Как писать официальное письмо образец: Официальное письмо. Образец написания в 2022-2023 году

Как писать официальное письмо образец: Официальное письмо. Образец написания в 2022-2023 году

Как завершить письмо (советы + шаблоны)

Поскольку большинство современной деловой корреспонденции представляет собой сообщения электронной почты, крайне важно уметь ярко начинать и заканчивать ваши письма. При этом основное внимание обычно уделяется теме и началу сообщения электронной почты, в то время как качество концовки часто упускают из виду.

Однако следует иметь в виду, что хорошее завершение делового письма нисколько не менее важно, чем его хорошее начало. Правильная заключительная часть способна оставить у получателя нужное вам впечатление, мотивировать читателя совершить определенное действие, кроме того, в ней указывается отправитель, его намерения и контактные данные (чтобы получателю было проще с вами связаться). Читайте далее, чтобы узнать о том, как правильно завершать деловые письма, и воспользуйтесь подготовленным нами списком примеров профессиональных заключительных слов и фраз, которые подойдут вам в различных ситуациях.

Какие сведения следует указывать в заключительной части ваших писем

1.

Завершающая строка

Прежде чем отправлять ваше сообщение, убедитесь, что оно содержит небольшое завершающее предложение, обеспечивающее плавный переход от основного тела письма к его концовке. В этом завершающем предложении вы можете выразить, например, вашу благодарность получателю за уделенное вам время, заверить, что вы открыты для дальнейшего общения. Также в него можно поместить призыв к действию, или информацию о том, что вы рассчитываете на ответ.

2. Заключительная фраза (заключение)

Если только отправитель не состоит в очень близких отношениях с получателем, каждое деловое письмо должно содержать профессиональное заключение, написанное в официально-деловом или неофициальном стиле (выбор стиля зависит от типа отношений корреспондентов и конкретного контекста общения). Наиболее часто употребляется заключение ‘С уважением’ и ‘Всего наилучшего’, но мы подготовили для вас целый список подобных слов и фраз (ниже), как в официальном, так и в неофициальном стиле.

Настраивайте шаблоны сообщений электронной почты

3. Укажите ваше имя

Если вы пишете кому-то впервые, в подписи к вашему сообщению всегда полностью указывайте ваши фамилию, имя и отчество. Общаясь с коллегами или с людьми, которых вы уже знаете и с кем много раз переписывались, достаточно указывать лишь имя и отчество (или просто имя). Обратите внимание, что не рекомендуется подписываться псевдонимом, за исключением тех случаев, когда ваш псевдоним широко известен и вы обыкновенно пользуетесь им вместо вашего настоящего имени.

4. Должность и название компании

Удостоверьтесь, что в подписи к вашему письму указана занимаемая вами должность и название вашей компании, чтобы получатель точно знал, кто вы, и не спутал вас с кем-то другим, особенно если вы отправляете ‘холодные’ письма потенциальным клиентам. Если вы отправляете резюме на открытую вакансию, мы рекомендуем вам убрать из подписи сведения о вашем текущем месте работы (адрес электронной почты и номер телефона).

5. Контактная информация

Несмотря на то, что получатель вашего сообщения в любом случае знает ваш адрес электронной почты, всегда полезно указать в вашей подписи к сообщению дополнительные контактные данные, например, ваш прямой номер телефона, поскольку иногда люди предпочитают связываться по иным каналам общения.

6. Дополнительные ресурсы

В подпись можно помещать ссылки. Это может быть ссылка на ваш сайт, на ваш профиль в LinkedIn или другой социальной сети, на целевую страницу, которую вы продвигаете, на ваше онлайн-портфолио, на ваш онлайн-календарь, на последнюю публикацию в вашем блоге и т.п.

Примеры и шаблоны заключительной части писем

Профессиональные заключения и завершающие фразы

Определяя тип заключения, которое следует использовать в вашем деловом сообщении электронной почты, необходимо учитывать, кому вы пишете, и для чего. Если вы не уверены, какое заключение лучше всего подходит, следует остановиться на более официальной и стандартной завершающей фразе. Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме. Кроме того, ниже приведены дополнительные примеры фраз, которые часто используются профессионалами в качестве заключений к сообщениям электронной почты:

---

Официальные заключительные фразы для сообщений электронной почты:

С уважением,
Всего доброго,
Всего хорошего,
Всего наилучшего,
Мое почтение,
С наилучшими пожеланиями,

Мои наилучшие пожелания,
С теплыми пожеланиями,
Искренне ваш(а),
Искренне,
С надеждой на плодотворное сотрудничество,

---

Неофициальные заключительные фра­зы для сообщений электронной почты:

До связи,
До следующего раза,
Будем на связи,
Пока!
До скорого!
Удачи!
Успехов!
Хороших выходных!
Отличных выходных!
Хорошего дня!
Удачного дня!
Хорошего [день недели]!
Хороших праздников!

---

Заключительные фразы с выражением благодарности:

Спасибо,
Большое спасибо,
Огромное спасибо,
Благодарю,
Благодарю Вас,
Еще раз, спасибо,
С благодарностью,
Я очень ценю Вашу [помощь / вклад / обратную связь],
Заранее спасибо,
Заранее благодарю,
Спасибо за уделенное время,

Спасибо за Вашу помощь,
Спасибо за Ваше [терпение / содействие / время],

---

LiveAgent сочетает в себе великолепный онлайн чат, систему управления тикетами и автоматизацию, которые позволяют нам предоставлять нашим клиентам непревзойденный уровень поддержки.

Peter Komornik, генеральный директор

Примеры завершающих строк для сообщений электронной почты

В зависимости от контекста ваших сообщений электронной почты, перед заключительной фразой вашего письма можно поместить краткую завершающую строку. Поместите в конце вашего сообщения одну из приведенных ниже проверенных завершающих строк, чтобы завершить ваше письмо на положительной ноте и дать получателю понять, что вы ожидаете от него ответа или дальнейшего общения.

Looking forward to hearing from you.
Looking forward to your reply.
Look forward to connecting soon.
I look forward to seeing you next week.
Hope to hear from you soon.
I would appreciate your reply.
Hope your week’s off to a good start.
Happy to help if you want to know more.
Please feel free to contact me anytime.
If you have any questions, please email or call me.
If there’s anything I can do to help you, just drop me a line
If there’s anything I can help you with, just let me know.
If I can be of any further assistance, please let me know.
I am at your disposal for any questions or concerns you may have.
You can reach me at [phone number] if there’s anything you’d like to discuss.
If you require any further information, you can schedule a call with me using this link.
Do not hesitate to contact us again if there’s anything we can help you with.
I look forward to doing business with you in the future.
I enjoyed working with you and look forward to…
Thank you once more for your help in this matter.
Thank you for taking your time.
Thank you for taking this into consideration.
I’d love to hear your feedback.
I’d really appreciate your feedback on …
Please let me know what you think.

Как завершить письмо по ‘холодной продаже’

Найти способ правильно завершить ‘холодное’ письмо может оказаться непростой задачей даже для профессионала в сфере продаж. Вот несколько примеров завершающих предложений, которыми можно закончить ваши письма по ‘холодным продажам’, и которые помогут побудить вашего потенциального клиента ответить вам:

“If you’d like to learn more about how [Company] can help you [reach specific goals], feel free to book a time in my calendar here: [link]. I look forward to hearing back from you.”

“Are you available for a 10-minute call on [date and time]? Just let me know what works best for you, I’d be happy to work around your schedule.”

“Do you have 5-10 minutes to discuss how we can help [their company] achieve [specific goals]? If so, how does your calendar look this week?”

“It would be great to hear your thoughts and even explore how this [solution/ tool/ strategy] would fit with [their company]. Do you have 15 minutes this week?”

“If you’d like to hear about this in more detail, I would happily spend 30 mins telling you everything you need to know. Just let me know if you have any questions or would like to have a more in-depth conversation.”

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent Запланировать демонстрацию

Как завершить последующее письмо follow-up по продаже

Сообщения follow-up являются обязательным элементом любой стратегии холодных продаж по электронной почте. Вот несколько примеров того, как можно профессионально завершить такое письмо follow-up по продаже, чтобы мотивировать вашего потенциального клиента ответить, даже если предыдущие попытки сделать это не увенчались успехом:

“If you are the appropriate person to speak with, what does your calendar look like? If not, who do you recommend I talk to?”

“Are you the right person to speak to regarding this? If not, could you help me find the relevant decision maker? I look forward to your response.”

“I would really like to have 20 minutes of your time as I feel we can really add value to your [area of operations]. Can we book a call or a meeting?”

“Have you given any additional thought to my proposal? I’d be happy to do a quick review of it on the phone and answer any and all questions you may have. What time would suit you for a quick conversation?”

“Please let me know when you have had a chance to take a look at this info and would like me to give you a call to discuss. I’d be happy to answer any questions you have.”

Как завершить послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента

Послепродажные сообщения электронной почты и письма-приветствия клиентов являются одними из наиболее важных типов сообщений электронной почты в маркетинговых кампаниях и имеют своей целью формирование длительных и прочных отношений с клиентами. Вот как в такого рода письмах могут выглядеть завершающие предложения:

“Thanks again for shopping with [Brand]. If you have any questions or need help – let us know! We’ll do everything we can to make sure you love your experience with us.”

“If we ever fail to live up to your expectations with the quality of our products, delivery times, or anything else – you can always reach out to our customer support team at [email] or [number].”

“If you’re interested in learning more about your product, feel free to contact me or anyone else on our support team at any time. We’re always here to help you in any way we can. ”

“I’d love to hear what you think of [product] and if there is anything we can improve. If you have any questions, please reply to this email. I’m always happy to help!”

“Thanks again for signing up for [product/ service]. We’re always around and love hearing from you. If you ever need help, have ideas, or just want to say hello, please get in touch, and we’ll get back to you within a few hours.”

Как завершить письмо по клиентскому обслуживанию

Завершая ваши письма, направляемые клиентам в ответ на запрос клиентской поддержки, всегда следует воодушевлять ваших клиентов связываться с вами в случае наличия у них любых вопросов, проблем или сомнений и убеждать их в том, что вы всегда готовы им помочь. Вот несколько полезных примеров того, как можно грамотно свернуть ваше сообщение, связанное с запросом клиента на получение клиентской поддержки.

“I will get in touch with our product team and will get back to you within thirty minutes with a complete answer. In the meantime, let me know if you have any more questions, comments, or concerns. ”

“We love to help our customers get the best out of our products. If there’s anything else we can assist you with, don’t hesitate to reach out.”

“Please, let us know if you still cannot [ … ] so we can help you solve this issue and make sure you enjoy your [tool/ app] as soon as possible. Thanks again for contacting us, we’re always happy to help.”

“We’re always here to answer any questions or concerns you may have. Please feel free to contact our support team at [phone number], or reply to this message and we’d be more than happy to help.”

“We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help others that are in your shoes. Thanks again for letting us know and feel free to contact us in case you have any questions.”

Как завершить письмо с извинениями

Когда дело доходит до написания сообщений электронной почты с извинениями и общения с недовольными клиентами, в конце письма следует еще раз принести ваши извинения и заверить клиента, что вы цените его терпение и понимание:

“Once more, I sincerely apologize for the inconvenience. Please contact our customer support team for any further concerns you might have – our agents are always here to help.”

“I have relayed your feedback to the rest of the team and can assure you that this mistake won’t happen in the future. That said, if there’s anything else I can help you with at the moment, please feel free to reach out and I would be more than happy to help.”

“Thank you again for your patience and for bringing the issue to our attention. In the meantime, we’re going to give you [details of your offer] as an additional apology. If there are any other issues that need to be addressed, please don’t hesitate to contact us.”

“Thank you for your patience and understanding. Rest assured, we are doing everything in our power to not let this happen again. If you have any more questions or come across any other issue, let me know, I’ll be happy to help.”

“Once again, accept our apologies. We sincerely appreciate your understanding in this matter. Please feel free to reach out to me with any questions you may have – I’m just an email away!”

Заключение

Завершение письма обычно представляет собой просто завершающий комментарий или краткое закрывающее предложение, после которого следует ваша подпись. В то же время, иногда требуется большое количество усилий и времени, чтобы найти подходящие слова и интонацию, и нужным образом завершить письмо. И то, как вы завершите ваше письмо, может, в действительности, сыграть важнейшую роль в том, ответит вам на него получатель или нет. Умение правильно завершать профессиональные деловые письма — ключ к эффективному деловому общению, поскольку позволяет вам оставлять у ваших читателей положительные впечатления и повышать вероятность ответа на ваши письма. И, если вы не уверены, как следует завершить то или иное ваше деловое электронное послание, приведенные выше примеры могут очень вам пригодиться.

Часто задаваемые вопросы, связанные с концовкой сообщений электронной почты

Почему концовка email-сообщений так важна?

Поскольку концовка вашего письма, — это то, что ваш получатель прочтет последним, то она может стать для него отличной мотивацией ответить на письмо оперативно, или решить, будет ли он вообще на ваше письмо отвечать. Завершая ваше письмо подобающим образом, вежливо и профессионально, вы повышаете свои шансы получить на него положительный ответ.

Какие заключительные фразы считаются неподобающими в деловой переписке?

Даже если у вас с получателем установились неформальные отношения, вам всё равно следует избегать непрофессионализма при использовании заключительных фраз в любом деловом общении с ним. В число подобных ‘непрофессионализмов’ входят такие заключения, как ‘Да благословит Вас Бог’ (или любые другие имеющие отношение к религии фразы), ‘Превед!’ (или любые другие сленговые выражения), ‘СПС’ (или любые другие аббревиатуры), ‘Досвидос’ (или любые другие неформальные заключительные выражения), ‘Ваш(а) навеки’ / ‘С любовью’ (или любые другие фразы, выражающие привязанность).

Как следует форматировать концовку сообщений электронной почты?

В той же мере, в какой важно подобрать правильные слова для профессионального окончания вашего делового письма, не менее важно и должным образом его отформатировать, чтобы оставить у читателя положительные впечатления. Не забывайте поставить запятую после вашей завершающей фразы, затем добавьте пробел и введите ваше полное имя, затем вашу должность, название компании и в самом конце — те контактные данные, которые хотите указать.

Попробуйте LiveAgent прямо сейчас​

Мы предлагаем вам содействие в переносе ваших данных к нам из наиболее популярных сторонних Help Desk систем.

Более 3000 обзоров

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Почему концовка email-сообщений так важна?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Поскольку концовка вашего письма, – это то, что ваш получатель прочтет последним, то она может стать для него отличной мотивацией ответить на письмо оперативно, или решить, будет ли он вообще на ваше письмо отвечать. Завершая ваше письмо подобающим образом, вежливо и профессионально, вы повышаете свои шансы получить на него положительный ответ. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Какие заключительные фразы считаются неподобающими в деловой переписке?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Даже если у вас с получателем установились неформальные отношения, вам всё равно следует избегать непрофессионализма при использовании заключительных фраз при любом деловом общении с ним. В число подобных ‘непрофессионализмов’ входят такие заключения, как ‘Да благословит Вас Бог’ (или любые другие имеющие отношение к религии фразы), ‘Превед!’ (или любые другие сленговые выражения), ‘СПС’ (или любые другие аббревиатуры), ‘Досвидос’ (или любые другие неформальные заключительные выражения), ‘Ваш(а) навеки’ / ‘С любовью’ (или любые другие, выражающие привязанность).” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как следует форматировать концовку сообщений электронной почты?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Точно так же, сколь важно подобрать правильные слова для профессионального окончания вашего делового письма, не менее важно и должным образом его отформатировать, чтобы оставить у читателя положительные впечатления. Не забывайте поставить запятую после вашей завершающей фразы, затем добавьте пробел и введите ваше полное имя, затем вашу должность, название компании и в самом конце – те контактные данные, которые хотите указать.” } }] }

Назад к шаблонам Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО

Письмо работодателю о приеме на работу

Граждане, желающие найти или сменить рабочее место, привычно рассылают резюме компаниям с открытыми вакансиями. Специалисты по подбору персонала советуют добавить к нему еще одну деловую бумагу – письмо работодателю о приеме на работу, оно же — письмо-запрос о работе. Такое письмо повысит шансы на то, что резюме соискателя на должность будет рассмотрено.

Деловое письмо о приеме на работу — цель 

Деловое письмо о приеме на работу не нужно путать с сопроводительным письмом к резюме, в котором излагается краткая просьба рассмотреть его и связаться с его составителем. Такие бумаги тоже имеют смысл при общении с потенциальным работодателем. Однако в этой связке главным является резюме, а дополнительное письменное обращение лишь привлекает к нему внимание.

Цель письма о приеме на работу несколько иная – заинтересовать работодателя не своим резюме, а своей кандидатурой. Резюме к такому письму, как правило, тоже прилагается, однако основные и наиболее полезные сведения о соискателе руководство компании должно получить именно из сообщения. Для этого его составителю нужно максимально обобщенно рассказать о профессиональном опыте, достижениях, а главное показать, что он может сделать для процветания компании или конкретного отдела.

Однако конечная цель обоих видов писем одна и та же – получить должность в организации, к руководству которой они обращены.

Содержание письмо о приеме на работу

Несмотря на то, что письмо должно заинтересовать работодателя, при его написании следует придерживаться делового стиля. Эмоционально окрашенные выражения, сленговые обороты и, тем более, заискивания здесь неуместны. Нужно придерживаться нейтрального тона, по возможности, не допуская грамматических ошибок. Знание деловой этики и правил русского языка станет дополнительным плюсом для автора сообщения перед другими претендентами на место.

Письмо работодателю о приеме на работу обычно состоит из нескольких частей:

• Обращение к адресату. В данном случае этому пункту придается особое значение. Не нужно делать его безличным: «Уважаемый г-н директор!», иначе возникнет подозрение в «веерности» послания, то есть в том, что аналогичный текст разослан во многие фирмы. Соискателю следует заранее выяснить ФИО руководителя организации и обращаться непосредственно к нему.
• Пояснительная часть. Автор письма объясняет цель своего обращения, сообщая, какая вакансия его заинтересовала, и почему он может на нее претендовать. Здесь излишне пересказывать содержание резюме, достаточно выделить ключевые факты, положительно характеризующие кандидата.
• Побудительная часть. Здесь указывается, какое действие ожидается от работодателя: приглашение на собеседование, ознакомление с резюме, телефонный звонок или что-то еще.

В заключительной части следует оставить контактные данные – для связи, если руководство проявит интерес к соискателю.

Рекомендуем полезную статью от «КонсультантПлюс» о правилах деловой переписки. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ. 

Письмо работодателю о приеме на работу — образец

Ниже приведен пример письма, направляемого работодателю. Оно должно быть лаконичным и занимать не более одной страницы.

Директору ООО «Грейс»

Бессонову С.С.

г. Светогорск, ул. Ленина, д.11а.

Уважаемый Сергей Степанович!

На одном из сайтов по поиску работы я увидел, что возглавляемой Вами компании требуется шеф-повар.

Данная вакансия меня заинтересовала, и я хотел бы предложить свою кандидатуру на эту должность. Думаю, 15-летний опыт работы в известных ресторанах города будет полезен Вашему предприятию.

Готов предложить новые рецепты блюд с более низкой себестоимостью, которые оценят Ваши посетители. Мне уже приходилось работать шеф-поваром в ресторане «Альбатрос», где в течение года удалось увеличить его посещаемость вдвое. Подробности моего трудового пути и профессиональных достижений изложены в прилагаемом резюме.

Если моя кандидатура Вас заинтересовала, прошу пригласить меня на собеседование, чтобы я мог подробнее рассказать о своем опыте и потенциале.

Со мной можно связаться по телефону: (123) 456-7890 или электронной почте: [email protected]

 С уважением,

Бритиков Богдан Тихонович

Рекомендем узнать, как писать автобиографию при приеме на работу: 

Статья по теме: Образец автобиографии при приеме на работу Автобиография для приема на работу составляется согласно требованиям работодателя. В отличие от резюме, отражающего сугубо профессиональные и деловые качества, автобиография – документ куда более содержательный: в нее вносятся данные, касающиеся и деловых, и личных сторон жизни респондента.

Подробнее

Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.

Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.

Официальный формат письма, типы, образцы и советы по написанию

Помните заявление на отпуск, которое вам преподавали в школе, и которое большинство из нас до сих пор может точно повторить.

Письменное письмо является важным аспектом учебной программы, который изучается в средних классах, поскольку акцент делается на привитии учащимся точных навыков письма для использования в различных профессиональных сценариях. В эпоху цифровых технологий наши приложения для социальных сетей, безусловно, изменили то, как мы раньше общались с помощью писем. Теперь эти письма превратились в электронные письма с очень похожим форматом. В этом блоге мы расскажем о формате официального письма, типах и образцах.

Читайте также: Формат облегченного письма

Этот блог включает в себя:

1. Что такое официальное письмо?
2. Как написать официальное письмо?
3. Формальный формат букв
4. Формальные темы написания букв
5. Типы формальной буквы
   1. Письмо по расследованию
   2. Формальная буква в CBSE
   3. Формальное письмо к Принципальному
   4. ПИСЬМА
   5. Приглашение приглашения
   17. .0016
   18. Ответ на письмо о жалобе
   19. Партнерство по продвижению
   20. ПИСЬМО НАЗВАНИЕ
6. Советы по формальной записи письма
7. Сокращения, используемые в письме
9001
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо — это письмо, написанное формальным языком и использующее формальный язык. Такие письма пишутся для официальных целей властям, высокопоставленным лицам, коллегам, старшим и т. д., а не личным контактам, друзьям или семье. При составлении официальных писем необходимо соблюдать ряд условностей.

Как написать официальное письмо?

Вот ключевые элементы официального письма и то, что должно быть включено в каждый раздел:

• Адрес отправителя
  В формате официального письма важно указать адрес отправителя, чтобы избежать путаницы и споров.
• Дата
  Укажите точную дату для лучшего понимания фактического времени и даты.
• Имя/наименование получателя
  Пропуск этой части может привести к путанице, поэтому необходимо указать имя собственное, а также обозначение получателя.
• Адрес получателя
  Упоминание точного адреса письма гарантирует, что оно будет доставлено по назначению.
• Приветствие
  Эта часть имеет первостепенное значение, так как вы должны обращаться к получателю с должным уважением.
• Тема
  Напишите сильную строку темы, которая может передать смысл всего официального письма.
• Основная часть [Введение, содержание, заключение]
  Важно, чтобы ваше сообщение в теле сообщения было написано точно и лаконично.
• Дополнительная заключительная строка
  Напишите дополнительную заключительную строку в конце тела сообщения. Он будет включать такие слова, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» и т. д. 
• Подпись / Имя отправителя
  Не забудьте указать имя человека, который отправляет письмо. Это устранит двусмысленность в сообщении.
• Наименование отправителя
  В последнем элементе письма необходимо указать правильное наименование отправителя. Это неотъемлемая часть формата официального письма.

Формат официального письма

Основная структура официального письма включает:

1. Адрес отправителя
2. Дата
3. Дата
4. Имя/наименование адресата
5. Адрес Получателя
6. Приветствие
7. Субъект
8. Основная часть [Введение, содержание, заключение]  
9. Бесплатная линия закрытия
10. Подпись/имя отправителя
11. Наименование отправителя  

Эти элементы официального письма имеют следующую структуру:

Адрес отправителя Дата: XX/XX/XXXX Имя/наименование получателя Адрес получателя, Тема:  Приветствие (господин/госпожа/госпожа) Тело письма Подпись/Имя отправителя Наименование отправителя

Темы для написания официальных писем

• Нападения на стариков
• Пренебрежение парками
• Доступное жилье для студентов
• Помощь жертвам дорожно-транспортных происшествий
• Увеличение числа домов престарелых
• Жалоба на бракованную пару обуви
• Жалоба на квартиру
• Жалоба на плохое обслуживание автобусов
• Жалоба на дефектную книгу
• Жалоба на хаос в отделении скорой помощи
• Выдача дубликатов сертификатов
• Справка о коучинговом центре
• Паломнические туры
• Плата за прощальную вечеринку XII
• Коучинг-классы NDA
• Размещение для себя

Типы официальных писем

Поскольку элементы формата официальных писем понятны, давайте включим в приведенные ниже указатели различные типы официальных писем:

• Письмо-запрос : Для сбора информации или деталей относительно курса/продукта/услуг и т. д. от определенного учреждения/бизнеса/организации
• Письмо-заказ : Написано покупателем для размещения заказа на определенные товары, которые ему необходимо купить у продавца.
• Письмо-жалоба : В качестве официального письма-жалобы относительно определенного продукта/услуги письмо-жалоба адресовано продавцу и, как правило, включает в себя подробности относительно отсутствия качества/количества и т.п.
• Ответ на письмо-жалобу : Написанное продавцом в ответ на письмо-жалобу покупателя, это письмо обычно содержит разъяснения или извинения за жалобу покупателя.
• Рекламное письмо : Для продвижения или рекламы определенных продуктов или услуг клиентам.
• Рекламные письма : Рекламные письма, предназначенные в основном для стимулирования сбыта, рассылаются бизнесом своим клиентам, чтобы ознакомить их со своими продуктами и услугами.
• Письма о восстановлении : Написано предприятием, чтобы вернуть свои деньги от клиентов, которые не заплатили за их продукты или услуги.

Письмо-запрос

Письмо-запрос пишется для сбора информации. Используется под деловым письмом или официальным письмом. Это помогает человеку получить информацию о курсе или работе, цене услуги или продукта, условиях и порядке рабочего соглашения и т. д. Вот некоторые детали, которые вы должны иметь в виду при написании письма-запроса:

• Кратко расскажите о себе
• Включить название организации
• Предоставить четкие сведения об области запроса
• Будьте ясны в отношении запросов или запросов, которые вы делаете в письме
.
• Укажите дату, до которой вам нужна информация

Образец

 Нишат Шринагар, Кашмир 8 апреля 2020 г.
Г-н Умер Фаяз, генеральный директор журнала Alamdar Post.
HMT, Сринагар Кашмир
  Тема: Рекламное место в вашем уважаемом журнале 
  г-н Умер, 
С величайшим почтением я хочу сообщить вам, что мы являемся активными читателями вашего уважаемого новостного журнала, который действительно является образцом безупречного журналистского мастерства. 
Мы хотели бы попросить вас предоставить нам рекламное место на первой полосе вашего журнала. Пожалуйста, предоставьте нам цены на то же самое. Самые ранние действия будут высоко оценены.
С уважением,
Жители Нишат Сринагар 

Официальное письмо в CBSE

Адрес отправителя

Дата

Адрес приемника

Тема:

Приветствие

Тело буквы

Бесплатное закрытие

Благодаря вам

Ваше искреннее
Название

Формальная буква

. требуется написать письмо директору по разным причинам, будь то просьба об отпуске по болезни, разрешении на организацию мероприятия в школе, запрос справки и т. д. Вот формальный формат письма директору:

1. Директор
2. Название школы
3. Адрес
4. Дата
5. Приветствие: Уважаемый господин/госпожа
6. Тема: Укажите причину письма директору
7. Тело письма
8. Заключительная строка: С уважением/С уважением
9. Имя отправителя
10. Класс и рулон №

  Директор 
Название школы
Адрес
  Дата 
[Дата написания заявления.  Это помогает в официальном документировании приложения.]
  Тема  : Причина написания письма
  Приветствие  : Уважаемый сэр/мэм
  Содержание 
[Укажите свое имя и класс]
[Указать причину обращения]
[Сопутствующие факторы, такие как количество дней отпуска (включая даты), причина снижения оплаты и т. д.]
[Смиренно поблагодарите директора.
Благодарственная записка в качестве заключительной благодарности директору за его время, понимание и терпение. Это делает письмо более уважительным и, следовательно, уместным.]
  Закрытие строки 
[С уважением, С уважением и т. д.]
  Имя отправителя с реквизитами 
[Завершите заявку, упомянув свое имя с другими важными деталями, такими как класс, секция, номер списка. и любые другие подробности.] 

Посмотрите образцы писем директору в этом блоге о том, как написать заявление директору!

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уйти с работы по какой-либо конкретной причине. Вот формат для написания заявления об увольнении

 Имя отправителя
Адрес
Дата
К,
Имя получателя
Обозначение
Название компании
Адрес
Предмет:
Уважаемый господин/госпожа.
Я хотел бы сообщить вам, что я ухожу в отставку с вашей должности [название должности] в [название компании] с [дата и год].
Спасибо за поддержку и возможности, которые вы предоставили мне в течение последних [число лет] лет. Мне очень понравилось работать в [Название компании], и я более чем благодарен за поддержку, которую вы оказали мне в достижении моих профессиональных целей и задач личного роста.
Если я могу быть чем-то полезен во время этого перехода, чтобы облегчить беспрепятственную передачу моих обязанностей моему преемнику, пожалуйста, дайте мне знать. Я был бы рад помочь, чем могу.
Искренне Ваш,
Имя
Подпись 

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение написано, чтобы пригласить кого-либо по определенному поводу. Некоторыми примерами формата письма являются приглашение младшего старшего в колледже на прощание, компания на ежегодный день в офисе, приглашение на собрание или конференцию и т. Д. Вот формат для написания официального письма-приглашения.

 Имя отправителя
Адрес
Дата
К,
Имя получателя
Обозначение
Название организации
Адрес
Тема: Приглашение на...
Уважаемый господин/госпожа
Мы будем очень благодарны за ваше теплое присутствие в (месте проведения). Для нас будет честью, если вы придете на [название мероприятия], и ваше благоприятное присутствие станет еще более радостным.
Настоящим сообщается, что мероприятие начнется в месте проведения [адрес места проведения] [дата проведения] с [время начала мероприятия].
Надеюсь, вы сможете уделить немного времени и присоединиться к мероприятию. И я надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ. Ваше присутствие важно для нас.
Благодарю Вас,
С уважением,
Имя и подпись 

Письмо-жалоба

При составлении такого письма:

• Необходимо очень конкретно указать проблему, с которой они столкнулись.
• Укажите выбранный вами порядок действий и включите такие данные, как дата поступления заказов, номер заказа или особенности предыдущей жалобы (если таковая имеется)
• Установите лимит времени для ответов.
• Приложите образец или копию счета-фактуры или любых других квитанций.
• При обращении с жалобой используйте вежливый, но твердый язык.
• Никогда не защищайтесь и не предъявляйте никаких претензий самостоятельно.

Ответ на письмо-жалобу

Представьте, что в какой-то момент вы получили письмо-жалобу и хотите на него ответить. Репутация вашей компании или вас самих могут быть повреждены такими жалобами, поэтому очень важно попытаться справиться с ними. Как направить ответ на письмо-претензию.

• Четко укажите выпуск и расходы для потребителя.
• Выразите сожаление по поводу ошибки с вашей стороны.
• Подробно укажите шаги, которые вы предпримете для решения возникших проблем, и когда вы планируете это сделать.
• Гарантировать клиенту, что в будущем не будет жалоб или проблем
• Будьте предельно точны и ясны в каждой детали.

Рекламное письмо

Этот тип писем в первую очередь относится к тем, которые продвигают новые инновации и обновления. Любое новое открытие филиала или выставочного зала, новые программы или другие рекламные скидки могут считаться рекламными акциями. Любое рекламное письмо должно включать следующее:

• Используйте точный и понятный язык.
• Орфография и пунктуация должны использоваться правильно.
• Избегайте использования жаргона, сленга и других причудливых терминов.
• Подробно обсудить акцию
• По возможности избегайте использования сокращений.

Письма о возмещении ущерба

Предприятию или организации иногда может потребоваться получить оплату от клиента или потребителя. Целью отправки восстановительных писем является получение оплаты от клиента, не беспокоя и не раздражая его. В таком письме содержится конкретная информация о сумме неуплаченного остатка, сроке платежа и особенностях юридических действий, которые будут предприняты в случае неуплаты долга в полном объеме. Несмотря на то, что это письмо о выздоровлении, всегда нужно помнить.

• Остальной текст должен быть написан формальным языком.
• Клиент должен четко понимать причины и особенности.
• Тон должен быть официальным.
• Подробно опишите юридические действия, которые будут предприняты в случае дальнейших неуплат или задержек с выплатой долгов.

Советы по написанию официального письма

Вот как вы можете отформатировать свое письмо:

• Напишите простое письмо, посвященное вашей теме
• Один пробел в письме
• Использовать обычный шрифт
• Оставьте пустую строку после приветствия
• Печать письма на белой высокосортной бумаге

Сокращения, используемые при написании писем

Вот некоторые из наиболее часто используемых сокращений при написании писем:

• КАК МОЖНО СКОРЕЕ: Как можно скорее
• CC: копия
• Приложение: Приложить
• PFA: Пожалуйста, найдите прикрепленный
• PP: Per procurationem : означает, что они подписывают письмо от чьего-то имени
• PS: Постскриптум
• ВОМ: Пожалуйста, переверните
• RSVP: Répondez s’il vous plaît (Пожалуйста, ответьте)

Официальное письмо	Неофициальное письмо
Пишется официально или профессионально.	Это может быть и случайно.
Это официальное объявление от лица или фирмы.	Это неофициально.
Необходимо соблюдать формат письма.	Определенного формата нет.
Они написаны по официальным причинам.	Они написаны по личным причинам.

Дополнительные примеры форматов официальных писем

Теперь вы знакомы с форматом официальных писем и его типами. Мы продолжим и поможем вам лучше понять это с помощью нескольких образцов официальных писем.

Образец официального письма 1

Колония обороны, Нью-Дели 04.07.2020 Г-н Зия Шакир, MD Multimedia Productions Ладжпат Нагар, Блок М, Нью-Дели. Тема: Разрешение на создание Дома мультимедиа Г-н Зия Шакир, С уважением к Paramount, я хочу довести до вашего сведения, что университеты и колледжи Южного Дели очень сильно просили создать мультимедийную организацию, которая могла бы удовлетворить их потребности в стажировках. Вы знаете, что это время конвергенции средств массовой информации, и люди проявляют первостепенный интерес к выбору мультимедиа в качестве основного источника информации. И это хороший факт, что дискриминация мультимедийных новостей затмила традиционный способ распространения информации. Я считаю, что мы примем во внимание все элементы мультимедиа. Полноценная ветка анимации добавит перьев нашей шапке. Мы должны воспользоваться этой зарождающейся тенденцией и создать полноценную организацию в Южном Дели. Благодарим Вас в предвкушении  Захид Хуссейн  Адъюнкт-профессор,  Мультимедийный университет, Нью-Дели

Часто задаваемые вопросы

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо — это письмо, написанное упорядоченным и общепринятым языком и имеющее определенный установленный формат. Эти письма пишутся только для официальных целей, например, для написания письма руководителю, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. д.

Что такое заявление об увольнении?

Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое работник пишет своему руководителю, если он хочет уйти с работы по какой-либо конкретной причине.

Какие существуют типы официальных писем?

Деловые письма
Официальные письма
Письма о назначении
Письмо с опытом
Письмо с предложением
Социальное письмо
Циркулярное письмо
Письмо об отпуске
Письмо об увольнении
Письмо-приглашение
Письмо-жалоба

Таким образом, мы надеемся, что этот блог предоставил вам основы формата Format Letter, а также его полезные образцы. Если вы не уверены в выборе карьеры, закажите онлайн-встречу с нашими экспертами Leverage Edu , и мы поможем вам найти правильный карьерный путь, который соответствует вашим навыкам, интересам и стремлениям!

Написание официального письма — краткое руководство

Назад к обзору

• Тексты

питаться от Язык Инструмент

Умение написать официальное письмо важно для вашей академической и профессиональной карьеры. Мы упростили написание официальных писем. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие шаги.

Написать официальное письмо легко, если вы выполните следующие действия.

---

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо — это письмо или корреспонденция, написанная для профессиональной или академической среды.

типы Формальные буквы включают в себя:

• сопроводительное письмо
• Запрос. обнаружите, что пишете официальное письмо . Если вы не знаете, как его написать, не паникуйте. Ниже мы рассмотрим пять простых шагов написания официального письма .

  ---

  Как написать официальное письмо

  Официальное письмо легко написать, все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие шаги:

  1. Укажите свое имя, контактную информацию и дату.

  Чтобы начать официальное письмо , напишите свое имя, контактную информацию и дату в левой части листа. Пропустите строку перед датой, чтобы она выглядела так:

  Всегда начинайте официальные письма со своего имени, контактной информации и даты.

  2. Укажите имя получателя и контактную информацию.

  Добавьте еще один пробел, а затем имя получателя и контактную информацию.

  В официальных письмах должен быть пробел до и после даты.

  3. Напишите Приветствие и Тело.

  Написав дату и контактную информацию получателя, откройте приветствием. Официальные письма начинаются с «Уважаемый» и имени человека, получающего ваше письмо. Если вы не знаете имя, напишите должность или отдел. Используйте фразу «Для кого это может касаться» только в крайнем случае.

  Наиболее распространенный формат формального письма — это блочный стиль: один пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца.

  Дорогая Фиона Фернандес,

  Обратите внимание, что запятая стоит после имени.

  При написании основной части официального письма помните, что нужно быть кратким и придерживаться сути, избегать сокращений и корректировать текст. Независимо от того, какое официальное письмо вы отправляете, последнее, что вы хотите сделать, — это отправить письмо, полное ошибок.

  4. Завершите свое письмо комплиментарным завершением, укажите свое имя и подпись

  Вы захотите закончить свое официальное письмо комплиментарным завершением. Наиболее распространенным дополнением к официальному письму является «С уважением». Другие закрытия включают:

  • С уважением,
  • Спасибо,
  • С благодарностью,

  Запятая ставится после приветственного закрытия, и только первое слово пишется с большой буквы. После бесплатного закрытия оставьте место для своей подписи, а затем введите свое имя под ней.

  5. Отправить письмо

  Вы можете отправить официальное письмо несколькими способами. Во-первых, сложив письмо в конверт с маркой и адресом и отправив его по почте. Или два, отправив его в виде вложения по электронной почте. Имейте в виду, что вы можете выполнить те же действия, чтобы вместо этого написать письмо как официальное электронное письмо, не включая дату и контактную информацию.