитесь писать деловую записку, имейте в виду, что имена получателей являются ее неотъемлемой частью. Как правило, записки предназначены для адресации только нескольким людям, и получатели обеспечивают уровень секретности содержимого.

• Дата

Как и любой другой официальный документ или внутреннее сообщение, важно добавить дату в меморандуме.

• Содержание

Здесь будет описана цель меморандума и сформулированы задачи учений.

Дело не в том, что меморандум должен иметь уникальный или определенный формат. Меморандумы представляют собой внутреннюю коммуникацию и не являются юридическим документом. Таким образом, если вы напишете четкие инструкции и укажете получателей, дату и содержание, цель будет достигнута. Если вы что-то получаете, мы рекомендуем использовать инструмент для вырезания изображений заметок, с которыми вы сталкиваетесь от коллег, онлайн-примеров и т. д., и добавлять их в приложение, такое как Evernote, чтобы в следующий раз, когда вам нужно будет написать приложение, у вас было какое-то вдохновение для вдохновения.

Но если вы ищете вдохновения, то обычный поиск в Google выдаст несколько примеров заметок.

Вот несколько примеров меморандумов, которые помогут вам начать работу.

• Юриспруденция

Если вы мучаетесь вопросом, как написать юридическую записку, вы можете найти ответ, ознакомившись с правовой базой юрисдикции.

Обычно в юридической записке требуются имена истца и ответчика, а также указывается номер дела и суд, в котором оно рассматривается. Если вы хотите знать, как написать юридический меморандум, имейте в виду, что с каждым таким меморандумом также может потребоваться аффидевит.

• Политика

Часто можно услышать от занятых руководителей, что они не знают, как написать служебную записку. Политическая записка должна быть написана или выпущена руководителем высшего звена, но обычно составляется кем-то, кто работает на него/нее.

Вопрос или меморандум, касающиеся деловой политики, имеют большое значение, поскольку они влияют на будущее направление всей организации. Особое внимание следует уделить тому, чтобы используемые фразы не вводили в заблуждение или не были двусмысленными.

• Объясните контекст

Хорошая записка должна иметь четкое введение, чтобы предложить контекст. Все получатели могут быть не знакомы с тем, что обсуждается, поэтому немного контекста помогает.

Например, кто-то из отдела продаж может не иметь полного представления о проблеме возврата внутрь в бухгалтерском учете.

Задайте тон с введением, которое составляет не более пятой части всего содержания, но содержит достаточно информации, чтобы привести всех на одну страницу.

• Думайте о читателях

Является ли читатель заметок старшим руководителем, знакомым с деловым жаргоном, или продавцом уровня магазина, который меньше знаком с этими типичными терминами? Язык и содержание служебной записки должны быть адаптированы к получателю, его уровню понимания и воздействия.

Делать меморандум слишком техническим — такая же ошибка, как пытаться упростить сложный вопрос.

Разберитесь с аудиторией, поймите ее, а затем приступайте к написанию меморандума.

• Разбейте его

Структура и содержание меморандума должны быть разбиты на следующие предлагаемые разделы, постановка проблемы, возможные результаты, предполагаемые результаты и раздел, где запрашиваются входные данные.

Каждый из этих разделов имеет жизненно важное значение. Поскольку меморандум находится в письменном виде, он может привести в движение колеса, которые впоследствии будет трудно повернуть вспять.

Чем крупнее бизнес-организация и чем больше разрыв между генеральным директором и младшим вице-президентом (в буквальном смысле), выше вероятность путаницы.

Вот почему в большинстве крупных организаций есть опытные составители меморандумов, которые используют свой обширный опыт для создания наиболее подходящих линий связи.

Меморандум

Кому: Руководителям групп исходящих вызовов

От кого: Джон Дир, старший вице-президент по корпоративным продажам, Delta Communications

Копия: Салли Дарлингтон, заместитель вице-президента по персоналу, Delta Communications Дата

: -е число Февраль 2020 г.

Тема: Обучение работе с новым программным обеспечением CRM

Мы представили новый пользовательский интерфейс программного обеспечения CRM, разработанный Zen Plus. Это дополнительный уровень в системах на основе PHP, которые используются в настоящее время.

Мы собираемся сосредоточиться на полном переходе всех команд на новый пользовательский интерфейс в период с марта по апрель 2020 года.

Прежде чем любому сотруднику будет разрешено начать работу с новым пользовательским интерфейсом, будет проведено всестороннее обучение и сертификация.

В конце каждого рабочего дня стажеры будут проходить инструктаж в течение двух часов, а весь модуль будет длиться девять часов, не считая сертификации.

Адекватная компенсация будет предоставлена ​​в соответствии с действующими условиями на этот период.

Просьба сотрудничать с отделом кадров и соблюдать график обучения.

Конечно, есть бесконечные варианты ответов на вопрос, как подготовить памятку. Многое из этого будет варьироваться в зависимости от бизнеса, цели и аудитории. Тем не менее, вышеперечисленные пункты всегда преобладали и широко применялись в деловом мире.

При соблюдении этих правил обеспечивается четкая и четкая коммуникация, упрощающая выполнение всех заданий.

Как составить меморандум об увольнении (с образцом для загрузки)

Увольнения — один из самых напряженных моментов для любого человека в бизнесе. Уволенные сотрудники явно переживают из-за своей следующей роли, из-за того, что их финансы могут пошатнуться, и других вещей. Выжившие сотрудники опасаются, что их работа может исчезнуть следующей. И руководители HR испытывают стресс по поводу проведения мероприятия.

Хорошей новостью является то, что вы, как профессионалы в области управления персоналом, можете обеспечить плавное проведение мероприятия, просто имея на бумаге отличный план коммуникации до его проведения. Специальное написание памятки об увольнении — отличный способ повысить уровень стресса, совершить ошибки и в конечном итоге сделать так, чтобы мероприятие стоило вашей организации больше денег.

Первым шагом процесса является объявление о том, что в организации происходит увольнение. Это первоначальное сообщение, также называемое меморандумом об увольнении или письмом об увольнении, должно быть железным, если оно должно выполнять свою работу, не вызывая новых головных болей.

Итак, без дальнейших церемоний, давайте сразу перейдем к тому, как вы можете составить отличную записку об увольнении, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки на вашем мероприятии.

Написание меморандума об увольнении: начало

Чтобы максимально упростить этот процесс, мы начнем с того, с чего начинаются все истории: с начала.

Как и любое письмо, письмо об увольнении должно начинаться с обращения к сотруднику по имени и перехода прямо к делу.

Хотя может показаться хорошей идеей ходить вокруг да около и слегка сообщать новости, это не так. Ничто из того, что вы можете написать в этом письме, не сделает работника более счастливым, получив его. Итак, начните письмо быстро, сказав, что происходит.

Что-то вроде этого:

«Уважаемый [Имя сотрудника], 

В течение последних нескольких месяцев [Название организации] испытывал финансовые трудности из-за экономических изменений в нашей отрасли. В последние годы мы приняли меры, чтобы адаптироваться к этому новый рынок с новыми продуктами и процессами. К сожалению, это действие не привело к увеличению прибыльности.

Объясните, что компания сокращается по какой-либо причине и что это влияет на их работу (подробнее об этом чуть позже). Если вы хотите дать немного больше деталей, подождите до второго абзаца.

Написание меморандума об увольнении: середина, часть первая

Середина состоит из двух частей. Во-первых, это объяснение того, почему увольнение произошло в первую очередь. Не сваливайте вину на сотрудников, не пытайтесь приукрасить ситуацию, просто объясните, что увольнение произошло по причине Х.

Возможно, на рынке произошел спад. Возможно, новые компании усиливают конкуренцию и наносят ущерб вашей прибыли. Возможно, этот шаг был связан с реструктуризацией и возвращением на правильный путь планирования рабочей силы. Это может быть несколько причин, но вы должны сообщить своим сотрудникам, в чем причина. Настоящая причина, а не ложь.

Также не пытайтесь слишком утешить своих сотрудников в этом письме. Придерживайтесь политики открытых дверей, чтобы сотрудники могли прийти к вам напрямую и обсудить свой стресс.

Вот как может работать этот раздел меморандума об увольнении:

«Из-за сложившейся обстановки мы приняли решение ликвидировать должности в организации. С глубочайшим сожалением вынужден уведомить вас об исключении вашей должности из организации».

Короткий. Сладкий. И в точку. Это показывает, что вы заботитесь, не наклоняясь назад, чтобы утешить сотрудников.

Перейдем ко второй части.

Написание меморандума об увольнении: середина, часть вторая

Вам нужно перевести письмо на организацию собрания по увольнению. Это включает в себя заявление о том, что сотрудник отдела кадров свяжется с сотрудником по телефону, чтобы назначить время для рассмотрения процесса увольнения.

Предупредите сотрудника, что льготы будут обсуждаться на этой встрече. Тем не менее, вы можете сообщить сотруднику, что в эти льготы будут включены услуги по трудоустройству в письме, потому что это сразу дает им понять, что они не будут проходить этот переход в одиночку, что может снизить напряженность.

Вот пример того, как может выглядеть этот раздел:

«Кто-то из отдела кадров позвонит вам, чтобы назначить встречу в ближайшие дни, чтобы обсудить этот процесс и общие последствия. Представитель отдела кадров обсудит с вами ваши пособия при увольнении. Эти преимущества включают использование службы аутплейсмента для помощи в поиске новой должности посредством составления резюме и услуг по профориентации. Пожалуйста, не стесняйтесь задавать этому представителю отдела кадров любые вопросы, касающиеся ликвидации должности».

В этом разделе вы также можете объяснить, как будет действовать выходное пособие, а также о том, предоставляются ли услуги по трудоустройству. Совет: так и должно быть. Предоставляя аутплейсмент и строгое соглашение об увольнении, ваши сотрудники будут знать, что они в надежных руках, если они будут одними из тех, кого увольняют.

Что касается самого выходного пособия, вы можете продолжить объяснение того, как работает этот процесс, как работает структура заработной платы и другие вещи, которые могут быть интересны людям.

Опять же, не тратьте много времени. Это памятка, а не роман, и читать ее следует быстро. Объясните, что если у людей есть какие-либо вопросы, они могут отправить вам электронное письмо или встретиться с вами лично, чтобы обсудить политику компании, касающуюся мероприятий по сокращению.

После того, как вы закончите эту часть, вы можете перейти к закрытию приказа об увольнении.

Написание уведомления об увольнении: конец письма

Этот раздел письма очень короткий. На самом деле, вы просто хотите поблагодарить сотрудника за все, что он сделал в организации, а затем расписаться.

Опять же, здесь важно оставаться на задании. Не продолжайте и не продолжайте после того, как вы объяснили, что нужно объяснить. Вы можете просто закончить одним предложением, а затем начать звонить тем, на кого повлияло это событие.

Вот пример:

«Мы ценим всю хорошую работу, которую вы проделали за время работы.

С уважением,

Имя руководителя»

На этом ваше письмо должно быть завершено и вы сможете его отправить. Тем не менее, вы также должны убедиться, что вы обрабатываете событие законным образом, что означает проверку со своей командой юристов, особенно когда вы отпускаете группу или у вас есть сотрудники старше 40 лет.

Последнее слово

Если вы будете следовать этим шагам, вы будете на правильном пути к составлению отличной памятки об увольнении, которая будет информировать ваших сотрудников о предстоящих событиях, не вызывая дополнительного стресса.